استاندارد مدیریت دانش

[Borna66]

تعاريف:
- مديريت پروژه:بكارگيري دانش،‌ مهارتها،‌ ابزار و تكنيك‌هاي لازم در اداره جريان فعاليت‌ها به منظور رفع نيازهاي پروژه از طريق فرآيندهاي آغازين، برنامه‌ريزي، اجرائي كنترلي و اختتامي است.امروزه فعاليت‌هاي عمده و اصلي غالباٌ توسط سازمانها و مؤسسات در دو قالب " عمليات دوره‌اي و مداوم" و " پروژه" اجرا مي‌شوند. اين دو قالب داراي مشخصات مشتركي هستند كه برخي از مهمترين آنها عبارتند از:فعاليت‌هاي عمده و اصلي آنها توسط نيروهاي متخصص اجرا مي‌شوند·انجام فعاليت‌هاي عمده با محدوديت استفاده از منابع كاري همراه است.فعاليت‌هاي عمده و اصلي ابتدا برنامه‌ريزي مي‌شوند، سپس به اجرا گذاشته‌ شده و تا پايان كار به صورت مداوم كنترل مي‌گردند.
اختلاف عمده و اساس بين دو رويكرد فوق اين است كه عمليات، مداوم و مستمر هستند درحاليكه پروژه‌ها موقتي و منحصر بفرد مي‌باشند. اصطلاح " موقتي " بدين معني است كه پروژه‌ها در زمان‌هاي معين شروع و خاتمه مي‌يابند و اصطلاح" مشخص " نيز به مفهوم اين است كه خدمت يا محصول موردنظر كاملاٌ تعريف ‌شده و روشن بوده و از نتايج حاصل از اجراي پروژه‌هاي ديگر متمايز مي‌گردند.

[Borna66]

تعريف فرآيند: مجموعه فعاليت‌هاي لازم‌الاجرا براي حصول به يك نتيجه مشخصنكته: مديريت پروژه، فرآيند مجموعه فعاليت‌هاي يكپارچه و بهم مرتبط مي‌باشد و لذا كسب نتيجة هر يك از محدوده‌هاي مديريت پروژه معمولاً در سايرين نيز مؤثر است و تعامل بين محدوده‌ها داراي نتايج مثبت و منفي براي هر يك از آنان است. به عنوان مثال تغيير در محدوده كار غالباً در افزايش هزينه پروژه مؤثر است، اما اين تاثير مي‌تواند در روحيه مجريان و يا حتي كيفيت محصول يا خدمات مورد نظر اثر منفي داشته باشد و لذا در اين تعاملات (Interaction) مي‌بايستي هميشه به اهداف پروژه توجه نمود. « موفقيت در مديريت پروژه، مستلزم مديريت بر تعامل بين محدوده‌ها براي نيل به اهداف پروژه به بهترين روش ممكن است.» PMBOK معتقد است دو دسته فرآيند در پروژه وجود دارند: 1- فرآيندهاي مديريت پروژهشامل تشريح و سازماندهي فعاليت‌هاي پروژه مي‌باشد و اين فرآيندها در اغلب پروژه‌ها و در زمان‌هاي مختلف قابل‌اجرا مي‌باشد. (اينگونه فرآيندها مي‌خواهند روح حاكم ‌محصول پروژه شده و كمك نمايند جهت رسيدن بهينه به محصول پروژه)2- فرآيندهاي محصول پروژهشامل تهيه، توليد و ارائه محصول پروژه بوده و اين فرآيندها عمدتاً در غالب تعيين چرخه حيات پروژه بيان مي‌گردند. از ابتدا تا به انتهاي پروژه تعامل مداومي بين دو دسته فرآيند فوق برقرار مي‌باشد. به عنوان نمونه تعيين محدوده كار پروژه بدون درك كافي از چگونگي تهيه، توليد و ارائه محصول آن امكان پذير نمي‌باشد.فرآيندهاي مديريت پروژه در قالب يكي از پنج گروه ذيل انجام مي شوند: الف) فرآيندهاي آغازينب) " برنامه‌ريزيج) " اجرائيد) " كنترليه) " اختتامي - فرآيندهاي آغازين: (Initiating Processes) تشخيص، تدوين و ارائه مراحل و فعاليت‌هاي لازم براي شروع پروژه مي‌باشد. - فرآيندهاي برنامه‌ريزي: (Planning Processes) تبيين و تعيين اهداف و انتخاب راهكار بهينه براي كسب نتايج موفقيت‌آميز و ايفاي كامل تعهدات مي‌باشد. - فرآيندهاي اجرائي: (Executing Processes) مجموعه عمليات هماهنگي بين كليه اركان اجرائي پروژه مطابق برنامه مي‌باشد. - فرآيندهاي كنترلي: (Controlling Processes) مجموعه فعاليت‌هاي كسب اطمينان از دستيابي به اهداف پروژه مي‌باشد. در اين فرآيندها براي جبران خطاي احتمالي از تكنيك‌هاي ارزيابي عملكرد، اندازه‌گيري پيشرفت و انجام اقدامات اطلاحي استفاده مي‌شود. - فرآيندهاي اختتامي:مجموعه فعاليت‌هاي مطابقت مراحل اجرا شده و اهداف از پيش تعيين‌شده پروژه مي‌باشد. سيستمها/ فرهنگ و انواع ساختار سازماني× سيستم‌هاي سازماني× روش و فرهنگ سازماني× ساختارهاي سازماني - وظيفه‌اي- ماتريسي- پروژه‌اي

