javad jan
05-15-2013, 04:07 PM
اجرای MIS کاربرپسند http://pnu-club.com/imported/mising.jpg (http://www.edi.ir/images/M_images/pdf_button.png) (http://javascript%3Cb%3E%3C/b%3E:void%20window.open('http://www.edi.ir/index2.php?option=com_content&task=view&id=54&Itemid=9&pop=1&page=0',%20'win2',%20'status=no,toolbar=no,scrollb ars=yes,titlebar=no,menubar=no,resizable=yes,width =640,height=480,directories=no,location=no');)http ://pnu-club.com/imported/mising.jpg (http://www.edi.ir/images/M_images/printButton.png) (http://javascript%3Cb%3E%3C/b%3E:void%20window.open('http://www.edi.ir/index2.php?option=com_content&task=emailform&id=54',%20'win2',%20'status=no,toolbar=no,scrollba rs=yes,titlebar=no,menubar=no,resizable=yes,width= 400,height=250,directories=no,location=no');)http://pnu-club.com/imported/mising.jpg (http://www.edi.ir/images/M_images/emailButton.png) نویسنده سعید صفارائی ۱۸ خرداد ۱۳۸۶ قسمت اول
چكيده: اخيراً سيستم‌هاي اطلاعات و مديريت ادبيات دانش كامپيوتر، توسعه سيستم‌هاي "كاربرپسند" را ساده كرده و اين به معناي فائق آمدن بر مشكلات اجرايي است. هر چند محققان عقيده دارند كاربرپسند‌بودن تكنولوژي كافي‌نيست و‌كاربر نيز بايد با سيستم احساس نزديكي‌كند. در راه‌حل‌هاي فرمول‌بندي شده براي مشكلات اجرايي، بخش توسعه سازماني بايد بر پايه دانش‌محوري باشد. توسعه سازماني (OD) و سيستم اطلاعات مديريت (MIS) اهداف و مشكلات يكساني دارند و بر پايه تئوري همساني مي باشند. غالباً روش‌ها و تكنيك‌هاي OD براي كاهش مشكلات اجرايي MIS مناسب و مفيد است.OD يك تصور و بينش كلي تكنيك‌هايي را در هنگام اجرا با تغيير سيستم مورد استفاده قرار مي‌دهد مانند: تغيير سازماني برنامه‌ريزي شده، چرخه بازگشت، جلسات گروهي حل‌مشكل، آموزش‌هاي ارتباطي، اهمييت مذاكرات و آزمايشگاه‌هاي آموزشي. به طور كل استفاده از اين عوامل در موفقيت اجراييhttp://pnu-club.com/imported/2013/05/1423.jpg (http://farzanirb.persiangig.com/image/images.jpg)MIS در سازمان ها مؤثر است.
1. معرفي
كاربر واژه "سيستم كاربرپسند" به طور گسترده اي در سال‌هاي اخير در دانش كامپيوتر و ادبيات MIS مورد استفاده قرار مي گيرد. تأكيد بر روي سيستم‌ها جهت استفاده راحت و مناسب براي كاربران بسيار مهم و حياتي است، خصوصاً اگر سيستم‌هاي كامپيوتري به طور گسترده‌اي توسط كاربران غير حرفه‌اي و مديران مورد استفاده قرار مي‌گيرد. محققان اجرايي MIS پنج عامل ديگر را نيزعلاوه بر سهولت در كاربرد سيستم براي موفقيت پروژه MIS مؤثر مي‌دانند:
1. پشتيباني مديران ارشد
2. تمايل به داشتن سيستم بهتر از طرف كاربر
3. مشخص نمودن مشكلات
4. گروه اجرايي MIS
5. مشاركت كاربران در فرآيند طراحي
اين عوامل نيازمند مشاركت كاربران در سيستم خصوصاً هنگام اجرا مي باشد. در يك كلام تنها كاربرپسند‌بودن تكنولوژي كافي نيست و كابران نيز بايد با سيستم و مجريان سيسنم احساس نزديكي كنند.اجراي سيستم اطلاعاتي مبتني بر كامپيوتر اغلب شامل تغييراتي در بخشي از كاربران و سازمان و يا هر دو مي‌گردد.
موفقيت در اجراي تغييرات لازم يكي از عوامل مهم شكست در اجراي پروژه است؛ مخصوصاً در بخش سيستم‌هاي حمايت تصميم گيري (DSS) و در بلندمدت حتي با وجود بخش‌هاي توسعه يافته مناسب در اجراي تغييرات در سازمان با شكست مواجه مي‌گردد. اين قسمت يكي از زيرمجموعه‌هاي مديريت براي شناخت توسعه سازماني است. ما درباره اين كه چگونه تصور و تكنيك‌هاي توسعه سازماني بايد يراي تعامل بهتر بين مجريان و كاربران مورداستفاده قرار گيرد بحث مي‌كنيم وهمچنين اين كه استفاده از يك مشاور توسعه سازماني در بخشي از تيم احتمال موفقيت اجراييMIS را به نحو چشمگيري افزايش مي‌دهد اما قبل از اين كه به نحوه استفاده از مشاوران و تكنيك‌هاي OD در پروژه هاي MIS بپردازيم ابتدا مباحث مشترك MIS و OD را مشخص نموده و انتظار مي‌رود توضيح داده شود كه چرا استفاده از ابزارها و تكنيك‌هاي توسعه دهنده ODدر آينده مهم و حياتي است.
