مدیریت خرید و تدارکات در پروژه

[Borna66]

خريد و تدارکات يکي از مهمترين فعاليتهاي تيم هاي پروژه است. اين فرايندها با تمامي ارکان و بخشهاي پروژه در ارتباط بوده، هر گونه اختلال در آن منجر به ايجاد اشکال در روند اجرايي پروژه هاي عمراني و تاخير در تحويل طرح سرمايه گذاري مي شود. فرايند خريد و تدارکات در پروژه، شامل: مراحل برنامه ريزي، شناسايي منابع، درخواست، برگزاري و داوري مناقصه، مراحل انعقاد قرارداد، اجراي قرارداد، اختتام قرارداد است. يکي از راههاي کسب موفقيت، دانستن دلائل ناکامي و دوري جستن از آنها براي دست يافتن به ارزشهاي بالاتر است. عواملي مختلفي باعث کندي روند خريد و تدارکات مي شوند و يکي از راه کارهايي که باعث افزايش بهره‌وري سيستم خريد و تدارکات مي شود، پياده سازي و اجراي سيستم تدارکات بهنگام است که بر اساس کشش تقاضا ، طراحي شده است. در اين مقاله ضمن ارائه خلاصه مراحل مديريت خريد و تدارکات پروژه هاي عمراني و سرمايه گذاري، به ارائه برخي از راهکارهايي که منجر به افزايش اثربخشي بيشتر فرايند خريد و تدارکات اقدام شده پرداخته مي‌شود.
مقدمه
خريد و تدارکات يکي از قديمي ترين فعاليتهاي سازمانها براي دستيابي به هدفهايشان است. در پروژه هاي پيمانکاري و طرح هاي سرمايه گذاري نيز خريد و تدارکات مواد اوليه، نيروي انساني و … بخش عمده‌اي از فعاليتهاي تيم پروژه را به خود اختصاص مي دهد. در طرحهاي عمراني و سرمايه گذاري، مقصود از خريد، تنها برآوردن نيازمنديهاي پروژه نيست، بلکه هدف از خريد، دستيابي به مواد مورد نياز پروژه، طبق زمانبندي و کيفيت مورد نياز، براي رسيدن به موقعيت نهايي و تحويل به موقع طرح سرمايه گذاري است.
اهميت ديگر فرايندهاي خريد و تدارکات از آنجا ناشي مي شود که خريد و تدارکات در رابطه مستمر و دائمي با تمامي بخشهاي سازمان، از جمله: خريد، مالي، انبارداري، پرسنلي، توليد، تعمير و نگهداري، طراحي و تحقيق و توسعه، مهندسي و … بوده، رابطه کاري کم و بيش فعالي با تمامي ارکان سازمان دارد. چنين ارتباطهايي هنگامي اهميت خود را بيشتر نمايان خواهد کرد که بدانيم بخش خريد و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبري بين ارکان داخلي يک سازمان، با بسياري از مراکز خارج از سازماني را نيز ايفا مي‌کند. علاوه بر بخشها، فرايندهاي بسياري نيز در سازمانها و به ويژه در سازمانهاي مجري پروژه ها، به وسيله فرايند خريد و تدارکات به يکديگر پيوند مي خورند.
مديريت خريد و تدارکات پروژه، تمامي امور مرتبط با خريد بهنگام کالا و خدمات مورد نياز براي انجام تمامي فرايندها و عملکرد پروژه را شامل مي شود. تدارکات، طيف وسيعي از اقلام، مانند: تهيه نقشه و طرحهاي اوليه، مواد اوليه، امکانات و تجهيزات، نيروي انساني و خدمات تخصصي و … را در بر مي‌گيرد که بايد در زمان مورد نياز از تهيه کنندگان و تامين کنندگان آنها دريافت شود. همچنين اگرچه در بيشتر مواقع منظور از تدارکات پروژه، عبارت است از انجام مراحل لازم براي تهيه کالا و خدمات از منابع خارج از سازمان؛ ولي بخش با اهميتي از وظايف مديران پروژه، تهيه لوازم مورد احتياج پروژه در داخل و با استفاده از ظرفيتهاي توليدي در درون پروژه است.
امروزه با رشد تکنولوژي، به ويژه در زمينه تکنولوژي اطلاعات، ماهيت عرضه و خريد به سرعت در حال تغيير است و جامعه و سازمانها به صورت روزافزون تاثير رقابتهاي شديد، فعاليتهاي تجاري جديد، کيفيت، طراحي محصول و فرايندها، تمرکز و غير متمرکز بودن، نوآوري، اطمينان از عرضه بلند مدت محصول و … را مشاهده مي كنند.
