Y@SiN
11-19-2009, 07:16 PM
نوشته (http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=254934&pageNumber=1) ای خواندم از آقای James M. Kerr (http://pnu-club.com/jkerr@kerr-consulting-group.com)در سایت ComputerWorld (http://www.computerworld.com/). زیبا بود و مختصر. بد ندیدم ترجمه اش کنم و برای شما هم بگذارم. ترجمه ای همراه با تلخیص. اصلش (http://www.computerworld.com/action/article.do?command=viewArticleBasic&articleId=254934&pageNumber=1) را بخوانید بهتر است. از من گفتن بود!
ده فرمان مدیریت پروژه
"آنها شرکت شما را به سمت سرزمین موعود فرهنگ مبتنی بر پروژه (پروژه محور) رهنمون می سازند!"
در دنیای جدید ما که رشد روز افزون پروژه ها را در آن شاهد هستیم، دستآوردهای حاصل از مدیریت پروژه خوب قابل چشم پوشی نیست. هر چند برای بسیاری شرکت ها حرکت به سوی یک ساختار پروژه محور یک تغییر بزرگ است و طبیعی است که آنها در مقابل این تغییر مقاومت کنند با وجودیکه برایشان سودمند است. قواعد و راهنماهایی لازم است. ما این فرامین را پیشنهاد می کنیم. با طبعیت از این قوانین شرکت شما می تواند خود را آماده ورود به سرزمین موعودی با فرهنگ مبتنی بر پروژه نماید.
1- اندازه پروژه را محدود کنید!
هیچ چیزی بدتر از پروژه بی پایان نیست! این پروژه ها می تواند منابع را فروببلعد و قوی ترین تیم ها را هم از کار بیندازد. برای متمرکز کردن پروژه ها، کارهای بزرگ را به پروژه های کوچکتری که قابل دسترس تر و کوتاه ترند تقسیم کنید. در یک راه طولانی، یک سری موفقیت کوچک در یک سازمان تاثیری به مراتب بزرگ تر از یک انفجار بزرگ دارد.
2- به یک تیم بزرگ (چاق) تن درندهید.
بهترین راه برای شروع آن است که از مناسب بودن سایز تیم اجرای پروژه مطمئن شوید. تیم های بزگتر سخت تر برانگیخته یا مدیریت می شوند و مدیریت پرسنل برای شما یک کار می شود. هیچ سایز بهینه ای به صورت پیش فرض برای پروژه وجود ندارد اما یک قانون خوب آن است که در تیم پروژه هر شخص یک نقش داشته باشد و برای هر نقشی هم یک شخص، اما اگر نیاز باشد که هر شخص چند نقش داشته باشد مشکلی نیست! . اگر در تشخیص تعداد خطا کنید، به سوی کوچک کردن تیم باشد بهتر است.
3- مشارکتهای کاری را به صورت تمام وقت جذب کنید.
برای مطمتن شدن از تحقق نتیجه پروژه، بهره برداری از منابع مختلف کاری باید برمبنای استفاده تمام وقت از آنها قرار گیرد. اگر مدیران شرکت مایلند بهترین و درخشان ترین نتیجه را از ابتکارات و فعالیت های IT بگیرند باید در سطح تجاری هم آن را ایجاد کنند. با اختصاص منابع تمام وقت به هر پروژه ای ، مدیران قبول می کنند که پروژه مهم است.
4- نظام های بازبینی پروژه را برقرار کنید.
نظام (پانل) بازبینی پروژه، بدنه مدیریتی تیم پروژه است که سیاست های کاری و جهت گیریهای استراتژیک را زمانی که پروژه گرفتار یک عامل بیرونی باعث انسداد یا بحران می شود را تعیین می کنند. عموما مدیران میانی تجاری و فنآوری با تشکیل جلسات دوهفتگی وضعیت پروژه، این موارد را بررسی می کنند. برای اطمینان از تداوم جریان پروژه، هر مشکلی که در این جلسات تشخیص داده شد به بازبینان پروژه سپرده می شود تا برای رفع آن چاره اندیشی کنند و تیم را هدایت نمایند.
5- استرس و فشار عصبی ایجاد نکنید.
غیر معمول نیست که تیم مجری پروژه زیر فشارها و استرس های توامان جسمی و روحی کار باشند. به این مساله حساس بوده و با در نظرگر�?تن احتیاط های لازم از آن دوری کنید. یکی از عوامل معمول این تنش ها پروژه های پشت سر هم می باشد. سازمانها تمایل دارند که به هر ابتکار جدیدی توجه نشان دهند. اگر متوجه شدید که یکنفر مدام از یک پروژه به یک پروژه دیگر منصوب می شود شما باید مجموعه ای از سیاست ها وضع نمایید که چنین کاری را محدود و کنترل کنید.
6- به دنبال کمک خارجی بگردید اگر به آن نیاز پیداکردید.
