Y@SiN
11-19-2009, 07:35 PM
چند روز پیش، به دلیل نشت آب در دفتر با یکی از سرویس دهندگان لوله کشی ساختمان تماس گرفتیم. یک نفر را فرستادند. بعد از بررسی وقتی در مورد هزینه انجام کار پرسیدم با یک رقم نجومی مواجه شدم که سرم سوت کشید! پرسیدم مگر اینکار چقدر زمان لازم دارد که این رقم را می گویید، چون هزینه مواد مصرفی آن هم خیلی پایین بود و اصولا انجام آن تخصص خاصی نمی خواست (در حد عوض کردن یک شیر و سرویس فلکه های اصلی)
در جواب گفت : زمان زیادی نمی خواهد، مصالح و موادی هم لازم ندارد، اما چون ما از این کارها کم گیرمان می آید، مجبوریم قیمت بالا بدهیم تا زندگیمان بگردد!
قانع شدم و پولش را پرداخت کردم، چرا؟
مثل مورد فوق ، یکی از مهمترین هزینه های یک گروه تولید نرم افزار که اغلب دیده نمی شود "هزینه زمان بیکاری" است. این هزینه در کنار "هزینه فرصت" و "هزینه آموزش حین پروژه" از جمله هزینه های پنهان یک شرکت نرم افزاری است که چنانچه در محاسبه آنها دقت نشود، تولید نرم افزار را از سود آوری خارج می کند و حتی یک شرکت را ضررده می سازد.
"هزینه زمان بیکاری" چیست؟ گرچند نمی دانم آیا نامی که برگزیده ام، نام درستی است یا نه و در اقتصاد و حسابداری چنین واژه ای داریم یا نه؟ اما به صورت تجربی می توان آن را چنین تعریف کرد: هزینه نیروی انسانی و هزینه های جاری یک شرکت/گروه نرم افزاری که در فاصله بین دو پروژه صرف می گردد.
به عبارت دیگر، معمولا اتفاق می افتد که پروژه ها بلافاصله با همدیگر اجرا نمی شوند، بلکه مدت زمانی طول می کشد تا پس از خاتمه یک پروژه، پروژه دیگری شروع شود. دلایل این امر متفاوت است: مدیریت ریسک زمان پروژه -که باید برای زمانبندی یک زمان بیش از زمان واقعی یک پروژه در نظر گرفته شود- تحویل زودهنگام، شکست پروژه، عدم توفیق تجاری در گرفتن پروژه جدید، تاخیرات کارفرما در خاتمه یا شروع یک پروژه، نیاز به زمان بازسازی و استراحت در پایان پروژه های مشکل و .... از جمله این موارد است.
به جز زمان فاصله بالا که مربوط به گروه های تولید است، در گروه های پشتیبانی نیز چون تقاضا ها به صورت تصادفی و در زمانهای نامشخص دریافت می شود، تیم پشتیبانی مدتی از زمان کاری خود را بیکار است و در عین حال به لحاظ نگهداری بخش، بایستی افرادی را در آن در حال آماده نگه داشت.
مشخص است که در موارد فوق، اغلب به لحاظ قراردادی شرکت موظف به پرداخت حقوق و مزایای پرسنل کاری خود می باشد، در حالیکه به لحاظ متوقف بودن در آمدزایی از آن افراد این هزینه به شرکت تحمیل می شود.
مشکلات این زمان بیکاری چیست؟
- هزینه سربار نیروی انسانی و هزینه جاری : مطابق شرح بالا
- افزایش قیمت تمام شده محصول و یا خدمات به لحاظ افزایش هزینه های شرکت
- کاهش توانمندی تیم پروژه و خارج شدن افراد از فرم ایده آل به لحاظ عادت به بیکار بودن (!)
- مشکلات برخوردهای اخلاقی گروه و مدیریت تیم: به لحاظ بیکار بودن افراد، مشکلاتی نظیر تنش های بین افراد تیم، شادی بیش از حد، تفریحات غیر معقول، عادت به وقت تلف کردن در اینترنت و وبگردی و .... گریبانگیر گروه می شود که ناشی از زمان آزاد زیاد فراد است.