از سوي ديگر، مديريت تدارکات و خريد پروژه يک راه حل جامع، منظم و سيستماتيک است که به يکپارچه سازي مباني ارتباط با فروشندگان و پيمانکاران، يعني فرآيندهاي استعلام، مناقصه، خريد، نظارت و کنترل دقيق تر فرآيند خريد مي‌انجامد. فرايندهاي به کار گرفته شده در مديريت خريد و تدارکات، ثبت دقيق و اتوماسيون فرايندهاي خريد و تدارکات و بهينه سازي تعاملات و ارتباطهاي تجاري در محدوده دروني و بروني سازمان را با هدف بهينه سازي رابطه سازمان با ارائه‌کنندگان کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، ممکن مي سازد. هدف نهايي از مديريت خريد وتدارکات پروژه، به پايان رساندن و تحويل به موقع و کيفي طرح است.

[Borna66]

اهميت خريد و تدارکات بهنگام
درسيستم بهنگام (jit)، مواد و خدمات مورد نياز پروژه دقيقاً در زماني که به آن نياز است، تامين مي شود. در پروژه هايي که از سيستم تدارکات بهنگام استفاده مي‌کنند، زمان خريد خود را در سفارشهاي کوچک، درست موقعي که بخواهند نيازهاي طرح را مرتفع سازند، برنامه‌ريزي مي کنند. جريان سفارش معمولاً از لحظه اعلام نياز توسط تيم اجراي پروژه آغاز مي‌شود. فرايند خريد و تدارکات براساس کشش تقاضا سازماندهي مي‌شود. تامين كنندگان نيز بايد فرهنگ و آمادگي ارسال مواد سالم و بي‌عيب و نقص به صورت مکرر و در مقادير کوچک را داشته باشند. در اين سيستم، ذخيره سازي و انبارداري مواد و ملزومات به حداقل مي‌رسد ولي خطر ايجاد اختلال در فرايند توليد افزوده مي شود. در سيستم بهنگام، پيوندهاي محکمي از راه انعقاد و برقراري قراردادهاي غير رسمي بين تامين كنندگان و مشتريان برقرار مي‌شود و هر دو طرف ضمن آشنايي از شرايط و نيازهاي يکديگر و به اشتراک گذاشتن تجربه‌ها و دانش خود، اقدام به انجام مبادله مي كنند. مقادير کوچک سفارش داده شده، بايد بلافاصله و در كمترين زمان پس از انجام سفارش به محل مورد نياز پروژه ارسال شود. سيستم بهنگام، سيستمي بسيار جامع است و هنگامي که تصميم به استفاده از آن گرفته مي شود، مي بايستي پس از انجام مقدمات مورد نياز، کل سازمان را در برگيرد.
سيستم‌هاي بهنگام بدين منظور طراحي شده اند که از اتلاف منابع جلوگيري کنند. در حقيقت بسياري از افراد، سيستم بهنگام را به جاي اينکه نوعي سيستم خاص تلقي کنند، از آن به عنوان فلسفه کلي حذف اتلاف منابع ياد مي کنند.
تيم هاي پروژه اي که از سيستم بهنگام استفاده مي كنند سعي دارند تا زمانهاي انجام مراحل مختلف سفارشها را به حداقل برسانند. به کارگيري مناسب سيستم تدارکات بهنگام نه تنها باعث ايجاد تاخير در فرايند تکميل طرح نمي شود، بلکه به بهبود مستمر و افزايش انعطاف‌پذيري در راستاي برنامه هاي زمانبندي نيز مي‌انجامد. انجام آموزشهاي لازم براي کارکنان و تهيه کنندگان و برقراري روابط و فرهنگ کاري قوي با فروشندگان از راه آموزش و بستن قراردادهاي کامل، گام بلندي در راه استقرار يک سيستم تدارکات بهنگام است.
بايد دقت شود که منظور از خريد و تدارکات بهنگام، خريد و تدارکات زود هنگام يا پيش از موقع نيست و يا نبايد رويه اي را دنبال کرد که به آنها ختم شود. تدارکات زودرس باعث معطل ماندن امکانات و منابع نقدي شده، نشانه‌اي از برنامه‌ريزي ضعيف است. سيستم بهنگام نياز به ذخيره‌‌سازي راکم کرده، به استفاده کارا از جريانات نقدينگي کمک مي‌کند ولي ريسک عدم تحويل به موقع و تاخير در برنامه ريزي سفارشها را افزايش مي‌دهد.

