Borna66
05-04-2009, 11:57 PM
چکيده: ارتباطات سازماني، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمانها بوده است. با ظهور فناوري‌هاي اطلاعات و ارتباطات، تغييرات شگرفي در اين حوزه در سازمانها به وجود آمد. اين مقاله مبتني بر يک تحقيق ميداني در زمينه بررسي تأثير سيستم‌هاي اتوماسيون اداري بر برخي حوزه‌هاي ارتباطات سازماني است. براي بررسي اين تأثيرات، پرسشنامه‌اي حاوي معيارهاي مختلف ارتباطي تهيه شد و پاسخ دهندگان، تأثير اتوماسيون اداري را بر هر يک از معيارها ارزيابي نمودند. در مجموع از نتايج به دست آمده مشخص شد که اتوماسيون اداري ارتباطات رسمي و مراودات دفتري را بسيار تسهيل نموده است، ولي در مورد ارتباطات غير رسمي و شخصي افراد تأثير چنداني نداشته است. همچنين اين سيستم در زمينه پيش‌گيري از برخي برخوردها و ارتباطات منفي و غيرضروري در سازمان، نقش مثبتي ايفا مي‌کند.
مقدمه
امروزه محيط‌هاي کسب و کاري با چالش‌هاي گوناگوني از قبيل گسترده شدن تعاملات دروني و بيروني سازمان، با نياز به ارتباط بيشتر واحدهاي سازماني و ضرورت نظارت مستمر بر پيشرفت کارها و ... مواجهند. مديران سازمانها نياز دارند که با سرعت و دقت بيشتري روند انجام امور را نظارت و پيگيري نمايند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌هاي کاري فشرده به اندازه‌اي افزايش پيدا مي‌کند، که انجام و پيگيري آنها به صورت دستي و سنتي عملا خارج از توان نيروي انساني بوده و ممکن است با مشکلات زيادي همراه شود.
در سال‌هاي اخير، پيشرفت فناوري اطلاعات و شاخه‌هاي وابسته به آن، راه حل‌هاي مختلفي را فراروي محيط‌هاي کسب و کاري قرار داده است. در اين ميان، سيستم‌هاي اطلاعات از مهم‌ترين و کاراترين راه حل‌ها براي تسهيل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمانها است. سيستم‌هاي اطلاعاتي، برنامه‌هاي نرم افزاري هستند که با استفاده از رايانه و بانک‌هاي اطلاعات (DATA BASE) ، کار جمع‌آوري، ذخيره، بازيابي و کنترل اطلاعات را در سازمانها تسهيل مي‌نمايند.
شاخه‌اي از سيستم‌هاي اطلاعاتي با عنوان سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت، به مديران و کارکنان در زمينه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک مي‌کند. يکي از پرکاربردترين انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي که مديران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان ياري مي‌دهد، سيستم اتوماسيون اداري (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM) است. در اين سيستم، عموما گردش مکاتبات اداري در سازمان مورد توجه قرار مي‌گيرد. ولي معمولا داراي ابزارهاي ارتباطي متعددي همچون ارسال و دريافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دريافت پيام‌هاي شخصي و فوري، ارسال و دريافت نامه‌هاي الکترونيکي داخلي و ... است.
در اين مقاله سعي بر آن است که نقش سيستم اتوماسيون اداري بر برخي معيارهاي روابط سازماني در ميان کارکنان بررسي و تحليل شود.
سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت
بکارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي مبتني بر رايانه در فرايندهاي مديريت، موجب تحولات بزرگي در اين حوزه شده است. اين سيستم‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا و قابليت ذخيره حجم عظيمي از داده‌ها و اطلاعات، امکان پردازش و تجزيه و تحليل اطلاعات را به وجود آورده‌اند، خصوصا زماني که تحليل حجم بزرگي از داده‌هاي عددي مد نظر باشد. اين حجم از اطلاعات و داده‌ها، عليرغم بزرگي، از نظر فيزيکي حجم بسيار کمي را در مقايسه با روشهاي سنتي اشغال مي‌کنند و دسترسي به آنها نيز سريع تر است.
از طرفي ارتباطات درون و برون سازماني را سريع تر، دقيق تر و ارزان تر نموده‌اند؛ و مفهوم «ارتباطات در هر کجا و هر زمان» را عينيت بخشيده‌اند. به همين دليل ارتباط اعضاي يک گروه را ارتقاء بخشيده و در واقع انجام کار گروهي را در سازمانها تسهيل نموده‌اند.
اين سيستم‌ها، سطوح مختلفي از کار و تصميم گيري را در برمي‌گيرند. چهار سطح معمول از اينگونه سيستم‌ها که معمولا در سازمانها مورد استفاده قرار مي‌گيرند، عبارتند از :
_ سيستم‌هاي اطلاعاتي جهت پشتيباني از عمليات (مخصوص کارهاي روزمره)
_ سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و سيستم‌هاي اطلاعاتي مخصوص دانش‌کاران
_ سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران و سيستم‌هاي گزارش‌دهي به مديريت
_ سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران ارشد (سيستم‌هاي پشتيباني از تصميم‌گيري و سيستم‌هاي خبره).
امروزه انواع مختلفي از سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريتي در سازمانها جهت اهداف گوناگوني از قبيل: تسهيل ارتباطات، آسان‌سازي گردش مکاتبات اداري، امکان گزارش‌گيريهاي مستمر، طراحي و توليد کالاها با استفاده از نرم افزارهاي رايانه‌اي، تصميم‌گيريهاي دوره‌اي يا کلان و ... مورد استفاده قرار مي‌گيرند. به نظر مي‌رسد يکي از سيستم‌هاي اطلاعاتي که جايگاه مناسبي در سازمان‌هاي ايراني پيدا کرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار مي‌گيرد، سيستم اتوماسيون اداري باشد.
اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري شامل تمام سيستم‌هاي الکترونيکي است که انواع ارتباطات داخلي و خارجي سازمان را برقرار کرده يا تسهيل مي‌کند.
حجم بزرگي از امور روزمره سازمانها، امور دفتري هستند. مي‌توان گفت امور دفتري از جمله کارهايي در سازمان است که تمامي کارکنان و سطوح مختلف مديران (اجرايي، عملياتي، مياني، ارشد) با آن سروکار دارند. از اين ميان، کارکناني که مسئوليتهايي از قبيل انتشار يا ذخيره (بايگاني) اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلي و دائمي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و ساير سيستم‌هاي ارتباطي (نظير سيستم‌هاي مديريت اسناد) هستند.