بهره گیری از متخصصین پروژه خارج از شرکا یکی دیگر از راههای کاهش تنش می باشد. به جای اضافه کردن تیم پروژه، فراد خارج از آن می توانند ایده ها، دیدگاه ها و انرژی های با ارزشی به ما بدهند. ضروری است مشاوره درستی در زمان مناسب به پروژه داده شود. متخصصین فنی، خبرگان تجاری و یا مدیران پروژه موفق از این مشاور ها می باشند.پیش از تصمیم گیری برای بهره گیری از چنین منابع خارجی از وضعیت برنامه پروژه و منحنی تجربه پروژه مطمئن شوید
7- تیم پروژه را تقویت کنید.
از تیم پروژه ای که برای رسیدن به مهلت زمانی پایان پروژه در تلاش است نباید انتظار داشت که کارهای مقدماتی نظیر پرکردن جدول های زمانی کار و یا شرکت در جلسات سازمانی را انجام دهند. در عوض، آنها را باید برای انجام هر کار با ارزشی که در جهت انجام پروژه در زمان و بودجه مقبول لازم است تقویت کرد. افراد در محیط های امن که انتظارات بدرستی تعریف شده و به خلاقیت افراد ارزش داده شود پرتلاش تر کار می کنند.
8- از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید.
مدیریت پروژه های این دنیا را می توان خودکار نمود! بدنبال ابزارهایی باشید که پیگیری پروژه، مدیریت وظائف، مدیریت جریان کار و تحلیل نیاز به منابع را در یک بستر اینترانت که در آن به اشتراک گذاری اطلاعات و ارتباطات فراهم است را انجام می دهند. اما به یاد داشته باشید بهره گیری از فنآوری که یک لایه جدید از پیچیدگی را اضافه می کند در یک پروژه مشکل دار، ایده خوبی نیست.
9- موفقیت ها را پاداش دهید.
همه اعضای تیم پروژه باید در جهت مثبتی برای زحمات و فداکاریهایشان مشخص شده، پاداش گیرند. پاداش نیازی نیست که خارق العاده باشد. گاهی اوقات یک توصیه نامه صمیمی از رئیس شرکت کافیست. سپاسگذاری های موثر تر نظیر دعوت به یک مهمانی، تئاتر ، اعطای یک زمان تفریح و مرخصی اضافی و یا جایزه مالی در مواردی که نتیجه می دهد در نظر گرفته شود.
10-کار گل (کثیف و سریع) را نپذیرد.
یک سیاست محکم مدیریت پروژه باید جلوی وسوسه مشارکت در پروژه های عجله ای و به دردنخور را بگیرد، زیرا فقط شما را به خطا، هدر دادن زمان ، دوباره کاری و ناامیدی رهنمون می کند.
همین!
ده فرمان مدیریت پروژه
"آنها شرکت شما را به سمت سرزمین موعود فرهنگ مبتنی بر پروژه (پروژه محور) رهنمون می سازند!"
در دنیای جدید ما که رشد روز افزون پروژه ها را در آن شاهد هستیم، دستآوردهای حاصل از مدیریت پروژه خوب قابل چشم پوشی نیست. هر چند برای بسیاری شرکت ها حرکت به سوی یک ساختار پروژه محور یک تغییر بزرگ است و طبیعی است که آنها در مقابل این تغییر مقاومت کنند با وجودیکه برایشان سودمند است. قواعد و راهنماهایی لازم است. ما این فرامین را پیشنهاد می کنیم. با طبعیت از این قوانین شرکت شما می تواند خود را آماده ورود به سرزمین موعودی با فرهنگ مبتنی بر پروژه نماید.
1- اندازه پروژه را محدود کنید!
هیچ چیزی بدتر از پروژه بی پایان نیست! این پروژه ها می تواند منابع را فروببلعد و قوی ترین تیم ها را هم از کار بیندازد. برای متمرکز کردن پروژه ها، کارهای بزرگ را به پروژه های کوچکتری که قابل دسترس تر و کوتاه ترند تقسیم کنید. در یک راه طولانی، یک سری موفقیت کوچک در یک سازمان تاثیری به مراتب بزرگ تر از یک انفجار بزرگ دارد.
2- به یک تیم بزرگ (چاق) تن درندهید.
بهترین راه برای شروع آن است که از مناسب بودن سایز تیم اجرای پروژه مطمئن شوید. تیم های بزگتر سخت تر برانگیخته یا مدیریت می شوند و مدیریت پرسنل برای شما یک کار می شود. هیچ سایز بهینه ای به صورت پیش فرض برای پروژه وجود ندارد اما یک قانون خوب آن است که در تیم پروژه هر شخص یک نقش داشته باشد و برای هر نقشی هم یک شخص، اما اگر نیاز باشد که هر شخص چند نقش داشته باشد مشکلی نیست! . اگر در تشخیص تعداد خطا کنید، به سوی کوچک کردن تیم باشد بهتر است.