[Borna66]

فرايند مديريت خريد و تدارکات پروژه‌هاي عمراني
فرايند خريد و تدارکات، شامل عملياتي بسيار گسترده و پيچيده است که به مديريت بسيار سنجيده، حرفه اي و اثر بخش نياز دارد. اثربخشي فرايند خريد و تدارکات، سهم بزرگي در موفقيت طرح‌هاي سرمايه گذاري دارد. صاحبنظران مراحل فراوان و مختلفي را براي فرايند خريد و تدارکات پروژه ترسيم كرده اند که در اغلب آنها اين فرايندها با برنامه‌ريزي تدارکات پروژه آغاز مي شود. از آنجاييکه هدف از برنامه ريزي، تعيين اقلام مورد نياز و زمان تهيه آنهاست، برنامه‌ريزي داراي دو بعد کلي مواد و خدمات مورد نياز و زمانبندي دسترسي به آنها مي‌باشد. برنامه زماني تدارکات، بايد از همان ابتدايي ترين مراحل شروع طرح مورد توجه و برنامه ريزي قرار گيرد. از طرف ديگر در مراحل پيش از آغاز فعاليتهاي اجرايي پروژه و در طرحهاي توجيهي پروژه و برنامه هاي امکان سنجي بايد بخش مهمي از توجيه‌پذيري طرح به امکان خريد و تدارکات لوازم اجرايي، امکانات و خدمات مورد نياز طرح تخصيص داده شود. در اين بين در نظر گرفتن امکانات مربوط به حمل و نقل و انبارداري بسيار مهم و حياتي است. در مرحله برنامه ريزي تدارکات نياز به هم انديشي و برقراري ارتباط نزديک و مستمر مدير خريد و تدارکات با تمام عوامل اجرايي است. اين ارتباط‌ها از ابتدايي ترين لحظه‌ها شروع به کار و تهيه و اجراي مقدمات طرح، آغاز شده و تا آخرين مراحل اجرا و تحويل طرح سرمايه‌گذاري، ادامه خواهد داشت. برگزاري جلساتي به صورت گروهي يا انفرادي که فقط براي اعلام نيازهاي بخشهاي مختلف و آگاه شدن از لوازم و خدمات مورد نياز همه ارکان پروژه، زمان بندي کيفيت و کميت موردنياز صورت مي‌گيرد، کمک فراواني به درک دوطرفه مدير تدارکات با ديگر عوامل اجرايي مي‌كند. به اين ترتيب فهرستي از تدارکات مورد نياز تهيه مي شود. در جلسات گروهي مي توان با توجه به آگاهي از ظرفيتهاي موجود و هزينه هاي فرصت، نسبت به ساخت يا خريد برخي از لوازم نيز تصميم گيري كرد.
در برنامه تدارکات، بايد به همپوشاني دقيق سه عامل: زمان احتياج به مواد و خدمات، زمان خريد و زمانبندي جريانهاي نقدينگي قابل دسترس، توجه کامل شود. تنظيم زمان نيازمندي با زمان انجام خريد و سفارش ساده‌تر تنظيم آنها با جريانهاي نقدينگي مورد نياز، است. در فرايند برنامه‌ريزي بايد تمامي محدوديتها مورد بررسي قرار گيرند. يکي از مهمترين محدوديت هاي موجود، قدرت نقدينگي و محدوديت در دسترسي به سرمايه است. براي کاهش اثر منفي اين محدوديت، از يک سو مي‌بايستي برنامه مالي پروژه به دقت مورد بررسي قرار گرفته، از سوي ديگر توافقهاي خريد و تدارکات اعتباري با تهيه کنندگان منعقد شود.
همچنين در برنامه ريزي تدارکات فرايندهايي از قبيل تامين کالا و خدمات مورد نياز پروژه از خارج سازمان و يا داخل آن مورد توجه قرار مي گيرد. در اين مرحله مي بايستي مستند سازي کاملي در مورد عواملي که بر فرايند خريد و تدارکات تاثير‌گذار هستند، شامل شناخت شيوه هاي تدارکات، نوع کالا يا خدمات مورد نياز، مقدار و کيفيت مورد نياز و زمان تهيه آنها، به عمل آيد.
