مقالات کوتاه رایانه در حسابداری

[مژگان]

نرم‌افزار برنامه‌ريزي منابع سازماني (Enterprise Resource Planning)





چكيده


در اين مقاله ERP ، نرم‌افزار برنامه‌ريزي منابع سازماني (Enterprise Resource Planning) تعريف مي شود و نقش و كاركرد آن شرح داده مي شود. در ادامه هزينه هاي واقعي و پنهان آن بررسي مي شود و به دلايل شكست پروژه هاي ERP و مزايا و معايب آن اشاره مي شود.

كليدواژه : نرم افزار يكپارچه سازماني ؛ سيستم اطلاعاتي سازماني ؛ نرم افزارهاي اطلاعاتي سازمان ؛ سيستم هاي رايانه اي سازمان ؛ Enterprise Resource Planning ؛ نرم‌افزار برنامه‌ريزي منابع سازماني ؛ ERP

1- ERP چيست؟

ERP عبارت است از نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یا ERP سعی دارد تا عملكرد همه واحدهای شركت را در یك سیستم كامپيوتری يكپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هر واحد را پاسخ گوید.

این ادعای بزرگی است! یك برنامه نرم‌افزاری كه بتواند نیازهای افراد مالی و منابع انسانی را برآورده سازد. هریك از واحدها، سیستم كامپيوتری منحصر به خود را برای بهینه سازی عملكردهایش دارد. اما ERP آنها را در یك برنامه نرم‌افزاری يكپارچه تركیب می‌كند. این برنامه از طریق یك پايگاه داده‌ها اجرا می‌شود، لذا واحدهای مختلف می‌توانند اطلاعات را ساده‌تر به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. این شیوه یكپارچه در صورتیكه شركت‌ها نرم‌افزار را به درستی نصب كنند، مزایای متعددی دارد.

برای مثال، دریافت سفارش مشتری؛ در واقع هنگامی كه مشتری سفارش می‌دهد، سفارش به صورت كاغذی یا كامپيوتری در واحدهای مختلف شركت در گردش است. این گردش سبب تاخیر در پاسخ‌گویی به سفارش می‌شود، در ضمن هیچ يك از افراد شركت به درستی نمی‌داند كه وضعیت سفارش در هرنقطه چگونه است.

ERP سیستم‌های كامپيوتری مستقل را در واحدهای مالی، منابع انسانی و انبار داده‌ها در هم می‌شكند و آنها را با برنامه نرم‌افزاری يكپارچه كه به ماجول‌های نرم‌افزاری تقسیم می‌شود، جايگزين می‌سازد. بدین ترتیب واحدهای مالی، ساخت و انبارداده‌ها هنوز هم نرم‌افزار خودشان را دارند، با این تفاوت كه حالا نرم‌افزارها به یكديگر لینك شده‌اند به گونه‌ای كه واحد مالی می‌تواند با مراجعه به انبارداده‌ها از تحویل سفارش مطلع شود. اكثر نرم‌افزارهای ERP انعطاف پذیرهستند به گونه‌ای كه شما می‌توانید بعضی از ماجول‌ها را نصب كنید بدون اینكه نیاز باشد تا كل بسته را بخرید. برای مثال، بسیاری از شركت‌ها فقط ماجول مالی یا منابع انسانی ERP را نصب می‌كنند.

2- چگونه ERP می‌تواند كارآیی كسب و كارشركت را بهبود بخشد؟

نكته مهم این است كه به مدت زمانی كه به طول می‌انجامد، توجه نكنیم. به طور متوسط پس از یك یا سه سال این نرم افزار كارآیی را افزایش می‌دهد.

3- ERP چه چيزی را در كسب كار اصلاح می‌كند؟

پنج دلیل عمده استفاده از ERP در شركت‌ها عبارتند از:



اطلاعات يكپارچه مالی: از آنجاییكه كه مدیر اجرایی ارشد شركت سعی دارد از كارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب. ERP نسخه واحدی از واقعیت است و سئوال برانگيز نخواهد بود. زیرا هر فردی از یك سیستم مشابه استفاده می‌كند.
يكپارچگی اطلاعات سفارش مشتری: سیستم‌های ERP می‌توانند در جایی استقرار یابند كه سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورتحساب صادر شود. اگراین اطلاعات در یك سیستم نرم افزاری نگهداری شود، شركت می تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی كند.
استانداردسازی و سرعت دهی به فرایندهای ساخت: شركت های سازنده به ويژه آنهایی كه از ادغام چند شركت به وجودآمده‌اند، چندین واحد كسب و كار دارند كه ممكن است از روش‌ها و سیستم‌های كامپيوتری متفاوتی استفاده كنند. سیستم‌های ERP با بهره گيری از روش‌های استاندارد، برای اتوماتیک سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به كار می‌روند. استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یك سیستم كامپيوتری يكپارچه می‌تواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.
كاهش موجودی: ERP به جریان روان‌تر فرایند ساخت كمك می‌كند و رویت پذیری فرایند سفارش را در شركت بهبود می‌بخشد.
استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی: منابع انسانی، به ويژه در شركت‌هایی كه چندین واحد كسب و كار دارند، ممكن است یك روش ساده و يكپارچه برای ردیابی زمان كارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه خدمات نداشته باشد. ERP می‌تواند در این مورد كمك كند.

4- هزینه واقعی ERP چقدر است؟

اخیرا متا گروپ درباره هزینه كل مالكیت ERP شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات حرفه‌ای و كارشناسان داخلی مطالعاتی را انجام داده است. ازبین 63 شركتی كه مورد بررسی قرار گرفته‌اند، از جمله شركت‌های كوچك - متوسط و بزرگ صنعتی، مبلغ موردنظر به طور متوسط 15 میلیون دلار بوده است و متا گروپ به این نتیجه رسید كه پياده سازی ERP گران است و چندان به نوع شركتی كه از آن استفاده می‌كند، بستگی ندارد.

5- هزینه‌های پنهان ERP كدامند؟



آموزش: هزینه‌های آموزش بالاست. زیرا كاركنان مجبورند مجموعه فرایندهای جدیدی را فرا بگيرند. بدتر اینكه، شركت‌های خارجی آموزشی نیز نمی‌توانند دراین مورد به شما كمك كنند. آنها به افراد نحوه بكارگيری نرم‌افزار را می‌آموزند نه روش‌های خاص استفاده از آن در كسب و كار شركت. شرایطی را مهیا نمایید و تحت آن شرایط فرایندهای مختلف كسب و كار را كه از سیستم ERP تاثیر می‌پذيریرند، شناسایی كنید. به خاطر داشته باشید كه مسوولین واحد مالی از همان نرم‌افزاری استفاده می‌كنند كه مسوولین واحد فروش استفاده كرده‌اند، هر دوی آنها اطلاعاتی را وارد می‌كنند كه بر هر دو سیستم تاثیر گذارند. لذا باید از متخصصین تكنولوژی اطلاعات بخواهید كه چنين دوره‌های آموزشی را برگزارنمایند.
آزمایش و يكپارچه سازی: آزمایش ارتباط بین بسته‌های ERP و سایر بخش‌ها، هرینه ديگری را به دنبال خواهد داشت. یك شركت سازنده شاید برنامه‌های كاربردی از تجارت الكترونیك و زنجیره تامین گرفته تا محاسبه مالیات برفروش و باركدينگ را دارا باشد. همه يكپارچه سازی‌ها با ERP در ارتباطند. بهتر است این برنامه‌ها را از یك فروشنده ERP بخرید. آزمایش يكپارچگی ERP به همراه آموزش باید صورت گيرد.
سفارشی سازی: برنامه‌های افزودنی تنها سرآغاز هزینه‌های يكپارچه سازی ERP محسوب می‌شوند. هزینه ديگری كه بهتر است تا حد امكان از آن اجتناب شود، سفارشی سازی هسته اصلی نرم‌افزار ERP است. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد كه نرم‌افزار ERP نتواند یكی از فرایندهای كسب و كار را مدیریت كند و شما تصمیم می‌گيرید با سفارشی سازی نرم‌افزار مشكل را حل كنید. سفارشی سازی می‌تواند بر هر ماجول سیستم ERP تاثیر گذارد، زیرا آنها كاملا با هم در ارتباطند. ارتقاء بسته ERP نیز معضل بزرگی است. زیرا مجبورید دوباره برای نسخه جدید، سفارشی سازی را انجام دهید و از سوی ديگر، فروشنده از شما پشتيبانی نخواهد كرد و باید كارشناسان جدیدی را برای انجام سفارشی سازی و پشتيبانی استخدام نمایید.
تبدیل داده‌ها: تبدیل اطلاعات نظیر سوابق مشتری، عرضه كننده، طراحی محصول از سیستم قدیم به سیستم جدید ERP هزینه براست.
تجزیه و تحلیل داده‌ها: اغلب، داده‌های سیستم ERP به منظور انجام تجزیه و تحلیل، باید با داده‌های سیستم‌های خارجی تلفیق شوند. كاربرانی كه تجزیه و تحلیل‌های حجیم انجام می‌دهند، باید هزینه انبارداده‌ها را نیز در نظر بگيرند. زیرا ERP شناسایی تغییرات روزانه داده‌ها را به خوبی انجام نمی‌دهد و برای این منظور باید یك برنامه سفارشی نوشته شود.
مشاوره: هنگامی كه كاربران نمی‌توانند در این زمینه برنامه‌ریزی كنند باید از مشاور كمك بگيرند، لذا هزینه مشاور نیز به هزینه‌های فوق افزوده می‌شود.
جايگزینی بهترین‌ها: موفقیت ERP به استخدام افراد ماهر بستگی دارد. این نرم‌افزار بسیار پيچيده است و نمی‌توان آن را به هر كسی سپرد. بدتر اینكه، شركت باید برای جايگزینی افراد پس از اتمام پروژه نیز آماده باشد.
هيچگاه كار تیم‌های پياده سازی اتمام نمی‌پذیرد: اكثر شركت‌ها با پروژه ERP همانند سایر پروژه‌ها رفتار می‌كنند. به محض اینكه نرم‌افزار نصب شد، تیم به كار اصلی خود مشغول می‌شود. اما باید توجه نمایید كه تیم پياده سازی ارزشمند است. زیرا اطلاعاتشان درباره فرایندهایی نظیر فروش، ساخت، منابع انسانی و... بیشتر از مسئولین این فرایندهاست. لذا آنان نباید به كار اصلی خود مشغول شوند، زیرا پس از نصب ERP كارهای زیادی را باید انجام دهند. نوشتن گزارشات حاصل از اطلاعات سیستم جدید ERP حداقل برای یكسال آنان را مشغول نگاه می‌دارد.

6- چرا اغلب پروژه‌های ERP شكست می‌خورند؟

ERP مجموعه‌ای از عملیات خوب برای انجام وظایف شركت نظیر مالی، ساخت و .... است. شما به منظور بهره برداری بهتر ار نرم‌افزار باید افرادی را در شركت داشته باشید تا روشهای كاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند. اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روشهای كاری لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روشهایی كه آنها به كار می‌برند، به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند یا از واحد تكنولوژی اطلاعات درخواست می‌كنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید كه متناسب با روش‌های كاری آنان باشد و در اینجاست كه پروژه ERP شكست می‌خورد. از طرفی سفارشی سازی نرم‌افزار ،آن را ناپايدارتر و نگهداریش را دشوار می‌كند.

7- مزایای ERP



كاهش هزینه‌های حمل موجودی
كاهش هزینه‌های سفارش
كاهش هزینه‌های تولید
كاهش هزینه‌های نگهداری سوابق
كاهش هزینه‌های حمل و نقل
كاهش سرمایه گذاری در تجهیزات
فرایندهای تولید انعطاف پذیرتر
بهبود كارآیی كه به سوددهی بيشتر یا افزایش سهم بازار منجر می‌شود
افزایش شفافیت فرایند برای مشتری
افزایش رضایت مشتری

8- معایب ERP



نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیار گران است.
استفاده از بعضی از این سیستم‌ها دشوار است.
برای به اشتراك گذاشتن برخی از اطلاعات حساس كه برای یك فرایند ضروری است، با مقاومت فراد مواجه می‌شوید.

نويسنده : جهانگير، مهدي

[مژگان]

ERP یک بسته نرم افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان می باشد . این سیستم بوسیله بهبود کیفیت اطلاعات در سطح کل سازمان ، بستر مناسب تری برای تصمیم گیری مدیریت فراهم می کند . لیکن پیاده سازی ERP ، نیازمند سرمایه گذاری کلانی می باشد و بازدهی آن نیز مستلزم گذشت زمانی بین یک تا سه سال است. در چند ساله اخیر ، با مشخص شدن آثار عملی بکارگیری این سیستم در شرکتها ، تحقیقات متعددی در مورد بررسی آثار ERP ، در حوزه های مختلف حسابداری صورت گرفته است . طبق نتایج برخی از این تحقیقات ، پیاده سازیERP ، موجب افزایش مربوط بودن اطلاعات حسابداری و تا حدودی کاهش قابلیت اتکای آنها می شود . از طرفی این سیستم ها ، کیفیت بودجه بندی سرمایه ای و بودجه جامع شرکت ها را نیز بهبود می بخشند. استقرارERP ، بر اظهار نظر تحلیل گران مالی نیز اثر مثبت دارد . ( هر چند که آنها این اظهار نظر خود را از بابت ابعاد تجاری سازمان تعدیل می کنند . )ERP همچنین ، مسئولیت پاسخگویی کارکنان در سازمان را به سطحی بالاتر ارتقاء می دهد و ابزار مناسبی جهت پاسخ خواهی از مدیریت ارشد شرکت فراهم می آورد .




مقدمه

"واحد بازرگانی و فروش با ما هماهنگ نیست!! واحد تولید اطلاعات خود را به موقع در اختیار ما قرار نمی دهد و به همین علت سیستم بهای تمام شده ما هیچ گاه به روز نیست. چرا ما در هر لحظه از زمان نمی دانیم چه مقدار موجودی کالای آماده برای فروش داریم؟ و یا وضعیت تسهیلات دریافتی شرکت و سود تضمین شده آنها در حال حاضر چگونه است؟ و ... "

اینها شاید تنها قسمتی از اعتراضات به حق حسابداران حرفه ای در دنیا تجارت امروز باشد که بایستی به آن مسائل و مشکلات سایر واحدهای شرکت و در رأس آن مدیریت ارشد سازمان را نیز افزود.تمامی این سئوال ها و احساس نیازهای جدید، با گسترش بیشتر حوزه های تجارت و فشردگی رقابت در بازارهای جهانی، ابعاد مهمتری به خود گرفته و عرصه را بر شرکت های بزرگ تنگ تر کرده است. تمامی این مسائل و مشکلات، ضرورت پیاده سازی سیستمی را مطرح می سازد که امکان مدیریت صحیح و یکپارچه بر کل منابع سازمان را فراهم کند.

