hasti-m
05-31-2009, 09:27 AM
- 6تمركز بر فرايندها
فرايند مجموعه فعاليت‌هايي است كه ورودي را به خروجي تبديل مي‌نمايد. هر سازماني از فرايندهاي خاصي اعم از اصلي، مديريتي و پشتيباني برخوردار است. يكي از وظايف مديريت خانواده آن است كه اين فرايندها را شناسايي نمايد و اركان زير را براي هر فرايند تعيين نمايد.
ورودي و خروجي
منابع مورد نياز
كنترل‌هاي لازم
شاخص‌هاي اثر بخشي و كارآيي
تحصيل فرزندان، خريد لوازم و مواد مصرفي خانه، تربيت فرزندان، آشپزي و... از جمله فرايندهايي هستند كه معمولاً هر خانواده‌اي آن را دارا مي‌باشد. به عنوان مثال فرايند آشپزي را فرض نمائيد كه ورودي آن مي‌تواند شامل برنج، گوشت، حبوبات و غيره و خروجي آن غذاي طبخ شده آماده مصرف باشد. منابع مورد نياز همان‌طور كه قبلاً هم بيان شد بر 2 نوع است:
منابع انساني كه مهم‌ترين آن آشپز است كه مي‌تواند مادر خانواده يا شخص ديگري باشد.
امكانات مورد نياز شامل اجاق گاز، ظروف، وسايل پخت و پز و... كه هر دو آنها بايد كفايت لازم را داشته باشند.
يكي از نكات مهمي كه در مورد هر فرايندي بايد توجه خاصي به آن داشت، پارامترهاي كنترلي است. به عنوان مثال در همين فرايند آشپزي وزن مواد مصرفي، درجه حرارت و مدت زمان پخت از پارامترهاي كنترلي مهمي هستند كه همواره بايد كنترل شوند تا در نهايت بتوان خروجي خوبي از فرايند كه همان غذاي پخته شده است، برداشت نمود.
براي آن كه بررسي كنيم آيا فرايند به خوبي كار مي‌كند يا خير بايد آن را هر چند مدت يك بار پايش يا نظارت نمود. مدت زمان آماده شدن غذا، رضايت اعضاي خانواده از غذاي پخته شده و بهاي تمام شده غذا از شاخص‌هايي هستند كه مي‌توان روند آنها را مثلاً به‌طور ماهيانه اندازه‌گيري و پايش نمود.
در مورد فرايند تحصيل فرزندان نيز همين‌گونه است به طوري كه همواره مي‌توان آن را از طريق كنترل نمرات تحصيلي در طول دوران تحصيل و امتحانات شفاهي و در نهايت موفقيت در مقطع بعدي تحصيلي مورد پايش قرار داد.
7- خريد
هر سازماني براي توليد محصول يا ارايه خدمات، مجبور به خريد مواد اوليه يا خدمات از ساير سازمان‌ها يا به اصلاح ايزو تأمين كنندگان مي‌باشد. اين تأمين‌كنندگان بايد ابتدا ارزيابي شوند سپس هر كالاي خريداري شده بايد كنترل شده سپس تأييد گردد.
در يك خانواده چه كالا يا خدماتي خريداري مي‌شود؟ نان، گوشت، ميوه، لباس و... كه جزء كالا محسوب مي‌شوند يا تعميركار لوازم خانگي و معلم خصوصي فرزندان و... كه از نوع خدمات مي‌باشند. قبل از خريد ابتدا معيارهايي كه براي شما اهميت دارند را بنويسيد مثلاً كيفيت كالا يا خدمات، قيمت، زمان تحويل آن، مسافت، اعتبار و شهرت و... سپس هر تأمين كننده را براساس پارامترهاي تعيين شده امتياز بدهيد و طبيعي است كه كالاهاي مصرفي خود را از مراكزي كه امتياز بيشتري مي‌آورند تهيه نمائيد.
ميزان اهميت اين پارامترها به خانواده بستگي دارد، به طوري كه ممكن است قيمت براي خانواده‌اي از اهميت بيشتري برخوردار باشد در حالي كه براي ديگري اعتبار و شهرت. بنابر اين ممكن است امتياز يك مغازه سوپر ماركت يا توليدكننده لبنيات نزد خانواده‌هاي مختلف، متفاوت باشد.
