27 عامل كليدي درايجاد مزيتهاي رقابتي به وسيله سيستمهای اطلاعاتی

[Borna66]

سيستم هاي اطلاعاتي براي ايجاد جهش هاي ناگهاني در بهره وري ، افزايش توان رقابت و حفظ مزيتهاي رقابتي پايدار. قابليتهاي قابل ملاحظه اي دارند كه دسترسي به اغلب آنها امكان پذير است . در مقاله حاضر، تلاش مي شود. عواملي كه بر ميزان موفقيت استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي موثرند، معرفي گردد. اين عوامل كليدي درنهايت به شبكه اي يكپارچه براي بهره برداري نوين از سيستم هاي اطلاعاتي براي خلق مزيتهاي رقابتي منتهي مي گردد. هرگونه بهبودي در كيفيت يا كميت اطلاعات موجود، يا توانايي فرآوري يا به كارگيري اطلاعات ، امكان افزايش وضعيت بهره وري و رقابتي يك سازمان رافراهم مي كند، كه البته ، تحقق اين امر نيازمند طراحي موثر و اجراي سيستم هاي اطلاعاتي است
براي يك سازمان ، اطلاعات به اندازه منابع مالي ، نيروي كار، مواد و سرمايه ارزشمنداست . و مباحثات مربوط به جهاني شدن نيز اين ارزش را موردتاكيد مداوم قرار مي دهد.البته ناگفته نماند، درحالي كه بسياري از افراد توانمنديهاي سيستم هاي اطلاعاتي راپذيرفته اند. معدودي نيز دستورالعمل هاي خاصي براي تحقق اين توانايي ارائه مي دهند.يكي از دلايل عدم درك عميق و سيستماتيك توانايي ارائه مزيت رقابتي توسطسيستم هاي اطلاعاتي كامپيوتري ، به كارگيري اين سيستم در مهندسي مجدد و بازسازي باهدف اوليه كاهش هزينه ها توسط بسياري از سازمانهاست .

[Borna66]

