سيستمهاي erp وفرآيندپياده سازي آن

[Borna66]

با توجه به روند رو به گسترش جهاني شدن و افزايش رقابت در بازارهاي جهاني ، شركتها در سالهاي آينده ناگزير به پيوستن به بازارهاي جهاني خواهند بود و براي انجام اين كار وجود آمادگي لازم از جهات مختلف امري ضروري بنظر ميرسد .از مهمترين ابزارهاي مورد استفاده جهت كسب اين آمادگي ميتوان به عامل فناوري اطلاعات و ارتباطات اشاره كرد كه با استفاده از آن قادر خواهيم بود هر چه سريعتر اين مسير را طي كنيم .يكي از ابزارهاي مهم فناوري اطلاعات و ارتباطات كه نقش مهمي در يكپارچگي اطلاعات و عمليات موجود در موسسات داشته و نهايتا با استفاده از امكانات خاص زمينه را براي پيوستن به بازارهاي جهاني فراهم ميسازد ، سيستمهاي برنامه ريزي منابع سازمان يا erp ميباشد كه در حال حاضر بعنوان يكي از اخرين ابزارهاي برنامه ريزي و مديريت در جهان مطرح ميباشد

[Borna66]

مباحث انساني در پياده سازي پروژه هاي ERP :

اغلب افراد دليل ناكامي در پياده سازي پروژه هاي ERP را چالشهاي مربوط به فناوري اطلاعات و ظهور مباحث جديد در اين حوزه در داخل سازمان از قبيل پايگاههاي داده به اشتراك گذاشته شده ، معماري مبتني بر client/server ، فناوري اينترنت و... ميدانند ولي تحقيقات بعمل آمده در اين مورد حاكي از اين نكته است كه عامل اصلي اين ناكاميها مسائل مربوط به نيروي انساني در سازمانها ميباشد .

در تحقيقي كه بوسيله Deloitte & Touche(1998) انجام شده اين موضوع به روشني اثبات شده است كه دليل اصلي و اوليه ناكامي اين پروژه ها مباحث غير تكنولوژيكي بوده است .در اين تحقيق يكي از سئولاتي كه از سازمانها پرسيده شده اين است كه موانع كليدي دستيابي به موفقيت در اجراي پروژه هاي ERP چه عواملي هستند ؟ از اين عوامل ده عامل اصلي و اوليه كه مهمتر از ساير عوامل شناخته شده است در زير ارائه گرديده است و نكته مهم اينجاست كه فقط دهمين عامل مربوط به بحث فناوري اطلاعات ميباشد و ساير عوامل مربط به مباحث انساني و مديريت تغييردر سازمان ميباشند .
مقاومت در برابر تغيير (82%)
مهارتهاي ناكافي تيم پروژه(44%)

حمايت و پشتيباني ناكافي(72%)
حوزه فعاليت نامشخص(44%)

انتظارات غير واقعي(65%)
عدم وجود برنامه مشخص مديريت تغيير(43%)

مديريت ضعيف پروژه (54%)
عدم وجود يك نگرش فرآيندي به مسئله(41%)

جالب توجه نبودن عامل تغيير(46%)
عدم وجود انسجام در جنبه فناوري اطلاعات مسئله(36%)

[Borna66]

