مدیریت مطلوب

[مژگان]

بسیاری از مدیران معتقدند وظیفه آنها این است که مشکلاتی را که ایجاد می‌شود حل و فصل نمایند.


این وظیفه صحیح و به جا است، اما فقط بخشی از فعالیت‌های یک مدیر را در برمی‌گیرد. وظیفه مهم‌تری که برعهده وی است پیشگیری از به وجود آمدن مشکل است. این همان تفاوتی است که «مدیریت پیش‌بینی‌کننده» که بسیاری از مسائل را قبل از وقوع پیش‌بینی و از آنها پیشگیری می‌نماید، را از «مدیریت در لحظه» که به حل مشکلات پس از وقوع آن می‌پردازد، متمایز می‌کند.
مدیریت در لحظه
مدیریت در لحظه به مشکلاتی می‌پردازد که در‌حال‌‌حاضر اتفاق افتاده‌اند. این نوع مدیریت، روشی است که به خاطر توانایی در بازگرداندن منابع به سمت بازدهی، فرقی نمی‌کند که این منابع ماشین‌آلات باشد یا نیروی انسانی، قابل تحسین است.
در صورتی که قابلیت مدیریت در لحظه شما بالا باشد شما دارای ویژگی‌های زیر خواهید بود:
* قاطع هستید و سرعت عمل خوبی دارید.
* توانایی یافتن ریشه مشکلات و اتفاقات را دارید.
* خلاق هستید و قدرت این را دارید که راه‌حل‌های متعدد برای مساله بیابید.
* خونسرد هستید و مرکز بحران را می‌توانید کنترل کنید.
فردی که استعداد مدیریت در لحظه را دارد خونسرد و آرام است و به سرعت مساله را تحلیل می‌کند و ریشه مشکل را می‌یابد.
این دسته از مدیران به جای اینکه در میان دلایل و علل بروز مشکل گم شوند، این توانایی را دارند که راه‌حل‌های متعدد خلق کنند، راه‌حل‌های آزمایش‌ شده و راه‌حل‌های جدید و بهترین راه‌حل را انتخاب نمایند و به همان سرعت هم قادرند راه‌حل را اجرا نمایند تا مشکل رفع شود.
یک مدیریت در زمان، مهارت مطلوب برای هر مدیری است. چنین مدیرانی با رفع سریع مشکل، قادرند افراد و یا دستگاه‌ها و ماشین‌آلات را به سرعت بر سر کار برگردانند و به بهره‌دهی برسانند. با این حال، این نوع مدیریت، بهترین نوع مدیریت نیست.
مدیران بایستی تمام تلاش خود را در جهت بهبود بخشیدن به قدرت پیش‌بینی خود متمرکز کنند.
مدیریت پیش‌بینی
مدیریت پیش‌بینی به کاهش تعداد مشکلاتی که نیاز به مدیریت در زمان دارد می‌پردازد.
در مدیریت پیش‌بینی، هرچه بیشتر بتوانیم از بروز مشکلات جلوگیری کنیم، تعداد کمتری مساله وجود خواهد داشت که با مدیریت در لحظه، مجبور به حل آن شویم. در صورتی که استعداد و توانایی مدیریت پیش‌بینی را دارا هستید ویژگی‌های زیر شامل حال شما می‌شود:
* با فکر هستید و قدرت تجزیه و تحلیل بالایی دارید.
* زیاد علاقه‌مند به تعقیب و پیگیری نگرانی‌های موجود نیستید.
*بیشتر حواستان به مسائل مهم است نه به مسائل اضطراری.
*بیشتر تمرکزتان بر علت به وجود آمدن مساله است نه بر آنچه برای حل مساله می‌توان انجام داد.
*تصویر کلی مساله را در ذهن خود طوری ترسیم می‌کنید که کلیه جزئیات را تحت نظر داشته باشید.
افرادی که توانایی مدیریت پیش‌گویی را دارند، به اندازه کافی عوامل و منابعی که به سمت ایجاد یک شکل پیش می‌روند را تفکیک و بررسی می‌کنند و می‌تواند روند کار را به سمت کاهش یا حذف آن مسائل پیش ببرند. به جای نگرانی در مورد مشکلات اضطراری، قادرند میان شرایط موجود و اطلاعات اولیه ارتباط برقرار کنند و مشکلاتی که احتمالا از آنها به وجود خواهد آمد را پیش‌بینی می‌کنند.
روش مدیریت پیش‌بینی کننده توانایی قابل توجهی است که هر مدیری بایستی داشته باشد. در روش مدیریت پیش‌بینی هر چه تعداد مشکلات بیشتری را پیشگیری نماییم، منابع کمتری برای مقابله با مشکل‌های ایجاد شده لازم داریم. مدیریت پیش‌بینی، جایگزین مدیریت در زمان نمی‌شود اما می‌تواند میزان نیاز به مدیریت در زمان را کاهش دهد.
بهبود مهارت مدیریت پیش‌بینی کننده
چگونه یک مدیر می‌تواند مهارت پیش‌بینی خود را بالا ببرد؟ بهترین راه تمرین است. در برخی ساعات روز بر مدیریت پیش‌بینی تمرکز کنید و مهارت‌های فوق‌الذکر را بهبود ببخشید. اینجا یک نمونه برای تمرین مدیریت پیش‌بینی آمده است که می‌توانید درک بهترین از تمرین پیش‌بینی داشته باشید.
*یک قرار جلسه با خودتان تنظیم کنید. در آن ساعت درب اتاقتان را ببندید. تلفنتان را روی پیامگیر بگذارید. گوشی همراه خود و هر وسیله ارتباطی را خاموش کنید.
*مهم‌ترین مشکل و مساله نگران‌کننده‌ای که به‌تازگی در مجموعه شما اتفاق افتاده است را در نظر بگیرید. سپس به خودتان زمان بدهید که به موضوع به طور کامل بیاندیشید.
به‌تازگی چه زمانی این مشکل اتفاق افتاده است؟
علت آن چه بوده است؟
قبل از شروع مشکل چه علائم و اخطارهایی به وجود می‌آید و مشاهده می‌شود؟
برای حل آن چه اقدامی می‌کنیم؟
برای پیشگیری از وقوع مشکل چه کارهایی می‌توانستیم انجام دهیم؟
در حال حاضر چه اقداماتی جهت جلوگیری از بزرگ شدن مساله می‌توانیم انجام دهیم؟
* شروع کنید به کنترل و بررسی علائم هشدار دهنده.
* هرگاه علائم مذکور پدیدار شد، راه‌حل‌های قبلی را برای جلوگیری از بزرگ شدن مساله به کار ببرید. نتایج را ارزیابی و در صورت نیاز تنظیم نمایید.
هرچه تمرین شما در زمینه مدیریت پیش‌بینی کننده بیشتر می‌شود، البته هنوز هم به مدیریت در زمان نیاز دارید اما نه به اندازه مدیریت پیش‌بینی. منابع و نیروهای شما بایستی صرف انجام کار شوند نه حل مشکل و مسائل ایجاد شده در مجموعه و سعی کنید فکرتان بیشتر صرف پیشگیری از وقوع مشکل شود.