مديريت دانش، فن آوري و خلاقيت و نقش آن ها در بهبود كارآيی

[Borna66]

«اگر هيولت پاكارد مي دانست كه چه چيزهايي را مي داند، سوددهي اش سه برابر مي شد».
امروزه بسياري از شركت ها دريافته اند كه براي كسب موفقيت در اقتصاد دنياي كنوني و آتي، به چيزي بيش از دستيابي اتفاقي و ناآگاهانه، به دانشي يكپارچه نياز دارند.
هدف اصلي اين مقاله دستيابي به درك دانش موجود در سازمان هاست. هدف اول آن است كه به سؤالات زير پاسخ داده شود :
دانش در زندگي و كار روزانه چگونه نماد پيدا مي كند؟ چه تفاوتي با داده ها و اطلاعات دارد؟ چه كسي از آن برخوردار است؟ چه كسي از آن استفاده مي كند؟ و به طور كلي منظور از دانش چيست؟

هدف دوم اين است كه معلوم شود چه كاري مي بايستي در مورد دانش انجام شود؟ به چه امور كليدي فرهنگي و رفتاري مي بايستي توجه شود تا بتوان از دانش به طور مطلوب استفاده كرد؟ مهارت ها و نقشه هاي اصلي دانش چيست؟ ماهيت يك برنامه موفق علمي چيست و چگونه مي توان فهميد كه چنين برنامه اي موفق بوده است؟ از چه معيارها و سنجه هايي براي ارزشيابي دانش استفاده مي شود؟
پاسخ ابتدايي و اوليه به تمامي اين پرسش هاي اساسي در مورد نقش دانش در سازمان ها، به ما نشان خواهد داد كه كار را از نخستين روز هفته چگونه آغاز مي كنيم تا دانش در سازمان ما كاراتر، و بر آن اساس بتوان با استفاده از فن آوري، خلاقيت و نوآوري در بهبود كارآيي (efficiency) و اثربخشي (effectiveness) فرآيندهاي سازمان گام هاي مؤثري برداشت.
براي رسيدن به اهداف فوق علاوه بر استفاده مؤثر از مديريت دانش (knowledge management) مي بايست روش هاي عقلايي نوآورشدن (tough-minded ways to get innovative) را به كار گيريم.
«اندرال پيرسون» نيز همچون «جان سيلي براون» نگرش باز و گسترده اي به ابتكار و نوآوري دارد و مانند «پيتر دراكر» معتقد است كه نوآوري كارآمد productive innovation (از آن نوعي كه واقعاً براي يك شركت قابليت رقابتي ايجاد مي كند) بيش از اين كه ناشي از تخيل باشد، حاصل انضباط است. «پيرسون» كه يك مدير با تجربه بنگاهي است، به نوآوري از ژرفاي گودال ها و نه ازاوج ابرها نگاه مي كند.
وي نياز محصول «بزرگ» يا فن آوري هاي «شگرف» را مهم جلوه داده و همچنين مديران را به انجام پيشرفت هاي مداوم و كوچك در كليه ابعاد كسب و كار فرا مي خواند. رسيدن به اين هدف مستلزم مديريتي واقع گرا و غيراحساسي و در عين حال روشنفكر است. بايد در جستجو و پيداكردن اطلاعات مربوط به سرمايه گذاري هاي انجام شده در نوآوري هاي كنوني كسب و كار و در هرس كردن كساني كه فاقد يك هدف استراتژيك روشن و واضح هستند، سرسخت و بي باك بود. ولي در عين حال بايد جرات و جسارت تشويق كاركنان را به مطرح كردن دايم نظراتشان و تفكر آزاد در مورد آينده را داشت. زماني نيز كه كاركنان به يك ايده استراتژيك با ارزش دست مي يابند، بايد منابع مورد نياز براي بهره برداري از آن را در اختيارشان قرار داد. زماني كه پاي يك نوآوري در ميان است، اقدامات ناتمام و نصفه نيمه اصلاً به نتيجه نمي رسند.
از آن جايي كه نوآوري پيامد سخت كوشي است، لذا نوآوري همچون ديگر فعاليت هاي مديريتي، كار عيني است كه بايد بدان پرداخت. پيروزي بيش از آن كه تنها از اخگر نبوع به دست آيد، ميوه پيگيري سازمند فرصت ها است.

[Borna66]

تعريف فرآيند process
فرآيند، معرف يك يا دسته اي از فعل و انفعالات است كه به منظور تبديل داده ها به باز داده ها انجام مي گيرد. در مثال مدرسه، تمام داده ها مثل دانش آموز، آموزگار، بودجه و تجهيزات به خاطر عمل آموزش به كار مي رود. فرآيند همان تغييراتي است كه در محصلان انجام مي شود و به موجب آن، آن چه را كه قبلاً نمي دانستند ياد مي گيرند. در مثال بيمارستان كلية عملياتي كه روي بيمارستان توسط داده ها انجام مي شوند فرآيند نام دارد.
گاهي فرآيند را جعبة تبديل transformation يا جعبه سياه black box مي نامند، زيرا در اين مرحله يا در داخل اين قسمت، عملياتي انجام مي شود كه ممكن است قسمت يا حتي همة آن براي انسان يا بيننده، ناشناخته باشد.

اثربخشي و اهداف سازمان
يكي از مباحث مديريتي كه ممكن است براي عموم مديران هم جالب باشد و هم كاربردي بحث «اثربخشي و كارآيي» سازمان است. بديهي است مديران متعهد و مسؤول مايل اند بدانند كه سازمانشان در چه وضعيتي قرار دارد و براي دستيابي به اهداف سازماني بايد چه معيارهايي را براي سنجش عملكرد واحد يا سازمان خود در نظر داشته باشند.
درك هدف هاي سازمان از نخستين گام هايي است كه بايد در راه درك اثربخشي سازمان برداشت. هدف هاي سازمان بايد نشان دهندة علت وجودي آن و آن چه كه در پي دستيابي به آن است، باشد.
هدف ها به صورت «وضع مطلوب سازمان در آينده» تعريف مي شود. اثربخشي effectiveness سازمان عبارت است از درجه يا ميزاني كه سازمان به هدف هاي مورد نظر خود نايل مي آيد. «اثربخشي» يك مفهوم كلي دارد. آن به صورت ضمني در برگيرندة تعداد زيادي از متغيرهاست (در سطح سازمان و دواير). هنگام تعيين «اثربخشي» سازمان حدود يا ميزاني كه هدف هاي چندگانه (چه رسمي و چه عملياتي) تأمين شده اند سنجيده يا اندازه گيري مي شوند و مورد قضاوت قرار مي گيرند.
اثربخشي مبحثي است كه حدود پنجاه سال پيش پيتر دراكر، piter drucker صاحب نظر بلندمرتبة مديريت، آن را به طور علمي مطرح كرد و در دهة 70 در مورد آن مطالعات گوناگوني آغاز شد كه تاكنون ادامه يافته است. اينك مي توان گفت كه دربارة اين موضوع مجموعة منسجمي از اطلاعات حاصل از تحقيقات در جهان گردآوري شده است.
امروزه در سازمان هاي پيشرفته و موفق جهان سعي مي شود تا براي «اثربخشي» سازمان اهداف روشن و مشخصي در نظر گيرند و سپس در جهت نيل به آن ها همة توان خود را به كار برند. مثلاً آن چه را كه مي توان در همة سازمان هاي موفق مشاهده كرد و وجه اشتراك آن ها توجه به «كيفيت» و «رضايت مشتري» است. اما براي نيل به اين اهداف بايد فرهنگِ سازمانيِ لازم، معيارها، ارزش ها، هنجارها و اصول مربوطه در سازمان طراحي شود. در واقع، موضوع، هدف و راه هاي نيل به اثربخشي بايد در سازمان ها براي كاركنان روشن باشد و سپس مديريت بكوشد تا ويژگي هاي مربوط به اثربخشي، به صورت ديدگاهي مشترك shared vision براي همة افراد سازمان نهادينه شود. در اين حالت است كه مي توان سازمان را به سوي اثربخشي سوق داد. ژوزف ويس j. w. weisis در اين مورد به سه موضوع «رسالت» mission، «ارزش ها» values، و «اصول راهنمايي» guiding principles اشاره كرده است.
در بحث اثربخشي سازمان organization effectiveness بايد توجه داشت كه اثربخشي و اهداف سازماني به هم كاملاً مرتبط هستند. در واقع در تعريف اثربخشي مي بينيم كه نيل به اهداف سازمان مورد نظر است. بنابراين، ابتدا آشنايي با هدف سازماني ضروري است.