با توجه به اين عوامل بايد گفت مباحث انساني و مديريت تغيير بايد قبل از شروع پروژه و همچنين در طول فرايند اجراي پروژه بصورت مستمر مورد توجه قرار گيرد .انتخاب افراد مناسب و شايسته از داخل شركت از همان ابتداي امر كه داراي مهارتهاي كافي بوده ، تا مرحله اتمام پروژه بصورت تمام وقت در تيم پروژه فعاليت كنند ، قابليت انجام فعاليت بصورت بين وظيفه اي و درحوزه هاي كاري مختلف را داشته باشند ، با انگيزه بالا، با هوش ،خلاق ، سخت كوش ، علاقمند به كار تيمي و آشنا با استراتژيها و زمينه فعاليت سازمان باشند بسيار مهم است .پس از انتخاب اين تيم كه از افراد داخل سازمان صورت ميگيرد نمايندگاني هم از شركت فروشنده نرم افزار براي شروع فرآيند راه اندازي پروژه به خدمت گرفته خواهند شد .مهارت بالاي اين نمايندگان و مشاركت و تطابق آنها با اعضاي تيم پروژه انتخابي از داخل سازمان به روند موفقيت پروژه كمك خواهد كرد .يكي از نقشهاي بسيار كليدي و مهم در اين فرآيند نقش مديريت پروژه است كه لازم است از پرسنلي غير از بخش فناوري اطلاعات انتخاب شوند و بعلاوه فردي با تجربه ، مورد احترام در داخل سازمان و آشنا به فرآيندهاي كسب و كار مرتبط باشد .اين فرد وظيفه دارد روند پروژه را در جهت دستيابي به اهداف تعيين شده در زمان و با بودجه مشخص شده هدايت كرده و موانع موجود در راه موفقيت را به كمك تيم راهبري و ساير مشاوران رفع نمايد . اين فرد علاوه بر اين وظيفه مديريت ساير اعضاي تيم پروژه را نيز برعهده خواهد داشت .از ديگر نقشهاي مهم و مورد نياز ميتوان به نقش مشاور مدير پروژه اشاره كرد . اين فرد در مواردي كه مدير پروژه تجربه كافي و لازم را در مورد تكنيكها ، ابزارها ، روشها ، بسته نرم افزاري خريداري شده و در حال پياده سازي ، مديريت تغيير و ساير مباحث از جمله مباحث مربوط به فناوري اطلاعات را ندارد ، به وي به عنوان مشاور كمك خواهد كرد .هر پروژه نياز به يك قهرمان پروژه (Champion) دارد كه در پروژه هاي ERP اين نقش توسط پشتيبان اجرايي [77] انجام خواهد شد .اين فرد معمولا يكي از مديران سطح بالاي سازمان است كه مسئوليت بخشهاي درگير در مراحل پياده سازي پروژه را عهده دار خواهد بود .كميته راهبري از ديگر اجزاي تشكيل دهنده تيم اجرايي پروژه ERP ميباشد و شامل مديراني به نمايندگي از همه بخشهاو حوزه هاي اصلي درگير با سيستم جديد ميباشد .نهايتا آخرين عضوي كه تيم رهبري پروژه را تشكيل ميدهد نماينده اي از فروشنده بسته نرم افزاري است كه وظيفه دارد رضايت خريدار را در تماام مراحل اجرايي به نرم افزار جلب كند و درنهايت شركت را تشويق به انعقاد قرارداد پشتيباني نرم افزارها پس از پايان كار پياده سازي نمايد .علاوه بر اين وي مسئول اولويت بندي و رفع مشكلات نرم افزاري ظاهر شده در روند راه اندازي پروژه خواهد بود .

علاوه بر اعضاي تيم رهبري پروژه ، نقشهايي نيز براي پشتيباني و طراحي مجدد فرآيندهاي كسب و كار جهت تطبيق با اهداف پروژه و بهره برداري مناسب از مزاياي اجراي آن لازم خواهد بود . از اين قبيل نقشها ميتوان به تحليلگر بسته نرم افزاري ، تحليلگر فرآيندهاي كسب وكار ، كاربران اصلي[78] كه وظيفه آموزش و راهنمايي ساير اعضاءو كاربران را برعهده دارندو همينطور نقش تحليلگر پايگاه اطلاعات و برنامه نويس كه وظيفه توليد ابزار مناسب براي تبديل داده ها[79]و رفع مشكلات نرم افزار را انجام ميدهند ، اشاره كرد .