اكثر محصولات غذايي مشمول استاندارد اجباري موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران بوده و استاندارد هستند ولي بسياري كالاها وجود دارند كه از اهميت بالايي برخوردار هستند ولي مشمول استاندارد خاصي هم نيستند. يكي از آنها نان مي‌باشد كه متأسفانه در كشور ما توجه چنداني به آن نمي‌شود و از كيفيت مطلوبي برخوردار نيست.
8- اقدامات پيشگيرانه به جاي اصلاحي
آيا تاكنون كالايي را خريداري نموده‌ايد كه داراي نقص يا عيبي بوده و سازمان توليد كننده آن هم داراي گواهينامه ايزو 9001 باشد؟ سازماني كه نظام مديريت كيفيت ايزو 9001 را اجرا نموده است، ممكن است محصول معيوب توليد نمايد و حتي آن را به دست مشتري دهد.
اما آن سازمان بايد روشي براي تعيين علل ريشه‌اي ايجاد آن و جلوگيري از تكرار آن داشته باشد تا ديگر اتفاق نيفتد و منجر به رضايت مشتري شود. اين كالا يا خدمات معيوب را در ايزو اصطلاحاً «عدم انطباق» گويند. اين موضوع در مورد خانواده مصداق دارد به طوري كه ممكن است هر كدام از اعضاي خانواده فعاليتي را انجام دهند يا خدماتي را كه حاصل خروجي فرايند كاري آنها است ارايه نمايند كه موجب نارضايتي خود يا ساير اعضاي خانواده گردد. در اين صورت بايد آن فعاليت را تحليل نموده و راهكاري ارايه شود كه ديگر تكرار نگردد و آن عدم انطباق رفع گردد.
به اين كار اقدام اصلاحي گويند. اما نكته مهم‌تر آن است كه كاري انجام دهيم كه عدم انطباق به وجود نيايد، به عبارت ديگر به صورت بالقوه باقي بماند و بالفعل نگردد. اين كار را اقدام پيشگيرانه گويند. متأسفانه اكثر اقدامات ما اصلاحي مي‌باشد تا پيشگيرانه كه موجب ضرر و زيان فراوان مي‌گردد.
اكثر هزينه‌هايي كه خانواده، جامعه و دولت صرف مي‌نمايد صرف اقدامات اصلاحي مي‌شود و به اقدامات پيشگيرانه كمتر بها داده مي‌شود. بيشتر مشكلاتي كه در خانواده‌ها پيش مي‌آيد ناشي از عدم اجراي اقدامات پيشگيرانه است به طوري كه اگر مشكلي قبل از اجراي آن بررسي و مورد تحليل قرار گيرد هرگز رخ نخواهد داد.
9- شرايط محيط خانواده
محيط خانواده بايد تميز، مرتب و عاري از تنش و آشفتگي باشد. يكي از الزامات iso 9001 تامين محيط كار متناسب با فعاليت‌هاي مربوط به فرايند است. اين شرايط مثلاً در مورد فرايند تحصيل مي‌تواند شامل پاكيزگي و مرتب بودن وسايل داخل خانه، عدم وجود سروصدا و مزاحمت‌هاي ديگر باشد. از مهم‌ترين شرايط محيطي خانواده مي‌توان شادماني و آرامش در محيط خانواده را نام برد. شكسپير در اين زمينه مي‌گويد: «شادماني در خانه‌اي است كه مهر و محبت در آن مسكن دارد».
اگر بخواهيم استاندارد ايزو را در يك كلمه بيان كنيم ايزو چيزي نيست جز «نظم». در محيط خانواده بايد نظم و ترتيب حاكم باشد به طوري كه محل همه وسايل خانه مشخص باشد، تمام اسناد، مدارك، كتاب و... به‌طور منظم بايگاني شده باشند و هنگام استفاده از آنها بتوان به راحتي آنها را پيدا كرد. تمام وسايل اضافي كه در خانه وجود دارد را به داخل انباري بفرستيد يا به فروش رسانيد. محل قرارگيري كليه وسايل داخل خانه را تعيين نمائيد و به منظور حفظ اين نظم و ترتيب به صورت دوره‌اي نظافت نمائيد بدين معني كه مشخص كنيد محيط خانه شامل كف اتاق‌ها و آشپزخانه و شيشه و...