3- مشارکتهای کاری را به صورت تمام وقت جذب کنید.
برای مطمتن شدن از تحقق نتیجه پروژه، بهره برداری از منابع مختلف کاری باید برمبنای استفاده تمام وقت از آنها قرار گیرد. اگر مدیران شرکت مایلند بهترین و درخشان ترین نتیجه را از ابتکارات و فعالیت های IT بگیرند باید در سطح تجاری هم آن را ایجاد کنند. با اختصاص منابع تمام وقت به هر پروژه ای ، مدیران قبول می کنند که پروژه مهم است.
4- نظام های بازبینی پروژه را برقرار کنید.
نظام (پانل) بازبینی پروژه، بدنه مدیریتی تیم پروژه است که سیاست های کاری و جهت گیریهای استراتژیک را زمانی که پروژه گرفتار یک عامل بیرونی باعث انسداد یا بحران می شود را تعیین می کنند. عموما مدیران میانی تجاری و فنآوری با تشکیل جلسات دوهفتگی وضعیت پروژه، این موارد را بررسی می کنند. برای اطمینان از تداوم جریان پروژه، هر مشکلی که در این جلسات تشخیص داده شد به بازبینان پروژه سپرده می شود تا برای رفع آن چاره اندیشی کنند و تیم را هدایت نمایند.
5- استرس و فشار عصبی ایجاد نکنید.
غیر معمول نیست که تیم مجری پروژه زیر فشارها و استرس های توامان جسمی و روحی کار باشند. به این مساله حساس بوده و با در نظرگر�?تن احتیاط های لازم از آن دوری کنید. یکی از عوامل معمول این تنش ها پروژه های پشت سر هم می باشد. سازمانها تمایل دارند که به هر ابتکار جدیدی توجه نشان دهند. اگر متوجه شدید که یکنفر مدام از یک پروژه به یک پروژه دیگر منصوب می شود شما باید مجموعه ای از سیاست ها وضع نمایید که چنین کاری را محدود و کنترل کنید.
6- به دنبال کمک خارجی بگردید اگر به آن نیاز پیداکردید.
بهره گیری از متخصصین پروژه خارج از شرکا یکی دیگر از راههای کاهش تنش می باشد. به جای اضافه کردن تیم پروژه، فراد خارج از آن می توانند ایده ها، دیدگاه ها و انرژی های با ارزشی به ما بدهند. ضروری است مشاوره درستی در زمان مناسب به پروژه داده شود. متخصصین فنی، خبرگان تجاری و یا مدیران پروژه موفق از این مشاور ها می باشند.پیش از تصمیم گیری برای بهره گیری از چنین منابع خارجی از وضعیت برنامه پروژه و منحنی تجربه پروژه مطمئن شوید
7- تیم پروژه را تقویت کنید.
از تیم پروژه ای که برای رسیدن به مهلت زمانی پایان پروژه در تلاش است نباید انتظار داشت که کارهای مقدماتی نظیر پرکردن جدول های زمانی کار و یا شرکت در جلسات سازمانی را انجام دهند. در عوض، آنها را باید برای انجام هر کار با ارزشی که در جهت انجام پروژه در زمان و بودجه مقبول لازم است تقویت کرد. افراد در محیط های امن که انتظارات بدرستی تعریف شده و به خلاقیت افراد ارزش داده شود پرتلاش تر کار می کنند.
8- از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید.
مدیریت پروژه های این دنیا را می توان خودکار نمود! بدنبال ابزارهایی باشید که پیگیری پروژه، مدیریت وظائف، مدیریت جریان کار و تحلیل نیاز به منابع را در یک بستر اینترانت که در آن به اشتراک گذاری اطلاعات و ارتباطات فراهم است را انجام می دهند. اما به یاد داشته باشید بهره گیری از فنآوری که یک لایه جدید از پیچیدگی را اضافه می کند در یک پروژه مشکل دار، ایده خوبی نیست.
9- موفقیت ها را پاداش دهید.
همه اعضای تیم پروژه باید در جهت مثبتی برای زحمات و فداکاریهایشان مشخص شده، پاداش گیرند. پاداش نیازی نیست که خارق العاده باشد. گاهی اوقات یک توصیه نامه صمیمی از رئیس شرکت کافیست. سپاسگذاری های موثر تر نظیر دعوت به یک مهمانی، تئاتر ، اعطای یک زمان تفریح و مرخصی اضافی و یا جایزه مالی در مواردی که نتیجه می دهد در نظر گرفته شود.
10-کار گل (کثیف و سریع) را نپذیرد.
یک سیاست محکم مدیریت پروژه باید جلوی وسوسه مشارکت در پروژه های عجله ای و به دردنخور را بگیرد، زیرا فقط شما را به خطا، هدر دادن زمان ، دوباره کاری و ناامیدی رهنمون می کند.
همین!