Borna66
08-08-2012, 09:43 AM
مهمترین هدف هر سازمان، دستیابی به بالاترین بهره‌وری ممكن یا بهره‌وری بهینه است. عوامل مؤثر بر بهره‌وری عبارتند از: سرمایه، ابزار و وسایل، روش‌های انجام كار، ساختار و نیروی انسانی است. در بین این عوامل، منابع انسانی مهمترین نقش را ایفا می‌كنند. نیروی انسانی، فرهیخته و ماهر می‌تواند مستقیم و غیرمستقیم، دیگر عوامل تولید را تحت‌تأثیر نگرش‌ها، رفتارها، مهارت‌ها و دانش‌های خود قرار دهد. وظیفه مدیریت در جلوگیری از هرز رفتن سرمایه‌ها بویژه نیروی انسانی و همچنین افزایش بهره‌وری در سازمان، این است كه با افزایش صمیمیت و ایجاد روح همكاری در محیط كار، خود را به كارگران و سرپرستان نزدیك‌تر كرده و آنان را به مشاركت در بهبود بهره‌وری سازمان و كاهش ضایعات و اتلاف منابع تشویق كند. در چندسال اخیر، واژه‌هایی جدید درعرصه كیفیت و بهره‌وری ظهور كرده‌اند كه برخی از آنها به بنیان‌های این علم اشاره داشته و برخی صرفا دهان پركن بوده و جنبه تبلیغاتی برای شركت‌های مشاوره مدیریت دارند. شناسایی و حذف تمامی فعالیت‌های فاقد ارزش‌افزوده و افزایش ارزش‌افزوده از مرحله تهیه مواد اولیه تا تولید و در نهایت فروش، اهداف غایی تمامی سیستم‌های ارتقای كیفیت و بهره‌وری در هر واحد صنعتی هستند. در این مقاله، تلاش شده است تا ضرورت و اهمیت نیروی انسانی در افزایش نرخ بهره‌وری واحدهای صنعتی موردبررسی قرار گیرد. همچنین در خصوص چگونگی ارتقای كیفیت و بهره‌وری نیز بحث خواهد شد.
آنچه در سازمان‌های كنونی، منجر به ایجاد مزیت رقابتی می‌شود، بهره‌وری به‌معنای به‌كارگیری و تركیب مؤثر منابع موجود در سازمان است. بهبود اثربخش بهره‌وری، همانند سایر مؤلفه‌ها و فرایندهای نرم‌افزاری سازمانی یكی از الزامات كار سازمانی است كه در ذات و خمیرمایه بهره‌وری بهبود نهفته است و مشروعیت بهره‌وری در بهبود و اصلاح آن تلقی می‌شود. استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری موجب می‌شود تا بهره‌وری به‌صورت فرایندی دائمی، ارتقا یابد و مسیر بهره‌وری مشخص و بسترسازی‌های لازم صورت پذیرد. حركت بهره‌وری، لازمه رشد و پیشرفت سازمان بوده و به نهادی شدن امر بهبود در نظام‌های مختلف سازمانی می‌انجامد. شناسایی و حذف تمامی فعالیت‌های فاقد ارزش‌افزوده و نیز افزایش ارزش‌افزوده سایر فعالیت‌ها، از مرحله تهیه مواد اولیه تا تولید و فروش، هدف غایی تمامی سیستم‌های ارتقای كیفیت و بهره‌وری، شامل تولید بهنگام، تولید كاملا بی‌نقص، تولید ناب و غیره است. برخی سازمان‌ها، ابزار اصلی دستیابی به این هدف را گم كرده و سر از ناكجاآباد در می‌آورند. مثلاً، یكی از اهداف مهم در اجرای تولید بهنگام، حذف تمامی موجودی‌های مواداولیه، نیمه‌ساخته و محصول است و این یعنی موجودی‌هایی كه بخش اعظم آن به‌دلیل ناكارامدی زنجیره تولید، نگهداری می‌شود. مثلاً ذخیره اطمینان1 مواد اولیه به‌علت احتمال تأثیر در دریافت مواد اولیه، مدنظر گرفته شده و مسلماً اگر تأمین‌كننده2 از قابلیت اطمینان بالایی برخوردار باشد، به‌طوری‌كه احتمال تأخیر به صفر میل كند، نگهداری ذخیره اطمینان مواد اولیه، كاری عقلانی و به‌صرفه نخواهد بود.
از سوی دیگر، گاهی به‌دلیل احتمال خرابی ناگهانی هر یك از دستگاه‌های خط تولید كه منجر به توقف تولید خواهد شد، اقدام به نگهداری موجودی نیمه‌ساخته از محصول هر یك از دستگاه‌ها می‌شود. همین‌طور به‌خاطر ناكارامدی واحد فروش در پیش‌بینی تقاضای بازار، موجودی كالای ساخته شده، در انبارها نگهداری می‌شود. در اجرای تولید بهنگام، گام‌به‌گام اقدام به حذف این موجودی‌ها می‌شود تا ناكارامدی بخش‌های مختلف، نمایان شده و واحدهای مختلف به اصلاح عملكرد خویش بپردازند. اگر تمامی بخش‌های سازمان به‌معنای واقعی برای حذف این ناكارامدی‌ها و بهبود امور، تلاش نكنند حذف موجودی‌ها نه‌تنها هیچ سودی ندارد بلكه باعث به‌وجود آمدن مشكلاتی بس عظیم‌تر خواهد شد. واقعیت این است كه به‌دلیل ماهیت سیستمی سازمان و تعامل اجزای آن با یكدیگر، نه‌تنها برای دستیابی به اهداف تولید بهنگام بلكه برای دستیابی به هر هدفی در زمینه بهبود كیفیت و بهره‌وری نظیر نزدیك شدن به دوباره‌كاری و ضایعات صفر، زمان آماده‌سازی صفر، حمل و نقل و زمان تدارك3 صفر، خواست و مشاركت تمامی اجزای سازمان امری ضروری است. در این مقاله، به برخی راهكارهای عملی استقرار بهبود بهره‌وری اشاره خواهد شد كه بیشتر مبتنی‌بر تجارب نگارنده در یكی از سازمان‌های بزرگ صنعتی است.