[Borna66]

هدف سازماني
همة سازمان ها در وهلة اول براي خدمت و تأمين نيازهاي مشتريان و مردم جامعه به وجود مي آيند. از اين رو سازمان ها بايد دقيقاً مشخص كنند كه چه گروه يا گروه هايي از مردم از خدمات آن ها بهره مند خواهند شد. در واقع هدف سازماني نوعي وضعيت مطلوب و مورد نظر است كه هر سازمان قصد دستيابي به آن را دارد. مثلاً در يك سازمان دولتي مانند وزارت آموزش و پرورش، هدف انجام كلية اقدامات لازم در جهت آموزش دروس دورة ابتدايي به كودكان مدرسه است، يا هدف شركت ايران خودرو ساخت ماشين پيكان براي گروهي از جامعه است كه قدرت خريدشان محدود است. در اين زمينه، نقش اصلي مديريت ارشد هر سازمان تعيين اهداف و استراتژي سازمان و ايجاد شرايط و محيطي به منظور اجراي استراتژي، در جهت نيل به اهداف، تعيين شده است.

اثربخشي در سازمان چيست؟
در بحث اثربخشي به اين دليل هدف سازماني مطرح شد كه با موضوع اثربخشي سازمان مرتبط است و اين نكته از تعاريف زير دربارة اثربخشي به خوبي پيداست :
بنا به عقيدة دفت «اثربخشي» سازمان عبارت از درجه يا ميزاني است كه سازمان به هدف هاي مورد نظر نزديك مي شود. اين تعريف نشان مي دهد كه همة سازمان ها بايد در مرحله اي از زمان تعيين كنند كه تا چه حد در جهت نيل به اهدافشان عمل كرده اند و به آن اهداف دست يافته اند. گرچه تعريف اثربخشي جامع و ساده به نظر مي رسد، در عمل مي بينيم كه هر يك از مكاتب مديريت دربارة اثربخشي نگرش خاص خود را ارائه داده اند.
تيلور، باني مديريت علمي و پايه گذار مكتب كلاسيك، اعتقاد داشت كه با توجه به وضعيت فني سازمان، مي توان اثربخشي را به وسيلة عواملي مانند به حداكثررساندن ميزان توليد، به حداقل رساندن هزينه ها و به كاربردن منافع درحد مطلوب به بالاترين ميزان رساند. فايول، كه در زمينة اصول مديريت اولين نظريه پرداز بود، معتقد بود كه اثربخشي نتيجة اِعمال قدرت و نظم و انضباط در داخل سازمان است كه بايد روشن و واضح باشند. به علاوه، به كارگيري وحدت فرماندهي و هدايت و رهبري، نظم و ترتيب، تساوي و عدالت، وجود ثبات شغلي، ابتكار و تقويت روحية كاركنان است كه موجب اثربخشي سازمان مي شود. در مقابل نظريه پردازان مكتب كلاسيك، صاحب نظران مكتب روابط انساني، كه در رأس آنان التون مايو قرار داشت، معتقد بودند كه اثربخشي در سازمان ناشي از رضايت خاطر كاركنان است كه خود حاصل از توجه به نيازهاي فيزيكي و رواني كاركنان است. هر قدر مديران به برقراري روابط انساني و تعامل بين كاركنان و مدير بيشتر توجه كنند، بر «اثربخشي» سازمان تأثير بهتري خواهد داشت. در واقع عوامل اجتماعي و روانشناسي محيط كار موجب روابط انساني مؤثر مي گردد. ساير متفكران مديريت عملي، مانند آبراهام مازلو و داگلاس مك گرگور، به نيازهاي انسان و نهايتاً به موضوع «خوديابي» self actualization توجه داشتند كه در نتيجه بر احساس تعلق و تعهد، دلبستگي كاركنان به سازمان و بالاخره بر ميزان اثربخشي سازمان اثر مثبت خواهد داشت.

[Borna66]

كارآيي چيست؟ efficiency
واژه كارآيي مفهوم محدودتري دارد و در رابطه با كارهاي درون سازماني مورد استفاده قرار مي گيرد. كارآيي سازمان عبارت است از مقدار منابعي كه براي توليد يك واحد محصول به مصرف رسيده است و مي توان آن را
برحسب نسبت مصرف به محصول محاسبه كرد 1 = efficiency = . اگر سازماني بتواند (در
مقايسه با سازمان ديگري) با صرف مقدار كمتري از منابع به هدف مشخصي برسد، مي گويند كه «كارآيي» بيشتري دارد براي مثال، كارخانه خودرو هوندا در اهايو (آمريكا) با 2423 كارگر و كارمند، روزي 870 خودرو توليد مي كند (يعني 8/2 كارگر در ازاي هر خودرو)، «كارآيي» اين واحد توليدي به مراتب بيش از شركت خودروسازي جيپ است كه آن هم در اهايو قرار دارد و با 5400 كارگر و كارمند روزانه 750 خودرو توليد مي كند (يعني به طور متوسط 2/7 كارگر در ازاي هر خودرو).
در برخي از سازمان ها «كارآيي» به «اثربخشي» منجر مي شود و در برخي هم بين اين دو رابطه اي وجود ندارد. امكان دارد يك سازمان از «كارآيي» بسيار بالايي برخوردار باشد ولي نتواند به هدف هايش دست يابد، زيرا كالايي را توليد مي كند كه متقاضي زيادي ندارد. به همين گونه، امكان دارد يك سازمان به هدف هاي سودآور خود برسد ولي «كارآيي» نداشته باشد.
به طور كلي، در يك سازمان، محاسبه اثربخشي چندان ساده نيست معمولاً سازمان ها بزرگ هستند، فعاليت هاي مختلف و گوناگون دارند و در نقاط مختلف پراكنده اند. آن ها در پي تأمين هدف هاي متنوع، گوناگون و مختلف هستند و به نتايج مختلفي مي رسند ( كه برخي از آن ها مورد نظر بوده و برخي هم مورد نظر آن ها نبوده است). براي سنجش و اندازه گيري عملكرد سازمان شاخص ها و روشهاي متعددي ارائه شده است و هر يك از آنها مقياس متفاوتي از «اثربخشي» سازمان به دست مي دهد.
در سنجش «اثربخشي» سازمان و به طور كلي در ارزيابي عملكرد سازمان لازم است كه علاوه بر استفاده از معيارهاي مربوطه، به «درجة كارآيي» سازمان نيز توجه شود. از «كارآيي» تعاريف مختلفي شده است، از جمله : كارآيي يعني حداكثر استفاده در مقابل هزينه هاي صرف شده. استونر
j af stoner مي گويد كه كارآيي عبارت از توانايي استفاده از حداقل منابع در جريان نيل به اهداف سازمان است. «كارآيي» از اين جهت براي سازمان و عملكرد آن مهم است كه يك سازمان ممكن است اثربخش باشد، به اهدافش برسد ولي كارآيي لازم را نداشته باشد. به عبارت ديگر، خيلي مشكل نيست كه به هدف خود برسيم اما نكته مهم اين است كه صرف چه ميزان منابع و هزينه؟ همچنين ممكن است سازماني كارآ باشد ولي اثربخش نباشد يعني همه منابع را به كار گيريم ولي به هدف نرسيم «هوج» رابطه اثربخشي و كارآيي را در نمودار شماره 3 به خوبي نشان داده است.
تعريف كارآيي بايد بسيار دقيق باشد در غير اين صورت سازمان دچار اشتباه مي شود و سنجش صحيح از اثربخشي و كارآيي به دست نخواهد آمد. در اندازه گيري عملكرد سازمان هر دو مفهوم اثربخشي و كارآيي بايد منظور شوند. رابطه اين دو نمودار نشان داده شده است.