2. ديدگاهي سيستماتيك از اجراي MIS
اگر ديدگاه سيستمي تئوري با سازمان وفق پيدا كند سيستم اطلاعات مي‌تواند يك ديدگاه مانند يكي از زير سيستم‌هاي مختلف سازماني باشد. علاوه بر اين هر تغييري در MIS در عملكرد ساير زيرسيستم‌ها تأثيرگذار است، كه اين به آينده‌نگري طراحان و مجريان بر مي‌گردد و بيشتر به آن‌ها بستگي دارد تا تغييرات فني در سيستم‌هاي سخت‌افزاري.
اين تغييرات بيشتر ديدگاهي وسيع و آينده‌نگر را از طرف طراحان و مجريان براي اتوماسيون كردن امور يا ديگر سيستم‌هاي سخت افزاري مي‌طلبد. از اويل 1960 متخصصان سيستم اطلاعات نگران عادات رفتاري كاربران كامپيوتر خصوصاً در مباحث مقاومت كاربران هستند. طراحان MIS براي نماي ظاهري در فرآيند تغييرات تكنيكي از نظرات كاربران يه دقت در طراحي و اجراي فرآيندها بهره مي‌برند. اعمال نظرات و ديدگاه‌هاي گوناگون و مشاركت آن‌ها در اجراي سيستم بيشتر يك هنر است تا دانش، خصوصاً هنگامي كه تغييرات و توسعه اوليه براي يك سيستم جديد اعمال مي‌شود كاربران به ندرت براي تغيير و اصلاح سيستم حاضر به همكاري و مشورت هستند. البته تمركز بيش از حد به روي فني ظاهري و توجه زيا يه مشكلات رفتاري نيز به شكست سيستم اطلاعات منجر مي‌گردد. بنابراين هر چند متخصصان سيستم‌ها در تلاش هستند تا نقش المان‌هاي رفتاري افراد را در توابع سيستم‌ها وارد نمايند اما ناتواني فني سيستم‌هاي اطلاعاتي براي رؤيت اشياء اصلي مي‌تواند ناشي از مقياس‌سنجي ناكافي رفتار افراد براي سازمان‌ها مؤثر باشد.
در استراتژي‌هاي توسعه‌اي براي مشكلات رفتاري با استفاده از OD منطقي به نظر مي‌رسد و بهتر است به روي اجراي تغييرات اصلي تمركز شود. اين قسمت از دانش بيشتر تمركزش به روي آن است كه كدام متغيرهاي رفتاري در سازمان‌ها مي‌توانند در طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي ، اجرا و تغيير فرآيندها اعمال گردند. مشاركت روش‌شناسي OD در تغيير برنامه‌هاي MIS بايد بيشتر رويكردي سيستماتيك براي تعامل با مشكلات ساختاري باشد تا روش‌هايي كه معمولاً استفاده مي‌شود. پيشنهاد مي‌شود كه تكنيك آينده‌نگري اجتماعي در طراحي و اجراي MIS به كار گرفته شود. OD بيشتر در تكنيك‌هاي خاصي اعمال مي‌شود و تنها به عنوان يك چشم انداز و ديدگاه كه در پروژههاي MISتغييري استفاده شود نيست. يكي از اصول بنيادي در تئوري OD اين است كه روش به كار رفته براي اجراي تغييرات، پذيرش تأثيرات مختلف مقدماتي براي تغيير است. روش اجراي يك سيستم بر نحوه پذيرش و استفاده از آن از طرف كاربران مؤثر است.
3. توضيح مختصر OD
توسعه سازماني شامل طراحي و تغييرات اجرايي در سازمان‌ها مي‌گردد. OD به عنوان يكي از حوزه‌هاي آكادميك به روي فرآيندهاي تغيير مطالعه مي‌كند و همچنين OD شامل سهولت در اجراي تغييرات مثبت در سازمان‌ها مي شود. در دهه 1960 هنگامي كه پيشرفت‌هاي فني سريعي به وقوع پيوست اوضاع اقتصادي سير صعودي و نزولي متناوب به خود گرفت و تغييرات اساسي در فرهنگ ارزش سازمان‌ها؛ شركت‌ها را مجبور به تجديدنظر در روش‌هاي اجرايي جهت سهولت بيشتر فرآيندها و ايجاد ساختارها و فرآيندهاي پاسخ‌گو نمود.
از مشاركت حوزه‌هاي روانشناسي، جامعه‌شناسي، مديريت و رفتارهاي سازماني يك حوزه ميان رشته‌اي براي وفق دادن تغييرات جديد با سازمان به وجود آمد. در حقيقت همكاري‌هاي بين‌المللي براي توسعه دانش‌اجتماعي كاربردي، دستورالعمل اجراييOD را معتبر ساخت و سازمان‌هاي مختلف كه به صورت تخصصي به روي اين مسئله كار مي‌كردند ديدگاه OD را به وجود آوردند.
امروزه OD يكي از رشته‌هايي است كه بر اهميت ابعاد انساني در عملكرد توليد وتطابق تغييرات با سازمان تأكيد مي‌كند. تكنولوژي OD شامل افزايش نقش دانش، روش‌ها و تكنيك‌هايي است كه اساساً براي اعمال دانش‌رفتاري است.
OD به روي اجزاء انساني (ارزش‌ها، نگرش‌ها، روابط، وضعيت سازماني) تمركز بيشتري دارد تا‌ساختارها يا فاكتورهاي تكنيكي در سازمان؛ بنابراين مشاور OD اغلب يك متخصص علوم‌رفتاري است. اين مشاوران تمايل به ترويج عقايد فلسفي اجتماعي دارند مانند عقيده به ارزش‌هاي انساني و دموكراسي و مخالفت با ديكتاتوري و اصولي كه به تمركز قدرت در دست يك نفر يا افرادي خاص منجر مي شود. تمركز OD به روي فرآيندهاست مانند مخالفت با محتواي يك برنامه تغييري. تكنسين‌هاي OD قصدشان ايجاد بينشي جديد براي اعضاي سازمان است تا آن‌ها بتوانند با اين ديدگاه جديد وفق يابند. ساير ابزارهاي بوجود آورنده؛ داده و رفتاري سازماني برطبق اين كه كدام طراحي و عملكرد قابل پيشرفت است.