نگاهی به پیشینه بهره‌وری
از پایان قرن پانزدهم میلادی تا شروع انقلاب صنعتی در نیمه قرن هجدهم، یعنی طی 250 سال، بحث ایجاد دولتی در كشورهای اروپای غربی و دخالت در صنعت و كشاورزی، فكر اندیشمندان غربی را به‌خود مشغول داشته و در اكثر نظریه‌های علمی، سیاسی، اقتصادی و اجتماعی، تبلور یافته است. با رشد طبقه سرمایه‌داری و ظهور مكاتب جدید اقتصادی مانند مرتیتنیزم كه رقابت نامحدود در سطح ملی را لازم و مفید می‌دانست، اقتدار فئودال‌ها، اشراف، سلاطین و انحصارگران رو به كاهش نهاد و حمایت از تشكیلات بازرگانی در صحنه رقابت‌های بین‌المللی و ورود به بازارهای جهانی برای فراورده‌ها، وظیفه‌ای ملی محسوب شده و دولت‌ها عملاً وارد صحنه صنعت و تولید شدند.
در 1644، توماس مان اقتصاددان انگلیسی با نگارش كتابی به تبیین «نظریه حمایت» پرداخت. سپس، جیمز استوارت و ژان باپتیست كلبر4 وزیر دارایی لویی چهاردهم، با پشتیبانی از این نظریه موجبات وحدت بازرگانی و ذخیره‌كنندگان طلا و نقره، گسترش دولت ملی، وحدت بازارها، بسط سیاست‌های صادراتی و تشویق‌های خارجی را فراهم كردند و عملاً دست دولت‌ها را در بهره‌گیری از منابع انسانی و طبیعی باز گذاشتند. ویلیام پتی و دادلی نورث كه اندیشمندانی سیاستمدار بودند، از 1641 تا 1691 فرضیه رقابت‌های خارجی را بنیان نهادند و با تدوین نظام‌هایی در زمینه بازرگانان خارجی، تشكیلات گمركی و بندر، در پدید آمدن تشكیلات نو در دولت‌ها تأثیری شگرف نهادند. قهرمانان فرهیخته انقلاب صنعتی و نهضت بهره‌وری، به اتكای كیفیت كالاها برای ورود به بازارهای بین‌المللی و به دست آوردن سهم بیشتری در آن، به تلاش پرداختند. ابراهام داربی، مبتكر توانای توسعه صنایع ملی، جیمز هارد گریوز5، نظریه‌پرداز شیمی صنعتی، جیمز وات، مخترع دیزل، ریچارد ارك رایت6 مخترع ماشین ریسندگی و بافندگی (1732-1792) استفاده از تكنولوژی را در صنعت رواج دادند. فعالیت‌هایی كه در زمینه بهره‌وری، بهره‌برداری از منابع طبیعی و سلطه بر طبیعت، به موازات ذوب چدن، استفاده از ماشین بخار، ریسندگی و پارچه‌بافی با دگرگونی در مالكیت معادن و ابزار تولید و به‌وجود آمدن قشر مدیران و كارافرینان در صحنه تولید صورت گرفت، زمینه‌ساز رشد و توسعه صادرات و واردات، آزادی صنعت و نضج مكتب اقتصاد كلاسیك شد. با نگارش كتاب «ثروت ملل» توسط آدام اسمیت7 (1790-1723) اندیشمند اسكاتلندی دریچه دانش بهره‌وری به روی جهانیان گشوده شد. این نهضت اقتصادی را باید نقطه عزیمت دانست زیرا حركت به‌سوی بهره‌گیری از منابع لایزال ملی با آن آغاز شد و دولت‌های وقت، از طریق آن متوجه كیفیت كالاها برای اظهار وجود در بازارهای جهانی شدند. اسمیت، بهره‌وری را عامل ایجاد كننده ارزش‌های نو برای یك پدیده می‌دانست. بعد از او، اقتصاددانان دیگری نیز بر بهره‌وری تأكید داشتند از جمله جی ونس8 در 1878 از آن به‌عنوان شماری معقول از نیروی كار كه موجب به حداكثر رسانی ثروت می‌شود، نام برد. با پدیدار شدن انقلاب صنعتی، رشد اقتصادی ناشی از بهره‌وری تلقی شد و امروزه بهره‌وری به اولویتی ملی تبدیل شده است كه آن را راه‌حل حفظ سطح استاندارد زندگی در رشد بهره‌وری می‌دانند. از این‌رو، امروزه بهره‌وری موردتوجه سیاستمداران، تجار، صنعت‌گران، كارفرمایان، مدیران و حتی مردم عادی كوچه بازار و خانم‌های خانه‌دار است.
اهمیت بهره‌وری
در جهان امروز، بهره‌وری تقریباً مترادف با پیشرفت است. استاندارد زندگی در یك جامعه، به درجه‌هایی از تأمین حداقل نیازهای جامعه، بستگی دارد. به‌بیانی دیگر، مقدار و كیفیت غذا، پوشاك، مسكن، آموزش و امنیت اجتماعی، استاندارد زندگی را تعیین می‌كند. برای ارتقای استاندارد زندگی باید غذا، پوشاك، مسكن و... بیشتری تولید شود. افزایش مقدار تولید كالاها و خدمات می‌تواند از طریق افزایش نهاده‌های نیروی كار و سرمایه، صورت پذیرد و یا از منابع موجود به‌صورت كاراتر استفاده شود.
