Borna66
03-31-2011, 11:23 PM
ارزش سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) خود را اندازه گیری کنید:
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یا مجموعه برنامه های کاربردی تجاری جزء اصلی از گروههای هستند که در میان سازمانهای متوسط قرار گرفته اند تا به آنها در اداره مالی, اتوماتیک کردن فرآیندهائی مثل پرداخت و دریافت حساب و ایجاد گزارش, کمک کنند.
اما زمانی که این شرکت ها می خواهند کارایی سیستم شان را اندازه گیری کنند, از مقاصدشان دور شده و از مسیر اصلی منحرف می شوند.اگر اتفاق مشابهی برای شرکت شما افتاد, شما تنها نیاز به یک نقشه بهتر دارید.
در اینجا پیشنهادات تریش ساندرز (Trish Saunders) مطرح شده است.
مرور کلی:
هنگامیکه شرکت ها به اندازه کافی برای تحقیق, تحلیل و تایید نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) سرمایه و وقت صرف می کنند, آنها یک دید کلی از کارایی واقعی نرم افزار دارند و این یک اشتباه بزرگ است که تریشا تابز (Trisha Tubbs) مدیر منابع نرم افزاری شرکت سیاتل واشنگتن, متخصص ارزیابی نرم افزار آن را گوشزد کرده است.
او می گوید برای بیشتر شرکت ها نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) همه خصوصیات یک محصول مناسب را دارد اما اگر شما به دنبال یک معیار سنجش کارایی ویژه هستید تعیین کردن یک محصول که بتواند به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند, خیلی سخت است.
تکنولوژی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بسیار گران است, اما ممکن است شما پس از دریافت ویژگی های حقیقی این نرم افزار, تعجب کنید که چرا بیشتر شرکت ها آن را بکارنمی گیرند.
دلایلی وجود دارد که نشان می دهد دغدغه خاطر مدیران ارشد این است که آیا این پروژه انتظارات آنها را برآورده خواهد کرد یا نه, اگر این طور نباشد گویی آنها خود را به آتش انداخته اند اما بعد از اینکه به حقیقت می رسند, تا اندازه زیادی شگفت زده خواهند شد اما اغلب افراد قید استفاده از این نرم افزار را هم می زنند به دلیل اینکه هیچ کس نمی داند یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) موفق چیست!
اگر شما هم مطمئن نیستید که نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست, تنها نخواهید ماند. پاسخ این سئوال بستگی دارد به اینکه چه کسی از شما سئوال پرسیده باشد.
در یک سطح تکنولوژی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بخش های یک شرکت و کارکردهای آن را به درون یک پایگاه داده در قالب یک برنامه واحد, یکپارچه کرده است, نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک مرحله باارزش در پیشبرد کارایی های پیشرفته است بدلیل اینکه یکپارچگی, فرآیند تجاری را تسریع می کند.
هر چند ممکن است یک مدیر منابع انسانی تعریفی متفاوت تر از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) داشته باشد (مثل تفاوت در چگونگی برقراری ارتباط کارمندان با یکدیگر) اما به بن بست رسیدن در تعاریف, خارج از موضوع است.
روشی که شما از آن برای ارزیابی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می کنید, هر چه باشد باید دائما در میان سازمان, در مقاطع ویژه و پس از پیاده سازی
دنبال شود, در غیر اینصورت تحلیل های شما از دست خواهد رفت.
ارزیابی, به اندازه سازمان شما و عمق تغییرات نرم افزاری شما بستگی دارد.
معمولا رسیدگی به امور باید در اواسط پیاده سازی و همینطور در سه مرحله از اجرا و هنگام تکمیل امور انجام شود سپس باید در وقفه های سه, شش و دوازده ماهه پیگیری های لازم را انجام دهید.
می خواهید بدانید چگونه ارزیابی موفقی خواهید داشت؟
ایده آل این است که پیش از پیاده سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک نقشه سیستمی سطح بالا ایجاد کنید.
تریشا پیشنهاد می کند نموداری از همه برنامه های کاربردی سیستم تهیه کنید و مطمئن شوید که همه منابع اطلاعاتی و برنامه های کاربردی مستقل مثل صفحات گسترده مایکروسافت Excel و همه ارتباطات یکپارچه دستی و الکترونیکی را منظور کرده اید.
شما اگر بدانید هر چیزی الان کجاست در صورتیکه به محیط نرم افزاری جدید وارد شوید می توانید نقشه های مشابهی تهیه کنید.
او می گوید از این طریق شما می توانید تشخیص دهید که تفاوت های ویژه کجا اتفاق افتاده و سپس نقشه را به آدرس آنها گسترش دهید.
معیارهای سنجش, ارزشیابی استاندارد بخصوص را در صنعت خود مستقر کنید:
شما نمی توانید همه اخطار هائی را که تابز (Tubbs) مطرح کرده پوشش دهید.
