چهار مقاله در خصوص ارزشيابي كاركنان

[javad jan]

2-استفاده از نتايج ارزشيابي در انتصاب به پستهاي مديريت و سرپرستي
دستگاهها مكلفند در انتصاب كاركنان خود به پستهاي مديريت و سرپرستي ضمن رعايت ساير مقررات مربوط، نتيجه ارزشيابي آنان را مورد لحاظ قرار داده و كاركناني را به پستهاي فوق الذكر انتخاب نمايند كه امتياز ارزشيابي بالاتري را دارا باشند. اين مسئله اهميت اجراي دقيق و عادلانه ارزشيابي را مورد توجه قرار داده و انشاءالله كه ارزشيابي كنندگان گرامي واقعاً در دادن امتيازات ارزشيابي نهايت دقت و حساسيت را اعمال نمايند تا خداي نكرده حقي از كسي ضايع نگردد و شايستگان در رأس امور قرار گيرند.
3-استفاده از نتايج ارزشيابي در ارتقاء گروه:
v ارتقاء گروه استحاقي كاركنان كه در هر دوره ارزشيابي امتياز 17 تا 30 را كسب نمايند بر اساس قوانين و مقررات استخدامي صورت خواهد گرفت.
v زمان ارتقاء گروه كاركناني كه امتياز ارزشيابي آنها 14 تا 17 باشد به مدت شش ماه به تعويق خواهد افتاد.
v زمان ارتقاء گروه كاركناني كه امتياز ارزشيابي سالانه آنها كمتر از 14 باشد به مدت يكسال به تعويق خواهد افتاد.

[javad jan]

