مژگان
07-12-2010, 12:09 PM
مقدمه پارادايم مديريت با طي كردن چندين مرحله مشخص تكامل يافته است. محور اصلي در اين تكامل، تغيير در ساختار سازماني بوده است. ساختار سازماني يكي از عوامل اصلي پيش برنده تغيير است زيرا ساختار، كالبد همه فرايندهــــا و تصميم هاي سازماني را شكل مي دهد. مطالعات گذشته درمورد ساختار سازماني به شكل گيري نوعي چارچوب سه بعدي منجر شده است كه انواع مختلف ساختار را توصيف مي كنند. براي مثال، شاين (1988) ساختار را در قالب بعد سلسله مراتبي (HIERARCHY) ، بعد كارويژه اي (FUNCTIONAL) ، بعد شموليت (INCLUSION) (دربرداري) و مركزيت (CENTRALITY) تعريف مي كند. درعين حال، چارچوب «شاين» عمدتاً ساختار رسمي در سازمان را تبيين مي كند و نيروي ظريفي كه در عقبه نمودار ســــــازماني جريان دارد را آشكار نمي سازد. «اين نيروي پنهان» عموماً اشاره به «ساختار غيررسمي» يا «رابطه غيررسمي» دارد؛ و چنين نيرويي، نقش برجسته اي در بسياري از شكلهاي جديد سازمانهاي مبتني بر فرايند نظير سازمانهاي شبكه اي يا دانش محور ايفا مي كند. اين مقاله، نخست ساختار غيررسمي را به عنوان بعد چهارم وارد عناصر ساختار سازمان مي كند تا تكامل ساختاري را ترسيم كرده و توسعه ساختاري را در سطحي بالاتر موردتأمل قرار دهد. رابطه مبتني بر اعتماد، رابطه تعاملي برون محور و رابطه جامع عاطفي سه بعد جديد ساختار سازماني هستند كه در اين مقاله مدنظر قرار مي گيرند. اين سطوح بالاتر روابط ساختاري قادرند چالشهاي ساختاري در عصر اقتصاد دانش محور را به صورت روشن ترسيم كنند.
مفهوم سازي ساختار سازمانيساختار سازماني، تجلي تفكر سيستمي است. سازمان مركب از عناصر، روابط بين عناصر و ساختار روابط به عنوان يك كليت است كه يك واحد را تشكيل مي دهد (CHECK LAND, 1999). به گفته بانگ (1979) ساختار، تركيب اعلي از روابط بين عناصر سازماني است كه فلسفــه وجودي فعاليت سازماني را شكل مي دهد.نگاه سيستمـــي سازمان به ساختار نشان مي دهد كه ساختار مركب از عناصر سخت از يك طرف و عناصر نرم از طرف ديگر است. در انتهاي بعد سخت، عناصر ملموسي نظير گروهها و واحدهاي سازماني سلسله مراتبي قرار دارند. روابط بين اين واحدها و گروهها تجلي عنصر نرم در ساختار سازمان است. در انتهاي بعد پيوستار نرم، قضاوت افراد سازماني نسبت به ساختار قرار دارد. (شكل 1)ادبيات موجود از زواياي مختلف به روابط ساختاري نگاه مي كند. مطالعه شــاين(1988،1971) در زمينه شناسايي ابعاد سه گانه: بعد سلسله مراتبي، بعد كارويژه اي و بعد فراگيري و مركزيت نوعي مطالعه استثنايي منحصر به فردي محسوب مي شود. سه بعد مطالعه وي به شرح زير است:
- بعد سلسله مراتبي: رتبه هاي نسبي واحدهاي سازماني را به طريقي مشابه نمودار سازماني نشان مي دهد.- بعد كارويژه اي: انواع مختلف كارهايي را نشان مي دهد كه در سازمان بايد انجام شود.- بعد شموليت و مركزيت: ميزان دوري يا نزديكي هر فردي در سازمان به هسته مركزي سازمان را نشان مي دهد.تركيب صحيح ابعاد پيش گفته، صرفاً ساختار رسمي را نشان مي دهد كه عمدتاً در نمودار سازماني متجلي مي شود. درعين حال، واقعيت آن است كه تعداد متعددي از شكلهاي سازماني وجود دارند كه نمي توان آنها را به سادگي ازطريق نمودار سازماني تشريح كرد. شاهد اين ادعا ظهور شبكه ها (DOWELL, 1990,JARILLO, 1988)، سازمان مبتني بر دانش (PEREZ-BUSTAMANTE,1999)، سازمان مجازي (DAVIDOW AND MALONE 1992) وغيره است. محور اصلي همه اين شكلهاي جديد سازمانها و فعاليتهاي سازماني ظهور «ساختار غيررسمي» است كه اشاره به رابطه غيررسمي دارد كه مبتني بر قضاوت افراد درون سازماني است (VICKERS, 1990). برداشت افراد درون سازماني از نحوه كار ساختار سازماني، نقش مهمي در ساختاردهي سازماني و اثربخشي ساختار ايفا مي كند(HARRINGTON, 1991) . ساختار غيررسمي اشاره به تعامل ميان فردي، ميان وظيفه اي و بين سازماني دارد كه به نحوي مشخص در نمودار سازماني نشان داده نمي شود. بنابراين، ميزان توسعه ساختار غيررسمي نشان دهنده ميزان غني بودن عنصر نرم ساختار سازمان است (شكل 1). روابط غيررسمي جنبه مهمي از ساختاردهي واقعي سازماننــــد و درك عناصر ساختاري را غنا مي بخشند.اين نكته نيز پذيرفته شده است كه روابط غيررسمي ضرورتاً آن روي سكه روابط سازماني رسمي نيست (LINCOLN, 1982, TICKY ET AL. 1979). نفوذي كه ازطريق روابط غيررسمي يا شخصي اعمال مي شود هميشه معادل نفوذ مبتني بر روابط رسمي نيست (STEVENSON AND BARTUNEK, 1996). شناخت واضح تر اين جنبه تكامل ساختاري يعني حركت از حالت ماشيني به ارگانيك، افزودن «روابط غيررسمي» به عنوان بعد چهارم به ابعاد سه گانـــه ساختاري «شاين» را ميسر مي سازد. اين نكته به شرح زير تشريح خواهدشد.
