Erp یا برنامه ريزي منابع سازمان چیست؟

[Borna66]

مقدمه :

به گفته Davenport، يكي از صاحب نظران برجسته حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات(IT) :
سيستمهاي (Enterprise Resource Planning)ERP ) مي توانند به عنوان مهمترين توسعه سازماني فناوري اطلاعات و ارتباطات در دهه 90 ميلادي قلمداد شوند."

چنين توجه و برداشتي نسبت به ERP، نشان از اهميت و قابليتهاي اين سيستم در توسعه اطلاعاتي و حتي تجاري سازمانهاي امروزي دارد. در دنياي پر از رقابت امروز كه سازمانها با مشكلات و فشارهاي بي شماري از طرف رقيبان، مشتريان، شريكان و ... روبه رو هستند، ERP توانسته است به عنوان يكي از ابزارهاي كارآمد در پاسخگويي به اين فشارها، نقش مناسب و موثري بر عهده داشته باشد. با وجود چنين نقش ارزنده اي كه ERP در بقاي سازمانهاي امروزي بازي مي كند، نبايد فراموش كرد كه اين سيستم همانند شمشيري است كه در صورت استفاده نا بجا و يا پياده سازي نامناسب، بنيان سازمان را به طور كامل بر باد مي دهد. خطري كه متاسفانه تا كنون گريبانگير 50% شركتهايي شده است كه اين سيستم را پياده سازي نموده اند.

با بررسي مختصر و اجمالي منابع فارسي در زمينه ERP (پايگاههاي اطلاع رساني اينترنتي، وبلاگها، كتابها و مقالات چاپ شده در مجلات، پايان نامه هاي كارشناسي اشد و دكترا) واقعيت تلخ كمبود منابع معتبر و يا فعاليتهاي جدي تئوري و اجرايي در اين زمينه به خوبي مشهود است.

از يك سو با توجه به اينكه ERP يكي از زمينه هاي كاري شركت بهساد بوده و اطلاع رساني مدون، صحيح و مستند در زمينه علوم جديد مرتبط با فناوري اطلاعات و ارتباطات و از جمله ERP يكي از رسالتهاي مهم مي باشد و از سوي ديگر توجه سازمانهاي ايراني به ERP و پياده سازي اين سيستمها و نبود و يا كمبود منابع جامع در دسترس آنها، مطالبي را در اين بخش دراختيار علاقمندان قرار دهيم. سعي خواهد شد اين مطالب بصورت منظم بروز رساني شده و از منابع معتبر و قابل استناد براي اين منظور استفاده شود و در صورت بكارگيري منابع خارجي براي تهيه مطالب، تحليل صاحب نظران ERP در داخل ايران هم اضافه شده و حتي الامكان مطالب بصورتي قابل استفاده براي سازمانها و كاربران ايراني عرضه شود.



در نظر داريم در اين پايگاه آموزشي به مطالب زير بپردازيم:

تعريف و شناخت ERP
تاريخچه ERP
چرخه عمر سيستمهاي ERP
ساختار ERP
دلايل پياده سازي ERP در سازمانهاي امروزي
ERP و يكپارچگي سازماني (Enterprise Integration)
انتخاب بسته مناسب ERP
استراتژيهاي پياده سازي ERP
روشهاي پياده سازي و كنترل پروژه پياده سازيERP
ارتباط ERP با طراحي مجدد فرايندهاي سازماني (BPR)
ارتباط ERP با سيستمهاي برون سازماني از جمله مديريت زنجيره عرضه(SCM) و مديريت ارتباط با مشتري (CRM)
ERP، هوشمندي سازماني(Enterprise Intelligence) و هوشمندي رقابتي (Competitive Intelligence)
ERP و مديريت دانش (Knowledge Management)
عوامل كليدي موفقيت(CSFs) در پياده سازي ERP
طبقه بندي هزينه هاي ERP
بررسي ERP II
بررسي وضعيت ERP در شركتهاي ايراني
...

بي شك راهنماييها و نظرات ارزنده شما و يا سئوالاتي كه در اين زمينه در ذهن داريد، مي تواند فرصت مغتنمي براي پربارتر شدن مطالب اين بخش از پايگاه آموزشي ما باشد.

[Borna66]

مقدمه

رشد غير قابل پيش بيني فناوري اطلاعات و ارتباطات در دهه هاي گذشته که با تکيه بر توسعه صنايع مختلفي ازجمله الکترونيک، کامپيوتر، مخابرات و ... صورت گرفته، بر جنبه هاي مختلف عملکرد سازمانها تاثيرات شگرفي داشته است. همزمان با اين تغييرات، محيط فعاليت سازمانهاي مختلف پيچيده تر شده و به همين جهت نياز به سيستمهايي که بتواند ارتباط بهتري بين اجزاي مختلف سازماني برقرار کرده و جريان اطلاعات را در بين آنها تسهيل کند، افزايش چشمگيري يافته است. اين سيستمها كه در مجموع به سيستمهاي سازماني Enterprise Systems (ES) معروف هستند، زمينه اي را فراهم آورده اند که مديران بتوانند در تصميم گيري هاي مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمايند.