هر چند مدت يك بار و توسط چه كسي بايد نظافت شود و مهم‌تر از همه آن كه به كليه اعضاي خانواده آموزش دهيد تا موجب فرهنگ‌سازي شود. به منظور اطمينان از حفظ نظم و ترتيب در خانه مي‌توانيد به صورت سرزده بررسي نمائيد كه آيا كليه مدارك و اسناد به راحتي قابل دسترس هستند؟ آيا كليه لوازم و مواد مصرفي را مي‌توان سريع پيدا كرد و آيا اين مدارك يا لوازم داراي برچسب شناسايي هستند؟
10- نتيجه
آنچه بيان شد تشريح برخي الزامات استاندارد iso 9001:2000 و كاربرد آن در خانواده است. بسياري افراد هستند كه در محيط كاري و شغلي خود موفق هستند اما در محيط خانوادگي خود خير! بنابر اين يكي از حلقه‌هاي گمشده موفقيت خانواده، نظام مديريت كيفيت در خانواده است كه بدين منظور راهكارهاي زير توصيه مي‌شود:
خانواده خود را به عنوان يك سازمان تلقي نمائيد كه اعضاي خانواده مشتريان شما هستند.
نيازهاي مشتريان خود كه همان اعضاي خانواده هستند را درك نمائيد.
با كمك اعضاي خانواده اهدافي را براي خانواده و اعضاي آن برگزينيد و برنامه‌اي مكتوب كه شامل فعاليت، مسئوليت هر فرد و زمان اجراي آن باشد تهيه نمائيد. اين اهداف به صورت كوتاه مدت و بلند مدت باشد.
در جهت تأمين منابع مالي لازم تلاش نمائيد.
بر اجراي فرايندهاي كاري توجه نمائيد و مرتباً آنها را مورد پايش قرار دهيد.
بر اقدامات پيشگيرانه به جاي اقدامات اصلاحي تمركز نماييد.
فرايند مجموعه فعاليت‌هايي است كه ورودي را به خروجي تبديل مي‌نمايد. هر سازماني از فرايندهاي خاصي اعم از اصلي، مديريتي و پشتيباني برخوردار است. يكي از وظايف مديريت خانواده آن است كه اين فرايندها را شناسايي نمايد و اركان زير را براي هر فرايند تعيين نمايد.
ورودي و خروجي
منابع مورد نياز
كنترل‌هاي لازم
شاخص‌هاي اثر بخشي و كارآيي
تحصيل فرزندان، خريد لوازم و مواد مصرفي خانه، تربيت فرزندان، آشپزي و... از جمله فرايندهايي هستند كه معمولاً هر خانواده‌اي آن را دارا مي‌باشد. به عنوان مثال فرايند آشپزي را فرض نمائيد كه ورودي آن مي‌تواند شامل برنج، گوشت، حبوبات و غيره و خروجي آن غذاي طبخ شده آماده مصرف باشد. منابع مورد نياز همان‌طور كه قبلاً هم بيان شد بر 2 نوع است:
منابع انساني كه مهم‌ترين آن آشپز است كه مي‌تواند مادر خانواده يا شخص ديگري باشد.
امكانات مورد نياز شامل اجاق گاز، ظروف، وسايل پخت و پز و... كه هر دو آنها بايد كفايت لازم را داشته باشند.
يكي از نكات مهمي كه در مورد هر فرايندي بايد توجه خاصي به آن داشت، پارامترهاي كنترلي است. به عنوان مثال در همين فرايند آشپزي وزن مواد مصرفي، درجه حرارت و مدت زمان پخت از پارامترهاي كنترلي مهمي هستند كه همواره بايد كنترل شوند تا در نهايت بتوان خروجي خوبي از فرايند كه همان غذاي پخته شده است، برداشت نمود.