اتوماسيون اداري به افزايش بهره وري سازمان در حوزه امور دفتري کمک شاياني کرده است. امور دفتري در گذشته معمولا مورد بي اعتنايي در سازمانها قرار مي‌گرفت. عليرغم اينکه سهم بزرگي از نيرو و انرژي را به خود اختصاص مي‌داد، ولي هيچ گاه مورد يک بازبيني اصولي در جهت بهبود و افزايش بهره‌وري قرار نگرفته بود.
در اواخر دهه 1980، نتايج يک بررسي در يک دوره 10 ساله بر روي بهره‌وري سازمانها در ابعاد مختلف نشان داد که عليرغم رشد 90 درصدي بهره‌وري در حوزه صنعت، بهره‌وري در بخش امور دفتري، تنها 4 درصد رشد داشته است. اين در حالي بود که در همين دوره، هزينه‌هاي امور دفتري از حدود 30-20 درصد به رقمي حدود 40-30 درصد از کل هزينه‌هاي سازمان افزايش يافته بود.
نتايج اين تحقيق و تحقيقات مشابه نشان داد که در حالي که افزايش بهره‌وري در حوزه‌هاي مختلف سازماني به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا يافته است، لکن بهره‌وري در حوزه امور دفتري مورد بي‌توجهي واقع شده است. از اين زمان بود که ارائه سيستم‌هاي اطلاعاتي تسهيل کننده امور دفتري و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.
مزايا و کاربردهاي اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري تأثير بسياري بر امور سازمانها گذاشته است. برخي مزاياي اتوماسيون اداري را مي‌توان چنين برشمرد:
_ کنترل بهتر بر کار
_ کم شدن فعاليت‌هاي غير مولد مانند بايگاني و نگهداري سوابق
_ کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان
_ کم شدن هزينه مسافرتها و گردهماييها
_ افزايش رضايت شغلي کارکنان به دليل افزايش اثربخشي
_ افزايش رضايت مشتريان به دليل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات
_ افزايش قابليت رقابت سازمان
_ رشد پديده دورا کاري (کار از راه دور)
اگر چه معمولا از اتوماسيون اداري براي برقراري ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه يا پيام استفاده مي‌شود، ولي کاربردهاي واقعي آن فراتر از کاربردهاي معمول آن هستند. البته اين مسئله به نوع طراحي سيستم ارتباط دارد و اينکه طراح سيستم چه امکاناتي را در آن تعبيه کرده است. به طور کلي تا به امروز از اين سيستم در جهت کاربردهاي گوناگوني بهره‌برداري شده است. برخي کاربردهاي شناخته شده اين سيستم عبارتند از:
_ واژه پردازي
_ پست الکترونيکي
_ پست صوتي
_ ارسال نمابر (فاکس)
_ تقويم الکترونيکي
_ کنفرانس از راه دور
_ ويدئوتکس
_ ذخيره و بازيابي تصاوير (ميکرو فيلم)
_ نشر روميزي
اتوماسيون اداري و ارتباطات سازماني
با نگاهي به کاربردهاي سيستم اتوماسيون اداري، مشخص مي‌شود که اتوماسيون اداري بيشترين کاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. اين سيستم اکثر حوزه‌هاي ارتباطي سازمان را در برگرفته و متحول مي‌کند. مراودات دفتري و مکاتبات اداري، بيشترين حوزه‌هاي ارتباطي را در سازمانها ايجاد مي‌کنند. با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري، کليه مکاتبات اداري و دفتري تحت پوشش اين سيستم قرار مي‌گيرند. گستردگي کنوني اتوماسيون اداري، به خارج از اين مراودات نيز کشانده شده است. با کاربرد اين سيستم حتي نيازي نيست که جلسات و کنفرانس‌ها به روش سنتي، يعني جمع شدن فيزيکي افراد در کنار يکديگر، انجام شود زيرا کنفرانس از راه دور اين محدوديت را برطرف کرده است.
ورود سيستم اتوماسيون اداري به يک سازمان همراه با تحولي عميق در ارتباطات سنتي و مرسوم سازمان خواهد بود. بسياري از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال يا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترين زمان توسط سيستم، امکان پذير خواهد بود. اين سيستم حتي امکانات جديد ارتباطي را نيز در اختيار کارکنان قرار مي‌دهد، مانند ارسال نامه‌هاي الکترونيک يا پيام‌هاي شخصي.
به نظر مي‌رسد اين سيستم براي اغلب حوزه‌هاي سازماني که به گونه‌اي به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلي دارد. بنابراين مي‌توان گفت که تأثير آن بر ارتباطات سازماني اجتناب ناپذير است.
روش شناسي تحقيق
با توجه به نقش وسيع اتوماسيون اداري بر ارتباطات سازماني و با هدف شناسايي حوزه‌هاي ارتباطي متأثر از اين سيستم و اندازه‌گيري ميزان تأثير سيستم بر هر يک از اين حوزه‌ها، تحقيقي را به روش ميداني بر روي تعدادي از کارکناني که از اتوماسيون اداري استفاده مي‌کنند، انجام داده‌ايم.
در اين روش پرسشنامه‌اي حاوي معيارهاي گوناگون ارتباطي در اختيار پاسخ‌گويان قرار گرفت و از آنان خواسته شد تا ميزان تأثير اتوماسيون اداري را بر هريک از معيارهاي ارتباطي، مشخص نمايند. براي پاسخگويي از روش پنج گزينه‌اي ليکرت استفاده شده است.
معيارهاي مورد نظر تحقيق عبارت بودند از:
_ سهولت و سرعت تبادل اطلاعات
_ امکانات جديد ارتباطي و سهولت ارتباط با همکاران و مديران
_ سهولت بازيابي و دسترسي به اطلاعات
_ کاهش تنشهاي مرتبط با (ناشي از) ارتباطات سنتي
_ کاهش فاصله‌هاي فيزيکي
_ افزايش رضايت کارکنان و مراجعه کنندگان
لازم به ذکر است که در سازمان مورد مطالعه، بيشترين استفاده از سيستم، در زمينه تبادل اطلاعات و مکاتبات اداري بوده است و علاوه بر آن، برخي امکانات جديد ارتباطي نيز در سيستم تعبيه شده بود. متأسفانه طراحي سيستم مورد استفاده در سازمان مذکور به گونه‌اي بود که سيستم فاقد تمامي قابليتهاي ارتباطي يک سيستم اتوماسيون اداري بود. به نظر مي‌رسد که اين فقدان، در مورد اکثر سيستم‌هاي موجود در بازار در ايران وجود داشته باشد و بررسي دقيق آن، خود نياز به تحقيق جداگانه‌اي دارد.