به طور كل OD را به طور خلاصه اين طور مي‌توان تعريف كرد:
"افزايش هر چه سريعتر كارايي سازمان با بهينه كردن روابط اجتماعي افراد"
4. وجوه مشترك OD و MIS
دلايل نزديكي‌و‌پيوند توسعه‌سازماني با پروژههاي MIS را مي‌توان در چهار فرضيه‌زير‌خلاصه‌نمود.
فرضيه 1: بر عهده‌گرفتن يك ديدگاه تئوري سيستم‌هاي باز براي سازمان‌ها، بر پايه يك تئوري براي كاربرد OD هنگامي كه يك MIS تغييري معرفي مي‌شود.
سهولت تئوريك سيستم‌هاي باز براي سازمان‌ها مانند يك قسمت از اجزاء وابسته به يكديگر است كه با يكديگر و همچنين با محيط سازماني در تعامل است. اين ديدگاه به وسيله تئوري‌هاي سازماني، درك و پذيرش سه متغير مهم را در سازمان مطرح مي‌كند كه اين سه متغير عبارتند از: افراد، تكنولوژي (وظايف اجرايي را نيز شامل مي‌شود) و ساختار. اين سه المان‌هاي كاملاً وابسته به يكديگرند و تغيير در نتايج يكي از آن‌ها باعث تغيير در دو المان ديگر مي‌شوند. (به صورت مستقيم و غيرمستقيم) در حقيقت تكنولوژي كامپيوتر بر همه زيرسيستم‌هاي سازمان‌هاي اجتماعي، ساختاري و فني تأثيرگذار است، اما مسأله اين‌جاست كه چگونه مي‌توان اين تغييرات را در سيستم‌هاي چندگانه مديريت ايجاد نمود؟ MIS يك سيستم تكنيك‌هاي رفتاري دارد كه بايد از آگاهي كامل از ساختارهاي اجرايي به كار گرفته شده اجرا نمود. هنگامي كه MIS اجرا گرديد يا تغيير كرد، هدف معمولاً بهبود توابع سازماني براي مؤثرتر و بهتر نمودن فرآيندها و يا بهبود در كيفيت برون دادهاي سازمان است.
يك ديدگاه كلي از نيازمندي‌هاي سازماني بيشتر از سيستم اطلاعات داخلي در پروژههاي دگرگون كننده MIS براي مديران اهميت دارد، خصوصاً هنگامي كه اهداف نهايي بيشتر از آن كه باعث تغيير در MIS شود به بهبود توابع كلي سيستم منجر مي‌شود. اجراي تغييرات در سيستم اجتماعي سازمان كندتر از اجراي تغييرات فني و تكنيكي است. كاربران متخصص OD بايد تغييرات را در هر دو سيستم همزمان نمايند و زمان‌هاي تأخيري را در طي روند اجرايي در سيستم اجتماعي كاهش دهند.به دليل اين كه مشاوران OD به تأثيرات اجتماعي و تغييرات ساختاري واقف هستند، همكاري اين مشاوران با متخصصان فني اطلاعات باعث تشكيل يك رويكرد سيستمي براي اجراي تغييرات در MIS مي‌گردد.
فرضيه 2: ناكامي‌هاي MIS بيشتر ناشي از مشكلات رفتاري و عدم همكاري افراد مي‌باشد.
شكست‌هاي MIS اغلب در مرحله اجرا بعد از اين كه سيستم از لحاظ فني سالم تشخيص داده‌شد اتفاق مي‌افتد. به طور كلي اين قبيل شكست‌ها دو دليل عمده دارد:
1. عدم‌توجه و غفلت طراحان از عوامل متغير سازماني در سيستم
2. عدم‌موفقيت طراحان براي همكاري كاربران در طراحي و برنامه‌ريزي سيستم
طراحان سيستمي به طور متناوب متغيرهاي رفتاري مانند تأثيرات اجرايي پروژه و تركيب مدل‌ها را ناديده مي‌گيرند. كمبود نگرش‌هاي مديريتي در طراحي MIS منتج به بسياري شكست‌ها در سيستم‌هاي مبتني بر كامپيوتر است. در بسياري از موارد مديران و طراحان فكر مي‌كنند كه يك مدير لازم نيست بداند كه سيستم‌هاي اطلاعاتي كه در اختيار دارند چگونه كار مي‌كنند و تنها نحوه كار با آن‌ها مهم است. مديران ارشد ممكن است قادر به شناسايي موارد لازم براي تغييرات برنامه‌ريزي در ساختار سازماني و رفتاري جهت كارآمدتر نمودن نحوه استفاده از فرآيند اطلاعات كامپيوتري نباشندو محققان نشان داده‌اند كه در شرايط نادري تغييرات مهمي در ساختار سازماني يا رفتاري ناشي از نصب يك MIS اتفاق مي‌افتد.