[Borna66]

× سيستم‌هاي سازماني (Organizational System) وظايف عمده و مسئوليت‌هاي اصلي گروهي از مؤسسات و شركت‌ها اجراي پروژه مي باشد و به همين دليل، سازمان اين مؤسسات نيز با ساختاري مبتني بر ماهيت پروژه‌اي سازماندهي شده‌اند. اين سازمانها به دو گروه عمده تفكيك مي‌گردند: 1- سازمانهايي كه اساساً جهت اجراي پروژه براي سايرين تأسيس شده‌اند. ( به عنوان مثال مي‌توان از شركت‌هاي طراحي و مهندسي، مشاورين و پيمانكارن اجرائي نام برد)2- سازمانهايي كه مديريت بر مبناي پروژه را پذيرفته‌اند. اين سازمانها براي تسهيل در امور به مديريت متمركز پروژ‌ه‌هاي مختلف در يك موقعيت جغرافيائي تمايل بيشتري دارند. بسياري از سيستمهاي كاري اين مؤسسات و سازمانها مانند سيستم‌هاي مالي اغلب براي حسابداري، پيگيري و تهيه گزارشات پروژه‌هاي متعدد ( كه بصورت همزمان اجرا مي‌شوند) بطور يكجا طراحي و مورد استفاده قرار مي‌گيرد. البته در برخي موارد، سازمانهاي با مديريت غير پروژه‌اي نيز داراي بخش‌ها و يا زير بخش‌هايي مي‌باشند كه فعاليت آنها ضمن حفظ هماهنگي با سازمان،‌يا مديريت بر مبناي پروژه‌اي اداره مي‌گردد، لذا گروه مديريت پروژه مي‌بايستي كوشش نمايد تا سيستم يا سيستم‌هاي سازماني مناسبي را طراحي و برقرار نمايد كه براي نيل به اهداف پروژه از ساير سيستم‌ها كارايي بيشتري داشته باشند.PMBOK معتقد است:اگر سازماني پروژه اجرا مي‌كند بايستي سيستم (مجموعه روشها و مقررات پاسخ‌گوي نياز پروژه) سازمان Projectized باشد. § روش و فرهنگ سازماني (Organizational Culture & Style) اغلب سازمانها داراي روش و فرهنگ كاري كاملاً مشخص مي‌باشند. اين روشها و فرهنگ‌هاي سازماني شامل ارزش‌ها، هنجارها اعتقادات و انتظارات آنان است و در خط‌مشي‌ها و رويه‌هاي اجرائي، مسئوليت‌ها و اختيارات و ارتباطات و بسياري از اركان ديگر آن سازمان مدنظر قرار مي‌گيرد.به عنوان نمونه سازمان با برنامه‌هاي جسورانه و پرمخاطره مي‌بايستي از افراد بي‌باك تشكيل شده باشد و يا يك مدير معتقد به روش عدم تمركز، اعمال مديريت بر سازمان را با تفويض اختيارات و مسئوليت‌ها در سلسله مراتب سازماني، تحقق مي‌بخشد،‌ حال آنكه يك مدير معتقد به تمركز در اين سازمان با مشكلات نسبتاً زيادي مواجه خواهد شد. § ساختار سازماني ساختار سازماني اجرايي پروژه‌ها اغلب متأثر از اقتضاء و محدوديت‌هاي استفاده از منابع كاري در آنها مي‌باشد. باتوجه به وظايف، مسئوليت‌ها، اهداف و مقتضاي پروژه، ساختار سازماني مي‌تواند بين دو طيف وظيفه‌اي (Functional) و پروژه‌اي (Projectize) و يا امتزاجي از هر دو طيف و بصورت ساختار ماتريسي طرح‌ريزي شود. تصوير ذيل مشخصه‌هاي عمده و اصلي هر يك از ساختارهاي سازماني بر شمرده شده فوق را تشريح مي‌نمايد: « تأثير ساختارهاي گوناگون سازماني بر ويژگيهاي پروژه‌ها»

