50cent
02-09-2010, 09:44 PM
هرچه زمان پروژه به جلو میرود و در سالهای آتی منابع و امكانات مالی، نیروی انسانی متخصص، مواد خام و معدنی محدودتر و نایاب خواهد شد.
نحوه انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه
تا چند سال پیش بسیاری از بسته های نرم‌افزاری برای راهبری و انجام كار نیاز به تهیه كامپیوترهای بزرگ داشتند ولی هم اكنون نرم‌افزارهای زیادی وجود دارند كه علاوه بر قدرت، نسبتا ارزان‌اند و در ریز كامپیوترها قابل اجرا هستند. كاربرد كامپیوترهای كوچك مزایای زیادی برای مدیران پروژه دارد كه شامل تماس حقیقی كاربر، دسترسی ساده و كاربر پسند، هزینه كم استفاده از نرم‌افزار می‌باشد.
این مسئله نشانگر جابجائی مهمی در امر مدیریت و كنترل است زیرا در گذشته در پروژه‌های كوچك تهیه و استفاده از كامپیوترهای بزرگ غیر عملی بوده و تلفیق ریزكامپیوتر و نرم‌افزار مدیریت پروژه امكان دستیابی مستقیم مدیران پروژه به ابزارهای قدرتمند مدیریت پروژه را فراهم ساخته و این امر به معنی توانائی در ارائه گزارشهای دقیق و به موقع از وضعیت موجود، محاسبه مجدد و سریع برنامه‌های زمانبندی پروژه و پیگیری هزینه‌ها و منابع است.
به تناسب رشد و تكامل بسته‌های نرم‌افزاری و كامپیوترها، مدیریت پروژه هم بیشتر از گذشته در سازمانها مورد استفاده قرار خواهد گرفت، حتی می‌توان ادعا كرد كه تكنولوژی كامپیوتر در دو دهه گذشته موجب توسعه و كاربرد بیشتر مدیریت پروژه گردیده است در سالهای آتی استفاده آسان و در ابعاد وسیع از پردازشگرهای اطلاعاتی دذ هدایت و رهبری پروژه‌ها، عاملی برای سوق دادن سازمانها به سوی مدیریت پروژه میگردد.
بعلت اینكه كامپیوتر بعنوان یك حلال مشكل و عامل كمك كننده برای سازمانها می‌باشد استفاده از نحوه سازماندهی ماتریسی بیشتر از حال حاضر خواهد شد و مدیریت پروژه یك شیوه كار میگردد.
هرچه زمان پروژه به جلو میرود و در سالهای آتی منابع و امكانات مالی، نیروی انسانی متخصص، مواد خام و معدنی محدودتر و نایاب خواهد شد این موضوع لزوم افزایش كنترل در مراحل كار، تعیین اولویت‌ها و تدوین شیوه‌های جامع تجزیه و تحلیل را ایجاد می‌نماید و كامپیوترها و بسته های نرم‌افزاری برای تحقق موارد فوق در سازمانها اعم و در پروژه‌ها بصورت اخص،كاربرد وسیعی خواهند داشت.
علیرغم تعدد محصولات نرم‌افزاری مدیریت پروژه و همچنین ادعاهای فروشندگان آنها، می‌توان گامهائی را ارائه كرد كه در فرآیند انتخاب نوع نرم‌افزار مناسب مورد توجه قرار گیرد. در اولین گام، باید روش كار موجود را برای اداره پروژه تعیین كرد.