ضرورت اندازه‌گیری بهره‌وری
اندازه‌گیری، جزء لاینفك و به‌تعبیر برخی‌ها، نقطه آغاز فرایند علمی مدیریت بهره‌وری است. اگر بخواهیم بهره‌وری را در فرهنگ سازمانی جلوه‌گر سازیم، شرط اساسی آن وجود ابزاری برای كنترل و نظارت بر پیشرفت، فراهم آوردن بازخورد، تعیین اهداف قابل ارزیابی و ارزیابی عملكرد مدیریت است. به‌بیانی دیگر، اندازه‌گیری بهره‌وری یعنی فراهم آورنده اطلاعاتی كه امكان ارزیابی در زمینه چگونگی حركت بسوی هدف را از نقطه عزیمت و شرایط قبلی (وضع موجود) ایجاد می‌كند و سازمان را در امر برقراری ارتباط صحیح بین بهره‌وری با دیگر هدف‌های استراتژیك خود، یاری می‌رساند. مثلاً، بهبود بهره‌وری ممكن است ابزار اولیه دستیابی به افزایش سهم سازمان در بازار بورس باشد. اندازه‌گیری بهره‌وری، جدا از منافع استراتژیك آن، كاركردهای تقویت‌كننده دیگری برای سازمان دارد.
چرخه مدیریت بهره‌وری
پس از آشنایی با تعریف بهره‌وری، باید دید چگونه می‌توان از آن استفاده كرد؟ برای برنامه‌ریزی در زمینه ارتقای بهره‌وری، باید بدانیم كه از منظر سطح بهره‌وری، در كجا قرار داریم و به كجا می‌خواهیم برویم و برای رسیدن به مقصد چه راهكارهایی مناسب‌تر است. صاحبنظران علم بهره‌وری، این مقولات را در چارچوب چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری، مطرح كرده و به آن PDCA می‌گویند. همان‌گونه كه در چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری آمده است، گام نخست در این چرخه، برنامه‌ریزی است. برای برنامه‌ریزی، اطلاع از سطح موجود شاخص‌های بهره‌وری، امری الزامی است. به‌بیانی دیگر، پیش‌نیاز برنامه‌ریزی، اندازه‌گیری شاخص‌های بهره‌وری است.
سازوكارهای عملی
در استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری، راهكارهای مختلفی وجود دارد كه برخی از آنها كه در عمل نیز تجربه شده‌اند، عبارتند از:
الف- نهادی كردن بهره‌وری در اندیشه
زیربنای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری این است كه كاركنان یك سازمان تولیدی، فكر كنند. كمبود سازمان‌ها در مقوله بهره‌وری، در واقع پول، تجهیزات، مواد و امكانات مادی نیست بلكه كمبود اصلی تولید، تفكر است. سازمان‌های موفق و بهره‌ور، علاوه‌بر نظم بروكراتیك، تدابیری خاص برای استفاده از تمامی ظرفیت‌های فكری و عملی كاركنان خود اتخاذ كرده‌اند. به‌رغم اینكه اصولاً فعالیت دانشگران و كاركنان علمی و فكری، فرمول‌پذیر نیست، سازمان‌های پیشرو در بهره‌وری به‌تدریج به مكانیسم و شیوه‌های رهبری و زمینه‌های مناسب فرهنگی برای هم‌افزایی تلاش‌ها و اندیشه‌های كاركنان علمی، دست یافته و موفق شده‌اند از افكار و ابتكارات و دانش‌آفرینی سازمان‌ها و توسعه فكری این كاركنان بهره بیشتری ببرند. مدیریت مؤثر نیروی كار دانشگر و دانشمند، نیازمند تدابیری است كه حاصل آن توسعه كیفی و كمی ظرفیت دانش‌اندوزی، استفاده كارساز از دانش و توسعه دانش در سطح ملی و سازمانی است (5). در صورت مدیریت بر فكر و دانش كاركنان سازمان، بهره‌وری در اندیشه حاصل خواهد شد. مدیریت بر دانش و اندیشه عبارت است از مدیریت دانش سازمان كه می‌تواند گستره‌ای از ویژگی‌های عملكرد سازمانی را بهبود بخشد. فكر و دانش، عاملی بنیادی است كه كاربرد موفق آن، به سازمان‌ها یاری می‌رساند تا خدمات و كالاهایی بدیع ارائه دهند. این منبع عظیم دانش، بسیاری از گونه‌های مختلف فرایندهای سازمانی، بهترین عملكردها، جلب اعتماد مشتری، نظام‌های اطلاعات مدیریت، فرهنگ و هنجارها را دربر می‌گیرد (6). به‌طور كلی، بهره‌وری در اندیشه با مكانیسم‌های زیر به استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره‌وری كمك می‌كند:
1 . نظام پیشنهادات فكرآفرین
2 . نظام Q.C كارآفرین
3 . نظام TQM بهره‌ور
ب- نهادی كردن صرفه‌جویی در كل سازمان
یكی از روش‌های استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره‌وری این است كه صرفه‌جویی در سراسر سازمان به‌عنوان اصلی مهم موردتوجه قرار گیرد. دستیابی به بهره‌وری مستمر از طریق صرفه‌جویی، با شعار حاصل نمی‌شود بلكه در این زمینه می‌بایستی ساختارهایی مناسب طراحی كرد. معمولاً صرفه‌جویی از طریق دو مكانیسم ساختارسازی و تشویق در سازمان نهادی می‌شود. روش‌های تجربه شده برای نهادی كردن صرفه‌جویی در یكی از سازمان‌های بزرگ صنعتی را می‌توان به‌صورت زیر خلاصه كرد:
- ساختاری كردن صرفه‌جویی در مصرف انرژی از طریق دخیل كردن میزان مصرف در پاداش تولید
- برقراری رابطه‌ای بین خوب مصرف كردن و پاداش
- پرداخت مستقیم مبلغی از صرفه‌جویی‌های انجام شده در بخش انرژی، به كاركنان
- تشویق كتبی كاركنانی كه ستاره صرفه‌جویی هستند
- برای استقرار چرخه بهبود مستمر بهره‌وری از طریق صرفه‌جویی لازم است زمینه‌ای برای ساختارسازی فراهم شود
پ- طراحی نظام‌های بهره‌ور
برای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری در كنار كارهای فرهنگی و فرهنگ‌سازی، باید ساختارهایی مناسب و علمی طراحی و اجرا كرد. بعضاً مشاهده می‌شود كه در سازمان‌ها افراد زیادی هستند كه داوطلب تولید بهره‌وری هستند، اما ساختاری مناسب وجود ندارد كه از فكر، توان، استعداد و دلسوزی آنها به‌شكل معقول و منطقی استفاده شود. بر این اساس، سازمان‌ها می‌بایستی به فكر طراحی سازوكارهای بهره‌ور باشند.