یکی از آخرین فن آوری های اطلاعات در زمینه تحول جریان اطلاعات سازمانی،که با اعمال IT در تمام مراحل فعالیتهای یک بنگاه اقتصادی و برقراری تبادلات منطقی بین منابع مختلف سازمان، توانسته است پاسخی مناسب به ضرورت فوق الذکر بدهد ، ERP است. ERP مفهومی فراتر از معنای لغوی واژگان تشکیل دهنده آن دارد. « البته شکی نیست که همه چیز در حوزه سازمان یعنی کلمه Enterprise ختم می شود، لیکن دو کلمه Resource و Planning در تفسیر و استنباط ERP نقش مهمی ندارند. ERP تمام بخشها و وظایف آنها در سرتاسر شرکت را در یک سیستم رایانه ای ، یکپارچه می کند . به نحویکه نیازهای خاص تمام بخشهای سازمانی در این سیستم پشتیبانی می شوند.» ( زرگر ،1382، 249)

نگارندگان این مقاله سعی دارند در ابتدا با تشریح ابعاد مختلف ERP ، به یک مفهوم دقیق و عمیق در این رابطه دست یابند و سپس با تشریح پیاده سازی این سیستم، اثرات آن را در حوزه حسابداری بررسی کنند . لیکن از آنجایی که وسعت بحث بسیار گسترده می باشد ، بررسی های صورت گرفته در این مقاله معطوف به حوزه های خاصی از حسابداری می باشد که عبارتند از : قابلیت اتکا و مربوط بودن اطلاعات حسابداری ، مسئولیت پاسخگویی ، حسابداری مدیریت ( بحث بودجه بندی سرمایه ای ) و واکنش تحلیل گران مالی و حسابداری به پیاده سازی ERP

بخش اول : تشریح ابعاد مختلف ERP

1- ERP چیست؟

« ERPیک فکر، فن آوری و سیستم برای مدیریت با کارآیی بالا روی منابع مختلف در کل یک سازمان است. این نوع مدیریت از طریق یکپارچه کردن فعالیتها، در جهت بالا بردن کارآیی و بهره وری سازمان و افزایش رضایت و ارزش مشتری انجام می گیرد. ERP تمام مراحل عملیاتی یک فرآیند را در سازمان نمایش می دهد . یک سفارش پس از دریافت به بخش طراحی و سپس تولید هدایت می گردد. پس از آن به بخش انبار و نهایتاً به ارسال کالا منجر می شود. این مراحل تا صدور صورتحساب و محاسبات درآمد در ارتباط با آن سفارش در سیستم ERP ثبت و در اختیار تمام بخشهای مربوطه در شرکت قرار می گیرد. به همین دلیل ERP را یک نرم افزار Back – Office می نامند. چرا که تنها با ارتباطات و واحدهای داخلی سازمان کار دارد و به ارتباطات بیرونی سازمان (معروف بهFront – Office) کاری ندارد. وظایف اخیر امروزه به عهده سیستمهایCRM است . البته برخی شرکتهای تولید کننده نرم افزارهای ERP اخیراً محصول خود را همراه با خدمات CRM ارائه می کنند.» ( زرگر ،1382، 248)

ERPبا ایجاد بسته اطلاعاتی مناسب و تغییر نگرش و فرهنگ سازمانی به همراه بهینه سازی روندها و چالاکی حاصل از بستر فراهم شده ، امکان برنامه ریزی طبق شرایط سازمان را فراهم می سازد. به این ترتیب سازمان خواهد توانست به طور یکپارچه در راستای ایجاد مزایای رقابتی، افزایش درآمد و تحقق اهداف سازمانی گام بردارد . «سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه، سیستمهای کامپیوتری قدیمی و مستقل واحدهای امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار را حذف می کند و به جای آنها تنها یک برنامه نرم افزاری یکنواخت شده قرار می دهد که از چند زیرمجموعه نرم افزاری که تقریباً شبیه سیستمهای قدیمی است تشکیل شده است. دوایر مالی، تولید و انبار همچنان صاحب سیستمهای خود هستند با این تفاوت که همه آنها در نرم افزار جدید به هم متصلند و در نتیجه کسی که در دایره مالی کار می کند می تواند نرم افزار انبار را ببیند و وضعیت حمل سفارش را بررسی کند .»(حسابرس ، 1383)

شاید کلاسیک ترین مثال عملی ضرورت بکارگیری ERP، مسئله دریافت سفارش جدیدی برای ساخت و تحویل یک محصول باشد. فرض کنید که شما به عنوان صاحب یک واحد تولیدی با چنین رویدادی روبرو شده اید. در صورتیکه این کالا در انبار موجود نباشد، باید نوع و تعداد قطعات و یا مواد اولیه مورد نیاز را مشخص کرده و برای خرید به واحد تدارکات بدهید. به طور موازی باید برنامه تولید را برای واحد تولید مشخص کنید. اگر تجهیزات شما در حال سرویس و یا تعمیر باشد، مشکل جدیدی پیش خواهد آمد. همین طور اگر پرسنل متخصص نداشته باشید. اسناد مالی برای تخمین قیمت تمام شده باید به واحد مالی یا حسابداری صعتی ارائه شوند. امور مربوط به ورود و خروج کالا در انبار نیز موضوع جداگانه ای است . ایجاد هماهنگی بین همه این کارها، علاوه بر هزینه و زمان، توان فکری زیادی را مصرف می کند که تنها از عهده یک سیستم ERP بر می آید.



اصل مقاله لاتین در سایت بیلان

[مژگان]

دوره ی آموزشی Excel 2000 چهارمین مهارت از استاندارد ICDL می باشد . Excel یک نرم افزار صفحه گسترده (Spread Solution) است. از Excel برای محاسبات ریاضی ، آماری و نمودار کشی استفاده می شود .
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند . جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Excel نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد

تعريف صفحه گسترده : صفحه گسترده اين امکان را فراهم مي نمايد که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائيد .بعد از وارد کردن داده ها عملياتي نظير محاسبات ، مرتب سازي و فيلتر نمودن را روي آنها انجام داده، همچنين ميتوان اين داده ها را چاپ کرده و نمودار هايي بر اساس آنها ايجاد کرد.

انواع صفحه گسترده :

اولين صفحه گسترده VisiCalc در سال 1978 به بازار آمد. اين صفحه گسترده از نخستين "برنامه هاي کاربردي عالي " محسوب ميشد. لوتوس 1و2و3 در سال 1983 به بازار آمد و براي مدت طولاني بيشترين سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسلExcel در سال 1987 به بازار معرفي شدند که هر دو تحت محيط گرافيکي Windows عمل ميکردند.

ورود به محيط Excel :

Excel جزء نرم افزار هاي گروه Office ميباشد . نرم افزار هاي Office نصبي ميباشند. پس به طور پيش فرض در منوي Program قرارميگيرند. براي ورود به محيط Excel مسير زير را طي ميكنيم :

Start/ Programs/ Microsoft Excel

با اجراي Excel پنجره اي باز مي شود كه شامل اجزاء زير است:

1- نوار عنوان برنامه (Title Bar)

نواري است كه بالاترين پنجره محسوب مي شود . اين نوار شامل نام محيط (Microsoft Excel) و نام Book و دكمه هاي هدايت (Caption Button) كه شامل دكمه هاي مربوط به بست ، بزرگ نمايي و كوچك نمايي پنجره مي باشد است .

2- فهرست انتخابي اصلي يا نوار منو (Menu Bar)

منو به معني ليست انتخاب مي باشد و مي توانيم دستور مورد نظر را از منو انتخاب كرده، اجرا كنيم.

3- نوار ابزار (Tool Bar)

در زير نوار منو، نواري وحود دارد كه فرمانهاي موجود در منوها را به شكل يك ابزار در اختيار كاربر قرار مي دهد. بعضي از اين ابزارها ممكن است در منوها وجود نداشته باشد. به طور پيش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند.

4- نوار فرمول (Formula Bar)

از اين نوار براي ايجاد، ويرايش و نمايش فرمولها استفاده مي كنيم. اين نوار مختص محيط Excel مي باشد.

5- نوار انتخاب صفحه كاري (Sheet Bar) :

در قسمت پايين پنجره كار پوشه نواري وجود دارد كه مي توان Sheet مورد نياز براي كاركردن را انتخاب نمود. برروي اين نوار عناويني مثل Shett2 , Sheet1 و ... وجود دارندكه با Click كردن روي هر كدام، كاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.

6- سطر وضعيت (Status Bar) :

در پائين ترين قسمت پنجره ، نواري به نام سطر وضعيت وجود دارد كه وضعيت جاري برنامه را نمايش مي دهد.

فعال كردن نوار ابزراها :

نوار ابزارها را مي توان از دو طريق فعال نمود.

1- از طريق منوي View ، گزينه Toolbar

2- بر روي يكي از نوار ابزارها Right Click كنيم.

فعال كردن نوار فرمول و سطر وضعيت:

براي فعال كردن سطر وضعيت و سطر فرمول (Formula Bar) بر روي منوي View ، Click كرده و در كنار گزينه هاي مربوط به آنها علامت تيك مي زنيم .



1- فايل صفحه گسترده يا كارپوشه يا Work Book يا Book :

به فايل ها در Excel كارپوشه اطلاق مي شود. فايل ها در Excel با پسوند XLS ذخيره مي شوند .

2- صفحه كاري با كاربرگ يا Work Sheet يا Sheet :

هر فايل Excel از چندين زيرصفحه تشكيل شده است كه به آنها كاربرگ گفته مي شود . در حقيقت Book مثل يك پوشه بوده و محل نگهداري چند صفحه با نام Sheet است. يعني اطلاعاتي كه ما وارد مي كنيم در Sheet ها وارد مي شود به طور پيش فرض هر Book شامل سه Sheet است كه به طور پيش فرض با اسامي Sheet1 ، Sheet2 و Sheet3 ناميده شده اند.

3- سطر يا Row :

هر Sheet از چندين رديف يا سطر تشكيل شده است كه معمولاً با شماره هاي 1 و 2 و ... مشخص مي شوند.

4- ستون يا Column :

هر Sheet از چندين ستون تشكيل شده است كه معمولاً با حروف الفباي A,B و ... مشخص مي شوند .

5- ستون يا Column :

محل برخورد يك سطر و ستون خاص در روي Sheet سبب ايجاد فضايي مي شود كه به آن سلول گفته مي شود . اين سلولها مي توانند شامل مقادير عددي، كاراكتري ، شيء و ... باشد.

6- نشاني يا آدرس سلول :

هر سلولي در Sheet با نام يا آدرس خاصي مشخص مي شود . براي نوستن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره آن را مي نويسيم . مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره مي كند .

رفتن سريع به يك آدرس:

براي رفتن سريع به آدرس سلول مورد نظر كافي است در اولين كادر خط فرمول (Name Box ) آدرس سلول را تايپ كرده و Enter كنيم.

اصطلاح :

- Namebox : كادري است در نوار فرمول براي ارجاع سريع به يك آدرس ، نامگذاري سلولها و يا يك محدوده ي خاص

- تايپ فارسي : به طور پيش فرض حروف در Excel ، لاتين تايپ مي شوند ، براي اينكه بتوانيم فارسي تايپ كنيم كافي است كليدهاي Alt+Shift سمت راست را همزمان فشار دهيم . با انجام اين كار آيكن Language در Task bar ، FA را نمايش مي دهد.

- فارسي كردن محيط : فارسي كردن محيط با تايپ فارسي متفاوت است . در حالت پيش فرض ستون عنوان سطرها ( 1، 2 ، 3 و ... ) در سمت چپ صفحه است و ستونها از سمت چپ شروع مي شوند . در حقيقت شروع Sheet از سمت چپ است كه اين نشان دهنده ي لاتين بودن محيط است . براي فارسي كردن آن كافي است بر روي آيكن (Sheet Right-to-left) در نوار ابزار Formatting كليك كنيم . با انجام اين كار عنوان سطرها به سمت راست منتقل شده و ستونها از سمت راست شروع مي شوند .

كلمات كليدي :

Work Book : كارپوشه

Work Sheet : كاربرگ

Cell : سلول

Row : سطر

Column : ستون

[مژگان]

براي اينكه داده اي را در سلولي وارد كنيم ابتدا بايد روي آن سلول كليك كرده و سپس داده مورد نظر را تايپ كنيم ، يادتان باشد كه هنوز اين دادة وارد شده پذيرفته نشده است براي پذيرفته شدن اين داده پس از تايپ آن يكي از اعمال زير را انجام مي دهيم :

1- Enter : داده پذيرفته شده و سلول جاري به طور پيش فرض سلول زيرين مي شود .

2- Tab: داده پذيرفته شده و سلول جاري سلول بعدي مي شود.

نكته :

سلول بعدي در زماني كه محيط فارسي باشد سمت راست و زماني كه محيط انگليسي باشد سلول سمت چپ مي شود.

Arrow key : داده پذيرفته شده و سلول با توجه به جهت دكمه فشرده شده يكي از سلولهاي اطراف مي شود .

داده ها در Excel :

داده ها در محيطExcel مي توانند اعداد، حروف، تاريخ، زمان و يادداشت باشند كه در زير به شرح تك تك آنها مي پردازيم:

(توجه داشته باشيد كه با فرمت اطلاعات در آينده بيشتر آشنا مي شويد و اين قسمت فقط براي آشنايي با انواع اطلاعات مي باشد. )

انواع داده ها :

1- اطلاعات عددي

كاركردن با اعداد :

Excel تمام اعداد را يكسان فرض مي كند. بنابراين دقت زيادي در نمايش اعداد به صورت مبلغ ، تاريخ و كميت يا هر شكل ديگري از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش مي توان وارد نمود:

1- با استفاده از كليدهاي عددي موجود در بالاي حروف

2- با استفاده از كليدهاي موجود در سمت راست صفحه كليد ( در صورتي كه اعداد اين قسمت كار مي كنند كه كليد Num Lock روشن باشد.)

علاوه بر ارقام 0 تا 9 نمادهاي خاص + و - و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود. كه در آينده با مفهوم هر يك از اين علائم بيشتر آشنا شويم.

عكس العمل Excel نسبت به عدد تايپ شده :

1- اگر طول عدد از سلول كوچكتر باشد تغييري در سلول داده نمي شود.

2- اگر طول عدد به اندازه چند كاراكتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد براي خانه مورد نظر بزرگ باشد ظاهراً عدد سلولهاي بعدي را اشغال مي كند ولي بعد از Enter كردن يكي از اتفاقات زير روي مي دهد :

الف – اعداد در نماد علمي نمايش داده مي شوند.

ب- عدد گرد مي شود .

ج- سلول با علامت # پر مي شود. اين حالت زماني اتفاق مي افتد كه فرمت سلول General نباشد.

تبديل داده عددي به متني :

اگر اعدادي كه رقم اول آنها صفر است مثل (01234) تايپ كنيم Excel ، صفر را حذف مي كند زيرا صفر قبل از عدد معني ندارد و يا اگر عدد مثبت را به همراه آن تايپ كنيم (مثل 23 +) ، Excel ، + آن را حذف مي كند. همچنين اگر 2/6 را تايپ كنيم سلول 6 مارس را نمايش نمي دهد يعني آن را تبديل به فرمت تاريخ مي كند براي رفع اين مشكلات بايد عدد را تبديل به متن كنيم براي اين كار مي توانيم يكي از علائم زير را قبل از عدد بنويسيم :

' (آپستروف) : اين علامت باعث مي شود عدد به همان صورت و با تراز چپ نوشته شود.

" : اين علامت باعث مي شود عدد به همان صورت و با تراز راست نوشته شود .

^ : اين علامت باعث مي شود عدد به همان صورت و با تراز وسط نوشته شود.

= : اين علامت باعث مي شود سلول با عدد تايپ شده پر شود.

1- داده هاي متني : مي توانيم هر نوع داده متني را در سلولهاي Excel وارد كنيم.

2- داده هاي نوع تاريخ : مي توانيم بدون تنظيم خاصي داده هاي نوع تاريخ در سلولهاي Excel وارد كنيم ، كافي است در سلول تاريخي با فرمت yy/mm/dd يا yy-mm-dd وارد كنيم ، در آينده با قالب بندي هاي تاريخ آشنا مي شويم . با انجام اين كار (-) تبديل به (/) شده و سال به صورت چهار رقمي (19yy) نمايش داده مي شود .

3- داده هاي نوع زماني : مي توانيم بدون تنظيم خاصي داده هاي نوع زمان در سلولهاي Excel وارد كنيم ، كافي است در سلول تاريخي با فرمت hh:mm:ss وارد كنيم ، در آينده با قالب بندي هاي زمان آشنا مي شويم.

2- اطلاعات متني :

ميتوانيم در سلولهاي Excel هر متن دلخواهي را چه به فارسي و چه انگليسي تايپ كنيم.

توانايي Excel براي در نظر گرفتن اعداد مثل متن :

اگر عددي مثل 2/6 را وارد کنيم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمايش ميدهد. يعني اين اعداد را به تاريخ در نظر ميگيرد. براي اينکه اين اعداد با همين قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار ميدهيم. يعني بنويسيم ( '6/2 )

3- اطلاعات از نوع تاريخ :

اگر در سلول Excel يك تاريخ به فرم dd-mm-yy يا dd/mm/yy وارد كنيم به طور اتوماتيك قالب سلول تبديل به قالب تاريخ شده و خط فاصله ها تبديل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمايش داده ميشود.

4- اطلاعات از نوع زمان :

ميتوانيم در سلول Excel يك زمان را با فرمت H:M:S وارد كنيم كه قالب سلول به طور اتوماتيك زمان ميشود.

5- اطلاعات از نوع يادداشت :

اين نوع اطلاعات توضيحات يا يادداشتهايي هستند كه بر روي سلول ظاهر شده و در مورد آن توضيح ميدهند. در مباحث بعدی با نحوه ايجاد توضيحات آشنا ميشويم.

توجه:

(كارآموزان گرامي دقت فرماييد كه اين قسمت فقط براي آشنايي با انواع اطلاعات مي باشد و با فرمت اطلاعات در آينده بيشتر آشنا خواهيد شد. )

عملگرها در Excel :

1- عملگرهاي محاسباتي : از عملگرهاي رياضي + (براي جمع) ، - (براي تفريق) ، * (براي ضرب) و / (براي تقسيم)، ^(براي توان) و % (براي درصد) در Excel استفاده كنيم.

ايجاد يك فرمول رياضي

براي ايجاد يك فرمول رياضي به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم.

روش اول : در سلولي كه مي خواهيم نتيجه نوشته شود يا در خط فرمول علامت = را تايپ كرده ، سپس آدرس عملوند اول را تايپ كرده عملگر را مي نويسيم و بعد آدرس عملوند دوم و بهمين ترتيب ادامه مي دهيم .

روش دوم : در سلولي كه مي خواهيم نتيجه نوشته شود علامت = را تايپ كرده ، سپس بر روي سلولي كه حاوي اولين عملوند است كليك كرده ، سپس عملگرد را تايپ كرده و بعد بر روي سلول حاوي در بين عملوند كليك مي كنيم و به همين ترتيب ادامه مي دهيم .

* تقدم عملگرهاي رياضي :

اگر در يك فرمول چندين عملگر رياضي داشه باشيم ، اين عملگرها داراي تقدم هستند كه عبارتند از :

()

^

%

*و/

+و-

مي بينيم كه * و / در يك خط نوشته شده اند زيرا اين دو داراي تقدم يكسان هستند و اگر در فرمولي هر دو عملگر بودند از سمت چپ اولين عملگر انجام مي شود .