از اوايل دهه 1990 ميلادي، ظهور نرم افزارهاي يکپارچه اي تحت عنوان Enterprise Resource Planning (ERP) با هدف قراردادن سازمانهاي بزرگ، توسعه بسيار زيادي پيدا کردند. اين نرم افزارهاي بسيار قدرتمند، پيچيده و گران قيمت، سيستمهاي از پيش طراحي شده اي هستند که پس از اندك تغييراتي در آنها ( Customization ) توسط مشاوران پياده ساز و مشاوران تحليل فرايندهاي سازماني، پياده سازي و اجرا مي شوند. در بسياري از موارد سازمانها به دليل اجبار در تبعيت از منطق حاکم بر اين نرم افزارها، مجبور به اصلاح و بازبيني مجدد فرايندهاي خود هستند.

[Borna66]

تعريفE.R.P

ارائه تعريفي جامع براي ERP مشكل است. صاحب نظران تعاريف مختلفي براي ERP ارائه داده اند كه هر كدام جنبه هاي خاصي از اين سيستم را مورد توجه قرار مي دهد. شايد آشنايي با ويژگيها، قابليتها و كاركردهاي ERP در بخشهاي مختلف سازمان در آينده بتواند كمك خوبي براي شناخت كامل اين سيستم باشد اما در اين بخش براي اينكه بتوانيم زمينه هاي لازم را براي پرداخن به بخشهاي بعدي فراهم آوريم، تعاريف مختلفي را كه براي اين سيستم ارائه شده است، مورد بررسي قرار مي دهيم.

يكي از بهترين تعاريفي كه براي ERP وجود دارد عبارت است از:

" بسته نرم افزاری کاربردی ERP يک مجموعه از ماژولهای يکپارچه آماده راه اندازی از پيش طراحی شده و از پيش مهندسی شده ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.

دست يابي به حداكثر كارايی در پياده سازی اين نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نيازهای سازماني، بسيار پيچيده است.ERP به سازمان براي فعاليت در محيطی يکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرايند گرا و اطلاعات محور و بصورت Real-time كمك بسيار زيادی می كند."

در تعريف فوق نكات قابل توجهي وجود دارد كه قبل از پرداختن به ساير تعريف ها بهتر است آنها را مورد بررسي قرار دهيم.

تعريف بيانگر اين موضوع است كه ERP يك مجموعه يا يك Suit نرم فزاري است. در ادبيات فناوري اطلاعات و ارتباطات، Suit به مجموعه هاي نرم افزاري مستقل ولي مرتبط به يكديگري اطلاق مي شود كه براي دست يابي كه مقاصد خاصي طراحي شده اند. امكان تبادل سريع اطلاعات بين اين نرم افزارها و همساني محيط كاري در آنها، از مهمترين ويژگيهاي اين مجموعه هاست. اين مجموعه نرم افزارها هر كدام براي هدف خاصي طراحي شده اند. ولي در عين استقلال عملياتي، امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي امكان پذير است و از سوي ديگر ساختار ظاهري و يا User interface در همه آنها بسيار به يكديگر شبيه است. ERP ها دقيقا چنين ويژگي را دارند يعني خود مجموعه اي از چندين نرم افزار مستقل ولي مرتبط به يكديگر هستند كه امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي وجود دارد.

بلافاصله در همين تعريف بر ساختار ماژولار البته از نوع يكپارچه سيستم تاكيد شده است. ماژولها در ادبيات برنامه نويسي به مجوعه برنامه هاي مستقلي اطلاق مي شود كه در داخل برنامه هاي ديگر به اجرا در مي آيند. در تعريف ارائه شده براي ERP، منظور از ساختار ماژولار بيشتر استقلال بخشهاي مختلف برنامه از يكديگراست به اين معنا كه وجود برنامه ها يا نرم افزارها يا ماژولهاي مختلفي از جمله مالي و حسابداري، منابع انساني، برنامه ريزي و كنترل توليد و عمليات و ... در دل يك بسته ERP مانع از توسعه بخشهايي از ERP در سازمان نمي شود. بنابراين شما حتي مي توانيد به صورت انتخابي بخشهايي(ماژولهايي) از يك بسته نرم افزاري ERP را انتخاب و پياده سازي نماييد بدون اينكه نياز به پياده سازي تمامي بخشهاي آن باشد. ساختار ماژولار ERP اين امكان رابه شما مي دهد كه ماژولهاي مختلف را از تامين كنندگان مختلف تهيه و سپس مجموعه آنها را در كنار يكديگر قرار دهيد. البته رعايت استاندارهايي در توليد ERP از طرف تامين كنندگان و فروشندگان (vendor) نرم افزار باعث تسهيل در انجام اين كار شده است. در حال حاضر شركتهايي هستند كه كه بخشهاي مختلف ERP خود را حتي از بيش از 3 يا 4 تامين كننده تهيه كرده و سپس آنها را در كنار هم قرار داده اند.