تكامل ساختاريموضوع محوري مطالعات ساختاري آن است كه آيا تبعيت ساختار، از استراتژي به عملكرد بهتر سازماني منجر مي شود يا خير؟ رابطه اقتضايي بين محيطها، كارويژه ها و شكل سازمان، محور توجه مطالعات كلاسيك ساختار - عملكرد بوده است (CHANDLER, 1962). اين مطالعات بر شرايط متغير خارجي و ضرورت شكل دهي شكلهاي ساختاري مناسب به جاي ساختار وظيفه اي سلسله مراتبي كه بازنماي تفكر ساختاري ماشيني است، متمركز بود.ساختارهاي ماشيني براي دستيابي به بالاترين سطح كارايي در محيطهاي ثابت طراحي شدند و بر اين باور استوار بودند كه سازمانها پديده هايي عقلايي اند و طراحي سازمانها نوعي علم بوده و افراد درون سازمان موجوداتي اقتصادي تصور مي شوند (BURNES, 2000). سازمانهاي ماشيني داراي مشخصه هاي زير هستند:- لايه هاي مشخص سلسله مراتب: چشم انداز سازماني، توسط عالي ترين مقام سازمان ابلاغ مي شود (WRIGHT AND MC MAHAN, 1992)؛- كارويژه گرايي: واحدهاي سازماني به نحوي دقيق مشخص وتخصصي گرايي كار رعايت مي شود (AHMED, 1998)؛- كنترل قوي مديريت و تمركز قدرت: حلقه هاي ارتباط عمودي براي هماهنگ كردن فعاليتهاي سازمان بين رأس و قاعده هرم سازماني استفاده مي شود؛- سطح بالايي رسميت: قواعد بوروكراتيك و خشك متعددي وجود دارد و رويه ها حاكمند و آزادي فردي اندكي درعمل وجود دارد (AHMED, 1998).درعين حال، ساختار كارويژه اي سلسله مراتبي، اثرات جانبي ناخواسته اي را درپي دارد؛ بوروكراسي خشك، جريان اطلاعات بين كارويژه هــــا و سلسله مراتب را كند مي سازد، درحالي كه تخصصي كردن افراطي فرايندهاي كاري، يكپارچگي دانش تخصصي و سرعت واكنش نسبت بـــه محيط رقابتي را مخدوش مي سازد (CROSS, 2000). سيرتكاملي ساختار سازمان نشان مي دهد، ساختار سلسله مراتبي به نفع ساختارهاي مسطح تر و منعطف تر درجهان پست مدرن كسب و كار كنار رفته و نوعي ساختار ارگانيك جايگزين آن مي شود (PIERCY AND CRAVENS, 1994).
تكامل ارگانيكســاختار ارگانيك، استعاره اي را ايجاد مي كند كه در آن سازمانها پديده هاي پيچيده و اجتماعي تصور مي شوند كه مجموعه اي از نيروهاي رقيب و متعامل بين افراد و نيروهاي اجتماعي آن را شكل مي دهند. ويژگيهاي ساختار ارگانيك عبارتند از:- مسطح و تيم محور؛- بخشي؛- عدم تمركز قدرت و كنترل؛- سطح بالاي عدم رسميت.به موازات رشد اندازه شركتها به خصوص بين المللي شدن آنها خواسته هاي متفاوتي بر ساختار سازمان تحميل مي شود كه كنترل سازمانهاي پراكنده از لحاظ جغرافيايي از آن جمله است. در چنين محيطي، استعاره ارگانيك به شكل گيري گونه هايي از ساختارهاي پيشرفته تر، نامتمركزتر و بخشي تر نظير ساختار ماتريسي منجر مي شود (MILLER, 1986, MARTINSONS AND MARTINSON, 1994). در ساختارهاي ماتريسي نوعي زنجيره دوگانه فرماندهي وجود دارد كه هدفش ايجاد توازن قدرت بين روابط عمــودي (نظير كارويــــژه ها يا بخشها) و روابط افقي نظير تيم هاي پروژه اي سازمان است. درعين حال، ساختار ماتريسي محدوديتهايي نيز دارد. ابهام ماهوي در ساختار ماتريسي، موجب مشكلاتي نظير تنازع قدرت مي شود كه كاهش روحيه و رضايتمندي شغلي را درپي دارد (PETERS, 1979). اين تغييرات ناكارآمديهاي ساختارهاي سازماني سنتي را برملا مي سازند. براين اساس، دامنه اي از شكلهاي جديد سازمانها نظير سازمانهاي شبكه اي (POWELL, 1990, JARILLO, 1988, MILES AND SNOW 1992)، سازمانهاي مبتني بر دانش (PEREZ-BUSTAMANTE, 1999) سازمانهاي مجازي(DAVIDOW AND MALONE, 1992) سازمانهاي ماژولي (SANCHEZ AND MAHONEY, 1996) شكل گرفتند. درحقيقت هركدام از اين سازمانها، تجلي چارچوبي از ساختارهاي فرايند محور هستند. ساختاردهي فرايندي گامي بنيادي در تمركززدايي است كه در ابتدا ازطريق توانمندسازي آغاز شد. سازمانهاي مبتني بر فرايند با انتقال مسئوليتها به سطوح پايين سازمان، سطح بالايي از عدم تمركز را ايجاد مي كنند. درنتيجه ساختار سازماني از سلسله مراتبي به شكل سازمان مبتني بر فرايند / فعاليت تبديل مي شود.ساختار سازماني، با افزايش خواسته هاي درون و برون سازماني تكامل يافته است. به موازاتي كه به اقتصاد دانش محور گام مي نهيم، خواسته هاي جديدي بر ساختارهاي سازماني تحميل مي شود. اين چالشهاي جديد، مزيت رقابتي مبتني بر قابليت را برجسته مي سازد كه در بخش بعد موردبحث قرار داده خواهد شد.