طي تحقيقي كه 38 سركت در طي 15 سال انجام گرفت نشان داد آماده‌سازي مديران براي نصب و استفاده از سيستم‌هاي كامپيوتري بسيار ضعيف انجام شده است. در نتيجه؛ اجراي تصميمات داخلي به طور كامل توسعه نمي‌يابد و مديران هرگز به مزايا و منافع دسته بندي اطلاعات منابع انساني در پرونده‌ها پي نبرده و تمركززدايي يا كنترل فرآيندها ميسر نمي‌گردد. فنون و روش‌هايي كه متخصصان OD به كار مي‌برند و پيشنهاد مي‌كنند استفاده از مشاركت مديران در اجراي سيستم‌هاست.
فرضيه 3: متخصصان سيستم اطلاعات اغلب براي يكپارچه‌سازي و هماهنگي كاربران براي طراحي و اجراي سيستم‌ها آموزش كافي نديده‌اند.
تحليل‌گران سيستم‌ها نيز مانند متخصصان فني مانند متخصصان به طور كامل آموزش نديده‌اند خصوصاً در بخش روانشناسي و رفتارهاي انساني. گزراشي از ACM كميته برنامه‌ريزي آموزشي در آموزش كامپيوتر براي مديران نشان داد كه اطلاعات واضح و مشخص نيازمند مشاركت مديران در يكي از فازهاي طراحي MIS است كه نيازمند مهارت‌هايي است كه در اختيار برنامه‌نويسان و تحليل‌گران سيستم نيست و براي تمركززدايي در بخش فني و كيفيتي به وسيله MIS و برنامه‌هاي دانش كامپيوتري است. علاوه بر اين رشد تكنولوژي اطلاعاتي بسيار سريع است به طوري كه متخصصان اطلاعاتي دريافته‌اند هماهنگ ساختن آن با محيط بيروني كه براي شركت‌هاي تجاري‌مهم است بسيار مشكل مي‌باشد. استفاده از OD در پروژه تغيير سيستم‌ها، نگراني‌هاي‌مسئوليتي كاربران را در نظر مي‌گيرد و نيازمندي‌هاي تحليل‌گران سيستم‌ها را به وسيله‌دانش‌رفتاري موردتوجه قرار مي‌دهد.
فرضيه 4: دامنه MIS در حوزه ارتباطات و مسئوليت‌هاي ارتباطي سازمان‌ها بسيار گسترده است بنابراين رفتارهاي واكنشي ناشي از تغيير سيستم اطلاعاتي بسيار مهم‌تر از گذشته است.
تكنولوژي اطلاعات درطي دهه 1950 تا 1960 از خودكار نمودن عملكردها به سمت كامپيوتري نمودن مدل‌هاي تصميم‌گيري استراتژيك در دهه 1970 حركت نمود. در طي دهه 1980 تغييرات اطلاعاتي به طور فزاينده‌اي به سمت سيستم ارتباطات شبكه‌اي براي سازمان‌ها حركت نمود، خصوصاً خودكارسازي سيستم هاي داده رشد نمود كه همه انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي مانند تلفن‌ها و پردازشگرهاي واژه‌اي مانند ماهوراه‌ها را شامل مي‌شود. همكاري‌هاي ارتباطي به طور قابل ملاحظه‌اي به هم نزديكتر شده‌اند و ارسال‌ها و دريافت‌ها سريعتر و ارزان‌تر و به طور گسترده‌اي به طور گسترده‌اي در دسترس و عمومي‌تر هستند و از طريق سيستم‌هاي صوتي و تصويري مختلف اين امر آسان‌تر مي شود مثلاً به جاي مسافرت‌هاي طولاني امكان ارسال اطلاعات تصويري، صدا، شبيه سازي هاي گرافيكي از يك اطاق كنفرانس به يك اطاق كنفرانس ديگر در كشوري ديگر ممكن است. مسلماً عملكردهاي داخلي ادارات نيز به طور خودكار انجام خواهد شد و استفاده از ترمينال‌هاي اطلاعاتي جايگزيني براي ارتباطات راحت‌تر با ادارت مركزي و سهولت بيشتر كارها مي‌گردد. ارتباطات و فرآيندهاي اطلاعاتي به سمت يكي‌شدن و توسعه تأثيراتشان در سازمان‌ها پيش مي‌روند و اين نشان‌دهنده آن است كه هر گونه تغيير تكنولوژيكي كه موارد روانشناسي و ساختاري را مدنظر قرار دهد موفق‌تر خواهد بود. بنابراين رابطه بين ساختار، اجتماع و سيستم‌هاي فني شركت‌ها بسيار قوي‌تر و مجتمع‌تر شده است در نتيجه يك پروژه MIS نيازمند يك تيم مشاوره است كه يكي از مشاوران كه يكي از مشاوران بايد حتماً متخصص OD باشد.
وجوه مشترك OD و MIS
در هر دو مقوله OD و MIS به اين مبحث مي‌پردازند كه چگونه اطلاعات موردنياز كاربران تعيين گردند و چگونه يك MIS اجرا شود و همچنين چگونه در برابر مقاومت كاربران عكس‌العمل نشان داده شود و چگونه سيستم اطلاعات را مؤثر و كارآمد نمود. مسلماً متخصصان OD و MIS به صورت موازي با يكديگر كار مي‌كنند. وجوه مشترك اين دو مبحث در جدول 1 آمده است. اولين وجه مشترك، ايجاد تغييردر سازمان است. هدف MIS بهبود تأثيرات و خصوصاً در تصميم‌گيري‌ها و روابط زيرمجموعه‌هاست. يك پروژه OD به ارزيابي بهبود تأثيرات سازماني مي‌پردازد و تغييرات به روي بهبود روابط بين گروهي و بين فردي يا كيفيت تصميم‌گيري‌ها متمركز است. OD و MIS بايد براي از بين بردن مقاومت افراد سازماني با يكديگر در تعامل باشند كه بيشتر مباحث در اين زمينه‌ها به اين موضوع اختصاص مي‌يابد. بدين منظور مديران ارشد حمايتي براي OD و همچنين MIS موردنياز است و بالاخره اين‌كه OD وMIS هر دو در زمينه توسعه تئوري مناسب و تجربي تكنيك‌ها براي استفاده در اجراي واقعي تغييرات مشترك هستند، البته طبيعت اين تكنيك‌ها براي هر كدامشان بسيار متفاوت است.