2- عملگر متني : براي عبارتهاي متني مي توانيم از عملگر & (الحاق) استفاده كنيد. با قرار دادن اين عملگر بين دو متن آن دو را به هم پيوند مي دهيد.

3- عملگر آدرس : براي بيان محدوه اي از آدرس مي توانيم از عملگر : استفاده كنيم. كافي است آدرس ابتداي محدوده را نوشته، سپس عملگر آدرس را تايپ كنيم و بعد آدرس انتهاي محدوده .

ايجاد يك Book جديد :

براي ايجاد يك فايل جديد يا يك Bookجديد به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم .

روش اول : كليك بر روي آيكون New

روش دوم: Ctrl + N (يك Book خالي ) Blank Work Book - Task Pam ظاهر مي شود - New - File

بستن يك Book باز :

روش اول : كليك بر روي آيكون Close موجود در انتهاي نوار منو

روش دوم : File - Close

ممكن است با بستن يك فايل ظاهر شود كه مي پرسد مي خواهيد فايل را ذخيره كنيد يا نه اگر No را بزنيد فايل را دخيره نمي كند . آن را مي بندد. اگر Yes را بزنيم فايل را ذخيره مي كند و آن را مي بندد كه در درسهاي بعد با ذخيره كردن فايل آشنا مي شويم .

خروج از محيط Excel :

1- كليك بر روي آيكون Close موجود ردر نوار عنوان

2- File - Exit

3- Alt+f4

1- به يكي از سه روش زير Save را انتخاب مي كنيم :

الف) Icon Save

ب) File - Save

ج) Ctrl+ S

2- پنجره اي باز شده كه شامل قسمتهاي زير است :

الف ) در سمت چپ صفحه تابلوي ديده مي شود كه براي دسترسي سريع به قستهاي اصلي Win ، مثل My Computer , My Document, Desktop است. كافي است بر روي گزينه مورد نظر كليك كرده تا در صفحه سفيد رنگ مقابل محتويات آن پوشه را ببينيم .

ب) Save in : در اين قسمت مسير ذخيره مكردن فايل را مشخص مي كنيم ، به طور پيش فرض فايلها در My Document ذخيره مي شوند .

ج) File Name : نام فايل را تايپ مي كنيم . به طور پيش فرض فايلها با اسامي Book1 ، Book2 و ... ذخيره مي شوند .

د) Create New Folder : ممكن است بخواهيم فايل ها را در پوشه جديدي قرار دهيم براي اين كار ابتدا يا Save in مسير مورد نظر را انتخاب كرده سپس برروي اين آيكون كليك مي كنيم . پنجره اي باز مي شود و نام پوشه را مي خواهد . نام پوشه را تايپ كرده و Ok مي كنيم . پس از انجام تنظيمات بالا بر روي دكمه Save پنجره كليك مي كنيم .

ذخيره كردن Book ذخيره شده با نام ديگر :

در منوي File علاوه بر Save گزينه save as هم وجود دارد. تفاوت اين دو گزينه چيست ؟

براي بار اول ذخيره سازي يك Book اين در هيچ تفاوتي با هم ندارند. بر روي هر كدام كه كليك كنيم پنجره Save as باز مي شود. ولي براي دفعات بعد (بعد از اينكه Book را ذخيره كرديم) اگر Save را انتخاب كنيم، ديگر پنجره اي باز نمي شود، و تغييرات بر روي فايل با همان نامي كه انتخاب كرده ايم ذخيره مي شود ولي اگر Save as را انتخاب كنيم مجدداً پنجره Save as باز شده و مي توانيم فايل را با نام ديگر يا در مسير ديگر يا با نام ديگر و در مسير ديگر ذخيره كنيم.

تذكر : وقتي فايلي را با نامي ذخيره مي كنيم اين فايل در نوار عنوان ظاهر مي شود.

ذخيره كردن Book روي ديسكت:

براي ذخيره كردن يك فايل بر روي ديكست بايد در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، :3.5 floppy A را انتخاب كنيم .



ذخيره كردن Book با فرمت مناسب براي صفحات وب :

اگر بخواهيم فايل Excel را با فرمتي ذخيره كنيم كه مانند يك صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser ديد، كافي است مراحل زير را انجام دهيم:

1- انتخاب منوي File

2- انتخاب گزينه as a web page save

نكته :

در اين حالت فايل با پسوند .htm ذخيره مي شود .

[مژگان]

اگر Excel با مشكلي مواجه شود، در صدد ذخيره كردن كارپوشه هاي باز در هنگام برخورد با مشكل بر مي آيد در اين حالت اگر دوباره اكسل را شروع كنيم پنجره Document Recovery باز شده و كليه كارپوشه هايي كه باز بوده اند را نمايش مي دهد. كافي است بر روي كارپوشه مورد نظر كليك كرده تا باز شود. در مقابل نام كار پوشه دو عبارت ممكن است ديده شود :

1- [Recover] : اگر اين عبارت نشان داده شده باشد به اين معناست كه Excel موفق به ذخيره كردن فايل شده است .

2- [original] اگر اين عبارت نشان داده شده باشد به اين معناست كه اين فايل ، فايل با آخرين نسخه ذخيره شده است. و Excel در هنگام بروز مشكل آن را ذخيره نكرده است زيرا يا بعد از آخرين ذخيره ، تغييري نكرده است و يا تغييرات انجام شده ولي نتوانسته ذخيره كند.

تذكر : ممكن است با هر دو عنوان فايل ديده شود مي توانيم حالت Recovery را باز كرده و با فايل اصلي مقايسه كنيم و سپس ذخيره كنيم .


مي خواهيم فايلي را كه قبلا ذخيره كرده ايم دوباره بياوريم براي اين كار :

1- پنجره Open را به يكي ار روشهاي زير باز مي كنيم :

الف : Icon Open

ب: File - Open

ج: Ctrl + o


2- پنجره اي باز مي شود كه پنجره Openبوده و مشابه پنجره save بوده و شامل قسمتهاي زير است:

الف : Look in در اين قسمت مسيري كه فايل را در آن ذخيره كرده ايم انتخاب مي كنيم .

ب: Icon View : كليك بر روي اين Icon منويي ظاهر مي شود كه حالتهاي مختلف نمايش فايلها و پوشه هاي موجود در مسير انتخاب شده را نمايش مي دهد و شامل حالت هاي زير است :

1- Thumbnails : اين حالت مناسب فايلهاي تصويري بوده و تصوير را نمايش مي دهد .

2- Tiles : پوشه ها و فايلهاي موجود را به صورت كاشي وار در دو ستون نمايش مي دهد .

3- Icons : پوشه ها و فايلهاي موجود را در 6 ستون نمايش مي دهد.

4- List : پوشه ها و فايلهاي موجود را در 15 سطر نمايش مي دهد .

5- Details : پوشه ها و فايلهاي موجود را با جزئياتشان نمايش مي دهد . در حالتهاي قبل فقط نام فايلها نمايش داده مي شود ولي در اين حالت علاوه بر نام فايل ، سايز آن ، نوع و تاريخ ويرايش آن نمايش داده مي شود .

6- Properties : با انتخاب اين گزينه پنجره ي Open به دو تابلو تقسيم شده در تابلو سمت چپ نام فايل و پوشه ها و در تابلو سمت راست خصوصيات فايل مثل شخص ايجاد كننده آن ، تاريخ تغييرات ، نام كمپاني و ... نمايش داده مي شود .

7- Preview : پيش نمايش از فايل ، نمايش داده مي شود .

نكته :

براي بعضي از فايلها با انتخاب اين گزينه در تابلو سمت راست پيام Preview not available نمايش داده مي شود . براي رفع اين مشكل بايد بر روي فايل باز عمليات زير را انجام دهيم :

File – Properties – انتخاب Tab: Summary – Save preview picture – ok

پس از انجام عمليات بالا ، مجددا برروي آيكن Save ، كليك كنيد .

تذكر : در صورتي كه بخواهيم هر روز از كار پوشه اي استفاده كنيم و بخواهيم به طور خودكار با باز كردن Excel اين كار پوشه باز شود و كافي است آن را در پوشه XL start قرار دهيم. اين پوشه در هنگام نصب Excel ساخته مي شود و مسير آن يكي از دو مسير زير است .

C:/document and setting\ئي كه در آن هستيم User \application data \ يا

Microsoft \excel\ XL start

C:\program file\ Microsoft office\office ll \ XL Start


ويرايش سلول :

اگر بر روي سلولي كه مطلبي در آن تايپ شده كليك كنيم و بخواهيم قسمتي از آن را ويرايش كنيم كليد متني سلول پاك مي شود و براي رفع اين مشكل به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم :

روش اول : بر روي سلول كليك كرده و سپس در نوار فرمول كليك كرده ويرايش را انجام مي دهيم .

روش دوم : بر روي سلول Double كليك كرده و ويرايش را انجام مي دهيم.

ويرايش صفحات كاري :

انتخاب يك يا چند خانه :

1- توسط صفحه كليد :

- براي انتخاب يك خانه كافي است با مكان نما بر روي آن برويم .

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور كافي است ئكمه Shift را پايين نگه داشته و با مكان نما بر روي آن حركت كنيم .

- براي انتخاب سطر جاري كافي است كليدهاي shift + spacebar را بفشاريم .

- براي انتخاب ستون جاري كافي است كليدهاي Ctrl + Spacebar را بزنيم .

براي انتخاب كاربرگ جاري كافي است كليدهاي Ctrl + shift + spacebar را بزنيم و يا Ctrl + A را مي زنيم .

2- توسط ماوس :

- براي انتخاب يك خانه كافي است با ماوس بر روي آن كليك كنيم .



انتخاب يك يا چند خانه :

1- توسط صفحه كليد :

- براي انتخاب يك خانه كافي است يا جهت نما (Arrow Key ) بر روي آن برويم .

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور كافي است دكمه Shift را پايين نگه داشته و با كليدهاي جهت نما بر روي آن حركت كنيم .

- براي انتخاب سطر جاري كافي است كليدهاي Shift + Spacebar را بفشاريم .

- براي انتخاب يك ستون كافي است كليدهاي Ctrl + Spacebar را بزنيم .

- براي انتخاب كاربرگ جاري كافي است كليدهاي Ctrl + Shift + Spacebar را بزنيم.

2- توسط ماوس

- براي انتخاب يك خانه كافي است با ماوس بر روي آن كليك كنيم .

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور كافي است دكمه سمت چپ ماوس را پايين نگه داشته و روي خانه ها Drag كنيم .

- براي انتخاب يك سطر كافي است روي شماره سطر كليك كنيم .

- براي انتخاب يك ستون كافي است روي حرف ستون كليك كنيم .

- براي انتخاب يك كاربرگ كافي است بر روي سلول * كليك كنيم .

نكته :

براي انتخاب تعدادي خانه غير مجاور با ماوس به تنهايي يا صفحه كليد به تنهايي نمي توان انتخاب را انجام داد و بايد از ماوس و صفحه كليد، هر دو استفاده كنيم . براي اين كار كافي است كليد Ctrl را پايين نگه داشته و روي خانه هاي مورد نظر كليك كنيم .

دستور برگشت :

مي توانيم عمل انجام شده را برگردانيم . فرض كنيد در سلول A1 عدد 10 را مي نويسيم و سپس آن را پاك مي كنيم . اگر در اين زمان از دستور Undo استفاده كنيم. عدد 10 بر مي گردد. براي استفاده از Undo به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم .

روش اول :

1- انتخاب منوي Edit

2- انتخاب Undo

روش دوم :

فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + Z

روش سوم :

استفاده از آيكون Undo در نوار ابزار Standard

دستور Redo :

با اين دستور مي توانيم عمل Undo را برگردانيم . براي اجراي اين دستور به يكي ار روشهاي زير عمل مي كنيم :

روش اول :

1- منوي Edit

2- انتخاب Redo

روش دوم :

فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + Y

روش سوم :

استفاده ار آيكون Redo در نوار ابزار Standard


نسخه برداري از سلولها :

1- موضوعات مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

2- به يكي از روشهاي زير Copy را انتخاب مي كنيم

الف – استفاده ار آيكون كپي

ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Copy

ج – راست كليك بر روي موضوع و انتخاب گزينه Copy

د- فشردن همزان كليدهاي Ctrl + C

3- كليك بر روي مكاني كه مي خواهيم اطلاعات اضافه شوند.

4- با يكي از روشهاي زير Paste را انتخاب مي كنيم :

الف- استفاده از آيكون Paste

ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Paste

ج- راست كليك بر روي موضوع و انتخاب گزينه Paste

د- فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + V

انتقال سلولها :

عمل انتقال مشابه عمل كپي است با اين تفاوت كه در انتقال، اطلاعات از مبدا به مقصد منتقل شده و ديگر مبدا اطلاعات وجود ندارند ولي در Copy يك نسخه از اطلاعات مبدا به مقصد منتقل مي شود . بنابراين هم در مبدا و هم در مقصد اطلاعات را داريم.

1-انتخاب موضوعات مورد نظر

2- به يكي از روشهاي زير Cut را انتخاب مي كنيم :

الف – استفاده از آيكون Cut

ب- انتخاب منوي Edit ‌، گزينه Cut

ج- راست كليك بر روي موضوع مورد نظر و انتخاب گزينه Cut

د- فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + X

3- كليك بر روي محل انتقال موضوعات

4- به يكي از روشهاي گفته شده در حالت قبل گزينه Paste را انتخاب مي كنيم .

تذكر : وقتي كه Copy يا Cut را انتخاب مي كنيم، كادر چشمك زن به دور سلولهاي انتخابي ديده مي شود تا زماني كه اين كادر وجود واشته باشد ، Paste امكان پذير است. و زماني كه اين كادر چشمك زن از بين رفت عمل Paste انجام نمي شود . (تفاوت Excel با Word ) زماني اين كادر چشمك زن از بين مي رود كه ما عمل ديگير انجام دهيم .

اگر بخواهيم اطلاعاتي Copy يا Cut شده را داشته باشيم و دوباره از آنها استفاده كنيم ، مراحل زير را انجام مي دهيم .

1- انتخاب منوي Edit

2- انتخاب Office clipboard

3- در Task Pan منوي Clipboard ظاهر مي شود و ما مي توانيم در يك لحظه 24 مورد را در Clipboard نگه داريم و از آن استفاده كنيم .

4- موردي را كه مي خواهيم Paste كنيم انتخاب مي كنيم (در پنجره Clip Board)

5- در محل مورد نظر روي Sheet كليك مي كنيم . 6- Paste مي كنيم .

اگر بخواهيم همه موضوعات موجود در Clip board يك باره Paste شود كافي است در برنامه Clipboard روي Paste Cell ، كليك كنيم .

تذكر : اگر بر روي يك موضوع دوبار Ctrl+c را پشت سر هم بفشاريم . پنجره Clipboard باز مي شود .


پاك كردن سلول و حذف سلول :

در Excel دو مفهوم براي حذف داريم ، يكي حذف محتويات يا به اصطلاح درست تر پاك كردن محتويات سلول و يكي حذف سلول ، در پاك كردن محتويات فقط محتويات سلول پاك شده و خود سلول برجاي ماند ولي در حذف سلول در حقيقت تكه انتخاب شده به طور كامل حذف مي شود. در اين حالت خود سلول و محتويات آن از بين مي روند حال به توضيح اين در مورد مي پردازيم .

پاك كردن محتويات خانه ها :



روش اول :

1- خانه هاي مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

2- از منوي Edit ، گزينه Clear را انتخاب مي كنيم .

3- زير منويي باز مي شود كه از آن Content را انتخاب مي كنيم .



روش دوم :

1- سلول را انتخاب كرده

2- دكمه del صفحه كليد را مي زنيم .

روش سوم :

1- بر روي سلول كليك راست كرده

2- Clear Content را انتخاب مي كنيم .

حذف سلول :

1- انتخاب سلول هاي مورد نظر

2- انتخاب Delete به يكي از روشهاي زير :

الف – Edit - delete

ب – R.C - delete

3- بايد دقت داشته باشيم در اين مرحله سلول ها حذف مي شوند و در نتيجه به جاي آنها حفره ايجاد مي شود كه بايد سلولهاي اطراف جايگزين اين فضاي خالي شوند. پس براي پر كردن فضاي خالي در اين مرحله متوني ظاهر شده كه شامل گزينه هاي زير است.

الف – Shift Cell Left :

باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاك شده به جاي آن مي شود .

ب- Shift Cells Up :

خانه زيرين خانه پاك شده را بجاي آن منتقل مي كند .

ج- Entire Row :

سطر زيرين خانه پاك شده را به جاي سطري كه خانه پاك شده در آن قرار دارد منتقل مي كند.

د- Entire Column :

ستون سمت راست خانه پاك شده را به جاي ستوني كه خانه پاك شده در آن قرار دارد منتقل مي كند .

نكته :

اگر محيط فارسي بجاي ستون سمت راست ، ستون سمت چپ جايگزين مي شود .


اضافه كردن سطر :

روش اول :

1- بر روي سطري كه مي خواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود ، كليك مي كنيم .