موفقيت يك سازمان در آينده بستگي به توانايي يادگيري و آموزش سازمان دارد.هدف اصلي ارائه شده در اينجا بيشتر تاكيد بر فرايند آموختن چگونگي كسب وحفظرقابت از طريق يك منبع كليدي ، يعني اطلاعات ، است . دستاوردهاي اطلاعاتي سازمان مي بايد ارزيابي و از سيستم هاي اطلاعاتي براي ايجاد مزيت رقابتي پايدار استفاده شود.
براي ايجاد مزيت رقابتي ، متناسب با تقاضاهاي محيط جهاني ، سيستم هاي اطلاعاتي چگونه بايد طراحي شود؟ در اين راستا ضرورتهاي اوليه عبارتند از:
الف - حذف موانع ناشي از تفكر سنتي نسبت به سيستم هاي اطلاعاتي
ب - كاهش محدوديتهاي روشهاي گذشته
ج - بسط ديدگاهي مشخص نسبت به چگونگي ايجاد تفاوتها توسط سيستم هاي اطلاعاتي .درواقع براي عملي كردن سيستم هاي اطلاعاتي ضروري است به اين سوال پاسخ داده شود كه : چرا پاره اي از سيستم هاي اطلاعاتي توان ايجاد مزيت رقابتي را دارندو پاره اي فاقد اين توانايي هستند. به عبارت ديگر سازمانها مي بايد ياد بگيرند و عادت كنندكه خارج از چارچوب مدلهاي قراردادي سنتي به تفكر بپردازند. با آگاهي از موارد فوق ،براي اينكه مزيتهاي رقابتي ارائه شده توسط سيستم هاي اطلاعاتي از پايداري لازم برخوردار باشند مي بايد منحصربه فرد و با ارزش بوده و درعين حال تقليد و جايگزيني آنها مشكل باشد.
به نظر مي رسد، مديران شركتهاي موفق توان پرداختن به تناقضها را داشته باشند.تئوريهاي سازماني براي پرداختن به چنين پديده هايي طراحي نشده اند. نظريه پردازان ،مايل به حذف يا كاهش تناقضها به منظور فراهم كردن ثبات داخلي هستند. درنتيجه به تئوري پويايي نياز است كه بتواند ثبات و تغييرات را با هم به كار گرفته و نقشها و منازعات غيرقابل اجتناب سيستم هاي انساني را نيز موردتوجه قرار دهد. براي اغلب ما درك ماهيت متناقض سازمان آسان نيست ، و در رابطه با چگونگي فراوري اطلاعات به بيراهه مي رويم و درنتيجه ترجيح مي دهيم به زندگي با انواع قواعد و ساختارهاي ثابت ادامه دهيم .
سازمانها براي روبرو شدن با مزيت رقابتي پايدار از طريق استفاده بهينه از اطلاعات ،افزايش بازدهي اهرم تكنولوژي اطلاعات )it(. و مداخله موثرتر مديريت ، مي بايد اين امور را با روشهاي پيچيده تري شكل دهند. تسلط به اين پيچيدگيها به كار سخت و توجه به جزئيات ، مقابله با تمايل مديريت به يافتن >اقدام سريع < نياز دارد. بازسازي ، مهندسي مجدد و بازنگري روشهايي براي طراحي سازمان هستند. ولي بازنگري بهترين پيش بيني هاي بلندمدت را مطرح مي كند زيرا پيچيدگيهاي سازمان را بدون ناچيز شمردن آن روشن مي كند. غالبا براي تغيير چارچوبهاي فكري سازمان مجبوريم زلزله ايجاد كنيم ونيازمنديم از روي منحني ها بپريم و در تفكر نسبت به محصول ، خدمات ، تكنولوژي وروشهاي مديريت جهشهاي مهمي ايجاد كنيم .
به هرحال ، سازمانها مي بايد بر روي اطلاعات متمركز گردند كه اجازه >اداره يك ماشين دائمي ايده پردازي < را محقق مي سازد. توازن سيستم هاي اطلاعاتي كه آزادي ،اقتدار و آزمون را با حفظ كنترل و مسئوليت فراهم مي سازد، ضروري است . سازمانهايي كه استراتژي نوآوري را دنبال مي كنند نيازمند فعاليتها و ساختارهاي جديد فيمابين عناصراين ساختارها هستند. سيستم هاي اطلاعاتي مي بايد اطلاعات موردنياز و بهنگام چنين فعاليتهايي را مورد حمايت قرار دهند و مخصوصا تلاشهاي نوآوري ، تجربه و آموزش درسراسر سازمان را ياري دهند نه اينكه موانعي بر سر راه آن ايجاد كنند.
دو عنصر اساسي براي توسعه سيستم هاي اطلاعاتي براي مزيتهاي رقابتي پايدارعبارتند از:
باز توليد و تقليد گردش فرايند و تحصيل دانايي مشكل باشد;
مغز بر باشد.
چارچوب عناصر كليدي توسعه سيستم هاي اطلاعاتي نوآور موفق را مي توان به صورت زير خلاصه كرد:
1 - هدف گذاري استحكام سيستم ها با ارتقا مداوم پايه اطلاعات كامل مرتبط با تمام سيستم اطلاعاتي حياتي ;
2 - جذب نيازمنديهاي بازار ومشتريان به منظور حفظ مشتريان فعلي همزمان با جذب بازارها و مشتريان جديد;
3 - ايجاد توازن اهداف سيستم اطلاعاتي و تكنولوژي اطلاعاتي با نيازهاي سازماني وكسب وكار.
روش سيستم اطلاعاتي مي بايد متناسب با برجستگيهاي استراتژيك سازماني باشد:
1-3 - روشهاي >پرش از منحني ها< يا >خروج از چارچوبها< براي استراتژيهاي بسيارنوآور و پاسخگو.
2-3 - روشهاي طراحي داراي تندروي كمتر براي محركهاي استراتژيك ثابت .
4 - ارزيابي برخوردها، ريسكها و وضعيت رقابتي و برآورد اثر سيستم اطلاعاتي بر روي عوامل موردارزيابي ;
5 - طراحي به منظور سادگي و تكميل طرح با تاكيد بر كيفيت سيستم اطلاعاتي .