جدول شماره 1
چكيده: اخيراً سيستم‌هاي اطلاعات و مديريت ادبيات دانش كامپيوتر، توسعه سيستم‌هاي "كاربرپسند" را ساده كرده و اين به معناي فائق آمدن بر مشكلات اجرايي است. هر چند محققان عقيده دارند كاربرپسند‌بودن تكنولوژي كافي‌نيست و‌كاربر نيز بايد با سيستم احساس نزديكي‌كند. در راه‌حل‌هاي فرمول‌بندي شده براي مشكلات اجرايي، بخش توسعه سازماني بايد بر پايه دانش‌محوري باشد. توسعه سازماني (OD) و سيستم اطلاعات مديريت (MIS) اهداف و مشكلات يكساني دارند و بر پايه تئوري همساني مي باشند. غالباً روش‌ها و تكنيك‌هاي OD براي كاهش مشكلات اجرايي MIS مناسب و مفيد است.OD يك تصور و بينش كلي تكنيك‌هايي را در هنگام اجرا با تغيير سيستم مورد استفاده قرار مي‌دهد مانند: تغيير سازماني برنامه‌ريزي شده، چرخه بازگشت، جلسات گروهي حل‌مشكل، آموزش‌هاي ارتباطي، اهمييت مذاكرات و آزمايشگاه‌هاي آموزشي. به طور كل استفاده از اين عوامل در موفقيت اجراييhttp://pnu-club.com/imported/2013/05/1423.jpg (http://farzanirb.persiangig.com/image/images.jpg)MIS در سازمان ها مؤثر است.
1. معرفي
كاربر واژه "سيستم كاربرپسند" به طور گسترده اي در سال‌هاي اخير در دانش كامپيوتر و ادبيات MIS مورد استفاده قرار مي گيرد. تأكيد بر روي سيستم‌ها جهت استفاده راحت و مناسب براي كاربران بسيار مهم و حياتي است، خصوصاً اگر سيستم‌هاي كامپيوتري به طور گسترده‌اي توسط كاربران غير حرفه‌اي و مديران مورد استفاده قرار مي‌گيرد. محققان اجرايي MIS پنج عامل ديگر را نيزعلاوه بر سهولت در كاربرد سيستم براي موفقيت پروژه MIS مؤثر مي‌دانند:
1. پشتيباني مديران ارشد
2. تمايل به داشتن سيستم بهتر از طرف كاربر
3. مشخص نمودن مشكلات
4. گروه اجرايي MIS
5. مشاركت كاربران در فرآيند طراحي
اين عوامل نيازمند مشاركت كاربران در سيستم خصوصاً هنگام اجرا مي باشد. در يك كلام تنها كاربرپسند‌بودن تكنولوژي كافي نيست و كابران نيز بايد با سيستم و مجريان سيسنم احساس نزديكي كنند.اجراي سيستم اطلاعاتي مبتني بر كامپيوتر اغلب شامل تغييراتي در بخشي از كاربران و سازمان و يا هر دو مي‌گردد.
موفقيت در اجراي تغييرات لازم يكي از عوامل مهم شكست در اجراي پروژه است؛ مخصوصاً در بخش سيستم‌هاي حمايت تصميم گيري (DSS) و در بلندمدت حتي با وجود بخش‌هاي توسعه يافته مناسب در اجراي تغييرات در سازمان با شكست مواجه مي‌گردد. اين قسمت يكي از زيرمجموعه‌هاي مديريت براي شناخت توسعه سازماني است. ما درباره اين كه چگونه تصور و تكنيك‌هاي توسعه سازماني بايد يراي تعامل بهتر بين مجريان و كاربران مورداستفاده قرار گيرد بحث مي‌كنيم وهمچنين اين كه استفاده از يك مشاور توسعه سازماني در بخشي از تيم احتمال موفقيت اجراييMIS را به نحو چشمگيري افزايش مي‌دهد اما قبل از اين كه به نحوه استفاده از مشاوران و تكنيك‌هاي OD در پروژه هاي MIS بپردازيم ابتدا مباحث مشترك MIS و OD را مشخص نموده و انتظار مي‌رود توضيح داده شود كه چرا استفاده از ابزارها و تكنيك‌هاي توسعه دهنده ODدر آينده مهم و حياتي است.
2. ديدگاهي سيستماتيك از اجراي MIS
اگر ديدگاه سيستمي تئوري با سازمان وفق پيدا كند سيستم اطلاعات مي‌تواند يك ديدگاه مانند يكي از زير سيستم‌هاي مختلف سازماني باشد. علاوه بر اين هر تغييري در MIS در عملكرد ساير زيرسيستم‌ها تأثيرگذار است، كه اين به آينده‌نگري طراحان و مجريان بر مي‌گردد و بيشتر به آن‌ها بستگي دارد تا تغييرات فني در سيستم‌هاي سخت‌افزاري.