پس از مرحله برنامه ريزي تدارکات، مديريت خريد و تدارکات نيازمند انجام مراحل زير است:
1. ايجاد مهارتهاي لازم براي امور قراردادي و پيگيريهاي مربوطه؛
2. داشتن اطلاعات از تمامي درخواستها و نيازهاي پروژه و ايجاد برنامه کلان تدارکات پروژه؛
3. شناسايي مراکز تامين منابع و برگزاري و داوري مناقصه؛
4. انجام مراحل قراردادي و تشکيل پرونده سفارش؛
5. اجراي قرارداد و انجام کنترل در تمامي مراحل؛
6. اختتام قرارداد. به گونه طبيعي بخش خريد و تدارکات، فهرست دقيقي از تامين کنندگان و فروشندگان بالفعل و بالقوه را به همراه توانايي کيفي و کمي آنها تهيه كرده، ضمن ارزشيابي منظم، اعتبار آنها را مورد ارزيابي قرارمي دهد تا اطمينان کاملي از تحويل به موقع سفارشها توسط آنها کسب شود. بانک اطلاعاتي برخي از سازمانها، اطلاعات مربوط به تامين كنندگان بالقوه را در فهرست يا پروندهايي نگهداري مي‌کند. در اين فهرستها، اطلاعات مربوط به تامين کنندگان و اطلاعات مرتبط با زمينه هاي تجاري آنها و ديگر ويژگيهاي آنها ارائه شده است. در صورت عدم دسترسي به اين بانکهاي اطلاعاتي، تيم پروژه ناچارخواهد بود تا خود به بررسي منابع مورد نياز بپردازد. اطلاعات کلي در اين زمينه را مي‌توان از راهنماهاي موجود در کتابخانه ها، اصناف و انجمنها، کاتالوگهاي بازرگاني و منابع ديگر تهيه كرد.
هنگامي که برنامه زماني خريد و تدارکات کامل شد، وظيفه کنترل تدارکات و فرايندهاي آن توسط مديران پروژه انجام مي شود. اين کار با پيگيري طرح و برنامه‌هاي مستند شده در مرحله برنامه‌ريزي، صورت مي‌گيرد. سيستم تدارکات بايد همواره به دنبال اين باشد که هزينه معاملات را کاهش دهد. کم کردن کاغذ بازيهاي اداري و استفاده از مقياس اقتصادي از راه خريدهاي يکسان‌سازي شده، راههايي براي کاهش هزينه ها است.
يکي ديگر از مراحل تدارکات پروژه، فرايند مناقصه و داوري مناقصه است که از جمله فعاليتها و وظايف بحراني بخش خريد و تدارکات است. اسناد مناقصه مي‌بايستي از پيش به دقت تنظيم شده و با رويکردي مناسب در دسترس تهيه کنندگان مواد و خدمات قرار داده شود. اسناد خريد و تدارکات، مانند اسناد مناقصه، به گونه اي طراحي شود که امکان دريافت پاسخ دقيق و کامل از فروشندگان فراهم و ساده شود. در اين مرحله با مشورت از افراد خبره، تمام جزييات و پيش بيني هاي لازم در اسناد مذکور به عمل مي آيد. اين اسناد بايستي شامل بيانيه‌هاي کار مربوطه، شرحي از شکل مطلوب پاسخ و يا ديگر تمهيدات قراردادي (مانند نسخه اي از قرارداد الگو، تمهيدات مربوط به اهميت اطلاعاتي و …‌) باشد. برخي از مفاد ساختارهاي مورد استفاده در اسناد تدارکات، به ويژه مدارکي که توسط سازمانهاي دولتي تهيه مي‌شود ممکن است به صورت آئين نامه‌ها و بخشنامه‌ها تعريف شده و به صورت دائمي در اختيار تهيه کنندگان قرار داشته باشد. گاهي نيز از تهيه کنندگان درخواست ارسال ويژگيهاي محصول و خدماتشان و بهاي آنها مي شود. منظور از درخواست، کسب اطلاعات (پيشنهادهاي ارائه شده) لازم در مورد چگونگي امکان برآورده کردن نيازهاي پروژه از فروشندگان و تهيه‌کنندگان مواد اوليه و خدمات است. دراين بين به طور ضمني منابع موجود شامل فرو شندگان بالقوه و قابل دسترس شناسايي مي شوند. بخش عمده هزينه در جريان اين کار بر عهده فروشندگان احتمالي است و معمولاً شرکت مجري پروژه هيچ هزينه‌اي را در اين مورد متحمل نمي شود. هدف از فعاليت درخواست، دريافت پيشنهادهاي مناسب از بازار است.