v
4-استفاده از نتايج ارزشيابي در افزايش فوق العاده شغل:
دستگاه هاي مسئول قانون نظام هماهنگ مكلفند فوق العاده شغل كاركناني را كه در هر دوره ارزشيابي بالاترين امتيازات را در واحد سازماني خود كسب مي نمايند به شرط اينكه از سقف مقرر در ماده 4 قانون نظام هماهنگ تجاوز ننمايند براي مدت يكسال به شرح ذيل افزايش دهند.
v افزايش فوق العاده شغل (برجستگي) به ميزان 20 درصد براي 10 درصد كاركنان كه بيشترين امتيازات را كسب نموده اند.
v افزايش فوق العاده شغل (برجستگي) به ميزان 10 درصد براي 10 درصد كاركنان كه داراي بالاترين امتيازات بعدي مي باشند.
v براي اين قبيل افراد امتياز معيار رفتار اخلاقي نبايد كمتر از 2 باشد.
v در صورت تساوي امتيازات مشمولان رديفهاي فوق نظر مدير واحد ملاك عمل براي واحد ارزشيابي خواهد بود.
v در صورتيكه كاركنان واحدي كمتر از ده نفر باشد در اين دستورالعمل آمار واحد مزبور با آمار واحد ديگري كه تحت نظارت يك شاخه معاونت انجام وظيفه مي‌نمايند ادغام گردد و سپس اقدام لازم صورت مي پذيرد.
v چنانچه در محاسبه آمار كاركنان با توجه به نسبتهاي تعيين شده، ارقام اعشاري بدست آيد كسر نيم و بالاتر يك به حساب مي آيد و كسر كمتر از نيم محاسبه نمي‌گردد بعنوان مثال چنانچه تعداد كاركنان 2 واحد به ترتيب 23 و 26 نفر باشند براي محاسبه تعداد افراد مشمول 20 درصد افزايش فوق العاده شغل به ترتيب زير عمل مي شود.
با توجه به اينكه 10 درصد كاركنان مجموعه مي توانند از برجستگي 20 درصد استفاده نمايند در واحد اولي 10 درصد 23 نفر 3/2 مي شود كه كسر كمتر از نيم به حساب نمي آيد بنابراين فقط 2 نفر به عنوان برجسته 20 درصد انتخاب مي گردند اما در واحد دومي 10 درصد 26 نفر 6/2 مي شود كه كسر بيشتر از نيم يك بحساب مي آيد، لذا براي چنين واحدي سه نفر بعنوان برجسته 20 درصد انتخاب مي گردند. براي برجسته 10 درصد نيز به همين طريق محاسبه انجام خوانده شد.
v مديران و معاونين آنها جزء آمار واحد سازماني خود محسوب نمي گردند و افزايش فوق العاده شغل آنان بر اساس نتايج ارزشيابي در مقايسه با يكديگر در سطح سازمان و با رعايت مفاد فوق انجام خواهد شد.
v كليه كاركنان رسمي، پيماني يا موقت كه مشمول قانون نظام هماهنگ پرداخت حقوق كاركنان دولت هستند مشمول مقررات اين دستورالعمل مي باشند.
5-تعيين ضريب افزايش سنواتي با استفاده از نتايج ارزشيابي:
ضريب افزايش سنواتي براي كاركنان مشمول نظام هماهنگ بر اساس نتايج ارزشيابي به ميزان 3،4 يا 5 درصد خواهد بود.
كليه كاركنان رسمي، ثابت، قراردادي كه امتيازات كسب شده آنها 27 و بالاتر باشد از 5 درصد افزايش سنواتي بهره مند مي گردند. براي امتيازات پائين تر نيز واحد ارزشيابي طبق بخشنامه هاي موجود عمل خواهد نمود.
ضريب افزايش سنواتي براي همكاراني كه به مدت كمتر از 6 ماه با حفظ پست سازماني به دستگاههاي ديگر مأمور مي شوند بر عهده دستگاه متبوع خواهد بود
تعيين ضريب افزايش سنواتي همكاراني كه بيش از 6 ماه و بدون حفظ پست سازماني به دستگاههاي ديگر مأمور مي شوند بر عهده دستگاه محل مأموريت خواهد بود.
v درصد افزايش سنواتي كاركناني كه بيش از 6 ماه در مأموريت آموزشي بسر مي‌برند با كسب نظر از مؤسسه آموزشي مربوطه توسط واحد ارزشيابي سازمان تعيين مي گردد.
v كاركنان پيماني كه به رسمي آزمايشي تبديل وضع مي نمايند تا زمان رسمي قطعي از 2 درصد افزايش سنواتي بهره مند خواهند گرديد
تعيين ضريب افزايش سنواتي كاركناني كه كمتر تاز 6 ماه به خدمت اشتغال داشته باشند با نظر معاونت مربوطه بر عهده واحد ارزشيابي دستگاه مي‌باشد.

[javad jan]