▪ در ارزیابی روش جاری سوالات مطروحه به شرح زیر میباشند:
۱) روش كار برای پروژه
- چه نوع پروژه‌ای را اداره می‌كنید؟ چند تا و با چه گستردگی؟
- از چه نوع فرایندهای مدیریت پروژه استفاده می‌كنند؟ زمانبندی مسیر بحرانی یا برنامه‌ریزی منابع یا ؟
- چه نوع واحد زمانی را مورد استفاده قرار میدهید؟ ساعت، روز،هفته و شیفت كاری و یا ...؟
- آیا منابع و هزینه ها در برنامه زمانبندی منظور شده‌اند؟ یا مدیریت آنها جداگانه انجام می‌شود؟
- چه نوع گزارشهائی تهیه و برای چه كسانی ارسال می‌كنید؟
- آیا در سرتاسر پروژه مصرف منابع را اداره می‌كنید؟ مشكلات منابع را چگونه حل می‌كنید؟
۲) مستندسازی
- آیا بسته نرم‌افزاری بدرستی مستند شده است؟
- آیا بسته نرم‌افزاری كار برپسند است؟
- آیا دستورالعمل آموزشی و استفاده از نرم‌افزار آسان است؟
۳) پشتیبانی فروشنده
- آیا آنچه را كه فروشنده ارائه میدهد امكان طراحی بر اساس درخواست مشتری است؟
- آیا فروشنده در مراحل نصب و استقرار نرم‌افزار همكاری می‌كند؟
- آیا نرم‌افزاری كه فروشنده ارائه میدهد در كشور و منطقه ما بكار گرفته نشده است؟ آیا می‌توان عملكرد آن را از نزدیك بازدید نمائیم؟
- آیا فروشنده جلسات مرتب گروهی برای كاربرها تشكیل میدهد؟
- آیا فروشنده پس از فروش، امكان تماس برای كاربرها را فراهم می‌كند؟
- آیا فروشنده نرم‌افزار فروخته شده را به‌هنگام می‌كند؟ اگر جواب بلی است در چه مراحلی این كار را انجام میدهد و هزینه آن چقدر است؟
۴) انعطاف پذیری
- آیا نرم‌افزاری می‌تواند چند پروژه را اداره كند؟
- آیا نرم‌افزار در اندازه پروژه، تعداد فعالیت‌ها یا زمانهای تقویمی محدودیت دارد؟
- آیا نرم‌افزار پیگیری در زمینه پیشرفت را دقیقا فراهم می‌كند؟
- آیا نرم‌افزار برای استقرار به سخت‌افزار خاصی نیاز دارد؟
- آیا نرم‌افزار برای اجرا به محیط سیستم عامل خاصی نیاز دارد؟
- آیا نرم‌افزار قابلیت ردوبدل اطلاعات (Link) با نرم‌افزارهای مشابه رایج را دارد؟
● انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه
▪ انواع نرم‌افزارهای متداول مدیریت پروژه با توجه به مشخضات زیر مقایسه میگردند:
ـ ظرفیت سیستم تعداد فعالیت‌ها و یا تعداد شبكه های فرعی كه می‌توان در سیستم وارد كرد.
ـ طرحهای شبكه منظور انواع شبكه نموداری فعالیت یا روابط پیش نیازی هستند.
ـ تاریخ های تقویمی یك تقویم برای زمانبندی فعالیت‌های پروژه به ساعت، روز، هفته، ماه و قابل دسترسی است.
ـ نمودار میله‌ای نمایش گرافیكی بازده سیستم بر مبنای زمان و بصورت نمودار میله‌ای (گانت) كه نرم‌افزار در صورت نیاز تهیه می‌كند.
ـ تهیه گزارش به انتخاب-كاربر می‌تواند در قالب مبانی پروژه انواع مختلف گزارش را از نرم‌افزار بخواهد.
ـ به هنگام نمودن- نرم‌افزار برآورد زمانی جدید و تاریخ‌های اتمام را می‌پذیرد و برنامه زمانی جدید را محاسبه می‌كند.
ـ كنترل هزینه- نرم‌افزار ارقام هزینه هز فعالیت را بر اساس بودجه پذیرفته سپس هزینه واقعی را با بودجه پذیرفته سپس هزینه را با بودجه پیش‌بینی شده مقایسه كرده و ارقام واقعی را به هنگام می‌كند. هدف كمك به مدیریت برای در نظر گرفتن هزینه واقعی برنامه را قبل از شروع پروژه و همچنین كنترل هزینه پروژه در مراحل پیشرفت كار می‌باشد.
ـ تاریخ‌های تعهد شده برای اتمام هر فعالیت و به منظور برنامه‌ریزی و كنترل یك تاریخ مشخص میگردد. محاسبات انجام شده با توجه به این تاریخ و به عنوان یك عامل هشدار دهنده برای مدیر پروژه است.
ـ مرتب كردن فعالیت‌ها را به ترتیبی كه كاربر لازم دارد فهرست می‌نماید.
ـ تخصیص منابع نرم‌افزار بر اساس یك الگوریتم خاص، منابع را بصورت بهینه تخصیص میدهد.
ـ بكارگیری چاپگرو پلاتر- امكان رسم شبكه توسط چاپگر را مشخص می‌كند.