اين تغييرات بيشتر ديدگاهي وسيع و آينده‌نگر را از طرف طراحان و مجريان براي اتوماسيون كردن امور يا ديگر سيستم‌هاي سخت افزاري مي‌طلبد. از اويل 1960 متخصصان سيستم اطلاعات نگران عادات رفتاري كاربران كامپيوتر خصوصاً در مباحث مقاومت كاربران هستند. طراحان MIS براي نماي ظاهري در فرآيند تغييرات تكنيكي از نظرات كاربران يه دقت در طراحي و اجراي فرآيندها بهره مي‌برند. اعمال نظرات و ديدگاه‌هاي گوناگون و مشاركت آن‌ها در اجراي سيستم بيشتر يك هنر است تا دانش، خصوصاً هنگامي كه تغييرات و توسعه اوليه براي يك سيستم جديد اعمال مي‌شود كاربران به ندرت براي تغيير و اصلاح سيستم حاضر به همكاري و مشورت هستند. البته تمركز بيش از حد به روي فني ظاهري و توجه زيا يه مشكلات رفتاري نيز به شكست سيستم اطلاعات منجر مي‌گردد. بنابراين هر چند متخصصان سيستم‌ها در تلاش هستند تا نقش المان‌هاي رفتاري افراد را در توابع سيستم‌ها وارد نمايند اما ناتواني فني سيستم‌هاي اطلاعاتي براي رؤيت اشياء اصلي مي‌تواند ناشي از مقياس‌سنجي ناكافي رفتار افراد براي سازمان‌ها مؤثر باشد.
در استراتژي‌هاي توسعه‌اي براي مشكلات رفتاري با استفاده از OD منطقي به نظر مي‌رسد و بهتر است به روي اجراي تغييرات اصلي تمركز شود. اين قسمت از دانش بيشتر تمركزش به روي آن است كه كدام متغيرهاي رفتاري در سازمان‌ها مي‌توانند در طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي ، اجرا و تغيير فرآيندها اعمال گردند. مشاركت روش‌شناسي OD در تغيير برنامه‌هاي MIS بايد بيشتر رويكردي سيستماتيك براي تعامل با مشكلات ساختاري باشد تا روش‌هايي كه معمولاً استفاده مي‌شود. پيشنهاد مي‌شود كه تكنيك آينده‌نگري اجتماعي در طراحي و اجراي MIS به كار گرفته شود. OD بيشتر در تكنيك‌هاي خاصي اعمال مي‌شود و تنها به عنوان يك چشم انداز و ديدگاه كه در پروژههاي MISتغييري استفاده شود نيست. يكي از اصول بنيادي در تئوري OD اين است كه روش به كار رفته براي اجراي تغييرات، پذيرش تأثيرات مختلف مقدماتي براي تغيير است. روش اجراي يك سيستم بر نحوه پذيرش و استفاده از آن از طرف كاربران مؤثر است.
3. توضيح مختصر OD
توسعه سازماني شامل طراحي و تغييرات اجرايي در سازمان‌ها مي‌گردد. OD به عنوان يكي از حوزه‌هاي آكادميك به روي فرآيندهاي تغيير مطالعه مي‌كند و همچنين OD شامل سهولت در اجراي تغييرات مثبت در سازمان‌ها مي شود. در دهه 1960 هنگامي كه پيشرفت‌هاي فني سريعي به وقوع پيوست اوضاع اقتصادي سير صعودي و نزولي متناوب به خود گرفت و تغييرات اساسي در فرهنگ ارزش سازمان‌ها؛ شركت‌ها را مجبور به تجديدنظر در روش‌هاي اجرايي جهت سهولت بيشتر فرآيندها و ايجاد ساختارها و فرآيندهاي پاسخ‌گو نمود.
از مشاركت حوزه‌هاي روانشناسي، جامعه‌شناسي، مديريت و رفتارهاي سازماني يك حوزه ميان رشته‌اي براي وفق دادن تغييرات جديد با سازمان به وجود آمد. در حقيقت همكاري‌هاي بين‌المللي براي توسعه دانش‌اجتماعي كاربردي، دستورالعمل اجراييOD را معتبر ساخت و سازمان‌هاي مختلف كه به صورت تخصصي به روي اين مسئله كار مي‌كردند ديدگاه OD را به وجود آوردند.
امروزه OD يكي از رشته‌هايي است كه بر اهميت ابعاد انساني در عملكرد توليد وتطابق تغييرات با سازمان تأكيد مي‌كند. تكنولوژي OD شامل افزايش نقش دانش، روش‌ها و تكنيك‌هايي است كه اساساً براي اعمال دانش‌رفتاري است.
OD به روي اجزاء انساني (ارزش‌ها، نگرش‌ها، روابط، وضعيت سازماني) تمركز بيشتري دارد تا‌ساختارها يا فاكتورهاي تكنيكي در سازمان؛ بنابراين مشاور OD اغلب يك متخصص علوم‌رفتاري است. اين مشاوران تمايل به ترويج عقايد فلسفي اجتماعي دارند مانند عقيده به ارزش‌هاي انساني و دموكراسي و مخالفت با ديكتاتوري و اصولي كه به تمركز قدرت در دست يك نفر يا افرادي خاص منجر مي شود. تمركز OD به روي فرآيندهاست مانند مخالفت با محتواي يك برنامه تغييري. تكنسين‌هاي OD قصدشان ايجاد بينشي جديد براي اعضاي سازمان است تا آن‌ها بتوانند با اين ديدگاه جديد وفق يابند. ساير ابزارهاي بوجود آورنده؛ داده و رفتاري سازماني برطبق اين كه كدام طراحي و عملكرد قابل پيشرفت است.
