آشنایی با کاربرد بانک اطلاعاتی اکسس (Access) قسمت دوم

[Borna66]

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg



فيلتر

فیلتر نمودن داده های جدول
توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا نمود.
انواع فيلترها
Filter by form (فيلتر شرطي)
اين فيلتر داراي محيطي مي‌باشد با گزينه‌هاي زير:
• Look For (امكان جستجوو جدا سازي)
• Or (امكان شركت گذاري)
۱ - امكان شركت گذاري : در این نوع فیلتر محیطی مثل شکل fb ظاهر میشود تمام داده ها بصورت لیست combo می باشد یعنی از لیست قابل انتخاب است،حال از هر فیلدی داده ای که می خواهیم فیلتر شود را انتخاب می کنیم اما در یک زمان می توانید چند تا فیلد را داده هاشون را انتخاب کنید برای فیلتر شدن. و قتی نتیجه فیلتر را دیدید باز این فیلتر را انتخاب کنید سپس در قسمت or فیلدهای دیگر را انتخاب و از داده ها ش برای فیلتر شدن استفاده کنید و نتیجه اش را مشاهده کنید.
۲/ seletion Filter by (فيلتر بر اساس انتخاب)ابتدا فیلد مورد نظر را برگزیده و سپس داده ای که می خواهید فیلتر شود را انتخاب کنید و از این فیلتر استفاده کنید و نتیجه را مشاهده کنید.
۳/ Filter Excluding Selection (عكس عمل فيلتر قبل)یعنی هر داده ای را غیر از داده انتخابی نمایش دهد.
۴/ Advanced Filter / Sort :فيلتر شرطي با ساختار پرس و جو.با مراجعه به فصل پرس و جو ها و مطالعه ان براحتی می توانید با این نوع فیلتر کار کنید.
۵/ For Filter :تنها فيلتري است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي‌كند و مي‌توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فيلتر را انجام داده و داده مورد نظر خود را فیلتر نماید.
نكته :
به طور كلي فيلترها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي‌گردد.
• Apply Filter :براي اجراي فيلتر بكار مي‌رود.
• Remove Filter :از حالت فيلتر به جدول بر‌مي‌گردد.

[Borna66]

ادغام پستی - Mail Merge

ادغام پستی(Mail Merge) بکار بردن فایل Access در برنامه Word
ادغام پستی برنامه Word یکی از بهترین ابزارها میباشد برای ادغام کپی باید یک سند در Word ساخته سپس اجزای مخصوص ادغام رادر آن قرار دهید و آن را باه یک منبع داده تلفیق کنید برنامه ی Word داده ها ی موجود در منبع را با اجزای مخصوص ادغام جایگزین میکند وبه ازای هر یک از رکورد های منبع داده یک سند منتقل ایجاد می کند . مثلا فرض کنید جدولی داریم که مشخصات اساتید ما را در بر دارد حال می خواهیم آنها را به جلسه ی مربیان دعوت کنیم و همه ی آنها یک دعوتنامه مشابه هم داشته باشند . برای این منظور ابتدا باید اطلاعات موردنیاز اساتید را از جدول بانک اطلاعاتیمان استخراج کنیم و سپس با استفاده از پیون link Office گذینه ی Merge It With Microsoft Office Word (ادغام با برنامه Word )این داده ها را با برنامه ی موردنظر ادغام می کنیم .
نكته : این قابلیت (Mail Marge)مخصوص اشیاء جدول و پرس و جو می باشد و شامل فرم و گزارش نمی شود مراحل زیر را دنبال کنید تا یک ادغام پستی انجام شود .
۱- ابتدا جدول مشخصات اساتید را بسازیدکه شامل(نیروهای کد مدرس نام – نام خواندگی- میزان تحصیلات-مدس فعال – تعداد کلاس ها شود)

۲- سپس مطابق شکل برای آن رکورد وارد کنید .

۳- سپس از آن یک Query از طریق Design زیر که دارای شرایط زیر میباشد مطابق شکل

- شرط فیلد Active مدرس فعال را Yes قرار دهید . - شرط فیلد Quantity Class (تعداد کلاس ) را بزرگتراز صفر قرار دهید . نتیجه ی اجرای پرس و جو در شکل قابل مشاهده است .

۴- سپس نام پرس وجویی راکه ساخته اید انتخاب سپس مسیر زیر را انتخاب کنید
Tools\Office link\ Merge It With Microsoft Office Word منوی
۵- از پنجره ی ویزارد ادغام پستی (Microsoft Word Mahl Marge Wizard) گزینه ی Creat a New را فعال نموده وسپس Ok را انتخاب کنید .
۶- برنامه ی Wordاجرا میگردد و بقیه ی ابزارهای Mail Marge فعال می گردد .
۷- انتخاب دکمه ی Insert Marge Fild برای تعیین محل نمایش داده ها بر روی مستند استفاده می کنیم .
۸- پنجره ی Insert Marge Fild ظاهر میشود که میتوان فیلد ها رابا دکمه ی Insert به سند اضافه کنید .
۹- حال شما می توانید متن های لازم را اضافه کنید به طور مثال برچسب برای نام فیلد قرار دهید و متن دعوت نامه را اضافه کنید .
۱۰- سپس گزینه ی Merge Data View را انتخاب کنید .
۱۱- در این مرحله شما می توانید اطلاعات کامل هر فرد را به همراه دعوتنامه ببینید با انتخاب Next Record نام تمام مخاطبین مختلف را مشاهده کنید.
سپس میتوانید با توجه به قابلیتهای Wordبه هر فردی اطلاعات