يافته‌هاي تحقيق
جامعه آماري اين تحقيق 40 نفر از کارکناني هستند که با سيستم اتوماسيون اداري کار مي‌کنند. متغيرهاي در نظر گرفته شده عبارتند از: جنس، سن، ميزان تحصيلات، سابقه خدمت، نوع استخدام، پست سازماني و مدت کار با سيستم اتوماسيون اداري.
از ميان پاسخ‌دهندگان، 95 درصد اعلام داشته‌اند که در زمينه کار با سيستم اتوماسيون اداري آموزش‌هاي ويژه به آنان داده شده است. همچنين 100 درصد آنان اصولا با به کارگيري سيستم‌هاي رايانه‌اي و تحت شبکه در محيط کار، موافق بوده‌اند.
در اين پرسشنامه از پاسخ دهندگان، در مورد 16 معيار در زمينه نقش اتوماسيون اداري بر روابط سازماني و 3 معيار جنبي «صرفه جويي در وقت»، «افزايش رضايت مراجعه کنندگان» و «افزايش رضايت شغلي» نظرخواهي شد. پاسخ‌دهندگان مي‌بايست ميزان تأثير سيستم اتوماسيون اداري را بر هر يک از معيارهاي عنوان شده، مطابق روش ليکرت، با يکي از گزينه‌هاي خيلي زياد، زياد، متوسط، کم و بي‌تأثير ارزيابي مي‌کردند. در جدول (1) نتايج به دست آمده بر اساس درصد پاسخ‌هاي داده شده، ارائه شده است.
براي اينکه بتوانيم درجه مطلوبيت هر معيار را براي پاسخ‌دهندگان محاسبه کنيم، از ميانگين موزون حسابي پاسخها مطابق فرمول زير، استفاده کرده‌ايم:
لازم به ذکر است که براي پاسخها، وزن‌هاي 1 تا 5 بر مبناي روش ليکرت در نظر گرفته شده است (wi). در جدول (2) مقادير محاسبه شده براي هر معيار درج شده است. (معيارها در اين جدول بر اساس درجه مطلوبيت آنها مرتب شده‌اند.)
همانطور که در جدول (2) مشاهده مي‌شود، بيشترين معيارهاي تأثير گذار به مراودات رسمي سازماني مربوط مي‌شوند. سه عاملي که بيشترين مطلوبيت را به واسطه پياده سازي اتوماسيون اداري ايجاد کرده‌اند، «آسان‌تر شدن دريافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پيگيري نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگويي به موارد ارجاعي» هستند. با توجه به اينکه در ارتباطات سنتي سازماني، مراودات رسمي سازماني، به خصوص تبادل نامه‌ها و اسناد، بيشتر وقت کارکنان را به خود اختصاص داده و از ماهيتي تکراري و خسته کننده برخوردار است، بنابراين وجود اتوماسيون اداري از اين بُعد، از ديدگاه کارکنان، تحولي بزرگ محسوب شده است.
گفته مي‌شود که نفس وجود ارتباطات، تبادل اطلاعات است. پس اطلاعات در ايجاد و شکل‌گيري شيوه‌هاي ارتباطي نقش عمده‌اي ايجاد مي‌کند. معيارهاي 4، 6، 7، 13 و 14 در جدول شماره (2) به اين مسئله مهم اشاره کرده‌اند. مشاهده مي‌شود که از اين ديدگاه، سهولت و سرعت تبادل اطلاعات و دسترسي به آن و همچنين به روز بودن اطلاعات دريافتي، معيارهايي بوده‌اند که در سيستم اتوماسيون اداري ارتقا پيدا کرده و مورد توجه قرار گرفته‌اند. در مقابل، از بين رفتن انحصار اطلاعاتي و در دسترس قرار گرفتن منابع اطلاعاتي بيشتر، معيارهايي بوده‌اند که مطلوبيت چنداني را ايجاد ننموده‌اند. به نظر مي‌رسد که عليرغم توانايي و قابليت اينگونه سيستم‌ها براي دسترسي کارکنان به بانک‌هاي اطلاعاتي سازمان، متأسفانه سيستم طوري تنظيم مي‌شود که همان سلسله مراتب سازماني به صورتي محکم حفظ شود و انحصار اطلاعاتي همچنان پابرجا باقي بماند. (در صحبت شفاهي با مسئول پشتيباني سيستم، وي عنوان کرد که ما سيستم را طوري تنظيم مي کنيم که سلسله مراتب سازماني حفظ شود و افراد به همان ميزان اطلاعات دسترسي داشته باشند که قبل از پياده سازي سيستم داشتند). البته اين مشکل به سياست‌هاي سازمان برمي‌گردد و به راحتي قابل برطرف شدن است.
آسان تر شدن ايجاد ارتباط و ظهور روشهاي جديد ارتباطي، انتظار ديگري است که از اين سيستم‌ها داريم. معيارهاي رديف 5، 12، 16، 17 و 19 از جدول (2) به اين مسئله اشاره دارند. به نظر مي‌رسد که به جز امکان «برقراري ارتباط فوري و ارسال پيام به همکاران» که در سيستم تعبيه شده است، ساير قابليتهاي ارتباطي سيستم يا طراحي نشده‌اند يا به کار گرفته نمي‌شوند. ارتباط فوري و ارسال پيام، امکاني است که کارکنان را قادر مي‌سازد به هر شخصي که نام او را در چارت سيستم مي‌بينند، يک پيام ارسال کنند و دريافت کننده پيام را در يک پنجره بر روي صفحه نمايشگر رايانه خود مشاهده مي‌کنند.
بسياري از امکانات سيستم‌هاي اتوماسيون اداري (که پيش‌تر در بخش کاربردهاي سيستم برشمرديم)، معمولا به صورت اختياري از طرف شرکتها ارائه مي‌شود. خريداران سيستم، با توجه به نيازهاي خود اقدام به انتخاب تسهيلات مي‌نمايند. پايه کار و انتظار در يک سيستم اتوماسيون اداري، مبتني بر گردش نامه‌هاست. بسياري از سازمانها فقط جهت خودکار سازي روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از اين سيستم استفاده مي‌کنند و تمايلي به خريد امکانات ديگر آن (به دليل کاربرد کم و البته قيمت آنها) ندارند. بنابراين عليرغم اينکه اين سيستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترين و سريع ترين امکانات ارتباطي هستند، لذا استفاده‌کنندگان آن عملا اطلاعي از اين تسهيلات نداشته و در نتيجه اين بُعد سيستم را ضعيف ارزيابي کرده‌اند.