در فرايند خريد و تدارکات و در بخش بيانيه کار، اقلام و خدمات مورد انتظار در تدارکات با جزييات لازم و کافي و زمانبندي نياز به آنها به گونه اي قابل فهم و استفاده، کامل، روشن و دقيق تشريح شده و در اختيار فروشندگان بالقوه قرار مي گيرد تا آنها نيز بتوانند امکانات و قابليتهاي خود را براي تهيه اقلام موردنيار پروژه بسنجند. جزييات کافي به اهميت و نوع اقلام بستگي دارد. برنامه‌ريزي تقاضاي صورت گرفته براي در اختيار قرار دادن و استفاده از لوازم و خدمات مورد نياز بايد با برنامه ريزي زمانبندي پروژه کاملاً هماهنگي داشته باشد، تا از اين بابت از هرگونه تاخير احتمالي در تکميل و تحويل پروژه جلوگيري شود. پس از برگزاري مناقصه و پيش از انعقاد قرارداد مذاکره‌هاي کاملي بين تيم پروژه و تهيه کنندگان منتخب صورت مي‌گيرد. فرايند مذاکره به منظور وضوح بيشتر و رسيدن به توافق مشترک در زمينه ساختار و مفاد قرار داد، انجام مي شود. معمولاً سازمان مجري بايد داراي يگ گروه رسمي و مشخص در مورد قراردادهاي خريد و تدارکات باشد که امور مختلف مربوط به تدارکات از جمله انجام مذاکرات با تهيه کنندگان را بر عهده گيرد. قرارداد، توافق مشترک و الزام آوري است که فروشنده را ملزم به پرداخت بهاي خريد مي کند و مي‌تواند ساده يا پيچيده باشد. زبان و مفاد قرارداد نهايي، تا سرحد امکان منعکس کننده تمامي توافقهاي حاصله بوده، امکانات و پيش‌بيني هاي لازم براي تغيير را در نظر مي گيرد. موضوعهاي فراواني در قرارداد ذکر مي شود مانند: مسئوليتها و اختيارها، اصطلاحات و قوانين مورد استفاده، روشهاي مديريت فني و تجاري، چگونگي تامين منابع مالي قرارداد و کيفيت، کميت، زمانبندي، قيمت و بسياري از موارد ديگر كه به طور مشخص در قراردادها متصور است.
معمولاً هدف اصلي در برگزاري مناقصه، انتخاب حداقل قيمت است. در حالي که رويکرد اصلي از برگزاري مناقصه و داوري آن دقت در انتخاب منبع هدف و دستيابي به كمترين هزينه و حداکثر کارايي است. در داوري مناقصه و در مورد اقلام غير موجود گاه قيمت عامل تعيين‌کننده‌اي است. اما بايستي توجه داشت که در صورت عدم توانايي فروشنده در تحويل به موقع کالا، حداقل قيمت هميشه به معناي حداقل هزينه نيست.
مميزي قرارداد تدارکات که در مرتب? پس از انعقاد و شروع دور? اجرايي قرارداد تدارکات قرار دارد، عبارتست از بازنگري سازماندهي شده در فرايند تدارکات، از برنامه ريزي تدارکات گرفته تا اداره امور قرارداد. هدف اصلي در مميزي تدارکات، شناخت موفقيتها و يا ضعف هايي است که مي توان از آنها در اقلام تدارکات ديگر و يا حتي در ديگر پروژه هاي سازماني به گونه مجزا و به عنوان حاصل يک تجربه، استفاده كرد. در فرايند تدارکات، شرايط به گونه‌اي طراحي و برنامه ريزي مي شود که امکان حداکثر کنترل فراهم آيد و تا آنجا که ممکن است از دوباره کاريها جلوگيري شود.

[Borna66]

روشهاي مديريت اثربخش خريد و تدارکات پروژه
خريد و تدارکات بهنگام تائير فراواني در اثربخشي، کارايي و صرفه اقتصادي انجام پروژه دارد. اگر تدارکات مورد نياز در زمان مورد نياز در اختيار طرح قرار نگرفته و زمان سفارشها و تهيه مواد مورد احتياج طرح طولاني شود به طور حتم در فعاليتهاي پروژه تاثير گذار است. بنابراين بايد روشهاي مناسب الزامات خريد تدارکات شناسايي و در فرايندي اثربخش مديريت شود. به کارگيري برخي اصول و شرايط مي تواند پروژه را به سوي انجام مناسب و بموقع فعاليتهاي خريد و تدارکات هدايت و مديران پروژه را در اين فعاليت مهم ياري رساند. در زير برخي از اين موارد به اختصار بيان مي شود.
- تهيه برنامه يکپارچه به گونه‌اي که برنامه زماني تدارکات، برنامه زماني سفارش، زمان سفارش تدارکات و انبارداري و کنترل موجوديها به همراه برنامه‌ريزي براي ساير فرايندهاي پروژه به صورت يکپارچه تهيه شود.