v
6-استفاده از نتايج ارزشيابي در آموزش و بهسازي كاركنان:
واحد ارزشيابي دستگاه با توجه به نقاط قوت و ضعف مندرج در صفحه 4 فرم ارزشيابي نيازهاي آموزشي كاركنان را استخراج و به واحد آموزش دستگاه منعكس مي نمايد اين آموزشها ميتواند حسب مورد آموزشهاي شغلي، اصول سرپرستي و مديريت، معارف اسلامي، كارآموزي و آموزشهاي بلند مدت را شامل شود:
توضيح درباره كاربرد نتايج ارزشيابي در رديفهاي 6،7،9،10،11 از حوصله اين مقوله خارج بوده و نظر به اختصار مجموعه از آن خودداري مي نمائيم.
v كليه ارزشيابي كنندگان مكلفند در موارديكه رفتار و عملكرد كاركنان تحت سرپرستي خود را در سطوح بسيار بالاتر از حد انتظار يا كاملاً مطلوب ارزشيابي مي‌نمايند گزارش توجيهي از رفتار و عملكرد كارمند تهيه و همراه با فرم ارزشيابي جهت بررسي به واحد ارزشيابي سازمان ارائه نمايند.
v با اين توضيح قطعاً امتيازات بالاتر از 29 مشمول اين بند خواهند بود و لذا الزامي است ارزشيابي كنندگان محترم در تعيين بالاترين امتياز مجموعه دقت كافي معمول و از دادن امتيازات غلوآميز خودداري فرمايند.
v نكته بسيار مهم و حائز اهميتي كه ذكر آن الزامي است اينكه كليه واحدهاي مؤسسه تحقيقات واكسن و سرمسازي رازي كه جداقل 15 نفر كارمند داشته باشند در مجموعه خود و نسبت به يكديگر سنجيده مي شوند لذا ارزشيابي كنندگان محترم بايستي افراد تحت سرپرستي خويش را نسبت به هم ارزيابي نموده و امتيازات ساير مجموعه هاي مؤسسه را به هيچوجه ملاك ارزشيابي كاركنان خود قرار ندهند.
v ضمناً از نظر واحد ارزشيابي مديري در ارزشيابي صحيح كاركنان خود موفق تر و با دقت تر است كه امتيازات داده شده در مجموعه تحت سرپرستي داراي دامنه تغييرات قابل قبولي باشند زيرا طبيعي است كه تمامي افراد يك مجموعه در عوامل عملكرد رفتار شغلي و اخلاقي يكسان نيستند و لذا بايستي تفاوت در امتيازات محسوس باشد متأسفانه در سالهاي گذشته بعضي ارزشيابي كنندگان محترم جهت راضي نگه داشتن اكثر كاركنان خود امتيازات تكراري زيادي را لحاظ مي كنند كه اين روش علاوه بر اينكه در يك نگاه نحوه ارزشيابي آن مجموعه را زير سؤال خواهد برد در سالهاي آتي خود وي را در تعيين افراد برجسته و… با مشكل زيادي روبرو خواهد ساخت و با مجموعه عظيمي از افراد با شرايط يكسان و مدعي روبرو خواهد گرديد.
بهمين منظور بايستي تمامي موارد مندرج در فرم ارزشيابي به دقت مطالعه و بر اساس شناختي كه سرپرست از كارمندان خود دارد امتياز واقعي به او داده شود و تفاوتها حتي به ميزان اندك نيز مد نظر ارزشيابي كنندگان باشد.

