بودجه ریزی عملیاتی

[مژگان]

(http://pnu-club.com/post-18.aspx)


بودجه ريزي عملياتي در ايران Performance Budgeting In Iran
مقدمه:
بودجه مهم‌ترين سند مالي كشور است . بر اساس تعريف ماده يك قانون محاسبات عمومي، بودجه كل كشور برنامه مالي يك ساله دولت است كه درآمدها و ساير منابع تامين اعتبار را پيش‌بيني مي‌كند و هزينه‌هاي انجام عملياتي را كه منجر به تحقق سياست‌ها و هدف‌هاي قانوني مي‌شود، برآورد مي‌كند. در اين قانون ، دولت مجموعه‌اي متشكل از دولت مركزي، شركت‌هاو بانك‌هاي دولتي است. با اين تعريف ، بودجه‌ريزي چيزي جز پيش‌بيني منابع و مصارف مالي در قالب ماموريت‌ها و وظايف دولت نيست. در اين مفهوم، دوام تشكيلاتي دولت و عملكرد جاري آن به منزله انجام عملياتي است كه منجر به تحقق سياست‌ها و هدف‌هاي قانوني مي‌شود و از اين‌رو ، تخصيص اعتبار به دستگاه‌هاي اجرايي به معناي اطمينان از انجام فعاليت‌هايي است كه هدف‌هاي قانوني راتامين مي‌كند.
از طرف ديگر بودجه بايد پيوستگي خاصي بين منابع مالي و رفتار انساني براي تحقق اهداف و خط مشي ها ايجاد كند. بعبارت ديگر بودجه به مجموعه اي از اهداف و برنامه ها به همراه هزينه هاي مربوط به آنها اطلاق ميگردد. از طرف ديگربودجه ريزي را به عنوان « فرآيند تخصيص منابع محدود به نيازهاي نامحدود » مي دانند. مجموع كوششهايي كه صرف تدوين بودجه و تخصيص منابع مي شود به منظور « حداكثر استفاده » از منابعي است كه معمولاً در حد كفايت نمي نمايند و به اصطلاح اقتصادي « كمياب » هستند. بنابراين در راه رسيدن به اهداف مطلوب ضرورت دارد به نحوي از هريك از منابع محدود استفاده گردد، كه در تبديل كل منابع به پول بتوان گفت با حداقل هزينه ، حداكثر استفاده به عمل آمده است.در روش بودجه ريزي متداول[3] اطلاعات كافي درخصوص نتايج هزينه كرد اعتبارات و ميزان اثر بخشي و كارائي برنامه ها بدست نمي دهد و همچنين داراي افق برنامه ريزي كوتاه مدت بوده و محدوديت اقتدار مديريت در كنترل هزينه ها و نظارت بر اجراي هر واحد را موجب مي شود. ازاين رو فرآيند بودجه‌ريزی عملياتی برای رفع مشکلات اين نظام مطرح گرديده است، كه در جهت تخصيص هدفمند اعتبارات به برنامه ها و فعاليتهاي دستگاه مورد نظر ، شفاف سازي فرآيند بودجه ريزي، ايجاد ارتباط بين بودجه (اعتبارات) و نتايج عملكرد برنامه، كمك در توجيه بودجه دستگاه اجرائي در برابر سازمانهاي ناظر و… گام بر مي دارد . به عبارت ديگر بودجه ريزی عملياتی يک برنامه تلفيق عملکرد و بودجه سالانه می باشد که روابط بين سطح اعتبارات برنامه و نتايج مورد انتظار را نشان می دهد. در بودجه ريزی عملياتی-علاوه بر تفکيک اعتبارات به وظايف ، برنامه ها ، فعاليت ها وطرح ها –حجم عمليات و هزينه های اجرايی عمليات دولت ودستگاههای دولتی طبق روش های علمی مانند حسابداری قيمت تمام شده[4] وروش اندازه گيری کار و هزينه يابي بر مبناي فعاليت[5] محاسبه و اندازه گيری می شود.
بودجه‌ريزي عملياتي در واقع رابطه ميان ميزان وجوه تخصيص يافته به هر فعاليت يا برنامه با نتايج بدست آمده از آن فعاليت يا برنامه را نشان مي‌دهد و اين بدان معني است كه با هر ميزان مخارج انجام شده در هر برنامه مي‌بايست مجموعه معيني از اهداف تامين شود. به عبارت ديگر در چنين سيستمي ارتباط بين وجوه خرج شده توسط دولت با نتايج حاصله به صراحت براي مديران ، افكار عمومي و مسئولين نظارتي روشن مي شود . بودجه‌ريزي عملياتي درواقع تشريح دقيق فرايند فوق بوده و با بروز هر گونه مغايرتي بين فعاليت يا برنامه با آنچه كه در عمل تحقق مي‌يابد مديران به ميزان اثربخشي و كارآيي برنامه‌ پي مي‌برند.