[Borna66]

معيارهاي سنجش اثربخشي
از ديدگاه مديران، نتيجة كوشش ها و برنامه ريزي هاي آنان براي نيل به اهداف سازماني بايد به سنجش در آيد و مشخص شود كه سازمان تا چه حد به اهدافش دست يافته است. پيتر دراكر گفته است كه عملكرد سازمان ها را مي توان بر اساس درجة اثربخشي و كارآيي آن ها شناخت. بنابراين ، بايد درصدد بود تا با استفاده از معيارها بتوان از وضعيت عملكرد سازمان ها مطلع شد. هوج در كتاب تئوري سازمان و رابينز در كتاب تئوري سازمان از ديدگاه كمبلj. f. campbell سي معيار در زمينة اثربخشي و عملكرد سازمان را معرفي كرده اند كه در جدول شماره يك آمده است:

در زمينة روش هاي سنجش اثربخشي كيم كامرون k. cameron به چهار مدل اشاره كرده است كه رابينز و دفت هم از اين مدل ها در كتاب خود آورده اند. در زير به شرح مختصر اين مدل ها مي پردازيم.
روش مبتني بر دست يابي به هدف
به منظور سنجش اثربخشي سازمان، بايد هدف هاي مورد نظر سازمان شناخته و سپس عملكرد سنجيده و اندازه گرفته شود. بنابراين، در اين روش ابتدا بايد مشخص نمود كه هدف چه بوده است (هدف هايي از قبيل به «حداكثررساندن سود». «جلوگيري از دست دادن بازار» و «ايجاد محيط تدافعي براي محصولات سازمان» يا «داشتن محيط سازماني سالم» ). اين روش بيشتر در سازمان هاي توليدي و تجاري كاربرد دارد.

روش سيستم تأمين منابع
بنابر روش سيستم تأمين منابع، اثربخشي سازمان بر ميزان يا درجة موفقيت سازمان در كسب منابع مورد نظرش از محيط منوط است. استدلال و فرضية اين سيستم بر اين مبنا استوار است كه بين سيستم ورودي هاي سازمان از محيط كلان خود وعملكرد سازمان رابطة روشني وجود دارد، يعني هر قدر كه سازمان در تأمين منابع مورد نياز خود راحت تر و موفق تر باشد، بر ميزان اثربخشي ان اثر مثبت خواهد داشت. دفت مي گويد كه اثربخشي سازمان به توانايي آن در بهره برداري از محيط خود در جهت تأمين منابع ارزشمند و كمياب بستگي دارد.

[Borna66]

روش مبتني بر فرايند درون سازماني
بنابراين روش، سازماني «اثربخش» سازماني است كه از سلامت سازماني لازم برخوردار باشد و افرادي را داشته باشد كه داراي انگيزش، علاقه مندي، احساس مسؤوليت و نسبت به سازمان متعهد باشند. به عبارت ديگر، سازمان «اثربخش» سازماني است «سالم»؛ بدين معنا كه اطلاعات سازماني در سطوح سازمان (به طور افقي و عمودي) جاري باشد، تضاد در آن بسيار اندك است و روابط درون سازماني بر اساس اعتماد و حسن نيت باشد. دفت مي گويد در چنين شرايطي است كه كاركنان سازمان احساس خوش و رضامندي خواهند داشت و دست به دست هم مي دهند تا بهره وري را به بالاترين ميزان برسانند. اين ويژگي ها نشان مي دهند كه در اين روش، از ديدگاه «اثربخشي»، بيشتر به محيط داخل سازمان توجه مي شود تا محيط خارج. بايد اضافه كرد كه ساير عوامل درون سازماني مانند فرهنگ سازماني، حس وفاداري و تعلق و تعهد. حس اعتماد و تفاهم بين كاركنان، وجود سيستم ارتباطات سازنده و قوي، نظام ارزشيابي صحيح كار از كاركنان، سيستم تشويق و پاداش دهي بر افزايش درجة «اثربخشي» تأثير چشمگيري خواهند داشت.

[Borna66]

مدل استراتژيك پايه گذاران سازمان
بر اساس اين مدل، اثربخشي سازماني بر اين نكته دلالت دارد كه سازمان «اثربخشي» سازماني است كه به خواسته ها و نظرات كساني كه آن را پايه گذاري كرده اند پاسخ دهد، مانند دانشگاه ها، در دانشگاه ها تأكيد بر آموزش دانشجويان و در نهايت فار غ التحصيل شدن آنان است و در مورد كاريابي و اشتغال فار غ التحصيلان هدفي مدنظر نيست و به اين ترتيب، بقاي دانشگاه حفظ مي شود. كامرون كه طراح چهار مدل بالاست مي گويد كه استراتژي مؤسسان يا پايه گذاران سازمان اين است كه بايد حداقل رضايت از عملكرد سازمان حاصل شود و به حدي از توفيق سازماني دست يابند كه در سنجش اثربخشي آن در مورد هدف يا اهداف در نظر گرفته شده رضايت مورد نظر حاصل شده باشد. در اين صورت مي توان گفت كه سازمان اثربخش است.
چهار مدل بالا را هوج در كتاب تئوري سازمان خود از قول كامرون مطرح كرده است و سپس خود اثربخشي را چنين تعريف مي كند : اثربخشي سازمان وضعيتي است كه در آن سازمان مورد نظر، منابع را به ميزان محدود مصرف كند و قادر باشد به هدف يا اهداف مطرح شده با توجه به معيارهاي تعيين شده دست يابد. وي مي افزايد اگر اثربخشي را از ديدگاه سيستمي نگاه كنيم، سازمان «اثربخش» را مي توان به اين گونه تعريف كرد : سازماني است كه بدون توجه به ساير نتايج به دست آمده با محيط خود در تعادل باشد. به طور مثال، سازمان اثربخش سازماني است كه سودآور باشد.
همان طور كه قبلاً اشاره شد، در سنجش و آگاهي از درجة اثربخشي سازمان ها درست نيست كه صرفاً بر اساس يك معيار «اثربخشي» سازمان را سنجيد، بلكه بايد توجه داشت كه زمينة اثربخشي اهداف هر سازمان چيست و با چه معيارهايي مي توان عملكرد سازمان را سنجيد. هوج در اين باره به آن چه كه كامرون توصيف كرده است بسنده نموده و مي گويد به منظور انتخاب بهترين معيارهاي اثربخشي لازم است ابتدا به پرسش هاي زير پاسخ داده شود :
1. قلمرو فعاليت سازمان چيست.
2. نگرش يا نقطه نظرات چه كساني در تعيين اهداف در نظر گرفته شده است (مانند افراد مؤسس سازمان).
3. اثربخشي در چه سطحي از سازمان مورد نظر است (مثلاً اثربخشي فردي، دواير يا ادارات، يا اثربخشي جامع و كلي سازمان).
4. چه محدودة زماني براي اثربخشي در نظر است (كوتاه مدت يا بلندمدت).
5. نوع اطلاعات و چگونگي مورد استفاده قرارگرفتن آن (ذهني يا عيني).
6. از چه مرجعي استفاده شده است (تطبيقي، دستوري يا قاعده اي و هدف مداري).