ساختارهای بهره‌ور در برخی سازمان‌های صنعتی
- طراحی نظام نگهداری و تعمیرات فراگیر (.T.P.M)
- پیاده‌سازی نظام مدیریت كیفیت فراگیر (TQM)
- استقرار استراتژی بهبود دائمی
- استقرار نظام تحقیقات بهره‌وری
- توسعه منابع انسانی
- استقرار نظام مدیریت عملكرد
جلب همكاری و مشاركت كاركنان
آیا مدیری را می‌شناسید كه نخواهد، فكر و ضمیر ناخودآگاه كارمندانش در همه حال- چه در محل كار و چه در منزل، چه پشت میز كار و چه پشت فرمان خودرو- در پی كشف عیب و نقص‌های امور سازمان و ارائه راه‌حل برای آنها باشد؟ كدام مدیری است كه نخواهد چشم تیزبین كارمندانش، غربالگر بهترین‌ها برای سازمانش باشد؟ آیا می‌دانید این رویای مدیران چگونه قابل تحقق است؟ مسلماً برای تحقق این خواسته، قبل از هر چیز، به وجود ساختار و نظامی متناسب، نیاز است؛ سیستم و نظامی كه اشتیاق و انگیزه كافی برای این امر را در كاركنان به‌وجود آورد. شرح داده خواهد شد كه «نظام پیشنهادات» گام نخست در مسیر این تحول است. سیستم مدیریتی كه تأثیر قابل‌ملاحظه آن بر روی وجوه مختلف سازمان‌ها از جمله رضایت شغلی، تعهد سازمانی، بهداشت روانی كاركنان و نیز بهبود بهره‌وری، كیفیت و سودآوری شركت‌ها به عینه و در تحقیقات متعدد به اثبات رسیده است. این سیستم كه با طی مراحل فرهنگ‌سازی، پیشنهادگیری فردی، پیشنهادگیری گروهی (با تشكیل گروه‌های بهبود مستمر یا همان گروه‌های QC) پیشنهادگیری از مشتریان و پیمانكاران و پیشنهادگیری از خانواده كاركنان به اجرا در می‌آید، در شركت‌هایی كه مرتكب اشتباهاتی نظیر تأكید بیش از حد بر پاداش‌های مادی، عدم فرهنگ‌سازی مناسب، عدم تثبیت ساختار سازمانی موردنیاز و جانشینی مدیران نامعتقد به مشاركت كاركنان، نشده‌اند تحولی عظیم به‌وجود آورده است. مثلاً، «در سال 2001، شركت ماتسوشیتا الكتریك به ازای هر كارمند 7/23 پیشنهاد دریافت كرده و مدعی است كه به‌واسطه همین پیشنهادها 3000 دلار به ازای هر كارمند صرفه‌جویی داشته است» (بودونگ 2002، 361).
نظام پیشنهادها با به‌وجود آوردن فرصت رفع نیاز كاركنان به احترام، خودیابی، آزادی بیان و برابری، به‌علاوه توجه بیشتر به مشكلات كاركنان و كاهش مشكلات كاری ایشان با اجرای پیشنهادها و نیز با اعطای پاداش‌های مادی و احترامات عالی، باعث افزایش رضایت شغلی و احساس تعلق و نزدیكی بین كاركنان و سازمان می‌شود. نتیجه این احساس نزدیكی، تلاش متقابل كاركنان برای رفع مسائل سازمان‌آنها خواهد بود. شاهد این گفته، تحقیقات دانشگاهی متعددی است كه تأثیر مثبت نظام پیشنهادها بر رضایت شغلی كاركنان را تأیید می‌كند. مثلاً، تحقیق حبیبی (1383) نشان می‌دهد كه بین نظام پیشنهادها و رضایت شغلی كاركنان و نیز انگیزش كاركنان در حوزه ستادی سازمان بازرسی و نظارت بر قیمت و توزیع كالا و خدمات، رابطه‌ای مثبت و معنادار وجود دارد (حبیبی 1383).
نتیجه‌گیری
استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری، نیازمند عزمی جدی بوده و در این زمینه می‌بایستی سازوكارهایی عملیاتی، طراحی كرده و آنها را به‌كار گرفت. پیش از طراحی سازوكارها، آسیب‌شناسی وضعیت بهره‌وری سازمان‌ها، موجب می‌شود تا سازوكارهای عملیاتی متناسب با شرایط سازمان‌ها، طراحی شود و برای بهبود بهره‌وری در سازمان‌ها می‌توان از راهكارهای عملی تجربه شده، نظیر نهادی كردن بهره‌وری در اندیشه، نهادی كردن صرفه‌جویی، طراحی ساختارهای بهره‌ور، توسعه منابع انسانی، طراحی نظام تحقیقات بهره‌وری و استقرار مدیریت عملكرد كمك گرفت.