بجز اين نقشها كه بعنوان نقشهاي مورد نياز در سازمان تيم پروژه در بالا به آنها اشاره شد نياز به متخصصاني از خارج سازمان جهت پشتيباني از اجراي پروژه با مهارتهاي خاص و منحصربفرد نيز خواهيم داشت . اين افراد در قالب گروههايي با عناوين متخصصان بسته نرم افزاري ، متخصصان فني و متخصصان سازماني تيم پروژه را پشتيباني خواهند كرد .گروه اول از افرادي تشكيل شده است كه نسبت به ماجولهاي نرم افزار به همراه ارتباط آنها با يكديگر ، قابليتهاي آنها و امكان ارتباط ابن نرم افزارها با ساير نرم افزارهاي موجود در بازار شناخت كامل دارند . گروه دوم را متخصصان مسائل فني بكارگرفته شده در نرم افزار از قبيل سيستمهاي عامل خاص (NT ، Unix، Linux،OS/400و...( و يا پايگاههاي داده مورد استفاده (SQL Server ، Oracle،Informixو...) تشكيل ميدهند .اين افراد وظيفه ايجاد امنيت براي سيستم جديد ، ايجاد تطابق لازم بين نرم افزار و پايگاه داده ، طراحي بهينه معماري شبكه و... را برعهده دارند و نهايتا متخصصان سازماني در مورد مباحث مديريت تغيير و طراحي فرآيندهاي سازماني ، ساختار سازمان ، طراحي مشاغل ، استراتژيهاي ارتباطي ، تكنيكهاي آموزشي و برنامه هاي تشويقي براي توسعه بهتر و بهينه تر سيستم جديد در سازمان مورد استفاده قرار خواهد گرفت .

[Borna66]

اجزاي تشكيل دهنده سيستمهاي erp:

اگر اجزاي سيستمهاي erp توليد شده توسط شركتهاي مختلف در اين حوزه فعاليت را مورد بررسي قرار دهيم مي بينيم كه اين سيستمها داراي چند بخش كلي هستند كه تقريبا در سيستمهاي همه فروشندگان erp ارائه شده است . در يك تقسيم بندي كلي ميتوان اين اجزاء را در قالب گروههاي زير مورد بررسي قرار داد :



بخش اصلي سيستم erp شامل ماجولهاي كاربردي ميباشد كه هر شركت بنا بر نياز خود از اين بخشها استفاده ميكند ولي نكته مهم آن است كه همه اين بخشها به يكديگر مرتبط بوده و از انسجام خاصي برخوردارند .بطور كلي اين بخشها را ميتوان بصورت زير برشمرد :
حسابداري مالي: سيستمي است براي مديريت اتوماتيك و گزارشدهي مربوط به دفاتر كل ، حسابهاي دريافتني و پرداختني و ساير موارد مربوط به سيستم حسابداري و نگهداري حسابها
كنترل: براي نگهداري جريان درآمدها و هزينه ها در يك شركت استفاده ميشود و بعنوان يك ابزار مديريتي براي تصميم گيريهاي سازماني كاربرد دارد .
مديريت داراييها (اموال): سيستمي است كه براي نگهداري اطلاعات مربوط به داراييها از جمله خريد ، فروش ، استهلاك و مديريت سرمايه گذاري در داراييها كاربرد دارد .
سيستم پروژه : اين سيستم جهت برنامه ريزي ، كنترل و نظارت بر پروژه هاي پيچيده و بلند مدت داراي اهداف مشخص و تعريف شده كاربرد دارد .
سيستم جريان كار: سيستمي است براي ارتباط ماجولهاي كاربرديerp با ابزار ، خدمات و فناوريهاي مختلف ديگر
راه حلهاي صنعتي [80]: سيستمي است كه ماجولهاي كاربرديerp را با برنامه هاي كاربردي ديگر كه خاص برخي از صنايع از جمله نفت ، گاز ، دارويي و بانكداري نوشته شده است تركيب ميكند .
منابع انساني : سيستمي است كاملا يكپارچه كه براي پشتيباني و برنامه ريزي از فعاليتهاي پرسنل در شركتها كاربرد دارد .
سيستم نگهداري شركت : اين سيستم وظيفه برنامه ريزي نيازمنديهاي مربوط به نگهداري از ماشين آلات و ساير امكانات موجود در شركتها بخصوص شركتهاي توليدي را بر عهده دارد .
مديريت مواد : اين سيستم وظايف مربوط به تداركات و انبار مواد ، سفارش مجدد و ... را بر عهده دارد .
مديريت كيفيت : يك سيستم اطلاعاتي و كنترل كيفي است كه برنامه ريزي كيفيت ، بازرسي و كنترل تداركات و توليد را بر عهده دارد .
برنامه ريزي توليد : براي برنامه ريزي و كنترل فعاليتهاي توليدي يك شركت كاربرد دارد. اين ماجول شامل اجزاي فرعي [81]bom ، مراكز كاري ، رديابي مواد ، برنامه ريزي عمليات و فروش ، برنامه كلان توليد (mps) ، برنامه ريزي نيازمنديهاي مواد ، كنترل سطح كارخانه ، سفارشات توليد ، هزينه يابي مواد و...ميباشد .
فروش و توزيع: اين سيستم ، بهينه سازي همه وظايف مربوط به فروش ، ارسال و صدور صورتحساب را در برميگيرد . اجزاي فرعي اين ماجول شامل پشتيباني قبل از فروش ، پردازش درخواست مشتري ، پردازش اعتبار مشتري ، پردازش سفارشات فروش ، پردازش ارسال كالاو سيستم اطلاعات فروش ميباشد .