يكپارچگي ماژولها در سيستم ERP به معاني مختلفي مي تواند باشد. يكپارچگي از لحاظ امكان افزودن ماژولهاي جديد، يكپارچگي از لحاظ پوشش دادن به تمامي فرايندهاي مورد نياز در يك بخش سازمان، يكپارچگي از لحاظ عدم تكرار برخي از فرايندها و يا حتي بخش يا بخشهايي از يك فرايند، يكپاچرگي از لحاظ اطلاعاتي و عدم تكرار داده ها در كل سيستم و.... اما آنچه كه مي توان از اين تعريف بصورت كلي استنباط نمود، پوشش كامل نرم افزار بر روي فرايندهايي است كه نرم افزار براي آنها پياده سازي مي شود. به عنوان مثال با پياده سازي ماژول حسابداري و مالي، تمامي فرايندهايي كه در واحد حسابداري و مالي سازمان تعريف شده اند، تحت پوشش قرار مي گيرند.

از پيش طراحي، آماده و مهندسي شده بودن ERP بيانگر بخشي ديگر از ويژگيهاي اين بسته نرم افزاري است. سيستمهاي ERP بر اساس بهترين فرايندهاي موجود يا Best Practice ها در بخشهاي مختلف صنعت طراحي شده اند. به اين معنا كه فرايندهايي كه در بسته هاي نرم افزاري ERP براي پشتيباني از روالهاي كليدي سازمان قرار گرفته است، بر اساس رويه هاي استانداري طراحي شده كه به تجربه ثابت شده بهترين راه براي انجام آن فرايند خاص است. به عنوان مثال رويه هاي حسابداري تعبيه شده در ماژول حسابداري و مالي اين سيستم از بررسي و تجزيه و تحليل سيستمهاي مالي سازمانهاي بسيار گرفته شده و در نهايت رويه اي ارائه شده كه آزمونهاي مختلف را پشت سر گذاشته و بهترين راه براي انجام آن فرايند است.

يكي از ويژگيهايي كه لازم است در اين بخش مورد توجه قرار گيرد، آماده بودن اين نرم افزار است. بسته نرم افزاري ERP بصورت آماده و از پيش طراحي شده با توجه به ويژگيهايي كه قبلا به آن اشاره شد در بازار موجود است و عرضه كنندگان مختلفي آن را در اختيار سازمانها قرار مي دهند. البته ERP عرضه شده توسط هر يك از آنها داراي ويژگيهاي خاص خود بوده و تفاوتهاي زيادي بين آنها وجود دارد. اين تفاوت بيشتر ناشي از پيش زمينه شركتهاي عرضه كننده ERP است. برخي از آنها پيش زمينه حسابداري و مالي خوبي دارند و به همين جهت ماژولهاي حسابداري و مالي عرضه شده توسط آنها از شهرت زيادي برخوردار است. برخي داراي زمينه توليدي هستند و برخي داراي زمينه تخصصي تهيه سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني. اين تفاوت در زمينه ها از يك سو و از سوي ديگر توجه اين عرضه كنندگان به صنايع خاص و نوع نگرش آنها به ERP، باعث توليد بسته هاي نرم افزاري ERP متفاوتي شده است. مثلا ERP عرضه شده توسط يك عرضه كننده بسيار مناسب صنعت خودرو است و ديگري براي دانشگاهها و مراكز آموزشي مناسب است. با وجود اين تفاوتها از لحاظ ساختاري و تركيبي تفاوت چنداني بين بسته هاي ERP مختلف وجود ندارد. ذكر اين نكته در اينجا لازم است كه برخي سازمانها بسته نرم افزاري ERP را خريداري نمي كنند بلكه با توجه به تخصصي كه در سازمان آنها وجود دارد، خود راسا نسبت به توسعه نرم افزار ERP اقدام مي كنند كه البته اين موضوع داراي مزايا و معايب بي شماري است كه در فرصتي مناسب به آن پرداخته خواهد شد.

پياده سازي ERP در سازمان بستري يكپارچه براي تبادل سريع اطلاعات بين بخشها و فرايندهاي مختلف فراهم مي آورد. اين يكپارچگي بيشتر از آنجا ناشي مي شود كه تمامي اطلاعات سيستم تنها در يك پايگاه داده ذخيره سازي شده و مانند سيستمهاي جزيره اي موجود در سازمانها، اطلاعات در پايگاههاي داده اي متفاوت با يكديگر از جنبه هاي مختلف، ذخيره سازي نمي شود. يكساني زيرساخت توسعه ERP در ماژولهاي مختلف امكان توسعه آن را در كوتاه مدت و بلند مدت فراهم مي آورد. به بياني ديگر از يك Platform و زبان برنامه نويسي يكسان در طراحي و ساخت تمامي ماژولهاي ERP استفاده مي شود

[Borna66]

ساير تعاريف ارائه شده براي ERP:

شايد ارائه تعاريفي ديگر براي ERP بتواند به شناخت بهتر اين مجموعه كمك نمايد.