[javad jan]

	​

نحوه رسيدگي به شكايات ارزشيابي:
در جهت استقرار نظام عادلانه ارزشيابي و ممانعت از اعمال سليقه و نظريات شخصي ارزشيابي كنندگان و تأييد كنندگان در تكميل فرمهاي ارزشيابي و نيز به منظور جلوگيري از تضييع حق كاركناني كه نسبت به نتيجه ارزشيابي خود معترض مي باشند رسيدگي به شكايات ارزشيابي به شرح ذيل اجراء مي شود. كميته اي با تركيب اعضاء كارشناس مسئول ارزشيابي و دو نفر به انتخاب بالاترين مقام سازمان تحت عنوان كميته رسيدگي به شكايات ارزشيابي تشكيل مي گردد.
v كاركناني كه نسبت به نتيجه ارزشيابي خود معترض باشند و احساس نمايند حقي از آنان تضييع شده است مي توانند شكايت خود را حداكثر ظرف مدت يكماه پس از رويت امتياز ارزشيابي خود به كميته رسيدگي به شكايات تسليم كنند.
v شكايات ارزشيابي كاركناني كه ارزشيابي كننده و تأييد كننده فرم ارزشيابي آنان عضو رسيدگي به شكايات مؤسسه باشد در كميته رسيدگي به شكايات مركز (وزارتخانه) طرح و رسيدگي مي شود و شكايات ساير كاركنان در كميته رسيدگي به شكايات ارزشيابي مؤسسه طرح و رسيدگي خواهد شد.
v كارشناس مسئول ارزشيابي در سازمان بعنوان دبيرخانه كميته رسيدگي به شكايات عمل خواهد كرد و ضمن دريافت شكايات ارزشيابي كاركنان نسبت به جمع آوري اطلاعات لازم در مورد موضوع شكايت اقدام و نتيجه را به منظور اتخاذ تصميم مقتضي و صدور رأي به كميته رسيدگي به شكايات ارسال مي نمايد.
v كميته رسيدگي به شكايات پس از بررسي نتايج تحقيقات بعمل آمده با اكثريت آراء تصميم خود را مبني بر تأييد و يا رد نتيجه ارزشيابي كارمند شاكي به كارشناس مسئول ارزشيابي حداكثر ظرف مدت دو ماه اعلام مي‌كند.
v كارشناس مسئول ارزشيابي موظف است در صورت تغيير نتيجه ارزشيابي توسط كميته مزبور ضمن انعكاس رأي كميته به كارمند شاكي، نسخ فرم ارزشيابي را جهت اقدام مقتضي به اداره كارگزيني و واحد متبوع كارمند ارسال كند. بديهي است در اينصورت كليه حقوق معوقه كارمند شاكي از تاريخ استحقاق به وي اعطاء خواهد شد.
v چنانچه در بررسي محرز گردد كه نتيجه ارزشيابي عمداً موجب تضييع حق ارزشيابي شونده گرديده است مسئول ارزشيابي موضوع را به اطلاع رياست سازمان جهت اتخاذ تصميمات مقتضي در مورد ارزشيابي كننده و تأييد كننده خواهد رساند.
v به كاركناني كه در سه دوره متوالي نتوانند حداقل 17 امتياز از مجموع 30 امتياز فرم ارزشيابي را كسب كنند شغل ديگري متناسب با استعدادهاي و توانائيهاي آنان بدون تغيير گروه داده خواهد شد.