مشخصات و ويژگيهاي پروژه
ساختار وظيفه‌اي
ساختار ماتريسي
ساختار پروژه‌اي


ضعيف
متوسط
كامل
كامل تا بسيار كامل


اختيارات مدير پروژه
بسيار كم و ناجيز
كم و محدود
محدود تا متوسط
متوسط تا كامل
كامل تا بسيار كامل


درصد انجام كار تمام وقت توسط نيروهاي تخصيصي
هيچكس
0-25
15-60
50-95
85-100


ميزان حضور مدير در پروژه
نيمه وقت
نيمه وقت
تمام وقت
تمام وقت
تمام وقت


عنوان مدير پروژه
هماهنگ‌كننده
هماهنگ‌كننده
رئيس پروژه
مدير پروژه
مدير پروژه


ميزان حضور نيروهاي اداري
نيمه وقت
نيمه وقت
نيمه وقت
تمام وقت
تمام وقت


در سيستم وظيفه‌اي (Functional) به كار اهميت داده مي‌شود و در سيستم پروژه‌اي (Projectized) به پروژه اهميت داده مي‌شود. PMBOK معتقد است نه اولويت با سيستم وظيفه‌اي است و نه اولويت با سيستم پروژه‌اي،‌ بلكه بهترين ساختار و سيستم آنست كه بتواند جوابگوي نياز پروژه‌ها باشد. (يعني اينكه همه ساختارهاي سازماني خوب هستند به‌شرطي كه بتوان از آنها جواب گرفته شود.) * چارچوب نظري دانش مديريت پروژه:I- مديريت عمومي II- رشته‌هاي كاري (انواع پروژه‌‌ها)III- محدوده‌هاي مديريت پروژه IV- مجريان I- مديريت عمومي:سطوح مديريت عبارتند از : 1- رهبري- رهبر (Leadership)2- مديريت- مدير (Managing) 3- هماهنگي- هماهنگ‌كننده (Coordinating) 4- پيگيري- پيگيري‌كننده (Expediting) 5- امور اداري- اداره‌كننده (Administration) مديريت- مدير: (Managing) (7 وظيفه مديريت)Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting (POSDCORB)= Managing

[Borna66]

* رويكرد استاندارد PMBOK2000 : - توجه ويژه به جايگاه مديريت در مديريت پروژه 1- آنجايــــي كه سليقه مطرح مي‌گردد مدير تنها بايستي آنرا خرج نمايد و اگر مباحث علمي و كارشناســــي مطرح گرديد وظيفه كارشناس مي‌باشد. 2- در بالاترين سطح فقط و فقط بايستي يك انتخاب انجام گردد وآنجا كه بايستي انتخاب مطرح گردد سليقه پيــش مي‌آيد و اين وظيفه مدير است. 3- سليقه بايستي تنها در بالاتريـــن سطح انجام پذيرد و در سطــــح پايين‌تر بايستي كار كارشناسي و علمي مطابق آن سليقه‌ها انجام گردد. و در خاتمه انجام كار بر اساس استاندارد يك الزام است و انتخاب آن استاندارد يك سليقه و آن سليقه توســط يك نفر بايستي صورت پذيرد. - تكيه بر نظرات و آراء خبرگان- استفاده مكرر از الگوها و مستندسازي تجربيات- تدوين سيستماتيك مدارك پروژه· منشور پروژه (موافقتنامه سازمان برنامه و بودجه)· بيانيه محدوده كار · ساختار شكست كار (Tangible, Manageable, Measurable) · قرارداد II- محدوده‌هاي مديريت پروژه (9 محدوده مديريت پروژه):