"ERP را مي توان به عنوان نرم افزار يکپارچه اي تعريف نمود که داراي اجزا و يا ماژولهايي براي برنامه ريزي، توليد، فروش، بازاريابي، توزيع، حسابداري، مديريت منابع انساني، مديريت پروژه، مديريت موجودي، مديريت خدمات و نگهداري و تعميرات، مديريت حمل و نقل و بازرگاني الکترونيک است. معماري و ساختار ERP بگونه اي است که يکپارچگي و جامعيت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جرياني روان از اطلاعات بين بخشهاي مختلف سازمان فراهم مي آورد."



"روشي براي برنامه ريزي و کنترل موثر تمامي منابع مورد نياز براي دريافت، توليد، ارسال و پاسخگويي به نيازهاي مشتريان، در شرکتهاي توليدي، توزيعي و خدماتي."



"ERP يک بسته نرم افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان اطلاعات بين تمامي بخشهاي سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است."



"سيستمهاي ERP سيستمهاي اطلاعاتي قابل تغيير و تنظيمي هستند که اطلاعات و فرايندهاي مبتني بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها يکپارچه مي نمايد."



"ERP يک پايگاه داده، يک برنامه کاربردي و يک واسط يکپارچه در تمامي سازمان است."



"ERP سيستمهايي مبتني بر کامپيوتر هستند که براي پردازش تراکنشهاي سازمان طراحي شده اند و هدف آنها تسهيل برنامه ريزي، توليد و پاسخگويي به موقع به مشتريان در محيطي يکپارچه است."



"ERP يک بسته نرم افزاري استاندارد مشتمل بر چندين ماژول مرتبط و يکپارچه است که کليه فرآيندهاي تجاري يک سازمان را اعم از توليد ، منابع انساني ، مالي ، بازاريابي و فروش و ... پشتيباني مي نمايد و منجر به يکپارچگي وظايف ( Functions ) در سازمان مي شود."



" يک راه حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است که منابع سازمان را توسط يک سيستم به هم پيوسته، به سرعت و با دقت و کيفيت بالا در کنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي دهد تا به طور مناسب فرايند برنامه ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايد."
ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتي يک سازمان از لحاظ بانک هاي اطلاعاتي و فرآيندهاي سازماني محسوب شده و به منزله نرم افزاري براي پشتيباني فرآيندهاي داخلي سازمان است.

آنچه در تعريف اول ارائه شده و ساير تعاريف مهم است، توجه و تمرکز بيشتر بر روي عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات ديگر اختصار از جمله Planning و Resource. چراکه اين سيستم فراتر از برنامه ريزي عمل کرده و با وجود تمرکز بر روي منابع سازمان، عناصري فراتر ازآن را پوشش مي دهد.

آنچه که در اين تعاريف بيش از همه نمود دارد، يکپارچگي و استاندارد بودن سيستم ERP است و همين دو جنبه مهم از ERP آنرا از ساير سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه متمايز مي سازد. در آينده بصورت مفصل در مورد تفاوت ERP با سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه موجود در بازار و بخصوص بازار نرم افزاري ايران بحث خواهد شد.

[Borna66]

مقدمه‌اي بر ERP


ERP چيست؟
ERP خلاصه‌ي عبارت Enterprise Resource Planing است، كه در آن مهمترين كلمه Enterprise است. اين گونه از نرم‌افزارها مي‌كوشند تمام بخش‌ها و عمليات داخل يك موسسه را در يكي سيستم يكپارچه كامپيوتري بگنجانند. بخش‌هاي مختلف (مالي، انبار، فروش و ...) ممكن است سيستم‌هاي كامپيوتري جداگانه خاص خودشان را داشته باشند، كه براي انجام كارهاي خاص آنها بهينه‌سازي شده‌اند. ولي ERP همه‌ي آنها را در قالب يك نرم‌افزار يكپارچه كه از يك پايگاه داده واحد استفاده مي‌كند، يكجا مي‌نمايد. اينطوري بخش‌هاي مختلف مي‌توانند اطلاعات را به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط داشته باشند.

چطور ERP باعث بهبود عملكرد موسسه مي‌شود؟
مهمترين ارزشي كه ERPها ايجاد مي‌كنند، بهبود روشي است كه موسسه سفارش‌هاي مشتري را دريافت كرده آنها را پردازش مي‌نمايد. ERP سفارش مشتري را مي‌گيرد و مسيري نرم‌افزاري براي تكميل اين فرم سفارش و طي شدن مراحل مختلف آن به صورت اتوماتيك فراهم مي‌كند. اين روياي ERP است، ولي واقعيت كمي خشن‌تر است.