2- منوي Insert را انتخاب مي كنيم .

3- گزينه Row را انتخاب مي كنيم .

روش دوم:

1- بر روي سطري كه مي خواهيم سطر جدي قبل از آن اضافه شود كليك راست مي كنيم .

2- از منوي باز شده Insert را انتخاب مي كنيم .

نكته :

سطرهاي زيرين به پايين رانده مي شوند .

اضافه كردن ستون :

روش اول:

1- بر روي ستوني كه مي خواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود ، كليك مي كنيم .

2- منوي Insert را انتخاب مي كنيم .

3- گزينه Column را انتخاب مي كنيم .

روش دوم :

1- بر روي ستوني كه مي خواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود راست كليك مي كنيم .

2- گزينه Insert را انتخاب مي كنيم .

نكته : ستون قبلي به جلو رانده مي شود.

اصطلاح : از Insert Row براي اضافه كردن سطر و از Insert Column براي اضافه كردن ستون استفاده مي شود .

تغيير ارتفاع سطر:

براي تغيير ارتفاع سطر به دو روش مي توان عمل كرد :

روش اول:

كافي است به مرز بين سطر بعدي رفته تا مكان نما به صورت يك فلش دو سر درآيد . سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag مي كنيم . در حين Drag كادر كوچكي ظاهر مي شود كه اندازه سطر را نشان مي دهد .

روش دوم:

در اين روش ارتفاع به اندازه دقيق تنظيم مي شود . براي اين كار مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Row

3- انتخاب گزينه Height

4- در كادر باز شده اندازه دلخواه را وارد مي كنيم

نكته : به طور پيش فرض ارتفاع سطر 12.75 مي باشد .

تغيير پهناي ستون :

براي تغيير پهناي ستون به يكي از دو روش زير عمل مي كنيم :

روش اول :

كافي است به مرز بين ستون مورد نظر و ستون بعدي رفته تا مكان نما به صورت فلش دو سر درآيد سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag مي كنيم .

روش دوم:

در اين روش پهنا را به صورت دقيق تنظيم مي كنيم . براي اين كار مراحل زير را طي مي كنيم :

1- انتخاب متوي Format

2- انتخاب زير منوي Column

3- انتخاب گزينه Width

4- در كادر باز شده مقدار دلخواه را وارد مي كنيم .

نكته :

به طور پيش فرض پهناي ستون 8.43 مي باشد .

تغيير پهناي استاندارد ستون :

مي دانيم كه پهناي استاندارد ستونها 8.43 مي باشد اگر بخواهيم اين پهناي استاندارد را كم يا زياد كنيم به ترتيب زير عمل مي كنيم :

(فقط به ياد داشته باشيد اين تغيير بر روي ستونهايي اعمال مي شود كه پهناي آنها را تغيير نداده باشيم .)

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Column

3- انتخاب گزينه standard Width

4- در كادر باز شده پهناي باند را وارد مي كنيم .

مخفي كردن ستون يا سطر:

مي توانيم يك سطر يا ستون را مخفي كنيم تا محتويات آن و كلا خود سطر مشخص نباشد. براي اين كار مراحل زير را طي مي كنيم :

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Row (براي سطر) يا Column (براي ستون)

3- انتخاب گزينه Hide

نمايان ساختن سطر يا ستون مخفي شده :

اگر بخواهيم سطر يا ستون مخفي شده را از حالت مخفي خارج كنيم مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفي شده

2- انتخاب منوي Format

3- انتخاب زير منوي Row (براي سطر) يا Column (براي ستون)

4- انتخاب گزينه Unhide

تغيير اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن :

ممكن است اطلاعاتي كه در سلول تايپ مي كنيم از عرض سلول بيشتر باشد و در هنگام تايپ ظاهرا سلول بعدي را مي كيرد . براي رفع اين مشكل مراحل زير را اانجام مي دهيم .

1- كليك بر روي سلولي كه مي خواهيم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.

2- Format

3- Column

4- Auto fit selection

قالب بندي سلولها :

در Excel اين توانايي را داريم كه قالب بندي يا فرمت يك سلول را تغيير داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاريخ يا درصد يا زمان يا متن و يا ... كنيم . همچنين مي توانيم دور سلول كادر بيندازيم يا رنگ زمينه آن را عوض كنيم . براي قالب بندي خانه ها در Excel مراحل زير را طي مي كنيم .

روش اول :

1- انتخاب متوي Format

2- انتخاب گزينه Cell

روش دوم:

1- انتخاب سلولهاي مورد نظر

2- راست كليك روي سلولهاي انتخابي

3- انتخاب گزينه format cells

با اجراي يكي از دو روش بالا پنجره اي باز مي شود كه داراي tab هاي زير است :

الف – Number :

توسط اين tab مي توانيم اطلاعات ورودي را تعيين كنيم . اين Tab شامل گزينه هاي زير مي باشد :

- Sample : هر فرمتي را كه انتخاب كنيم ، بر روي محتواي سلول انتخابي نمايش مي دهد . ( حالت پيش نمايش را دارد)

- Category : در اين قسمت نوع داده را مشخص مي كنيم كه شامل انواع زير مي باشد :

1- Genera: اين گزينه عددها را به صورت رشته اي از رقمهاي متوالي و بدون هرگونه قالب بندي نشان مي دهد. و اگر عددي در سلول جا نشود آن را به صورت نمايي نشان مي دهد .

2- Number : مقادير را بصورت رشته اي از رقمهاي متوالي نشان مي دهد . در اين حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمي شود . همچنين در اين قسمت مي توانيم تنظيمات زير را انجام دهيم :

- Decimal Places : در اين قسمت مي توانيم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعيين كنيم . (به طور پيش فرض تا 2 رقم اعشار نمايش مي دهد)

- Negative Number : در اين حالت مي توانيم مشخص كنيم كه عدد منفي به همان صورت نشان داده شود يا به رنگ قرمز يا سياه با علامت منفي نشان داده شود . يا به رنگ قرمز بدون علامت منفي نشان داده شود . (توجه داشته باشيد كه اين گزينه فقط روي اعداد منفي عمل مي كند)

- Use 1000 separator : اگر در كنار اين گزينه تيك بگذاريم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا كرده و علامت (،) مي گذارد.

3- Currency : مقادير را همراه با سمبل پول رايج نشان مي دهد. در اين حالت مي توان تنظيمات زير را انجام داد :

- Symbol : نوع واحد پول را مشخص مي كنيد . در اين قسمت واحد پول كشورهاي مختلف نمايش داده شده و مي توانيم واحد دلخواه خود را انتخاب كنيم .

- Negative Number : اعداد منفي چطور نمايش داده شوند .

Accounting: مقادير صفر به صورت خط تيره (-) نمايش داده مي شوند .

در Currency قالب بندي اعداد منفي را داريم

4- Accounting : مانند حالت Currency است . اين قالب بندي حسابداري مي باشد و تفاوتهايي با حالت Currency دارد كه عبارتند از :

* در حالت Accounting علامت پول رايج در منتها عليه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمايش داده مي شود . در نتيجه پول هميشه در يك ستون عمودي و در هم قرار مي گيرد كه در مقايسه با Currency ، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است . Accounting مقادير صفر به صورت خط تيره (-) نمايش داده مي شوند.

5- Date : تاريخ را با قالب بندي خاص تاريخ نشان مي دهد و ما مي توانيم انواع قالب بندي هاي تاريخ را ديده و انتخاب كنيم . مثلا مدلي را انتخاب كنيم كه فقط روز و ماه را نشان دهد و يا مدلي را انتخاب كنيم كه روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد .

6- Time : زمان را با قالب بندي هاي خاص زمان نشان مي دهد . انواع قالب زماني در اين قسمت وجود دارند . ما مي توانيم مدلي را انتخاب كنيم كه ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمايش دهد و يا مدلي را انتخاب كنيم كه ساعت را از 1 تا 24 نمايش دهد و يا ...

7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان مي دهد .

نكته : در تمام قالب بندي ها بجز Percentage فرقي نمي كند كه ابتدا اطلاعات را در سلول وارد كنيم يا اول قالب بندي را تنظيم كنيم . ولي در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage كنيم ، عدد را در 100 ضرب مي كند. ولي اگر ابتدا فرمت را Percentage كنيم ، و بعد عدد را بنويسيم ، تغييري در عدد نمي دهد .

8- Fraction : مقادير را به صورت عدد صحيح نشان مي دهد كه بدنبال آن نزديك ترين كسر به مقدار واقعي ظاهر مي شود . براي نوشتن يك عدد مخلوط كافي است ابتدا قسمت صحيح را نوشته سپس يك فاصله بدهيم و بعد كسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاريم و بعد مخرج كسر را بنويسيم . اگر عدد را بنويسيم ، پس از enter كردن مقدار سلول مي شود . اگر بخواهيم همان مقدار اوليه باقي بماند ، كافي است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب كنيم . در اين حالت نگاه مي كند ببيند مخرج اصلي بايد در چند ضرب شود تا مخرج انتخابي شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب مي كند .

9- Scientific : مقادير را با قالب بندي علمي نشان مي دهد . ( e به ... Enponent و به معناي 10 به توان n مي باشد . )

10- Text : مقادير به همان صورتي كه وارد شده اند نشان مي دهد. اگر فرمولي را به صورت متن قالب بندي كرده باشيم ، Excel آن را به صورت متن نمايش مي دهد و مقادير آن را محاسبه نمي كند . در درسهاي قبلي گفتيم كه براي تبديل سلولهاي عددي به متني مي توانيم از علائم " ، ' و ^ و = استفاده كنيم . همچنين مي توانيم قالب آن سلول را به Textتبديل كنيم .

11- Special : مقادير را با استفاده از قواعد قالب بندي خاص نشان مي دهد كه عبارتند از :

* Zip code : (كدپستي) براي قالب بندي كدپستي است و صفرهاي قبل از عددرا نشان مي دهد .

* zip code + 4 : (كدپستي 4+ رقم) : كدپستي يا درقالب معمولي (قالب بالا) است يا در قالب 4+ رقم در اين قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تيره (-) مي گذارد.

* phone number : اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمي نمايش مي دهد . يعني به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان مي دهد . قسمت داخل پرانتز كد شهرستان ، سه رقم بعد ، كد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است .

* Social security number : (تامين اجتماعي ) اعداد را در قالب كد تامين اجتماعي 10 رقمي نمايش مي دهد . با انتخاب اين قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تيره مي گذارد .

12-Custom : براي ايجاد يك قالب بندي جديد از اين گزينه استفاده مي كنيم كه خارج از بحث ما مي باشد .

ب- Alignment :

توسط اين Tab مي توانيم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعيين كنيم . اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقي متن را تعيين مي كند . اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

* general : هم ترازي پيش فرض

* Left : هم ترازي داده ها در سمت چپ (استفاده براي ارقام ) (چپ چين )

* Center : هم ترازي داده ها در مركز

* Right : هم ترازي داده ها در سمت راست (براي متون) (راست چين)

* Fill : تمام سلول را با متني كه در آن نوشته شده است ، پر مي كند .

* Justify : يك تراز مناسب براي سلول در نظر مي كيرد . معمولا براي زماني است كه اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهاي انتخابي مي گذارد.

2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودي تنظيم مي كند . اين گزينه شامل قسمتهاي زير است :

* Bottom : هم ترازي داده ها در پايين سلول

* Top:هم ترازي داده ها در بالاي سلول

* Center: هم ترازي داده ها در وسط يا مركز سلول

*Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز مي شوند . (بدين معني كه داده ها در داخل سلول بصورت مساوي جاسازي مي شوند . مانند متون موجود در روزنامه ها )

3- Orientation : شامل قسمتهاي زير است : * زاويه متن را نسبت به افق بوسيله ماوس مي توان تعيين كرد.

* Degrees : زاوبه متن را نسبت به افق بوسيله تايپ زاويه يا با كليدهاي Increase و Decrease تعيين كرد.

4- Text Control : شامل قسمتهاي زير است :

* Wrap Text : اگر اندازه متن بيشتر از سلول باشد توسط اين گزينه مي توان آن را شكست . در نتيجه ارتفاع سطر افزايش مي يابد .

* Shrink to fit : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد با انتخاب اين گزينه متن به اندازه اي كوچك مي شود كه داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد مي توان سلولهايي را كه متن اشغال كرده را انتخاب نمود و سپس در كنار اين گزينه تيك زد . اين عمل باعث مي شود كه اين سلول بهم پيوسته و يك سلول شوند .

ج- Font :

توسط اين قسمت مي توان نوع خط ، اندازه ، رنگ و ... خطوط را تعيين نمود. اين Tab شامل گزينه هاي زير است :

1- Font : در اين قسمت نوع خط را تعيين مي كنيم .

2- Font Style : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه نوشته ها كج (Italic ) و يا توپر (Bold) يا كج و تو پر (Bold Italic ) و يا معمولي (Regular ) باشد .

3- Size : در اين قسمت سايز قلم را تعيين مي كنيم .

4-Underline : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه زير متن خط كشيده شود يا نه و نوع خطر را تعيين مي كنيم .

* None : خط نمي كشد .

* Single : خط تكي زير متن مي كشد .

* Double : دو خطي زير متن مي كشد .

* Single Accounting : تك خط زير كشيده ترين حرف كشيده مي شود . (يعني تمام حروف بالاي خط كشيده مي شوند.)

* Accounting double : دو خطي زير تمام حروف كشيده و زير كشيده ترين حرف كشيده مي شود .

5- Color : در اين قسمت رنگ متن را تعيين مي كنيم .

6-Effect : شامل قسمتهاي زير است :

* Strike Through : بر روي متن خط مي كشد .

* Super Script : براي بالا نويسي (توان نويسي) استفاده مي شود . اگر بخواهيم A2 بنويسيم كافي است A2 را نوشته ، سپس 2 را انتخاب منيم و اين گزينه را فعال كنيم .

* Sub Script : براي زيرنويسي (انديس نويسي) استفاده مي شود .

7- Preview : پيش نمايشي از انتخابات را نشان مي دهد.

د- Border : توسط اين Tab مي توانيم حاشيه بندي انجام دهيم . كه شامل قسمتهاي زير است:

1- Style : در اين قسمت نوع خط حاشيه را مشخص مي كنيم .

2- Color : در اين قسمت رنگ حاشيه را مشخص مي كنيم .

3- Presets : در اين قسمت محل خطوط را مشخص مي كنيم .

* None : حاشيه نمي گذارد.

* Outline : دور سلولها حاشيه مي گذارد.

* Inside : داخل سلولهاي انتخابي را حاشيه مي گذارد.

4- Border : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه كدام قسمت از سلول حاشيه داشته باشد . نيز مي توانيم تعيين كنيم كه فقط سمت چپ سلول خط بيفتد و يا فقط بالا و يا پايين سلئل حاشيه داشته باشد.

نكته :براي انداختن حاشيه ابتدا رنگ و نوع خط را تعيين مي كنيم و سپس بر روي Icon هاي مورد نياز براي افتادن حاشيه Click مي كنيم .

هـ : Patterns : در اين قسمت مي توانيم رنگ زمينه را تعيين كنيم . كه شامل گزينه هاي زير است. :

* Color : در اين قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

* Pattern : در اين قسمت مي توانيم از الگوها (هاشورها) استفاده كنيم . همچنين رنگ هاشورها را تعيين كنيم .

پاك كردن قالب بندي سلولها :

براي پاك كردن قالب بندي سلول كافي است سلول يا سلولهاي مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوي Edit زير منوي Clear ، گزينه Formatting را انتخاب مي كنيم . با انجام اين كار فقط قالب بندي سلل پاك مي شود و اطلاعات داخل سلول پاك نمي شود . ولي اگر A11 را انتخاب كنيم هم قالب بندي پاك مي شود و هم اطلاعات داخل سلول .

[مژگان]

ما ميتوانيم ليست موجود را بر اساس هر يك از ستونهاي آن به صورت صعودي يا نزولي مرتب كنيم. براي اين كار كافي است به يكي از دو روش زير عمل كنيم :

روش اول :

1- يك سلول از ستوني را كه ميخواهيم ليست بر اساس آن مرتب شود انتخاب ميكنيم.
2- براي مرتب سازي صعودي از آيكون Sort Ascending ( http://pnu-club.com/imported/mising.jpg ) و براي مرتب سازي نزولي از آيكون Sort Descending ( http://pnu-club.com/imported/mising.jpg ) در نوار ابزار Standard استفاده ميكنيم.

نکته

بايد توجه داشته باشيم كه در اين حالت نبايد يك ستون انتخاب شود بلكه فقط يك سلول از ستوني كه ميخواهيم بر اساس آن ليست مرتب شود را انتخاب ميكنيم.