با توجه به جدول معيارهاي اثربخشي از ديدگاه كمبل و سؤالات شش گانه كه كامرون مطرح نموده است كه بر اساس آن به انتخاب بهترين معيارهاي اثربخشي منجر مي شود. به بررسي «مديريت دانش» «فن آوري» و «خلاقيت» و نقش هر يك از آن ها در بهبود كارآيي و اثربخشي فرآيندها پرداخته مي شود. كه قطعاً نقش هر يك از آن ها در اثربخشي و كارآيي سازمان انكارناپذير مي باشد.
مديريت دانش
اگر در جستجوي كمال نباشيد به برتري نمي رسيد.
if you donet seek perfection, you can never reach excellence
ken blanchard and don shula everyone’s a coach
دانش نه داده است و نه اطلاعات، هر چند كه به هر دو مربوط بوده و تفاوت آنها لزوماً ماهوي نيست. چنان چه بخواهيم بدانيم كه داده ها و اطلاعات چگونه به دانش تبديل مي شود، بايستي درباره «مديريت دانش» چيزهايي بدانيم ابتدائي ترين تعريف براي مديريت دانش عبارت است از : يافتن راهي جهت خلق، شناسايي، شكار و توزيع دانش سازماني به افراد نيازمند آن. در اين جا سؤال اين است كه چرا امروزه موضوع مديريت دانش اين چنين براي سازمان ها اهميت يافته است؟ چندين عامل در ضرورت «دانش» سهيم اند.
• مزيت رقابتي : عواملي هم چون افزايش رقابت، جهاني شدن و اقتصاد نوين دانش، رشد پايدار كسب و كار را بيش از پيش دشوار ساخته است. كاهش در تنوع محصولات، رقباي بيشتر و تقليل زمان بازاريابي، شرايط دشواري را براي رقابت ايجاد مي كند. مشخصاً، وارد عصري شده ايم كه در آن شركت ها دانش را به عنوان مهم ترين مزيت رقابتي خويش مي بينند.
• تكنولوژي : پيشرفت هاي تكنولوژي بر ميزان تحول ما تأثير گذارده و مستلزم نيروي كار مناسب و منعطف، ماهر و تحصيل كرده است. كارها به طور روز افزوني پيچيده مي گردند، كه بخشي از آن به واسطه تغييرات تكنولوژيك و رقابت در كسب بيشتر سهم بازار و درآمد است. ليكن همين تكنولوژي فرصت هايي را براي تسهيم اطلاعات به ما مي دهد كه پيش از اين هرگز سابقه نداشته است. تكنولوژي يكي از عوامل مهم در يادگيري بوده و به آموزگاران حرفه اي جهت تجديدنظر در چگونگي يادگيري افراد درون و بيرون كلاس، كمك مي كند.
• تحول سازماني : چه كسي در دهه گذشته تغييرات سازماني را در ذهنش تجربه نكرده است؟! كوچك سازي، ادغام، خصوصي سازي، عرضه عمومي سهام، تغيير ساختارها و نظاير آن در نحوه عمل سازمان ها تأثير گذاشته است.

[Borna66]

تعريف دانش چيست؟
ارنست انديونگ (ernest & young) يكي از رهبران «مديريت دانش» درون سازماني، احتمالاً بهترين تعريف آن را ارائه مي كند : «آن چه افراد جهت انجام مشاغل خويش بدان نياز دارند».
شغل ما در «مديريت دانش» به تعيين چگونگي تبديل اطلاعات به فرم قابل استفاده مجدد، دانش مفيد و به خلق، شناسايي، كسب و توزيع دانش مورد لزوم افراد؛ شكل مي دهد. بخشي از اين روش به كارگيري افكار همگان است كه عبارتند از : دانش ضمني كه البته انتقالش چندان آسان نيست، هم چون تجارب شق ديگر ساده سازي دانش است ـ بدين ترتيب كه دانش را در يك قالب و روشي سيستماتيك و در قالب اعداد و ارقام، تشريح مي شود.

تعريف كاربردي دانش
سرمايه گذاري در علم، بهترين و بيشترين سود را به بار مي آورد.
بنيامين فرايفكين (benjamin franklin)
محققان، علاوه بر «اطلاعات» و «دانش» كه كم و بيش القاكننده مفهوم آگاهي و دانش هستند، از واژه هاي ديگري نيز استفاده مي كنند. مثلاً به تشريح مفاهيمي نظير : عقل، بصيرت، اراده، عمل و نظاير آن ها مي پردازند. در واقع براي حصول به هدف ها و مقاصد علمي تر، مفاهيمي داراي مرتبه بالاتر مانند حكمت و بصيرت در خود «دانش» مستتر تلقي مي شود پيتر دراكر(peter dracker).
«دانش» ، مخلوط سيالي از تجربيات، ارزش ها، اطلاعات موجود و نگرش هاي كارشناسي نظام يافته است كه چارچوبي براي ارزشيابي و بهره گيري از تجربيات و اطلاعات جديد به دست مي دهد. دانش، در ذهن دانشور به وجود آمده و به كار مي رود. دانش در سازمان ها نه تنها در مدارك و ذخاير دانش، بلكه در رويه هاي كاري، فرايندهاي سازماني، اعمال و هنجارها مجسم مي شود.
اگرچه به طور سنتي سرمايه ها را مشخص و ملموس مي دانيم، اما سرمايه «دانش» را نمي توان به راحتي تعريف كرد. درست مشابه ذره اي اتمي كه مي تواند موج يا ذره باشد بسته به اين كه دانشمندان چگونه وجود آن را دنبال كنند. دانش، به شكل هاي پويا و نيز انباشته و ايستا قابل تصور است.
دانش از اطلاعات و اطلاعات از داده هاي ريشه مي گيرند. تبديل اطلاعات به «دانش» در عمل بر عهده خود بشر است. اين تبديل ها از طيف زير ـ كه در انگليسي همگي با حرف (c ) شروع مي شوند ـ صورت مي پذيرند :
• مقايسه (comparison) : اطلاعاتي كه در مورد شرايطي خاص داريم، چه تفاوتي با اطلاعات مربوط به شرايط ديگر دارد؟
• عواقب (consequences) : از اطلاعات موجود، چه استنباطي مي توان براي تصميم گيري و اقدام به دست آورد؟
• ارتباطات (connections) : اين بخش از دانش چه ارتباطي با ديگر بخش ها دارد؟
• گفت و گو (conversation) : آشكار است كه اين عمليات دانش آفرين، بين انسانها صورت مي گيرد. ما معمولاً داده ها را در پرونده هاي آماري و مبادلات و اطلاعات را در پيام ها مي يابيم، اما «دانش» را از افراد با گروه هاي آگاه و حتي از روندهاي سازمان به دست مي آوريم. «دانش» از طريق رسانه اي ساخت مند (مثل كتاب و مدارك) و يا از شخصي به شخص ديگر (چه به صورت گفت و گو چه به شيوه (شاگرد و استادي) گسترش مي يابد.
دانش، برخلاف محصولات جديد، مي تواند موجب مزيت پايدار باشد. در نهايت همه رقبا، بها و كيفيت كالاهاي خود را به حد مطلوب رايج در بازار و به سطح كيفيت و قيمت هاي شركت هاي پيشرو مي رسانند، ولي تا زماني كه اين اتفاق بيفتد، شركت هاي بهره ور از مديريت دانش و غناي علمي (دانش)، خود را به پله اي بالاتر رسانده و به درجه بالاتري از كيفيت، ابداع و كارآيي خواهند رسيد. مزيت هاي ناشي از توجه به «دانش» ، پايدار هستند، زيرا هم سود بيشتري عايد شركت مي كنند و هم مي تواند به صورت رويه اي خاص ادامه يابند. برخلاف سرمايه هاي مادي كه درصورت استفاده از ارزش آنها كاسته مي شود، ارزش سرمايه دانش همراه با استفاده اي كه از آن مي شود افزايش مي يابد. تفكرات جديد باعث پيدايش تفكراتي جديدتر شده و «تسهيم دانش» در حالي كه مالك آن، «دانش» خود را از دست نمي دهد. دريافت كننده را نيز غني مي سازد. ( مزيت علمي مزيتي پايدار است ) . استعداد توليد افكار جديد از طريق بهره گيري از ذخاير دانش موجود در همه شركت ها، در عمل نامحدود به نظر مي رسد. به ويژه اگر به كاركنان شركت اجازه و فرصت تفكر، مطالعه و گفت وگو با ديگران داده شود. پل رومر (paul romer) كه از منتقدان «اقتصاد دانش» به شمار مي آيد، گفته است فقط منابع دانش، تفكرات، داراي استعداد نامحدودي براي رشد هستند.