[Borna66]

گروه بندي عوامل موثر در موفقيت سيستم هاي اطلاعاتي
عوامل موثر در موفقيت سيستم هاي اطلاعاتي را مي توان به ترتيب ذيل مشخص كرد:

هدف گذاري - مباني استحكام سيستم
مباني اطلاعاتي كامل : گسترش اطلاعات به خارج از حوزه مشتريان موجود كه مشتريان آتي را هم دربرمي گيرد: اطلاعاتي كه ارزش به روز دارند را بايد حفظ كرد.
اصلاح مداوم : از راكدكردن سيستم بپرهيزيد: اصلاح پذيري
نوآوري سريع / محصولات جديد: ازطريق برخورد باز و طراحي قوي ، معرفي نوآوري را تسهيل كنيد.
ارتباطات : استفاده كنندگان مي بايد به سهولت قادر به ايجاد ارتباط با تمام سيستم اطلاعاتي مربوطه در داخل و خارج سازمانشان باشند.

[Borna66]

تمركز بر نكات جذب بازار و مشتري
خدمات اضافه : براي آگاهي نسبت به انجام خدمات براي كليه محصولات يا اعمال مديريت بايد ارائه شود;
ساختارهاي جديد قيمت گذاري : سيستم مي بايد، در داخل ، توانايي مواجه باساختارهاي قيمت گذاري جديد و ابداعي را داشته باشد و در خارج ، به استفاده كنندگان اجازه بدهد كه ساختارهاي جديد يا ابداعي قيمت گذاري را خلق كند.
تداركات ارزان : براي تامين كنندگان ارزان قيمت ، اطلاعات كافي براي قيمت گذاري رقابتي و نيز اطلاعاتي كه اشاره بر جايگزينهاي احتمالي و يا شبيه سازي آتي دارد تهيه شود.
سريع / به موقع يا اول بودن : اطلاعاتي كه بتواند مديريت را جهت كوتاه كردن برنامه زمان بندي ، زمان تحويل و پيش قدمي در بازار كمك كند مي بايد نگهداري شود.
گوش سپردن به مشتريان و غيرمشتريان : درخواستهاي مشتريان و يا استفاده كنندگان رادر سيستم اطلاعاتي نگهداري كنيد. سازمان بايد هنرگوش كردن را بياموزد: تلاش براي درك نيازهاي مشتريان موجود و مشتريان احتمالي .
پيش بيني نيازهاي آتي و حفظ حداكثر انعطاف پذير: اهميت نيازهاي پيش بيني شده ،هرقدر استفاده كنندگان بيشتري با آن نيازها آشنا شوند بيشتر مي شود. براي مصونيت ازعواقب رقابت و يا اجتناب از عدم توانايي نسبت به عمليات مديريتي موردنياز، سيستم را انعطاف پذير نگاه داريد.

[Borna66]

توازن
ايجاد اهداف حمايت سازماني سيستم اطلاعاتي يا تكنولوژي اطلاعاتي : از سيستم اطلاعاتي يا تكنولوژي اطلاعاتي براي تامين اهداف تجاري مشتريان داخلي و خارجي استفاده كنيد.
شايستگي هاي مشخص را هدف قرار دهيد: >حوزه هاي بي تفاوتي < مشتريان را بشناسيدو شايستگي ويژه سازمان را درك كنيد.
شناسايي كسب وكار: نكته اساسي طرح ريزي و پيش بيني است . >تناسب < مفهوم اصلي است : مهمترين تناسب نه به امروز بلكه به آينده تعلق دارد. اطلاعات مربوط به صنعت ،جايگزيني و شبيه سازي نيازمند درك آينده است .
طراحي مجدد يا توسعه روبه رشد: سيستم اطلاعاتي سودمند مي بايد به طور همزمان مورداستفاده و تعديل قرار گيرد. بسياري از تغييرات عمده سيستم ناشي از سطوح بالاي عدم يكپارچگي ، عدم استفاده و عدم پذيرش استفاده كنندگان است .