ـ سخت‌افزار مورد نیاز- حداقل حافظه و مشخصات كلی سخت‌افزار است
نحوه انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه
تا چند سال پیش بسیاری از بسته های نرم‌افزاری برای راهبری و انجام كار نیاز به تهیه كامپیوترهای بزرگ داشتند ولی هم اكنون نرم‌افزارهای زیادی وجود دارند كه علاوه بر قدرت، نسبتا ارزان‌اند و در ریز كامپیوترها قابل اجرا هستند. كاربرد كامپیوترهای كوچك مزایای زیادی برای مدیران پروژه دارد كه شامل تماس حقیقی كاربر، دسترسی ساده و كاربر پسند، هزینه كم استفاده از نرم‌افزار می‌باشد.
این مسئله نشانگر جابجائی مهمی در امر مدیریت و كنترل است زیرا در گذشته در پروژه‌های كوچك تهیه و استفاده از كامپیوترهای بزرگ غیر عملی بوده و تلفیق ریزكامپیوتر و نرم‌افزار مدیریت پروژه امكان دستیابی مستقیم مدیران پروژه به ابزارهای قدرتمند مدیریت پروژه را فراهم ساخته و این امر به معنی توانائی در ارائه گزارشهای دقیق و به موقع از وضعیت موجود، محاسبه مجدد و سریع برنامه‌های زمانبندی پروژه و پیگیری هزینه‌ها و منابع است.
به تناسب رشد و تكامل بسته‌های نرم‌افزاری و كامپیوترها، مدیریت پروژه هم بیشتر از گذشته در سازمانها مورد استفاده قرار خواهد گرفت، حتی می‌توان ادعا كرد كه تكنولوژی كامپیوتر در دو دهه گذشته موجب توسعه و كاربرد بیشتر مدیریت پروژه گردیده است در سالهای آتی استفاده آسان و در ابعاد وسیع از پردازشگرهای اطلاعاتی دذ هدایت و رهبری پروژه‌ها، عاملی برای سوق دادن سازمانها به سوی مدیریت پروژه میگردد.
بعلت اینكه كامپیوتر بعنوان یك حلال مشكل و عامل كمك كننده برای سازمانها می‌باشد استفاده از نحوه سازماندهی ماتریسی بیشتر از حال حاضر خواهد شد و مدیریت پروژه یك شیوه كار میگردد.
هرچه زمان پروژه به جلو میرود و در سالهای آتی منابع و امكانات مالی، نیروی انسانی متخصص، مواد خام و معدنی محدودتر و نایاب خواهد شد این موضوع لزوم افزایش كنترل در مراحل كار، تعیین اولویت‌ها و تدوین شیوه‌های جامع تجزیه و تحلیل را ایجاد می‌نماید و كامپیوترها و بسته های نرم‌افزاری برای تحقق موارد فوق در سازمانها اعم و در پروژه‌ها بصورت اخص،كاربرد وسیعی خواهند داشت.
علیرغم تعدد محصولات نرم‌افزاری مدیریت پروژه و همچنین ادعاهای فروشندگان آنها، می‌توان گامهائی را ارائه كرد كه در فرآیند انتخاب نوع نرم‌افزار مناسب مورد توجه قرار گیرد. در اولین گام، باید روش كار موجود را برای اداره پروژه تعیین كرد.