مزيت رقابتي در اقتصاد دانش محوربه موازات ورود شركتها به دهه 1990، دانش به يكي از مهمترين منابع استراتژيك تبديل گرديد. توليد دانش براي پايداري مزيت رقابتي و موفقيت سازماني محوري بسيار اساسي است (KOGUT AND ZANDER, 1992, NONAKA AND TAKEUCHI 1995) . انواع سنتي استراتژي هاي رقابتي مبتني بر موضع يابي صنعت نظير رهبري هزينه، متمايزسازي و تمركز بر كالاها و خدمات ويژه در بخش خاصي از بازار (PORTER, 1983) براي اداره محيطهاي پويا كافي نبود. رقابت بر سر قابليتها نظير كسب و پايداري مزيت رقابتي از طريق شكل دهي مجموعه اي بارز از قابليتهاي سازماني، به كانون تمركزي در حوزه استراتژيك تبديل شده است. مضافاً توانايي سازمان براي نوآفريني شكلهاي نوآورانه و جديد مزيت رقابتي حائزاهميت فراوان گرديده است. اين توانايي اشاره به قابليت پويايي يك شركت دارد.قابليت پويا بر قابليتهاي سازمان و قابليتهاي محوري سازمان استوار است. قابليتها به يكپارچگي پيوند انجام كارها و فعاليتها در سازمان اشاره دارد (METCALFE AND JAMES, 2000) . قابليتهاي محوري، به آن دسته از قابليتهاي ارزشمند، كمياب، ويژه و به سختي قابل تقليد اشاره دارد كه كسب و كار اساسي سازمان را تعريف مي كند (TEECE ET AL, 1996). قابليتهاي محوري در نگاه عمومي پورتر (1982) به طور اثربخش به رهاوردهاي سازماني در قالب كارايي، كيفيت و پايايي منجر مي شوند و در پيامدهاي استراتژي عملياتي موثرند. مزيت رقابتي در اقتصاد مدرن در قابليتهاي خلق دانش، آموختن چگونه آموختن و مديريت تغيير استراتژيك نهفته است.اين امر مستلزم سطح بالاتري از قابليت سازماني يعني قابليت پويا است. قابليت پويا تجلي توانايي سازمان براي ايجاد شكلهاي جديد و نوآورانه مزيت رقابتي است (LEONARD-BARTON, 1992) و توانايي يكپارچه سازي، ساخت و پيكره بندي قابليتهاي داخلي و خارجي متناسب با محيطهاي بــه شدت درحال تغيير است. (شكل 2)ايجاد مزيت رقابتي ازطريق قابليت پويا مستلزم جريان مستمر دانش درون و برون سازمان و نوعي مخزن دانش به روز است. اين خواسته جديد به طور اجتناب ناپذير، چالش جديدي فراروي ساختار سازماني قرار مي دهد و شكل گيري انواع جديد شكلهاي سازماني براي تسهيل مديريت دانش به خصوص جريان دانش را موجب مي شود. مديريت اثربخش دانش مستلزم موارد زير است:- بي مرزي: سازمانهاي مبتني بردانش بايد از محدوديت مرزهاي فيزيكي رهايي يابند و نوعي چارچوب مفهومي براساس هويت و اعتماد سازماني ايجاد كنند. روابط غيررسمي نقش مهمي در كم رنگ كردن اين مرز دارد.- سيالي و رواني: مديريت دانش اثربخش مستلزم نوعي جريان دانش به جاي مخزن دانش است (PEREZ-BUSTAMANTE). طرح سازماني بايد جريان دانش را روان ساخته و به دانش اجازه دهد تاثير به مراتب بيشتري بر عملكرد داشته باشد. روابط غيررسمي تكثر شبكه هاي داخلي و خارجي را براي تسهيل جريان دانش ميسر مي سازد.- جذابيت: مديريت دانش اثربخش تا حد زيادي بر مديريت دانش ضمني استوار است. روابط غيررسمي، تعامل ميان وظيفه اي و بين سازماني را ارتقا داده و شيوه اصلي تسهيم دانش ضمني و همينطور قالب ريزي و توليد دانش ضمني است.- انعطاف پذيري: براي توليد اثربخش رهاوردهاي مبتني بر دانش، ساختار بايد انعطاف پذير باشد.استعاره سودمند براي توصيف اين نوع سازمانهاي دانش محور تصور سازمان در قالب «مجموعه روابط غيررسمي» است. «مجموعه روابط غيررسمي» خود تجلي نوعي سيستم فعاليت است كه در آن گروههايي از افراد دغدغه ها، مسائل يا شور و هيجان خود را درمورد يك موضوع بين همديگر تقسيم كرده و ازطريق تعامل بر سر مبنايي منظم براي دستيابي به رهاوردها هم براي ذينفعان و هم بالندگي و يادگيري شخصي، دانش و مهارت خود را در آن حوزه عمق مي بخشند (LARE AND WENGER, 1991, WENGER, 1998) . اين مجموعه به شكل ساختار رسمي نيستند، بلكه نوعي فرايند در سطح سيستم ها هستند. ونگر (1998) مزاياي اين «مجموعه روابط غيررسمي» را به شرح زير مطرح مي كند:- بازسازي مجدد تخصصهايي كه نمي تواند به سادگـــــــي درون واحدهاي نامتمركز و ميان وظيفه اي تجميع شود و همچنين دسترسي وسيع سازماني به منابع دانش ضمن حفظ پاسخگويي بالا و حضور قوي در بازار؛- تقويت حس قوي هويت و تعلق و تعهد و مالكيت نسبت به تضمين بستر و فضاي ثابت بالنده كردن مهارتها و شهرت و قادركردن شركتها به رقابت بر سر دانش و براي دانش. - ايجاد شبكه ها براي تسهيل گفتمان، اهرم كردن مشاركت و تشويق مبادله هاي منابع دانش درون و فراي مرزهاي سازماني.اين مباحث نشان مي دهد كه تعهد خالصانه به سازمانها به عنوان اجتماعات تا بازار ممكن است موجب خلق قابليتها و شكل گيري قابليت پويا شود كه به مزيت رقابتي در اقتصاد دانش منجر مي گردد (LIEDTKA, 1999). اين امر به نوبه خود مستلــزم ايجاد ساختارهايي با مشخصه هاي بي مرزي، سيال و روان بودن، جذابيت و انعطاف پذيري است كه در بعد ساختاري روابط غيررسمي متجلي مي شود.