مشكل اصلي
مردم دوست ندارند تغيير كنند، و ERP از آنها مي‌خواند روش كارشان را عوض كنند. اين دليل سخت بودن كسب مزاياي ERP است. خود نرم‌افزار اهميت بسيار كمتري از صورت گرفتن تغييرات در روند كار موسسه دارد. اگر نرم‌افزاري تهيه و نصب كنيد، بدون آنكه تغييري در روند كار افراد موسسه خود ايجاد نماييد، ممكن است هيچيك از مزاياي ERP را بدست نياوريد، و حتي برعكس، ممكن است نرم‌افزار جديد باعث كندتر شدن كار آنها شود.

انجام يك پروژه ERP چقدر طول مي‌كشد؟
نصب يك ERP كار چندان ساده‌اي نيست. اگر فروشنده نرم‌افزار ادعا مي‌كند در مدت كوتاهي مثل سه يا شش ماه سيستم جديد را را راه‌اندازي خواهد كرد، نبايد گول بخوريد. كاري كه در چنين زمان كوتاهي انجام شود حتما ناقص است: يا موسسه خيلي كوچك بوده، يا پياده‌سازي ERP به بخش كوچكي از موسسه محدود شده، و يا آنكه موسسه فقط از امكانات مالي ERP استفاده مي‌نمايد (كه در اين صورت ERP چيزي بيشتر از يك برنامه حسابداري خيلي گران نيست). براي آنكه ERP درست بكار گرفته شود، حتما بايد تغييراتي در وظايف و روند كار كاركنان موسسه ايجاد شود، و اين كاري سخت است. در غير اين صورت، اگر روند كار تغيير نكند، به آن معني است كه روش‌هاي مورد استفاده در موسسه شما كاملا عالي بوده‌اند، كه در اين حالت شما دليلي براي فكر كردن درباره‌ي ERP نداريد. انتقال به يك سيستم ERP به طور متوسط بين يك تا سه سال طول مي‌كشد، ولي مهمترين مساله‌اي كه بايد مورد توجه قرار بگيرد اين نيست. مساله اصلي اين است كه شما چرا به ERP احتياج داريد و چطور از آن براي بهبود كارتان استفاده مي‌كنيد.

ERP چه چيزهايي را اصلاح مي‌كند؟
پنج دليل اصلي براي استفاده از ERP ها وجود دارد:
• يكپارچه كردن اطلاعات مالي
• يكپارچه كردن اطلاعات سفارش مشتري
• استاندارد كردن وسرعت دادن به فرآيند توليد
• كاهش اسناد كاغذي
• استاندارد كردن اطلاعات منابع انساني