- سرعت بخشيدن به چرخه خريد و تدارکات از راه اعلام زمانبندي مواد و خدمات مورد نياز به تهيه کنندگان و انعقاد قرارداد با فروشندگان معتبر.
- انعقاد قراردادهاي خريد با تهيه کنندگان و تنظيم دقيق آن با توجه به شرايط هرپيمان. بستن قرارداد با فروشندگان نبايد به منزله محدوديت در گزينه هاي انتخابي تيم پروژه باشد يا باعث آن شود. چنين قراردادي هم مي تواند به صورت رسمي و هم غير رسمي باشد.
- در اختيار داشتن و پيش بيني جايگزين‌هاي مناسب در مورد کالا و خدماتي که احتمال تاخير در مورد آن انتظار است يا حتي در مورد تمامي کالا و خدمات مورد نياز.
- اگر تصميم بر اين باشد كه اقلام مورد نياز در داخل سازمان تهيه شود، تيم پروژه درصورت لزوم بايستي از متخصصان توليد آن کمک بگيرد. در اختيار گرفتن تکنولوژي مورد نياز براي توليد و مهندسي طرحهاي سرمايه گذاري مي تواند در بلند مدت و يا حتي در کوتاه مدت به بهره‌گيري مجريان طرحهاي عمراني از مقياس اقتصادي بينجامد.
- بهتر است براي هر يک از سفارشها به طور جداگانه پرونده اي تشکيل شود تا اطلاعات کامل هر سفارش در پرونده مربوطه ثبت و نگهداري شود. اين پرونده‌ها به تيم طراحي قابليت کنترل کامل هر سفارش را داده، آنان مي توانند در كمترين زمان و با صرف هزينه کمتري به اطلاعات هر سفارش دسترسي پيدا كرده و رديابي کاملي از مفاد قرارداد به عمل آورند. استفاده از سيستم هاي رايانه اي کمک فراواني به تهيه چنين بانک اطلاعاتي کرده است.
- برقراري تعامل کامل با فروشندگان و ايجاد امکان بهبود براي آنها به گونه‌اي كه در نهايت منافع حاصله، سرعت در پيشرفت پروژه را بوجود آورد.
- رعايت کامل ضوابط ارزيابي و استفاده از معيارهاي مناسب در سنجش و رتبه بندي پيشنهادات دريافت شده از فروشندگان و تهيه کنندگان.
- مديريت درست ريسک تدارک. يکي از جنبه هاي مهم ريسک تدارکات انحراف زمان واقعي در دسترس قرار گرفتن مواد و خدمات مورد نياز با زمان پيش بيني شده و همچنين کيفيت واقعي مواد و خدمات دريافت شده با کيفيت پيش‌بيني شده است. در برنامه‌ريزي تدارکات مي بايستي تمامي ريسکهاي مربوطه شناسايي و مستند شده، راهکارهاي مناسب براي کاهش و مقابله با آنها در برنامه‌ريزي طرح پيش بيني شود.
- به کارگيري تمامي ابزارها و تکنيکهاي لازم براي استفاده در جريان درخواست و فرايند مذاکره‌ها براي شناخت کامل بازار و تعريف دقيق منابع تدارکات، از ميان قيمت‌دهندگان و تبليغات.
- در طرح‌هاي توجيهي پروژه و برنامه‌هاي امکان سنجي بايد بخش مهمي از توجيه‌پذيري طرح، به امکان خريد و تدارکات لوازم اجرايي، امکانات و خدمات مورد نياز آن اختصاص داده شود. همچنين مي بايستي تمامي امکانات و پيش نيازهاي مربوط به حمل و نقل و انبارداري در نظر گرفته شده، پيش بيني شود.
- تغيير در رويکرد برگزاري مناقصه از هدف انتخاب پيشنهاد با حداقل قيمت به انتخاب پيشنهادي که حداکثر کارايي را به همراه داشته باشد. به طور حتم کارايي قيمتي و صرفه اقتصادي نيز يکي از مهمترين معيارهاي انتخاب منبع است ولي بايد دست كم اين نکته در فرايند برگزاري و داوري مناقصه رعايت شود که پيشنهادي قابل قبول است که اعلام کنند? كمترين قيمت براي کيفيتهاي برابر و يا برترين کيفيت در قيمتهاي برابر است.
- برنامه ريزي دقيق در مورد ايجاد و فراهم آوردن همپوشاني دقيق و هماهنگي کامل بين سه عامل: زمان احتياج به مواد و خدمات، زمان خريد و زمانبندي جريانات نقدينگي قابل دسترس.