فرآيند بودجه‌ريزي عملياتي

منابع مالي فعاليت‌ها خروجي

بودجه‌ريزي عملياتي عوامل "صرفه‌جويي" و "اثربخشي" را به ابعاد سنتي بودجه‌ريزي اضافه مي‌كند. نظام بودجه‌ريزي عملياتي بين "كارآيي" و "اثربخشي" تماير قائل مي‌شود. در"كارآيي" استفاده مفيد از منابع مورد نظر است، در حاليكه "اثربخشي" با عملكرد مرتبط است. در بودجه‌ريزي عملياتي طبقه‌بندي عمليات به‌نحوي است كه هدفها شفافتر بيان مي‌شوند، ارزيابي بودجه سهل‌تر بوده و در روش هزينه‌بندي آن ارتباط بين داده و ستانده مورد توجه قرار مي‌گيرد.
بودجه‌ ريزي عملياتي يك فرايند مستمر است كه تمامي مديران دولتي در همة سطوح در آن مشاركت دارند . اين نوع مشاركت مستلزم وجود حلقه‌هاي بازخورد در درون سازمانهاست تا مديران ارشد همواره از امكانات بيشتر و بهتري براي اخذ تصميمات صحيح تر و اداره بهتر سازمان متبوع خود برخوردار باشند. بودجه‌ريزي عملياتي نهايتاً به تخصيص مؤثرتر منابع در درون وزارتخانه‌ها و سازمانها منجر مي‌شود و مديران را قادر مي‌سازد به نحو مؤثرتري از منابع اختصاص يافته به سازمان تحت امر خود براي رسيدن به اهداف و نتايجي كه برنامه‌ريزان و سياستگذاران مد نظر داشته اند بهره برداري كنند.
از طرف ديگر بودجه‌ريزي عملياتي يك ابزار تشخيص ارزشمند براي دستيابي به دركي عميق و اساسي از رابطة ميان منابع بكار گرفته شده و عملكرد حاصله است. با استفاده از اين ابزار، مديران برنامه‌ها فرصت پيدا مي‌كنند تا رابطة بغرنج و پيچيدة ميان منابع و نتايج مطلوب را مورد بررسي قرار دهند. اين تجربه قطعاً مي تواند كيفيت مديريت برنامه‌ها را به طرز چشمگيري بهبود ببخشد. به عبارت ديگر مسئله اصلي در نظام بودجه‌ريزي عملياتي،كمك به اتخاذ تصميمات عقلايي درباره تخصيص و تعهد منابع بر اساس پيامدهاي قابل سنجش مي باشد.