[javad jan]

دستورالعمل تكميل فرمهاي ارزشيابي:
به طور كلي چهار نمونه فرم ارزشيابي توسط واحد ارزشيابي سازمان تهيه و با توجه به مدرك تحصيلي و پست سازماني كاركنان در اختيار واحدهاي مربوطه قرار داده خواهد شد.
1-فرم ارزشيابي مديران:
اين فرم جهت كليه معاونين سازمان مديران واحدهاي مختلف و معاونين مديران توسط واحد ارزشيابي تهيه و در اختيار آنها قرار خواهد گرفت، كليه همكاراني كه فرم ارزشيابي مديران در اختيار آنها قرار مي گيرد در يك مجموعه تحت عنوان مجموعه مديران نسبت به هم سنجش و مورد ارزشيابي قرار مي گيرند. اين مجموع با واحدهاي زير مجموعه خود محاسبه نگرديده و فوق العاده شغل و ساير مزاياي مربوط به ارزشيابي در گروه خود محاسبه مي گردد.
2-فرم ارزشيابي سرپرستان: اين فرم جهت مسئولين ادارات، واحدها و قسمتها تهيه مي‌گردد و معمولاً با مجموعه خود مورد ارزشيابي قرار مي گيرند.
3-فرم ارزشيابي كارشناسان: اين فرم جهت همكاراني كه داراي مدارك كارشناسي و بالاتر باشند تهيه و در اختيار واحدهاي مربوطه قرار خواهد گرفت.
4-فرم ارزشيابي كاركنان: اين فرم جهت ساير كاركناني كه در مجموع هاي فوق قرار نداشته باشند صادر مي گردد. تمامي فرمهاي فوق كاملاً شبيه به هم بوده و تفاوتهايي در مجموع عوامل فرآيندي (معيارهاي رفتار شغلي و رفتار اخلاقي)دارند. فرم ازرشيابي داراي 4 صفحه مي‌باشد در صفحه اول فرم رديفهاي 1 تا 13 براي هر فرد توسط واحد ارزشيابي سازمان تكميل مي گردد.
به جهت عدم بروز اشتباه حتي المقدور نام و نام خانوادگي ارزشيابي كننده، تأييد كننده و تأييد كننده نهايي در رديفهاي 18 تا 20 نيز توسط واحد ارزشيابي درج خواهد گرديد.
در صفحه دوم فرم ارزشيابي در رديف 22عوامل عملكردي درج گرديده است و در جدول مربوطه 4 رديف وجود دارد كه مسئول واحد (ارزشيابي كننده) مي بايست شرح وظايف ارزشيابي شونده را كه قبلاً توضيح داده شد در جلسه مصاحبه آغاز دور به اطلاع كارمند برساند در اين رديفها ثبت نمايد و در صورتيكه ارزشيابي كنندگان محترم شرح وظايف مدوني در اين مورد نداشته باشند واحد ارزشيابي حتي المقدور نسبت به همكاري در اين خصوص اقدام خواهد نمود.
در پايان سال بايستي ارزشيابي كننده با توجه به قرار دادن نقاط قوت و ضعف كارمند در طول دوره ميزان رضايت خويش را از عملكرد كاركند در هر رديف باعلامت ضربدر در ستون مربوطه اعلام نمايد.
بعنوان مثال چنانچه شخصي داراي پست مسئول دفتر باشد و در رديف 1 وظايف شغلي ايشان تنظيم ملاقاتها و اراتباطات تلفني (تنظيم اوقات ملاقات، احترام و توجه به مراجعان، راهنمايي مراجعان و…) درج گرديده است.
ارزشيابي كننده ميزان رضايت خود از اين بند وظايف نامبرده را به طريق زير مشخص مي نمايد.
1-در صورت رضايت بسيار كمتر از حد انتظار در ستون مربوط به عدد 1 علامت * مي‌گذارد.
2- در صورت رضايت كمتر از حد انتظار در ستون مربوط به عدد 2 علامت * مي گذارد
3-در صورت رضايت در حد انتظار در ستون مربوط به عدد 3 علامت * مي گذارد
4-در صورت رضايت بالاتر از حد انتظار در ستون مربوط به عدد 4 علامت * مي گذارد
5-در صورت رضايت بسيار بالاتر از حد انتظار در ستون مربوط به عدد 5 علامت * مي‌گذارد.
جمع امتيازات مربوط به عوامل عملكردي 20 امتياز (حداكثر 4 رديف 5 امتيازي)خواهد بود. امتياز عوامل عملكردي براي هر فرد از جمع عددهاي در نظر گرفته شده در رديفهاي مذبور بدست مي آيد و عدد حاصله در پائين جدول مقابل جمع امتياز و همچنين در رديف 14 صفحه اول درج مي گردد نكته قابل توجه در اين مورد اين است كه چنانچه ارزشيابي كننده حداقل در بيش از دو مورد از رديفهاي عوامل عملكردي ستون مربوط به بسيار بالاتر از حد انتظار را انتخاب نمايد بايستي گزارش توجيهي از عوامل مزبور را همراه با فرم ارزشيابي كارمند مربوطه به واحد ارزشيابي ارسال نمايد.
در صفحه سوم فرم ارزشيابي و در رديف 23 عوامل فرآيندي درج گرديده است.