برای مدیریت این هزینه چه باید کرد؟
- تلاش در جهت کاهش زمان بیکاری افراد: هر چند صفر شدن این زمان یک ایده آل است، اما واقغ بینانه نیست. به همین دلیل باید حد آن را به سمت صفر میل داد، این کار را از طریق مدیریت صحیح زمانبندی، تخمین های نزدیک به واقع زمان، رزور پروژه های جدید قبل از خاتمه پروژه جاری و ... قابل انجام است.
- برون سپاری فعالیت ها: با برون سپاری (outsourcing) فعالیت های غیر حیاتی تولید، بازاریابی و پشتیبانی نرم افزار به صورت قراردادی به تیم های خارج از یک شرکت می توان زمان بیکاری را از شرکت خارج نموده و به سایر تیم ها منتقل نمود. اما باید به چند نکته در این زمینه دقت گردد: اول آنکه فعالیت های مشمول برون سپاری نباید شامل موارد راهبردی و بحرانی یک شرکت شود به شکلی که اخلال در آنها موجب بروز مشکلات جدی در فعالیت های شرکت گردد. دوم آنکه قرارداد های این چنین بایستی به دقت تهیه شود تا زمانبندی و هزینه ها به شکل مناسبی مستند شده و تعهدات طرفین روش شود و در نهایت آنکه چون شیوه کار به صورت قراردادی است، طرف قرارداد مجبور است خود هزینه بیکاری خود را محاسبه کند و در قیمت تمام شده محصول لحاظ کند. که در نهایت ما مجبور به پرداخت آن هستیم! بنابراین گرچند در نگاه اول این کار مشکل را حل نکرده است، اما درصورت رعایت دقیق مسائل مختلف می توان از طبعات دیگر زمان بیکاری نیروی انسانی جلوگیری کرد.
- است�?اده از زمان بیکاری به عنوان زمان آموزشی و یا بازسازی: همانطور که می دانیم نرم افزار دائما در حال پیشرفت است و آموزش پرسنل برای آشنایی با فنآوری های جدید و یا بازسازی و توانمند سازی آنها امری است اجتناب ناپذیر. بنابراین با همپوشنانی این زمان در زمان بیکاری و استفاده مناسب از آن می توان تا حد زیادی این هزینه ها را بایکدیگر تل�?یق نموده و سرجمع آن را کاهش داد.
- ایجاد تنوع در فعالیت های تولید، فروش و پشتیبانی برای افراد: به صورتی که در صورت بیکار بودن یک فرد در گروه تولید به فعالیت دیگر منتقل شود و از وقت و دانشش در آن قسمت استفاده شود برای مثال در بخش پشتبانی و یا برای ارائه دمو برای محصولات در بخش پشتیبانی
- ایجاد بسته های نرم افزاری عام یا خاص در ابعاد کوچک یا بزرگ بسته به زمان و توان فنی تولید: بدین ترتیب که روی ایده هایی که در زمان عادی اجرای آنها مقرون به صرفه نیست کار شود تا محصولات و یا خدمات جدیدی ایجاد شده در آینده بتوان روی عرضه و فروش آنها فکر شود
- ...
به هر حال یکی از اصلی ترین وظائف مدیران شرکتهای نرم افزاری، مدیران تولید ، پشتیبانی و یا نیروی انسانی، در نظر گرفتن این مساله و تدوین یک برنامه راهبردی مناسب برای برطرف کردن مشکلات ناشی از آن و تبدیل آن از یک مشکل به یک فرصت است. به شکلی که بتوان از آن به بهترین شکل استفاده نمود.
با کاهش هزینه های زمان بیکاری، ضمن کاهش قیمت تمام شده محصول و ارزان تر شدن تولید و فروش -که باعث جذب مشتریان جدید و افزایش سودآوری شرکت است- توان فنی شرکتها نیز همیشه در حد خوبی نگه داشته می شود و روحیه تولید و جنگندگی پرسنل برای رسیدن به موفقیت های بیشتر حفظ خواهد شد.