[Borna66]

ارزيابي - تمركز بر رفتار / ساختار - زيربنا/ مديريت
نشانه گذاري : براي هدايت توسعه آتي به ارزيابي دقيق قبل و بعداز اجرا نياز است .
ارزيابي مخاطرات : مشخص كنيد كه آيا در تلاش حل مسئله >شرطبندي روش شركت <هستيد. اگر چنين است ، چرا بايد چنين تلاشي صورت گيرد.
ارزيابي زيرساختها: مهارتها و منابع موردنيازي كه معمولا مقدم بر راه حلهاي سيستم اطلاعاتي است را مشخص كنيد. منابع زياد چه مي تواند باشد.
ارزيابي مسائل مديريتي : طراحي سيستم اطلاعاتي چگونه مي تواند ارزشها ورفتاركاري را تغيير داده و افراد را به طور خلاق درمقابل هم قرار دهد؟ آيا طراحي سيستم اطلاعاتي از كار تيمي حمايت مي كند؟
ارزيابي ساختارهاي سازماني : هدف كاهش موانع است . سيستم اطلاعاتي مي بايدافراد و سازمانها را با حفظ ارزشها، اخلاق ، عقايد و روشهاي اصلي به سمت تفكر به خارج از چارچوبها، پارادايم ها، مدلها و حالاتشان هدايت كند. كاربرد محدودكننده وروشهاي افراطي مزيت نسبي ايجاد نمي كند.
ارزيابي نكات مديريتي : رهبري در برقراري دستورالعمل ها و اقتدار مي بايست جايگزين مديريت يعني سيستم اداري و بوروكراسي گردد. سيستم اطلاعاتي مي بايدرهبري توانا باشد نه صرفا يك ابزار اداري .

[Borna66]

طراحي و تكميل - فرايند توسعه سيستم اطلاعاتي
كيفيت و طراحي : كيفيت و كنترل تغيير براي اطمينان نسبت به اينكه سيستم اطلاعاتي سير نزولي نداشته باشد و استفاده كننده به خاطر عدم دسترسي به سيستم درهنگام نيازمتضرر نگردد، ضروري است . سيستم مي بايد با ظرافت عملي و ساده ، مثل اهداف واقعي فوري طراحي شده باشد.
محدوديت از داخل و بيرون : ارتباط با سيستم هاي خارج از سازمان مي بايد براي سازمان شما ساده باشد. دسترسي مشتري به داخل سيستم اطلاعاتي شما ضروري است ،ولي دسترسي رقبا به سيستم مسدود بايد گردد.
توليدات يكپارچه : ضروري است كليه توليدات مربوط به سيستم اطلاعاتي كه يك شركت مورداستفاده قرار مي دهد يا به فروش مي رساند يكپارچه باشد. يك سيستم مجزا،نظير سيستم برنامه ريزي پرسنلي يا سيستم بودجه ريزي بدون ارتباط با سيستم اطلاعاتي ،نهايتا منجر به كاهش استفاده و درنتيجه كاهش احتمالي روند بهبود و توسعه مي شود.
راه حلهاي ساده : ابتدا با مخاطب قراردادن نيازهاي كسب وكار نه با سرمايه گذاري درتكنولوژي كه ثمربخش بودن آن مشخص نيست در جستجوي راه حلهاي ساده باشيد.
فرايندهاي موجود را مشخص كنيد: فرايندها قبل از اينكه مجددا ابداع يا مهندسي مجدد شود مي بايد فهميده شوند. سيستم اطلاعاتي سازماني مي تواند براي ايجادجريانهاي تشريحي فرايندهاي موجود به عنوان مبنايي براي بهبود و توسعه برنامه ريزي شود.
حفظ و نگهداري طرحهاي ويژه : طرحهايي نظير فروش مشروط جنس به پست تصويري يا بازار سهام هنگامي كه استفاده كننده به آن وابسته مي شود مي بايد حفظ شود.آزمون نظرات قبل از اقدام : تصميم بر عدم پيشروي به همان اندازه پيشروي حائزاهميت است . نمونه كامل ، آزمون مقدماتي و ساير امكانات آزمايش براي تعيين اينكه آيا اجراي تغييرات براي سيستم اطلاعاتي ضروري است يا خير.

