Borna66
05-02-2009, 12:36 AM
چکيده:
براي برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي چارچوبهاي متفاوتي ارائه شده است، ولي هنوز سازمانها در تدوين استراتژيهاي فناوري اطلاعات با مشکلاتي مواجه هستند که نهايتا اين مشکلات منجر به شکست برنامه‌ها مي‌شود. اين شکست‌ها غالبا به اين دليل است که چارچوبهاي مختلف برنامه‌ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات، در شناسايي مشکلات ريشه‌اي مربوط به سيستم‌هاي اطلاعاتي که بندرت مشکلات فني و تکنولوژيک هستند، دچار ناکارايي هستند که اين امر ناشي از توجه نکردن به رابطه بين فناوري اطلاعات با محتواي سازماني است. در اين مقاله سعي شده است تا با ارائه يک مدلي با رويکرد سازماني، عواملي که کيفيت و موفقيت اين فرايند را متاثر مي‌کنند، شناسايي کنيم.
مقدمه
برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي(IT/ISSP) عامل اساسي در انسجام فناوري اطلاعات در يک سازمان براي افزايش مزيت رقابتي است. طبق مطالعات انجام شده روي مباحث مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي، برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي يکي از ده موضوع اصلي است که مديران شرکتها و متخصصان سيستم‌هاي اطلاعاتي با آن مواجهند.
فرايندIT/ISSP شامل افقهاي برنامه ريزي بلندمدت براي سرمايه ها، خدمات انساني، تخصص فني، الزامات سخت افزاري و نرم افزاري براي استفاده از فرصتهاي پيش آمده است. لدرر و ستي (1996) نشان دادند که IT/ISSP ناقص ممکن است منجر به شکست پيش بيني هاي انجام شده براي سرمايه گذاريها در سيستم‌هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات شود که نهايتا منجر به ايجاد سيستم‌هاي اطلاعاتي غير منعطف ، تکراري و ناقص مي‌شود. برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي يک وظيفه مديريتي بسيار مهم است که باعث مي‌شود تا سازمان بطور اثربخشتر و مناسبتر از فناوري اطلاعات استفاده کند.
مطالعات گذشته در اين زمينه، عموماً بر متدولوژي‌هاي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، منافع و مشکلات برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، ارزيابي اثر، مراحل رشد، نقش کميته راهبري، طرح تحقيق براي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، ابعاد فرايندي و محتوايي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، هم راستايي بين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري و خود فرايند برنامه ريزي، تمرکز داشته‌اند.
براي مثال (لدرر و ستي 1911) گزارش دادند که سازماندهي و پياده سازي ، ابعاد مهم برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند. داس و همکاران، ابعاد برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را به متغيرهاي محتوايي و فرايندي تقسيم کردند و نشان دادند که رسميت، حوزه کاربري، مشارکت ، نفوذ و همکاري ، ابعاد مهم برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند. محققان ديگري ادعا مي‌کنند که ابعاد برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارتند از: رسميت، ميزان تلاش براي برنامه ريزي، توجيه فرايندها، افق برنامه ريزي و ميزان مشارکت و درگيري مديران ارشد سازمان. همچنين يکسري از مطالعات، تاثير فرايند برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و انسجام برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را مورد بررسي قرار داده اند.
(سگارز و گروور، 1998) چهار عامل هم راستايي، تحليل برنامه ريزي، همکاري و توانمندي در برنامه ريزي را بعنوان عوامل موثر بر برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي شناسايي کردند. راگواناتان و راگواناتان (1996) مدل موفقيت برنامه ريزي را از ادبيات مديريت استراتژيک توسعه دادند و تلاش کردند تا موفقيت برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را مفهوم سازي و اعتبار سنجي کنند.
با توجه به پيشينه ارائه شده، فرايند برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي خيلي پيچيده تر از آن است که بتوان آن را با تغييرات تکنولوژيک اداره کرد. تئووآنگ (2000) بيان مي‌کنند که فرايند IT/ISSP بسيار وابسته به محتوي است و بايد از ديدگاه سازماني به آن نگاه شود. بنابراين اثربخشي و کيفيت برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي وابسته به ماهيت عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي، خصوصيات و مشخصه هاي سازماني و خود فرايند برنامه ريزي است. اگرچه مطالعات گذشته يکسري فاکتورها و ابعاد را شناسايي کرده اند، ولي بين آنها ارتباط اندکي را پيدا کرده اند. بنابراين در اين مقاله سعي شده است تا بيشتر با ديد سازماني و مديريتي و با عنايت به مطالعات گذشته ، عوامل موثر بر کيفيت فرايند IT/ISSP شناسايي شود و به کمک آن مدلي براي سنجش ميزان موفقيت اين فرايند مهم، ارائه شود.
رويکرد هاي برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات
سه نقش اساسي فناوري اطلاعات عبارتند از نقشهاي اجرايي، عملياتي و رقابتي. نقش اجرايي شامل اتوماسيون فعاليتهاي حسابرسي و کنترل است که مستلزم استقرار يک بستر کارا از فناوري اطلاعات است. نقش عملياتي، يک حالت توسعه يافته‌اي از نقش اجرايي است، با اين وجه تمايز که شامل ايجاد و استقرار يک بستري از فناوري اطلاعات است که باعث ايجاد توانايي در اتوماسيون کل فرايندهاي تجاري سازمان مي‌شود. نقش رقابتي هم، شامل استقرار يکسري برنامه هاي کاربردي جديد از فناوري اطلاعات است که بتوان به آن به عنوان يک مزيت رقابتي در محيط بازار نگريست. امروزه بيشتر به نقش و اساس رقابتي فناوري اطلاعات توجه مي‌شود. بنابراين براي استفاده از فناوري اطلاعات بعنوان يک مزيت رقابتي ما نياز به برنامه ريزي استراتژيک داريم تا بتوان از آن در تحقق اهداف استراتژيک سازمان استفاده کرد.