باز هم در مورد اقدامات استراتژیک مدیران شرکتهای نرم افزاری خواهم نوشت.
همین!
در جواب گفت : زمان زیادی نمی خواهد، مصالح و موادی هم لازم ندارد، اما چون ما از این کارها کم گیرمان می آید، مجبوریم قیمت بالا بدهیم تا زندگیمان بگردد!
قانع شدم و پولش را پرداخت کردم، چرا؟
مثل مورد فوق ، یکی از مهمترین هزینه های یک گروه تولید نرم افزار که اغلب دیده نمی شود "هزینه زمان بیکاری" است. این هزینه در کنار "هزینه فرصت" و "هزینه آموزش حین پروژه" از جمله هزینه های پنهان یک شرکت نرم افزاری است که چنانچه در محاسبه آنها دقت نشود، تولید نرم افزار را از سود آوری خارج می کند و حتی یک شرکت را ضررده می سازد.
"هزینه زمان بیکاری" چیست؟ گرچند نمی دانم آیا نامی که برگزیده ام، نام درستی است یا نه و در اقتصاد و حسابداری چنین واژه ای داریم یا نه؟ اما به صورت تجربی می توان آن را چنین تعریف کرد: هزینه نیروی انسانی و هزینه های جاری یک شرکت/گروه نرم افزاری که در فاصله بین دو پروژه صرف می گردد.
به عبارت دیگر، معمولا اتفاق می افتد که پروژه ها بلافاصله با همدیگر اجرا نمی شوند، بلکه مدت زمانی طول می کشد تا پس از خاتمه یک پروژه، پروژه دیگری شروع شود. دلایل این امر متفاوت است: مدیریت ریسک زمان پروژه -که باید برای زمانبندی یک زمان بیش از زمان واقعی یک پروژه در نظر گرفته شود- تحویل زودهنگام، شکست پروژه، عدم توفیق تجاری در گرفتن پروژه جدید، تاخیرات کارفرما در خاتمه یا شروع یک پروژه، نیاز به زمان بازسازی و استراحت در پایان پروژه های مشکل و .... از جمله این موارد است.
به جز زمان فاصله بالا که مربوط به گروه های تولید است، در گروه های پشتیبانی نیز چون تقاضا ها به صورت تصادفی و در زمانهای نامشخص دریافت می شود، تیم پشتیبانی مدتی از زمان کاری خود را بیکار است و در عین حال به لحاظ نگهداری بخش، بایستی افرادی را در آن در حال آماده نگه داشت.
مشخص است که در موارد فوق، اغلب به لحاظ قراردادی شرکت موظف به پرداخت حقوق و مزایای پرسنل کاری خود می باشد، در حالیکه به لحاظ متوقف بودن در آمدزایی از آن افراد این هزینه به شرکت تحمیل می شود.
مشکلات این زمان بیکاری چیست؟
- هزینه سربار نیروی انسانی و هزینه جاری : مطابق شرح بالا
- افزایش قیمت تمام شده محصول و یا خدمات به لحاظ افزایش هزینه های شرکت
- کاهش توانمندی تیم پروژه و خارج شدن افراد از فرم ایده آل به لحاظ عادت به بیکار بودن (!)
- مشکلات برخوردهای اخلاقی گروه و مدیریت تیم: به لحاظ بیکار بودن افراد، مشکلاتی نظیر تنش های بین افراد تیم، شادی بیش از حد، تفریحات غیر معقول، عادت به وقت تلف کردن در اینترنت و وبگردی و .... گریبانگیر گروه می شود که ناشی از زمان آزاد زیاد فراد است.