[Borna66]

نحوه ارزيابي اطلاعات سازماني
براي اندازه گيري )سنجش ( هريك از اين 27 مورد، به نسبت اينكه به چه ميزان نيازهاي سيستم اطلاعاتي شما را تامين مي كند ارزشي بين صفر و ده درنظر بگيريد. نمره ده نشان دهنده بهترين وضعيت )100%( و صفر )با 0%( بيانگر اين است كه وضعيت موجود سيستم اطلاعاتي شما پاسخگوي نيازها نيست .

هدف گذاري
1 - مباني اطلاعاتي كامل :
- ميزان حفظ اطلاعاتي كامل و صحيح و جاري مشتريان توسط سيستم شما;
- ميزان حفظ اطلاعات جاري ، صحيح و كامل غيرمشتريان توسط سيستم شما;
- ميزان حفظ ساير اطلاعات مربوطه توسط سيستم شما.
2 - اصلاح مداوم :
- سهولت اصلاح پذيري سيستم شما;
3 - سرعت -ابداعات سريع /محصولات جديد:
- ميزان آسان سازي محصولات و ابداعات جديد توسط سيستم شما.
4 - ارتباطات :
- درصد ارتباطات مرتبط با سيستم اطلاعاتي در داخل و خارج سازمان شما.

جذب
5 - خدمات اضافي :
- ميزان افزايش عمل يا خدمات هريك از عمليات سيستم اطلاعاتي شما.
6 - ساختار جديد قيمت گذاري :
- ميزان اثر تغييرات قيمت داخلي تعريف شده ;
- ميزان تغييرات قيمت داخلي به كار گرفته شده ;
- ميزان اثر تغييرات خارجي تعريف شده ;
- ميزان تغييرات قيمت خارجي به كارگرفته شده .
7 - تداركات كم هزينه :
- ميزاني كه سيستم اطلاعاتي شما اطلاعات كافي نسبت به قيمت گذاري رقبا و تغييرات نامشخص ارائه مي كنند.
- ميزاني كه سيستم اطلاعاتي شما اطلاعات كافي نسبت به قيمت گذاري صنعت وتغييرات نامشخص ارائه مي كنند;
- ميزاني كه سيستم اطلاعاتي شما اطلاعات كافي نسبت به جايگزينهاي احتمالي وتقليد محصولات و خدمات شما ارائه مي كنند.
8 - سرعت / بموقع يا مقدم بودن :
- ميزان توانايي سيستم اطلاعاتي شما در فشرده كردن جدول زماني : تسريع در تحويل ،نوع آوري ، توليد و غيره .
9 - گوش فرادادن به مشتريان و غيرمشتريان :
- درصد درخواستهاي مشتريان كه اخذ مي شود;
- درصد درخواستهاي احتمالي مشتريان كه اخذ شده اند;
- درصد درخواستهاي استفاده كنندگان كه اخذ شده .
10 - پيش بيني نيازهاي آتي و حفظ حداكثر انعطاف پذيري :
- ميزان كمك سيستم به استفاده كنندگان جهت شناسايي نيازها;
- ميزان انعطاف پذيري در برآوردن نيازهاي شناسايي شده .