به طور كل OD را به طور خلاصه اين طور مي‌توان تعريف كرد:
"افزايش هر چه سريعتر كارايي سازمان با بهينه كردن روابط اجتماعي افراد"
4. وجوه مشترك OD و MIS
دلايل نزديكي‌و‌پيوند توسعه‌سازماني با پروژههاي MIS را مي‌توان در چهار فرضيه‌زير‌خلاصه‌نمود.
فرضيه 1: بر عهده‌گرفتن يك ديدگاه تئوري سيستم‌هاي باز براي سازمان‌ها، بر پايه يك تئوري براي كاربرد OD هنگامي كه يك MIS تغييري معرفي مي‌شود.
سهولت تئوريك سيستم‌هاي باز براي سازمان‌ها مانند يك قسمت از اجزاء وابسته به يكديگر است كه با يكديگر و همچنين با محيط سازماني در تعامل است. اين ديدگاه به وسيله تئوري‌هاي سازماني، درك و پذيرش سه متغير مهم را در سازمان مطرح مي‌كند كه اين سه متغير عبارتند از: افراد، تكنولوژي (وظايف اجرايي را نيز شامل مي‌شود) و ساختار. اين سه المان‌هاي كاملاً وابسته به يكديگرند و تغيير در نتايج يكي از آن‌ها باعث تغيير در دو المان ديگر مي‌شوند. (به صورت مستقيم و غيرمستقيم) در حقيقت تكنولوژي كامپيوتر بر همه زيرسيستم‌هاي سازمان‌هاي اجتماعي، ساختاري و فني تأثيرگذار است، اما مسأله اين‌جاست كه چگونه مي‌توان اين تغييرات را در سيستم‌هاي چندگانه مديريت ايجاد نمود؟ MIS يك سيستم تكنيك‌هاي رفتاري دارد كه بايد از آگاهي كامل از ساختارهاي اجرايي به كار گرفته شده اجرا نمود. هنگامي كه MIS اجرا گرديد يا تغيير كرد، هدف معمولاً بهبود توابع سازماني براي مؤثرتر و بهتر نمودن فرآيندها و يا بهبود در كيفيت برون دادهاي سازمان است.
يك ديدگاه كلي از نيازمندي‌هاي سازماني بيشتر از سيستم اطلاعات داخلي در پروژههاي دگرگون كننده MIS براي مديران اهميت دارد، خصوصاً هنگامي كه اهداف نهايي بيشتر از آن كه باعث تغيير در MIS شود به بهبود توابع كلي سيستم منجر مي‌شود. اجراي تغييرات در سيستم اجتماعي سازمان كندتر از اجراي تغييرات فني و تكنيكي است. كاربران متخصص OD بايد تغييرات را در هر دو سيستم همزمان نمايند و زمان‌هاي تأخيري را در طي روند اجرايي در سيستم اجتماعي كاهش دهند.به دليل اين كه مشاوران OD به تأثيرات اجتماعي و تغييرات ساختاري واقف هستند، همكاري اين مشاوران با متخصصان فني اطلاعات باعث تشكيل يك رويكرد سيستمي براي اجراي تغييرات در MIS مي‌گردد.
فرضيه 2: ناكامي‌هاي MIS بيشتر ناشي از مشكلات رفتاري و عدم همكاري افراد مي‌باشد.
شكست‌هاي MIS اغلب در مرحله اجرا بعد از اين كه سيستم از لحاظ فني سالم تشخيص داده‌شد اتفاق مي‌افتد. به طور كلي اين قبيل شكست‌ها دو دليل عمده دارد:
1. عدم‌توجه و غفلت طراحان از عوامل متغير سازماني در سيستم
2. عدم‌موفقيت طراحان براي همكاري كاربران در طراحي و برنامه‌ريزي سيستم
طراحان سيستمي به طور متناوب متغيرهاي رفتاري مانند تأثيرات اجرايي پروژه و تركيب مدل‌ها را ناديده مي‌گيرند. كمبود نگرش‌هاي مديريتي در طراحي MIS منتج به بسياري شكست‌ها در سيستم‌هاي مبتني بر كامپيوتر است. در بسياري از موارد مديران و طراحان فكر مي‌كنند كه يك مدير لازم نيست بداند كه سيستم‌هاي اطلاعاتي كه در اختيار دارند چگونه كار مي‌كنند و تنها نحوه كار با آن‌ها مهم است. مديران ارشد ممكن است قادر به شناسايي موارد لازم براي تغييرات برنامه‌ريزي در ساختار سازماني و رفتاري جهت كارآمدتر نمودن نحوه استفاده از فرآيند اطلاعات كامپيوتري نباشندو محققان نشان داده‌اند كه در شرايط نادري تغييرات مهمي در ساختار سازماني يا رفتاري ناشي از نصب يك MIS اتفاق مي‌افتد.
طي تحقيقي كه 38 سركت در طي 15 سال انجام گرفت نشان داد آماده‌سازي مديران براي نصب و استفاده از سيستم‌هاي كامپيوتري بسيار ضعيف انجام شده است. در نتيجه؛ اجراي تصميمات داخلي به طور كامل توسعه نمي‌يابد و مديران هرگز به مزايا و منافع دسته بندي اطلاعات منابع انساني در پرونده‌ها پي نبرده و تمركززدايي يا كنترل فرآيندها ميسر نمي‌گردد. فنون و روش‌هايي كه متخصصان OD به كار مي‌برند و پيشنهاد مي‌كنند استفاده از مشاركت مديران در اجراي سيستم‌هاست.
فرضيه 3: متخصصان سيستم اطلاعات اغلب براي يكپارچه‌سازي و هماهنگي كاربران براي طراحي و اجراي سيستم‌ها آموزش كافي نديده‌اند.