[Borna66]

شبكه هاي رايانه اي و تبادل دانش
بهاي اندك رايانه ها و شبكه ها، زير ساخت بالقوه اي براي تبادل اطلاعات و نيز فرصت ها و موقعيت هاي مهمي براي «مديريت دانش» ايجاد كرده است. قدرت حسابگري هاي رايانه ها ارتباط چنداني با كاركرد دانش ندارد، ولي قدرت ارتباطي و ذخيره سازي آنها توانمندي هاي مرتبط با دانش را افزايش مي دهد. رايانه ها و شبكه ها از طريق شبكه هايي ارتباطي مانند : اينترنت، اينترانت، گروه افزاري و پست الكترونيكي مي توانند با دانش كارها ارتباط برقرار كرده و دانش آنان را در اختيار نيازمندان به دانش قرار دهند. «ويدئو كنفرانس ها» و «حسابگري هاي چند رسانه اي» كه انتقال صدا و تصوير را همانند متون ممكن مي سازند، شرايطي را به وجود آورده اند تا ظرافت و غناي علمي دانش كارها به ديگران منتقل شود. حال با مرور اجمالي توضيحات اين قسمت مي توانيم دستورالعمل هايي را به شرح زير ارائه دهيم :

وعده ها و چالش هاي بازارهاي دانش
بركت از آن خداوند است، اما دانش در بازار خريداري مي شود.
آرتور. هيوكلاف (arthur hugh clough)
دانش، تند يا كند و مفيد يا مضر، در هر حال از درون سراسر سازمان ها عبور مي كند. دانش، مبادله، خريداري، معاوضه، يافته و يا ايجاد مي شود و براي انجام امور مختلف به كار مي رود. «دانش سازماني» برخلاف «دانش فردي»، پوياست و به وسيلة نيروهاي مختلف جا به جا مي شود. براي حركت روان تر و استفاده بهينه از دانش، مي بايستي نيروهاي محرك آن را بهتر شناخت.
نيروهاي بازار همانند نيرويي كه كالاهاي ملموس تر را به حركت وامي دارند، باعث تحرك دانش مي شوند. در سازمان ها، بازاري واقعي و اصيل براي دانش وجود دارد و مشابه بازارهاي كالا و خدمات، در بازار دانش نيز خريداران و فروشندگاني فعاليت دارند كه در حال كشمكش دائمي براي رسيدن به توافق هستند.
انسان ها دائم درجستجوي دانش اند، زيرا انتظار دارند كه هنگام كار، باعث موفقيت آنان شود. دانش، پرطرفدارترين داروي مجهولات و ابهامات است. همگي ما به هنگام رويارويي با مشكلي خاص، درپي شخصي مجرب مي گرديم تا در رفع آن كمك كند. ما وقتي دانش را ذخيره مي كنيم، انتظار سود نيز داريم. گرچه براي انجام اين معاملات در سازمان ها پول نقد دخالتي ندارد، اما اين موضوع در سامانه قيمت بازاري و پذيرش پرداخت ها يا تعهدات، تغييري به وجود نمي آورد. بازار دانش همانند ديگر بازارها، مكاني است كه در آن، شركت ها به تبادل منابع كمياب و ارزشمند كنوني يا آتي مي پردازند.
درك وجود بازارهايي فعال در زمينه دانش امري بسيار مهم براي موفقيت «مديريت دانش» در سازمانهاست. بسياري از طرح هاي دانش بر درك مدينه فاضله (آرمان شهر) استوار است كه در آن، دانش بدون هيچ اجباري حركت كرده و كساني كه از آن بهره برداري مي كنند، به آن چه كه با تبعيت از آن به دست مي آورند يا از دست مي دهند، اهميت نمي دهند. اكثر شركت ها، پست هاي الكترونيك و برنامه هاي همكاري را ارائه مي دهند و انتظار دارند دانش به خودي خود به سوي آنها سرازير شود و هنگامي كه اين انتظار تحقق نمي يابد، برنامه ها يا تمرين هاي ناكافي را مقصر شمرده و اين حقيقت را نفي مي كنند كه : «انسان ها هيچ گاه حاضر به از دست دادن دارايي هاي ارزشمند خود (از جمله دانش) نيستند، مگر آن كه ما به ازايي در برابر آنها دريافت كنند». اين واقعيت به ويژه در فضاي تجاري حال حاضر صدق مي كند. نبايد انتظار داشت كه يك فروشنده خودرو حق خود را مطالبه نكند و به خاطر درخواست خريد خودرو كم قيمت از سوي ما، خودرو گران بهاي خود را به قيمتي نازل بفروشد. از سوي ديگر، فروشنده نيز انتظار ندارد كه وارد فروشگاه او شويم، مبلغي پول در اختيارش بگذاريم و بدون خودرو خارج شويم. هيچ كسي به معاملات يك طرفه در بازار اعتقادي ندارد.
به عقيدة صاحب نظران، تنها راه موجود براي كاركرد مطلوب بازارها، پذيرش اين نكته است كه در درجه اول «بازار نيروهايي دارد». در درجه دوم مي بايستي بفهميم كه اين نيروها چگونه عمل مي كنند و در مرحله سوم نيز افزايش كارآيي بازار مي بايستي مورد توجه قرار گيرد. با بحث در خصوص مسائلي كه باعث كاهش كارآيي و يا ناكارايي غيراقتصادي شدن ـ بازار مي شوند، مي توان موانع مبادلات دانش و تبديل دانش شركت به ارزش را مشخص كرده و الگويي كلي براي افزايش كارآيي آن تدوين كرد.
( نخستين گام در هر حركت دانشي، آگاهي از وجود بازارهايي براي دانش است ) .

[Borna66]