توازن
11 - اهداف سازماني :
- ميزان تامين اهداف داخلي توسط سيستم اطلاعاتي ;
- ميزان تامين اهداف خارجي توسط سيستم اطلاعاتي ;
- ميزان تامين اهداف جاري و اجتماعي مشتريان توسط سيستم اطلاعاتي .
12 - اشاره به شايستگيهاي مشخص :
- ميزان اندازه گيري شده حوزه بي تفاوتي مشتري ;
- ميزاني كه سيستم اطلاعاتي شايستگيهاي مشخص سازمان را حمايت كرده ومي فهمند.
13 - استفاده از سيستم و تكنولوژي اطلاعاتي :
- ميزان تناسب با نيازهاي شناخته شده آتي سازماني ;
- درصد اطلاعات موجود درباره صنعت ، جايگزينها و شبيه سازيهاي خودتان .
14 - طراحي مجدد يا بهبود روبه رشد:
- ميزاني كه سيستم اطلاعاتي مي تواند همزمان مورداستفاده قرارگرفته و اصلاح شود.

ارزيابي
15 - نشانه گذاري :
- ميزان دقت ارزيابيهاي قبل از اجرا;
- ميزان دقت ارزيابيهاي بعداز اجرا.
16 - ارزيابي مخاطرات :
- درصد زماني كه سيستم به تعيين درجه ريسك كمك مي كند.
17 - ارزيابي زيرساختها:
- درصد زماني كه سيستمها به تعيين نيازها / مهارتها و منابع كمك مي كند.
18 - ارزيابي به كارگيري مديريت :
- ميزاني كه طرح سيستم اطلاعاتي به تغيير ارزشها و رفتاركاري در يك روند نوآوري كمك خواهدكرد;
- ميزاني كه سيستم اطلاعاتي خلاقيت را تغذيه خواهدكرد.
19 - ارزيابي به كارگيري ساختارهاي سازمان :
- ميزاني كه سيستم اطلاعاتي به كاهش محدوديتها كمك مي كند;
- ميزاني كه سيستم اطلاعاتي افراد و سازمانها را با حفظ ارزشها، اخلاقيات و عقايد وراههاي اساسي به تفكر به خارج از چارچوب و پارادايم ، محدوديتها و مدلهاي خودتشويق مي كند;
- ميزان كاهش محدوديتها عملي و روشهاي اضافي توسط سيستم .
20 - ارزيابي تمركزهاي مديريتي :
- ميزان رهبري توانمند سيستم اطلاعاتي در مقابل ابزارهاي مديريتي ، طراحي و تكميل .
21 - كيفيت و طراحي :
- ميزان تشويق و حمايت سيستم اطلاعاتي از كيفيت ;
- درصد موثربودن روشهاي كنترل تغيير سيستمها;
- ميزان ظرافت ، سهل الاستفاده و عملي بودن .
22 - محدوديت از داخل و خارج :
- ميزان سهولت ارتباط با خارج از سيستم ;
- ميزان محدوديت مشتريان استفاده كننده از سيستم اطلاعاتي شما;
- ميزان محدوديت رقباي خارجي شما جهت استفاده از سيستم اطلاعاتي شما.
23 - محصولات كامل :
- ميزان يكپارچگي سيستم اطلاعاتي با كليه محصولات .
24 - راه حلهاي آسان :
- ميزان كمك سيستم به استفاده كنندگان براي تشخيص راه حلهاي آسان براي رفع نيازهاي اصلي كسب وكار.
25 - مراحل موجود را تعريف كنيد:
- ميزاني كه درك مراحل توسط سيستم اطلاعاتي آسان مي شود;
- ميزاني كه جريانهاي تشريحي مراحل موجود ارائه مي شود.
26 - حفظ طرحهاي ويژه :
- ميزاني كه كليه طرحهاي >مفيد< و >تاكنون < توسط سيستم اطلاعاتي تهيه شده رامي توان حفظ كرد.
27 - آزمون نظرات قبل از اقدام :
- درصد تعداد كمك سيستم اطلاعاتي به نمونه ها، آزمايشگاههاي مقدماتي و سايرمفاهيم آزمون براي تعيين اينكه آيا تغييرات موردنظر سيستم اطلاعاتي صورت پذيرفته است يا خير.