هزينه‌هاي پنهان ERP
اغلب موسساتي كه نرم‌افزارهاي ERP را بكار گرفته‌اند معترفند كه هزينه‌هاي مهمي ناديده يا دست‌كم گرفته شده‌اند. مواردي كه بيشتر باعث كسري بودجه در پروژه‌هاي ERP مي‌شوند اينهايند:
1) آموزش
اين مهمترين هزينه‌اي است كه ناچيز انگاشته‌ مي‌شود. هزينه‌ي آموزش از آن رو زياد مي‌شود كه كاركنان مجبورند يك مجموعه فرآيند تازه را بياموزند، نه يك نرم‌افزار جديد را. به همين دليل هم موسسات آموزشي بيروني نمي‌توانند كمكي به شما بكنند و بايد براي ايجاد يك برنامه‌ي آموزشي اختصاصي براي كاركنان خود آماده باشيد.
2) يكپارچه سازي و تست
تست و آزمايش اتصال بين ERP و ابزارها و برنامه‌هاي ديگري كه به طور موردي در موسسات مختلف وجود دارند، ممكن است يكي ديگر از هزينه‌هاي دست‌كم گرفته شده باشد. اين مي‌تواند از موارد عمده (مثل سيستم‌هاي تجارت الكترونيك و يا زنجيره‌ي پشتيباني) تا موارد جزيي (مانند ابزارهاي خواندن باركد و محاسبه‌ي ماليات) را شامل شود. همه‌ي اين موارد بايد با ERP ارتباط برقرار نمايند. اگر فروشنده‌ي ERP راه‌حل‌هايي براي اين مشكلات ارائه نكند، ناچار مي‌شويد خود ملحقاتي براي اين موارد ايجاد نماييد. تست يكپارچه سازي ERP بايد برپايه‌ي فرآيند باشد (Process-oriented). كهنه‌كارها توصيه مي‌كنند به جاي ايجاد داده‌هاي الكي و حركت دادن آنها بين اجزاي نرم‌افزار، يك سفارش واقعي را روي سيستم آزمايش كنيد: از نقطه‌ي شروع سفارش تا ارسال آن و دريافت رسيد، و ترجيحا هم با مشاركت خود كاركنان موسسه و ايفاي وظايفشان در مراحل انجام اين سفارش.
3) اهلي كردن (Customization)
ملحقاتي كه درباره‌شان صحبت شد تنها شروع هزينه‌هاي يكپارچه سازي ERP هستند. چيز پرهزينه‌تر (كه در صورت امكان بايد از آن اجتناب هم كرد) اهلي كردن خود برنامه‌ي ERP و سازگار كردن آن با موسسه است. اين اتفاق وقتي مي‌افتد كه برنامه‌ي ERP همه‌ي نيازهاي تجارت شما را برآورده نسازد و شما تصميم بگيريد نرم‌افزار را دستكاري كنيد. در اين صورت شما با آتش بازي مي‌كنيد! اهلي كردن ممكن است همه‌ي اجزاي ERP را متاثر نمايد، چون آنها با هم مرتبطند. در اين صورت ارتقاي ERP هم كابوس ديگري خواهد بود، چون بايد همه‌ي مراحل اهلي سازي را براي نسخه‌ي جديد تكرار كنيد. ممكن است كار كند، ممكن است كار نكند. به هر حال فروشنده نرم‌افزار به شما كمك نخواهد كرد. شما بايد افرادي را براي اهلي سازي استخدام كنيد و هميشه آنها را براي نگهداري سيستم حفظ كنيد.
4) تبديل داده‌ها
انتقال اطلاعاتي چون ركوردهاي مشتريان و تهيه‌كنندگان، داده‌هاي طراحي محصول و مانند اينها از سيستم قديمي به سيستم جديد كاري هزينه‌بر است. در بسياري از سيستم‌هاي قديمي اطلاعات بدرد نخور زيادي جمع شده است، كه موقع انتقال به سيستم جديد دردسر ساز مي‌شود. حتي داده‌هاي تميز هم ممكن است براي هماهنگ شدن با تغيير فرآيند‌ها در ERP مشكلاتي داشته‌باشند.
5) تحليل داده‌ها
خيلي وقت‌ها داده‌هاي ERP براي پردازش و تحليل شدن بايد با داده‌هاي سيستم‌هاي خارجي تركيب شوند. كساني كه نيازهاي تحليلي زيادي دارند بايد هزينه‌ي يك انباره‌ي داده‌اي (Data warehouse) را در بودجه‌ي ERP پيش‌بيني كنند. اين امر دشواري‌هاي خاص خودش را دارد: به روز كردن همه‌ي اطلاعات ERP در انباره‌ي داده به طور روزانه كار سختي است و ERP ها براي مشخص كردن اينكه چه داده‌هايي در طول هر روز تغيير كرده كمك چنداني نمي‌كنند. نتيجه اينكه آدم‌هاي عاقل قبل از تنظيم بودجه همه‌ي نيازهاي تحليلي‌شان را مي‌سنجند.
6) مشاوره تا بي‌نهايت
در مواقعي كه تحويل سيستم ERP با موفقيت انجام نمي‌شود، هزينه‌هاي مشاوره سر به فلك مي‌گذارند. براي پيش‌گيري از اين مشكل بايد در هنگام آموزش كاركنان اهدافي قابل اندازه‌گيري مشخص و به مشاور ابلاغ شود.
7) جايگزيني نيروها
موفقيت يك پروژه ERP به مقدار زيادي بستگي به نيروهاي با تجربه‌ي آن دارد. از دست دادن اين نيروها مي‌تواند هزينه‌هاي جانبي براي پروژه ايجاد كند.
8) تيم پياده‌سازي نمي‌تواند متوقف شود
خيلي از موسسات پياده سازي يك ERP را با انجام پروژه‌هاي ديگر نرم‌افزاري مشابه مي‌دانند. آنها انتظار دارند وقتي كه نرم‌افزار نصب شد، كار تيم سازنده‌ي آن تمام شود. ولي اين اتفاق درباره‌ي نمي‌افتد. كساني كه ERP را پياده‌سازي كرده‌اند براي موسسه بسيار با ارزش خواهند بود، چون آنها به دليل درگير بودن با ERP موسسه، درباره‌ي فرآيند‌هاي كاركنان بيشتر از خود آنها مي‌دانند. موسسات نمي‌توانند تيم پروژه را مرخص كنند، چون پس از ساخت نرم‌افزار كارهاي زياد ديگري باقي‌مي‌ماند. فقط نوشتن گزارش‌ها يكسالي طول مي‌كشد. متاسفانه موسسات كمتر براي آشفتگي پس از ERP برنامه‌ريزي مي‌كنند و آنرا در بودجه خود منظور نمي‌نمايند.
9) انتظار برگشت سرمايه (ROI)
از جمله اشتباهات بازمانده از روش‌هاي سنتي مديريت پروژه‌هاي نرم‌افزاري اين است كه موسسه انتظار دارد به محض نصب نرم‌افزار، از ارزش افزوده‌ي ناشي از آن بهره‌مند شود، و تيم نرم‌افزار هم منتظر يك دوره استراحت و شايد هم تشويق است. هيچكدام از اين انتظارات در ERP برآورده نمي‌شوند. اغلب سيستم‌ها تا زماني كه مدتي كار نكنند و اثر خود را بر فرآيند تجاري سيستم نگذارند، ارزش خود را نشان نمي‌دهند. و تيم نرم‌افزار هم تا وقتي كه تلاش‌هايش به نتيجه نرسد پاداشي نمي‌گيرد.
10) دوره‌ي افسردگي پس از ERP
اغلب اوقات ERP ها پس از نصب باعث اختلالاتي در موسسه مي‌شوند. نتايج يك بررسي نشان مي‌دهد يك چهارم موسساتي كه از ERP استفاده كرده بودند تصديق مي‌كنند كه پس از شروع بكار ERP دچار كاهش كارايي شده‌اند. درصد حقيقي مسلما بيش از اين است. دليل اصلي كاهش كارايي اين است كه همه‌ي كارها به شكلي متفاوت با قبل انجام مي‌شوند. وقتي افراد نمي‌توانند كارهايشان را با روش‌هاي متداول انجام دهند و هنوز هم به روش جديد تسلط ندارند، تجارت موسسه دچار تشنج مي‌شود.