ابعاد ساختاري براي سازمانهاي مبتني بر دانشروابط غيررسمي نقش مهمي در ساختاردهي سازمان ايفا مي كند. روابط غيررسمي جنبه كليدي متمايزكننده ساختار ماشيني و ارگانيك هستند و بعد تعيين كننده ساختار در سازمانهاي مبتني بر دانش هستند.خواسته هاي تحميلي بر سازمانها در اقتصاد دانش محور اين نكته را روشن مي سازد كه ابعاد چهارگانه متداول ساختار براي نشان دادن عكس العمل لازم به تحول ساختاردهي مدرن، كافي نيستند. بنابراين، تفكر مجدد درمورد ساختاردهي سازماني در سطحي بالاتر و كشف مجدد ابعاد زيربنايي تر ساختاردهي در بازار پويا ضروري است. براي فعال كــــــردن سازمانهاي مبتني بر دانش در شكل «مجموعه اي از روابط غيررسمي»، ساختار بايد ابعاد ديگري فراتر از اين ابعاد را دربر گيرد. ويژگي اين ابعاد عبارتند از روابط مبتني بر اعتماد، روابط تعاملي برون سازماني و روابط فراگير عاطفي.
رابطه مبتني بر اعتماداعتمادسازي به ارتباطات اثربخش و روان منجر مي شود و به نوبه خود به يكپارچگي و هماهنگي حاصل از روابط غيررسمي براي منتفع ساختن سازمان منجر شده و همين طور درك روشني از چشم انداز و استراتژي سازماني را در همه سطوح تضمين مي كند. به علت ضرورت و الزام بالاي تسهيم دانش، ساختارهاي مبتني بر دانش بايد اساساً اعتماد محور باشند تا كنترل محور. براي تسهيم دانش، اعضاي سازماني بايد از سطح بالايي از اعتماد و خوشبيني نسبت به رابطه خود با يكديگر برخوردار باشند (ACKOFF, 1994, VAN DE VEN, 1980). خوشبيني روابط مبتني بر اعتماد، شفافيت در خط مشي ها، ارتباطات اثربخش و مهارتهاي همكاري گونه مبتني بر اعتماد متعامل را تشويق مي كند (MILES AND SNOW,1994).
رابطه تعاملي برون سازمانيساختار بنيادي سازمانهاي مبتني بر دانش، چارچوب برجسته تعامل برون سازماني است كه بر توافقهاي ساختارمند روشن و عيني استوار است و بر رويه ها، روالها و برنامه هاي زمانبندي داخلي متكي نيست (MILES AND SNOW, 1992). ميزان تعامل برون سازماني، تجلي بازبودن ساختار سازماني و كم رنگ بودن مرز سازماني و همين طور رقابت گري محيطي است. در بستر مديريت دانش، روابط خارجي ضرورتاً داوطلبانــــــه، صريح و شفاف به بهره برداري عميق تر از حلقه هاي ارتباطي غيررسمي، شخصي و رفتاري منجر مي شود.
رابطه فراگير عاطفيروابط فراگير عاطفي، ساختاردهي را قادر مي سازد به اعضاي سازمان اجازه دهد ارزشها و قابليتهاي سازماني را به راههاي مشخص شده، نشان دهند. اين امر فرصت خلاقيت و نــوآوري را درون نوعي بستر فرهنگي ايجاد مي كند كه به انسجام منجر مي شود (HATCH). هم افزايي عواطف سازماني مثبت و استقلال حداكثر كاركنان، كليت فعاليتهاي خلاقانه و توليد حكمت سازماني را و در نهايت توسعه قابليت خود مديريتي افراد و گروههاي پروژه را تشويق مي كند(PEREZ BUSTAMANTE, 1999, BIERLY, ET AL.2000). اين ابعاد سه گانه در كنار ساختارهاي رسمي و غيررسمي قرار مي گيرند. ابعاد بنيادي، ابعاد جديدي هستند كه به مديريت چالشهاي تحميلي به وسيله اقتصاد دانش محور كمك مي كند. با درنظر گرفتن ابعاد هفت گانه، نقطه قوت ساختار ماشيني در روابط كارويژه اي، روابط سلسله مراتبي و كنترل و تمركز متجلي مي شود. ساختار ارگانيك نـــــوعي تغيير به سمت وسوي شكل دهي روابط غيررسمي، روابط مبتني بر اعتماد، روابط تعاملي برون سازماني و روابط فراگير عاطفي را نشان مي دهد. سازمانهاي دانش محور در شكل مجموعه روابط غيررسمي به پيش مي روند و مستلزم چهار بعد هستند. (شكل 3)نتيجه گيريبا ورود به عصر دانش، سازمانها بايد منعطف و انطباق پذيرتر شوند تا فرصتها را در محيط پويا شكار كنند. درك سنتي از ساختار سازماني در تحقق توسعه سازماني در مواجه با چالشها و تقاضاهاي جديد شكست مي خورد. ابعاد ساختاري اقتباسي از مدل «شاين» يعني ابعاد سلسله مراتبي، كارويژه اي و شموليت و مركزيت در ترسيم ساختارهاي متعارف مكفي هستند. درعين حال، براي شكل دهي و ترسيم شكلهاي جديد ساختار كه بايد به خواسته هاي محيطهاي دانش محور پاسخ دهند مستلزم ابعاد ديگري است. اين ابعاد كليدي تر عبارتند از: روابط غيررسمي، روابط مبتني بر اعتماد، روابط فراگير برون سازماني و روابط فراگير عاطفي. در اين سطوح، روابط غيررسمي نقش مهمي در تعريف و درك ماهيت ماهوي فعاليتهاي ساختاري درون سازمان ايفا مي كنند. اين ابعاد چهارگانه زيربناي انرژي واقعي سازمانها در رقابت بر سر قابليت پويايي در اقتصاد دانش محــــور است. سير تكامل ساختاري نشان مي دهد كه در محيط پويا، ساختار سازماني بايد باز نه خشك، عاطفه محور نه عقلانيت محور، تعامل محور نه انسجام محور، منعطف، موقتي و اعتماد محور و نه رسميت محور باشد.