يکي از مسائل مطرح سازمانها در زمينه ارتباطات، آفات ارتباطات است، و آن وقتي است که وجود و برقراري ارتباطات منجر به بروز مشکلات و سوء تفاهمها مي‌شود. ارتباط مؤثر در سازمان، امري حياتي است و بدون تبادل اطلاعات، مفاهيم و معاني بين افراد، گروهها و دستيابي به اهداف سازمان غيرممکن مي‌شود. ولي افزايش ارتباطات، احتمال افزايش تضادها و سوء تفاهمها را نيز در پي دارد که حتي با ارتباطات مؤثر نيز نمي‌توان آنها را کاملا از بين برد. در اين تحقيق دو معيار (رديف‌هاي 9 و 15 در جدول 2) در اين زمينه مورد بررسي قرار گرفته‌اند: «جلوگيري از برخوردهاي غير ضروري (غير اداري) افراد در هنگام کار» و «پيش‌گيري از بروز برخوردهاي فيزيکي و تنش در کارکنان». معيار اول بر اين نکته تأکيد دارد که اتوماسيون مي‌تواند ارتباطات غير ضروري و بي‌نتيجه را که موجب اختلال در روند کارها مي‌شوند، کاهش دهد و معيار دوم بر کاهش و پيش‌گيري از ارتباطاتي دلالت دارد که معمولا توسط کارکناني که داراي ظرفيت‌هاي ارتباطي کمي هستند، به وجود مي‌آيد و آن ايجاد تنشهاي فيزيکي و عصبي مانند درگيري‌هاي کلامي يا رفتارهاي منفي گرا است. شرکت‌کنندگان در اين تحقيق نقش اتوماسيون اداري را در جلوگيري از برخوردهاي غير ضروري موثرتر ارزيابي نموده‌اند.
در اين تحقيق، 3 معيار جنبي ديگر نيز مورد ارزيابي قرار گرفتند. معيار «صرفه جويي در وقت» با مطلوبيت 4.3 در رديف 8 قرار گرفته و از اين لحاظ توسط پاسخ دهندگان به صراحت تأييد شده است. همچنين دو معيار «افزايش رضايت مراجعه کنندگان» و «افزايش رضايت شغلي» نيز با مطلوبيت يکسان، در رديف‌هاي 10 و 11 واقع شده‌اند و مي‌توان گفت به طور نسبي توسط پاسخ‌دهندگان مورد تأييد قرار گرفته‌اند.
مشکلات استفاده از سيستم
استفاده از سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمانها همواره رو به رشد بوده است. دو بُعد اصلي اين سيستم‌ها «انسان» و «ماشين» هستند. لذا ادوات و تجهيزات سخت افزاري و نرم افزاري نقش عمده و انکارناپذيري در پايايي اين سيستم‌ها بازي مي‌کنند. در اين تحقيق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد که نظرات و پيشنهادات خود را نيز در زمينه استفاده از سيستم‌هاي اطلاعاتي بيان دارند. پاسخها عموما به مشکلات کار با اين سيستم‌ها برمي‌گشت. برخي از موارد عنوان شده عبارتند از:
_ لزوم ارتقاي قدرت سخت افزاري و نرم افزاري جهت کار مستمر با سيستم بدون قطعي
_ پيشنهاد استفاده تمامي بخشهاي ارتباطي در سازمانها از سيستم به صورت يکپارچه
_ لزوم وجود يک متولي در بخشهاي مختلف سازماني به عنوان رابط جهت رفع مشکلات سيستم
بنابراين سازمانها بايد توجه داشته باشند که قبل از پياده سازي اينگونه سيستم‌ها، زيرساخت سخت افزاري و نرم‌افزاري مناسب را فراهم آورده و کارکنان را نيز جهت مشارکت فراگير در يادگيري و استفاده از سيستم آماده نمايند. همچنين در کنار پياده‌سازي سيستم، تيم نظارتي قوي و روزآمد نيز جهت پشتيباني سيستم، پيش‌بيني نمايند.
نتيجه گيري
با توجه به نتايج تحقيق مشاهده مي‌شود که وجود سيستم اتوماسيون اداري بر برخي از ابعاد ارتباطات سازماني تأثيرگذار است. اين تأثير بيشتر در حوزه‌هاي ارتباطات و مراودات رسمي سازماني و مکاتبات دفتري مشاهده مي‌شود. همچنين سيستم اتوماسيون اداري در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نيز نقش عمده‌اي داشته است و در ايجاد کانال‌هاي جديد ارتباطي موفق عمل کرده است. پيش‌گيري از برخي ارتباطات غير ضروري در هنگام کار از ديگر نتايج به کارگيري اين سيستم در سازمانها است.
بنابراين در مجموع مي‌توان گفت که وجود اين سيستم تأثيرات مثبتي بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزايش کانال‌هاي ارتباطي و سرعت و سهولت در مراودات سازماني شده است.
در اين ميان نکته‌اي که قابل توجه است، اين است که در کنار پياده سازي سيستم‌هاي رايانه‌اي مي‌بايست به الزامات نيروي انساني در زمينه پشتيباني نيز توجه کافي نمود. وجود اينگونه سيستم‌ها که معمولا به صورت تحت شبکه کار مي‌کنند، ايجاب مي‌کند که يک گروه مجرب و متخصص در محورهاي مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالي سيستم بپردازند.
خصوصيات سيستم‌هاي کنوني اتوماسيون اداري که هم اکنون در ايران به کار گرفته مي‌شوند، خود عامل تعيين کننده‌اي در تمايل سازمانها به استفاده از اين سيستم‌ها به شمار مي‌آيد. به نظر مي‌رسد که طراحي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري در ايران بيشتر معطوف به بُعد مکاتبات دفتري و اداري شده و به ساير تواناييها و قابليتهاي مفيد آن توجه کافي نشده است. بنابراين بررسي امکانات موجود در سيستم‌هاي طراحي و ارائه شده در ايران، مبحث مناسبي است که به عنوان موضوع تحقيقي، به پژوهشگران پيشنهاد مي‌شود.
منابع
1. Efraim Turban, “Information Technology for Management: Transforming Business in the Digital Economy”, Fourth Edition, City University of Hong Kong, 2004.
2. Allen, F. E., “Turning Points in Intraction with Computers”, IBM Systems Journal, Vol. 38, Nos. 2&3, 1999, pp. 135-138.