عوامل فرآيندي شامل: معيارهاي رفتار شغلي و معيار رفتار اخلاقي مي‌باشد در ستون مربوط به معيار رفتار شغلي 7 رديف وجود دارد كه شرح معيار فوق در آن درج گرديده و داراي امتياز از صفر تا حداكثر يك مي باشند. همانطور كه در پائين جدول مزبور مشاهده مي گردد ارزش عددي مربوط به شرح ذيل مي باشند.
اساساً مطلوب نيست (0) چندان مطلوب نيست (25/0) قابل قبول (5/0) تقريباً مطلوب (75/0) و كاملاً مطلوب (1) ارزشيابي كننده بايستي به مطالعه دقيق هر رديف مثلاً رديف 1 كه رعايت مقررات و انضباط اداري است بايستي ميزان رضايت خويش از كارمند مربوطه را بر اساس نكات فوق انتخاب و در ستون مربوط به همان عدد علامت ضربدر * بگذارد فرضاً اگر حد قابل قبول را براي اين رديف انتخاب نمود بايستي در ستون مربوط به عدد 5/0 ضربدر بگذارد. بقيه رديفها به همين ترتيب عمل خواهد شد. حداكثر امتياز اين جدول 7 مي‌باشد كه جمع امتياز مكتسبه هر فرد در پائين جدول فوق و همچنين در رديف 15 صفحه اول درج مي گردد.
در صفحه 3 فرم ارزشيابي و در رديف 24 جدول مربوط به معيار رفتار اخلاقي است كه تمام توضيحات در آن درج گرديده و حداكثر داراي سه امتيار مي‌باشد.
ارزشيابي كنند با مطالعه تمامي بندهاي جدول نظر خود را با گذاشتن علامت * در كنار عدد مربوطه اعلام و عدد را مقابل امتياز كه در زير جدول نوشته شده است و نيز در رديف 16 صفحه اول درج خواهد نمود.
در پايان ارزشيابي كننده با جمع رديفهاي 14، 15، 16 صفحه اول امتيار كل يا نتيجه ارزشيابي را در رديف 17 همان صفحه درج و نسبت به امضاي فرم در رديف 18 اقدام خواهد نمود
پس از امضاي ارزشيابي كننده فرم جهت امضاي تأييد كننده نزد وي ارسال مي گردد و نامبرده موظف است در صورتيكه امتياز داده شده مورد تأييد اوست نسبت به امضاي فرم در رديف 19 اقدام و چنانچه تشخيص داد نياز به اصلاح و تجديد نظر در مورد امتياز داده شده مي‌باشد با هماهنگي ارزشيابي كننده اقدام خواهد نمود.
در مواردي كه خدمت كارمند برجسته و يا غير قابل قبول تشخيص داده شود فرم مزبور بايستي به امضاء تأييد كننده نهايي برسد در غير اين صورت نياز به امضاي تأييد كننده نهايي نمي باشد.
خدمت برجسته به كاركناني تعلق مي گيرد كه جزء 20 درصد بالاترين امتيازات مجموعه باشند.
خدمت غير قابل قبول براي كاركناني منظور مي شود كه حداقل 17 امتياز از مجموع 30 امتياز فرم ارزشيابي را كسب نكند.
در صفحه 4 فرم ارزشيابي نيز همانطور كه قبلاً توضيح داده شد نقاط قوت و ضعف كارمند در طول سال با ذكر زمان وقوع توسط مدير يا مسئول مربوطه درج مي گردد تا در پايان سال هنگام امتيازدهي مورد استفاده وي قرار گيرد.
در پايان نظر ارزشيابي كنندگان عزيز را به اين نكته جلب مي نمايم كه:
ارزشيابي كاركنان يكي از مؤثرترين ابزارهاي ارتقاء كارآمدي، توانمندي و بهسازي نيروي انساني است. به كمك اطلاعاتي كه از طريق ارزشيابي دقيق عملكرد نيروي انساني بدست مي آيد. برنامه ريزي شغلي، تصميمات اداري، تشويقات و تنبيهات از مباني موثق و قابل دفاع برخوردار مي شوند و در نتيجه ضابطه شايستگي در وضعيت خدمتي و سرنوشت اداري كاركنان بكار گرفته شده و مناسبات منطقي و عادلانه را در سازمان حاكم خواهد كرد.
حاكميت شايستگي و ايجاد فضاي سالم و مناسبات عادلانه موجب انگيزش سخت كوشي و تلاش فوق العاده كاركنان در اجراي اثربخشي وظايف شغلي و نيل به اهداف سازمان مي گردد.
مجموعه اين فعاليتها كارايي و بهره وري مؤسسه را افزايش داده، موقعيت و پيشرفت آن را تسهيل مي نمايد. با عنايت به مراتب فوق و با توجه به اهميت و تأثير ارزشيابي در ارتقاء كارآيي كاركنان و مؤسسه، اميد است مسئولين محترم و خصوصاً رياست محترم موسسه رازي با حمايت و پشتيباني قاطع از امر ارزشيابي كاركنان امكانات و تسهيلات لازم را جهت اجراي مطلوب طرح فراهم نموده و بدين ترتيب گام مؤثري در راه تحول اداري بردارند.س/6