منابع: 1 - ACKOFF, R.L.(1994), THE DEMOCRATIC CORPORATION, OXFORD UNIVERSITY PRESS, LONDON.2 - AHMED, P.K.(1998). “CULTURE AND CLIMATE FOR INNOVATION”. EUROPEAN JOURNAL OF INNOVATION MANAGEMENT, VOL.1 NO.1, PP.30-43.3 - BIERLY, P.E, KESSLER, E.H. AND CHRISTENSEN, E.W. (2000), “ORGANISATIONAL LEARNING. KNOWLEDGE AND WISDOM”, JOURNAL OF ORGANISATIONAL CHANGE MANAGEMENT, VOL.13 NO.6, PP.595-618.4 - BUNGE, M.(1976), A WORLD OF SYSTEMS, REIDEL, DORDRECHT.5 - BUNGE, M. (1985a), PHILOSOPHY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY, PART 1, REIDEL, DORDRECHT
مفهوم سازي ساختار سازمانيساختار سازماني، تجلي تفكر سيستمي است. سازمان مركب از عناصر، روابط بين عناصر و ساختار روابط به عنوان يك كليت است كه يك واحد را تشكيل مي دهد (CHECK LAND, 1999). به گفته بانگ (1979) ساختار، تركيب اعلي از روابط بين عناصر سازماني است كه فلسفــه وجودي فعاليت سازماني را شكل مي دهد.نگاه سيستمـــي سازمان به ساختار نشان مي دهد كه ساختار مركب از عناصر سخت از يك طرف و عناصر نرم از طرف ديگر است. در انتهاي بعد سخت، عناصر ملموسي نظير گروهها و واحدهاي سازماني سلسله مراتبي قرار دارند. روابط بين اين واحدها و گروهها تجلي عنصر نرم در ساختار سازمان است. در انتهاي بعد پيوستار نرم، قضاوت افراد سازماني نسبت به ساختار قرار دارد. (شكل 1)ادبيات موجود از زواياي مختلف به روابط ساختاري نگاه مي كند. مطالعه شــاين(1988،1971) در زمينه شناسايي ابعاد سه گانه: بعد سلسله مراتبي، بعد كارويژه اي و بعد فراگيري و مركزيت نوعي مطالعه استثنايي منحصر به فردي محسوب مي شود. سه بعد مطالعه وي به شرح زير است:
- بعد سلسله مراتبي: رتبه هاي نسبي واحدهاي سازماني را به طريقي مشابه نمودار سازماني نشان مي دهد.- بعد كارويژه اي: انواع مختلف كارهايي را نشان مي دهد كه در سازمان بايد انجام شود.- بعد شموليت و مركزيت: ميزان دوري يا نزديكي هر فردي در سازمان به هسته مركزي سازمان را نشان مي دهد.تركيب صحيح ابعاد پيش گفته، صرفاً ساختار رسمي را نشان مي دهد كه عمدتاً در نمودار سازماني متجلي مي شود. درعين حال، واقعيت آن است كه تعداد متعددي از شكلهاي سازماني وجود دارند كه نمي توان آنها را به سادگي ازطريق نمودار سازماني تشريح كرد. شاهد اين ادعا ظهور شبكه ها (DOWELL, 1990,JARILLO, 1988)، سازمان مبتني بر دانش (PEREZ-BUSTAMANTE,1999)، سازمان مجازي (DAVIDOW AND MALONE 1992) وغيره است. محور اصلي همه اين شكلهاي جديد سازمانها و فعاليتهاي سازماني ظهور «ساختار غيررسمي» است كه اشاره به رابطه غيررسمي دارد كه مبتني بر قضاوت افراد درون سازماني است (VICKERS, 1990). برداشت افراد درون سازماني از نحوه كار ساختار سازماني، نقش مهمي در ساختاردهي سازماني و اثربخشي ساختار ايفا مي كند(HARRINGTON, 1991) . ساختار غيررسمي اشاره به تعامل ميان فردي، ميان وظيفه اي و بين سازماني دارد كه به نحوي مشخص در نمودار سازماني نشان داده نمي شود. بنابراين، ميزان توسعه ساختار غيررسمي نشان دهنده ميزان غني بودن عنصر نرم ساختار سازمان است (شكل 1). روابط غيررسمي جنبه مهمي از ساختاردهي واقعي سازماننــــد و درك عناصر ساختاري را غنا مي بخشند.اين نكته نيز پذيرفته شده است كه روابط غيررسمي ضرورتاً آن روي سكه روابط سازماني رسمي نيست (LINCOLN, 1982, TICKY ET AL. 1979). نفوذي كه ازطريق روابط غيررسمي يا شخصي اعمال مي شود هميشه معادل نفوذ مبتني بر روابط رسمي نيست (STEVENSON AND BARTUNEK, 1996). شناخت واضح تر اين جنبه تكامل ساختاري يعني حركت از حالت ماشيني به ارگانيك، افزودن «روابط غيررسمي» به عنوان بعد چهارم به ابعاد سه گانـــه ساختاري «شاين» را ميسر مي سازد. اين نكته به شرح زير تشريح خواهدشد.