[Borna66]

جداول Tmporaing شناسایی اصول

برای داخل سازی جداول باید موارد زیر را دنبال کنید.
جداول خارجی
راه های مختلفی برای وارد کردن جدول از محیط های خارج از بانک اطلاعاتی Access می باشد مثل Import ،Link ،OLE Object .
ارتباط با فایلهای صفحه گسترده
يكي از قابليت هاي خوب برنامه Access سازگاري با ساير برنامه هاي Office بلخصوص با برنامه صفحه گسترده( برنامه Ms Excel) مي باشد.در برنامه Access ميتوان كل يك فايل Excel يا بخشي از آن را فراخواني نمود.
شما ميتوانيد كليه عمليات هاي محاسباتي قابل انجام با برنامه Excel ابتدا در آن محيط ايجاد كنيد. و سپس آن را در محيط برنامه Access به عنوان جدول وارد نماييد. شما قادريد تمام فيلد ها يا بخشي از فيلد هاي موجود در برنامه Excel را به جدول يا جداولي از برنامه Access اضافه كنيد. در زير مثالي نحوه بكار گيري برنامه Excel در برنامه Access را بررسي ميكنيم.
ابتدا در برنامه Excel داده هايي با عناوين و مقادير زير ايجاد كنيد.
كد رشته(Customer ID) – نام شركت(Company name) – عنوان تماس(Contact title) – نام تماس (Contact name – آدرس(Address) – شهر (City )– ايالت(Region) – كد پستي (Postal code) – كشور (Country) – تلفن (Phone) – Fax سپس ۳ ركورد داده مطابق جدول داده شده براي آن وارد كنيد و آن فايل را تحت نام Customer ذخيره كنيد. سپس مراحل زير را به ترتيب انجام دهيد.
در منوي File گزينه Get external data را انتخاب سپس زير گزينه آن Import را انتخاب كنيد.
در ليست File of type گزينه Microsoft excel را انتخاب كنيد تا نام فايلي كه در Excel ساخته بوديد ظاهر شود.
فايل را انتخاب كرده گزينه Import را انتخاب كنيد. پنجره Import spread sheet wizard ظاهر ميگردد.

در اين پنجره محتويات فايل شما قابل مشاهده ميباشد كه با حركت نوار هاي لغزان ميتوانيد محتويات آن را بررسي كنيد. شما قادريد هر محتوياتي از سه، Sheet موجود كه داراي مقادير مورد نياز شما هست را انتخاب كنيد.

Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
گزينه First Row contains column heading را انتخاب كنيد تا سطر اول اطلاعات به عنوان فيلد برگزيده شوند. با توجه به اين كار يك كادر خاكستري از سطر اول ايجاد ميشود. و با سرور داده ها اين سطر ثابت باقي ميماند.

سؤال: چرا سطر اول ثابت باقي ميماند؟
جواب: به دليل اينكه فيلدها مقادير تشكيل دهنده جدول هستند و از خواص فيلدها ثابت بودن نشان در جدول ميباشد.
تذكر: به هنگام وارد كردن فايل Excel به يكي از جداول موجود، تمامي اسمي فيلد ها و انواع داده ها بايد با هم مطابقت داشته باشند. چون در صورت عدم مطابقت پيغام خطا توسط برنامه ظاهر مي گردد و ممكن است به جاي اضافه كردن به جدول مورد نظر يك جدول با نام Import error table ميسازد و تا زماني كه اشكال را برطرف نكنيد نمي توانيد آن را به جدول مورد نظرتان انتقال دهيد.Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
در اين مرحله از شما ميپرسد كجا مي خواهيد داده هايتان را ذخيره كنيد؟ دو راه وجود دارد:
در يك جدول جديد In a new table.يك جدول كه از قبل موجود بوده و اكنون در Database جاري موجود است.( In an existing table )گزينه دوم را انتخاب كرده، از ليست آن Custom را برگزينيد.
Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
در اين مرحله نشان مي دهد كه اطلاعات شما به جدول Custom، Import شده است Finish را انتخاب نماييد پيغام مبني بر تاييد اطلاعات داده مي شود Ok نموده و سپس جدول Custom خود را باز نماييد تا مطمئن شويد كه به ليست جدول شما اطلاعات اضافه شده است.

[Borna66]

فايلهاي متني

فايل متني قابليت كه داراي محتويات متني و ارقامي باشد اگر داده هاي فايل متني داراي قالب و فرمتي باشد كه قابل شناسايي در برنامه Access به عنوان جدول باشد قابل استفاده است.
ابتدا اطلاعات را در برنامه Text Document وارد كنيد.
سپس مراحل زير را دنبال كنيد:
در منوي فايل گزينه Get External Data را انتخاب سپس زير گزينه آن Import را انتخاب كنيد.
در ليست File Of Type گزينه Text Files را انتخاب كنيد تا نام فايلي كه در محيط متني ساخته ايد ظاهر شود.

فايل را انتخاب كرده گزينه Import را انتخاب كنيد. در اين مرحله اطلاعات فايل متني شما نمايش مي يابد در فايل متني هر ركورد و حاصل Enter در برنامه متني مي باشد و هر فيلد از فيلد بعدي با يك كاما يا كاراكتر خاص ديگر به نام Delimiter جدا مي شود در اين پنجره با انتخاب گزينه Delimiter اجازه مي دهد تا شما در مرحله بعد نحوه جدا شدن فيلدها را انتخاب كنيد.

Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
در اين مرحله بايد نحوه جدا شدن فيلدها را مشخص كنيد پيش فرض آن جدا كننده Tab مي باشد.
كادرField Names First Row Contains را براي تعيين فيلدها انتخاب كنيد و گزينه text QuailFier را روي دابل كوتيشن قرار دهيد .
Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
روي In an Existing Table كليك كنيد و گزينه Customer را از ليست آن انتخاب كنيد.
سپس Next را انتخاب تا به مرحله بعد برويد.

سپس در اين مرحله تاييد اطلاعات وارد شده، انتخاب finish، انتخاب Ok و بررسي اطلاعات اضافه شده به جدول Customer.

جهت داخل سازي جداول Clip Board استفاده از ا

در اين روش از Clip Board براي داخل سازي داده ها استفاده مي نماييم كه براي اجراي آن از فرمان Copy و سپس Past استفاده مي نماييم. مراحل زير را دنبال تا با نحوه اجراي داخل سازي داده ها آشنا شويد.
۱-ابتدا جدول مورد نظر را در نماي طراحي Design View اجرا كرده.
۲-سپس تمام فيلدها را انتخاب كرده.
۳-از منوي Edit و يا ابزار Copy روي نوار ابزار و يا راست كليك روي محتوي گزينه Copy را انتخاب كنيد.
۴-جدول را بسته سپس يك فايل جديد باز كنيد.(مثلا فایل db2 )
5-از روش Design View در اين فايل جديد يك جدول بسازيد سپس به تعداد خانه هاي كپي گرفته در اين جدول جديد انتخاب كنيد.
۶-در اين مرحله از گزينه Past براي درج كردن استفاده نماييد ( روشهاي مختلف Past شامل منوي Edit انتخاب Past – ابزار Past از نوار ابزار و يا راست كليك انتخاب Past بدين روش داخل سازي داده ها صورت مي پذيرد).
نكته : براي وارد كردن ركوردها از يك جدول به جدول ديگر در همان فايل يا در فايل جديد نيز به روش وارد كردن فيلد از يك فايل به يك فايل ديگر مراحل اجرا مي شود فقط موارد زير را مد نظر داشته باشيد.
*-جدول را در نماي ورود داده Data Sheet باز كرده سپس يك يا چند ركورد مدنظر را انتخاب كنيد و سپس انتخاب گزينه Copy
*-انتخاب جدول در فايل جاري و يا انتخاب جدول در فايل جديد ديگر سپس باز كردن جدول مورد نظر انتخاب ركورد خالي سپس Past كردن داده ها.
نكته۱ : در صورتي كه چند ركورد را انتخاب كنيد Access پيغام مي دهد آيا مي خواهيد اطلاعات در Clip Board ذخيره شود؟ شما گزينه Yes را انتخاب كنيد.
نكته۲ : بعد از Past كردن از شما مي پرسد آيا مي خواهيد ركوردها ذخيره و نگهداري شوند؟ شما تاييد كنيد تا داده ها به جدولتان اضافه شود.

[Borna66]

از جدولExporting ا شناسايي اصول

خروج اطلاعات به ديگر برنامه هاي كاربردي براي خارج كردن جدول از برنامه Access به ساير برنامه هاي تحت Office مثل Word، و Excel از روش Export كردن جداول استفاده مي كنيم نكته قابل توجه اين است كه شي هاي Access - Table, Query,… قابليت ارسال شما به تمام برنامه ها را ندارند كه طي جدولي مشخص مي كنيم شي Table امكان ارسال به چه محيط ها و Query به چه محيط هاي ديگر و ... را دارند. طي مراحل زير يك نمونه از ارسال جدول به برنامه Excel شرح داده شده است.
۱-ابتدا جدول مورد نظر را انتخاب كرده از منوي File گزينه Export را انتخاب كنيد.
سپس از پنجره To… "نام جدول" Export Table در قسمت Save as Type آن Microsoft Excel 97-2005 را انتخاب كنيد ( اگر از ورژن پايين تر Excel استفاده مي كنيد گزينه Microsoft Excel 97-2002 را مشاهده مي كنيد كه مي توانيد آنرا انتخاب كنيد ) و سپس نام فايل Excel مدنظرتان را برگزينيد ( مثل Book1 ) سپس گزينه Save Formatted را براي حفظ فرمت برنامه و سپس گزينه Auto Start را براي فعال شدن شروع انتخاب كنيد و در نهايت دكمه Export را فعال كنيد.
سپس فايل Excel مورد نظر را باز كرده و نتيجه را مشاهده كنيد.
خروج اطلاعات از طريق clip Board
در قسمت وارد كردن جدول و اطلاعات از طريق Clip Board، خروج اطلاعات به جداول ديگر از فايلهاي ديگر Data Base از طريق Clip Board و خاصيت Past توضيح داده شد.

خروج اطلاعات به فايلهاي متني

در اين مرحله قصد داريم خروج جدول از برنامه Access را به يك فايل متني بررسي كنيم بنابراين مراحل زير را دنبال كنيد.
۱-ابتدا جدول مورد نظر را از فايل برنامه تان انتخاب از منوي File گزينه Export را انتخاب كنيد. ۲-پنجره Export Table … ظاهر مي شود در قسمت Text File, Save as Type را انتخاب سپس نام فايل متني مورد نظرتان را برگزينيد گزينه هاي Auto Start, Save Formatted را فعال روي دكمه Export كليك كنيد.