روش دوم :

1- كل جدول يا يك سلول از جدول را انتخاب ميكنيم.
2- منوي Data را انتخاب ميكنيم.
3- گزينه Sort را انتخاب ميكنيم.
4- پنجره اي باز ميشود كه بايد قسمتهاي زير را با توجه به نياز در آن پر كنيم :

الف- Sort By : در اين كادر ستوني را كه ميخواهيم ليست بر اساس آن مرتب شود ، انتخاب ميكنيم.
ب- Then By : در اين كادر ستوني را تعيين ميكنيم كه اگر اطلاعات ستوني که در کادر اول مشخص شده براي مرتب سازي مانند هم بود ليست بر اساس اين ستون مرتب شود.
ج- Ascending : با انتخاب اين گزينه ليست به صورت صعودي مرتب ميشود.
د- Descending : با انتخاب اين گزينه ليست به صورت نزولي مرتب ميشود.
هـ- My List Has : در اين قسمت دو گزينه Header Row ، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort كل ليست به غير از سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب ميشود و در كادر هاي Sort By , Then By عناوين قرار ميگيرند. ولي اگر No Header Row را انتخاب كنيم هنگام باز شدن پنجره Sort كل جدول حتي سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب ميشود و در كادر هاي Sort by , Then By بجاي عناوين, نام ستونها قرار ميگيرند. در حقيقت در اين حالت عناوين جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازي شركت داده ميشوند.



قبل از چاپ بايد تنظيماتي بر روي فايل مثلاً سايز كاغذ ، حاشيه ها ، سر صفحه و پا صفحه ، طريقه چاپ و ... را تعيين كنيم. براي انجام اين تغييرات از Page Setup استفاده ميكنيم. براي فعال كردن Page Setup كافي است از منوي فايل ، Page setup را انتخاب كنيم. با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز ميشود كه شامل Tab هاي زير است :

• Tab Page :

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Orientation : در اين قسمت جهت قرار گرفتن متن در كاغذ را تعيين ميكنيم. Portrait براي چاپ عمودي يا Landscape براي چاپ افقي است.
2- Scaling : توسط اين قسمت ميتوانيم اندازه كاربرگ خروجي را بدون هر گونه تغيير بر روي نمايشگر بزرگ يا كوچك كنيم. اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Adjust to : ميتوانيم ميزان بزرگي را بر اساس درصدي از بزرگي تعيين كنيم. حداقل اين ميزان 10 و حداكثر ان 400 ميباشد.
ب- Fit to : در اين قسمت ميتوانيم تعيين كنيم كه اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود.

3- Paper Size : اندازه کاغذ را ميتوان تعيين کرد.
4- Print Quality : قدرت تفکيک پذيري يا كيفيت چاپ را تعيين ميكنيم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است.
5- First Page Number : شماره گذاري را از صفحه مشخص شده شروع ميکند.


• Tab Margins :

توسط اينTab ميتوان حاشيه هاي صفحه ، سر صفحه و پا صفحه را تعيين كرد. اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Tab , Bottom , Left, Right : فاصله حاشيه هاي راست , چپ , پايين و بالا را تعيين ميکند.
2- From Edge : محل سر صفحه يا پاصفحه را تعيين ميکند ( بايد کمتر از حاشيه هاي بالا يا پايين باشد)
3- Center On Page : مرکز فعلي را به را به طور افقي يا عمودي نسبت به حاشيه ها تعيين ميکند.
4- Preview : پيش نمايش تنظيمات در اين محدوده نمايش داده ميشود.

• Tab Header/ Footer:

توسط اين Tab ميتوانيم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنيم.
يک سر صفحه در بالاي صفحه و يک پاصفحه در پايين هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار ميگيرند. شماره صفحات و ساعت و تاريخ خروجيهايي هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار ميگيرند.

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

1- کادرهاي Header , Footer :
در اين کادر يک سري Header ها و Footer هاي آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاريخ و ترکيب اين موارد وجود دارد که ميتوانيم با توجه به نياز يکي از آنها را انتخاب کنيم.

2- دکمه هاي Custom Header , Custom Footer :

توسط اين دکمه ها ميتواتنيم Header ها و Footer هاي شخصي ايجاد کنيم. با کليک بر روي اين دکمه ها پنجره اي باز ميشود که بايد محل استقرار پاصفحه يا سر صفحه را بوسيله ماوس انتخاب کرده ( يکي از سه قسمت Left, Center, Right). قسمت سمت چپ، چپ چين خواهد شد، محتواي قسمت مياني نسبت به ميانه قسمت تنظيم خواهد شد. و قسمت راست، راست چين خواهد شد. متن مورد نظر را در يکي از اين سه قسمت تايپ ميکنيم ( براي رفتن به خط جديد کليد Enter را بايد فشار داد).
دکمه هايي که در ميانه صفحه براي قالب بندي صفحه قرار داده شده اند عبارتند از :
http://pnu-club.com/imported/mising.jpg Format Font : با فشردن اين دکمه پنجره Font باز شده و ميتوان فرمت نوشته ها را تغيير داد.

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg Insert Page Number : براي درج شماره صفحه

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg Insert Number Of Pages : براي درج تعداد صفحات

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg Insert Date : براي درج تاريخ جاري

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg Insert Time : براي درج زمان جاري

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg Insert Book Name :براي درج نام Book

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg Insert Sheet Name : براي درج نام کاربرگ


• Tab Sheet :

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Print Area : ميتوانيم ناحيه اي از کاربرگ را براي چاپ انتخاب کنيم يا آدرس آن را تايپ کنيم.
2- Print Titles : در اين قسمت ميتوانيم يک سطر يا یک ستون را به عنوان سطر يا ستوني که ميخواهيم در تمامي صفحات به عنوان سطر یا ستون عنوان تکرار شود انتخاب کنيم.
3- Print : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Gridline : به طور پيش فرض خطوط شطرنجي محيط Excel در نسخه چاپي ظاهر نميشود. براي ظاهر شدن اين شبکه کافي است اين گزينه را تيک بزنيم.
ب- Black and White : همه چيز را با رنگ سياه و زمينه سفيد چاپ ميکند. و رنگها بدون سايه خواهند بود.
ج- Draft Quality : با انتخاب اين گزينه قدرت تفکيک پذيري کمتر شده و زمان چاپ کاهش مي يابد.
د- Row And Column Heading : به طور پيش فرض عنوان سطر ها ( 1و2و3و... ) و عنوان ستونها ( A, B, C, …)در نسخه چاپي ظاهر نميشود. ولي اگر اين گزينه را تيک بزنيم اين عناوين در نسخه چاپي , چاپ ميشوند.
هـ- Comments : در اين فسمت ميتوانيم نحوه چاپ توضيحات را تعيين کنيم :

• None : توضيحات چاپ نميشوند.
• At End Of Sheet : در انتهاي هر Sheet توضيحات چاپ ميشوند.
• As Display on Sheet : در محلي که در Sheet قرار دارند چاپ ميشوند.
4- Page Order : ترتيب چاپ صفحه ها را براي کاربرگهاي چند صفحه اي انتخاب ميکیم.



بهتر است صفحات خروجي را بازبيني کرده و آنها را کنترل کنيم. براي مشاهده پيش نمايش چاپ به يکي از روشهاي زير عمل ميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب Print Preview

روش دوم :

استفاده از آيکون Print Preview ( ) در نوار ابزار Standard.
با انتخاب Print Preview پنجره ای باز می شود که شامل گزینه های زیر است :

Next : صفحه بعد را نمايش ميدهد.اين گزينه در صورتي فعال است که يا بيشتر از يک صفحه داشته باشيم يا در صفحه آخر نباشيم.

Previous : صفحه قبل را نمايش ميدهد. اين گزينه در صورتي فعال است که يا بيشتر از يک صفحه داشته باشيم يا در صفحه اول نباشيم.

Zoom : بزرگ نمايي صفحه را در هر قسمت که کليک کنيم داریم و همچنین مجدداً بازگشت به بزرگنمایی قبل با کليک مجدد .

Print : کادر مکالمه Print را نمايش ميدهد.

Set up : کادر مکالمه Page Set up را نمايش ميدهد.

Margins : ويژه نمايش خطوط حاشيه صفحه ، سر صفحه و پا صفحه ميباشد. در اين حالت با Drag کردن خطوط ميتوان حاشيه را تنظيم کرد. اين تنظيم حالت دستي دارد و براي تنظيم دقيق از همان Tab: Margins در Page Setup استفاده ميکنيم.

Page Break Preview : با فشردن اين دکمه فايل به تفکيک صفحات نمايش داده ميشود. در اين حالت مرز هر صفحه و اطلاعاتي که در آن صفحه قرار دارد نمايش داده ميشود.

Close : پنجره Preview را بسته و ما را به کاربرگ بازميگرداند.




براي چاپ کاربرگ به يکي از روشهاي زير عمل ميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب گزينه Print

روش دوم :

فشردن کليد هاي Ctrl + P

روش سوم :

استفاده از آيکون Print در نوار ابزار Standard
اگر به يکي از دو روش اول و دوم عمل کنيم پنجره اي باز ميشود که شامل گزينه هاي زير است :
1- Print What : در اين قسمت تنظيماتي در مورد خود پرينتر انجام ميدهيم.
2- Page Range : در اين قسمت محدوده صفحاتي که ميخواهيم چاپ کنيم را مشخص ميکنيم. اين قسمت شامل دو گزينه ميباشد :

الف- All : تمامي صفحات را چاپ ميکند.
ب- Pages : با استفاده از اين قسمت ميتوانيم تعدادي صفحه را از بين صفحات چاپ کنيم. براي اين کار شماره صفحه شروع را مقابل From و شماره صفحه پاياني را مقابل To مينويسيم.

3- Print What : توسط اين قسمت ميتوانيم محدوده چاپ را تعيين کنيم. اين قسمت شامل سه گزينه زير ميباشد :

الف- Selection اگر بخواهيم تعدادي خاص از سلول ها را چاپ کنيم سلولها را انتخاب کرده و سپس اين گزينه را انتخاب ميکنيم.
ب- Active Sheet : Sheet جاري را چاپ ميکند.
ج- Entire Work book : Book جاري را چاپ ميکند.

4- Copies : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Number Of Copies : با تايپ يک عدد مشخص ميکنيم که از هر صفحه چند کپي گرفته شود.
ب- Collate : اگر اين گزينه تيک داشته باشد در هر بار چاپ ابتدا از تمامي صفحات يک نسخه پرينت ميگيرد و بعد دوباره سراغ سري بعد ميرود. يعني يک نسخه ديگر از تمامي صفحات پرينت ميگيرد تا زماني که به تعداد کپي هايي که در پنجره Copies تعيين کرده ايم پرینت گرفته شود. در صورتي که اين گزينه تيک نداشته باشد به تعداد باري که در کادر Copies تعيين کرده ايم از صفحه 1 کپي ميگيرد سپس به همان تعداد از صفحه 2 کپی ميگیرد و الي آخر .

[مژگان]

كار روي Sheet هاي كاري :



نامگذاري Sheet ها :

وقتي كار پوشه اي را باز مي كنيم . كاربرگها حاوي نامهاي پيش فرض Sheet 1, Sheet 2 , … هستند . براي نامگذاري Sheet ها مي توان تا حداكثر 21 كاراكتر استفاده كرد . به جز كاراكترهاي / . \ . * . ؟ . [ . ] بقيه كاراكترها مجاز مي باشند .

تغيير نام Sheet ها :

روش اول :

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوي Format

3- انتخاب گزينه Sheet

4- انتخاب گزينه Rename

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزينه Rename

روش سوم :

دابل كليك بر روي Sheet

اضافه كردن Sheet ها :

روش اول :

1- انتخاب Sheet كه مي خواهيم Sheet جديد قبل از آن قرار گيرد.

2- انتخاب منوي Insert

3- انتخاب گزينه Work Sheet

4- OK

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet هايي كه مي خواهيم Sheet جديد قبل از آن قرار گيرد .

2- انتخاب گزينه Insert

3- انتخاب گزينه Work Sheet

4- Ok

حذف Sheet ها :

روش اول :

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوي Edit

3- انتخاب كزينه Delete Sheet

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزينه Delete




روش اول :

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوي Edit

3- انتخاب گزينه move or copy sheet

4- در پنجره باز شده در كادر Before sheet نام Sheet هايي را كه مي خواهيم اين Sheet قبل از آن قرار گيرد انتخاب مي كنيم يا اگر مي خواهيم به انتها انتقال دهيم ، Move to end را انتخاب مي كنيم .

5- OK

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزينه Move or Copy

3- در پنجره باز شده در كادر Before Sheet نام Sheet يي را كه مي خواهيم اين Sheet قبل از آن قرار گيرد انتخاب مي كنيم .

4- OK

كپي كردن Sheet ها در يك پوشه :

مانند انتقال Sheet ها مي باشد فقط كافي است در انتها در كنار Create a copy تيك بزنيم .

انتقال یک Sheet از book هائی به book ديگر :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزینه move or copy sheet

3- در كادر To Bookنام فايل مورد نظر را كه مي خواهيم Sheet را به آن انتقال دهيم انتخاب مي كنيم .

4- در قسمت Before Sheet هم نام Sheet هايي راكه مي خواهيم Sheet انتقالی قبل از آن قرار گيرد ، انتخاب مي كنيم .

5- OK

كپي كردن Sheet هاي از يك كار پوشه به كار پوشه ديگر :

تمام مراحل ماند انتقال است فقط در كادر Create a copy تيك مي زنيم .

تذكر : بايد توجه داشته باشيم كه Book ئي كه مي خواهيم فايل را به آن منتقل يا كپي كنيم حتما باز باشد .



يكي از مفيدترين ويژگيهاي برنامه Excel ، قابليت پر كردن داده هاي متوالي بصورت خودكار مي باشد . كه به اين عمل Auto fill گويند . داده هاي متوالي مي توانند مجموعه اي از داده ها بصورت 1و2و3و4 ..... يا 10و20و30.... يا از حروف A,B,C,…. تشكيل شده باشند . همچنين مي تواند تاريخ يا روزهاي هفته يا ماههاي سال باشند. حتي مي توان مجموعه اي از داده اي خاص را تعريف كرد .

براي اين كار مراحل زير را انجام مي دهيم .

1- چند نمونه اوليه از مقادير متوالي مزبور را در سلولهای متوالی مي نويسيم .

2- اين مقادير را انتخاب مي كنيم .

3- مكان نماي ماوس را به گوشه پايين سمت راست قسمت انتخابي مي آوريم تا به شكل (+) در آيد. به اشاره گر ماوس در اين حالت Fill Handle مي گوييم .

4- حال به طرف پايين يا راست Drag مي كنيم .

5- به اين ترتيب با رها كردن كليد ماوس خانه هاي مورد نظر با مجموعه داده هاي متوالي پر مي شوند .


اصطلاح: به اشاره گر ماوس در حالت auto fill, fill hand گفته می شود.

ايجاد ليست جديد خودكار :

اگر براي حروف الفبا Auto fill را اجرا كنيم ، پر كردن خودكار انجام نمي شود . چون حروف الفبا جزء ليستهاي آماده نيست پس بايد ايجاد شود . براي ايجاد ليست جديد مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Options

3- انتخاب Custom list : tab

4- انتخاب New list در كادر Custom list

5- تايپ اطلاعات در قسمت List entries (بعد از وارد كردن هر اطلاعات Enter مي كنيم . )

6- انتخاب دكمه add

7- Ok


ايجاد يك ليست خودكار بر اساس ليست موجود در صفحه :

اگر ليستي بر روي صفحه داشته باشيم و بخواهيم بصورت ليست دائمي در آوريم بايد مراحل زير را انجام دهيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Option

3- انتخاب Custom list : tab

4- روي دكمه Collapse dialog () كه در انتهاي كادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click مي كنيم . تا پنجره مينيمايز شود.

5- انتخاب ليست در صفحه

6- روي دكمه Collapse Dialog () كه در انتهاي كادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click مي كنيم . تا Resizeشود.

7- انتخاب دكمه Import

8- OK

نكته :

اصطلاحا به icon اي که در انتهای برخی از text box ها قرار دارد callaps dialog گفته می شود. مي توانيم بجاي انجام مراحل 4و5و6 در كادر Import ، آدرس سلولهايي كه ليست در آنها قرار دارد را تايپ كنيم .




مي توانيم ليستهايي را كه ايجاد كرده ايم ويرايش كنيم . يعني اطلاعاتي را حذف كنيم . ويرايش كنيم يا اضافه كنيم . براي اين كار مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاي منوي Tool

2- انتخاب گزينه Option

3- انتخاب Custom list : tab

4- انتخاب ليست مورد نظر در كادر Custom list

5- كليك در محل مورد نظر در كادر Entries List

6- ويرايش متن

7- OK

پاك كردن ليست خودكار :

اگر بخواهيم يك ليست خودكار راحذف كنيم تا ديگر پر كردن خودكار بر روي آن عمل نكند مراحل زير را طي مي كنيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Option

3- انتخاب Custom list : tab

4- انتخاب ليست مورد نظر در كادر Custom list

5- انتخاب گزينه delete

6- Ok

نكته :

لیست های آماده شده توسط email قابل حذف نیستند.

غير فعال كردن Auto fill :

Auto fill بطور خودكار فعال است . جهت غير فعال نمودن آن مراحل زير را طي مي كنيم:

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاي منوي Options

3- انتخاب Tab: edit

4- كادر انتخاب Allow cell drag and drop را غير فعال مي كنيم .