3. Grantham, Lisa, “Justifying Office Automation: Benefits and Problems”, Industrial Management and Data Systems, Vol. 95, No. 8, 1995, pp. 10-13.
4. مک لويد، ريموند، ترجمه: جمشيديان، مهدي و مهدي‌پور عطاآبادي، اکبر، «سيستم‌هاي اطلاعات مديريت»، اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان، 1377.
5. جمعي از اساتيد مديريت، «ارتباطات سازماني (مجموعه مقالات)»، مقاله: «ماهيت، اهميت و موانع ارتباطات سازماني»، هوشنگ کوکلان، تهران: مرکز آموزش مديريت دولتي، 1378.
مقدمه
امروزه محيط‌هاي کسب و کاري با چالش‌هاي گوناگوني از قبيل گسترده شدن تعاملات دروني و بيروني سازمان، با نياز به ارتباط بيشتر واحدهاي سازماني و ضرورت نظارت مستمر بر پيشرفت کارها و ... مواجهند. مديران سازمانها نياز دارند که با سرعت و دقت بيشتري روند انجام امور را نظارت و پيگيري نمايند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌هاي کاري فشرده به اندازه‌اي افزايش پيدا مي‌کند، که انجام و پيگيري آنها به صورت دستي و سنتي عملا خارج از توان نيروي انساني بوده و ممکن است با مشکلات زيادي همراه شود.
در سال‌هاي اخير، پيشرفت فناوري اطلاعات و شاخه‌هاي وابسته به آن، راه حل‌هاي مختلفي را فراروي محيط‌هاي کسب و کاري قرار داده است. در اين ميان، سيستم‌هاي اطلاعات از مهم‌ترين و کاراترين راه حل‌ها براي تسهيل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمانها است. سيستم‌هاي اطلاعاتي، برنامه‌هاي نرم افزاري هستند که با استفاده از رايانه و بانک‌هاي اطلاعات (DATA BASE) ، کار جمع‌آوري، ذخيره، بازيابي و کنترل اطلاعات را در سازمانها تسهيل مي‌نمايند.
شاخه‌اي از سيستم‌هاي اطلاعاتي با عنوان سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت، به مديران و کارکنان در زمينه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک مي‌کند. يکي از پرکاربردترين انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي که مديران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان ياري مي‌دهد، سيستم اتوماسيون اداري (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM) است. در اين سيستم، عموما گردش مکاتبات اداري در سازمان مورد توجه قرار مي‌گيرد. ولي معمولا داراي ابزارهاي ارتباطي متعددي همچون ارسال و دريافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دريافت پيام‌هاي شخصي و فوري، ارسال و دريافت نامه‌هاي الکترونيکي داخلي و ... است.
در اين مقاله سعي بر آن است که نقش سيستم اتوماسيون اداري بر برخي معيارهاي روابط سازماني در ميان کارکنان بررسي و تحليل شود.
سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت
بکارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي مبتني بر رايانه در فرايندهاي مديريت، موجب تحولات بزرگي در اين حوزه شده است. اين سيستم‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا و قابليت ذخيره حجم عظيمي از داده‌ها و اطلاعات، امکان پردازش و تجزيه و تحليل اطلاعات را به وجود آورده‌اند، خصوصا زماني که تحليل حجم بزرگي از داده‌هاي عددي مد نظر باشد. اين حجم از اطلاعات و داده‌ها، عليرغم بزرگي، از نظر فيزيکي حجم بسيار کمي را در مقايسه با روشهاي سنتي اشغال مي‌کنند و دسترسي به آنها نيز سريع تر است.
از طرفي ارتباطات درون و برون سازماني را سريع تر، دقيق تر و ارزان تر نموده‌اند؛ و مفهوم «ارتباطات در هر کجا و هر زمان» را عينيت بخشيده‌اند. به همين دليل ارتباط اعضاي يک گروه را ارتقاء بخشيده و در واقع انجام کار گروهي را در سازمانها تسهيل نموده‌اند.
اين سيستم‌ها، سطوح مختلفي از کار و تصميم گيري را در برمي‌گيرند. چهار سطح معمول از اينگونه سيستم‌ها که معمولا در سازمانها مورد استفاده قرار مي‌گيرند، عبارتند از :
_ سيستم‌هاي اطلاعاتي جهت پشتيباني از عمليات (مخصوص کارهاي روزمره)
_ سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و سيستم‌هاي اطلاعاتي مخصوص دانش‌کاران
_ سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران و سيستم‌هاي گزارش‌دهي به مديريت
_ سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران ارشد (سيستم‌هاي پشتيباني از تصميم‌گيري و سيستم‌هاي خبره).
امروزه انواع مختلفي از سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريتي در سازمانها جهت اهداف گوناگوني از قبيل: تسهيل ارتباطات، آسان‌سازي گردش مکاتبات اداري، امکان گزارش‌گيريهاي مستمر، طراحي و توليد کالاها با استفاده از نرم افزارهاي رايانه‌اي، تصميم‌گيريهاي دوره‌اي يا کلان و ... مورد استفاده قرار مي‌گيرند. به نظر مي‌رسد يکي از سيستم‌هاي اطلاعاتي که جايگاه مناسبي در سازمان‌هاي ايراني پيدا کرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار مي‌گيرد، سيستم اتوماسيون اداري باشد.
اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري شامل تمام سيستم‌هاي الکترونيکي است که انواع ارتباطات داخلي و خارجي سازمان را برقرار کرده يا تسهيل مي‌کند.
حجم بزرگي از امور روزمره سازمانها، امور دفتري هستند. مي‌توان گفت امور دفتري از جمله کارهايي در سازمان است که تمامي کارکنان و سطوح مختلف مديران (اجرايي، عملياتي، مياني، ارشد) با آن سروکار دارند. از اين ميان، کارکناني که مسئوليتهايي از قبيل انتشار يا ذخيره (بايگاني) اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلي و دائمي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و ساير سيستم‌هاي ارتباطي (نظير سيستم‌هاي مديريت اسناد) هستند.
اتوماسيون اداري به افزايش بهره وري سازمان در حوزه امور دفتري کمک شاياني کرده است. امور دفتري در گذشته معمولا مورد بي اعتنايي در سازمانها قرار مي‌گرفت. عليرغم اينکه سهم بزرگي از نيرو و انرژي را به خود اختصاص مي‌داد، ولي هيچ گاه مورد يک بازبيني اصولي در جهت بهبود و افزايش بهره‌وري قرار نگرفته بود.