سپس پنجره as "نام جدول" Encode ظاهر مي شود كه براي ارسال فايل متني نوع كدينگ فايل را از شما مي خواهد كه به فايل متني در محيط Windows مي باشد يا Ms- Dos و يا Unicode و يا Unicode - utf- 8 شما انتخاب پيش فرض را برگزيده دكمه Ok را فشار دهيد.

سپس فايل متني مورد نظر را باز كرده و نتيجه را مشاهده نماييد.

[Borna66]

وارد كردن اطلاعات از ديگر فايلهاي مختلف

وارد كردن اطلاعات از يك فايل HTML
HTML يك زبان برنامه نويسي Web است HTML مخفف كلمه Hyper Text Markup Language است. HTML از تك هايي براي نمايش يك جدول روي يك صفحه وب اجزاي جدول كه همان سطر و ستون و خانه هاي آن است و ترازبندي متن و غيره استفاده مي كند كه تك هاي آنها را در ميان تك هاي HTML مناسب قرار مي دهند.
وارد كردن اطلاعات از يك فايل HTML به برنامه Access
ابتدا از منوي File گزينه Get External Data را انتخاب و زير گزينه Import را برگزينيد.
۲-سپس از پنجره Import از Files Of Type گزينه HTML Document را انتخاب كنيد سپس نام فايل HTML شما ظاهر مي شود آنرا انتخاب كنيد.

نكته : در صورتي شما مي توانيد يك فايل HTML را به برنامه Access وارد كنيد كه با برنامه نويسي HTML آشناي داشته باشيد و يك صفحه با استفاده از اين صفحه بسازيد لازم به ذكر است كه فايل HTML به شكل يك صفحه ذخيره شده از اينترنت مي باشد كه در شکل h1 فايل HTML انتخابي ما نمونه اي از آن مي باشد.
۳-در اين مرحله اطلاعات نمايش مي يابد كه با انتخاب گزينه First Row Contains column Headings سطر اول اطلاعات به عنوان فيلد انتخاب و به رنگ خاكستري نمايش مي يابد.
۴-در مرحله بعد اسم جدولي كه مي خواهيد اطلاعات HTML به عنوان جدول در آن ذخيره شود را انتخاب كنيد.
۵-در مرحله بعد تاييد شما درباره نام جدولي انتخاب براي Import شدن را مي خواهد Finish را انتخاب كنيد.

سپس جدول ( در اينجا جدول مشخصات مي باشد ) كه اطلاعات به آن اضافه شده را باز و نتيجه را مشاهده كنيد .
تذكر مهم : تمامي روشهاي ورود و خروج داده ها به خوبي كار مي كنند اما سريعترين و بهترين روش به اشتراك گذاشتن داده ها با برنامه هاي ديگر استفاده از Past, Copy مي باشد (به عبارتي استفاده از Clip Board )

[Borna66]

توانایی طراحی سوال

در این فصل با انواع طراحی پرس و جو آشنا شده و کاربرد توابع در پرس و جوها را می آموزیم.
توانایی طراحی سوالQuery
1. Design View
2. Simple Query Wizard
3. Cross Tab Query Wizard
4. Find Duplicate Query Wizard
5. Find Unmatched Query Wizard

1. ايجاد از طريق طراحي
۲/ ايجاد با ساده‌ترين شكل از ويزارد
۳/ گروهبندي فيلدها به صورت سطري ستوني و استنتاج نتايج از تقاطع داده‌هاي حاصل از سطر و ستون ايجاد شده.
۴/ مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از دو جدول .
۵/ مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از يك جدول .
تعريف Query:
اطلاعات يك يا چند جدول را با شرايط خاص تحت پرس و جو ايجاد مي‌نمايد، و همچنين امكان ساختن فيلدهاي محاسباتي نيز امكان پذير مي‌باشد.
تعريفQueryبه دو بخش تقسيم مي‌گردد:
۱/ Select Query
2. Action Query
ساده‌ترين پرس و جو Select Query مي‌باشد ،يعني پرس و جو بر اساس انتخاب.
Query مي‌تواند يك فيلد را در بر بگيرد.
چون تغييرات روي پرس‌و جو روي جدول متناظرش اعمال مي‌شود بنابراين صفت Dynamic داده اند.
چون پرس‌و جو زير مجموعه يك يا چند جدول يا پرس‌و جو است به آن صفتSubSet داده‌اند.
ايجاد Query از طريق Design View
• با ظاهر شدن پنجره Show Table ميتوان Query را از
۱/ Table
2. Query
3. Both
ايجاد نمود.
به طروق زير مي‌توان فيلدها را از قسمت Field List به گزينه Field در قسمت Design Gerid انتقال داد:
۱/ انتخاب فيلد با عمل Drag Drop
2. انتخاب فيلد و عمل دابل كليك روي فيلد
۳/ انتخاب گزينهField و زدن حرف اول
۴/ توسط *ميتوان همه فيلدها به پايين منتقل كرد كه نتيجه آن در زمان اجرا مشخص مي‌شود.
۵/ انتخاب عنوان جدول و استفاده از Drag Drop
• ‏Table : مشخص كننده نام جدول
• Sort : مرتب كردن به صورت صعودي و يا نزولي
• Show :امكان فعال يا عدم فعال بودن فيلد
• Criteria :امكان شرط گذاري توسط اين قسمت فراهم مي‌شود.از عملگرها و شروط ذكر شده در Validation Rule براي اين قسمت مي‌توان استفاده نمود.
• Or :شرط يا

[Borna66]