از نظر (لدرر و ستي، 1996) برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از فرايند شناسايي يک پرتفوليويي از برنامه هاي کاربردي مبتني بر کامپيوتر که به سازمان در تحقق اهداف تجاري اش کمک مي‌کند. برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي يک فرايند مديريتي است براي ايجاد انسجام سيستم‌هاي اطلاعاتي با فرايند برنامه ريزي سازمان، مرتبط کردن برنامه هاي کاربردي سيستم‌هاي اطلاعاتي با اهداف تجاري سازمان و تعيين الزامات اطلاعاتي براي دستيابي به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازماني. به عبارت ديگر برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از فرايند جستجوي يکسري برنامه هاي کاربردي از سيستم‌هاي اطلاعاتي استراتژيک که سازمان را قادر به کسب مزيت رقابتي کند. نتيجه برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از يکسري برنامه هاي اجرايي که وجود اين برنامه ها براي ايجاد هم راستايي بين نيازهاي اطلاعاتي سازمان با جهت گيريهاي استراتژيک آن لازم و ضروري است.
بر اساس مطالعه انجام شده توسط تئووآنگ (2000) يکسري دلايل براي نشان دادن لزوم برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي ليست شده است که از آن جمله عبارتند از: پشتيباني بهتر از اهداف تجاري سازمان، بهبود انسجام بين سيستمها، بهره مندي از فناوري اطلاعات بعنوان يک مزيت رقابتي، اولويت بندي پروژه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي، افزايش پشتيباني مديريت ارشد سازمان از عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي، تسهيل تصميم گيري راجع به سرمايه گذاري در زمينه سيستم‌هاي اطلاعاتي، بهبود تخصيص منابع، پيش بيني منابع مورد نياز ، تسهيل ارتباطات با مديريت ارشد و ... .
براي برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي چارچوبهاي مختلفي ارائه شده است، مثل مدل BSP ارائه شده توسط شرکتIBM، دگر سازي استراتژي‌ها، عوامل کليدي موفقيت، مديريت پورتفوليو، مهندسي اطلاعات، توصيف اطلاعات تجاري، روش تحليل End/Means و ... به دليل پيچيدگي فرايند برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و به دليل وجود موقعيتهاي خاص براي هر سازمان، نمي‌توان يک بهترين روش را براي اين فرايند مهم پيشنهاد کرد.
محققان مختلف به روشهاي متفاوتي اين چارچوبها را تقسيم بندي کرده اند. ويتال و همکاران (1986) متدولوژي‌هاي برنامه‌ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را به دو حوزه تقسيم مي‌کنند: هم راستايي و اثرگذاري. متدولوژي‌هاي اثرگذاري توجيه کننده استفاده‌هاي جديد از فناوري اطلاعات است در حالي‌که متدولوژي‌هاي هم راستايي هدفشان ايجاد هم راستايي بين اهداف تجاري با اهداف سيستم‌هاي اطلاعاتي است. متدولوژي‌هاي اثرگذاري شامل تحليل زنجيره ارزش و عوامل کليدي موفقيت است. متدولوژي‌هاي هم راستايي هم شامل روش BSP ، روش SSP و روش مهندسي اطلاعات است.
هم راستايي استراتژيهاي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي
يکي از جنبه هاي کليدي برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از هم راستايي ميان برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري سازمان. هم راستايي بين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري سازمان براي حصول اطمينان از اينکه عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي از اهداف و فعاليتهاي سازماني در تمام سطوح پشتيباني مي‌کند و استفاده بهتر از فناوري اطلاعات به منظور دستيابي به مزيت استراتژيک، لازم و ضروري است چنين هم راستايي سازمان را در شناسايي برنامه هاي کاربردي که بايد توسعه داده شوند و اطمينان از اينکه منابع کافي به اين برنامه هاي کاربردي اختصاص داده شده است، کمک مي‌کند. نبود هم راستايي در برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري يک عامل شکست سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات است. تصميمات سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات غالبا بر اساس برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و اهداف تجاري سازمان اتخاذ مي‌شود. بنابراين اين هم راستايي منجر به اثر بخشي سيستم‌هاي اطلاعاتي مي‌شود.
هم راستايي استراتژيک عبارت است از ارتباط برنامه هاي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي سازمان. از طريق ايجاد اين هم راستايي، منابع اطلاعاتي سازمان، اهداف تجاري سازمان را پشتيباني مي کنند و از فرصتهاي پيش آمده براي استفاده استراتژيک از سيستم‌هاي اطلاعاتي بهره مند مي‌شوند.
کينگ (1978) چنين هم راستايي را در رابطه يک طرفه، که برنامه هاي تجاري سازمان برنامه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي را متاثر مي‌کند، نشان داد، ولي برنامه هاي کاربردي، استراتژيهاي تجاري سازمان را تحت تاثير قرار مي‌دهند. بنابراين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي فقط برگرفته از برنامه هاي تجاري نيست بلکه بر آن تاثير نيز مي‌گذارد بنابراين برنامه ريزي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي بطور دو طرفه، بر هم تاثير مي‌گذارند. هم چنين برخي از مطالعات وجود رابطه منسجم بين اين دو نوع برنامه ريزي را بطور همزمان در يک فرايند برنامه ريزي نشان مي‌دهد.
کرنز و لدرر (2000) هم، در مطالعه خود دو دسته هم راستايي استراتژيک را شناسايي کردند. در نوع اول برنامه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي بطور مستقيم به بيانيه رسالت و اهداف و استراتژيهاي تجاري مرتبط مي‌شود. نوع دوم هم راستايي استراتژيک شامل هم راستايي برنامه ريزي تجاري با برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي است و اين زماني است که برنامه هاي تجاري سازمان بطور مستقيم مرتبط با برنامه ريزيهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه هاي کاربردي ناشي از آن است.
باوجود اهميت انسجام اين دو نوع هم راستايي استراتژيک ، در غالب سازمانها اين دو نوع هم راستايي با هم وجود ندارد. مشارکت نداشتن مديريت در فرايند برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و وجود موانع داخلي در استفاده استراتژيک از سيستم‌هاي اطلاعاتي از جمله عوامل هم راستايي نبودن اهداف تجاري با اهداف سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان است. بر اساس مطالعه اي که بر روي بيش از 300 سازمان صورت گرفته ، ارتباطات ضعيف بين مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي و ساير مديران سازمان، عامل اصلي در تحقق نيافتن هم راستايي استراتژيک شناخته شده است.
مدل مفهومي
يک مدل مفهومي براي شناسايي عوامل موثر بر کيفيت برنامه ريزي استراتژيک IS/IT به عنوان مبناي کار ، ارائه شده است.