در اواخر دهه 1980، نتايج يک بررسي در يک دوره 10 ساله بر روي بهره‌وري سازمانها در ابعاد مختلف نشان داد که عليرغم رشد 90 درصدي بهره‌وري در حوزه صنعت، بهره‌وري در بخش امور دفتري، تنها 4 درصد رشد داشته است. اين در حالي بود که در همين دوره، هزينه‌هاي امور دفتري از حدود 30-20 درصد به رقمي حدود 40-30 درصد از کل هزينه‌هاي سازمان افزايش يافته بود.
نتايج اين تحقيق و تحقيقات مشابه نشان داد که در حالي که افزايش بهره‌وري در حوزه‌هاي مختلف سازماني به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا يافته است، لکن بهره‌وري در حوزه امور دفتري مورد بي‌توجهي واقع شده است. از اين زمان بود که ارائه سيستم‌هاي اطلاعاتي تسهيل کننده امور دفتري و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.
مزايا و کاربردهاي اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري تأثير بسياري بر امور سازمانها گذاشته است. برخي مزاياي اتوماسيون اداري را مي‌توان چنين برشمرد:
_ کنترل بهتر بر کار
_ کم شدن فعاليت‌هاي غير مولد مانند بايگاني و نگهداري سوابق
_ کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان
_ کم شدن هزينه مسافرتها و گردهماييها
_ افزايش رضايت شغلي کارکنان به دليل افزايش اثربخشي
_ افزايش رضايت مشتريان به دليل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات
_ افزايش قابليت رقابت سازمان
_ رشد پديده دورا کاري (کار از راه دور)
اگر چه معمولا از اتوماسيون اداري براي برقراري ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه يا پيام استفاده مي‌شود، ولي کاربردهاي واقعي آن فراتر از کاربردهاي معمول آن هستند. البته اين مسئله به نوع طراحي سيستم ارتباط دارد و اينکه طراح سيستم چه امکاناتي را در آن تعبيه کرده است. به طور کلي تا به امروز از اين سيستم در جهت کاربردهاي گوناگوني بهره‌برداري شده است. برخي کاربردهاي شناخته شده اين سيستم عبارتند از:
_ واژه پردازي
_ پست الکترونيکي
_ پست صوتي
_ ارسال نمابر (فاکس)
_ تقويم الکترونيکي
_ کنفرانس از راه دور
_ ويدئوتکس
_ ذخيره و بازيابي تصاوير (ميکرو فيلم)
_ نشر روميزي
اتوماسيون اداري و ارتباطات سازماني
با نگاهي به کاربردهاي سيستم اتوماسيون اداري، مشخص مي‌شود که اتوماسيون اداري بيشترين کاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. اين سيستم اکثر حوزه‌هاي ارتباطي سازمان را در برگرفته و متحول مي‌کند. مراودات دفتري و مکاتبات اداري، بيشترين حوزه‌هاي ارتباطي را در سازمانها ايجاد مي‌کنند. با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري، کليه مکاتبات اداري و دفتري تحت پوشش اين سيستم قرار مي‌گيرند. گستردگي کنوني اتوماسيون اداري، به خارج از اين مراودات نيز کشانده شده است. با کاربرد اين سيستم حتي نيازي نيست که جلسات و کنفرانس‌ها به روش سنتي، يعني جمع شدن فيزيکي افراد در کنار يکديگر، انجام شود زيرا کنفرانس از راه دور اين محدوديت را برطرف کرده است.
ورود سيستم اتوماسيون اداري به يک سازمان همراه با تحولي عميق در ارتباطات سنتي و مرسوم سازمان خواهد بود. بسياري از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال يا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترين زمان توسط سيستم، امکان پذير خواهد بود. اين سيستم حتي امکانات جديد ارتباطي را نيز در اختيار کارکنان قرار مي‌دهد، مانند ارسال نامه‌هاي الکترونيک يا پيام‌هاي شخصي.
به نظر مي‌رسد اين سيستم براي اغلب حوزه‌هاي سازماني که به گونه‌اي به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلي دارد. بنابراين مي‌توان گفت که تأثير آن بر ارتباطات سازماني اجتناب ناپذير است.
روش شناسي تحقيق
با توجه به نقش وسيع اتوماسيون اداري بر ارتباطات سازماني و با هدف شناسايي حوزه‌هاي ارتباطي متأثر از اين سيستم و اندازه‌گيري ميزان تأثير سيستم بر هر يک از اين حوزه‌ها، تحقيقي را به روش ميداني بر روي تعدادي از کارکناني که از اتوماسيون اداري استفاده مي‌کنند، انجام داده‌ايم.
در اين روش پرسشنامه‌اي حاوي معيارهاي گوناگون ارتباطي در اختيار پاسخ‌گويان قرار گرفت و از آنان خواسته شد تا ميزان تأثير اتوماسيون اداري را بر هريک از معيارهاي ارتباطي، مشخص نمايند. براي پاسخگويي از روش پنج گزينه‌اي ليکرت استفاده شده است.
معيارهاي مورد نظر تحقيق عبارت بودند از:
_ سهولت و سرعت تبادل اطلاعات
_ امکانات جديد ارتباطي و سهولت ارتباط با همکاران و مديران
_ سهولت بازيابي و دسترسي به اطلاعات
_ کاهش تنشهاي مرتبط با (ناشي از) ارتباطات سنتي
_ کاهش فاصله‌هاي فيزيکي
_ افزايش رضايت کارکنان و مراجعه کنندگان
لازم به ذکر است که در سازمان مورد مطالعه، بيشترين استفاده از سيستم، در زمينه تبادل اطلاعات و مکاتبات اداري بوده است و علاوه بر آن، برخي امکانات جديد ارتباطي نيز در سيستم تعبيه شده بود. متأسفانه طراحي سيستم مورد استفاده در سازمان مذکور به گونه‌اي بود که سيستم فاقد تمامي قابليتهاي ارتباطي يک سيستم اتوماسيون اداري بود. به نظر مي‌رسد که اين فقدان، در مورد اکثر سيستم‌هاي موجود در بازار در ايران وجود داشته باشد و بررسي دقيق آن، خود نياز به تحقيق جداگانه‌اي دارد.
يافته‌هاي تحقيق
جامعه آماري اين تحقيق 40 نفر از کارکناني هستند که با سيستم اتوماسيون اداري کار مي‌کنند. متغيرهاي در نظر گرفته شده عبارتند از: جنس، سن، ميزان تحصيلات، سابقه خدمت، نوع استخدام، پست سازماني و مدت کار با سيستم اتوماسيون اداري.