تعريف بودجه ريزي عملياتي :
در بودجه ريزي عملياتي منابع براساس اولويت امورونتايج قابل اندازه گيري تخصيص داده ميشوند. بودجه عملياتي محصول برنامه ريزي استراتژيك است كه درآن تصميمات مربوط به تخصيص بهينه منابع برپايه نتايج پذيرفته شده و محك هاي سازماني[6] مربوط به اهداف كلي ، اختصاصي، استراتژي ها و برنامه هاي عملياتي هر سازمان صورت ميگيرد.
بعد از تهيه برنامه استراتژيك، هر سازماني كه اعتبارات دولتي دريافت مي كند بودجه خود را طوري تهيه و تنظيم مي كند كه تصميم گيري هاي داراي اولويت مربوط به برنامه استراتژيك خود رامنعكس كند . پس تقاضاي بودجه توسط سازمان بيانگر نيازهاي آن سازمان براي اجراي نتايج داراي اولويت در برنامه استراتژيك خود مي باشد.
بودجه ريزي عملياتي يك برنامه تلفيق عملكرد سالانه وبودجه سالانه مي باشد كه روابط بين سطح اعتبارات برنامه و نتايج مورد انتظار را نشان مي دهد. همچنين تائيد مي كند كه يك هدف يا مجموعه اي از هدفها بايد با مقدار معيني از اعتبارات بدست آيد.
يك بودجه عملياتي علاوه بر تخصيص هزينه هاي فعاليت، همه فعاليتهاي (مستقيم و غيرمستقيم) مورد نياز براي پشتيباني يك برنامه را تعريف و تعيين مي كند.
يك بودجه عملياتي عبارت است از يك برنامه سالانه به همراه يك بودجه سالانه كه رابطه ميان ميزان وجوه تخصيص يافته به هر برنامه با نتايج به دست آمده از اجراي آن برنامه را نشان مي دهد. اين بدان معني است كه با هر ميزان مخارج انجام شده در هر برنامه ، مي بايد مجموعه معيني از اهداف تامين شود .

اهداف بودجه ريزي عملياتي
هدف غايي بودجه ريزي عملياتي كمك به اتخادتصميمات عقلائي درباره تخصيص وتعهد منابع دولت براساس پيامدهاي قابل سنجش مي باشد كه نتايج قابل انتظار (عملكرد) دستگاه را درطول زمان منعكس مي كند . با اين تفسير بودجه ريزي عملياتي مقاصد و اهداف زير را دنبال ميكند:
1) ارائه مبناي صحيح براي اتخاذ تصميم درخصوص تخصيص منابع ،
2) تعيين نتايج قابل سنجش و مورد انتظار كه از يك تخصيص بودجه خاص قابل حصول است ،
3) تمركز فرآيند تصميم گيري روي مهمترين مسائل و چالش هايي كه دستگاه با آن مواجه است ،
4) ايجاد يك فرآيند منطقي براي تصميم گيري درخصوص بودجه كه به طور مستقيم با فرآيند برنامه ريزي، اجرا و كنترل ، ارزيابي وگزارش عملكرد در ارتباط مي باشد،
5) بهبود چگونگي طرح و تنظيم برنامه ،
6) ارائه بهترين ابزارهاي ممكن براساس نتايج ( نه فقط براساس داده ها وستانده ها) براي اطمينان دادن به جامعه كه منابع كشور درجهت برآوردن احتياجات ضروري جامعه مصرف ميشوند ،
7) ايجاد ارتباط بين بودجه و نتايج عملكرد برنامه ،
8) ارائه اطلاعات قابل سنجش براي قواي مجريه، قضائيه و مقننه كه بتوانند به استناد آنها ميزان پيشرفت وموفقيت برنامه ها را درمقابل تخصيص هاي بودجه كنترل كنند،
9) ارائه مشوق هايي براي مديريت عملكرد بر مبناي بهبود مستمر ،
10) ارائه مبنايي براي پاسخگويي بيشتر در قبال استفاده از منابع كشور ،
11) امكان نظارت موثر در اجراي عمليات.
12) تسهيل و بهبود تجديد نظر بودجه در كليه مراحل اجرايي و مخصوصا در مرحله قانونگذاري.
13) عدم تمركز در عمل برآورد هزينه.
14) بهبود روابط دولت با مردم از طريق انتشار اطلاعات صريح و روشن درباره برنامه هاي عمومي.