5- OK

فعال كردن پنجره ي توابع :

ما مي توانيم اعمال رياضي ، منطقي و ديگر توابع را در Excel داشته باشيم . براي استفاده از توابع Excel به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم :

1- بر روي ، Paste function در خط فرمول ، كليك مي كنيم .

2- در پنجره ي باز شده در قسمت Select a category نوع تابع را مشخص مي كنيم . كليه ي توابع در 8 دسته طبقه بندي شده اند و در دسته ي All همه توابع قرار دارند ( اگر گروه تابع را ندانيم مي توانيم آنرا در All پيدا كنيم ) و در دسته ي Most Recently used توابعي كه به تازگي از آنها استفاده شده است قرار دارند .

8 گروه طبقه بندي شده عبارتند از :

- Financial : براي توابع

- Date & Time : براي توابع مربوط به تاريخ و زمان

- Math & trig : براي توابع مربوط به رياضي

- Statistical : براي توابع مربوط به آماري

- Lookup & Reference : براي توابع جستجويي و توابعي كه نياز به جداول مرجع دارند .

- Database : براي توابع مربوط به پايگاه داده

- Text : براي توابع متني

- Logical : براي توابع منطقي

- Information : براي توابع اطلاعاتي

3- در قسمت Select a function تابع را مشخص مي كنيم .

4- در پنجره اي كه باز مي شود به دو طريق مي توانيم عمل كنيم :

الف ) در كادر Number1 ، محدوده ي آدرس اعداد را وارد مي كنيم . براي وارد كردن محدوده ي آدرس كافي است ابتدا آدرس اولين خانه ي محدوده را وارد كرده ، سپس عملگر آدرس ( : ) را تايپ كنيم و بعد آدرس آخرين سلول محدوده را وارد مي كنيم . همچنين مي توانيم بر روي Collapse Dialog اين كادر كليك كرده و محدوده را با Drag انتخاب كنيم .

ب ) در هر كادر يك آدرس وارد كنيم . براي اين كار در كادر اول آدرس اولين سلول را تايپ كرده بر روي كادر دوم كليك كرده ، آدرس دومين سلول را تايپ مي كنيم و الي آخر ... معمولا زماني از اين روش استفاده مي كنيم كه سلولها پراكنده باشند .

5- بر روي دكمه ي OK كليك مي كنيم .

روش دوم :

1- منوي Insert را انتخاب مي كنيم.

2- زير منوي Function را انتخاب مي كنيم.

3- بقيه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است.

روش سوم:

1- در خانه تابع را همراه با آرگومانهاي آن تايپ مي كنيم. ( توابع و آرگومانهايش در قسمت بعد توضيح داده شده اند. )

2- اگر قبل از آن = گذاشته باشيم كه Enter مي كنيم در غير اين صورت بر روي = در نوار فرمول Click مي كنيم.

روش چهارم:

1- در يك خانه (خانه اي كه مي خواهيم حاصل نوشته شود) علامت = را تايپ مي كنيم يا علامت = در خط فرمول را مي زنيم.

2- در كادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر مي شوند، كافي است بر روي drop down آن Click كنيم تا همه توابع را ببينيم. تابع مورد نظر را انتخاب مي كنيم.

3- بقيه مراحل مانند مرحلة 4 به بعد روش اول است.


- تابع مجموع (SUM ) :

براي فعال كردن اين تابع يا آنرا تايپ كرده يا به يكي از روشهاي گفته شده در بالا عمل مي كنيم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب مي كنيم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب مي كنيم فرمت كلي اين دستور به شكل زير است: ( از اين دو فرمت زماني که بخواهيم فرمول را تايپ کنيم استفاده ميکنيم. )

الف : Sum-number1:number2

ب : Sum-number1;number2;…

نكته :

معمولا براي زماني كه اطلاعات در سلولهاي مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهاي غير مجاور و پراكنده باشند از فرمول دوم استفاده مي كنيم .

2- تابع ميانگين Average :

از اين تابع براي محاسبه ي ميانگين استفاده مي شود . اين تابع جزو گروه Statistical است . شكل كلي آن بصورت زير است :

الف : Average-number1;number2;…

ب : Average -number1:number2



3- تابع ماكزيمم (Max) :

از اين تابع براي پيدا كردن ماكزيمم چند مقدار استفاده مي كنيم . اين تابع نيز جزء گروه Statistical است و شكل كلي آن به صورت زير است :

الف : Max-number1;number2;…

ب : Max-number1:number2



4- تابع مينيموم (Min) :

از اين تابع براي محاسبه ي ميانگين اعداد استفاده مي شود و جزء توابع گروه Statistical مي باشد . شكل آن به صورت زير است :

الف : Min-number1;number2;…

ب : Min-number1:number2

5- تابع شمارنده (Count) :

از اين تابع براي شمارش تعداد خانه هاي پر شامل اعداد استفاده مي شود . اين تابع نيز جزء توابع گروه Statistical مي باشد و فرم كلي آن بصورت زير است :

الف : Count-value1;value2;…

ب : Count-value1:value2

6- تابع Round :

از اين تابع براي گردكردن اعداد استفاده مي شود و جزء توابع گروه Trig & Math مي باشد و شكل كلي آن بصورت زير است :

Round -&number;num_degits

قسمت Number براي معرفي عدد و قسمت Num_degitis معرف تعداد ارقامي است كه بايد گرد شوند ، Excel هنگام گرد كردن نگاه به اولين رقم حذفي مي كند اگر كوچكتر از 5 بود كه خود عدد را مي نويسد ولي اگر بزرگتر از 5 بود يك رقم به آخرين رقم باقيمانده اضافه مي كند.

Auto sum : توسط اين دستور مي توانيم تعدادي خانه را با هم جمع كنيم . در اين حالت كافي است در خانه اي كه مي خواهيم جواب درآن نوشته شود ، كليك كرده و سپس بر روي آيكن Autosum از نوار ابزار Standard كليك كنيم . Excel خانه هاي در محدوده ي خانه ي انتخابي براي جواب را در نظر مي گيرد و مجموع آنها را حساب مي كند و خانه هاي انتخاب را به ما نشان مي دهد . اگر اين خانه ها مورد نظر ما نبودند ، خودمان محدوده را انتخاب مي كنيم .



درExcel دو مدل آدرس دهي به نامهاي : آدرس دهي مطلق و آدرس دهي نسبي داريم.

آدرس دهي نسبي :

فرض كنيد سلولهاي Excel را به صورت زير پر كرده ايم :



http://pnu-club.com/imported/mising.jpg



در سلول B1 فرمول A1+A2 را مي نويسيم .اگر اين فرمول را copy كرده و در سلول B2 .Paste كنيم و يا با استفاده از Auto fill محتواي سلولهاي B2 تا B4 را پر كنيم .اعداد 5و7و4 به ترتيب براي سلولهاي B2 تا B4 ظاهر ميشوند. حال ميخواهيم بدانيم اين اعداد از كجا بدست آمده اند. وقتي ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تايپ ميكنيم، در حقيقت سلول سمت چپي و يك سلول پايين آن با هم جمع ميشوند. پس براي سلول B2 ، سلول سمت چپي ( A2 ) و سلول پاييني آن ( A3) با هم جمع ميشوند كه جواب 5 ميشود. براي سلولهاي بعدي هم به همين ترتيب محاسبات انجام ميشود. به اين نوع آدرس دهي ، آدرس دهي نسبي گفته ميشود چون نسبت به مكان هر سلول ، فرمول سلول عوض ميشود و در حقيقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 ميشود.




در اين آدرس دهي با كپي كردن فرمول در هر سلولي ، فرمول عوض نمي شود.

فرض كنيد ميخواهيم حقوق افراد يك اداره را حساب كنيم. حقوق با استفاده از فرمول زير حساب ميشود ( حقوق پايه * 7% - حقوق پايه = حقوق ) حقوق پايه را در ستون B مينويسيم. براي محاسبه حقوق ميتوانيم در سلول C1 فرمول B1-B1*7%= را بنويسيم و براي تمام افراد Auto fill كنيم. در اين حالت در حقيقت از آدرس دهي نسبي استفاده كرده ايم. ولي فرض كنيد كه درصد ماليات عوض شده و 10% شود. حالا بايد دوباره فرمول جديدي در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill كنيم. براي اينكه نخواهيم در هر بار عوض شدن درصد ماليات فرمول را عوض كنيم ميتوانيم درصد ماليات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده كنيم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مينويسيم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مينويسيم حال Auto fill ميكنيم. ولي ميبينيم كه براي بقيه سلولها جواب همان حقوق پايه مي شود. چرا؟

چون با آدرس دهي نسبي ميخواهد عمل كند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، براي C2 فرمول B2-B2*A2 ميشود كه مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پايه ميشود. براي رفع اين مشكل بايد سلول A1 ثابت شود. يعني در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پايه ضرب شود. در اين حالت از آدرس دهي مطلق استفاده ميكنيم. براي ثابت كردن سطر يا ستون در كنار حرف ستون يا عدد سطر علامت $ ميگذاريم. اگر بخواهيم سلول را ثابت كنيم در كنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ ميگذاريم. يعني در سلول C1 مينويسيم : B1-B1*$A$1

[مژگان]

ضرورت استفاده از رایانه در بخشهای مختلف فعالیتهای روزمره، به نحوی فراگیر شده که به صراحت می توان گفت جزء لاینفک چرخه فعالیت همه سازمانها، نهادها و شرکتها و حتی اشخاص حقیقی شده است. در این میان فرآیند عملیات حسابرسی نیز جزء این جریان بوده است. عواملی از قبیل برنامه های حسابرسی مورد استفاده در عملیات حسابرسی که توسط مدیران و سرپرستان ارشد و در آغاز هر کار تهیه می گردد، دستورالعملهای حسابرسی و بخشهای تجدید نظر شده آن که توسط سازمان حسابرسی در طی چندین سال ارائه گردیده، ورود رایانه بر حیطه فعالیت حسابداری و آشنا شدن بیچون و چرای حسابداران و حسابرسان، استفاده از تجربیات منحصر به فرد حسابرسان در ضمن کار، و از طرف دیگر، دغدغه فکری شرکای مؤسسات حسابرسی برای ارائه با کیفیت گزارش حسابرسی همراه با کاهش ریسک حسابرسی و هزینه های انجام کار و پرداخت کارانه به پرسنل، باعث گردید تا برای اهداف مورد نظر و در جهت بهبود روشهای مقدماتی حسابرسی و صرفه جویی در زمان مصرف شده و هزینه های آن و همچنین ارائه سرویسهای مطلوب به واحد مورد رسیدگی، مقاله زیر به منظور آشنایی کلیه همکاران در مؤسسات حسابرسی با دستاورد جدیدی که در طی چند سال اخیر در موسسه حسابرسی امجد مورد استفاده و تجربه قرار گرفته است ارائه شود .

استفاده از کاربرگهای حسابرسی تحت اکسل (Excel) در عملیات حسابرسی و تهیه صورتهای مالی اولیه

استفاده از کاربرگهای نهائی، اصلی و فرعی در انجام حسابرسی قطعی بوده و باید تهیه گردد. آوردن اقلام نهائی شده سال قبل، انتقال و نوشتن اقلام طبق دفاتر و تراز آزمایشی در ستون سال مورد رسیدگی، انجام اصلاحات و تعدیلات، نقل مانده تراز آزمایشی اصلاح شده پس از صدور اسناد اصلاحی، انجام اصلاحات طبقه بندی شده و تهیه مانده نهائی، عطف گذاری کاربرگهای اصلی و فرعی بهم دیگر و تهیه کاربرگهای نهایی اقداماتی است که گروه حسابرسی زمان قابل ملاحظه ای برای تهیه آن صرف می کنند. کاربرگ نهایی مبنایی برای کنترل صورتهای مالی و یا تهیه آن برای واحد مورد رسیدگی است. صدور اسناد اصلاحی پس از تهیه کاربرگها توسط صاحبکار و اصلاح کاربرگهای فرعی تا نهایی، از مشکلاتی است که صبر و حوصله حسابرسان را کاهش میدهد. از طرفی بجای صرف وقت برای رسیدگی و تهیه گزارش در شرایطی که زمان کوتاهی به برگزاری مجامع باقی مانده است، روحیه افسردگی را در حسابرسان افزایش میدهد. این موضوع در کلیه کارها و در طول چهار ماه بارها و بارها تکرار میشود و پس از تیر ماه خستگی مفرطی در روح حسابرسان باقی میگذارد. با انجام روشی که در زیر توضیح داده می شود، حدود 30 درصد از زمان حسابرسی را که عملاð تلف میشد، کاهش داده میشود. اینک مراحل انجام کار به اختصار توضیح داده میشود:

1. فرمت کلیه کاربرگهای نهایی، اصلی و فرعی تحت نرم افزار اکسل طراحی گردد.

2. کلیه کاربرگها عطف گذاری شده و مانده مندرج در کاربرگهای فرعی به کاربرگ اصلی و از کاربرگهای اصلی به نهایی لینک شود. بنابراین با کوچکترین تغییر در ارقام کاربرگهای فرعی، کاربرگ اصلی و نهایی اصلاح میگردد.

3. در اولین سال انجام این پروژه، مانده اقلام نهایی سال قبل در کاربرگهای فرعی باید وارد گردد. لیکن در دومین سال اجرا، از مانده�های نهایی کاربرگهای سال قبل کپی برداری می شود. بنابراین زمان تهیه کاربرگها با مانده نهایی سال قبل به حداقل زمان ممکن(کمتر از یک ساعت) کاهش می یابد.

4. وارد کردن اقلام تراز آزمایشی در سطح تفصیلی در کاربرگهای فرعی به دو روش امکان دارد. در روش اول، اقلام تراز آزمایشی در کاربرگهای طراحی شده تحت نرم افزار اکسل، وارد شود که در سال اول با نوشتن در کاربرگ از نظر صرف وقت تفاوتی ندارد. لیکن بلافاصله این اعداد در ستون مانده نهایی کاربرگهای فرعی، و جمع آن در اصلی و نهایی جای میگیرد. در روش دوم با استفاده از تمهیدات نرم افزار نویسی می توان، از بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری شرکت استفاده کرد و اقلام تراز آزمایشی همراه با کد و عنوان حساب را وارد کاربرگهای فرعی نمود. فقط زمان اندکی برای ویرایش و دسته بندی آن باید صرف شود.

5. ثبت اسناد اصلاحی و یا اصلاحات طبقه بندی به این شیوه عمل می گردد که ابتدا سند اصلاحی و یا اصلاح طبقه بندی در پایین ترین سطح کاربرگهای فرعی وارد شود. سپس به صورت خودکار همراه با شماره سند در کنار مبلغ اصلاحی در کاربرگهای فرعی دیگر و اصلی عمل شود. سیستم، اختلافات تراز و یا عدم ثبت طرف دیگر سند اصلاحی را به ما گوشزد مینماید.

6. در پایان مانده نهایی کاربرگهای فرعی، اصلی و نهایی بر روی فرمت پیش نویس صورتهای مالی خام می نشیند. در این هنگام صورتهای مالی آماده ویرایش و جمله نویسی میگردد. همچنین صورتهای مالی در هر لحظه از مراحل رسیدگی و بستگی به تکمیل کار، آماده ویرایش میباشد.

7. در طول عملیات حسابرسی، کاربرگها بر روی رایانه اختصاصی حسابرس ارشد در حال نمایش و استفاده سایر حسابرسان است. آنها عطفهای رسیدگی خود را در قسمت تعبیه شده وارد مینمایند و در پایان عملیات حسابرسی، یک نسخه از کاربرگهای نهایی چاپ میشود و در بخشهای مربوط به خود در پرونده جاری امضا و بایگانی میشود. همچنین یک نسخه از کاربرگها بر روی دیسکت و یا سی�دی در فایل پرونده جاری بایگانی میشود.

دسترسی سریعتر به پرونده دائمی

افزایش سالانه مدارک پرونده دائمی وحجیم شدن پرونده ها، اشغال فضای دفتر کار مؤسسات حسابرسی بدلیل بایگانی پرونده های دائمی و پرونده های جاری، فرسوده شدن مدارک پرونده دائمی در سنوات متمادی بدلیل استفاده از آن و یا بایگانی در هوای نامطلوب انبارهای مؤسسات، باعث گردید روش زیر را (تحت عنوان پروژه رایانه ای پرونده های دائمی) به کلیه موسسات پیشنهاد دهیم:

1. کلیه مدارک مورد لزوم و قابل استفاده شرکتی که طی چندین سال حسابرسی شده، تفکیک گردد و مدارک مازاد بر استفاده در قسمت آخر پرونده دائمی بایگانی و بر روی کاربرگ خلاصه مدارک در قسمت آخر تهیه شود.

2. کلیه مدارک اسکن گردیده و سپس با استفاده از برنامه طراحی شده (با استفاده از چندین نرم افزار) کلیه مدارک اسکن شده در دیوایدرهای جداگانه رایانه ای بایگانی شود.