پانوشت‌ها
1 . Safety Stock
2 . Supplier
3 . Lead Time
4 . Iean baptiste colberrt
5 . Tames hagreaves
6 . Richard Arkwright
7 . Adam Smith
8 . Je Vons
منابع
1. هال پی گریگرسون و جی استیوارت بلاك، حضور رهبران در عرصه‌های جهانی، ترجمه صابر مقدمی، مجله تدبیر، شماره 116، سال 80، ص 28
2 . حبیبی، لیلی 1383، بررسی و تجزیه و تحلیل رابطه بین نظام مدیریت مشاركتی (با تأكید بر سیستم پیشنهادها) و اثربخشی كاركنان سازمان بازرسی و نظارت، پایان‌نامه كارشناسی ارشد، دانشكده مدیریت دانشگاه تهران
3 . علیرضا، فریدونیان و لیلا یوسفی، راهبری و مدیریت نیروهای دانشگر، مجله تدبیر، شماره 119، دی ماه 80، ص 22.
4 . مهرداد، آذری، مدیریت دانش، عملكردها و چالش‌ها، مجله تدبیر، شماره 114، مهر 80، ص 47.
5 . Bodek, Norman, (2004), “The Power and Magic of Lean”, PCS Press
آنچه در سازمان‌های كنونی، منجر به ایجاد مزیت رقابتی می‌شود، بهره‌وری به‌معنای به‌كارگیری و تركیب مؤثر منابع موجود در سازمان است. بهبود اثربخش بهره‌وری، همانند سایر مؤلفه‌ها و فرایندهای نرم‌افزاری سازمانی یكی از الزامات كار سازمانی است كه در ذات و خمیرمایه بهره‌وری بهبود نهفته است و مشروعیت بهره‌وری در بهبود و اصلاح آن تلقی می‌شود. استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری موجب می‌شود تا بهره‌وری به‌صورت فرایندی دائمی، ارتقا یابد و مسیر بهره‌وری مشخص و بسترسازی‌های لازم صورت پذیرد. حركت بهره‌وری، لازمه رشد و پیشرفت سازمان بوده و به نهادی شدن امر بهبود در نظام‌های مختلف سازمانی می‌انجامد. شناسایی و حذف تمامی فعالیت‌های فاقد ارزش‌افزوده و نیز افزایش ارزش‌افزوده سایر فعالیت‌ها، از مرحله تهیه مواد اولیه تا تولید و فروش، هدف غایی تمامی سیستم‌های ارتقای كیفیت و بهره‌وری، شامل تولید بهنگام، تولید كاملا بی‌نقص، تولید ناب و غیره است. برخی سازمان‌ها، ابزار اصلی دستیابی به این هدف را گم كرده و سر از ناكجاآباد در می‌آورند. مثلاً، یكی از اهداف مهم در اجرای تولید بهنگام، حذف تمامی موجودی‌های مواداولیه، نیمه‌ساخته و محصول است و این یعنی موجودی‌هایی كه بخش اعظم آن به‌دلیل ناكارامدی زنجیره تولید، نگهداری می‌شود. مثلاً ذخیره اطمینان1 مواد اولیه به‌علت احتمال تأثیر در دریافت مواد اولیه، مدنظر گرفته شده و مسلماً اگر تأمین‌كننده2 از قابلیت اطمینان بالایی برخوردار باشد، به‌طوری‌كه احتمال تأخیر به صفر میل كند، نگهداری ذخیره اطمینان مواد اولیه، كاری عقلانی و به‌صرفه نخواهد بود.
از سوی دیگر، گاهی به‌دلیل احتمال خرابی ناگهانی هر یك از دستگاه‌های خط تولید كه منجر به توقف تولید خواهد شد، اقدام به نگهداری موجودی نیمه‌ساخته از محصول هر یك از دستگاه‌ها می‌شود. همین‌طور به‌خاطر ناكارامدی واحد فروش در پیش‌بینی تقاضای بازار، موجودی كالای ساخته شده، در انبارها نگهداری می‌شود. در اجرای تولید بهنگام، گام‌به‌گام اقدام به حذف این موجودی‌ها می‌شود تا ناكارامدی بخش‌های مختلف، نمایان شده و واحدهای مختلف به اصلاح عملكرد خویش بپردازند. اگر تمامی بخش‌های سازمان به‌معنای واقعی برای حذف این ناكارامدی‌ها و بهبود امور، تلاش نكنند حذف موجودی‌ها نه‌تنها هیچ سودی ندارد بلكه باعث به‌وجود آمدن مشكلاتی بس عظیم‌تر خواهد شد. واقعیت این است كه به‌دلیل ماهیت سیستمی سازمان و تعامل اجزای آن با یكدیگر، نه‌تنها برای دستیابی به اهداف تولید بهنگام بلكه برای دستیابی به هر هدفی در زمینه بهبود كیفیت و بهره‌وری نظیر نزدیك شدن به دوباره‌كاری و ضایعات صفر، زمان آماده‌سازی صفر، حمل و نقل و زمان تدارك3 صفر، خواست و مشاركت تمامی اجزای سازمان امری ضروری است. در این مقاله، به برخی راهكارهای عملی استقرار بهبود بهره‌وری اشاره خواهد شد كه بیشتر مبتنی‌بر تجارب نگارنده در یكی از سازمان‌های بزرگ صنعتی است.
نگاهی به پیشینه بهره‌وری
از پایان قرن پانزدهم میلادی تا شروع انقلاب صنعتی در نیمه قرن هجدهم، یعنی طی 250 سال، بحث ایجاد دولتی در كشورهای اروپای غربی و دخالت در صنعت و كشاورزی، فكر اندیشمندان غربی را به‌خود مشغول داشته و در اكثر نظریه‌های علمی، سیاسی، اقتصادی و اجتماعی، تبلور یافته است. با رشد طبقه سرمایه‌داری و ظهور مكاتب جدید اقتصادی مانند مرتیتنیزم كه رقابت نامحدود در سطح ملی را لازم و مفید می‌دانست، اقتدار فئودال‌ها، اشراف، سلاطین و انحصارگران رو به كاهش نهاد و حمایت از تشكیلات بازرگانی در صحنه رقابت‌های بین‌المللی و ورود به بازارهای جهانی برای فراورده‌ها، وظیفه‌ای ملی محسوب شده و دولت‌ها عملاً وارد صحنه صنعت و تولید شدند.