عوامل موثر بر موفقيت برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي، شامل عوامل سازماني و ابعاد استراتژيک IS/IT است و کيفيت برنامه ريزي استراتژيک مي تواند از عوامل سازماني متاثر شود که اين تاثير به واسطه ابعاد برنامه ريزي استراتژيک IS/IT صورت مي‌پذيرد. ابعاد برنامه ريزي استراتژيک IS/IT، شامل هم راستايي استراتژيک در برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي IS/IT، و ارزيابي محيطي است.
عوامل سازماني
عوامل سازماني شناسايي شده عبارتند از :
الف - مديريت دانش
در خلال فرايند برنامه ريزي استراتژيک IS/IT، چهار دسته دانش بايد با هم منسجم شوند که عبارتند از:دانش تجاري، دانش خاص سازماني، دانش IS/IT و توانمنديهاي مديريتي. به عبارت ديگر فرايند برنامه ريزي استراتژيک IS/IT نيازمند دانش افراد مختلف سازمان است مثل CIO,CEO,CFO و... .
نامبيسان و همکاران (1999) نشان دادند که يکسري مکانيزمهاي سازماني وجود دارد که مي‌توان از آن براي تسهيم و انتقال دانش در سازمان استفاده کرد، مثل کميته راهبري فناوري اطلاعات و تيم استراتژيک فناوري اطلاعات – سيستم‌هاي اطلاعاتي.
ب - ارتباط CIO و CEO
طبق مطالعات انجام شده توسط تاي و فلپس (2000) يکي از عـوامل شکست پروژه هاي فناوري اطلاعات ، تعـــــارض بين CIO) Chief Information Officer) و CEO) Chief Executive Officer ) است. که اين تعارض ناشي از اختلافات نگرشي در زمينه فناوري اطلاعات و مباحث سازماني است. ارتباط نامناسب بين مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي با مديران ارشد سازمان دال بر نامناسب بودن برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي موجود در سازمان است. ارتباط مناسب بين اين دو، مي‌تواند باعث هم راستايي استراتژيک و موفقيت در استفاده استراتژيک از سيستم‌هاي اطلاعاتي شود.
بنابراين لازم است که مديران ارشد سازمان آگاهي لازم را در زمينه منافع فناوري اطلاعات داشته باشند و مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي هم بايد اهداف تجاري سازمانشان را بخوبي درک کنند تا بتوانند به موقع فرصتها و تهديدات را شناسايي کنند.
ج - هماهنگي و تعامل بين ذي‌نفعان از فرايند IT/ISSP
تعامل، عملکرد گروهي را متاثر مي‌کند و هماهنگي عامل کليدي در موفقيت کار گروهي است. در فرايند برنامه ريزي استراتژيک IS/IT گروههاي ذي‌نفع به هم وابسته‌اند و هر کدام وظايف خاص خودشان را انجام مي‌دهند. بنابراين براي دستيابي به اهداف برنامه ريزي و اطمينان از اينکه برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي مطابق انتظارات اجرا شده، مستلزم هماهنگي موثر سازماني است. تعامل مستمر بين گروههاي ذي‌نفع از فرايند برنامه ريزي استراتژيک IS/IT باعث دستيابي آنها به يک چارچوب مشترک مي‌شود که اين امر منجر به برقراري ثبات دروني و اعتبار خارجي در خروجيهاي حاصل از برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي است.
د - مديريت تغييرات
تغيير سازماني عامل مهم براي تسهيل تغيير و بهبود ساختار سازماني، فرهنگ ، وظايف، پرسنل و مهارتهاي کاري است. تغييرات سازماني مي‌تواند متاثر از عوامل مختلف داخلي و خارجي باشد که بعضي از تغييرات قابل کنترل و برنامه ريزي شده و برخي غير قابل کنترل هستند. معرفي فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان نيز مستلزم تغييرات شايان ذکر سازماني است تا بتواند بستر لازم براي استفاده از اين ابزار نوين را در پشتيباني از اهداف تجاري سازمان فراهم کند.
دليل موفق نشدن بسياري از کسب و کارها در پياده سازي متدولوژي‌هاي برنامه ريزي استراتژيک IS/IT ، ناديده گرفتن تغييرات سازماني ناشي از آن است که براي کاهش مقاومت در برابر تغيير ، فرايند IT/ISSP نه تنها بايد شامل استراتژيهاي تجاري و کنترل مديريت باشد، بلکه بايد «مديريت تغيير» را هم در پياده سازي چارچوبهاي برنامه ريزي استراتژيک IS/IT مد نظر قرار دهد.
مديريت تغيير مي‌تواند شامل مباحث متفاوتي باشد، مثل: تغيير در فرهنگ سازماني، تغيير در الگوي ارتباطات ميان مديران مختلف سازمان، تغيير در نحوه جريانهاي کاري، تغييرات ناشي از مهندسي مجدد فرايندها و.. .
ه - بلوغ سيستم‌هاي اطلاعاتي
طبق نظر لدرر و ستي (1996) بايد در مطالعات مربوط به برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي ، تخصص سازماني در برنامه ريزي استراتژيک IS/IT و بلوغ سازماني در بهره مندي از فناوري اطلاعات، مد نظر قرار گيرد. مطالعات سرپا و ورنر (1998) نشان مي‌دهد که يکي از کليدي ترين مباحث در برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي اين است که چگونه و به چه نحوي بلوغ فعاليتهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي، فرايند برنامه ريزي را متاثر مي‌کند. ميزان بلوغ فرايند برنامه ريزي استراتژيک IS/IT بستگي به سطح بلوغ فعاليتهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان و متدولوژي‌هاي مورد پذيرش براي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي ، دارد. به عبارت ديگر در سازمانهايي که بلوغ سيستم‌هاي اطلاعاتي آنها در سطح بالاتري است، مديران ارشد سازمان اهميت تصميمات استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي را بيشتر درک مي‌کنند.