مزاياي بودجه ريزي عملياتي
مزاياي بودجه ريزي عملياتي را ميتوان بصورت زيرخلاصه نمود:
-1شفاف سازي فرآيند بودجه ريزي
-2افزايش كارايي و اثربخشي عملكرد دولت و سازمانها از طريق تمركز منابع درجهت ضروري ترين ومهمترين نتايج
-3اصلاح وبهبود تصميم گيري درمورد موثرترين راه براي استفاده از منابع محدود كشور
-4بهبود عملكرد از طريق پيوند دادن بودجه وعملكرد برنامه
-5مسئوليت پذيرتر ساختن مديران در قبال تصميماتي كه روي نتايج بودجه تاثير ميگذارند.
-6حمايت بهتر مديريت توسط پيوند نتايج بودجه وسنجش عملكرد بودجه با سنجش عملكرد برنامه در فرآيند كنترل وگزارش نتايج ،
-7ارائه سيستم و فرآيندي كه در آن تصميم گيريهاي مربوط به بودجه اساساً برپايه نتايج قابل سنجش و اهداف داراي اولويت صورت ميگيرد.

وظايف و ويژگيهاي بودجه عملياتي

فرآيند بودجه عمومي سه نوع متفاوت از وظايف را به عهده دارد: وظيفه برنامه ريزي ، وظيفه مديريتي و وظيفه كنترلي. در بودجه هاي سنتي فقط وظيفه كنترلي وجود داشت در حالي كه در بودجه عملياتي وظيفه مديريتي و برنامه ريزي نيز بدان اضافه شده است و به عبارتي به ستانده نيز توجه شده است و در حقيقت بودجه عملياتي بر دو موضوع تاكيد دارد.
1.ستانده و ارتباط بين داده و ستانده يا توليد
2. نتيجه يا رضايت مردم.
وظيفه برنامه ريزي در بودجه ريزي بر انتخاب درون برنامه ها تاكيد دارد و در سطح تصميم سازان در قوه مجريه و مجلس بدين موضوع مي پردازند. وظيفه مديريتي در بودجه بر انتخابهاي فرابرنامه اي تاكيد دارد. مديريت در درون برنامه هاي دولت را شامل مي گردد. وظيفه كنترلي بودجه‌ريزي بر تحقق اهداف يا ساير محدوديتها در اعتبارات عمومي براي مراقبت از مسئوليت واگذاري از طرف پرداخت كنندگان ماليات مي باشد.

ويژگيهاي بودجه عملياتي

- چارچوب زماني براي انجام بودجه عملياتي بايد واقع گرايانه باشد.
- برنامه هاي استراتژيك مي بايست با معني ، با تفكر و براساس نيازها و بر مبناي داده ها و اطلاعات و به منظور تهيه بودجه عملياتي باشد.
- شكل بودجه عملياتي بايد ساده و قابل فهم باشد تا اجراي آن بهتر و ساده تر صورت گيرد.
- قوه مجريه و مقننه نيازمند فهم هدف و روابط حاكم بر بودجه عملياتي هستند به طوري كه تعهدات اجراي بودجه عملياتي نمايان شود.
- نتايج اغلب خارج از كنترل هستند.
- قانونگذاران بايد نقش فعال تري در اجراي بودجه عملياتي اجرا كنند.


روشهای اجراي بودجه ريزي عملياتي
به طور كلي سه روش اصلي اجرای بودجه ريزی عملياتی، شامل حسابداری قيمت تمام شده، کارسنجی و هزينه يابی بر مبنای فعاليت، وجود دارد ، هرچند از روش هايي نظير بودجه سرانه و روش ثابت گرفتن هزينه كل نيز به عنوان روش هاي بودجه ريزي عملياتي نام برده مي شود ولي در اين جا فقط روش هاي عمده تشريح می گردند.
الف)تنظيم بودجه ريزي عملياتي طبق حسابداري قيمت تمام شده
تنظيم بودجه عملياتي با استفاده از روش محاسبه «قيمت تمام شده» محتاج استقرار يك نظام كامل حسابداري قيمت تمام شده در كنار نظام حسابداري مالي موسسه است . مراحل تنظيم بودجه ريزي عملياتي طبق حسابداري قيمت تمام شده به قرار زير است:
(1) طبقه بندي عمليات
(2)انتخاب واحداندازه گيري
(4)پيش بيني حجم عمليات
(5)محاسبه هزينه عمليات


ب) تنظيم بودجه ريزي عملياتي طبق روش اندازه گيري كار يا كارسنجي
روش حسابداري قيمت تمام شده به لحاظ در نظر گرفتن كليه عناصر هزينه(حقوق ودستمزد ،وسايل وملزومات وحتي استهلاك) روش كاملي است . اما اجراي آن محتاج استقرار يك نظام حسابداري مالي و قيمت تمام شده(صنعتي) پيشرفته است كه دربسياري از موسسات عملاً مقدور نيست ، علاوه بر آن متناسب با تغيير قيمتها و دستمزدها، هزينه واحد كار نيز بايد دائماً محاسبه و تغيير داده شود. از اين رو روش اندازه گيري كار براي برآورد هزينه هاي اداري و پرسنلي بسياري از موسسات توصيه ميشود. اين روش فقط با يكي از عناصر هزينه ، يعني مقدار زمان مصروفه براي تكميل يك واحد كار ، ارتباط دارد و سايرعناصر هزينه از قبيل مواد ووسايل و هزينه هاي استهلاك كه در روش قيمت تمام شده محاسبه ميشونددرنظر گرفته نمي شوند. دراين روش رابطه حجم كار و زمان لازم براي انجام دادن آن مورد توجه است.براي اندازه گيري كار دو روش معمول است:كه يكي براساس بررسيهاي زماني وديگري بر مبناي تجزيه وتحليل آماري مي باشد.

ج) روش هزينه يابی بر مبنای فعاليت([7]ABC)
سيستم هزينه يابي بر مبناي فعاليت يكي از سيستم هاي جديد هزينه يابي است كه مي تواند بصورت جداگانه و يا همراه با ساير سيستم هاي هزينه يابي بكار گرفته شود. يكي از ويژگيهاي مهم ABC كه آن را از سيستم هاي سنتي متمايز مي سازد، توجه به پديده هاي نوين و اثرات تكنولوژي حاكم بر فعاليتهاي خدماتي امروزي است و تا حد ممكن با بكارگيري روشهاي مناسب، اين اثرات را به طور كمّي جذب خدمات ارائه شده مي كند. اين سيستم، در مقايسه با سيستم هاي هزينه يابي سنتي بدليل استفاده از مبناهاي تسهيم هزينه متناسب با هر فعاليت، براحتي قادر به محاسبه و سنجش تاثير روشهاي نوين در محاسبه بهاي تمام شده خدمات مي باشد. علاوه بر اين، سيستم ABC فلسفه نوين مديران را كه ارائه خدمات بهتر توام با هزينه پايين تر مي باشد را مد نظر قرار مي دهد.
بر خلاف روشهاي سنتي هزينه يابي، ABC در سيستم هاي خدماتي و توليدي پيچيده و غير معمول نيز كاربرد دارد. در اين گونه موارد اين سيستم دو نوع هزينه متغير جديد را كه عبارتند از: هزينه هاي مربوط به پيچيدگي و هزينه تنوع خدمات را در ساختار هزينه ها در نظر مي گيرد. اين ويژگيهاي برتر باعث شده است، روز بروز بر استفاده كنندگان اين سيستم و كاربردهاي گوناگون آن افزوده شود. بطوري كه سازمانهاي امروزي خصوصا" سازمانهاي در سطح جهاني دستيابي به اين سيستم و استفاده از توانايي هاي آن را به عنوان يك مزيت برتر براي سازمان خود تلقي مي كنند.
مكانيزم عملكرد سيستم ABC
در سيستم هاي هزينه يابي سنتي، عموما" از طريق ايجاد مراكز هزينه، كليه هزينه هاي دواير عملياتي وپشتيباني بر حجم خدمات ارائه شده تقسيم مي گردد تا از اين طريق بهاي تمام شده خدمات، تعيين شود. در اين سيستمها هيچ گونه ارتباط مستقيمي بين فعاليتهاي لازم جهت براي خدمات ارائه شده و ميزان استفاده از منابع وجود ندارد. در نتيجه بهاي تمام شده خدمات منعكس كننده مستقيم فعاليت ها و ارزش هاي منابع بكار گرفته شده نمي باشد. اما سيستم ABC اين مشكل را بوسيله مرتبط كردن هزينه هاي سازماني با هزينه هاي فعاليتهاي عملياتي مرتفع مي سازد.
از نظر عملي، سيستم ABC روابط علّي بين ايجاد هزينه ها و فعاليتهاي لازم جهت ارائه خدمات را كه براي سازمان ارزش اقتصادي ايجاد مي كنند را مشخص مي سازد. اين سيستم از اين باور سرچشمه مي گيرد كه خدمات فعاليتها را مصرف مي كنند و فعاليتها منابع را. در اين روش ابتدا هزينه ها به فعاليتها تخصيص مي يابد و سپس هزينه هاي تخصيص يافته به فعاليتها، بر مبناي استفاده هر يك از خدمات از فعاليتها، به آنها تخصيص داده مي شود.

كاربرد بودجه ريزي عملياتي در ايران
o مباني قانوني بودجه ريزي عملياتي در ايران
در قوانين مالي و محاسباتي ايران مباني و پايه‌هاي لازم براي تعيين فعاليتها و در نتيجه اجراي بودجه عملياتي پيش‌بيني شده است. طبق مفاد بند (4) ماده (1) قانون برنامه و بودجه، "برنامه سالانه" عمليات اجرايي دولت است كه سالانه تنظيم و همراه بودجه كل كشور تقديم مجلس مي‌گردد و ضمن آن در قالب هدفها و سياستهاي مندرج در برنامه پنجساله،‌ هدفهاي مشخص و عمليات اجرايي سالانه هر دستگاه اجرايي با اعتبار مربوطه تعيين مي‌شود.
در بند (8) ماده (1) قانون برنامه و بودجه نيز "عمليات اجرايي" به صورت مجموعه فعاليتهاي جاري (هزينه‌اي) و طرحهاي عمراني (تملك دارايي‌هاي ثابت) دستگاههاي اجرايي تعريف شده است. در بند (9) همين قانون "فعاليتهاي جاري" (هزينه‌اي) به سلسله عمليات و خدمات مشخص اتلاق شده است كه براي تحقق هدفهاي برنامه سالانه طي يك سال اجرا مي‌شود و هزينه آن از محل اعتبارات جاري (هزينه‌اي) تأمين مي‌گردد. همچنين در ماده (19) قانون برنامه و بودجه دستگاههاي اجرايي مكلف شده اند براساس شرح فعاليتها و طرح‌هايي كه بين دستگاه اجرايي و سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور مورد توافق واقع شده است در حدود اعتبارات مصوب عمل كنند.
از بعد الزامات قانوني نيز تكاليف خاصي به سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و وزارت امور اقتصادي و دارايي محول گرديده است كه ميتوان به موارد ذيل اشاره كرد:
ماده 138 قانون برنامه چهارم توسعه: سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور موظف است با همكاري دستگاههاي ذي‌ربط به منظور اصلاح نظام بودجه‌ريزي از روش موجود به روش هدفمند و عملياتي به صورت قيمت تمام‌شده خدمات، اقدامات ذيل را حداكثر تا پايان سال دوم برنامه چهارم انجام دهد:
الف- شناسايي و احصاء فعاليت و خدماتي كه دستگاههاي اجرايي ارائه مي‌نمايند.
ب- تعيين قيمت تمام‌شده فعاليتها و خدمات، متناسب با كيفيت و محل جغرافيايي مشخص.
ج- تنظيم لايحه بودجه سالانه بر اساس حجم فعاليتها و خدمات و قيمت تمام‌شده آن.
د- اعطاي تخصيص اعتبارات بر اساس عملكرد و نتايج حاصل از فعاليتها و متناسب با قيمت تمام‌شده آن.
تبصره 1-به منظور تحقق رويكرد فوق و همچنين تسريع در نظام بودجه‌ريزي كشور و تقويت نظام برنامه‌ريزي و نظارت، سازمان مذكور موظف است ضمن اصلاح ساختار سازمان، مديريت نيروي انساني، روش‌ها و فناوري اداري خود ترتيبي اتخاذ نمايد تا با سازماني كوچك منعطف، كارآمد اثر بخش و بكارگيري نخبگان واندشمندان امكان انجام وظايف محوله به طور مطلوب و بهينه فراهم شود.
تبصره 2- سازمان فوق‌الذكر و وزارت امور اقتصادي و دارايي نسبت به تهيه لوايح لازم براي اصلاح قوانين و مقررات مالي، اداري و استخدامي و بودجه‌ريزي كشور اقدام نمايد به نحوي كه نظام موجود تبديل به نظام كنترل نتيجه و محصول گردد.
با توجه به احكام فوق، برنامه‌هاي عملياتي ذيل دستگاههاي اجرايي بايد شامل فعاليتهاي كميت‌پذير مشخص باشد كه براي تحقق هدفهاي برنامه مزبور اجرا مي‌شوند. به بيان ديگر هر يك از فعاليتهاي دستگاهها بايد داراي هدف و برنامه كار مشخص باشد. برنامه كار مزبور براي دستگاه اجرايي،‌ سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و ساير دستگاههاي ذي‌نفع بهترين راهنما براي عملياتي است كه در سال مالي انجام مي‌گيرد و اين برنامه اساس كار گزارشگيري و نظارت مي‌باشد.[8]
بنابراين تعيين فعاليتهاي ذيل برنامه‌ها بايد به‌گونه‌اي انجام گيرد كه گزارشگيري از آنها را ساده سازد. در گزارشگيري اصل "مسئوليت" است و مسئوليت در قالب شرح وظايف دستگاه شكل مي گيرد و واقعيت مي‌يابد.
براي برقراري ارتباط متقابل ميان طبقه‌بندي عمليات و واحدهاي اجرايي، بايد سعي شود برنامه‌ها و فعاليتها به واحدهاي اجرايي مشخص در درون هر دستگاه مرتبط شوند. ايجاد ارتباط بين طبقه‌بندي عمليات و واحدهاي اجرايي موجب مي‌شود كه كار تهيه و تنظيم و اجراء نظارت بر اجراي بودجه به نحو بهتري انجام شود و عامل مسئوليت در داخل هر دستگاه مشخص‌تر گردد.
بنابراين در تشخيص و تعيين فعاليتها بايد گروههاي عملياتي در داخل هر يك از برنامه‌هاي هزينه‌ دستگاه در قالب فعاليت گنجانده شوند به نحوي‌‌كه مسئوليت اجراي هر يك فعاليتها و واحد اجرايي آن از هر حيث مشخص و با وظايف و تشكيلات منطبق باشد.

جمع بندي و نتيجه گيري
اجراي بودجه ريزي با اين ويژگي ها داراي نقاط قوت و ضعفي است كه مي توان از هر دو منظر بدان نگاه كرد و آن را مورد ارزيابي قرار داد .
الف ) نقاط قوت
· مهمترين نقطه قوت بودجه ريزي عملياتي در ايران شروع عمليات بودجه ريزي به اين روش است و خود گامي بلند به پيش است .
· پايداري و ثبات در عملكرد گذشته و دچار تغييرات اساسي نشدن فرم ها و حركت آهسته به اين منظور نيز مي تواند نقطه قوتي باشد.
· احصاء فعاليت ها و برنامه هاي هر دستگاه نيز از نقاط قوت بودجه ريزي عملياتي است هر چند كه در اجرايي كردن آن و در راستاي حذف يا اضافه نمودن وظيفه يا ماموريت جديد و يا حتي حذف يا اضافه نمودن دستگاه جديد سازوكاري وجود ندارد .
الف ) نقاط ضعف
بودجه ريزي عملياتي در ايران از چند جهت داراي اشكالات اساسي است اعم از اشكالات شكلي و قانوني و ... . مادامي كه اين گونه اشكالات رفع نگردد تحقق بودجه ريزي عملياتي در وضعيت ايده آل بعيد به نظر مي رسد كه برخي از آنها عبارتند از :
· اجراي بودجه ريزي عملياتي در ايران با 3 فرم فوق صورت پذيرفته است و بسياري از اشكالات شكلي در تكميل فرم ها وجود دارد كه تحقق بودجه ريزي عملياتي را دچار اخلال مي كند همان طور كه در مبحث مربوط به تئوري بودجه ريزي عملياتي عنوان شد بودجه ريزي عملياتي از طريق اعطاي اختيار به مديران به ارزيابي عملكرد دستگاه و مديريت دستگاه در تحقق اهداف دستگاه ، اثربخشي اقدامات و كارايي مي پردازد . اولين پيش نياز اين گونه ارزيابي وجود قوانين و مقررات است . وجود قوانين و مقررات را از چند منظر مي توان بررسي نمود . قوانين و مقررات استخدامي ، مالي و محاسباتي و نظارتي جنبه هايي از آن مي باشد .
· يكي از پيش نياز هاي بودجه ريزي عملياتي اطلاعات دقيق و روزآمد به منظور شناخت از وضع موجود و ارزيابي عملكرد گذشته است و اينكه همه دست اندركاران اعم از دستگاه اجرايي دستگاه بودجه ريز و تخصيص دهنده اعتبار و همچنين دستگاه پرداخت كننده اعتبار و دستگاه نظارتي به يك اطلاع و آمار استناد نمايند كه از ويژگي دقت و روزآمدي برخوردار باشد و نشان دهنده عملكرد واقعي دستگاه باشد.
· درك صحيح و مناسب مسئولين از بودجه ريزي عملياتي را مي توان به عنوان بزرگترين مانع اجراي بودجه ريزي عملياتي بيان نمود و با توجه به عدم درك صحيح و واحد از موضوع التزام كافي نيز براي اجراي آن وجود ندارد و سلائق شخصي مي تواند بر موضوع تاثير گذار باشد .
· يكي از مراحل بودجه ريزي عملياتي احصاء برنامه ها و فعاليت هاي ذيل هر دستگاه است . در اين بين برخي برنامه ها ممكن است در هر شرايطي از زمان به برنامه هاي دستگاه اضافه شود و يا حذف شود ، براي اين منظور نيز ممكن است دستگاهي به منظور انجام ماموريت و وظيفه جديدي ايجاد يا حذف شود و در عين حال برنامه ها و ماموريت هاي موازي شناسايي گردند و اين موضوع نياز به وضع برخي قوانين و مقررات مربوط به خود دارد كه بتواند چنين سازوكاري را ايجاد نمايد . به طور مثال بسياري از وظايف و ماموريت هاي دستگاهي نظير سازمان تبليغات اسلامي و وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي موازي است و هيچ گونه سازوكاري براي اصلاح آن وجود ندارد و مي توان مثال هاي بسياري از اين دست ذكر نمود .
· عدم وجود چارچوب كلي و مشخصي براي ارائه گزارش عملكرد يكي ديگر از مشكلاتي است كه در ارزيابي عملكرد دستگاه ها وجود دارد . مسئولين دستگاه هاي اجرايي تمايل دارند كه همواره عملكرد خود را مثبت و مطلوب گزارش و ارزيابي نمايند . لذا وجود چارچوب مشخص براي ارائه گزارش عملكرد يكي از ضروريات اجتناب ناپذير بودجه ريي عملياتي است كه بايد مورد توجه قرار گيرد .
· وجود شاخص هاي استاندارد براي ارزيابي و پيش بيني اين موضوع نيز يكي از نكات قابل تامل مي باشد . به عنوان مثال در صورتي كه بخواهيم عملكرد دستگاهي را ارزيابي نمائيم بايد علاوه بر وجود اطلاعات عملكرد اطلاعاتي از نرم ها و استانداردها را شناسايي نموده و در ارزيابي عملكرد از آن استفاده نمود .
· شرايط و سازوكاري براي پاسخگويي مسئولين و مديران دستگاه هاي اجرايي پيش بيني نشده است و اين مهم از بودجه ريزي عملياتي قابل حصول نمي باشد .
· يكي از نقاط ضعف نظام بودجه ريزي و به تبع آن اجراي بودجه ريزي عملياتي بدين شيوه ، تاثيرپذيري بودجه ريزي از تصميمات خارج از فرآيند بودجه ريزي است .
· عدم هماهنگي بين درآمد و هزينه با توجه خاص به تعاريف درآمد و هزينه مندرج در نظام آمارهاي مالي دولت ( GFS ).