این کافی نیست که بگوئید"من می خواهم %10 پیشرفت در آن بخش بخصوص داشته باشم, این معیار واقعا معنی دار نیست".
اجازه دهید اینطور فرض کنیم که شما مدیر مرکز سرویس دهی به مشتری فروشگاههای زنجیره ای مبلمان هستید.شما یک فهرست مشخص از قسمت هائی که نیاز مبرمی به پیشرفت دارند و یک فهرست بسیار طولانی از اموال متراکم و انباشته در اختیار دارید, چه برای خرده فروشان و چه برای توزیع کنندگان کلی _عمده فروشان)
از آنجا که به سرعت دوره فروش یک محصول به سر می رسد , ممکن است شما مجبور شوید قیمت آن محصول را , فقط برای تغییر مکان فهرست اموال پایین آورید.
قبل از اینکه شما بتوانید سنجش رضایت بخشی از چگونگی مدیریت برنامه های کاربردی بر روی فهرست اموال داشته باشید, شما برای تغییر جهت دادن , متحول شدن کسب و کار نیاز به شناخت benchmark دارید.
تا آنجا که می توانید اطلاعات بیشتری جمع آوری کنید.
تابزمی گوید" شما می توانید اطلاعات مورد نیاز را از صنایع وابسته خریداری کنید حتی امکان گرفتن این اطلاعات از منابع دولتی هم وجود دارد."
اگر هدف و معیار سنجش کارایی شما, بهبود در مدیریت فهرست اموال باشد و
برای اینکه بفهمید چگونه نرم افزار می تواند بدون اجرای استانداردها آماده شود, شما به benchmark های ویژه نیاز خواهید داشت.
در غیر اینصورت, حتی %20 پیشرفت در کارها توجه شما را جلب می کند, اما اگر رقبای شما پیشرفت بیشتری داشته باشند, نرم افزار شما آن چیزی نیست که مطابق میل و معیار مورد نظر شما باشد.
یک رسیدگی با قاعده را اجرا کنید:
شما مقداری هزینه صرف کرده اید, اکنون سئوالی به نظر شما می رسد:برنامه کاربردی من چطور و با چه معیاری ارزیابی می شود؟
فقط یک معیار باقاعده و اصولی بازگشت سرمایه (ROI) می تواند پاسخگوی شما باشد.
برای موثر بودن داشتن یک تعهد همگانی و قوی برای رسیدگی به تکنولوژی که شامل مدیریت برتر بر روی کارها باشد, نیاز است.
البته امکان خطر هم وجود دارد, هیچ کس بواقع متوجه نخواهد شد که آیا برنامه ارزیابی شده است یا نه؟ اما اگر بازرسان نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) شما فقط روی بهره وری تمرکز کنند مثل اینکه چند مرحله باید سپری بشود تا یک برچسب حمل کالا تکمیل شود, شما یک تصور صحیحی از بازگشت سرمایه (RIO) نخواهید داشت.
رسیدگی همچنین باید روی نام کاربری (account) انجام شود تا بررسی شود که کارمندان به چه صورت با نرم افزار تعامل دارند.آیا به کارمندان کمک می کنید تا آنها احساس کنند که اختیار بیشتری برای انجام فعالیت های کلیدی دارند؟
چه کاری دقیقا انجام دادیدتا آنها احساس کنند به نرم افزار مسلط شده اند؟
چه کاری برای آسان کردن ارتباط آنها با همکاران,استفاده از اطلاعات مشترک و حل چالش ها کرده اید؟
سنجش این خصوصیات بسیار پیچیده است.
بیشتر مشاوران ماهر, سنجش کاربران را بلافاصله پس از آموزش و شش ماه پس از آن انجام می دهند.
پرستون کامرون (Preston Cameron) مدیر اجرائی گروه مشاوران Oculus شرکت Mesa در Arizona که روی پیاده سازی تمرکز کرده است معتقد است : به دقت گام برداشتن خیلی اهمیت دارد.
او می گوید"مراقب باشید که چگونه از کارمندان سوال می کنیدکه به چه صورت آنها با نرم افزار تعامل دارند؟ "
آنها بیشتر زمانی مایل به همکاری خواهند شد که بدانند با پاسخ هایشان با خشونت برخورد نخواهد شد.
به کارمندان اطمینان خاطر بدهید که هدف شما از این سوالات فراهم کردن آموزش های اضافه یا بهبود شیوه عمل آنها در ورودی هایشان است, در غیر این صورت آنها ممکن است وسوسه شده و در میزان راحتیشان با نرم افزار اغراق کنند.
کامرون می گوید" ممکن است آنها بدون دانش کامل از توانایی های نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) , با این ادعا که این نرم افزار در ایجاد اصلاحات ضعیف عمل می کند این نرم افزار را کنار بگذارند."