مزاياي جنبي بازار دانش
دانش از ذهن هاي پويا سرچشمه مي گيرد.
بازار كارآمد دانش، به طور اعم بر كل فعاليت شركت و به طور اخص بر كار فرد فرد اعضا و كاركنان آن تأثير مي گذارد، به همه آنان سود مي رساند اثربخشي، كارآيي و بهره وري را افزايش مي دهد. به اين ترتيب، نوآوري ها از كاربرد دانش موجود و خلق نظرات جديد در بازار دانش، ريشه مي گيرند و خريداران، فروشندگان و واسطه هاي دانش مورد نياز به دليل تسهيم دانش، قيمتي مناسب را به شكل پيشرفت در كار و يا كسب موقعيت بهتر، دريافت مي دارند.
بازار موفق دانش، علاوه بر تأمين هدف اصلي كه دسترسي به دانش مورد نياز است، مزاياي جانبي ديگري نيز دارد. اين مزايا كه آن ها را «مزاياي غيربازاري» مي ناميم، در هر حال باعث موفقيت و پيشرفت شركت مي شوند.
روحيه بالاي نيروي كار
بازار سالم دانش يعني بازاري كه در آن، كارمندان و كاركنان شاهد ارزش قائل شدن ديگران براي دانش خود باشند و بدانند كه آنان نيز به هنگام نيازشان به كمك تخصصي در سازمان همكاري مؤثر خواهند كرد، در مقايسه با افرادي كه بر اثر نبود ارتباطات، اتلاف تلاش ها و تصميمات ناپخته، از كارشان ناراضي هستند، از كار خود راضي تر بوده و حتي سخت تر كار مي كنند. بدبيني كارمندان «اين كه شركت ها هيچگاه كاري را صحيح انجام نمي دهند»، «هيچگاه از اشخاص مطلع و دانا سؤال نمي شود» ، «افراد پوچ و بي دانش هميشه ارتقاي درجه مي گيرند» مي تواند آثاري بسيار مخرب بر موفقيت شركت داشته باشد.
اندوخته غني دانش
بازارهاي دانش بر خلاف بازارهاي كالا، با هر مبادله اي كه صورت مي گيرد بر سرمايه كلي دانش سازمان مي افزايند. فروشنده دانش با عرضه كالاي خود، دانش خويش را از دست نمي دهد. او با عرضه دانش نه تنها بر اندوخته كلي دانش سازمان مي افزايد، بلكه چه بسا برخي از كاستي هاي علمي خود را اصلاح كرده و در عين حال باعث دانش آفريني يا دانش زايي مي شود. دانش دريافتي در كنار دانش موجود، تعامل، تفكر و نظرات جديدي را ايجاد مي كند كه نه خريدار و نه فروشنده قبلاً احاطه اي بر آنها نداشته اند. يكي از منابع اصلي دانش جديد تحت عنوان «دانش آفريني» است.
دانش آفريني
لحظه هاي تلخ، ارزش علمي دارند. يادگيرنده خوب، هيچ گاه اين لحظه هاي ناب را از دست نمي دهد.
ralph waldo emerson رالف والد و امرسون
همه سازمان هاي سالم دانش را خلق و از آن استفاده مي كنند. سازمان ها بر اثر تعامل با محيط پيرامون خود، اطلاعاتي را جذب و آن ها را به دانش تبديل مي كنند. سپس اين دانش را با تجربيات، ارزش ها مقررات داخلي خود درهم مي آميزند تا به اين ترتيب مبنايي براي اقدامات خود به دست آورند. سازمان هاي سالم، مسائل را حس مي كنند و به شرايط پاسخ مي دهند. سازمان بدون دانش نمي تواند خود را سازمان داده و به عنوان شركتي زنده و پويا، حفظ كند.
آن چه كه بسيار مهم است «آگاهي» و «دانش آفريني آگاهي» و «دانش آفريني آگاهانه» است، يعني همان فعاليت هاي مشخصي كه انجام مي دهند و طرح هايي كه براي افزايش سرمايه دانش شركت اجرا مي كنند. به طور كلي، اين امور كمترين فعاليت هاي نظام يافته در زمينه «مديريت دانش» بوده اند.

[Borna66]

كسب دانش
به هنگام صحبت درباره «دانش آفريني»، به همان اندازه كه منظور «دانش كسب شده» به وسيله شركت است، «دانش خلق شده» در درون آن نيز مدنظر است. «دانش كسب شده» حتماً نبايد دانشي تازهخلق شده در جهان باشد، بلكه ممكن است صرفاً براي سازمان دانشي نو به شمار آيد. شركت ها به دلايلي مختلف شركت هاي ديگر را مي خرند؛ مثلاً به منظور كسب درآمد بيشتر، رسيدن به اندازه اي راهبردي، يافتن تركيب محصولات جديد، دستيابي به بازارهاي جديد و بهره برداري از تخصص مديران ارشد (البته با توجه به مقوله كسب دانش). شركت هاي خريدار گاهي با توقع كسب سود بيشتر از طريق افزايش دانش شركت خريداري شده به سرمايه دانش خود، بها و قيمت بيشتري بابت خريد
شركت پرداخت مي كنند. خريد «لوتوس» به وسيله «آي. بي. ام» در 1995 شاهد مثالي تازه در تأييد اين نوع خريدهاست.
آي. بي. ام، مبلغ 5/3 ميليارد دلار يعني 14 برابر بيش از ارزش دفتري شركت لوتوس (250 ميليون دلار) براي به دست آوردن آن پرداخت كرد. واضح است كه آي. بي . ام اين بها را براي به دست آوردن درآمدهايي نپرداخته است كه «لوتوس» با عرضه «نوتز (nnotes)» و ديگر محصولات جديد خود كسب مي كرد. 25/3 ميليارد دلار بهاي اضافه اي كه آي.بي.ام به لوتوس پرداخته است، نشان مي دهد كه دانش منحصر به فرد لوتوس در مورد نوتز و ديگر كاربردهاي مشترك نرم افزاري از نظر آي.بي.ام بسيار ارزشمند بوده است. در واقع مغزهايي كه «نوتز» را به وجود آورده اند، از نرم افزارهاي ياد شده باارزش ترند، چرا كه از قدرت پيش بيني نسل بعدي نرم افزارهاي ارتباطي و تسهيم اطلاعاتي برخوردار بوده و داراي مهارت ها، تجربيات و خلاقيت هايي هستند كه «آي.بي.ام» براي استفاده از دانش خود به منظور ورود به دنياي جديد نرم افزارهاي گروهي، به آنها نياز دارد. نظر و عقيده ضمني «آي.بي.ام» اين است كه توانايي هاي «لوتوس»، در واقع دانش آن، خالق ارزش هايي بيش از نتيجه حسابگري هاي محض مالي است.
اصولاً شركت ها در چارچوب فرهنگ خاص خود به خلق دانش مي پردازند، بنابراين «فرهنگ» همواره بيش از ديگر منابع سازماني در برابر انتقال دانش مقاومت مي كند.
تلاش براي اندازه گيري ارزش دانش، حداقل نشان دهنده آن است كه دانش نوعي سرمايه و دارايي تلقي مي شود و در عين حال اندازه گيري كمّي آن كاري دشوار است. «سيد شافلر
sid schoeffler» مشاور در ارزيابي دانش و يكي از مبتكران روش «پيمز pimes» كه شيوه اي براي سنجش موفقيت هاي راهبردهاي بازاريابي است، ثابت كرده است كه ترازنامه شركت تنها 20 تا حداكثر 25 درصد از ارزش واقعي شركت را نمايش مي دهد. به بياني ديگر، به عقيده او راه مشخص و قابل قبولي براي تحليل دقيق ارزش بخش اعظم شركت وجود ندارد. مؤسسه هاي تجاري و اقتصادي مثل (fasb) ، (gatt) ، (oecd)، (ec)و سازمان هاي دولتي امريكا، در حال صورت بندي آرايه هايي بر پايه اطلاعات مالي موجود به عنوان سيستم هاي مقدماتي براي ارزيابي دانش هستند. با ادامه اين تحقيقات و به دست آمدن ابزارهاي تحليلي بهتر، بازار شركت ها از كارآيي بيشتري برخوردار خواهد شد و خريدهاي انجام شده بر پايه دانش قابل اندازه گيري، رو به فزوني خواهد نهاد.

اگر دست اندركار دانش باشيم، ضرب المثل
معروف «دزدي خوب، نيمي از كار است»
را منطقي درست تلقي خواهيم كرد.
ممكن است متوجه نباشيد كه دانش مورد
نياز خود را قبلاً از در بيرون رانده ايد.

[Borna66]