تكامل ساختاريموضوع محوري مطالعات ساختاري آن است كه آيا تبعيت ساختار، از استراتژي به عملكرد بهتر سازماني منجر مي شود يا خير؟ رابطه اقتضايي بين محيطها، كارويژه ها و شكل سازمان، محور توجه مطالعات كلاسيك ساختار - عملكرد بوده است (CHANDLER, 1962). اين مطالعات بر شرايط متغير خارجي و ضرورت شكل دهي شكلهاي ساختاري مناسب به جاي ساختار وظيفه اي سلسله مراتبي كه بازنماي تفكر ساختاري ماشيني است، متمركز بود.ساختارهاي ماشيني براي دستيابي به بالاترين سطح كارايي در محيطهاي ثابت طراحي شدند و بر اين باور استوار بودند كه سازمانها پديده هايي عقلايي اند و طراحي سازمانها نوعي علم بوده و افراد درون سازمان موجوداتي اقتصادي تصور مي شوند (BURNES, 2000). سازمانهاي ماشيني داراي مشخصه هاي زير هستند:- لايه هاي مشخص سلسله مراتب: چشم انداز سازماني، توسط عالي ترين مقام سازمان ابلاغ مي شود (WRIGHT AND MC MAHAN, 1992)؛- كارويژه گرايي: واحدهاي سازماني به نحوي دقيق مشخص وتخصصي گرايي كار رعايت مي شود (AHMED, 1998)؛- كنترل قوي مديريت و تمركز قدرت: حلقه هاي ارتباط عمودي براي هماهنگ كردن فعاليتهاي سازمان بين رأس و قاعده هرم سازماني استفاده مي شود؛- سطح بالايي رسميت: قواعد بوروكراتيك و خشك متعددي وجود دارد و رويه ها حاكمند و آزادي فردي اندكي درعمل وجود دارد (AHMED, 1998).درعين حال، ساختار كارويژه اي سلسله مراتبي، اثرات جانبي ناخواسته اي را درپي دارد؛ بوروكراسي خشك، جريان اطلاعات بين كارويژه هــــا و سلسله مراتب را كند مي سازد، درحالي كه تخصصي كردن افراطي فرايندهاي كاري، يكپارچگي دانش تخصصي و سرعت واكنش نسبت بـــه محيط رقابتي را مخدوش مي سازد (CROSS, 2000). سيرتكاملي ساختار سازمان نشان مي دهد، ساختار سلسله مراتبي به نفع ساختارهاي مسطح تر و منعطف تر درجهان پست مدرن كسب و كار كنار رفته و نوعي ساختار ارگانيك جايگزين آن مي شود (PIERCY AND CRAVENS, 1994).
تكامل ارگانيكســاختار ارگانيك، استعاره اي را ايجاد مي كند كه در آن سازمانها پديده هاي پيچيده و اجتماعي تصور مي شوند كه مجموعه اي از نيروهاي رقيب و متعامل بين افراد و نيروهاي اجتماعي آن را شكل مي دهند. ويژگيهاي ساختار ارگانيك عبارتند از:- مسطح و تيم محور؛- بخشي؛- عدم تمركز قدرت و كنترل؛- سطح بالاي عدم رسميت.به موازات رشد اندازه شركتها به خصوص بين المللي شدن آنها خواسته هاي متفاوتي بر ساختار سازمان تحميل مي شود كه كنترل سازمانهاي پراكنده از لحاظ جغرافيايي از آن جمله است. در چنين محيطي، استعاره ارگانيك به شكل گيري گونه هايي از ساختارهاي پيشرفته تر، نامتمركزتر و بخشي تر نظير ساختار ماتريسي منجر مي شود (MILLER, 1986, MARTINSONS AND MARTINSON, 1994). در ساختارهاي ماتريسي نوعي زنجيره دوگانه فرماندهي وجود دارد كه هدفش ايجاد توازن قدرت بين روابط عمــودي (نظير كارويــــژه ها يا بخشها) و روابط افقي نظير تيم هاي پروژه اي سازمان است. درعين حال، ساختار ماتريسي محدوديتهايي نيز دارد. ابهام ماهوي در ساختار ماتريسي، موجب مشكلاتي نظير تنازع قدرت مي شود كه كاهش روحيه و رضايتمندي شغلي را درپي دارد (PETERS, 1979). اين تغييرات ناكارآمديهاي ساختارهاي سازماني سنتي را برملا مي سازند. براين اساس، دامنه اي از شكلهاي جديد سازمانها نظير سازمانهاي شبكه اي (POWELL, 1990, JARILLO, 1988, MILES AND SNOW 1992)، سازمانهاي مبتني بر دانش (PEREZ-BUSTAMANTE, 1999) سازمانهاي مجازي(DAVIDOW AND MALONE, 1992) سازمانهاي ماژولي (SANCHEZ AND MAHONEY, 1996) شكل گرفتند. درحقيقت هركدام از اين سازمانها، تجلي چارچوبي از ساختارهاي فرايند محور هستند. ساختاردهي فرايندي گامي بنيادي در تمركززدايي است كه در ابتدا ازطريق توانمندسازي آغاز شد. سازمانهاي مبتني بر فرايند با انتقال مسئوليتها به سطوح پايين سازمان، سطح بالايي از عدم تمركز را ايجاد مي كنند. درنتيجه ساختار سازماني از سلسله مراتبي به شكل سازمان مبتني بر فرايند / فعاليت تبديل مي شود.ساختار سازماني، با افزايش خواسته هاي درون و برون سازماني تكامل يافته است. به موازاتي كه به اقتصاد دانش محور گام مي نهيم، خواسته هاي جديدي بر ساختارهاي سازماني تحميل مي شود. اين چالشهاي جديد، مزيت رقابتي مبتني بر قابليت را برجسته مي سازد كه در بخش بعد موردبحث قرار داده خواهد شد.