تحليل‌گران سيستم‌ها نيز مانند متخصصان فني مانند متخصصان به طور كامل آموزش نديده‌اند خصوصاً در بخش روانشناسي و رفتارهاي انساني. گزراشي از ACM كميته برنامه‌ريزي آموزشي در آموزش كامپيوتر براي مديران نشان داد كه اطلاعات واضح و مشخص نيازمند مشاركت مديران در يكي از فازهاي طراحي MIS است كه نيازمند مهارت‌هايي است كه در اختيار برنامه‌نويسان و تحليل‌گران سيستم نيست و براي تمركززدايي در بخش فني و كيفيتي به وسيله MIS و برنامه‌هاي دانش كامپيوتري است. علاوه بر اين رشد تكنولوژي اطلاعاتي بسيار سريع است به طوري كه متخصصان اطلاعاتي دريافته‌اند هماهنگ ساختن آن با محيط بيروني كه براي شركت‌هاي تجاري‌مهم است بسيار مشكل مي‌باشد. استفاده از OD در پروژه تغيير سيستم‌ها، نگراني‌هاي‌مسئوليتي كاربران را در نظر مي‌گيرد و نيازمندي‌هاي تحليل‌گران سيستم‌ها را به وسيله‌دانش‌رفتاري موردتوجه قرار مي‌دهد.
فرضيه 4: دامنه MIS در حوزه ارتباطات و مسئوليت‌هاي ارتباطي سازمان‌ها بسيار گسترده است بنابراين رفتارهاي واكنشي ناشي از تغيير سيستم اطلاعاتي بسيار مهم‌تر از گذشته است.
تكنولوژي اطلاعات درطي دهه 1950 تا 1960 از خودكار نمودن عملكردها به سمت كامپيوتري نمودن مدل‌هاي تصميم‌گيري استراتژيك در دهه 1970 حركت نمود. در طي دهه 1980 تغييرات اطلاعاتي به طور فزاينده‌اي به سمت سيستم ارتباطات شبكه‌اي براي سازمان‌ها حركت نمود، خصوصاً خودكارسازي سيستم هاي داده رشد نمود كه همه انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي مانند تلفن‌ها و پردازشگرهاي واژه‌اي مانند ماهوراه‌ها را شامل مي‌شود. همكاري‌هاي ارتباطي به طور قابل ملاحظه‌اي به هم نزديكتر شده‌اند و ارسال‌ها و دريافت‌ها سريعتر و ارزان‌تر و به طور گسترده‌اي به طور گسترده‌اي در دسترس و عمومي‌تر هستند و از طريق سيستم‌هاي صوتي و تصويري مختلف اين امر آسان‌تر مي شود مثلاً به جاي مسافرت‌هاي طولاني امكان ارسال اطلاعات تصويري، صدا، شبيه سازي هاي گرافيكي از يك اطاق كنفرانس به يك اطاق كنفرانس ديگر در كشوري ديگر ممكن است. مسلماً عملكردهاي داخلي ادارات نيز به طور خودكار انجام خواهد شد و استفاده از ترمينال‌هاي اطلاعاتي جايگزيني براي ارتباطات راحت‌تر با ادارت مركزي و سهولت بيشتر كارها مي‌گردد. ارتباطات و فرآيندهاي اطلاعاتي به سمت يكي‌شدن و توسعه تأثيراتشان در سازمان‌ها پيش مي‌روند و اين نشان‌دهنده آن است كه هر گونه تغيير تكنولوژيكي كه موارد روانشناسي و ساختاري را مدنظر قرار دهد موفق‌تر خواهد بود. بنابراين رابطه بين ساختار، اجتماع و سيستم‌هاي فني شركت‌ها بسيار قوي‌تر و مجتمع‌تر شده است در نتيجه يك پروژه MIS نيازمند يك تيم مشاوره است كه يكي از مشاوران كه يكي از مشاوران بايد حتماً متخصص OD باشد.
وجوه مشترك OD و MIS
در هر دو مقوله OD و MIS به اين مبحث مي‌پردازند كه چگونه اطلاعات موردنياز كاربران تعيين گردند و چگونه يك MIS اجرا شود و همچنين چگونه در برابر مقاومت كاربران عكس‌العمل نشان داده شود و چگونه سيستم اطلاعات را مؤثر و كارآمد نمود. مسلماً متخصصان OD و MIS به صورت موازي با يكديگر كار مي‌كنند. وجوه مشترك اين دو مبحث در جدول 1 آمده است. اولين وجه مشترك، ايجاد تغييردر سازمان است. هدف MIS بهبود تأثيرات و خصوصاً در تصميم‌گيري‌ها و روابط زيرمجموعه‌هاست. يك پروژه OD به ارزيابي بهبود تأثيرات سازماني مي‌پردازد و تغييرات به روي بهبود روابط بين گروهي و بين فردي يا كيفيت تصميم‌گيري‌ها متمركز است. OD و MIS بايد براي از بين بردن مقاومت افراد سازماني با يكديگر در تعامل باشند كه بيشتر مباحث در اين زمينه‌ها به اين موضوع اختصاص مي‌يابد. بدين منظور مديران ارشد حمايتي براي OD و همچنين MIS موردنياز است و بالاخره اين‌كه OD وMIS هر دو در زمينه توسعه تئوري مناسب و تجربي تكنيك‌ها براي استفاده در اجراي واقعي تغييرات مشترك هستند، البته طبيعت اين تكنيك‌ها براي هر كدامشان بسيار متفاوت است.
جدول شماره 1