و - آگاهي مديران ارشد سازمان از منافع فناوري اطلاعات و تعهد به استفاده استراتژيک از IT
تخصيص منابع يکي از وظايف اصلي مديران است. از آنجايي‌که منابع در هر سازمان محدود هستند و از آنجايي‌که سرمايه‌گذاري در زمينه فناوري اطلاعات بسيار هزينه بر است، بسيار مهم است که مديريت ارشد سازمان راجع به فناوري اطلاعات آگاهي داشته باشد تا بتواند بطور هدفمند پپيشنهادهاي مربوط را ارزيابي کند. اين دانش درباره فناوري اطلاعات شامل پتانسيل‌ها و محدوديتهاي زيرساختار فناوري اطلاعات در سازمان، فعاليتهاي IT رقبا و پتانسيل تکنولوژي‌هاي نوظهور براي کسب و کار سازمان است. همچنين با دانش در مورد فناوري اطلاعات، مديران ارشد مي‌توانند منافع حاصل از سرمايه گذاريهاي IT را ارزيابي کنند و همچنين انتظارات واقع بينانه تري نسبت به آنچه فناوري مي‌تواند يا نمي‌تواند حاصل کند، ايجاد مي‌کند. به عبارت ديگر از اين طريق، مديران مي‌توانند به انتظارات واقع بينانه تري در مورد فناوري اطلاعات دست پيدا کنند و تشخيص دهند که فناوري اطلاعات براي تمامي مشکلات سازمان مناسب نيست.
مورد بعد تعهد مديريت ارشد به استفاده استراتژيک از فناوري اطلاعات است. مديريت ارشد به طرق مختلف مي‌تواند اين تعهد را اثبات کند مثل ترفيع موقعيت مدير سيستم‌هاي اطلاعاتي بنحوي که او مستقيما به مديريت ارشد سازمان گزارش دهد ، يا تخصيص منابع کافي و مناسب براي توسعه برنامه هاي کاربردي فناوري اطلاعات. همچنين مديريت ارشد مي‌تواند يک کميته سيستم‌هاي اطلاعاتي تشکيل دهد که عضويت CEO در اين کميته دليل تعهد اوست و يا هر عامل ديگر که باعث درگيري بيشتر مديريت ارشد با فعاليتهاي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي شود.
ز - آشنايي مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي با فرايندها و اهداف تجاري سازمان
تئووکينگ (1996) نشان دادند که دانش تجاري مدير سيستم‌هاي اطلاعاتي يک عامل کليدي در تسهيل هم راستايي ميان برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري است. بطوري‌که دانش مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي درباره کسب و کار مهم تر از دانش مديريت ارشد درباره فناوري اطلاعات است. اين امر نشاندهنده اين نکته مهم است که مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي نبايد فقط بر جنبه تکنيکي سيستم‌هاي اطلاعاتي تمرکز داشته باشند.
ابعاد برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات
اين بخش از مدل شامل هم راستايي استراتژيک و ارزيابي محيطي است. هم راستايي استراتژيک عبارت است از ارتباط برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي سازمان. ارزيابي محيطي عبارت است از ارزيابي محيط داخلي و خارجي. ارزيابي محيط داخلي عبارت است از تحليل مفهومي نقاط ضعف و قوت ، عملکرد گذشته ، دلايل شکست هاي گذشته و امکان سنجي برنامه ها. ارزيابي محيط خارجي هم عبارت است از تحليل رويدادها و وقايع اقتصادي، اجتماعي، قانوني و محيط فناوري اطلاعات.
نتيجه گيري
امروزه سازمانها به فناوري اطلاعات صرفا بعنوان ابزاري براي تسهيل فرايندها و اتوماسيون فعاليتها نگاه نمي‌کنند بلکه فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي نقش استراتژيک به خود گرفته است و سازمانها سعي مي‌کنند از آن براي تحقق استراتژيهاي تجاري خود استفاده کنند. همچنين جو فناوري اطلاعات به گونه اي است که سازمانها ناگزير به استفاده از آن هستند. در اين مقاله در ابتدا يک تقسيم بندي از متدولوژي‌هاي مختلف برنامه ريزي استراتژيک IS/IT از ديدگاههاي مختلف ارايه شد. هم چنين اهميت و لزوم برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي مورد بررسي قرار گرفت. علي‌رغم وجود چارچوبهاي متفاوت براي برنامه ريزي استراتژيک IS/IT ، در اين مقاله سعي شد تا عوامل موثر بر کيفيت برنامه ريزي استراتژيک IS/IT مورد مطالعه قرار گيرد، زيرا کيفيت اين فرايند ، کيفيت خروجيهاي حاصل از آن‌را نيز متاثر مي‌کند.
بحث فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي صرفاً يک بحث تکنيکي و فني نيست، بلکه متاثر از مکانيزمهاي مختلف سازماني است. برنامه ريزي استراتژيک IS/IT که از مهمترين مباحث در زمينه فناوري اطلاعات است نيز از اين قاعده مستثني نيست. در اين مقاله هفت مکانيزم سازماني شناسايي شد که اين عوامل مي‌توانند به واسطه تاثيري که روي ابعاد برنامه ريزي استراتژيک IS/IT دارند، کيفيت اين فرايند را تحت تاثير قرار دهند. ابعاد برنامه ريزي استراتژيک IS/IT شامل هم راستايي استراتژيک برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و ارزيابي محيطي است. نهايتا به اين نتيجه رسيديم که بالا بودن کيفيت برنامه ريزي استراتژيک IS/IT به معناي تحقق اهداف برنامه ريزي است که اين همانا اثربخشي برنامه ريزي استراتژيک IS/IT است.
منابع
[1] Anand, V., Manz, C.C. and Glick, W.H. (1998), ``An organizational memory approach to information management’’, Academy of Management Review, Vol. 23 No. 4, pp. 796-809.
[2] Armestrong, C.P.,Sambamurthy,V. (1996),” creating business value through information technology : the effects of chief information officer and top management team characteristics”, Proceeding of the 17th international conference on information systems,16-18 December , Cleveland,ohaio,pp.195-208
[3] Bai,R.j.,Lee,G.G(2003),” organizational Factor influencing the quality of the IS/IT strategic planning process” industrial Management and Data systems ,vol.103 No.8, pp.622-632.