1- مديريت يكپارچگي پروژه
4- مديريت هزينه پروژه
7- مديريت ارتباطات پروژه


2- مديريت محدوده پروژه
5- مديريت كيفيت پروژه
8- مديريت ريسك پروژه


3- مديريت زمان پروژه
6- مديريت منابع انساني پروژه
9- مديريت تداركات پروژه


از 9 محدودة فوق 4 مورد ذيل جهت هر پروژه الزاميست و مابقي بر اساس نوع و شرايط پروژه مي‌تواند مورد استفاده قرار گيرد:1- مديريت محدوده پروژه2- مديريت زمان پروژه3- مديريت هزينه پروژه4- مديريت كيفيت پروژه- بزرگترين معضل و مشكل در كليه پروژه‌ها عدم كنترل در محدوده كار مي‌باشد. بعني برنامه كاري و كليه موارد مانند هزينه، زمان انجام كار در صورتي كه كنترلي در اين خصوص نداشته باشيم دستخوش تغيير مي‌گردد. و اين گروه مهندسي است تا نسبت به كاري كه انجام مي‌گردد احاطه داشته باشد و بايستي با كمك آنها تغييرات محدوده كار را تحت كنترل بگيريم. Standish Group Believed:Project Management is Management of Changes " اين مهم نيست كه پروژه چه ميزان تغيير داشته باشد، مهم اينست كه بر كل تغييرات احاطه و كنترل داشته باشيم." نتايج جستجو توسط شركت Standish Group طي يك آمارگيري در آمريكا درخصوص درصدهاي موفقيت جهت انجام پروژه‌ها در زمان و هزينه خود به شرح ذيل مي‌باشد:پروژه‌هاي بزرگ: %6 پروژه‌هاي كوچك: %14 با توجه به موارد فوق بايستي پذيرفت كه ما يك حداقل‌هايي در پروژه داريم و بايستي به حداكثرهايي برسيم. III- رشته‌هاي كاري (انواع پروژه‌ها) (4 نوع پروژه)

1- پروژه‌هاي طراحي و مهندسي (E)


2- پروژه‌هاي تداركات و امور كالا (از مرحله درخواست كالا تا مراحل ساخت، خريد، بازرسي و حمل) (P)


3- سيويل و ساختمان
} پروژه‌هاي اجرايي (C)