3. در هر دیوایدر رایانه ای عنوانها و توضیحات ضروری تهیه گردد. با کلیک کردن به روی هر کدام از آنها به مشاهده مدارک اسکن شده پرداخته میشود. به طور مثال در روی دیوایدر شماره 2 دائمی، یکی از عناوین، اساسنامه و خلاصه ای از آن میباشد. با کلیک کردن بر روی این عنوان به صفحه خلاصه اساسنامه لینک میشویم. در این صفحه خلاصه مفاد اساسنامه تایپ و شماره گذاری گردیده است. سپس پس از کلیک کردن روی خلاصه هر ماده به بند تفصیلی اساسنامه که اسکن گردیده لینک میشویم. همچنین مشاهده کل اساسنامه امکان پذیر است. در خصوص خلاصه صورت جلسات هیأت مدیره که باید توسط سرپرست حسابرسی تهیه گردد، جدولی در ابتدا طراحی می شود که مشخصات جلسات هیأت مدیره (شامل زمان برگزاری، شماره جلسه، تیتر موضوعات و یا خلاصه مصوبات، اعضای شرکت کننده) در آن درج شود، سپس با کلیک نمودن بر روی تاریخ یا شماره جلسه و یا موضوع جلسه به اصل صورتجلسه اسکن شده لینک میگردیم.

4. حجم کار برای حذف پرونده دائمی و استفاده از رایانه برای مؤسسات زیاد و پر هزینه است، لیکن دارای مزایای زیر میباشد:

-- در شروع عملیات حسابرسی یک نسخه از پرونده دائمی به صورت سی دی بر روی نوت بوک سرپرست حسابرسی نصب و یا به او تحویل داده میشود تا در رایانهای که در واحد مورد رسیدگی در اختیار گروه حسابرسی قرار گرفته، نصب شود. اعضای تیم حسابرسی، حسب مورد و البته بستگی به سرفصل حساب مورد رسیدگی و به منظور به روز نمودن پرونده، با مشاهده سی دی، اطلاعات مورد نیاز خود را از واحد مورد رسیدگی درخواست می نمایند.

-- تکمیل پرونده دائمی شامل اخذ مدارک از جمله اصلاحات اساسنامه، صورت جلسات هیأت مدیره و مجامع، اسناد مالکیت جدید و غیره میباشد که تمامی آنها اخذ و به دو شیوه با آن برخورد میشود. اگر امکانات واحد مورد رسیدگی مناسب باشد، مدارک اسکن میشود و توسط سرپرست به داخل برنامه اضافه میگردد. و یا زونکن مدارک جدید به دفتر مرکزی ارسال میشود تا واحد پشتیبانی مؤسسه سریعاð اقدام به اسکن و تکمیل پرونده مینماید.

-- مدیر حسابرسی پس از اتمام کار جهت مطالعه پرونده دائمی از نسخه نهایی شده بر روی رایانه دفتر مرکزی استفاده میکند.

-- بایگانی پروندههای دائمی که به طور متوسط سه عدد زونکن و برای هر شرکت میباشد حذف می گردد و فضایی از مکان اندک موسسات را اشغال نمی نماید. همچنین اطلاعات شرکتها همیشه بر روی سرور مؤسسه موجود است و از فرسوده شدن آن جلوگیری میشود.

-- در صورت واگذاری کار به دیگر موسسات، امکان ارسال یک نسخه از پرونده دائمی به صورت سی دی مناسبتر میباشد. و بنابر این سابقه واحد مورد رسیدگی در موسسه باقی میماند.

پاسخگوئی به وضعیت تأییدیه ها، نیاز اساسی واحد مورد رسیدگی

یکی از مشکلاتی که در حین عملیات حسابرسی با آن برخورد می گردد، علی الخصوص جهت شرکتهای بزرگ، تماس و مراجعه آنها به دفتر موسسات، قبل از شروع کار و یا در حین رسیدگی به دفتر حسابرسان مستقر در واحد مورد رسیدگی به منظور اطلاع از تعداد تأییدیه های پاسخ داده شده و میزان مغایرت آنها می باشد. این وضعیت دائمی مخصوصا در ترافیک 4 ماهه اول سال، برای حسابرسان خسته کننده است. از طرفی جمع بندی تأییدیه ها و نوشتن بند حسابرسی آن، یکی از مواردی است که گروه حسابرسان به دلیل تغییر لحظه به لحظه تائیدیه های واصله از مسئولیت آن شانه خالی میکنند. معمولا حسابرسی که درگیر این کار میشود باید تا انتها و جلد نمودن گزارش همراه مدیر فنی باشد. بنابراین روش زیر در قالب پروژه تائیدیه ها به کلیه موسسات پیشنهاد می گردد. پس از راه اندازی سایت اینترنتی مؤسسه قسمتی از صفحات وب را به مشتریان اختصاص دهید. مشتری با ورود رمز به صفحه مخصوص خود راه مییابد. از سوی دیگر گروه پشتیبانی در دفتر مرکزی مؤسسه کلیه اطلاعات تأییدیه های دریافتی را در جداولی که تحت اکسل تهیه شده است وارد مینمایند و در صورت لزوم اقدام به اسکن تائیدیه میشود و به ردیف جدول لینک میگرد. بنابراین تماس و یا حضور نماینده واحد مورد رسیدگی و تلف شدن وقت حسابرسان به حداقل می رسد. در جدول طراحی شده تحت اکسل ابتدا لیست تأییدیه های انتخابی و ارسالی توسط حسابرسان، توسط اپراتور و در بخشهای تفکیک شده تحت هر سرفصل حساب وارد میشود. در روزهای آغازین حسابرسی میتوان یک کپی از کاربرگهای تهیه شده تحت اکسل تهیه و اطلاعات اقلام تراز آزمایشی در ستون مانده طبق دفاتر را به جدول تأییدیه ها انتقال داد. پس از دریافت تأییدیه ها واحد پشتیبانی قبل از بایگانی نمودن اصل فرم تأییدیه در پرونده حسابرسی و یا ارسال برای گروه حسابرسی، آن را در جدول تأییدیه های هر شرکت وارد میکند. جدول به شکلی طراحی شود تا در وهله نخست، مانده تراز آزمایشی و مانده طبق تائیدیه را مقایسه نماید. در صورت وجود اختلاف، مبلغ مغایرت در ستون مغایرت نامشخص وارد میگردد. پس از ارائه اطلاعات از سوی واحد مورد رسیدگی، مغایرتها اصلاح میشود. ضمن آنکه سرپرست حسابرسی هم میتواند در محل واحد مورد رسیدگی اصلاحات مغایرات را راسا و در سایت اینترنتی وارد نماید. بنابراین کادر مالی واحد مورد رسیدگی از آخرین وضعیت نهایی تأییدیه ها در طول شبانه روز به صورت آماری و هم به صورت ریالی مطلع میگردند. همچنین گروه حسابرسی دغدغه تهیه بند حسابرسی تأییدیه ها را ندارد چرا که جدول نهایی توسط رایانه تهیه میشود.

[مژگان]

امکانات نرم افزار حسابداری ابتکار پرداز بشرح ذیل می باشد :

1 - این نرم افزار دارای بانک اطلاعاتی Sql server و زبان برنامه نویسی Delphi می باشد .

2 - امکان تعریف حسابها در 5 گروه شامل : گروه حسابها ، حساب کل ، حساب معین ، حساب تفضیلی 1 و حساب تفضیلی 2 .

3 - امکان ایجاد گروه حساب ، حساب کل و حساب معین ، هر کدام تا 4 رقم . یعنی در هر یک از سطوح حسابها میتوان از 1 تا 9999 کد مجزا تعریف نمود .

4 - امکان ایجاد حساب تفضیلی 1 و 2 ، هر کدام تا 8 رقم . بعبارتی می توان برای هر یک از حسابهای معین از 1 تا 999/999/99 کد مجزا تعریف نمود .

5 - امکان صدور سند افتتاحیه .

6 - امکان صدور سند اختتامیه .

7 - امکان ادغام اسناد حسابداری .

8 - امکان دوباره شماره گذاری اسناد .

9 - امکان تغییر کدهای درج شده در اسناد حسابداری براساس ( کل و معین و تفصیلی در کلیه اسناد حسابداری ) .

10 – امکان جستجوی اسناد حسابداری در فرم ویرایش اسناد حسابداری بر اساس پارامترهای زیر :

شماره سند حسابداری ، شماره عطف سند حسابداری ، تاریخ ، شرح هدر اسناد حسابداری و ... .

11 - امکان ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در فرم ویرایش اسناد حسابداری .

تهیه گزارشات حسابداری شامل :

1 - دفتر روزنامه . 2 – دفتر کل 3 – دفتر معین 4 – دفتر تفضیلی 1 و 2

5 - تهیه گزارش اسناد بر اساس : شماره سند حسابداری ، تاریخ سند حسابداری ، شماره عطف اسناد حسابداری ، حساب کل ، حساب معین ، حساب تفضیلی 1 و 2 و ... .

6 - تهیه انواع چاپ گزارشات اسناد حسابداری بصورت : پله ای ، پیوسته ، گسسته .

7 - جستجوی اسناد حسابداری براساس : شماره سند ، تاریخ سند ، شماره عطف ، عبارات درج شده در جزئیات اسناد حسابداری ، جستجو بر اساس حساب کل و معین و تفضیلی 1 و 2 و ... .

8 - تهیه گزارش حسابهای مانده دار براساس : کل و معین و تفضیلی1 و 2 .

9 - مرور حسابها براساس : کل و معین و تفضیلی1 و 2 .

10 - تهیه ترازنامه .

11 - تهیه سود و زیان .

12 - گزارشات خروجی دارای خروجی اکسل می باشند .

امکانات برنامه :

1 - تهیه فایل پشتیبان . 2 - امکان بازیابی اطلاعات . 3 - ماشین حساب 4 - تعریف ثوابت ( پارامترهای برنامه ) . 5 - انتخاب دوره .

[مژگان]

ارائه تعريفي جامع براي ERP مشكل است. صاحب نظران تعاريف مختلفي براي ERP ارائه داده اند كه هر كدام جنبه هاي خاصي از اين سيستم را مورد توجه قرار مي دهد. شايد آشنايي با ويژگيها، قابليتها و كاركردهاي ERP در بخشهاي مختلف سازمان در آينده بتواند كمك خوبي براي شناخت كامل اين سيستم باشد اما در اين بخش براي اينكه بتوانيم زمينه هاي لازم را براي پرداخن به بخشهاي بعدي فراهم آوريم، تعاريف مختلفي را كه براي اين سيستم ارائه شده است، مورد بررسي قرار مي دهيم.

يكي از بهترين تعاريفي كه براي ERP وجود دارد عبارت است از:

" بسته نرم افزاری کاربردی ERP يک مجموعه از ماژولهای يکپارچه آماده راه اندازی از پيش طراحی شده و از پيش مهندسی شده ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.

دست يابي به حداكثر كارايی در پياده سازی اين نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نيازهای سازماني، بسيار پيچيده است.ERP به سازمان براي فعاليت در محيطی يکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرايند گرا و اطلاعات محور و بصورت Real-time كمك بسيار زيادی می كند."

در تعريف فوق نكات قابل توجهي وجود دارد كه قبل از پرداختن به ساير تعريف ها بهتر است آنها را مورد بررسي قرار دهيم.

تعريف بيانگر اين موضوع است كه ERP يك مجموعه يا يك Suit نرم فزاري است. در ادبيات فناوري اطلاعات و ارتباطات، Suit به مجموعه هاي نرم افزاري مستقل ولي مرتبط به يكديگري اطلاق مي شود كه براي دست يابي كه مقاصد خاصي طراحي شده اند. امكان تبادل سريع اطلاعات بين اين نرم افزارها و همساني محيط كاري در آنها، از مهمترين ويژگيهاي اين مجموعه هاست. اين مجموعه نرم افزارها هر كدام براي هدف خاصي طراحي شده اند. ولي در عين استقلال عملياتي، امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي امكان پذير است و از سوي ديگر ساختار ظاهري و يا User interface در همه آنها بسيار به يكديگر شبيه است. ERP ها دقيقا چنين ويژگي را دارند يعني خود مجموعه اي از چندين نرم افزار مستقل ولي مرتبط به يكديگر هستند كه امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي وجود دارد.

بلافاصله در همين تعريف بر ساختار ماژولار البته از نوع يكپارچه سيستم تاكيد شده است. ماژولها در ادبيات برنامه نويسي به مجوعه برنامه هاي مستقلي اطلاق مي شود كه در داخل برنامه هاي ديگر به اجرا در مي آيند. در تعريف ارائه شده براي ERP، منظور از ساختار ماژولار بيشتر استقلال بخشهاي مختلف برنامه از يكديگراست به اين معنا كه وجود برنامه ها يا نرم افزارها يا ماژولهاي مختلفي از جمله مالي و حسابداري، منابع انساني، برنامه ريزي و كنترل توليد و عمليات و ... در دل يك بسته ERP مانع از توسعه بخشهايي از ERP در سازمان نمي شود. بنابراين شما حتي مي توانيد به صورت انتخابي بخشهايي(ماژولهايي) از يك بسته نرم افزاري ERP را انتخاب و پياده سازي نماييد بدون اينكه نياز به پياده سازي تمامي بخشهاي آن باشد. ساختار ماژولار ERP اين امكان رابه شما مي دهد كه ماژولهاي مختلف را از تامين كنندگان مختلف تهيه و سپس مجموعه آنها را در كنار يكديگر قرار دهيد. البته رعايت استاندارهايي در توليد ERP از طرف تامين كنندگان و فروشندگان (vendor) نرم افزار باعث تسهيل در انجام اين كار شده است. در حال حاضر شركتهايي هستند كه كه بخشهاي مختلف ERP خود را حتي از بيش از 3 يا 4 تامين كننده تهيه كرده و سپس آنها را در كنار هم قرار داده اند.

يكپارچگي ماژولها در سيستم ERP به معاني مختلفي مي تواند باشد. يكپارچگي از لحاظ امكان افزودن ماژولهاي جديد، يكپارچگي از لحاظ پوشش دادن به تمامي فرايندهاي مورد نياز در يك بخش سازمان، يكپارچگي از لحاظ عدم تكرار برخي از فرايندها و يا حتي بخش يا بخشهايي از يك فرايند، يكپاچرگي از لحاظ اطلاعاتي و عدم تكرار داده ها در كل سيستم و.... اما آنچه كه مي توان از اين تعريف بصورت كلي استنباط نمود، پوشش كامل نرم افزار بر روي فرايندهايي است كه نرم افزار براي آنها پياده سازي مي شود. به عنوان مثال با پياده سازي ماژول حسابداري و مالي، تمامي فرايندهايي كه در واحد حسابداري و مالي سازمان تعريف شده اند، تحت پوشش قرار مي گيرند.

از پيش طراحي، آماده و مهندسي شده بودن ERP بيانگر بخشي ديگر از ويژگيهاي اين بسته نرم افزاري است. سيستمهاي ERP بر اساس بهترين فرايندهاي موجود يا Best Practice ها در بخشهاي مختلف صنعت طراحي شده اند. به اين معنا كه فرايندهايي كه در بسته هاي نرم افزاري ERP براي پشتيباني از روالهاي كليدي سازمان قرار گرفته است، بر اساس رويه هاي استانداري طراحي شده كه به تجربه ثابت شده بهترين راه براي انجام آن فرايند خاص است. به عنوان مثال رويه هاي حسابداري تعبيه شده در ماژول حسابداري و مالي اين سيستم از بررسي و تجزيه و تحليل سيستمهاي مالي سازمانهاي بسيار گرفته شده و در نهايت رويه اي ارائه شده كه آزمونهاي مختلف را پشت سر گذاشته و بهترين راه براي انجام آن فرايند است.

يكي از ويژگيهايي كه لازم است در اين بخش مورد توجه قرار گيرد، آماده بودن اين نرم افزار است. بسته نرم افزاري ERP بصورت آماده و از پيش طراحي شده با توجه به ويژگيهايي كه قبلا به آن اشاره شد در بازار موجود است و عرضه كنندگان مختلفي آن را در اختيار سازمانها قرار مي دهند. البته ERP عرضه شده توسط هر يك از آنها داراي ويژگيهاي خاص خود بوده و تفاوتهاي زيادي بين آنها وجود دارد. اين تفاوت بيشتر ناشي از پيش زمينه شركتهاي عرضه كننده ERP است. برخي از آنها پيش زمينه حسابداري و مالي خوبي دارند و به همين جهت ماژولهاي حسابداري و مالي عرضه شده توسط آنها از شهرت زيادي برخوردار است. برخي داراي زمينه توليدي هستند و برخي داراي زمينه تخصصي تهيه سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني. اين تفاوت در زمينه ها از يك سو و از سوي ديگر توجه اين عرضه كنندگان به صنايع خاص و نوع نگرش آنها به ERP، باعث توليد بسته هاي نرم افزاري ERP متفاوتي شده است. مثلا ERP عرضه شده توسط يك عرضه كننده بسيار مناسب صنعت خودرو است و ديگري براي دانشگاهها و مراكز آموزشي مناسب است. با وجود اين تفاوتها از لحاظ ساختاري و تركيبي تفاوت چنداني بين بسته هاي ERP مختلف وجود ندارد. ذكر اين نكته در اينجا لازم است كه برخي سازمانها بسته نرم افزاري ERP را خريداري نمي كنند بلكه با توجه به تخصصي كه در سازمان آنها وجود دارد، خود راسا نسبت به توسعه نرم افزار ERP اقدام مي كنند كه البته اين موضوع داراي مزايا و معايب بي شماري است كه در فرصتي مناسب به آن پرداخته خواهد شد.