اين اجزا ميتوانند خود داراي اجزاي فرعي باشند كه براي وظايف و مقاصد ويژه اي كاربرد دارد كه عبارتند از : ساختار سازماني شركت ، طراحي چارچوب گزارشات داخلي و خارجي ( جهت ارسال به سازمانهاي خارج از شركت ) ، سازمان فروش ، كانالهاي توزيع كالا، سلف سرويس كارمندان ( كارمندان قادرند از طريق اينترنت به اطلاعات خود درسيستم منابع انساني دسترسي داشته باشند )، سيستم matchcode جهت يافتن اطلاعات خاص مورد نياز با استفاده از ابزارهاي جستجو ، امنيت سيستم و ....

[Borna66]

[1] Enterprise Resource Planning

[2] Prototyping

[3] Concurrent Engineering(Nevis & Whitney 1989)

[4] Just In Time Production

[5] Pareto Principle

[6] Drum-Buffer-Rope(Goldratt & Fox)

[7] The Theory of Constraints

[8] Group Technology

[9] Agile Manufacturing

[10] Constant Work in Process

[11] Synchronized Manufacturing

[12] Transaction Processing Systems

[13] Material Requirement Planning

[14] Relational Database Management Systems

[15] Application

[16] Bill Of Material Processors

[17] Material Requirement Planning

[18] Master of Production Schedule

[19] MRP for Services

[20] Module

[21] Capacity Planning

[22] Shop Floor Control

[23] Manufacturing Resource Planning

[24] Oliver W. Wight(1980)

[25] Distribution Requirement Planning

[26] Standard Package

[27] Reinvent The Wheel

[28] Debug

[29] System Application & Products

[30] Best Practices

[31] E-Procurement

[32] E-Retailing

[33] Electronic Data Interchange

[34] Electronic Fund Transfer

[35] The Gartner Group

[36] Russell & Taylor(1995)

[37] Graphical user Interface

[38] Watson & Schneider(1999)

[39] E-Business

[40] Customer Relationship Management

[41] Supply Chain Management

[42] Solution

[43] User Friendly

[44] Dave Duffield

[45] Ken Morris

[46] Jack Thompson

[47] Dan Gregory

[48] Mc Vaney

[49] Supplier Relationship Management

[50] Business Intelligence

[51] Collaboration & Integration

[52] Davenport,1998

[53] Hershey

[54] Miller

[55] Business Process Change

[56] Kettinger & Grover

[57] Socio-Technical

[58] Business-Focused Software Configuration

[59] Critical Success Factors

[60] CSFs

[61] Holland & Light(1999) ، Sumner(1999) ،Willcocks & sykes(2000)

[62] Somers & Nelson , 2001

[63] Top Management Commitment/Support

[64]Ewushi-Men-Sah &Przanyski,1991

[65] Slevin & Pinto,1987

[66] Welti(1999)

[67] Cross-Functional Team



[68] Steering Committee

[69] Total Solution

[70] Implementation Accelerators

[71] Pawlowsiki & Bondreau,1999

[72] Martin & Ching(1999)

[73] On Job Training

[74] Graphical User Interface

[75] Documentation

[76] H Akkermans & K Van Helden

[77] Executive Sponsor

[78] Key Users

[79] Data Conversion

[80] Industrial Solutions

[81] Bill Of Material

منبع:iiend.com