اصول اوليه رمزگذاري دانش
نخستين مشكل مطرح در رمزگذاري اين است كه دانش را چگونه رمزگذاري كنيم تا ويژگي هاي متمايز خود را از دست ندهد و در ضمن به اطلاعات يا داده هايي مثبت تبديل شود. به بياني بهتر، دانش به ساختار نياز دارد، ولي ساختار زياد قاتل دانش است. شركت هايي كه مي خواهند در رمزگذاري دانش موفق باشند بايستي چهار اصل زير را مدنظر قرار دهند :
1. مديران مي بايستي مشخص سازند كه دانش رمزگذاري شده بايد به كدام هدف هاي تجاري معطوف باشد (مثلاً شركت هايي كه دغدغه آنها نزديكي بيشتر به مراجعان است، شايد رمزگذاري دانش مربوط به مراجعان خود را مقرون به صلاح بدانند).
2. مديران مي بايستي بتوانند دانشي را كه آنان را به هدف هاي مورد نظرشان هدايت مي كند در هر شكلي كه هست به درستي شناسايي كنند.
3. مديران دانش بايد فايده و ارتباط دانش با هدف ها را مبناي رمزگذاري آن قرار دهند.
4. رمزگذاران بايد وسيله اي مناسب براي رمزگذاري و توزيع دانش عرضه كنند.
يافتن منابع دانش براي رمزگذاري آن بي ترديد از اهميت بالايي برخوردار است. اگر ندانيم منشاء دانش كجاست و آن را نيابيم، مثل اين است كه ندانيم خود دانش چيست. طراحي نقشه منبع دانش شركت بخش مهمي از روند رمزگذاري است. به محض يافتن منبع دانش مي بايستي آن را براي درك اهميت. كاربرد و كيفيت آن در سازمان ارزشيابي كنيم. آيا منشاء دانش مورد نظر، دانش مكتوم، غني و پرورش يافته يك متخصص است يا دانش صريح، كلي و مبتني بر قوانين؟ يا مابين آنها قرار دارد؟ اين كه آيا مي بايستي در دانش دخل و تصرف كرد، به اهميت آن بستگي دارد، بي گمان آن چه بايد با دانش انجام دهيم، به نوع آن بستگي دارد. ارزشيابي دقيق اگر چه كار زيادي مي برد. به مهارت مهم و دانش شركت نياز دارد و بسيار پرهزينه است، اما براي رمزگذاري موفقيت آميز دانش شركت اجتناب ناپذير به نظر مي رسد. هزينه بالاي ارزشيابي، دليل عمده تأكيد بر هدف يا هدف هايي مشخص است. نقش ها و مهارت هاي مديريت دانش
با دانش ديگران مي توانيم صاحب دانش شويم، ولي با عقل ديگران نمي توانيم عاقل شويم.
ميشل دِمونتان michel de montain
به منظور پاگرفتن مديريت دانش، سازمان ها بايد مجموعه اي از وظايف و مهارت ها را در زمينه دريافت، توزيع و استفاده از دانش ايجاد كنند. وظايف راهبردي و رهيافتي زيادي براي تحقق يافتن وجود دارد و اين فرض كه شركت به راحتي مي تواند فعاليت هاي مديريت دانش خود را در صدر بقيه رهيافت ها قرار دهد، فرضي غيرواقعي به نظر مي رسد. همان گونه كه مي دانيم، تنها انسان ها ارزش افزودهاي را مي آفرينند كه داده ها و اطلاعات را به دانش تبديل مي كند. موفق ترين سازمان ها، آن هايي هستند كه مديريت دانش را به جزئي از كار كاركنان خود تبديل كرده اند. البته معمولاً «مديريت دانش» از طريق انجام وظيفه تمام وقت تعدادي از كاركنان ستادي دانش كار، مي تواند به پديده اي فراگير تبديل شود.

[Borna66]

كاركنان دانش مدار
كارشناسان و متخصصان، نقش عمده اي در موفقيت مديريت دانش ايفا مي كنند، اما فعاليت ها و نگرش هاي كساني كه براي انجام كارهايي غير از مديريت دانش حقوق مي گيرند، در موفقيت اين نوع مديريت نقشي مهم تر دارد. مديران برنامه ريزي، تحليل گران تجاري. مهندسان طرح و توليد و حتي منشي ها و مستخدمان، از جمله مهمترين مديران دانش به شمار مي آيند. تمام آن ها در كارهاي روزانه خود به خلق، جستجو، تسهيم و استفاده از دانش احتياج دارند. به اين ترتيب، شكي نيست كه مديريت دانش بايد بخشي از وظايف همه كاركنان بدل شود.
اگرچه بسياري از سازمان ها و شركت ها ادعا مي كنند كه دانش كاركنان، منبعي با ارزش است، اما غالباً همّ خود را بر توسعه فعاليت هاي دانش گراي كاركنان متمركز نمي كنند.
كاركنان مديريت دانش
اولين وظايف هر فرد متعهد به دانش، با كارهاي روزمرة مديريت دانش ارتباط دارد. بعضي از اين كارها كاملاً فني هستند؛ نوشتن html و perlهاي مكتوب براي پايگاه هاي وِب، ساخت يا بازسازي پايگاه دانش، نصب و نگهداري نرم افزارهاي دانش محور (مانند لوتوس نوتز)، نمونه اي از اين نوع كارهاي فني است.
كارهاي روزانه دانش، كارهايي معمولي هستند اما مديريت دانش، مستلزم انجام كارهاي جالب و جديد است. هماهنگي، كتابداري، گزارشگري، ويرايشگري، گردآوري دانش و نظايرآنها، نمونه هايي از اين نوع كارها هستند.
كارهاي مديريت دانش به سرعت رو به افزايش هستند. شركت مشاوره اندرسون، داراي بيش از 200 مورد از اين نوع كارهاست.
كارهاي «مديريت دانش» شركت هاي ارنست ويانگ، مك كينزي و مشاوره آي. بي.ام نيز احتمالاً نزديك به همين تعداد خواهد شد. «كوكاكولا» داراي 40 سمت و «هيولت پاكارد» نيز حدود 20 تا 30 سمت دانشي دارد. اين شركت، داراي مديران دانش است كه وظيفه آنها جذب، ذخيره سازي و حفظ دانشي است كه ديگران توليد مي كنند.

[Borna66]