- براي کاهش محدوديتهاي ناشي از گردش نقدينگي و انعطاف پذيري مالي مي بايستي برنامه مالي پروژه به دقت مورد بررسي قرار گرفته، بر آن اساس توافقهاي لازم در مورد تامين اعتبار و پرداختها با تهيه کنندگان به عمل آيد.
- در بيانيه کارهاي پروژه مي بايستي تمامي اقلام و خدمات مورد انتظار در تدارکات با جزييات لازم و کافي به گونه اي قابل فهم و استفاده تشريح شده، در اختيار فروشندگان بالقوه قرار گيرد. بهتر است بيانيه کارها به اجزاي تخصصي‌تري تقسيم شوند و بخشهاي مختلف و متناسب با هر تهيه کننده به فرا خور زمينه کاري آنها، در اختيار فروشندگان کالا و خدمات قرار گيرند.
- براي برخي از اقلام مهم، چندين تهيه کننده شناسايي شوند تا در صورت بروز هر گونه مشکل در فرايند سفارش، امکان جايگريني سريع فروشندگان وجود داشته باشد.
- به کارگيري مناسب سيستم تدارکات بهنگام. اين سيستم در نهايت به بهبود مستمر و افزايش انعطاف پذيري در راستاي برنامه هاي زمانبندي شده مي انجامد.
- انجام آموزشهاي لازم براي کارکنان و تهيه کنندگان و برقراري روابط و فرهنگ کاري قوي با فروشندگان از راه آموزش و بستن قراردادهاي کامل.
- در نظر گرفتن تمام پيش نيازها، اقلام و خدمات موردنياز و روش تهيه آنها در طرح هاي توجيهي پروژه و امکان سنجي تدارکات و امکانهاي مربوط به بخشهاي مختلف طرح.
- برقراري جلسات مشترک با مديران ارشد و عملياتي براي هم انديشي و برقراري ارتباط نزديک و مستمر ميان مدير خريد و تدارکات با تمامي عوامل اجرايي پروژه. اين جلسات مي تواند به صورت گروهي يا انفرادي برگزار شود تا تعاملي مشترک ميان بخشهاي مختلف طرح با دايره خريد و تدارکات به عنوان يکي از نقاط اتصال ميان بخشهاي مختلف اجرايي، باشد.
- برگزاري مناقصه با اين استراتژي که هدف از برگزاري مناقصه دستيابي به بالاترين ارزش از راه دقت در انتخاب منبع با كمترين هزينه و حداکثر کارائي است. در فرايند انتخاب فروشنده يا پيمانکار دست دوم از راه مناقصه، مهمترين معيار داوري و انتخاب شامل عوامل کيفي، تحويل به موقع و البته قيمت معقول است.
- در قرارداد، رويه هاي حل و فصل اختلافها بايد به گونه اي در نظر گرفته شود که تاخيري در پيشرفت طرحها و پروژه هاي عمراني به وجود نياورد. سيستم کنترل تغييرات در قراردادهاي تدارکات بايستي فراگير بوده، هر گونه تغييري به صورت يکپارچه مورد کنترل قرار گيرد.
- برقراري رويه هاي ارزيابي کيفيت در سيستم تدارکات طرحها که شامل تمامي فعاليتهاي کنترلي، از قبيل: بازرسي و آزمون مواد ورودي به طرح، مواد حين توليد و تکميل نهايي کار، ارزيابي و مميزي سيستم کيفيت و ارزيابي پيمانکاران مي شود. فعاليتهاي ارزيابي براي اطمينان يافتن از اجراي برنامه هاي مدون شده، در بخش برنامه ريزي صورت مي گيرند.
- بررسي کيفيت موجودي انبارها. اگر اقلام سالم خريداري شده براي مدت زمان زياد و يا در شرايط نامناسبي در انبارها، نگهداري شوند، ممکن است مواد با افت کيفيت روبه رو شوند، بنابراين در دوره‌هاي مختلف بايد موجودي انبارها مورد بازرسي قرار گيرند.
- ايجاد مهارتهاي کافي و لازم، شامل: مهارتهاي ارتباطي، تحليل مالي، پژوهشي و بازاريابي، روان‌شناسي و غيره و برقراري سيستم هاي مشاوره اي براي کارکنان و نيز عرضه کنندگان.