مزيت رقابتي در اقتصاد دانش محوربه موازات ورود شركتها به دهه 1990، دانش به يكي از مهمترين منابع استراتژيك تبديل گرديد. توليد دانش براي پايداري مزيت رقابتي و موفقيت سازماني محوري بسيار اساسي است (KOGUT AND ZANDER, 1992, NONAKA AND TAKEUCHI 1995) . انواع سنتي استراتژي هاي رقابتي مبتني بر موضع يابي صنعت نظير رهبري هزينه، متمايزسازي و تمركز بر كالاها و خدمات ويژه در بخش خاصي از بازار (PORTER, 1983) براي اداره محيطهاي پويا كافي نبود. رقابت بر سر قابليتها نظير كسب و پايداري مزيت رقابتي از طريق شكل دهي مجموعه اي بارز از قابليتهاي سازماني، به كانون تمركزي در حوزه استراتژيك تبديل شده است. مضافاً توانايي سازمان براي نوآفريني شكلهاي نوآورانه و جديد مزيت رقابتي حائزاهميت فراوان گرديده است. اين توانايي اشاره به قابليت پويايي يك شركت دارد.قابليت پويا بر قابليتهاي سازمان و قابليتهاي محوري سازمان استوار است. قابليتها به يكپارچگي پيوند انجام كارها و فعاليتها در سازمان اشاره دارد (METCALFE AND JAMES, 2000) . قابليتهاي محوري، به آن دسته از قابليتهاي ارزشمند، كمياب، ويژه و به سختي قابل تقليد اشاره دارد كه كسب و كار اساسي سازمان را تعريف مي كند (TEECE ET AL, 1996). قابليتهاي محوري در نگاه عمومي پورتر (1982) به طور اثربخش به رهاوردهاي سازماني در قالب كارايي، كيفيت و پايايي منجر مي شوند و در پيامدهاي استراتژي عملياتي موثرند. مزيت رقابتي در اقتصاد مدرن در قابليتهاي خلق دانش، آموختن چگونه آموختن و مديريت تغيير استراتژيك نهفته است.اين امر مستلزم سطح بالاتري از قابليت سازماني يعني قابليت پويا است. قابليت پويا تجلي توانايي سازمان براي ايجاد شكلهاي جديد و نوآورانه مزيت رقابتي است (LEONARD-BARTON, 1992) و توانايي يكپارچه سازي، ساخت و پيكره بندي قابليتهاي داخلي و خارجي متناسب با محيطهاي بــه شدت درحال تغيير است. (شكل 2)ايجاد مزيت رقابتي ازطريق قابليت پويا مستلزم جريان مستمر دانش درون و برون سازمان و نوعي مخزن دانش به روز است. اين خواسته جديد به طور اجتناب ناپذير، چالش جديدي فراروي ساختار سازماني قرار مي دهد و شكل گيري انواع جديد شكلهاي سازماني براي تسهيل مديريت دانش به خصوص جريان دانش را موجب مي شود. مديريت اثربخش دانش مستلزم موارد زير است:- بي مرزي: سازمانهاي مبتني بردانش بايد از محدوديت مرزهاي فيزيكي رهايي يابند و نوعي چارچوب مفهومي براساس هويت و اعتماد سازماني ايجاد كنند. روابط غيررسمي نقش مهمي در كم رنگ كردن اين مرز دارد.- سيالي و رواني: مديريت دانش اثربخش مستلزم نوعي جريان دانش به جاي مخزن دانش است (PEREZ-BUSTAMANTE). طرح سازماني بايد جريان دانش را روان ساخته و به دانش اجازه دهد تاثير به مراتب بيشتري بر عملكرد داشته باشد. روابط غيررسمي تكثر شبكه هاي داخلي و خارجي را براي تسهيل جريان دانش ميسر مي سازد.- جذابيت: مديريت دانش اثربخش تا حد زيادي بر مديريت دانش ضمني استوار است. روابط غيررسمي، تعامل ميان وظيفه اي و بين سازماني را ارتقا داده و شيوه اصلي تسهيم دانش ضمني و همينطور قالب ريزي و توليد دانش ضمني است.- انعطاف پذيري: براي توليد اثربخش رهاوردهاي مبتني بر دانش، ساختار بايد انعطاف پذير باشد.استعاره سودمند براي توصيف اين نوع سازمانهاي دانش محور تصور سازمان در قالب «مجموعه روابط غيررسمي» است. «مجموعه روابط غيررسمي» خود تجلي نوعي سيستم فعاليت است كه در آن گروههايي از افراد دغدغه ها، مسائل يا شور و هيجان خود را درمورد يك موضوع بين همديگر تقسيم كرده و ازطريق تعامل بر سر مبنايي منظم براي دستيابي به رهاوردها هم براي ذينفعان و هم بالندگي و يادگيري شخصي، دانش و مهارت خود را در آن حوزه عمق مي بخشند (LARE AND WENGER, 1991, WENGER, 1998) . اين مجموعه به شكل ساختار رسمي نيستند، بلكه نوعي فرايند در سطح سيستم ها هستند. ونگر (1998) مزاياي اين «مجموعه روابط غيررسمي» را به شرح زير مطرح مي كند:- بازسازي مجدد تخصصهايي كه نمي تواند به سادگـــــــي درون واحدهاي نامتمركز و ميان وظيفه اي تجميع شود و همچنين دسترسي وسيع سازماني به منابع دانش ضمن حفظ پاسخگويي بالا و حضور قوي در بازار؛- تقويت حس قوي هويت و تعلق و تعهد و مالكيت نسبت به تضمين بستر و فضاي ثابت بالنده كردن مهارتها و شهرت و قادركردن شركتها به رقابت بر سر دانش و براي دانش. - ايجاد شبكه ها براي تسهيل گفتمان، اهرم كردن مشاركت و تشويق مبادله هاي منابع دانش درون و فراي مرزهاي سازماني.اين مباحث نشان مي دهد كه تعهد خالصانه به سازمانها به عنوان اجتماعات تا بازار ممكن است موجب خلق قابليتها و شكل گيري قابليت پويا شود كه به مزيت رقابتي در اقتصاد دانش منجر مي گردد (LIEDTKA, 1999). اين امر به نوبه خود مستلــزم ايجاد ساختارهايي با مشخصه هاي بي مرزي، سيال و روان بودن، جذابيت و انعطاف پذيري است كه در بعد ساختاري روابط غيررسمي متجلي مي شود.
ابعاد ساختاري براي سازمانهاي مبتني بر دانشروابط غيررسمي نقش مهمي در ساختاردهي سازمان ايفا مي كند. روابط غيررسمي جنبه كليدي متمايزكننده ساختار ماشيني و ارگانيك هستند و بعد تعيين كننده ساختار در سازمانهاي مبتني بر دانش هستند.خواسته هاي تحميلي بر سازمانها در اقتصاد دانش محور اين نكته را روشن مي سازد كه ابعاد چهارگانه متداول ساختار براي نشان دادن عكس العمل لازم به تحول ساختاردهي مدرن، كافي نيستند. بنابراين، تفكر مجدد درمورد ساختاردهي سازماني در سطحي بالاتر و كشف مجدد ابعاد زيربنايي تر ساختاردهي در بازار پويا ضروري است. براي فعال كــــــردن سازمانهاي مبتني بر دانش در شكل «مجموعه اي از روابط غيررسمي»، ساختار بايد ابعاد ديگري فراتر از اين ابعاد را دربر گيرد. ويژگي اين ابعاد عبارتند از روابط مبتني بر اعتماد، روابط تعاملي برون سازماني و روابط فراگير عاطفي.