مدير ارشد دانش
به تازگي بسياري از شركت هاي امريكايي و معدودي از شركت هاي اروپايي، به استخدام «مديران ارشد» دانش براي هدايت امور مديريت دانش خود پرداخته اند. در برخي از اين شركت ها، سمت هايي نظير «مسؤولان ارشد آموزش» ايجاد شده است. اين مسؤوليت ها نقش هايي مربوط به همين مباحث بوده و شامل مديريت دانش و ترويج يادگيري سازماني مي شوند. اين سمت ها، سمت هايي مديريتي در سطوح «رؤساي ارشد اطلاعاتي»، «رياست دواير منابع انساني سازمان» و «رهبري واحدهاي تجاري و عملياتي» هستند. ديگر مسؤوليت هاي مربوط به اين زمينه ها عبارتند از : مديريت سرماية فكري (سمتي در «اسكانديا» يكي از شركتهاي بيمه سوئدي) مديريت انتقال دانش (آزمايشگاه هاي «باكمن») و مديريت جهاني سرمايه فكري، مديريت سرمايه فكري (شركت شيميايي «داو»).
يك مدير ارشد در هر سازمان، مي بايستي :
• دانش و يادگيري آن را تبليغ يا حمايت كند. به خصوص با توجه به اهميت دانش براي راهبردها و فرايندهاي شركت هاي كنوني، دگرگوني هاي درازمدت در فرهنگ هاي سازماني و رفتارهاي فردي مربوط به دانش، امري ضروري است.
• زير ساخت هاي دانشيِ مناسبي مانند كتابخانه ها، پايگاه دانش، «شبكه هاي تعاملي رايانه انسان»، مركز تحقيقاتي و ساختارهاي سازماني دانش محور را براي سازمان طراحي كرده، آن ها را به مرحله اجرا در آورده و بر عملكرد صحيح آنها نظارت كند.
• روابط خود را با عرضه كنندگان اطلاعات و دانش (مانند شركاي دانشگاهي يا شركت هاي ارائه دهنده خدمات اطلاعاتي) به خوبي تنظيم كرده و با آن ها به توافق هايي در زمينه همكاري دست يابد.
• فرايندهاي ايجاد و استفاده از دانش را از طريق تغذيه شبكه هاي مربوطه توسط اطلاعات مرتبط با مواردي مانند محصولات جديد، تحقيقات بازار و راهبردهاي تجاري، تقويت كرده و در صورت لزوم بهبود كاركرد اين فرايندها را در جاي جاي شركت تسهيل كند.
• شيوه هايي را براي رمزگذاري و به كارگيري دانش ابداع كند. اين رويكردها بايد بر دسته بندي هاي اساسي مربوط به شركت و نيز در برگيرنده نقشه ذخاير دانش و چارچوب هاي دانشي آينده، تأكيد ورزد.
• ارزش دانش را با استفاده از شيوه هاي سنتي و مالي يا به وسيله «مديريت حكايت» بسنجد و به درستي مورد استفاده قرار دهد. اگر سازمان ، ارزش «مديريت دانش» را به خوبي درك نكند، انجام وظايف مربوط استمرار نخواهد داشت.
• مديران حرفه اي دانش در سازمان را هدايت كند و در آنان روحيه كار گروهي را به وجود آورد.
• تدوين راهبرد دانش سازمان را هدايت كند طي اين راهبرد، منابع سازمان را بر زمينه هاي نيازمند به بيشترين توجه و فرآيندهاي دانشي كه تا حصول به وضع مطلوب فاصله زيادي دارند، معطوف سازد.
سه مورد از مهمترين مسؤوليت ها عبارتند از : «ساختن فرهنگ دانش» ، «خلق زير ساخت مديريت دانش» و «وادارساختن دو مورد قبلي به سوق دهي اقتصادي». آن دسته از عوامل فرهنگي كه معمولاً در درازمدت تغييراتي را ايجاد مي كنند، احتمالاً به نوع افراد استخدام شده و اصولاً به دلايلي كه افراد استخدام شده از ابتدا براي همكاري با سازمان داشته اند، بستگي دارد. البته شركت مي تواند در كوتاه مدت «فرهنگ دانش» را با ابزارهايي چون آموزش، اجراي طرح هاي انگيزشي و برنامه ها و الگوهاي مديريتي حاكم كند.
مديريت دانش، حتي در صنايعي كه در نگاه اول ارتباطي با دانش ندارند (بيمه) عرض اندام كرده است (اسكانديا در سوئد لينكن نشنال لايف در امريكا). به تازگي چند شركت كانادايي سمت هايي مانند «مديريت ارشد دانش» ايجاد كرده اند، اما خدمات بيمه عملاً شامل بسياري از حوزه هاي مهم دانش مي شود. «دانش بيمه گري» ، «دانش برآورد خسارت» و «دانش سرمايه گذاري» نمونه هايي از حوزه هاي دانش در صنعت بيمه تلقي مي شوند.
چهار سطح براي مسؤوليت هاي مديريت دانش مشخص شده است :
1ـ كاركنان صف كه بايد دانش را در وظايف روزانه خود اداره كنند. 2ـ كاركنان مديريت دانش. 3ـ مديران طرحهاي دانش. 4ـ مديران ارشد دانش.
بايد به خاطر داشت كه مديريت دانش هنوز مبحثي جديد است و به طور مقدماتي در شركت هايي با محيط كاري و سازماني به شدت در حال دگرگوني اعمال شده است. بنابراين، شركتي كه مي خواهد براي اولين بار دانش خود را مديريت كند، بايد هماهنگ با شرايط و در صورت لزوم حتي به صورت مكرر نظام مديريت دانش خود را تغيير دهد. يكي از پژوهشگران در مورد ساختارهاي سازماني شركت هاي مبتلا به دگرگوني هاي سريع گفته است :
«اهميت محوري شبكه هاي غيررسمي در شركت هاي داراي فن آوري بالا، ناشي از اين واقعيت است كه بهره وري (سازمان ها، شركت ها ونظاير آن ها ) دانش محور به توانايي ها، تعهدات، انگيزه ها و ارتباطات كارمندان بستگي دارد. كاركنان اين مجموعه ها را نمي توان با عناوين، سمت ها و مسؤوليت هاي از قبل تعيين شده در يك سلسله مراتب خشك قرار داد و برنامه ريزي كرد. از سوي ديگر، دگرگوني هاي پيوسته معمولاً سمت ها و مناصب نهادينه شده را از دور خارج مي كند
يكي ازدلايل خوب اعمال نشدن مديريت دانش در گذشته اين بود كه واقعاً كسي مسؤول و متولي آن نبود.
فن آوري هايي براي مديريت دانش
خطر واقعي اين نيست كه رايانه ها همانند انسان ها فكر كنند، خطر واقعي اين است كه انسان ها هم چون رايانه ها بينديشند.
sydney j. harris سيدني جي. هريس
مديريت دانش بسيار فراتر از فن آوري است، اما بي ترديد «فن آوري دانش» بخشي از مديريت دانش است. بديهي است كه در دسترس قرار گرفتن چند فن آوري جديد مثل «لوتوس نوتز» «شبكه وب» باعث تسهيل و تسريع نهضت مديريت دانش مي شود. البته دانش و ارزش هاي مهار آن از ديرباز براي بشر شناخته شده، اما فن آوري هاي نوين آتش دانش را شعله ورتر ساخته اند.
فن آوري دانش در جاي جاي شركت هيولت پاكارد ريشه دوانيده است. مديران سامانه هاي (سيستم هاي) اطلاعاتي اين شركت (به ويژه در 1995) به تدريج دريافتند كه رشد واقعي كاربردها كمتر به داده ها و بيشتر به «مديريت دانش»، «تخصص»، «مدارك و اسناد» حاوي آن ها بستگي دارد.
امروزه، «هيولت پاكارد» نمايش گر واقعي مديريت دانش مبتني بر «وب» است. سامانه «شريك فروش هاي الكترونيكي» electronic sales partner (esp) اين شركت حاوي صد هزار سند است و با اين حجم از اسناد خود، جريان فروش را براي فروشندگان سامانه هاي رايانه اي «هيولت پاكارد» تسهيل مي كند.
با توجه به آن چه گفته شد، آشكار است كه مفهوم مديريت دانش نه تنها در هيولت پاكارد بلكه در بسياري از شركت هاي ديگر، بدون فن آوري هاي مبتني بر دانش از توانمندي هاي بسيار محدودي برخوردار خواهد بود. بيشترين ارزش فن آوري در مديريت دانش، افزايش قابليت دسترسي به دانش و تسريع انتقال آن است. فن آوري اطلاعات، امكان بيرون كشيدن دانش را از ذهن صاحب دانش فراهم مي آورد.

[Borna66]

سامانه هاي سيستم كاردان و هوش مصنوعي
مديريت دانش به ويژه در سال هاي اخير، بيش از هر زمان ديگر توجه محققان را به خود جلب كرده است. از ده ها سال پيش تاكنون تلاش هاي زيادي براي استفاده از فن آوري در زمينه جذب و استفاده از دانش صورت گرفته است. اين تلاش ها تحت عنوان «هوش مصنوعي» معمولاً بر مديريت حوزه هاي محدود دانش، مانند تركيب رايانه ها يا تشخيص نوعي بيماري خاص، متمركز بوده اند.
همانند بسياري از ديگر زمينه هاي فن آوري، توقعات زيادي از فن آوري دانش وجود داشته و با شدت گرفتن عادت به استفاده از سامانه هاي كاردان، مثلاً ميل به بهره گيري از فن آوري دانش نيز افزايش يافته است.
نوآوري هاي فني آينده، مثل افزايش سرعت و پيچيده ترشدن رويه هاي جستجوگري، احتمالاً شبكه جهاني ارتباطات را به منبع دانش مفيدتري تبديل مي كنند، اما ظهور واسطه هاي انساني اينترنت كه از توانايي يافتن موارد مفيد و با كيفيت برخوردارند، ارزش اينترنت را به عنوان نوعي وسيله دانش، در مقايسه با ديگر پيشرفت هاي فني افزايش مي دهد.
در گذشته، ذخاير يا انبارهاي انباره هاي دانش عمدتاً بيرون از سازمان ها قرار داشتند و از آن ها براي دستيابي به «اطلاعات رقابتي»، «دانش بازار» يا «دانش فني» ، «حقوقي» يا «تجاري» بيروني استفاده مي شد. اكنون بسياري از شركت ها در حال ايجاد ذخايري براي دانش نظام يافته و داراي منشاء داخلي هستند. آن ها انباره هايي داخلي براي «دانش محصولات داخلي»، «دانش بازاريابي»، «دانش مشتريان» و مواردي از اين دست به وجود مي آورند.