براي آن كه بررسي كنيم آيا فرايند به خوبي كار مي‌كند يا خير بايد آن را هر چند مدت يك بار پايش يا نظارت نمود. مدت زمان آماده شدن غذا، رضايت اعضاي خانواده از غذاي پخته شده و بهاي تمام شده غذا از شاخص‌هايي هستند كه مي‌توان روند آنها را مثلاً به‌طور ماهيانه اندازه‌گيري و پايش نمود.
در مورد فرايند تحصيل فرزندان نيز همين‌گونه است به طوري كه همواره مي‌توان آن را از طريق كنترل نمرات تحصيلي در طول دوران تحصيل و امتحانات شفاهي و در نهايت موفقيت در مقطع بعدي تحصيلي مورد پايش قرار داد.
7- خريد
هر سازماني براي توليد محصول يا ارايه خدمات، مجبور به خريد مواد اوليه يا خدمات از ساير سازمان‌ها يا به اصلاح ايزو تأمين كنندگان مي‌باشد. اين تأمين‌كنندگان بايد ابتدا ارزيابي شوند سپس هر كالاي خريداري شده بايد كنترل شده سپس تأييد گردد.
در يك خانواده چه كالا يا خدماتي خريداري مي‌شود؟ نان، گوشت، ميوه، لباس و... كه جزء كالا محسوب مي‌شوند يا تعميركار لوازم خانگي و معلم خصوصي فرزندان و... كه از نوع خدمات مي‌باشند. قبل از خريد ابتدا معيارهايي كه براي شما اهميت دارند را بنويسيد مثلاً كيفيت كالا يا خدمات، قيمت، زمان تحويل آن، مسافت، اعتبار و شهرت و... سپس هر تأمين كننده را براساس پارامترهاي تعيين شده امتياز بدهيد و طبيعي است كه كالاهاي مصرفي خود را از مراكزي كه امتياز بيشتري مي‌آورند تهيه نمائيد.
ميزان اهميت اين پارامترها به خانواده بستگي دارد، به طوري كه ممكن است قيمت براي خانواده‌اي از اهميت بيشتري برخوردار باشد در حالي كه براي ديگري اعتبار و شهرت. بنابر اين ممكن است امتياز يك مغازه سوپر ماركت يا توليدكننده لبنيات نزد خانواده‌هاي مختلف، متفاوت باشد.
اكثر محصولات غذايي مشمول استاندارد اجباري موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران بوده و استاندارد هستند ولي بسياري كالاها وجود دارند كه از اهميت بالايي برخوردار هستند ولي مشمول استاندارد خاصي هم نيستند. يكي از آنها نان مي‌باشد كه متأسفانه در كشور ما توجه چنداني به آن نمي‌شود و از كيفيت مطلوبي برخوردار نيست.
8- اقدامات پيشگيرانه به جاي اصلاحي
آيا تاكنون كالايي را خريداري نموده‌ايد كه داراي نقص يا عيبي بوده و سازمان توليد كننده آن هم داراي گواهينامه ايزو 9001 باشد؟ سازماني كه نظام مديريت كيفيت ايزو 9001 را اجرا نموده است، ممكن است محصول معيوب توليد نمايد و حتي آن را به دست مشتري دهد.
اما آن سازمان بايد روشي براي تعيين علل ريشه‌اي ايجاد آن و جلوگيري از تكرار آن داشته باشد تا ديگر اتفاق نيفتد و منجر به رضايت مشتري شود. اين كالا يا خدمات معيوب را در ايزو اصطلاحاً «عدم انطباق» گويند. اين موضوع در مورد خانواده مصداق دارد به طوري كه ممكن است هر كدام از اعضاي خانواده فعاليتي را انجام دهند يا خدماتي را كه حاصل خروجي فرايند كاري آنها است ارايه نمايند كه موجب نارضايتي خود يا ساير اعضاي خانواده گردد. در اين صورت بايد آن فعاليت را تحليل نموده و راهكاري ارايه شود كه ديگر تكرار نگردد و آن عدم انطباق رفع گردد.
به اين كار اقدام اصلاحي گويند. اما نكته مهم‌تر آن است كه كاري انجام دهيم كه عدم انطباق به وجود نيايد، به عبارت ديگر به صورت بالقوه باقي بماند و بالفعل نگردد. اين كار را اقدام پيشگيرانه گويند. متأسفانه اكثر اقدامات ما اصلاحي مي‌باشد تا پيشگيرانه كه موجب ضرر و زيان فراوان مي‌گردد.
اكثر هزينه‌هايي كه خانواده، جامعه و دولت صرف مي‌نمايد صرف اقدامات اصلاحي مي‌شود و به اقدامات پيشگيرانه كمتر بها داده مي‌شود. بيشتر مشكلاتي كه در خانواده‌ها پيش مي‌آيد ناشي از عدم اجراي اقدامات پيشگيرانه است به طوري كه اگر مشكلي قبل از اجراي آن بررسي و مورد تحليل قرار گيرد هرگز رخ نخواهد داد.
9- شرايط محيط خانواده
محيط خانواده بايد تميز، مرتب و عاري از تنش و آشفتگي باشد. يكي از الزامات iso 9001 تامين محيط كار متناسب با فعاليت‌هاي مربوط به فرايند است. اين شرايط مثلاً در مورد فرايند تحصيل مي‌تواند شامل پاكيزگي و مرتب بودن وسايل داخل خانه، عدم وجود سروصدا و مزاحمت‌هاي ديگر باشد. از مهم‌ترين شرايط محيطي خانواده مي‌توان شادماني و آرامش در محيط خانواده را نام برد. شكسپير در اين زمينه مي‌گويد: «شادماني در خانه‌اي است كه مهر و محبت در آن مسكن دارد».
اگر بخواهيم استاندارد ايزو را در يك كلمه بيان كنيم ايزو چيزي نيست جز «نظم». در محيط خانواده بايد نظم و ترتيب حاكم باشد به طوري كه محل همه وسايل خانه مشخص باشد، تمام اسناد، مدارك، كتاب و... به‌طور منظم بايگاني شده باشند و هنگام استفاده از آنها بتوان به راحتي آنها را پيدا كرد. تمام وسايل اضافي كه در خانه وجود دارد را به داخل انباري بفرستيد يا به فروش رسانيد. محل قرارگيري كليه وسايل داخل خانه را تعيين نمائيد و به منظور حفظ اين نظم و ترتيب به صورت دوره‌اي نظافت نمائيد بدين معني كه مشخص كنيد محيط خانه شامل كف اتاق‌ها و آشپزخانه و شيشه و...
هر چند مدت يك بار و توسط چه كسي بايد نظافت شود و مهم‌تر از همه آن كه به كليه اعضاي خانواده آموزش دهيد تا موجب فرهنگ‌سازي شود. به منظور اطمينان از حفظ نظم و ترتيب در خانه مي‌توانيد به صورت سرزده بررسي نمائيد كه آيا كليه مدارك و اسناد به راحتي قابل دسترس هستند؟ آيا كليه لوازم و مواد مصرفي را مي‌توان سريع پيدا كرد و آيا اين مدارك يا لوازم داراي برچسب شناسايي هستند؟
10- نتيجه
آنچه بيان شد تشريح برخي الزامات استاندارد iso 9001:2000 و كاربرد آن در خانواده است. بسياري افراد هستند كه در محيط كاري و شغلي خود موفق هستند اما در محيط خانوادگي خود خير! بنابر اين يكي از حلقه‌هاي گمشده موفقيت خانواده، نظام مديريت كيفيت در خانواده است كه بدين منظور راهكارهاي زير توصيه مي‌شود:
خانواده خود را به عنوان يك سازمان تلقي نمائيد كه اعضاي خانواده مشتريان شما هستند.
نيازهاي مشتريان خود كه همان اعضاي خانواده هستند را درك نمائيد.
با كمك اعضاي خانواده اهدافي را براي خانواده و اعضاي آن برگزينيد و برنامه‌اي مكتوب كه شامل فعاليت، مسئوليت هر فرد و زمان اجراي آن باشد تهيه نمائيد. اين اهداف به صورت كوتاه مدت و بلند مدت باشد.
در جهت تأمين منابع مالي لازم تلاش نمائيد.
بر اجراي فرايندهاي كاري توجه نمائيد و مرتباً آنها را مورد پايش قرار دهيد.
بر اقدامات پيشگيرانه به جاي اقدامات اصلاحي تمركز نماييد.