4- نصب و راه‌اندازي


IV- انواع مجريان (4 گروه مجريان): 1- سازمانهاي حاشيه‌اي ( سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور، سازمان برنامه و بودجه و ...)2- سازمان كارفرمايان3- سازمان مشاورين و پيمانكاران اجرائي4- سازمانهاي هماهنگ‌كننده (MC, GC) 1- سازمانهاي حاشيه‌اي: Format Driven Project Management ( FDPM) Strategic Planning ( مكانيزم تعيين استراتژي) سازمانهاي حاشيه‌اي مديريت پروژه فرمت محور مي باشند.(يعني براساس فرمت و بخشنامه‌ها پروژه‌ها را مديريت مي نمايند.) 2- سازمان كارفرمايان: Contract Driven Project Management (CDPM) Contract Leading (مكانيزم راهبري قراردادها) در اين سازمان ملاك اصلي براي انجام كار انجام قرارداد است، (يعني كار را از طريق قرارداد واگذار مي‌نمايد و منتظر است كار براساس قرارداد انجام گردد). براي اين سازمان مهم آنست كه "چه كاري؟" انجام شده است ( و دائماٌ به دنبال آن مي‌باشد) نه "مسير انجام كار". بعني براي او مهم است كار براساس مفاد مندرج در قرارداد انجام گردد (يعني قرارداد اجرا گردد) در سازمان كارفرمايان مي‌بايستي برآوردهايي وجود داشته باشد ( 8 سري برآورد صفحه 15 فرهنگ مديريت پروژه وجود دارد) كه از اين برآوردها جهت نيازهاي قراردادها استفاده مي شود. 3- سازمان مشاورين و پيمانكاران اجرايي: Contract Driven Project Management (CDPM)· Work ordering Report & Data Gathering)(مكانيزم تهيه و دستور كار و گزارش و جمع‌آوري اطلاعات) وقوع نتايج پروژه توسط اين سازمان بوده و تنها نتيجه‌اي كه كارفرما مي‌خواهد برايش مهم بوده و تنها سازماني است كه براي سود كار مي‌نمايد. بنابراين ملاك اصلي آن مديريت بر منابع كاري بوده و بايستي بدنبال مكانيزمهاي كم كردن هزينه و زمان انجام كار باشد. در اين نوع سازمان بايستي از انواع استانداردهاي Man- Power‌ استفاده نمايد. 4- پيمانكاران هماهنگ‌كننده ( پيمانكاران مديريتي): Task Driven Project Management (TDPM) (Progress Measurement) (مكانيزم اندازه‌گيري پيشرفت كار) اين نوع سازمانها با كاركرد و مكانيزم اندازه‌گيري پيشرفت كار وقوع نتايج پروژه حاصل از پيمانكاران اجرايي و مشاورين را تحت مفاد قرارداد كارفرما مديريت مي‌نمايند. چرا كارفرمايان از پيمانكاران هماهنگ‌كننده يا مديريتي استفاده مينمايند؟ كارفرما در برخي از موارد از پيمانكار مديريتي جهت مديريت كل يا بخشي از كار خود استفاده مي‌نمايد زيرا: الف) پيمانكاران مديريتي / هماهنگ‌كننده داراي افراد قوي و با تجربه درخصوص مديريت كار مي‌باشند.ب) پيمانكاران مديريتي داراي استانداردهاي مورد لزوم و توانايي استفاده از آنها مي‌باشند.ج) پيمانكاران مديريتي داراي انواع و اقسام دستورالعمل‌هاي (Procedures) مورد لزوم جهت كنترل و مديريت كار مي‌باشند.د) پيمانكاران مديريتي/ هماهنگ‌كننده به عنوان يك Interface مابين محدوده مشترك كارفرما و پيمانكاران اجرايي و مشاورين مي‌باشد.عمده مشكل در گروه اين نوع سازمانها "اندازه‌گيري پيشرفت كار" است، بصورتي كه بتواند نتايج حاصل از عملكرد پيمانكاران اجرائي/ مشاورين را بصورت دقيق اندازه‌گيري كرده و به اطلاع كارفرما، جهت تعيين آخرين وضعيت كار ارسال نمايد. سطوح زمان بندي پروژه

سطح
كاركرد
مجري
فرمت


1
تعيين استراتژي
سازمانهاي حاشيه‌اي
Barchart*


2
راهبري و قراردادها
سازمان كارفرمايان
Milestone Network**


3
اندازه‌گيري پيشرفت كار
پيمانكاران مديريتي
***Time Base Activity an arrow


4
تهيه دستور كار/ گزارش جمع‌آوري اطلاعات(بنحوي كه اين اطلاعات بتواند مورد استفاده سطوح با قرار گيرد)
مجريان
****Work Ordering/ Report Data Gathering


1 الي 3 سطح برنامه‌ريزي كه بصورت شبكه ارائه مي‌گردد. 4 كنترل كاري كه برعهده مشاورين و پيمانكاران اجرائي مي‌باشد.1-Contract View*2-Contracts Leading**3-Progress Measurement***4- Work Ordering/ Report Data Gathering**** * جمع‌بندي چارچوب نظري مديريت پروژه:اگر: 7 وظيفه مديريت عمومي4 نوع رشته كاري (پروژه)9 محدوده مديريت پروژه4 گروه مجريان را با يكديگر تركيب نمائيم داريم: 1008=4×9×4×7 متوجه مي‌گرديم مبحث مديريت پروژه پاسخي است به سؤال 1008 بخشي! يعني هركدام كاملاً با يكديگر مجزا بوده و احتياج به علم و دانش خودش را دارد؛ به عنوان مثال: مقوله "برنامه‌ريزي- هزينه- مهندسي پيمانكار اجرائي" كاملاً با " برنامه‌ريزي- هزينه- مهندسي كارفرمايان" متفاوت مي‌باشد و نياز به متخصصان مرتبط با هر كدام از مقوله‌هاي فوق را دارد.