چرا پروژه‌هاي ERP اغلب شكست مي‌خورند؟

مهمترين دليلش همان است كه پيش از اين هم گفته شد. ERP روند كار افراد را در تمام موسسه دگرگون مي‌كند. اگر كاركنان در هر يك از بخش‌ها با اين امر كه روش‌هاي جديد بهتر از روش‌هاي قبلي هستند موافق نباشند، در مقابل استفاده از نرم‌افزار مقاومت مي‌كنند، يا از بخش IT مي‌خواهند كه نرم‌افزار را طوري تغيير دهد كه با روش كار فعلي‌شان منطبق شود. اين جايي است كه پروژه ERP زمين مي‌خورد. اينجاست كه جنگي سياسي بر سر اينكه نرم‌افزار چطور كار كند درمي‌گيرد. بخش IT بودجه بيشتري مصرف مي‌كند تا خواسته‌هاي افراد صاحب نفوذ موسسه را تامين كند. اين اهلي سازي نرم‌افزار را ناپايدار (Unstable) و نگهداري آن را سخت‌تر مي‌كند. ريشه‌ي اغلب قصه‌هاي وحشتناكي كه در مطبوعات درباره‌ي ERP ها مي‌خوانيد در تغييراتي است كه موسسه در هسته‌ي اصلي ERP ايجاد كرده تا آن را منطبق بر روش‌هاي كاري خود كند. چون ERP بيشتر فعاليت‌هاي موسسه را پوشش مي‌دهد، يك خرابي در نرم‌افزار مي‌تواند كار كل موسسه را مختل كند.

ولي بخش IT مي‌تواند در بيشتر موارد اشكالات را برطرف كند، و كمتر موسسه‌ي بزرگي مي‌تواند از اهلي سازي اجتناب نمايد. چون هر تجارتي ويژگي‌هايي دارد كه سازنده نرم‌افزار در هنگام ساخت نمي‌توانسته آنها را پيش‌بيني كند. اشتباهي كه موسسات مرتكب مي‌شوند اين است كه تصور مي‌كنند تغيير عادات كاركنان آسان‌تر از اهلي كردن نرم‌افزار است. اين طور نيست. مقاومت دروني موسسه در برابر تغيير يكي از دلايل متداول شكست پروژه‌هاي ERP است.

اگر اين مسائل هم حل شوند، باز هم نصب برنامه‌اي به پيچيدگي يك ERP دشواري‌هاي زيادي دارد. تنظيم سوييچ‌هاي ERP براي آنكه با نيازهاي موسسه منطبق شود، نياز به درك عميقي از روند عمليات فعلي دارد؛ عملياتي كه پس از تنظيم ERP بازسازي خواهد شد.