از ميان پاسخ‌دهندگان، 95 درصد اعلام داشته‌اند که در زمينه کار با سيستم اتوماسيون اداري آموزش‌هاي ويژه به آنان داده شده است. همچنين 100 درصد آنان اصولا با به کارگيري سيستم‌هاي رايانه‌اي و تحت شبکه در محيط کار، موافق بوده‌اند.
در اين پرسشنامه از پاسخ دهندگان، در مورد 16 معيار در زمينه نقش اتوماسيون اداري بر روابط سازماني و 3 معيار جنبي «صرفه جويي در وقت»، «افزايش رضايت مراجعه کنندگان» و «افزايش رضايت شغلي» نظرخواهي شد. پاسخ‌دهندگان مي‌بايست ميزان تأثير سيستم اتوماسيون اداري را بر هر يک از معيارهاي عنوان شده، مطابق روش ليکرت، با يکي از گزينه‌هاي خيلي زياد، زياد، متوسط، کم و بي‌تأثير ارزيابي مي‌کردند. در جدول (1) نتايج به دست آمده بر اساس درصد پاسخ‌هاي داده شده، ارائه شده است.
براي اينکه بتوانيم درجه مطلوبيت هر معيار را براي پاسخ‌دهندگان محاسبه کنيم، از ميانگين موزون حسابي پاسخها مطابق فرمول زير، استفاده کرده‌ايم:
لازم به ذکر است که براي پاسخها، وزن‌هاي 1 تا 5 بر مبناي روش ليکرت در نظر گرفته شده است (wi). در جدول (2) مقادير محاسبه شده براي هر معيار درج شده است. (معيارها در اين جدول بر اساس درجه مطلوبيت آنها مرتب شده‌اند.)
همانطور که در جدول (2) مشاهده مي‌شود، بيشترين معيارهاي تأثير گذار به مراودات رسمي سازماني مربوط مي‌شوند. سه عاملي که بيشترين مطلوبيت را به واسطه پياده سازي اتوماسيون اداري ايجاد کرده‌اند، «آسان‌تر شدن دريافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پيگيري نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگويي به موارد ارجاعي» هستند. با توجه به اينکه در ارتباطات سنتي سازماني، مراودات رسمي سازماني، به خصوص تبادل نامه‌ها و اسناد، بيشتر وقت کارکنان را به خود اختصاص داده و از ماهيتي تکراري و خسته کننده برخوردار است، بنابراين وجود اتوماسيون اداري از اين بُعد، از ديدگاه کارکنان، تحولي بزرگ محسوب شده است.
گفته مي‌شود که نفس وجود ارتباطات، تبادل اطلاعات است. پس اطلاعات در ايجاد و شکل‌گيري شيوه‌هاي ارتباطي نقش عمده‌اي ايجاد مي‌کند. معيارهاي 4، 6، 7، 13 و 14 در جدول شماره (2) به اين مسئله مهم اشاره کرده‌اند. مشاهده مي‌شود که از اين ديدگاه، سهولت و سرعت تبادل اطلاعات و دسترسي به آن و همچنين به روز بودن اطلاعات دريافتي، معيارهايي بوده‌اند که در سيستم اتوماسيون اداري ارتقا پيدا کرده و مورد توجه قرار گرفته‌اند. در مقابل، از بين رفتن انحصار اطلاعاتي و در دسترس قرار گرفتن منابع اطلاعاتي بيشتر، معيارهايي بوده‌اند که مطلوبيت چنداني را ايجاد ننموده‌اند. به نظر مي‌رسد که عليرغم توانايي و قابليت اينگونه سيستم‌ها براي دسترسي کارکنان به بانک‌هاي اطلاعاتي سازمان، متأسفانه سيستم طوري تنظيم مي‌شود که همان سلسله مراتب سازماني به صورتي محکم حفظ شود و انحصار اطلاعاتي همچنان پابرجا باقي بماند. (در صحبت شفاهي با مسئول پشتيباني سيستم، وي عنوان کرد که ما سيستم را طوري تنظيم مي کنيم که سلسله مراتب سازماني حفظ شود و افراد به همان ميزان اطلاعات دسترسي داشته باشند که قبل از پياده سازي سيستم داشتند). البته اين مشکل به سياست‌هاي سازمان برمي‌گردد و به راحتي قابل برطرف شدن است.
آسان تر شدن ايجاد ارتباط و ظهور روشهاي جديد ارتباطي، انتظار ديگري است که از اين سيستم‌ها داريم. معيارهاي رديف 5، 12، 16، 17 و 19 از جدول (2) به اين مسئله اشاره دارند. به نظر مي‌رسد که به جز امکان «برقراري ارتباط فوري و ارسال پيام به همکاران» که در سيستم تعبيه شده است، ساير قابليتهاي ارتباطي سيستم يا طراحي نشده‌اند يا به کار گرفته نمي‌شوند. ارتباط فوري و ارسال پيام، امکاني است که کارکنان را قادر مي‌سازد به هر شخصي که نام او را در چارت سيستم مي‌بينند، يک پيام ارسال کنند و دريافت کننده پيام را در يک پنجره بر روي صفحه نمايشگر رايانه خود مشاهده مي‌کنند.
بسياري از امکانات سيستم‌هاي اتوماسيون اداري (که پيش‌تر در بخش کاربردهاي سيستم برشمرديم)، معمولا به صورت اختياري از طرف شرکتها ارائه مي‌شود. خريداران سيستم، با توجه به نيازهاي خود اقدام به انتخاب تسهيلات مي‌نمايند. پايه کار و انتظار در يک سيستم اتوماسيون اداري، مبتني بر گردش نامه‌هاست. بسياري از سازمانها فقط جهت خودکار سازي روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از اين سيستم استفاده مي‌کنند و تمايلي به خريد امکانات ديگر آن (به دليل کاربرد کم و البته قيمت آنها) ندارند. بنابراين عليرغم اينکه اين سيستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترين و سريع ترين امکانات ارتباطي هستند، لذا استفاده‌کنندگان آن عملا اطلاعي از اين تسهيلات نداشته و در نتيجه اين بُعد سيستم را ضعيف ارزيابي کرده‌اند.
يکي از مسائل مطرح سازمانها در زمينه ارتباطات، آفات ارتباطات است، و آن وقتي است که وجود و برقراري ارتباطات منجر به بروز مشکلات و سوء تفاهمها مي‌شود. ارتباط مؤثر در سازمان، امري حياتي است و بدون تبادل اطلاعات، مفاهيم و معاني بين افراد، گروهها و دستيابي به اهداف سازمان غيرممکن مي‌شود. ولي افزايش ارتباطات، احتمال افزايش تضادها و سوء تفاهمها را نيز در پي دارد که حتي با ارتباطات مؤثر نيز نمي‌توان آنها را کاملا از بين برد. در اين تحقيق دو معيار (رديف‌هاي 9 و 15 در جدول 2) در اين زمينه مورد بررسي قرار گرفته‌اند: «جلوگيري از برخوردهاي غير ضروري (غير اداري) افراد در هنگام کار» و «پيش‌گيري از بروز برخوردهاي فيزيکي و تنش در کارکنان». معيار اول بر اين نکته تأکيد دارد که اتوماسيون مي‌تواند ارتباطات غير ضروري و بي‌نتيجه را که موجب اختلال در روند کارها مي‌شوند، کاهش دهد و معيار دوم بر کاهش و پيش‌گيري از ارتباطاتي دلالت دارد که معمولا توسط کارکناني که داراي ظرفيت‌هاي ارتباطي کمي هستند، به وجود مي‌آيد و آن ايجاد تنشهاي فيزيکي و عصبي مانند درگيري‌هاي کلامي يا رفتارهاي منفي گرا است. شرکت‌کنندگان در اين تحقيق نقش اتوماسيون اداري را در جلوگيري از برخوردهاي غير ضروري موثرتر ارزيابي نموده‌اند.
در اين تحقيق، 3 معيار جنبي ديگر نيز مورد ارزيابي قرار گرفتند. معيار «صرفه جويي در وقت» با مطلوبيت 4.3 در رديف 8 قرار گرفته و از اين لحاظ توسط پاسخ دهندگان به صراحت تأييد شده است. همچنين دو معيار «افزايش رضايت مراجعه کنندگان» و «افزايش رضايت شغلي» نيز با مطلوبيت يکسان، در رديف‌هاي 10 و 11 واقع شده‌اند و مي‌توان گفت به طور نسبي توسط پاسخ‌دهندگان مورد تأييد قرار گرفته‌اند.
مشکلات استفاده از سيستم
استفاده از سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمانها همواره رو به رشد بوده است. دو بُعد اصلي اين سيستم‌ها «انسان» و «ماشين» هستند. لذا ادوات و تجهيزات سخت افزاري و نرم افزاري نقش عمده و انکارناپذيري در پايايي اين سيستم‌ها بازي مي‌کنند. در اين تحقيق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد که نظرات و پيشنهادات خود را نيز در زمينه استفاده از سيستم‌هاي اطلاعاتي بيان دارند. پاسخها عموما به مشکلات کار با اين سيستم‌ها برمي‌گشت. برخي از موارد عنوان شده عبارتند از:
_ لزوم ارتقاي قدرت سخت افزاري و نرم افزاري جهت کار مستمر با سيستم بدون قطعي
_ پيشنهاد استفاده تمامي بخشهاي ارتباطي در سازمانها از سيستم به صورت يکپارچه
_ لزوم وجود يک متولي در بخشهاي مختلف سازماني به عنوان رابط جهت رفع مشکلات سيستم
بنابراين سازمانها بايد توجه داشته باشند که قبل از پياده سازي اينگونه سيستم‌ها، زيرساخت سخت افزاري و نرم‌افزاري مناسب را فراهم آورده و کارکنان را نيز جهت مشارکت فراگير در يادگيري و استفاده از سيستم آماده نمايند. همچنين در کنار پياده‌سازي سيستم، تيم نظارتي قوي و روزآمد نيز جهت پشتيباني سيستم، پيش‌بيني نمايند.
نتيجه گيري
با توجه به نتايج تحقيق مشاهده مي‌شود که وجود سيستم اتوماسيون اداري بر برخي از ابعاد ارتباطات سازماني تأثيرگذار است. اين تأثير بيشتر در حوزه‌هاي ارتباطات و مراودات رسمي سازماني و مکاتبات دفتري مشاهده مي‌شود. همچنين سيستم اتوماسيون اداري در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نيز نقش عمده‌اي داشته است و در ايجاد کانال‌هاي جديد ارتباطي موفق عمل کرده است. پيش‌گيري از برخي ارتباطات غير ضروري در هنگام کار از ديگر نتايج به کارگيري اين سيستم در سازمانها است.
بنابراين در مجموع مي‌توان گفت که وجود اين سيستم تأثيرات مثبتي بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزايش کانال‌هاي ارتباطي و سرعت و سهولت در مراودات سازماني شده است.
در اين ميان نکته‌اي که قابل توجه است، اين است که در کنار پياده سازي سيستم‌هاي رايانه‌اي مي‌بايست به الزامات نيروي انساني در زمينه پشتيباني نيز توجه کافي نمود. وجود اينگونه سيستم‌ها که معمولا به صورت تحت شبکه کار مي‌کنند، ايجاب مي‌کند که يک گروه مجرب و متخصص در محورهاي مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالي سيستم بپردازند.
خصوصيات سيستم‌هاي کنوني اتوماسيون اداري که هم اکنون در ايران به کار گرفته مي‌شوند، خود عامل تعيين کننده‌اي در تمايل سازمانها به استفاده از اين سيستم‌ها به شمار مي‌آيد. به نظر مي‌رسد که طراحي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري در ايران بيشتر معطوف به بُعد مکاتبات دفتري و اداري شده و به ساير تواناييها و قابليتهاي مفيد آن توجه کافي نشده است. بنابراين بررسي امکانات موجود در سيستم‌هاي طراحي و ارائه شده در ايران، مبحث مناسبي است که به عنوان موضوع تحقيقي، به پژوهشگران پيشنهاد مي‌شود.
منابع
1. Efraim Turban, “Information Technology for Management: Transforming Business in the Digital Economy”, Fourth Edition, City University of Hong Kong, 2004.
2. Allen, F. E., “Turning Points in Intraction with Computers”, IBM Systems Journal, Vol. 38, Nos. 2&3, 1999, pp. 135-138.
3. Grantham, Lisa, “Justifying Office Automation: Benefits and Problems”, Industrial Management and Data Systems, Vol. 95, No. 8, 1995, pp. 10-13.
4. مک لويد، ريموند، ترجمه: جمشيديان، مهدي و مهدي‌پور عطاآبادي، اکبر، «سيستم‌هاي اطلاعات مديريت»، اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان، 1377.
5. جمعي از اساتيد مديريت، «ارتباطات سازماني (مجموعه مقالات)»، مقاله: «ماهيت، اهميت و موانع ارتباطات سازماني»، هوشنگ کوکلان، تهران: مرکز آموزش مديريت دولتي، 1378.