[4] Baker, B. (1995) ``the role of feedback in assessing information systems strategic planning effectiveness’’, Journal of Strategic Information Systems, Vol. 4 No. 1, pp. 61-80
[5] Basu,v., Hartono, E., lederer , A.L., sethi, v.(2002),”the impact of organizational commitment, senior management involvement and team involvement on strategic information systems planning” , Information and Management , vol.39, pp.513-524
براي برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي چارچوبهاي متفاوتي ارائه شده است، ولي هنوز سازمانها در تدوين استراتژيهاي فناوري اطلاعات با مشکلاتي مواجه هستند که نهايتا اين مشکلات منجر به شکست برنامه‌ها مي‌شود. اين شکست‌ها غالبا به اين دليل است که چارچوبهاي مختلف برنامه‌ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات، در شناسايي مشکلات ريشه‌اي مربوط به سيستم‌هاي اطلاعاتي که بندرت مشکلات فني و تکنولوژيک هستند، دچار ناکارايي هستند که اين امر ناشي از توجه نکردن به رابطه بين فناوري اطلاعات با محتواي سازماني است. در اين مقاله سعي شده است تا با ارائه يک مدلي با رويکرد سازماني، عواملي که کيفيت و موفقيت اين فرايند را متاثر مي‌کنند، شناسايي کنيم.
مقدمه
برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي(IT/ISSP) عامل اساسي در انسجام فناوري اطلاعات در يک سازمان براي افزايش مزيت رقابتي است. طبق مطالعات انجام شده روي مباحث مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي، برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي يکي از ده موضوع اصلي است که مديران شرکتها و متخصصان سيستم‌هاي اطلاعاتي با آن مواجهند.
فرايندIT/ISSP شامل افقهاي برنامه ريزي بلندمدت براي سرمايه ها، خدمات انساني، تخصص فني، الزامات سخت افزاري و نرم افزاري براي استفاده از فرصتهاي پيش آمده است. لدرر و ستي (1996) نشان دادند که IT/ISSP ناقص ممکن است منجر به شکست پيش بيني هاي انجام شده براي سرمايه گذاريها در سيستم‌هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات شود که نهايتا منجر به ايجاد سيستم‌هاي اطلاعاتي غير منعطف ، تکراري و ناقص مي‌شود. برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي يک وظيفه مديريتي بسيار مهم است که باعث مي‌شود تا سازمان بطور اثربخشتر و مناسبتر از فناوري اطلاعات استفاده کند.
مطالعات گذشته در اين زمينه، عموماً بر متدولوژي‌هاي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، منافع و مشکلات برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، ارزيابي اثر، مراحل رشد، نقش کميته راهبري، طرح تحقيق براي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، ابعاد فرايندي و محتوايي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، هم راستايي بين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري و خود فرايند برنامه ريزي، تمرکز داشته‌اند.
براي مثال (لدرر و ستي 1911) گزارش دادند که سازماندهي و پياده سازي ، ابعاد مهم برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند. داس و همکاران، ابعاد برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را به متغيرهاي محتوايي و فرايندي تقسيم کردند و نشان دادند که رسميت، حوزه کاربري، مشارکت ، نفوذ و همکاري ، ابعاد مهم برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند. محققان ديگري ادعا مي‌کنند که ابعاد برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارتند از: رسميت، ميزان تلاش براي برنامه ريزي، توجيه فرايندها، افق برنامه ريزي و ميزان مشارکت و درگيري مديران ارشد سازمان. همچنين يکسري از مطالعات، تاثير فرايند برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و انسجام برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را مورد بررسي قرار داده اند.
(سگارز و گروور، 1998) چهار عامل هم راستايي، تحليل برنامه ريزي، همکاري و توانمندي در برنامه ريزي را بعنوان عوامل موثر بر برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي شناسايي کردند. راگواناتان و راگواناتان (1996) مدل موفقيت برنامه ريزي را از ادبيات مديريت استراتژيک توسعه دادند و تلاش کردند تا موفقيت برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را مفهوم سازي و اعتبار سنجي کنند.
با توجه به پيشينه ارائه شده، فرايند برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي خيلي پيچيده تر از آن است که بتوان آن را با تغييرات تکنولوژيک اداره کرد. تئووآنگ (2000) بيان مي‌کنند که فرايند IT/ISSP بسيار وابسته به محتوي است و بايد از ديدگاه سازماني به آن نگاه شود. بنابراين اثربخشي و کيفيت برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي وابسته به ماهيت عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي، خصوصيات و مشخصه هاي سازماني و خود فرايند برنامه ريزي است. اگرچه مطالعات گذشته يکسري فاکتورها و ابعاد را شناسايي کرده اند، ولي بين آنها ارتباط اندکي را پيدا کرده اند. بنابراين در اين مقاله سعي شده است تا بيشتر با ديد سازماني و مديريتي و با عنايت به مطالعات گذشته ، عوامل موثر بر کيفيت فرايند IT/ISSP شناسايي شود و به کمک آن مدلي براي سنجش ميزان موفقيت اين فرايند مهم، ارائه شود.
رويکرد هاي برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات
سه نقش اساسي فناوري اطلاعات عبارتند از نقشهاي اجرايي، عملياتي و رقابتي. نقش اجرايي شامل اتوماسيون فعاليتهاي حسابرسي و کنترل است که مستلزم استقرار يک بستر کارا از فناوري اطلاعات است. نقش عملياتي، يک حالت توسعه يافته‌اي از نقش اجرايي است، با اين وجه تمايز که شامل ايجاد و استقرار يک بستري از فناوري اطلاعات است که باعث ايجاد توانايي در اتوماسيون کل فرايندهاي تجاري سازمان مي‌شود. نقش رقابتي هم، شامل استقرار يکسري برنامه هاي کاربردي جديد از فناوري اطلاعات است که بتوان به آن به عنوان يک مزيت رقابتي در محيط بازار نگريست. امروزه بيشتر به نقش و اساس رقابتي فناوري اطلاعات توجه مي‌شود. بنابراين براي استفاده از فناوري اطلاعات بعنوان يک مزيت رقابتي ما نياز به برنامه ريزي استراتژيک داريم تا بتوان از آن در تحقق اهداف استراتژيک سازمان استفاده کرد.