شناسایی اصول انجام عملیات محاسباتی در سوال

كاربرد Total در Select Query
از منوView اين گزينه را انتخاب مي‌نماييم.يا از ابزار آن
اين گزينه شامل موارد زير مي‌باشد:
۱/ Sum محاسبه جمع مقادير
۲/ Avg محاسبه ميانگين مقادير
۳/ Min تعيين كمترين مقدار
۴/ Max تعيين بيشترين مقدار
۵/ Count محاسبه تعداد مقادير
۶/ StDev محاسبه انحراف معيار
۷/ Var محاسبه واريانس
۸/ First تعيين اولين مقدار
۹/ Last تعيين آخرين مقدار
۱۰/ Expression امكان استفاده از عبارت ساز براي ساختن فيلد محاسباتي
آشنایی با کاربرد فیلدها و شرایط در طراحی
نحوه شرط گذاري بر اساس نوع داده‌ها:
• Text :مقدار متني را وارد مي‌نماييم.امكان استفاده از دو كاركتر عام *,? امكان پذير مي‌باشد.
• Number,Currency :مقدار عددي را وارد مي‌نماييم.
• Date/Time :مقدار تاريخ/ زمان را وارد مي‌نماييم.
مثال:۱۱/۲/۲۰۰۲ عكس‌العمل برنامه#۱۱/۲/۲۰۰۲#
• اگر در قسمت Criteria بنويسيم Null برنامه Is”Nall” را مي‌نويسد
شناسایی اصول انجام عملیات محاسباتی در سوال
مثال:
محاسبه نمره نهايي
در گزينه ،(Field total:(nomreh) *(zarib nomreh فعال بودن فيلدهاي شركت كرده در اين فيلد محاسباتي همچنين فعال بودن Expression از Totals .
از علائم رياضي و همچنين از + ،(الصاق)در عبارت سازي مي‌توان استفاده نمود.
CCUR( ) تابعي است كه مقدار عددي را با واحد پول نمايش مي‌دهد.
شناسایی اصول ایجاد سوال با استفاده از چند جدول
شما می توانید پرس و جویی ایجاد نمایید که شامل چند جدول باشد.

شناسایی اصول طراحی سوال با شرایط دارای پارامتر
تا كنون پرس و جوها بر اساس تعيين شرط در زمان طراحي بررسي شد و اكنون مي خواهيم امكان جا گذاري را براي كاربر و در زمان اجرا فراهم آوريم و همچنين بدين روش امنيت اطلاعاتي را بالاتر بريم تا كاربر در زمان اجرا نياز به استفاده از نماي طراحي را نداشته باشد.
بنابراين اگر معيار يك پرسش به جاي آنكه طراحي مشخص شود و در زمان اجرا تعيين شود به آن پرسش پارامتري گفته خواهد شد.
مرحله ۱ (پرسش پارامتري)
روش كار:
ابتدا گزينه new و سپس انتخاب فيلدهاي مورد نظر و انتقال به قسمت شبكه طراحي در قسمت criteria از دو پارامتر كروشه به اين منظور اشتفاده مي نمائيم.
سپس run، پنجره ايي ظاهر مي شود كه نام محصول را مي خواهد و كاربر مي تواند نام مورد نظر خود را وارد كند و نتيجه را مشاهده نمايد.
مرحله ۲ (استفاده از علائم عمومي)
حال مي خواهيم يك پرس و جو پارامتري ايجاد نمائيم كه براساس پارامترهاي شرطي عام اجرا گردد و به عبارتي ديگر در هنگام سئوال مقدار كاربر بتوان مقداري با استفاده از كاركترهاي عام مثل ؟ بكار برود.
روش كار
مثل روش قبل پرس و جو را ايجاد مي نمائيم و اما اينبار از گزينه like قبل از پارامتر كروشه استفاده مي نمائيم و بدين صورت Critried:Like [Enter product Name]
مرحله ۳ (پرسشهاي پارامتري محدوده اي)
حال مي خواهيم پرس و جويي ايجاد نمائيم كه يك محدوده معيني را از اطلاعات را نمايش دهد و مثلا تاريخ هاي سفارش بين ۱/۹/۸۳ تا ۲۰/۱۲/۸۳ را نمايش دهد.شکل ۳۲
روش كار
مانند روشهاي قبل ابتدا پرس و جو را ايجاد نموده و سپس در critriea مي نويسيم.
Criteria:Between [Enter start order dare:] AND [Enter End order date:]

شناسایی اصول طراحی سوال ، سطری –ستونی

پرسش ضربدري Crosstab Query
اين پرسش و جو داراي اهميت فراواني است و اين نوع خاص مي باشد و اين پرس و جو به صورت يك ماتريس دوبعدي مي باشد كه روي هر خانه آن عملياتي رياضياتي انجام مي شود و به طور مثال با ايجاد چنين پرس و جويي مي توان معدل هر دانش آْموز را محاسبه كرد.
نكته: براي ايجاد چنين پرس و جويي مي توان از دو يا چند جدول پرس و جوي ساده استفاده نمودسپس از نتيجه حاصله يك Crosstab Query ايجاد نمود.مراحل زیر را دنبال کنید تا با نحوه ایجاد این نوع پرس و جو اشنا شوید.
ابتدا از كوئري مورد نظر يك crasstab ساخته در مرحله اول ابتدا كه دانش آموز و نام خانوادگي آن را انتخاب مي كنيم.
در مرحله دوم نام فيلد درس را انتخاب مي كنيم.
در مرحله سوم نمره درس را انتخاب مي كنيم.
و سپس تابع Avg را انتخاب مي كنيم و سپس next غير فعال میشود یک نام برای این پرس و جو انتخاب کرده finish رامي زنيم.
نتیجه را مشاهده نمایید.