▪ در ارزیابی روش جاری سوالات مطروحه به شرح زیر میباشند:
۱) روش كار برای پروژه
- چه نوع پروژه‌ای را اداره می‌كنید؟ چند تا و با چه گستردگی؟
- از چه نوع فرایندهای مدیریت پروژه استفاده می‌كنند؟ زمانبندی مسیر بحرانی یا برنامه‌ریزی منابع یا ؟
- چه نوع واحد زمانی را مورد استفاده قرار میدهید؟ ساعت، روز،هفته و شیفت كاری و یا ...؟
- آیا منابع و هزینه ها در برنامه زمانبندی منظور شده‌اند؟ یا مدیریت آنها جداگانه انجام می‌شود؟
- چه نوع گزارشهائی تهیه و برای چه كسانی ارسال می‌كنید؟
- آیا در سرتاسر پروژه مصرف منابع را اداره می‌كنید؟ مشكلات منابع را چگونه حل می‌كنید؟
۲) مستندسازی
- آیا بسته نرم‌افزاری بدرستی مستند شده است؟
- آیا بسته نرم‌افزاری كار برپسند است؟
- آیا دستورالعمل آموزشی و استفاده از نرم‌افزار آسان است؟
۳) پشتیبانی فروشنده
- آیا آنچه را كه فروشنده ارائه میدهد امكان طراحی بر اساس درخواست مشتری است؟
- آیا فروشنده در مراحل نصب و استقرار نرم‌افزار همكاری می‌كند؟
- آیا نرم‌افزاری كه فروشنده ارائه میدهد در كشور و منطقه ما بكار گرفته نشده است؟ آیا می‌توان عملكرد آن را از نزدیك بازدید نمائیم؟
- آیا فروشنده جلسات مرتب گروهی برای كاربرها تشكیل میدهد؟
- آیا فروشنده پس از فروش، امكان تماس برای كاربرها را فراهم می‌كند؟
- آیا فروشنده نرم‌افزار فروخته شده را به‌هنگام می‌كند؟ اگر جواب بلی است در چه مراحلی این كار را انجام میدهد و هزینه آن چقدر است؟
۴) انعطاف پذیری
- آیا نرم‌افزاری می‌تواند چند پروژه را اداره كند؟
- آیا نرم‌افزار در اندازه پروژه، تعداد فعالیت‌ها یا زمانهای تقویمی محدودیت دارد؟
- آیا نرم‌افزار پیگیری در زمینه پیشرفت را دقیقا فراهم می‌كند؟
- آیا نرم‌افزار برای استقرار به سخت‌افزار خاصی نیاز دارد؟
- آیا نرم‌افزار برای اجرا به محیط سیستم عامل خاصی نیاز دارد؟
- آیا نرم‌افزار قابلیت ردوبدل اطلاعات (Link) با نرم‌افزارهای مشابه رایج را دارد؟
● انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه
▪ انواع نرم‌افزارهای متداول مدیریت پروژه با توجه به مشخضات زیر مقایسه میگردند:
ـ ظرفیت سیستم تعداد فعالیت‌ها و یا تعداد شبكه های فرعی كه می‌توان در سیستم وارد كرد.
ـ طرحهای شبكه منظور انواع شبكه نموداری فعالیت یا روابط پیش نیازی هستند.
ـ تاریخ های تقویمی یك تقویم برای زمانبندی فعالیت‌های پروژه به ساعت، روز، هفته، ماه و قابل دسترسی است.
ـ نمودار میله‌ای نمایش گرافیكی بازده سیستم بر مبنای زمان و بصورت نمودار میله‌ای (گانت) كه نرم‌افزار در صورت نیاز تهیه می‌كند.
ـ تهیه گزارش به انتخاب-كاربر می‌تواند در قالب مبانی پروژه انواع مختلف گزارش را از نرم‌افزار بخواهد.
ـ به هنگام نمودن- نرم‌افزار برآورد زمانی جدید و تاریخ‌های اتمام را می‌پذیرد و برنامه زمانی جدید را محاسبه می‌كند.
ـ كنترل هزینه- نرم‌افزار ارقام هزینه هز فعالیت را بر اساس بودجه پذیرفته سپس هزینه واقعی را با بودجه پذیرفته سپس هزینه را با بودجه پیش‌بینی شده مقایسه كرده و ارقام واقعی را به هنگام می‌كند. هدف كمك به مدیریت برای در نظر گرفتن هزینه واقعی برنامه را قبل از شروع پروژه و همچنین كنترل هزینه پروژه در مراحل پیشرفت كار می‌باشد.
ـ تاریخ‌های تعهد شده برای اتمام هر فعالیت و به منظور برنامه‌ریزی و كنترل یك تاریخ مشخص میگردد. محاسبات انجام شده با توجه به این تاریخ و به عنوان یك عامل هشدار دهنده برای مدیر پروژه است.
ـ مرتب كردن فعالیت‌ها را به ترتیبی كه كاربر لازم دارد فهرست می‌نماید.
ـ تخصیص منابع نرم‌افزار بر اساس یك الگوریتم خاص، منابع را بصورت بهینه تخصیص میدهد.
ـ بكارگیری چاپگرو پلاتر- امكان رسم شبكه توسط چاپگر را مشخص می‌كند.
ـ سخت‌افزار مورد نیاز- حداقل حافظه و مشخصات كلی سخت‌افزار است