از نظر (لدرر و ستي، 1996) برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از فرايند شناسايي يک پرتفوليويي از برنامه هاي کاربردي مبتني بر کامپيوتر که به سازمان در تحقق اهداف تجاري اش کمک مي‌کند. برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي يک فرايند مديريتي است براي ايجاد انسجام سيستم‌هاي اطلاعاتي با فرايند برنامه ريزي سازمان، مرتبط کردن برنامه هاي کاربردي سيستم‌هاي اطلاعاتي با اهداف تجاري سازمان و تعيين الزامات اطلاعاتي براي دستيابي به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازماني. به عبارت ديگر برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از فرايند جستجوي يکسري برنامه هاي کاربردي از سيستم‌هاي اطلاعاتي استراتژيک که سازمان را قادر به کسب مزيت رقابتي کند. نتيجه برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از يکسري برنامه هاي اجرايي که وجود اين برنامه ها براي ايجاد هم راستايي بين نيازهاي اطلاعاتي سازمان با جهت گيريهاي استراتژيک آن لازم و ضروري است.
بر اساس مطالعه انجام شده توسط تئووآنگ (2000) يکسري دلايل براي نشان دادن لزوم برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي ليست شده است که از آن جمله عبارتند از: پشتيباني بهتر از اهداف تجاري سازمان، بهبود انسجام بين سيستمها، بهره مندي از فناوري اطلاعات بعنوان يک مزيت رقابتي، اولويت بندي پروژه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي، افزايش پشتيباني مديريت ارشد سازمان از عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي، تسهيل تصميم گيري راجع به سرمايه گذاري در زمينه سيستم‌هاي اطلاعاتي، بهبود تخصيص منابع، پيش بيني منابع مورد نياز ، تسهيل ارتباطات با مديريت ارشد و ... .
براي برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي چارچوبهاي مختلفي ارائه شده است، مثل مدل BSP ارائه شده توسط شرکتIBM، دگر سازي استراتژي‌ها، عوامل کليدي موفقيت، مديريت پورتفوليو، مهندسي اطلاعات، توصيف اطلاعات تجاري، روش تحليل End/Means و ... به دليل پيچيدگي فرايند برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و به دليل وجود موقعيتهاي خاص براي هر سازمان، نمي‌توان يک بهترين روش را براي اين فرايند مهم پيشنهاد کرد.
محققان مختلف به روشهاي متفاوتي اين چارچوبها را تقسيم بندي کرده اند. ويتال و همکاران (1986) متدولوژي‌هاي برنامه‌ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را به دو حوزه تقسيم مي‌کنند: هم راستايي و اثرگذاري. متدولوژي‌هاي اثرگذاري توجيه کننده استفاده‌هاي جديد از فناوري اطلاعات است در حالي‌که متدولوژي‌هاي هم راستايي هدفشان ايجاد هم راستايي بين اهداف تجاري با اهداف سيستم‌هاي اطلاعاتي است. متدولوژي‌هاي اثرگذاري شامل تحليل زنجيره ارزش و عوامل کليدي موفقيت است. متدولوژي‌هاي هم راستايي هم شامل روش BSP ، روش SSP و روش مهندسي اطلاعات است.
هم راستايي استراتژيهاي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي
يکي از جنبه هاي کليدي برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از هم راستايي ميان برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري سازمان. هم راستايي بين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري سازمان براي حصول اطمينان از اينکه عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي از اهداف و فعاليتهاي سازماني در تمام سطوح پشتيباني مي‌کند و استفاده بهتر از فناوري اطلاعات به منظور دستيابي به مزيت استراتژيک، لازم و ضروري است چنين هم راستايي سازمان را در شناسايي برنامه هاي کاربردي که بايد توسعه داده شوند و اطمينان از اينکه منابع کافي به اين برنامه هاي کاربردي اختصاص داده شده است، کمک مي‌کند. نبود هم راستايي در برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري يک عامل شکست سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات است. تصميمات سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات غالبا بر اساس برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و اهداف تجاري سازمان اتخاذ مي‌شود. بنابراين اين هم راستايي منجر به اثر بخشي سيستم‌هاي اطلاعاتي مي‌شود.
هم راستايي استراتژيک عبارت است از ارتباط برنامه هاي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي سازمان. از طريق ايجاد اين هم راستايي، منابع اطلاعاتي سازمان، اهداف تجاري سازمان را پشتيباني مي کنند و از فرصتهاي پيش آمده براي استفاده استراتژيک از سيستم‌هاي اطلاعاتي بهره مند مي‌شوند.
کينگ (1978) چنين هم راستايي را در رابطه يک طرفه، که برنامه هاي تجاري سازمان برنامه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي را متاثر مي‌کند، نشان داد، ولي برنامه هاي کاربردي، استراتژيهاي تجاري سازمان را تحت تاثير قرار مي‌دهند. بنابراين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي فقط برگرفته از برنامه هاي تجاري نيست بلکه بر آن تاثير نيز مي‌گذارد بنابراين برنامه ريزي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي بطور دو طرفه، بر هم تاثير مي‌گذارند. هم چنين برخي از مطالعات وجود رابطه منسجم بين اين دو نوع برنامه ريزي را بطور همزمان در يک فرايند برنامه ريزي نشان مي‌دهد.
کرنز و لدرر (2000) هم، در مطالعه خود دو دسته هم راستايي استراتژيک را شناسايي کردند. در نوع اول برنامه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي بطور مستقيم به بيانيه رسالت و اهداف و استراتژيهاي تجاري مرتبط مي‌شود. نوع دوم هم راستايي استراتژيک شامل هم راستايي برنامه ريزي تجاري با برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي است و اين زماني است که برنامه هاي تجاري سازمان بطور مستقيم مرتبط با برنامه ريزيهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه هاي کاربردي ناشي از آن است.
باوجود اهميت انسجام اين دو نوع هم راستايي استراتژيک ، در غالب سازمانها اين دو نوع هم راستايي با هم وجود ندارد. مشارکت نداشتن مديريت در فرايند برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و وجود موانع داخلي در استفاده استراتژيک از سيستم‌هاي اطلاعاتي از جمله عوامل هم راستايي نبودن اهداف تجاري با اهداف سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان است. بر اساس مطالعه اي که بر روي بيش از 300 سازمان صورت گرفته ، ارتباطات ضعيف بين مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي و ساير مديران سازمان، عامل اصلي در تحقق نيافتن هم راستايي استراتژيک شناخته شده است.
مدل مفهومي
يک مدل مفهومي براي شناسايي عوامل موثر بر کيفيت برنامه ريزي استراتژيک IS/IT به عنوان مبناي کار ، ارائه شده است.