[Borna66]

شناسایی اصول طراحی از نوع قابل اجرا

آشنايي با Action Query

شامل:

شناسایی اصول طراحی سوال جهت تغییر داده ها
Query Update: این پرس و جو از نوع Action ها میباشد و با انتخاب ان میتوانید داده های پرس و جو خود را بروز رسانی کنید.
برای ساخت این پرس و جو ابتدا فیلدی که می خواهید داده های ان را بروز رسانی کنید را به شبکه طراحی اضافه کرده سپس این Action را فعال کرده و در قسمت Criteria دادهای که می خواهید تغییر کند را وارد کنید و در قسمت Update to مقداری که می خواهید جایگزین شود را وارد کنید.
Update to (گزينه جايگزيني)
Criteria(گزينه اي كه بايد تغيير كندو به روز شود)
برای مشاهده نتیجه ابتدا گزینه Run را از منو Query انتخاب کرده و پرسو جویتان را ذخیره کنید سپس جدولی که از ان این پرس و چو را ساخته بودید باز کنید و نتیجه را مشاهده نمایید.
شناسایی اصول طراحی سوال جهت حذف داده ها
Delete Query :
Delete: Where
Criteria: 1 (همه يكهاي موجود در جدول انتخابي را حذف مي‌نماييد)
تذكر: تمام action ها بايد بعد از ايجاد ابتدا Run شود و ذخيره سپس نتيجه آن را روي جدول متناظر مشاهده نمود
Run از منو Query يا از ابزار آن !
شناسایی اصول طراحی سوال جهت ایجاد جدول
Make-Table Query :این پرس و جو از نوع Action ها میباشد و با انتخاب ان میتوانید پرس و جو خود را به یک جدول تبدیل کنید.
مراحل زیر را دنبال کنید تا با ساخت این پرس و جو اشنا شوید:
در این پرس و جو ابتدا جدول یا پرس و جو ی مورد نظر را از طریق Design انتخاب کرده سپس Make-Table Query را انتخاب کرده در قسمت Table Name نام جدول را وارد کنید و سپس مشخص می کنیم در کدام Data Base ایجاد شود که یا در همین فایل ایجاد شود با انتخاب گزینه Current Data Base این پرس و جو بعنوان جدول ایجاد میشود و یا با انتخاب گزینه Another Database در فایل دیگر ایجاد می گردد.
برای مشاهده نتیجه ابتدا گزینه Run را از منو Query انتخاب کرده و پرسو جویتان را ذخیره کنید سپس جدولی که از ان این پرس و چو را ساخته بودید باز کنید و نتیجه را مشاهده نمایید.

شناسایی اصول طراحی سوال

شناسایی اصول طراحی سوال جهت اضافه نمودن رکورد به جدول
Append Query :
همانند make- Table Query مي‌باشد با اين تفاوت كه نام جدولي كه مي‌خواهيم داده‌ها به ان الصاق شود را از ليست انتخاب مي‌كنيم.
شناسایی اصول طراحی سوال Query
ساده ترين روش ساخت پرس و جو استفاده از روش Simple Qurey مي باشد.
روش كار
ابتدا از new شي query و پنجره باز شده Simple Qurey را انتخاب مي كنيم و سپس در قسمت Available fields نام فيلدهاي حاصل از انتخاب ظاهر مي گردد. با دكمه next مرحله بعدي فعال مي گردد و در اين مرحله پيغامي مبني بر اينكه would you like a detail or summary query? شما تمايل داريد جزئيات نمايش يابد يا خلاصه پرس و جوها Detail (shoes every field of every record) جزئيات (اين روش همه فيلدها و همه ركوردها را نمايش مي دهد)
خلاصه كردن
در صورت اين انتخاب گزينه Summery option
تنظيمات summery
در اين پنجره داريم
What summery values would you like calculated?
در اين قسمت محاسبه ايي كه مي خواهيد روي مقادير صورت پذيرد را انتخاب كنيد
Nextدر اين مرحله داريم
What title do ypu want for your qunery كه يك نام براي اين پرس و جو انتخاب بايد كرد. در اين مرحله پرسيده مي شود كه اجراي پرس و جوي ايجاد شده در نماي نمايش اطلاعات باشد.
Open the quenery to view information
پيش فرض برنامه اين گزينه است.
يا modify the quenry design يا در نماي طراحي quenry فعال شود. در اين مرحله next غير فعال بوده و با انتخاب گزينه finish پرس و جو مطابق ميل شما ساخته مي

[Borna66]

Query استفاده از توابع در

Formatاين تابع به ما كمك مي كند كه تاريخ مورد نظر خود را با فرمت خاص نمايش دهيم و پاامترهاي آن بصورت زير مي باشد:
(Format [orderdate] , “yyyy-mm-dd”)
روش كار
ابتدا يك query از نوع Select queryايجاد كرده و سپس شرايط ايجاد فيلد محاسباتي را در اين query ايجاد نموده و در قسمت field از اين تابع استفاده مي كنيم و هدفمان اين است كه پرس و جويي ايجاد نمائيم كه تاريخ سفارش را به فرمت روز و ماه و سال نمايش دهد و بنابراين داريم :