برای مدیریت این هزینه چه باید کرد؟
- تلاش در جهت کاهش زمان بیکاری افراد: هر چند صفر شدن این زمان یک ایده آل است، اما واقغ بینانه نیست. به همین دلیل باید حد آن را به سمت صفر میل داد، این کار را از طریق مدیریت صحیح زمانبندی، تخمین های نزدیک به واقع زمان، رزور پروژه های جدید قبل از خاتمه پروژه جاری و ... قابل انجام است.
- برون سپاری فعالیت ها: با برون سپاری (outsourcing) فعالیت های غیر حیاتی تولید، بازاریابی و پشتیبانی نرم افزار به صورت قراردادی به تیم های خارج از یک شرکت می توان زمان بیکاری را از شرکت خارج نموده و به سایر تیم ها منتقل نمود. اما باید به چند نکته در این زمینه دقت گردد: اول آنکه فعالیت های مشمول برون سپاری نباید شامل موارد راهبردی و بحرانی یک شرکت شود به شکلی که اخلال در آنها موجب بروز مشکلات جدی در فعالیت های شرکت گردد. دوم آنکه قرارداد های این چنین بایستی به دقت تهیه شود تا زمانبندی و هزینه ها به شکل مناسبی مستند شده و تعهدات طرفین روش شود و در نهایت آنکه چون شیوه کار به صورت قراردادی است، طرف قرارداد مجبور است خود هزینه بیکاری خود را محاسبه کند و در قیمت تمام شده محصول لحاظ کند. که در نهایت ما مجبور به پرداخت آن هستیم! بنابراین گرچند در نگاه اول این کار مشکل را حل نکرده است، اما درصورت رعایت دقیق مسائل مختلف می توان از طبعات دیگر زمان بیکاری نیروی انسانی جلوگیری کرد.
- است�?اده از زمان بیکاری به عنوان زمان آموزشی و یا بازسازی: همانطور که می دانیم نرم افزار دائما در حال پیشرفت است و آموزش پرسنل برای آشنایی با فنآوری های جدید و یا بازسازی و توانمند سازی آنها امری است اجتناب ناپذیر. بنابراین با همپوشنانی این زمان در زمان بیکاری و استفاده مناسب از آن می توان تا حد زیادی این هزینه ها را بایکدیگر تل�?یق نموده و سرجمع آن را کاهش داد.
- ایجاد تنوع در فعالیت های تولید، فروش و پشتیبانی برای افراد: به صورتی که در صورت بیکار بودن یک فرد در گروه تولید به فعالیت دیگر منتقل شود و از وقت و دانشش در آن قسمت استفاده شود برای مثال در بخش پشتبانی و یا برای ارائه دمو برای محصولات در بخش پشتیبانی
- ایجاد بسته های نرم افزاری عام یا خاص در ابعاد کوچک یا بزرگ بسته به زمان و توان فنی تولید: بدین ترتیب که روی ایده هایی که در زمان عادی اجرای آنها مقرون به صرفه نیست کار شود تا محصولات و یا خدمات جدیدی ایجاد شده در آینده بتوان روی عرضه و فروش آنها فکر شود
- ...
به هر حال یکی از اصلی ترین وظائف مدیران شرکتهای نرم افزاری، مدیران تولید ، پشتیبانی و یا نیروی انسانی، در نظر گرفتن این مساله و تدوین یک برنامه راهبردی مناسب برای برطرف کردن مشکلات ناشی از آن و تبدیل آن از یک مشکل به یک فرصت است. به شکلی که بتوان از آن به بهترین شکل استفاده نمود.
با کاهش هزینه های زمان بیکاری، ضمن کاهش قیمت تمام شده محصول و ارزان تر شدن تولید و فروش -که باعث جذب مشتریان جدید و افزایش سودآوری شرکت است- توان فنی شرکتها نیز همیشه در حد خوبی نگه داشته می شود و روحیه تولید و جنگندگی پرسنل برای رسیدن به موفقیت های بیشتر حفظ خواهد شد.
باز هم در مورد اقدامات استراتژیک مدیران شرکتهای نرم افزاری خواهم نوشت.
همین!