عوامل موثر بر موفقيت برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي، شامل عوامل سازماني و ابعاد استراتژيک IS/IT است و کيفيت برنامه ريزي استراتژيک مي تواند از عوامل سازماني متاثر شود که اين تاثير به واسطه ابعاد برنامه ريزي استراتژيک IS/IT صورت مي‌پذيرد. ابعاد برنامه ريزي استراتژيک IS/IT، شامل هم راستايي استراتژيک در برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي IS/IT، و ارزيابي محيطي است.
عوامل سازماني
عوامل سازماني شناسايي شده عبارتند از :
الف - مديريت دانش
در خلال فرايند برنامه ريزي استراتژيک IS/IT، چهار دسته دانش بايد با هم منسجم شوند که عبارتند از:دانش تجاري، دانش خاص سازماني، دانش IS/IT و توانمنديهاي مديريتي. به عبارت ديگر فرايند برنامه ريزي استراتژيک IS/IT نيازمند دانش افراد مختلف سازمان است مثل CIO,CEO,CFO و... .
نامبيسان و همکاران (1999) نشان دادند که يکسري مکانيزمهاي سازماني وجود دارد که مي‌توان از آن براي تسهيم و انتقال دانش در سازمان استفاده کرد، مثل کميته راهبري فناوري اطلاعات و تيم استراتژيک فناوري اطلاعات – سيستم‌هاي اطلاعاتي.
ب - ارتباط CIO و CEO
طبق مطالعات انجام شده توسط تاي و فلپس (2000) يکي از عـوامل شکست پروژه هاي فناوري اطلاعات ، تعـــــارض بين CIO) Chief Information Officer) و CEO) Chief Executive Officer ) است. که اين تعارض ناشي از اختلافات نگرشي در زمينه فناوري اطلاعات و مباحث سازماني است. ارتباط نامناسب بين مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي با مديران ارشد سازمان دال بر نامناسب بودن برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي موجود در سازمان است. ارتباط مناسب بين اين دو، مي‌تواند باعث هم راستايي استراتژيک و موفقيت در استفاده استراتژيک از سيستم‌هاي اطلاعاتي شود.
بنابراين لازم است که مديران ارشد سازمان آگاهي لازم را در زمينه منافع فناوري اطلاعات داشته باشند و مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي هم بايد اهداف تجاري سازمانشان را بخوبي درک کنند تا بتوانند به موقع فرصتها و تهديدات را شناسايي کنند.
ج - هماهنگي و تعامل بين ذي‌نفعان از فرايند IT/ISSP
تعامل، عملکرد گروهي را متاثر مي‌کند و هماهنگي عامل کليدي در موفقيت کار گروهي است. در فرايند برنامه ريزي استراتژيک IS/IT گروههاي ذي‌نفع به هم وابسته‌اند و هر کدام وظايف خاص خودشان را انجام مي‌دهند. بنابراين براي دستيابي به اهداف برنامه ريزي و اطمينان از اينکه برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي مطابق انتظارات اجرا شده، مستلزم هماهنگي موثر سازماني است. تعامل مستمر بين گروههاي ذي‌نفع از فرايند برنامه ريزي استراتژيک IS/IT باعث دستيابي آنها به يک چارچوب مشترک مي‌شود که اين امر منجر به برقراري ثبات دروني و اعتبار خارجي در خروجيهاي حاصل از برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي است.
د - مديريت تغييرات
تغيير سازماني عامل مهم براي تسهيل تغيير و بهبود ساختار سازماني، فرهنگ ، وظايف، پرسنل و مهارتهاي کاري است. تغييرات سازماني مي‌تواند متاثر از عوامل مختلف داخلي و خارجي باشد که بعضي از تغييرات قابل کنترل و برنامه ريزي شده و برخي غير قابل کنترل هستند. معرفي فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان نيز مستلزم تغييرات شايان ذکر سازماني است تا بتواند بستر لازم براي استفاده از اين ابزار نوين را در پشتيباني از اهداف تجاري سازمان فراهم کند.
دليل موفق نشدن بسياري از کسب و کارها در پياده سازي متدولوژي‌هاي برنامه ريزي استراتژيک IS/IT ، ناديده گرفتن تغييرات سازماني ناشي از آن است که براي کاهش مقاومت در برابر تغيير ، فرايند IT/ISSP نه تنها بايد شامل استراتژيهاي تجاري و کنترل مديريت باشد، بلکه بايد «مديريت تغيير» را هم در پياده سازي چارچوبهاي برنامه ريزي استراتژيک IS/IT مد نظر قرار دهد.
مديريت تغيير مي‌تواند شامل مباحث متفاوتي باشد، مثل: تغيير در فرهنگ سازماني، تغيير در الگوي ارتباطات ميان مديران مختلف سازمان، تغيير در نحوه جريانهاي کاري، تغييرات ناشي از مهندسي مجدد فرايندها و.. .
ه - بلوغ سيستم‌هاي اطلاعاتي
طبق نظر لدرر و ستي (1996) بايد در مطالعات مربوط به برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي ، تخصص سازماني در برنامه ريزي استراتژيک IS/IT و بلوغ سازماني در بهره مندي از فناوري اطلاعات، مد نظر قرار گيرد. مطالعات سرپا و ورنر (1998) نشان مي‌دهد که يکي از کليدي ترين مباحث در برنامه ريزي استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي اين است که چگونه و به چه نحوي بلوغ فعاليتهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي، فرايند برنامه ريزي را متاثر مي‌کند. ميزان بلوغ فرايند برنامه ريزي استراتژيک IS/IT بستگي به سطح بلوغ فعاليتهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان و متدولوژي‌هاي مورد پذيرش براي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي ، دارد. به عبارت ديگر در سازمانهايي که بلوغ سيستم‌هاي اطلاعاتي آنها در سطح بالاتري است، مديران ارشد سازمان اهميت تصميمات استراتژيک سيستم‌هاي اطلاعاتي را بيشتر درک مي‌کنند.