از اين تابع براي ايجاد پرسو جوي پارامتري مي خواهيم استفاده نمائيم. روش كار ابتدا فيلد محاسباتي ساخته شده را فعال نموده و در قسمت criteria از پرامترهاي كروشه براي دريافت اطلاعات به صورت پارامتر از كاربر مي نويسيم

DateDiff()تابع

اين تابع تفاضل دو تاريخ را محاسبه و نتيجه را نمايش مي دهد و پارامترهاي آن بصورت زير مي باشد
[()Age: DateDff(yyyy,[fild],Date] اين تابع مانند تابع Format چه در پرس و جوي ساده چه به صورت پارامتر قابل استفاده است
مثال:
()Age: DateDff(yyyy,[orderdate],Date
تابع Date part() اين تابع يكي از بخشهاي تاريخ را بر مي گردانند مثلا ماه آن را بر مي گردانند تابعweek day() روز هفته يك تاريخ را تعيين مي كند تابع year() سال يك تاريخ را تعيين مي كند. تابع month() ماه يك تاريخ را تعيين مي كند.تابعday() روز يك تاريخ را تعيين مي كند.همچنين نحوه ي بكار بردن اين توابع مانند دو تابع توضيح داده شده و در روشهاي قبل مي باشد.

Access توانایی کار با فرمها در

در این فصل با تعریف فرم اشنا و روشهای مختلف ساخت فرم را می اموزید و با ابزارهای کاربردی در محیط طراحی فرم اشنا میشوید ، همچنین با تصحیح و تغییر اجزاء فرم و کنترلها ،header ،footer اشنا میشوید.
فرم چيست؟:
هدف مهم از ايجاد فرم ها عبارتست از نمايش و ويرايش اطلاعات به عبارتي ديگر رابط بين كاربر و برنامه بانك اطلاعتي شما مي باشد.
فرم ها چگونگي نمايش و چيدمان
۱- اطلاعات را براي ما فراهم مي آورند و در فرم ها مي توان از ماكروها استفاده نمود و دسترس كاربر را به قسمتهاي مختلف بانك اطلاعاتي امكان پذير ساخت و بطوري كه لازم نباشد به پس زمينه طراحي برنامه دسترسي داشته باشد. فرم مي تواند حاوي اطلاعات به عنوان پيام رساني باشند و غيرقابل تغيير يعني فقط خواندني باشند. منبع ايجاد فرم مي تواند جداول مختلف پرس و جو ها باشند.
كاربرد مهم ديگر فرم ها نمايش- ورود- تغيير اطلاعات است و هر چند مي شود از فرم ها چاپ نمود، ولي فرم ها جنبه نمايشي دارند.

روشهاي مختلف ايجاد فرم
آشنايي باطراحي فرم
Form ------> New:
1. Design View
2. Form Wizard
3. AutoForm:Columner
4. AutoForm:Tabuler
5. AutoForm :Datasheet
6. Chart Wizard
7. Pivot Tabale Wizard
1. ايجاد فرم از طريق طراحي
۲/ ايجاد فرم از گزينه‌هاي از پيش تعريف شده
۳/ ايجاد سريع فرم با قرار گيري فيلدها ستوني زير هم
۴/ ايجاد سريع فرم با قرار گيري فيلدها ستوني در مجاورت هم
۵/ ايجاد سريع فرم با نماي صفحه داده
۶/ ايجاد چارت از ويزارد
۷/ ايجاد نمودار از جدول به طريق ويزارد
تذكر:
-ايجاد فرم از شماره ۲ تا ۷ با انتخاب، نام جدول يا پرس و جو مورد نظر حاصل مي‌شود.
-فرم، كار جمع آوري اطلاعات را آسان مي‌كند.
-فرم را مي‌توان طوري طراحي كرد كه هنگام ورود
اطلاعات، هر بخش از فرم در جدول خاصي قرار داده شود.يعني يك فرم مي‌تواند براي چند جدول اطلاعات فراهم كند بدون آن كه پر كننده فرم لازم باشد اين نكته را بدا

[Borna66]

Form Wizard طرز كار

نام جدول يا پرس و جوي مورد نظر را انتخاب كنيد.

انتخاب نام فيلدهاي مورد نظر از Available Field و اضافه كردن آنها با استفاده از دكمه ‌هاي راهنما به قسمت Selected Field .
Next
نحوه قرار گيري فيلدها را تعيين مي‌كنيم.
۱/ Columner
2. Tabuler
3. Datasheet
4. Justified
-Next
- تعيين پس زمينه براي فرم .
-Next
- نحوه اجرا فرم وانتخاب نام برای فرم سپس Finish . نتیجه کار را مشاهده کنید.

AutoForm طرز كار

AutoForm ها قابليت ايجاد فرم از جدول و پرس‌و جو را به طور خودكار و سريع امكان پذير مي‌سازد ،كافيست از قسمت New گزينه فرم يكي از AutoForm ها را انتخاب كرده و سپس در قسمت تعيين نام جدول يا پرس‌و جو گزينه مورد نظر را انتخاب كنيم سپس با Ok كردن فرم ايجاد مي‌گردد.