در 1644، توماس مان اقتصاددان انگلیسی با نگارش كتابی به تبیین «نظریه حمایت» پرداخت. سپس، جیمز استوارت و ژان باپتیست كلبر4 وزیر دارایی لویی چهاردهم، با پشتیبانی از این نظریه موجبات وحدت بازرگانی و ذخیره‌كنندگان طلا و نقره، گسترش دولت ملی، وحدت بازارها، بسط سیاست‌های صادراتی و تشویق‌های خارجی را فراهم كردند و عملاً دست دولت‌ها را در بهره‌گیری از منابع انسانی و طبیعی باز گذاشتند. ویلیام پتی و دادلی نورث كه اندیشمندانی سیاستمدار بودند، از 1641 تا 1691 فرضیه رقابت‌های خارجی را بنیان نهادند و با تدوین نظام‌هایی در زمینه بازرگانان خارجی، تشكیلات گمركی و بندر، در پدید آمدن تشكیلات نو در دولت‌ها تأثیری شگرف نهادند. قهرمانان فرهیخته انقلاب صنعتی و نهضت بهره‌وری، به اتكای كیفیت كالاها برای ورود به بازارهای بین‌المللی و به دست آوردن سهم بیشتری در آن، به تلاش پرداختند. ابراهام داربی، مبتكر توانای توسعه صنایع ملی، جیمز هارد گریوز5، نظریه‌پرداز شیمی صنعتی، جیمز وات، مخترع دیزل، ریچارد ارك رایت6 مخترع ماشین ریسندگی و بافندگی (1732-1792) استفاده از تكنولوژی را در صنعت رواج دادند. فعالیت‌هایی كه در زمینه بهره‌وری، بهره‌برداری از منابع طبیعی و سلطه بر طبیعت، به موازات ذوب چدن، استفاده از ماشین بخار، ریسندگی و پارچه‌بافی با دگرگونی در مالكیت معادن و ابزار تولید و به‌وجود آمدن قشر مدیران و كارافرینان در صحنه تولید صورت گرفت، زمینه‌ساز رشد و توسعه صادرات و واردات، آزادی صنعت و نضج مكتب اقتصاد كلاسیك شد. با نگارش كتاب «ثروت ملل» توسط آدام اسمیت7 (1790-1723) اندیشمند اسكاتلندی دریچه دانش بهره‌وری به روی جهانیان گشوده شد. این نهضت اقتصادی را باید نقطه عزیمت دانست زیرا حركت به‌سوی بهره‌گیری از منابع لایزال ملی با آن آغاز شد و دولت‌های وقت، از طریق آن متوجه كیفیت كالاها برای اظهار وجود در بازارهای جهانی شدند. اسمیت، بهره‌وری را عامل ایجاد كننده ارزش‌های نو برای یك پدیده می‌دانست. بعد از او، اقتصاددانان دیگری نیز بر بهره‌وری تأكید داشتند از جمله جی ونس8 در 1878 از آن به‌عنوان شماری معقول از نیروی كار كه موجب به حداكثر رسانی ثروت می‌شود، نام برد. با پدیدار شدن انقلاب صنعتی، رشد اقتصادی ناشی از بهره‌وری تلقی شد و امروزه بهره‌وری به اولویتی ملی تبدیل شده است كه آن را راه‌حل حفظ سطح استاندارد زندگی در رشد بهره‌وری می‌دانند. از این‌رو، امروزه بهره‌وری موردتوجه سیاستمداران، تجار، صنعت‌گران، كارفرمایان، مدیران و حتی مردم عادی كوچه بازار و خانم‌های خانه‌دار است.
اهمیت بهره‌وری
در جهان امروز، بهره‌وری تقریباً مترادف با پیشرفت است. استاندارد زندگی در یك جامعه، به درجه‌هایی از تأمین حداقل نیازهای جامعه، بستگی دارد. به‌بیانی دیگر، مقدار و كیفیت غذا، پوشاك، مسكن، آموزش و امنیت اجتماعی، استاندارد زندگی را تعیین می‌كند. برای ارتقای استاندارد زندگی باید غذا، پوشاك، مسكن و... بیشتری تولید شود. افزایش مقدار تولید كالاها و خدمات می‌تواند از طریق افزایش نهاده‌های نیروی كار و سرمایه، صورت پذیرد و یا از منابع موجود به‌صورت كاراتر استفاده شود.
ضرورت اندازه‌گیری بهره‌وری
اندازه‌گیری، جزء لاینفك و به‌تعبیر برخی‌ها، نقطه آغاز فرایند علمی مدیریت بهره‌وری است. اگر بخواهیم بهره‌وری را در فرهنگ سازمانی جلوه‌گر سازیم، شرط اساسی آن وجود ابزاری برای كنترل و نظارت بر پیشرفت، فراهم آوردن بازخورد، تعیین اهداف قابل ارزیابی و ارزیابی عملكرد مدیریت است. به‌بیانی دیگر، اندازه‌گیری بهره‌وری یعنی فراهم آورنده اطلاعاتی كه امكان ارزیابی در زمینه چگونگی حركت بسوی هدف را از نقطه عزیمت و شرایط قبلی (وضع موجود) ایجاد می‌كند و سازمان را در امر برقراری ارتباط صحیح بین بهره‌وری با دیگر هدف‌های استراتژیك خود، یاری می‌رساند. مثلاً، بهبود بهره‌وری ممكن است ابزار اولیه دستیابی به افزایش سهم سازمان در بازار بورس باشد. اندازه‌گیری بهره‌وری، جدا از منافع استراتژیك آن، كاركردهای تقویت‌كننده دیگری برای سازمان دارد.