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یا مجموعه برنامه های کاربردی تجاری جزء اصلی از گروههای هستند که در میان سازمانهای متوسط قرار گرفته اند تا به آنها در اداره مالی, اتوماتیک کردن فرآیندهائی مثل پرداخت و دریافت حساب و ایجاد گزارش, کمک کنند.
اما زمانی که این شرکت ها می خواهند کارایی سیستم شان را اندازه گیری کنند, از مقاصدشان دور شده و از مسیر اصلی منحرف می شوند.اگر اتفاق مشابهی برای شرکت شما افتاد, شما تنها نیاز به یک نقشه بهتر دارید.
در اینجا پیشنهادات تریش ساندرز (Trish Saunders) مطرح شده است.
مرور کلی:
هنگامیکه شرکت ها به اندازه کافی برای تحقیق, تحلیل و تایید نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) سرمایه و وقت صرف می کنند, آنها یک دید کلی از کارایی واقعی نرم افزار دارند و این یک اشتباه بزرگ است که تریشا تابز (Trisha Tubbs) مدیر منابع نرم افزاری شرکت سیاتل واشنگتن, متخصص ارزیابی نرم افزار آن را گوشزد کرده است.
او می گوید برای بیشتر شرکت ها نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) همه خصوصیات یک محصول مناسب را دارد اما اگر شما به دنبال یک معیار سنجش کارایی ویژه هستید تعیین کردن یک محصول که بتواند به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند, خیلی سخت است.
تکنولوژی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بسیار گران است, اما ممکن است شما پس از دریافت ویژگی های حقیقی این نرم افزار, تعجب کنید که چرا بیشتر شرکت ها آن را بکارنمی گیرند.
دلایلی وجود دارد که نشان می دهد دغدغه خاطر مدیران ارشد این است که آیا این پروژه انتظارات آنها را برآورده خواهد کرد یا نه, اگر این طور نباشد گویی آنها خود را به آتش انداخته اند اما بعد از اینکه به حقیقت می رسند, تا اندازه زیادی شگفت زده خواهند شد اما اغلب افراد قید استفاده از این نرم افزار را هم می زنند به دلیل اینکه هیچ کس نمی داند یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) موفق چیست!
اگر شما هم مطمئن نیستید که نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست, تنها نخواهید ماند. پاسخ این سئوال بستگی دارد به اینکه چه کسی از شما سئوال پرسیده باشد.
در یک سطح تکنولوژی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بخش های یک شرکت و کارکردهای آن را به درون یک پایگاه داده در قالب یک برنامه واحد, یکپارچه کرده است, نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک مرحله باارزش در پیشبرد کارایی های پیشرفته است بدلیل اینکه یکپارچگی, فرآیند تجاری را تسریع می کند.
هر چند ممکن است یک مدیر منابع انسانی تعریفی متفاوت تر از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) داشته باشد (مثل تفاوت در چگونگی برقراری ارتباط کارمندان با یکدیگر) اما به بن بست رسیدن در تعاریف, خارج از موضوع است.
روشی که شما از آن برای ارزیابی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می کنید, هر چه باشد باید دائما در میان سازمان, در مقاطع ویژه و پس از پیاده سازی
دنبال شود, در غیر اینصورت تحلیل های شما از دست خواهد رفت.
ارزیابی, به اندازه سازمان شما و عمق تغییرات نرم افزاری شما بستگی دارد.
معمولا رسیدگی به امور باید در اواسط پیاده سازی و همینطور در سه مرحله از اجرا و هنگام تکمیل امور انجام شود سپس باید در وقفه های سه, شش و دوازده ماهه پیگیری های لازم را انجام دهید.
می خواهید بدانید چگونه ارزیابی موفقی خواهید داشت؟
ایده آل این است که پیش از پیاده سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک نقشه سیستمی سطح بالا ایجاد کنید.
تریشا پیشنهاد می کند نموداری از همه برنامه های کاربردی سیستم تهیه کنید و مطمئن شوید که همه منابع اطلاعاتی و برنامه های کاربردی مستقل مثل صفحات گسترده مایکروسافت Excel و همه ارتباطات یکپارچه دستی و الکترونیکی را منظور کرده اید.
شما اگر بدانید هر چیزی الان کجاست در صورتیکه به محیط نرم افزاری جدید وارد شوید می توانید نقشه های مشابهی تهیه کنید.
او می گوید از این طریق شما می توانید تشخیص دهید که تفاوت های ویژه کجا اتفاق افتاده و سپس نقشه را به آدرس آنها گسترش دهید.
معیارهای سنجش, ارزشیابی استاندارد بخصوص را در صنعت خود مستقر کنید:
شما نمی توانید همه اخطار هائی را که تابز (Tubbs) مطرح کرده پوشش دهید.