نحوه ايجاد فرم از طريق Design view
در اينجا لازم است تفاوت ايجاد فرم از طريق نماي طراحي را با ساير روشها گفته شده ذكر نمود و روشهاي Auto form و wizard، چيدمان و ايجاد پس زمينه، فرمتها از قبل تنظيم شده و فقط قابل انتخاب بود و در صورتي كه در نماي طراحي مي توان خود پرامترهاي ذكر شده را تعيين و تنظيم نمود و بنابراين لازم است با محيط و ابزارهاي اين قسمت آشنا شويد:
روش كار
۱-new design wiew
2:انتخاب جدول يا پرس و جوي مدنظر محيط طراحي از سه قسمت عمده تشكيل شده است.
Header
Detail
Footer
مهمترين بخش طراحي فرم Detail می باشد.
Header و Footer براي نمايش دادن اطلاعات ثابت فرم مي باشد و بطور مثال عنواني براي معرفي اطلاعات فرم و يا نماي تاريخ و زمان و ....
Details مهمترين و بخش اصلي طراحي فرم مي باشد بنابراين بايد فيلدها را به قسمت طراحي اضافه نمود و لذا ابتدا مي توان نوار عنوان fieldlist جدول انتخاب شده را كليك تا فيلدها انتخاب شدند و سپس Drag Drop آنها را به قسمت طراحي هدايت كرد و يا اينكه تك تك فيلدها را به قسمت طراحي انتقال داد و در نهايت الكورها دستگيره هايي مستطيل شكل دور اين ابزرا ها حاصل مي شود كه امكان تغيير مكان و تغيير اندازه اين ابزارها كه ما را به اسم فيلد مي شناسيم را فراهم مي آورد. همچنين ذكر اين نكته لازم است كه تازماني كه اين فيلدها انتخاب هستند مي توان فرمت و قالب اين فيلدها را از لحاظ نوع-سايز-جلوه و رنگ تغيير داد و انچه مي توان تغيير داد در شكل زير روي ميله Formatting مي توانيد مشاهده نمائيد.
نكته ۱:
براي فعال كردن ميله ابزار Formatting مي توانيد از اين مسير آن را فعال نمائيد.
View
toolbar
formatting
نكته ۲:
هر ميله ابزار ديگري را نيز مي توانيد از اين روش فعال نمائيد.
نكته ۳:
براي فعال نمودن Header/Footer نيز بدين روش عمل مي كنيم.
بررسي اين نكته حائز اهميت مي باشد كه هنگامي كه شما فيلدها را به قسمت طراحي هدايت مي كنيد و برنامه خودش نوع ابزارهايي كه براي طراحي لازم است را شناسايي كرده و متناسب با آن اطلاعات نمايش مي دهد مثلا فيلد كه مشتري customer ID از دو ابزرا روي فرم تشكيل شده يك قسمت ثابت كه نام فيلد customer ID را نشان مي دهد و ۲ قسمتي كه اطلاعات را نمايش – ويرايش و ورود داده ها را به عهده دارد، ابزار دومي كه قسمت ثابت را نشان مي دهد را ابزار LABLE گفته و قسمت دوم را ابزار TEXT BOX و بنابراين اهميت شناسايي اين ابزارها و ساير ابزار ها مشخص مي شود و لذا در زير به تعريف و معرفي ابزارها مي پردازيم و در نهايت تشريح و مثالهايي كاربرد آنها را معرفي مي نمائيم.

[Borna66]

شناسایی اصول کار با جعبه ابزار

معرفي TOOLBOX
اين ميله ابزار شامل ابزارهايي است براي طراحي فرم براي شناسايي نام هر ابزار مي توانيد نشانگر موس را روي هر ابزار برده تا نام آن را نشان دهد و براي انتخاب اين ابزارها روي آنها كليك كرده و سپس روي قسمت طراحي فرم (Detailes) آن را Dray drop كنيد به طور كلي به اين ابزارها ابزار كنترل نيز گفته مي شود.
معرفي و شناسايي ابزارهاي Toolbox
Select object tool
اين ابزار انتخاب مي باشد و بطور پيش فرض فعال مي باشد و امكان جا به جايي و تغيير اندازه و كنترل ها را فراهم مي آورد
Control wizard button
از قابليت هاي ويژه فرم ها اين است كه مانند ساير objectهاي برنامه Access اين قسمت نيز هم امكان استفاده از ويزارد را دارد و هم امكان طراحي توسط طراح بانك اطلاعاتي و در صورتي كه بخواهيد از قابليت ويزارد اين ابزارها استفاده كنيد اين گزينه بايد انتخاب باشد. نكته : تمام كنترل قابليت wizard را ندارند و ابزارهايي كه قابليت wizard دارند در كنار ابزار آنها ذكر خواهد شد.

Label tool
امكان برچسب گذاري و نمايش متنهاي ثابت را بر روي فرم امكانپذير مي سازد
Text box tool
نمايش فيلدها، ورود اطلاعات، دريافت اطلاعات را فراهم مي آورد.
Option group tool
از اين ابزار براي ايجاد يك گروه از ابزارها مانند toggle button، option button، check box استفاده مي شود.
از قابليت هاي اين ابزارها در آنست كه هر لحظه از زمان فقط يكي از كنترل هاي حاضر در گروه مي تواند فعال باشد.
Toggle button tool
اين كنترل مي تواند مقادير yes/no ، true/false را نمايش دهد و وقتي اين ابزار فعال باشد مقدار آن ۱- و هنگامي كه غيرفعال باشد مقدار برگشتي آن صفر مي باشد.
Option button tool
اين ابزار مشابه ابزار toggle مي باشد
Check box tool
اين ابزار نيز مشابه ۲ ابزار قبلي مي باشد.
Combo Box Tool
اين ابزار از تركيب دو ابزار text box و ليست box مي باشد و هم قابليت دريافت مقدار دارد و هم مي توان ليستي از مقادير را براي آن در نظر گرفت. نحوه ايجاد اين ابزار مانند ساختن lookup wizard مي باشد.