[Borna66]

نتيجه گيري
منظور از خريد و تدارکات طرح‌هاي عمراني، تمامي امور مرتبط با خريد بهنگام کالا و خدمات مورد نياز براي انجام همه فرايندها و عملکرد پروژه است که هدف از آن ارائه راه حلي جامع، منظم و سيستماتيک است که به يکپارچه سازي مباني ارتباط با فروشندگان و پيمانکاران مي انجامد. اين فرايندها دست کم شامل برنامه ريزي، شناسايي منابع، درخواست و استعلام، برگزاري و داوري مناقصه، خريد، مراحل انعقاد و اجرايي قرارداد، کنترل و نظارت موثر مي باشند. هدف نهايي از مديريت خريد و تدارکات در طرح هاي عمراني، فراهم سازي بهينه احتياجات پروژه، براي اتمام و تحويل به موقع و کيفي طرح است. اهميت ديگر فرايندهاي خريد و تدارکات از آنجا ناشي مي شود که خريد و تدارکات در رابطه مستمر و دائمي با تمامي بخشهاي سازمان است. همچنين بخش خريد و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبري بين ارکان داخلي يک سازمان، با بسياري از مراکز خارج از سازماني را نيز ايفا مي کند.
درسيستم بهنگام، مواد و خدمات مورد نياز پروژه هاي عمراني دقيقاً در زماني که به آن نياز است، تامين مي شود. جريان سفارش معمولاً از لحظه اعلام نياز توسط تيم اجرايي پروژه آغاز مي شود. در اين سيستم، ذخيره سازي و انبارداري مواد و ملزومات به حداقل رسيده ولي خطر ايجاد اختلال در فرايند توليد افزايش مي‌يابد. در سيستم بهنگام پيوندهاي محکمي از راه انعقاد و برقراري قراردادهاي غير‌رسمي بين فروشندگان و مشتريان برقرار است و هر دو طرف ضمن آشنايي از شرايط و نيازهاي يکديگر و به اشتراک گذاشتن تجربه‌ها و دانش، به انجام مبادله مي‌پردازند. تيمهاي پروژه اي که از سيستم بهنگام بهره مي‌گيرند سعي دارند تا زمانهاي انجام مراحل مختلف سفارشها را به حداقل برسانند.
مديريت خريد و تدارکات، فرايندهاي عملياتي بسيار گسترده اي را در بر مي‌گيرد. اين فرايندها با برنامه ريزي تدارکات پروژه آغاز مي شود. هدف از برنامه ريزي تعيين اقلام مورد نياز و زمان تهيه آنها است. اين مرحله نياز به هم انديشي و برقراري ارتباط نزديک و مستمر مدير خريد و تدارکات با تمامي عوامل اجرايي دارد.
اگر دلائلي که باعث ايجاد اشکال در مراحل خريد و تدارکات طرحهاي عمراني مي شوند، شناسايي شوند، مي‌توان با در نظر گرفتن تمهيداتي از وقوع آنها جلوگيري کرد. با اتخاذ رويه هاي مناسب در مديريت و سرپرستي تدارکات و به کارگيري برخي اصول و شرايط مي‌توان پروژه را به سوي انجامي مناسب و بموقع فعاليتهاي خريد و تدارکات هدايت كرد و مديران پروژه را در اين فعاليت مهم ياري رساند.

[Borna66]

منابع:
1. بوركه ماروي، ترجمه: ملک زاده، غلامرضا، ساختيانچي، سعيد. مديريت پروژه، ويرايش چهارم، انتشارات نشر جهان فردا،1385.
2. معين زاده. حسين، ترجمه و اقتباس، ارکان سيستميک جامع مديريت پروژه، چاپ اول، انتشارات نشر توسعه، تابستان 1383.
3. Capo,v.j., Exposit, L.N., Tomas, M.J. “Lean Production in the Construction Supply Chain.” Icfaian Journal of Management Research, Vol. 6, No. 9, pp. 32-47, September 2007.
4. Cooper, M., Lambert, D., and Pagh, J. (1997). “Supply Chain Management: More Than a New Name for Logistics.” The International Journal of Logistics Management, 1-14. 1997
5. Kumar, K. “Technology for supporting supply chain management.” Communications of the ACM, 44(6), 58-61. 2001.
6. Lee, H. L., and Whang, S. “Information Sharing in a Supply Chain.” International Journal of Manufacturing Technology and Management, 1(1), 79-93.2000
7. Vrijhoef, R., and Koskela, L. ‘’The four roles of supply chain management in construction.’’ European Journal of Purchasing and Supply Management, 3-4 (6),169-178.200. _ علي خوزين: عضو هيات علمي دانشگاه آزاد اسلامي- واحد علي‌آباد كتول و كارشناس ارزيابي سهام و اوراق بهادار سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران