اطلاعاتی درباره سیستم حقوق و دستمزد

[مژگان]

از زمان‌های نزدیک به نیمه دوم قرن بیستم نیز تحول چشمگیری در زمینه روش‌شناسی در جهان روی داد که روش سیستمی نامیده شد و به سرعت تمام حوزه‌های علم و عمل را در بر گرفت و چنانکه گفته‌اند: «این روش، علم یا نظریه نوی نیست، بلکه روش جدیدی است که با به کار بستن آن می‌توان شناخت‌های گوناگون را برای بهتر در یافتن موضوع مورد بررسی و دست یافتن به امکان فعالیت‌های بیشتر و موثرتر، با هم جمع و ترکیب کرد».
روش سیستمی حقوق و دستمزد به طور طبیعی حسابداری و دانش‌های وابسته به آن را نیز در برگرفت. و در زمان حاضر به عنوان روش تبیین مبانی نظری و روش‌شناسی کاربرد این دانش به کار بسته می‌شود و بیگمان بازتاب آن همه اجزای این دانش را دستخوش تغییر و تحول ساخته است و سرانجام ایجاد هماهنگی و همزبانی میان همه کسانی که در این زمینه کار و فعالیت می‌کنند ضرورتی تردیدناپذیر خواهد بود. در دنیای امروز حتی واحدهای اقتصادی بسیار کوچک را هم نمی‌توان بدون اطلاعت صحیح و بهنگام اداره کرد. این اطلاعات در داخل یک سازمان به وسیله مدیران و مسوولان اجرایی و در خارج از سازمان به وسیله سرمایه‌گذاران اعتباردهندگان و سایر اشخاص ذی‌حق، ذی‌نفع، به واحد اقتصادی مورد استفاده قرار می‌گیرد.تامین اطلاعات مورد نیاز برای اداره هر واحد اقتصادی مستلزم استقرار یک سیستم حسابداری، و در پی آن یک سیستم حقوق و دستمزد متناسب نیز ضروری است. سیستم در معنای عام به مجموعه عواملی وابسته و برخوردار از نظام ارتباطی و عملکردی مشخصی، گفته می‌شود. در اجرای حقوق و اسناد حسابداری حقوق در موسسات بزرگ هر چه عملیات سیستمی تر باشد سرعت، سهولت و کیفیت توام با اطمینان را می‌تواند در برداشته باشد و مشکلات عمدتا در مراحل اولیه (داده‌ها) می‌باشد. که پس از آن با پردازشی که توسط سیسم انجام می‌شود خیی سریع به نتیجه مطلوب دست خواهند یافت. تابلوی گزارشاتی که از سیستم حقوق می‌توان استخراج کرد موسسات را برای جوابگویی‌ها و دسترسی‌های آتی یاری می‌کند. انتخاب راه‌ها و وسایل پرداز اطلاعات علاوه‌بر شرایط محیطی و اقتصادی و تکنولوژیکی جامعه‌‌ای که موسسه‌ای در آن فعالیت می‌کند به سه عامل اصلی بستگی دارد:
1 -حجم اطلاعاتی که باید پردازش ود.
2 -مدتی که صرف پردازش اطلاعات می‌شود و زمانی که گزارش‌های حقوقی مورد نظر باید آماده شود.
3 -هزینه‌ای که باید صرف پردازش اطلاعات شود.
در پردازش اطلاعات حقوق و دستمزد، اطلاعات مربوط به پرسنل برحسب اسناد و مدارک اولیه به گزارش‌های مالی جریان می‌یابد. ورودی این جریان را اطلاعات ورودی (داده‌ها) و خروجی یا فرآورده این جریان را اطلاعات و گزارش‌های خروجی (دریافت‌ها) می‌نامند.
اطلاعات حقوقی را می‌توان از طریق سیستم دستی، مکانیکی، کامپیوتری یا ترکیبی از آنها پردازش کرد اما در هر حال هر سه سیستم، نتایج یکسانی را فراهم می‌آورد. موسسات کوچک می‌توانند پرداخت حقوق خود را به آسانی و با کارآیی، با سیستم دستی مناسب انجام دهند. اما در موسسات بزرگ و بسیار بزرگ معمولا از سیستم پردازش کامپیوتری استفاده می‌شود و فقط معدودی از اطلاعات با سیستم دستی پردازش می‌گردد.
از آنجا که انواع مختلف کامپیوتر، در نگهداری انبوهی از اطلاعات و پردازش سریع آنها توانایی زیادی دارند، امروزه تمامی موسسات، اموری چو تهیه لیست‌های حقوق دستمزد و اسناد حسابداری مربوطه به آن را با استفاده از کامپیوتر انجام می‌دهند. توسعه سریع کامپیوترها که از لحاظ اندازه کوچک و از نظر قیمت، ارزان و کار با آن نسبتا آسان است و در عین حال از لحاظ پذیرش برنامه و پردازش اطلاعات توانایی زیادی دارد. ساده‌تر شدن کار برنامه‌نویسی در سال‌های اخیر و رواج برنامه‌های آماده کامپیوتری (package) برای انجام دادن عملیات مختلف حقوقی نیز از عوامل دیگری است که میزان استفاده از سیستم‌های مالی کامپیوتری در حسابداری موسسات مختلف افزایش داده است. استفاده از این سیستم‌ها علاوه بر تهیه سریع و به موقع اطلاعات مورد نیاز، این مزیت را دارد که می‌تواند کار حسابداری یک موسسه را با دقت و صحت زیادی و پرسنل بسیار کمتری در مقایسه با سیستم‌های دست یو مکانیکی انجام دهد و بدین ترتیب علاوه بر صرفه‌جویی در وقت، مسائل و مشکلات پرسنلی و اداری هزینه‌های یک موسسه را نیز در مجموع کاهش دهد.
هر سیستم حقوق و دستمزد از چهار عامل (پرسنل)، فرم‌ها، روش‌ها و وسائل و تجهیزات تشکیل می‌شود. این عوامل در کلیه سیستم‌های کوچک، بزرگ، ساده، پیچیده، دستی، ماشینی به کار گرفته می‌شود. اما شکل و اندازه آنها بر حسب مقتضیات هر سیستم و موسسه به کار برنده آن متفاوت است.
سازمان (Organization): مهمترین عامل در هر سیستم افرادی هستند که در یک سیستم کار می‌کنند. یک سیستم حقوق و دستمزد در صورتی کارآمد خواهد بود که مجریان آن تخصص، تجربه و مهارت لازم را برای انجام کار داشته باشند. وجود کارکنان متخصص و ماهر شرطی لازم است اما کافی نیست، بلکه سازمان دادن کارکنان و تشکیلاتی مناسب که وظایف، اختیارات و مسوولیت‌های آنها به درستی تفکیک و تعیین شده باشد عامل اساسی دیگری است که می‌تواند زمینه بهره‌گیری درست از خدمات پرسنل را فراهم آورد. علاوه بر این در یک سازمان باید انگیزه‌های لازم برای علاقه‌مندی به کار درستکاری وجود داشته باشد تا پرسنل وظایفشان را با دقت، سرعت و صحت انجام دهند و در نتیجه سیستم درست کار کند.
- فرم‌ها (FORMS): پردازش اطلاعات مستلزم وجود مدارکی است که چگونگی وقوع و انجام رویدادها را نشان دهد. در عرف جاری، فرم به هر ورقه چاپی گفته می‌شود که در آنجا و ترتیب لازم برای درج اطلاعات پیش‌بینی شده باشد.
- روش (Procedures): روش در معنای عام راه عادی انجام دادن کارهای مهین و تکراری است هر سیستم شامل روش‌های متعدد و متنوعی است که هر یک چگونگی ترتیب و مراحل انجام دادن عملیاتی را متناسب با اجرای سیستم در بر دارد. روش‌هایی که در هر سیستم به کار می‌رود باید دقیقا با سایز اجرای سیستم هماهنگ باشد.
- وسایل و تجهیزات (Epulpment): در هر سیستم حقوق و دستمزد اعم از دستی یا کامپیوتری، وسایل و تجهیزاتی به کار گرفته می‌شود که کار ثبت و پردازش اطلاعات را با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌دهد.
هر سیستم حقوق و دستمزد در چند مرحله طرح و تدوین می‌شود. مطالعه (Study)، طراحی (Design) استقرا رو اجرا (implementation).
مهمترین وظیفه‌ای که غالبا به پرسنل متخصص و کارآزموده محول می‌شود تدوین سیستم حقوق و دستمزد و حسابداری و واحدهای اقتصادی است که اطلاعات مالی را بررسی، گردآوری و گزارش‌های مالی مورد نیاز برای اداره یک موسسه را صحیح و به موقع فراهم آورد. مدیران یک موسسه باید نسبت به استقرار یک سیستم مناسب و کارآمد اطمینان حاصل کنند. سیستم حقوق در صورتی مناسب و مطلوب است که اقتصادی و عملی بوده و در عین حال که عملیات لازم را به سادگی و صحت انجام می‌دهد از انعطاف‌پذیری هم برخوردار باشد و امکان اشتباه و تقلب را کم کند.
ویژگی‌های یک سیستم حقوق و دستمزد به طور اختصار به شرح زیر می‌باشد.
اقتصادی بودن (Cost effectiveness): اقتصادی بودن سیستم به این معنا است که اطلاعات مورد نیاز با کمترین هزینه فراهم شود.
*عملی بودن (Practicablly): عملی بودن به این معنا است که عملیات پیش‌بینی شده در یک سیستم با نیروی انسانی، منابع و وسایل و تجهیزاتی دست‌یافتنی انجام گیرد.
*سادگی (Slmplliclty): سادگی یعنی این که پردازش اطلاعات با کمترین اقدام و با استفاده از ساده‌ترین وسایل ممکن انجام پذیرد.
*صحت (Accuracy): اطلاعاتی که از طریق سیستم فراهم می‌آید بدون اشتباه و هرچه بیشتر به واقعیات عینی متکی و نزدیک باشد.
*انعطاف‌پذیری (Flexibllity): به این معنا است که توانایی فراهم ‌آوردن اطلاعات مورد نیاز را در شرایط متغیر کار و فعالیت اقتصادی داشته باشد و بتواند با تغییر قوانین مقررات، اصول و روش‌های حقوقی و تغییر سازمان به سادگی تبدیل شود.
*کفایت کنترل‌های داخلی (Abequatainternal contrtols): سیستم باید شامل روش‌هایی باشد که با اجرای آن مدیریت بتواند عملیات را به سهولت هدایت و نظارت کنند و احتمال وقوع اشتباه، تقلب، سوء استفاده و استفاده‌های نادرست را به حداقل برساند.