و - آگاهي مديران ارشد سازمان از منافع فناوري اطلاعات و تعهد به استفاده استراتژيک از IT
تخصيص منابع يکي از وظايف اصلي مديران است. از آنجايي‌که منابع در هر سازمان محدود هستند و از آنجايي‌که سرمايه‌گذاري در زمينه فناوري اطلاعات بسيار هزينه بر است، بسيار مهم است که مديريت ارشد سازمان راجع به فناوري اطلاعات آگاهي داشته باشد تا بتواند بطور هدفمند پپيشنهادهاي مربوط را ارزيابي کند. اين دانش درباره فناوري اطلاعات شامل پتانسيل‌ها و محدوديتهاي زيرساختار فناوري اطلاعات در سازمان، فعاليتهاي IT رقبا و پتانسيل تکنولوژي‌هاي نوظهور براي کسب و کار سازمان است. همچنين با دانش در مورد فناوري اطلاعات، مديران ارشد مي‌توانند منافع حاصل از سرمايه گذاريهاي IT را ارزيابي کنند و همچنين انتظارات واقع بينانه تري نسبت به آنچه فناوري مي‌تواند يا نمي‌تواند حاصل کند، ايجاد مي‌کند. به عبارت ديگر از اين طريق، مديران مي‌توانند به انتظارات واقع بينانه تري در مورد فناوري اطلاعات دست پيدا کنند و تشخيص دهند که فناوري اطلاعات براي تمامي مشکلات سازمان مناسب نيست.
مورد بعد تعهد مديريت ارشد به استفاده استراتژيک از فناوري اطلاعات است. مديريت ارشد به طرق مختلف مي‌تواند اين تعهد را اثبات کند مثل ترفيع موقعيت مدير سيستم‌هاي اطلاعاتي بنحوي که او مستقيما به مديريت ارشد سازمان گزارش دهد ، يا تخصيص منابع کافي و مناسب براي توسعه برنامه هاي کاربردي فناوري اطلاعات. همچنين مديريت ارشد مي‌تواند يک کميته سيستم‌هاي اطلاعاتي تشکيل دهد که عضويت CEO در اين کميته دليل تعهد اوست و يا هر عامل ديگر که باعث درگيري بيشتر مديريت ارشد با فعاليتهاي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي شود.
ز - آشنايي مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي با فرايندها و اهداف تجاري سازمان
تئووکينگ (1996) نشان دادند که دانش تجاري مدير سيستم‌هاي اطلاعاتي يک عامل کليدي در تسهيل هم راستايي ميان برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري است. بطوري‌که دانش مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي درباره کسب و کار مهم تر از دانش مديريت ارشد درباره فناوري اطلاعات است. اين امر نشاندهنده اين نکته مهم است که مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي نبايد فقط بر جنبه تکنيکي سيستم‌هاي اطلاعاتي تمرکز داشته باشند.
ابعاد برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات
اين بخش از مدل شامل هم راستايي استراتژيک و ارزيابي محيطي است. هم راستايي استراتژيک عبارت است از ارتباط برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي سازمان. ارزيابي محيطي عبارت است از ارزيابي محيط داخلي و خارجي. ارزيابي محيط داخلي عبارت است از تحليل مفهومي نقاط ضعف و قوت ، عملکرد گذشته ، دلايل شکست هاي گذشته و امکان سنجي برنامه ها. ارزيابي محيط خارجي هم عبارت است از تحليل رويدادها و وقايع اقتصادي، اجتماعي، قانوني و محيط فناوري اطلاعات.
نتيجه گيري
امروزه سازمانها به فناوري اطلاعات صرفا بعنوان ابزاري براي تسهيل فرايندها و اتوماسيون فعاليتها نگاه نمي‌کنند بلکه فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي نقش استراتژيک به خود گرفته است و سازمانها سعي مي‌کنند از آن براي تحقق استراتژيهاي تجاري خود استفاده کنند. همچنين جو فناوري اطلاعات به گونه اي است که سازمانها ناگزير به استفاده از آن هستند. در اين مقاله در ابتدا يک تقسيم بندي از متدولوژي‌هاي مختلف برنامه ريزي استراتژيک IS/IT از ديدگاههاي مختلف ارايه شد. هم چنين اهميت و لزوم برنامه ريزي استراتژيک فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي مورد بررسي قرار گرفت. علي‌رغم وجود چارچوبهاي متفاوت براي برنامه ريزي استراتژيک IS/IT ، در اين مقاله سعي شد تا عوامل موثر بر کيفيت برنامه ريزي استراتژيک IS/IT مورد مطالعه قرار گيرد، زيرا کيفيت اين فرايند ، کيفيت خروجيهاي حاصل از آن‌را نيز متاثر مي‌کند.
بحث فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي صرفاً يک بحث تکنيکي و فني نيست، بلکه متاثر از مکانيزمهاي مختلف سازماني است. برنامه ريزي استراتژيک IS/IT که از مهمترين مباحث در زمينه فناوري اطلاعات است نيز از اين قاعده مستثني نيست. در اين مقاله هفت مکانيزم سازماني شناسايي شد که اين عوامل مي‌توانند به واسطه تاثيري که روي ابعاد برنامه ريزي استراتژيک IS/IT دارند، کيفيت اين فرايند را تحت تاثير قرار دهند. ابعاد برنامه ريزي استراتژيک IS/IT شامل هم راستايي استراتژيک برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و ارزيابي محيطي است. نهايتا به اين نتيجه رسيديم که بالا بودن کيفيت برنامه ريزي استراتژيک IS/IT به معناي تحقق اهداف برنامه ريزي است که اين همانا اثربخشي برنامه ريزي استراتژيک IS/IT است.
منابع
[1] Anand, V., Manz, C.C. and Glick, W.H. (1998), ``An organizational memory approach to information management’’, Academy of Management Review, Vol. 23 No. 4, pp. 796-809.
[2] Armestrong, C.P.,Sambamurthy,V. (1996),” creating business value through information technology : the effects of chief information officer and top management team characteristics”, Proceeding of the 17th international conference on information systems,16-18 December , Cleveland,ohaio,pp.195-208
[3] Bai,R.j.,Lee,G.G(2003),” organizational Factor influencing the quality of the IS/IT strategic planning process” industrial Management and Data systems ,vol.103 No.8, pp.622-632.
[4] Baker, B. (1995) ``the role of feedback in assessing information systems strategic planning effectiveness’’, Journal of Strategic Information Systems, Vol. 4 No. 1, pp. 61-80
[5] Basu,v., Hartono, E., lederer , A.L., sethi, v.(2002),”the impact of organizational commitment, senior management involvement and team involvement on strategic information systems planning” , Information and Management , vol.39, pp.513-524