روش‌هاي اجراي پروژه‌ي ERP
سه روش متداول براي نصب يك ERP وجود دارد:
انفجار بزرگ (The Big Bang)- اين روش بلندپروازانه‌ترين و سخت‌ترين راه ايجاد يك ERP است. در اين روش موسسه يكباره همه‌ي سيستم‌هاي قديمي خود را كنار مي‌گذارد و يك سيستم ERP واحد در تمام موسسه راه مي‌اندازد. هرچند روزگاري اين روش بر ايجاد ERP ها حكمفرما بود، امروز كمتر از آن استفاده مي‌شود. واداشتن همه به پذيرش سيستم جديد به طور يكدفعه و همزمان كاري مهيب است، چون سيستم جديد هيچ مدافعي ندارد. هيچكس در موسسه تجربه‌ي كار با آن را ندارد، بنابراين هيچكس اطمينان ندارد كه سيستم جديد كارش را درست انجام مي‌دهد.
راهبرد انتخابي (Franchising Strategy)- اين روش به شركت‌هاي بزرگ توصيه مي‌كند خيلي از فرآيندها را بين بخش‌هاي مختلف به اشتراك نگذارند، بلكه در هر بخش نسخه‌ي مجزايي از ERP نصب شود و تنها از طريق برخي فرآيندهاي خاص (مانند نگهداري اطلاعات مالي) در همه‌ي موسسه مشترك باشند. اين متداول‌ترين راه است. در اين حالت هر بخش از موسسه نسخه‌ي خاص خودش از ERP را دارد كه سيستمي جدا با پايگاه داده‌اي جداست. اين سيستم‌ها تنها از طريق به اشتراك گذاشتن اطلاعات لازم براي بدست آوردن تصويري كلي از كار همه‌ي واحدهاي موسسه (مثلا سود واحدهاي مختلف) به هم مربوط مي‌شوند، يا از طريق فرآيندهايي كه در همه‌ي بخش‌ها تقريبا يكسان هستند (مثلا مديريت منابع انساني). در اين روش ابتدا يكي از بخش‌ها كه صبر و حوصله بيشتري دارد و درصورت پيش آمدن اشكل به اصل تجارت ضربه نمي‌زند، براي راه اندازي يك سيستم آزمايشي انتخاب مي‌شود و پس از رفع نقايص ERP در اين بخش، كار روي بخش هاي ديگر آغاز مي‌شود. برنامه‌ريزي براي اين روش بلند مدت است.
فروكوفتن (Slam Dunk)- در اين روش ERP فرآيند طراحي را ديكته مي‌كند، و تمركز تنها روي تعداد كمي از فرآيندهاي كليدي (مانند آنهايي كه در مدل مالي سيستم هستند) است. اين روش بيشتر براي موسسات كوچكي مناسب است كه مي‌خواهند با ايجاد ERP رشد كنند. در اين روش هدف راه‌اندازي سريع ERP است، و جدا شدن از روش‌هاي پيچيده ي مهندسي مجدد، با استفاده از فرآيندهاي بقچه‌بندي (Canned) شده‌ي ERP. موسساتي كه ERP را اينگونه به خدمت گرفته‌اند نمي‌توانند ادعا كنند برگشت سود زيادي از سيستم جديد برده‌اند. اغلب آنها از اين سيستم به عنوان زيربنايي براي كوشش‌هاي بعدي استفاده مي‌كنند. چنين سيستمي فقط كمي از سيستم‌هاي قديمي بهتر است، چون كاركنان را وادار به تغيير هيچيك از عادات قديمي‌شان نمي‌كند.

چطور ERP با تجارت الكترونيك سازگار مي‌شود؟
همه براي حمله‌ي تجارت الكترونيك آماده نبودند. برنامه‌هاي ERP پيچيده‌اند و براي استفاده‌ي عمومي ساخته نشده‌اند. آنها فرض مي‌كنند كساني كه سفارش‌ها را پيگيري مي‌كنند فقط كاركنان موسسه شما هستند كه براي استفاده از اين سيستم آموزش ديده‌اند. اما اكنون مشتريان و كارپردازان شما هم خواستار دسترسي به همان اطلاعات از طريق وب سايت شما هستند (چيزهايي مثل وضعيت سفارش، فاكتور و ...). اين يعني بخش IT بايد دو كانال جديد براي دسترسي به ERP ايجاد كند: Business-to-Consumer و Business-to-Business. فروشندگان سنتي ERP مشغول تلاشي سخت براي ايجاد ايين قابليت‌ها در محصولاتشان هستند.

يكي از مهمترين مشكلات يكپارچه سازي ERP و تجارت الكترونيكي اين است كه اينترنت هيچوقت نمي‌ايستد. برنامه‌هاي ERP بزرگ و پيچيده هستند و به نگهداري احتياج دارند. وصل كردن مستقيم سايت وب به ERP راه خوبي نيست، چون باعث مي‌شود در مواقعي كه ERP براي نگهداري و تعميرات غير فعال است، وب سايت هم كار نكند. اغلب كهنه‌كاران تجارت الكترونيك ارتباط بين ERP و تجارت الكترونيك را طوري مي‌سازند كه قابل انعطاف باشد و در مواقعي كه ERP براي تعميرات و نگهداري غير فعال است، برنامه تجارت الكترونيك به كارش ادامه دهد.

براي حل مشكلات اين ارتباط، نرم‌افزارهاي ميان‌افزار (Middleware) و EAI ايجاد شده‌اند. اين ابزارها نقش مترجم را ايفا مي‌كنند، يعني اطلاعات را از ERP مي‌گيرند و آن را به فرمتي تبديل مي‌كنند كه نرم‌افزار تجارت الكترونيك بتواند از آن استفاده كند.