این کافی نیست که بگوئید"من می خواهم %10 پیشرفت در آن بخش بخصوص داشته باشم, این معیار واقعا معنی دار نیست".
اجازه دهید اینطور فرض کنیم که شما مدیر مرکز سرویس دهی به مشتری فروشگاههای زنجیره ای مبلمان هستید.شما یک فهرست مشخص از قسمت هائی که نیاز مبرمی به پیشرفت دارند و یک فهرست بسیار طولانی از اموال متراکم و انباشته در اختیار دارید, چه برای خرده فروشان و چه برای توزیع کنندگان کلی _عمده فروشان)
از آنجا که به سرعت دوره فروش یک محصول به سر می رسد , ممکن است شما مجبور شوید قیمت آن محصول را , فقط برای تغییر مکان فهرست اموال پایین آورید.
قبل از اینکه شما بتوانید سنجش رضایت بخشی از چگونگی مدیریت برنامه های کاربردی بر روی فهرست اموال داشته باشید, شما برای تغییر جهت دادن , متحول شدن کسب و کار نیاز به شناخت benchmark دارید.
تا آنجا که می توانید اطلاعات بیشتری جمع آوری کنید.
تابزمی گوید" شما می توانید اطلاعات مورد نیاز را از صنایع وابسته خریداری کنید حتی امکان گرفتن این اطلاعات از منابع دولتی هم وجود دارد."
اگر هدف و معیار سنجش کارایی شما, بهبود در مدیریت فهرست اموال باشد و
برای اینکه بفهمید چگونه نرم افزار می تواند بدون اجرای استانداردها آماده شود, شما به benchmark های ویژه نیاز خواهید داشت.
در غیر اینصورت, حتی %20 پیشرفت در کارها توجه شما را جلب می کند, اما اگر رقبای شما پیشرفت بیشتری داشته باشند, نرم افزار شما آن چیزی نیست که مطابق میل و معیار مورد نظر شما باشد.
یک رسیدگی با قاعده را اجرا کنید:
شما مقداری هزینه صرف کرده اید, اکنون سئوالی به نظر شما می رسد:برنامه کاربردی من چطور و با چه معیاری ارزیابی می شود؟
فقط یک معیار باقاعده و اصولی بازگشت سرمایه (ROI) می تواند پاسخگوی شما باشد.
برای موثر بودن داشتن یک تعهد همگانی و قوی برای رسیدگی به تکنولوژی که شامل مدیریت برتر بر روی کارها باشد, نیاز است.
البته امکان خطر هم وجود دارد, هیچ کس بواقع متوجه نخواهد شد که آیا برنامه ارزیابی شده است یا نه؟ اما اگر بازرسان نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) شما فقط روی بهره وری تمرکز کنند مثل اینکه چند مرحله باید سپری بشود تا یک برچسب حمل کالا تکمیل شود, شما یک تصور صحیحی از بازگشت سرمایه (RIO) نخواهید داشت.
رسیدگی همچنین باید روی نام کاربری (account) انجام شود تا بررسی شود که کارمندان به چه صورت با نرم افزار تعامل دارند.آیا به کارمندان کمک می کنید تا آنها احساس کنند که اختیار بیشتری برای انجام فعالیت های کلیدی دارند؟
چه کاری دقیقا انجام دادیدتا آنها احساس کنند به نرم افزار مسلط شده اند؟
چه کاری برای آسان کردن ارتباط آنها با همکاران,استفاده از اطلاعات مشترک و حل چالش ها کرده اید؟
سنجش این خصوصیات بسیار پیچیده است.
بیشتر مشاوران ماهر, سنجش کاربران را بلافاصله پس از آموزش و شش ماه پس از آن انجام می دهند.
پرستون کامرون (Preston Cameron) مدیر اجرائی گروه مشاوران Oculus شرکت Mesa در Arizona که روی پیاده سازی تمرکز کرده است معتقد است : به دقت گام برداشتن خیلی اهمیت دارد.
او می گوید"مراقب باشید که چگونه از کارمندان سوال می کنیدکه به چه صورت آنها با نرم افزار تعامل دارند؟ "
آنها بیشتر زمانی مایل به همکاری خواهند شد که بدانند با پاسخ هایشان با خشونت برخورد نخواهد شد.
به کارمندان اطمینان خاطر بدهید که هدف شما از این سوالات فراهم کردن آموزش های اضافه یا بهبود شیوه عمل آنها در ورودی هایشان است, در غیر این صورت آنها ممکن است وسوسه شده و در میزان راحتیشان با نرم افزار اغراق کنند.
کامرون می گوید" ممکن است آنها بدون دانش کامل از توانایی های نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) , با این ادعا که این نرم افزار در ایجاد اصلاحات ضعیف عمل می کند این نرم افزار را کنار بگذارند."