چرخه مدیریت بهره‌وری
پس از آشنایی با تعریف بهره‌وری، باید دید چگونه می‌توان از آن استفاده كرد؟ برای برنامه‌ریزی در زمینه ارتقای بهره‌وری، باید بدانیم كه از منظر سطح بهره‌وری، در كجا قرار داریم و به كجا می‌خواهیم برویم و برای رسیدن به مقصد چه راهكارهایی مناسب‌تر است. صاحبنظران علم بهره‌وری، این مقولات را در چارچوب چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری، مطرح كرده و به آن PDCA می‌گویند. همان‌گونه كه در چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری آمده است، گام نخست در این چرخه، برنامه‌ریزی است. برای برنامه‌ریزی، اطلاع از سطح موجود شاخص‌های بهره‌وری، امری الزامی است. به‌بیانی دیگر، پیش‌نیاز برنامه‌ریزی، اندازه‌گیری شاخص‌های بهره‌وری است.
سازوكارهای عملی
در استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری، راهكارهای مختلفی وجود دارد كه برخی از آنها كه در عمل نیز تجربه شده‌اند، عبارتند از:
الف- نهادی كردن بهره‌وری در اندیشه
زیربنای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری این است كه كاركنان یك سازمان تولیدی، فكر كنند. كمبود سازمان‌ها در مقوله بهره‌وری، در واقع پول، تجهیزات، مواد و امكانات مادی نیست بلكه كمبود اصلی تولید، تفكر است. سازمان‌های موفق و بهره‌ور، علاوه‌بر نظم بروكراتیك، تدابیری خاص برای استفاده از تمامی ظرفیت‌های فكری و عملی كاركنان خود اتخاذ كرده‌اند. به‌رغم اینكه اصولاً فعالیت دانشگران و كاركنان علمی و فكری، فرمول‌پذیر نیست، سازمان‌های پیشرو در بهره‌وری به‌تدریج به مكانیسم و شیوه‌های رهبری و زمینه‌های مناسب فرهنگی برای هم‌افزایی تلاش‌ها و اندیشه‌های كاركنان علمی، دست یافته و موفق شده‌اند از افكار و ابتكارات و دانش‌آفرینی سازمان‌ها و توسعه فكری این كاركنان بهره بیشتری ببرند. مدیریت مؤثر نیروی كار دانشگر و دانشمند، نیازمند تدابیری است كه حاصل آن توسعه كیفی و كمی ظرفیت دانش‌اندوزی، استفاده كارساز از دانش و توسعه دانش در سطح ملی و سازمانی است (5). در صورت مدیریت بر فكر و دانش كاركنان سازمان، بهره‌وری در اندیشه حاصل خواهد شد. مدیریت بر دانش و اندیشه عبارت است از مدیریت دانش سازمان كه می‌تواند گستره‌ای از ویژگی‌های عملكرد سازمانی را بهبود بخشد. فكر و دانش، عاملی بنیادی است كه كاربرد موفق آن، به سازمان‌ها یاری می‌رساند تا خدمات و كالاهایی بدیع ارائه دهند. این منبع عظیم دانش، بسیاری از گونه‌های مختلف فرایندهای سازمانی، بهترین عملكردها، جلب اعتماد مشتری، نظام‌های اطلاعات مدیریت، فرهنگ و هنجارها را دربر می‌گیرد (6). به‌طور كلی، بهره‌وری در اندیشه با مكانیسم‌های زیر به استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره‌وری كمك می‌كند:
1 . نظام پیشنهادات فكرآفرین
2 . نظام Q.C كارآفرین
3 . نظام TQM بهره‌ور
ب- نهادی كردن صرفه‌جویی در كل سازمان
یكی از روش‌های استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره‌وری این است كه صرفه‌جویی در سراسر سازمان به‌عنوان اصلی مهم موردتوجه قرار گیرد. دستیابی به بهره‌وری مستمر از طریق صرفه‌جویی، با شعار حاصل نمی‌شود بلكه در این زمینه می‌بایستی ساختارهایی مناسب طراحی كرد. معمولاً صرفه‌جویی از طریق دو مكانیسم ساختارسازی و تشویق در سازمان نهادی می‌شود. روش‌های تجربه شده برای نهادی كردن صرفه‌جویی در یكی از سازمان‌های بزرگ صنعتی را می‌توان به‌صورت زیر خلاصه كرد:
- ساختاری كردن صرفه‌جویی در مصرف انرژی از طریق دخیل كردن میزان مصرف در پاداش تولید
- برقراری رابطه‌ای بین خوب مصرف كردن و پاداش
- پرداخت مستقیم مبلغی از صرفه‌جویی‌های انجام شده در بخش انرژی، به كاركنان
- تشویق كتبی كاركنانی كه ستاره صرفه‌جویی هستند
- برای استقرار چرخه بهبود مستمر بهره‌وری از طریق صرفه‌جویی لازم است زمینه‌ای برای ساختارسازی فراهم شود
پ- طراحی نظام‌های بهره‌ور
برای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری در كنار كارهای فرهنگی و فرهنگ‌سازی، باید ساختارهایی مناسب و علمی طراحی و اجرا كرد. بعضاً مشاهده می‌شود كه در سازمان‌ها افراد زیادی هستند كه داوطلب تولید بهره‌وری هستند، اما ساختاری مناسب وجود ندارد كه از فكر، توان، استعداد و دلسوزی آنها به‌شكل معقول و منطقی استفاده شود. بر این اساس، سازمان‌ها می‌بایستی به فكر طراحی سازوكارهای بهره‌ور باشند.