رابطه مبتني بر اعتماداعتمادسازي به ارتباطات اثربخش و روان منجر مي شود و به نوبه خود به يكپارچگي و هماهنگي حاصل از روابط غيررسمي براي منتفع ساختن سازمان منجر شده و همين طور درك روشني از چشم انداز و استراتژي سازماني را در همه سطوح تضمين مي كند. به علت ضرورت و الزام بالاي تسهيم دانش، ساختارهاي مبتني بر دانش بايد اساساً اعتماد محور باشند تا كنترل محور. براي تسهيم دانش، اعضاي سازماني بايد از سطح بالايي از اعتماد و خوشبيني نسبت به رابطه خود با يكديگر برخوردار باشند (ACKOFF, 1994, VAN DE VEN, 1980). خوشبيني روابط مبتني بر اعتماد، شفافيت در خط مشي ها، ارتباطات اثربخش و مهارتهاي همكاري گونه مبتني بر اعتماد متعامل را تشويق مي كند (MILES AND SNOW,1994).
رابطه تعاملي برون سازمانيساختار بنيادي سازمانهاي مبتني بر دانش، چارچوب برجسته تعامل برون سازماني است كه بر توافقهاي ساختارمند روشن و عيني استوار است و بر رويه ها، روالها و برنامه هاي زمانبندي داخلي متكي نيست (MILES AND SNOW, 1992). ميزان تعامل برون سازماني، تجلي بازبودن ساختار سازماني و كم رنگ بودن مرز سازماني و همين طور رقابت گري محيطي است. در بستر مديريت دانش، روابط خارجي ضرورتاً داوطلبانــــــه، صريح و شفاف به بهره برداري عميق تر از حلقه هاي ارتباطي غيررسمي، شخصي و رفتاري منجر مي شود.
رابطه فراگير عاطفيروابط فراگير عاطفي، ساختاردهي را قادر مي سازد به اعضاي سازمان اجازه دهد ارزشها و قابليتهاي سازماني را به راههاي مشخص شده، نشان دهند. اين امر فرصت خلاقيت و نــوآوري را درون نوعي بستر فرهنگي ايجاد مي كند كه به انسجام منجر مي شود (HATCH). هم افزايي عواطف سازماني مثبت و استقلال حداكثر كاركنان، كليت فعاليتهاي خلاقانه و توليد حكمت سازماني را و در نهايت توسعه قابليت خود مديريتي افراد و گروههاي پروژه را تشويق مي كند(PEREZ BUSTAMANTE, 1999, BIERLY, ET AL.2000). اين ابعاد سه گانه در كنار ساختارهاي رسمي و غيررسمي قرار مي گيرند. ابعاد بنيادي، ابعاد جديدي هستند كه به مديريت چالشهاي تحميلي به وسيله اقتصاد دانش محور كمك مي كند. با درنظر گرفتن ابعاد هفت گانه، نقطه قوت ساختار ماشيني در روابط كارويژه اي، روابط سلسله مراتبي و كنترل و تمركز متجلي مي شود. ساختار ارگانيك نـــــوعي تغيير به سمت وسوي شكل دهي روابط غيررسمي، روابط مبتني بر اعتماد، روابط تعاملي برون سازماني و روابط فراگير عاطفي را نشان مي دهد. سازمانهاي دانش محور در شكل مجموعه روابط غيررسمي به پيش مي روند و مستلزم چهار بعد هستند. (شكل 3)نتيجه گيريبا ورود به عصر دانش، سازمانها بايد منعطف و انطباق پذيرتر شوند تا فرصتها را در محيط پويا شكار كنند. درك سنتي از ساختار سازماني در تحقق توسعه سازماني در مواجه با چالشها و تقاضاهاي جديد شكست مي خورد. ابعاد ساختاري اقتباسي از مدل «شاين» يعني ابعاد سلسله مراتبي، كارويژه اي و شموليت و مركزيت در ترسيم ساختارهاي متعارف مكفي هستند. درعين حال، براي شكل دهي و ترسيم شكلهاي جديد ساختار كه بايد به خواسته هاي محيطهاي دانش محور پاسخ دهند مستلزم ابعاد ديگري است. اين ابعاد كليدي تر عبارتند از: روابط غيررسمي، روابط مبتني بر اعتماد، روابط فراگير برون سازماني و روابط فراگير عاطفي. در اين سطوح، روابط غيررسمي نقش مهمي در تعريف و درك ماهيت ماهوي فعاليتهاي ساختاري درون سازمان ايفا مي كنند. اين ابعاد چهارگانه زيربناي انرژي واقعي سازمانها در رقابت بر سر قابليت پويايي در اقتصاد دانش محــــور است. سير تكامل ساختاري نشان مي دهد كه در محيط پويا، ساختار سازماني بايد باز نه خشك، عاطفه محور نه عقلانيت محور، تعامل محور نه انسجام محور، منعطف، موقتي و اعتماد محور و نه رسميت محور باشد.
منابع: 1 - ACKOFF, R.L.(1994), THE DEMOCRATIC CORPORATION, OXFORD UNIVERSITY PRESS, LONDON.2 - AHMED, P.K.(1998). “CULTURE AND CLIMATE FOR INNOVATION”. EUROPEAN JOURNAL OF INNOVATION MANAGEMENT, VOL.1 NO.1, PP.30-43.3 - BIERLY, P.E, KESSLER, E.H. AND CHRISTENSEN, E.W. (2000), “ORGANISATIONAL LEARNING. KNOWLEDGE AND WISDOM”, JOURNAL OF ORGANISATIONAL CHANGE MANAGEMENT, VOL.13 NO.6, PP.595-618.4 - BUNGE, M.(1976), A WORLD OF SYSTEMS, REIDEL, DORDRECHT.5 - BUNGE, M. (1985a), PHILOSOPHY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY, PART 1, REIDEL, DORDRECHT