ساختارهای بهره‌ور در برخی سازمان‌های صنعتی
- طراحی نظام نگهداری و تعمیرات فراگیر (.T.P.M)
- پیاده‌سازی نظام مدیریت كیفیت فراگیر (TQM)
- استقرار استراتژی بهبود دائمی
- استقرار نظام تحقیقات بهره‌وری
- توسعه منابع انسانی
- استقرار نظام مدیریت عملكرد
جلب همكاری و مشاركت كاركنان
آیا مدیری را می‌شناسید كه نخواهد، فكر و ضمیر ناخودآگاه كارمندانش در همه حال- چه در محل كار و چه در منزل، چه پشت میز كار و چه پشت فرمان خودرو- در پی كشف عیب و نقص‌های امور سازمان و ارائه راه‌حل برای آنها باشد؟ كدام مدیری است كه نخواهد چشم تیزبین كارمندانش، غربالگر بهترین‌ها برای سازمانش باشد؟ آیا می‌دانید این رویای مدیران چگونه قابل تحقق است؟ مسلماً برای تحقق این خواسته، قبل از هر چیز، به وجود ساختار و نظامی متناسب، نیاز است؛ سیستم و نظامی كه اشتیاق و انگیزه كافی برای این امر را در كاركنان به‌وجود آورد. شرح داده خواهد شد كه «نظام پیشنهادات» گام نخست در مسیر این تحول است. سیستم مدیریتی كه تأثیر قابل‌ملاحظه آن بر روی وجوه مختلف سازمان‌ها از جمله رضایت شغلی، تعهد سازمانی، بهداشت روانی كاركنان و نیز بهبود بهره‌وری، كیفیت و سودآوری شركت‌ها به عینه و در تحقیقات متعدد به اثبات رسیده است. این سیستم كه با طی مراحل فرهنگ‌سازی، پیشنهادگیری فردی، پیشنهادگیری گروهی (با تشكیل گروه‌های بهبود مستمر یا همان گروه‌های QC) پیشنهادگیری از مشتریان و پیمانكاران و پیشنهادگیری از خانواده كاركنان به اجرا در می‌آید، در شركت‌هایی كه مرتكب اشتباهاتی نظیر تأكید بیش از حد بر پاداش‌های مادی، عدم فرهنگ‌سازی مناسب، عدم تثبیت ساختار سازمانی موردنیاز و جانشینی مدیران نامعتقد به مشاركت كاركنان، نشده‌اند تحولی عظیم به‌وجود آورده است. مثلاً، «در سال 2001، شركت ماتسوشیتا الكتریك به ازای هر كارمند 7/23 پیشنهاد دریافت كرده و مدعی است كه به‌واسطه همین پیشنهادها 3000 دلار به ازای هر كارمند صرفه‌جویی داشته است» (بودونگ 2002، 361).
نظام پیشنهادها با به‌وجود آوردن فرصت رفع نیاز كاركنان به احترام، خودیابی، آزادی بیان و برابری، به‌علاوه توجه بیشتر به مشكلات كاركنان و كاهش مشكلات كاری ایشان با اجرای پیشنهادها و نیز با اعطای پاداش‌های مادی و احترامات عالی، باعث افزایش رضایت شغلی و احساس تعلق و نزدیكی بین كاركنان و سازمان می‌شود. نتیجه این احساس نزدیكی، تلاش متقابل كاركنان برای رفع مسائل سازمان‌آنها خواهد بود. شاهد این گفته، تحقیقات دانشگاهی متعددی است كه تأثیر مثبت نظام پیشنهادها بر رضایت شغلی كاركنان را تأیید می‌كند. مثلاً، تحقیق حبیبی (1383) نشان می‌دهد كه بین نظام پیشنهادها و رضایت شغلی كاركنان و نیز انگیزش كاركنان در حوزه ستادی سازمان بازرسی و نظارت بر قیمت و توزیع كالا و خدمات، رابطه‌ای مثبت و معنادار وجود دارد (حبیبی 1383).
نتیجه‌گیری
استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری، نیازمند عزمی جدی بوده و در این زمینه می‌بایستی سازوكارهایی عملیاتی، طراحی كرده و آنها را به‌كار گرفت. پیش از طراحی سازوكارها، آسیب‌شناسی وضعیت بهره‌وری سازمان‌ها، موجب می‌شود تا سازوكارهای عملیاتی متناسب با شرایط سازمان‌ها، طراحی شود و برای بهبود بهره‌وری در سازمان‌ها می‌توان از راهكارهای عملی تجربه شده، نظیر نهادی كردن بهره‌وری در اندیشه، نهادی كردن صرفه‌جویی، طراحی ساختارهای بهره‌ور، توسعه منابع انسانی، طراحی نظام تحقیقات بهره‌وری و استقرار مدیریت عملكرد كمك گرفت.
پانوشت‌ها
1 . Safety Stock
2 . Supplier
3 . Lead Time
4 . Iean baptiste colberrt
5 . Tames hagreaves
6 . Richard Arkwright
7 . Adam Smith
8 . Je Vons
منابع
1. هال پی گریگرسون و جی استیوارت بلاك، حضور رهبران در عرصه‌های جهانی، ترجمه صابر مقدمی، مجله تدبیر، شماره 116، سال 80، ص 28
2 . حبیبی، لیلی 1383، بررسی و تجزیه و تحلیل رابطه بین نظام مدیریت مشاركتی (با تأكید بر سیستم پیشنهادها) و اثربخشی كاركنان سازمان بازرسی و نظارت، پایان‌نامه كارشناسی ارشد، دانشكده مدیریت دانشگاه تهران
3 . علیرضا، فریدونیان و لیلا یوسفی، راهبری و مدیریت نیروهای دانشگر، مجله تدبیر، شماره 119، دی ماه 80، ص 22.
4 . مهرداد، آذری، مدیریت دانش، عملكردها و چالش‌ها، مجله تدبیر، شماره 114، مهر 80، ص 47.
5 . Bodek, Norman, (2004), “The Power and Magic of Lean”, PCS Press