پياده سازي ERP در سازمان بستري يكپارچه براي تبادل سريع اطلاعات بين بخشها و فرايندهاي مختلف فراهم مي آورد. اين يكپارچگي بيشتر از آنجا ناشي مي شود كه تمامي اطلاعات سيستم تنها در يك پايگاه داده ذخيره سازي شده و مانند سيستمهاي جزيره اي موجود در سازمانها، اطلاعات در پايگاههاي داده اي متفاوت با يكديگر از جنبه هاي مختلف، ذخيره سازي نمي شود. يكساني زيرساخت توسعه ERP در ماژولهاي مختلف امكان توسعه آن را در كوتاه مدت و بلند مدت فراهم مي آورد. به بياني ديگر از يك Platform و زبان برنامه نويسي يكسان در طراحي و ساخت تمامي ماژولهاي ERP استفاده مي شود.

[مژگان]

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها، ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری اهمیت زیادی دارد و رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت های آنها تجهیز این سازمان ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات وابستگی بسیاری دارد.

یکی از مزایای استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان ها، بهره گیری کارکنان از فناوری «کار از راه دور» است که دارای مزایایی مانند: سرعت، صرفه جویی در وقت، کاهش هزینه ها، استفاده از سیستم اداری بدون کاغذ و... است. خوشبختانه حسابداری از جمله مشاغلی است که حسابداران می توانند بدون صرف وقت برای رفت و آمد به محیط کار، در منزل، با در دست داشتن اطلاعات مالی سازمان مربوطه بدون نیاز به سرمایه گذاری عظیم برای خرید تجهیزات مورد نیاز در خانه، تنها با یک رایانه با قدرت ۵۰۰ مگا هرتز و حداقل ۱۲۸ مگابایت حافظه به انجام وظایف خود در محیط آرام تر بپردازند.

در این مقاله حسابداری و کار از راه دور به عنوان زیر مجموعه ای از حسابداری و فناوری اطلاعات بررسی می شود، برای نیل به این هدف، ابتدا به اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی در سازمانها می پردازیم و سپس به تفصیل، مطالبی در رابطه با سیر تکامل فناوری اطلاعات و ویژگی های موثر فناوری اطلاعات در کارآفرینی وسیستم کار از راه دور ارائه می شود.

● اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی:

اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است. همانطور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش زیادی هستند در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای است. از طرفی، اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن، شاخصی اجتماعی به شمار می رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود. اطلاعات به طور محسوس بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد. سیستم اطلاعات، عبارت سیستم کامل طراحی شده برای تولید، طراحی، جمعآوری، سازمان دهی ذخیره، بازیابی واشاعه اطلاعات در موسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه است.

فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته، پدیده انفجار اطلاعات را موجب شده اند و به طور حتم، تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات مورد نیاز آنها خواهند گذاشت، امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان، دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. کاربران سیستم اطلاعاتی، اطلاعات را چون منبعی ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند. از آن جا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت های سازمان محسوب می شوند لذا بایستی سیستم هایی را بر پا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند; هدف نهایی چنین سیستم هایی، کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند. توجه به شرکت های موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه خود مجهزند. چالش حقیقی که شرکت ها با آن رو به رو هستند، صرفا به کارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی، استفاده اثر بخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است. به طور کلی، سیستم های اطلاعاتی از آنجایی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثر بخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردد.

● فناوری اطلاعات:

فناوری اطلاعات عبارت از کاربرد دانش در کسب و کار و صنعت است. به عبارت دیگر، منظور از فناوری اطلاعات، وسایل میکانیکی یا الکتریکی است که در تولید محصولات و برای ساخت سیستم های کارآمدتر استفاده می شوند.

سیر تکامل فناوری اطلاعات شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است.

▪ در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، کارکنان و تجارتی در آن صورت گیرد. از مهمترین شاخص های این دوره، انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضاسازی برای محیط های اداری بود. در حقیقت، در این دوره سعی در جداسازی فعالیت های اداری از فعالیت های تولیدی بود و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا شدند. تفکر این دوره چنین بود که محیط با شرایط بهتر برای انجام امور اداری فراهم گردد که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر: حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود.

▪ در دوره دوم: یعنی دردوره فناوری رایانه، با ورود رایانه های کوچک دارای سرعت و دقت، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به این بود که رایانه، کاربران را برای انجام امور روزمره خود به خوبی یاری کرد.

▪ در دوره سوم: یعنی دوره فناوری ارتباطات، با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از سیستم ها در یکدیگر به وجود آمد. در حقیقت امروزه، سیستم های اداری و سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباطات و بهبود ارتباطات هستند. نوعا ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الا ن در آن به سر می بریم، این است که سازمان هاو شرکت ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام یا کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی، نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان و به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی و هماهنگی و سازوکار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.

● نقش فناوری اطلاعات در کارآفرینی

فناوری اطلاعات با برخورداری از ویژگی ها و قابلیت های مختلف توانسته است موجب انعطاف پذیری شایان توجهی در زمینه کارآفرینی شود. همین ویژگی ها سبب افزایش کارایی این فناوری در امر کارآفرینی وایجاد اشتغال شده اند.برخی ازاین ویژگی ها عبارتند از:

۱) افزایش سرعت:

محاسبه و پردازش سریع اطلاعات و انتقال فوری آن، زمان انجام کار را کاهش و در نتیجه بهره وری را افزایش می دهد. فناوری اطلاعات امکان جستجو ودستیابی سریع به اطلاعات را نیز فراهم می کند.

۲) افزایش دقت:

در مشاغل مبتنی بر انسان، دقت انجام کار متغیر است، در حالی که فناوری اطلاعات، دقتی بالا وثابت را تامین و تضمین می کند. در انواع فعالیت های پردازشی و محاسباتی دقت رایانه به مراتب بیشتر از انسان است.

۳)کاهش اندازه فیزیکی مخازن اطلاعات:

با توسعه فناوری اطلاعات و به کارگیری آن،دیگر لزومی به حمل و نگهداری حجم زیادی از کتاب های مرجع تخصصی وجود ندارد وبه راحتی می توان در هر دیسک فشرده، اطلاعات چندین کتاب را ذخیره یا آنکه منابع مورد نیاز را از طریق شبکه های رایانه ای دریافت کرد.

۴) رفع برخی از فسادهای اداری:

استفاده از فناوری اطلاعات، شفافیت در انجام کارها را افزایش می دهد وبسیاری از واسطه ها را حذف می کند.این دو مزیت کلیدی، منجر به رفع برخی از فسادهای اداری خصوصا در سطوح پایین می شوند.

۵) ایجاد امکان کار تمام وقت:

به کمک فناوری اطلاعات،بسیاری ازاستعلام ها و مراجعات افراد و غیره از طریق شبکه های رایانه ای به صورت خودکار انجام می گیرد. بنابراین می توان به صورت بیست وچهار ساعته از آن بهره گرفت.

۶) ایجاد امکان همکاری از راه دور:

مخابرات، تلفن، تله کنفرانس و سیستم های همکاری، تبادل الکتریکی داده ها، نمونه هایی از کاربردهای فناوری اطلاعات در این زمینه هستند.

۷) کاهش هزینه های سیستم یا سازمان: ب

ا توجه به موارد پیش گفته به خصوص افزایش سرعت که باعث انجام تعداد کار بیشتر می شود وانجام کار تمام وقت، بهره وری سیستم افزایش می یابد و در نتیجه، باعث کاهش مقدار زیادی از هزینه ها می گردد.

همانطور که بیان شد ایجاد همکاری ازراه دوریکی از ویژگی های فناوری اطلاعات است. با بهره گیری از مهارت های مخابراتی و ارتباطی کارا و مطلوب، کارکنان می توانند برنامه کاری خود را هم چنان که در اداره حضور دارند از محل دیگری دنبال کنند انگار که در محل کار خود حضور دارند، برخی متخصصان حرفه ای بر مشکلات و مخالفت های موجود برای استفاده فناوری اطلاعات در کارایی منابع انسانی فائق آمده اند و در راه متقاعد کردن مدیران اجرایی سازمان ها موفقیت های زیادی نیز کسب کرده اند. (نیکبخت،...) (com.finbarticles.www)

واقعیت این است با مقایسه حاصل ۱۰ ساعت کار در منزل با ۱۰ ساعت در محل اداره، به روشنی متوجه می شویم که نتیجه کار در خانه به مراتب کیفی تر و از نظر کمی هم، بیشتر بوده است.

کارهایی را که نیاز به نشستن در یک محل و تمرکز لازم دارد نظیر توسعه و بهبود روش های بودجه ای، تجزیه و تحلیل حقوق و دستمزد کارکنان، توسعه و بهبود رویه ها و سیاستگذاری را می توان در خانه انجام داد. باید پذیرفت که «کار از راه دور» همیشه برای انجام هر نوع کار وظیفه ای نمی تواند بازده مطلوب و احتمالا جنبه کاربردی مفید داشته باشد.

به هر حال، شایددر عمل اجرا شدنی نباشد که یک متخصص تمام ساعات اداری را در طول روز، ماه و هفته در خانه بنشیند و کارهای خود را انجام دهد زیرا همواره این نیاز وجود دارد که این متخصص مربوط برای تبادل نظر و نشست های مشورتی رو در روی سایر همکاران و مسوولان قرار گیرد و به طور حضوری برخی مسائل و امور را حل و فصل کند. اما به نظر متخصصان فناوری اطلاعات،حتی مدیران اجرایی و کسانی را که وظایف مهم و سنگین اداری بر دوش دارند می توانند با بهره گیری از فناوری اطلاعات در خانه خود بنشینند و کارهای خود را به نحو مطلوب دهند و سپس از طریق ابزارهای موجود در عرصه فناوری اطلاعات (رایانه و سایر ابزار و تجهیزات) نتایج فعالیت های خود را به سازمان خویش انتقال دهند.

اگر مدیر سازمانی، توانایی اداره پروژه، نیروی انسانی و برقراری رابطه بین دو را داشته باشد چه دلیلی وجود دارد که بخشی از نیروی انسانی نتوانند از محل سکونت خود و با استفاده از فناوری اطلاعات، وظایف خود را به نحو مطلوب انجام دهند.

سوال این نیست که آیا این شغل خاص از جمله مشاغلی است که کارمند می تواند وظایف خودرا در خانه انجام دهد. خیر، به جای این سوال باید پرسیده شود که آیا برای این شغل خاص کارمند یا متخصص مربوط می تواند تعدادی از روزهای کاری هفته را به جای حضور در محل اداره، در خانه، بماند و کارهای خود را به نحو مطلوب یا حتی بهتر در منزل انجام دهد. به دلیل اینکه برخی متقاضیان شغل، مشخصات علمی و تجربی خود را از طریق پست الکترونیکی برای استخدام به شرکت می فرستند. احتمالا وقتی از آنها خواسته شود که بخشی از وظایف را از محل سکونت انجام دهند، شاید احساس راحتی بیشتری بکنند. اگر چه این امکان وجود دارد که منابع نیروی انسانی بتوانند از راه دور به کار اشتغال ورزند اما روشن است که برای همه مشاغل نمی توان چنین راهکاری را پیشنهاد کرد.

برخی مشاغل به گونه ای هستند که کارمند یا متخصص مربوط و مراجعه کننده باید به بحث و تبادل نظر گذاشته شود و به مراجعه کننده نمی توان گفت که فرد مورد نظر در خانه است و شما با شخص دیگری در سازمان مسائل خود را در میان بگذارید. برای نمونه، کارکنان شاغل در بخش «روابط کارکنان» سازمان ضرورت دارد که در اوقات اداری در محل کار خود حضور داشته باشند زیرا کارکنان سازمان معمولا برای حل مشکل و دریافت پاسخ سوالات اداری خود به بخش «روابط کارکنان» مراجعه می کنند و به این مراجعه کنندگان نمی توان گفت که کارمندی که باید مشکل شما را حل کند و پاسخ دهد در خانه است و شما از طریق پست الکترونیکی یا صفحه ویدئویی با ایشان ارتباط برقرار کنید.

● کاربرد کار از راه دور در سازمان ها

وقتی سازمانی در نظر دارد از کارکنان خود بخواهد در طی هفته و یا ماه، روزهایی در خانه بمانند و بخشی از وظایف اداری خود را در منزل انجام دهند باید در قدم اول همه کارکنان سازمان را آموزش دهد و پیاده کردن این هدف را با همه کارکنان در میان بگذارد.

واقعیت این است که رفت و آمد از محل سکونت تا اداره و برگشت در برخی مناطق پر ازدحام، معضلی اساسی برای کارکنان شده است. برخی کارکنان باید مسافتی را که در ساعت میانی روز فقط با صرف ۳۰ دقیقه می پیمایند در ساعت پر رفت و آمدصبح و هم چنین پایان وقت اداری در عصر سه ساعته طی کنند و این معضل برای این دسته از کارکنان به صورت کابوسی در آمده است زیرا هر شب در این فکرند که فردا باید ۱/۵ ساعت برای حضور در اداره و ۱/۵ ساعت برای برگشت به خانه رانندگی کنند. این کارکنان به لحاظ نرخ های سرسام آور کرایه در سطح شهر و مجاورت ادارات خود مجبورند در حومه شهر زندگی کنند تا اجاره کمتری بپردازند. آنان می توانستند به جای آنکه ۳ ساعت از اوقات خود را در راه منزل به اداره و اداره به منزل صرف کنند این ساعات را برای امور شخصی و تفریحی خود اختصاص دهند.

ظهور فناوری اطلاعات و کاربرد آن مشکل تعداد زیادی از کارکنان را که مایل به کار برد روش «کار از راه دور» هستند تا حدود زیادی حل کرده است. آنان می توانند چنانچه نوع کار ایجاب کند و اجازه دهد در خانه بمانند و وظایف خود را در منزل و با استفاده از وسایل و تجهیزات مختلف رایانه ای و ارتباطی انجام دهند. اما برخی از کارکنان با این کار رضایت درونی و مورد انتظار خود را به دست نمی آورند. وقتی کارمند در خارج از محیط اداری است، از نظر مدیران سازمان دور می ماند و چون در محیط روزانه کار نیست در جریان تغییرات سازمان قرار نمی گیرد و همه این عوامل باعث می شود که این دسته از کارکنان در مسیر پیشرفت قرار نگیرد. بنابراین کارکنانی که بنا بر شرایطی مایلند به صورت «کار از راه دور» به کار اشتغال ورزند باید نوعا سازمان هایی را برگزینند که فرهنگ این نوع اشتغال را چه در سطح مدیران اجرایی و چه در بدنه سازمان به نحوی درک کرده و آن را پذیرا باشند. از طرف دیگر اولین گام این کارکنان برای ارزیابی اهداف خود، این است که دلایل انتخاب این گزینه (یعنی کارکردن از راه دور) را برای خود حلاجی کرده و تنها به یک دلیل بسنده نکنند زیرا وجود دلیل خاص، گاهی نمی تواند موجبات موفقیت یا شکست در تصمیم را فراهم آورد.

● نتیجه گیری

ایجاد سیستم های اطلاعاتی کارا و اثر بخش با استفاده از ره آوردهای فناوری نوین اطلاعات و ارتباطات چه در سطح سازمان و چه در جهت برقراری ارتباطات سریع و موثر با دستگاه های تحت پوشش، مراکز علمی - پژوهشی کشور، جامعه و نهادهای مدنی و تمام ذی نفعان، موضوعی بسیار مهم و جدی است که غفلت از آن در سازمان نه تنها گردش امور جاری را کندو مختل می کند بلکه سازمان را از دست زدن به اهداف و ماموریت های خود نیز باز می دارد. بنابراین وجود روش های مناسب برای انجام اموری که در پیوند با استقرار سیستم های اطلاعاتی و دارای اثر متقابل با آن است، اهمیتی جدی برای سازمان دارد، البته باید توجه داشت فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری مکمل است که در عین حال، کاربرد آن موجب کارایی و صرفه جویی هزینه ها و افزایش سرعت و ایجاد سیستم اداری بدون کاغذ و... می شود، از ابعاد دیگری هم موجب در هم و بر هم شدن اسناد و پوشه ها به وسیله چاپگر رایانه یا افزایش پیام های بی اهمیت و جزئی و پخش وسیع پیام ها در مورد پست الکترونیک می شود.

امروزه فناوری اطلاعات با ابزارهای مختلف از جمله رایانه، شبکه اینترنت و پست الکترونیک و دور نگار و غیره این دستاورد را برای کارکنانی فراهم کرده است که می توانند در بخش هایی از مشاغل مهندسی، طراحی، مالی و ... بدون اینکه در اداره حضور عینی داشته باشد، همان وظایف را در خانه، خود انجام دهند و نتایج کارهای خودرا از طریق سیستم های موجود به مراکز رایانه ای مورد نظر منتقل کنند. بنابر این گروه حسابداران و حسابرسان هم مشمول چنین امکاناتی می باشند.

امید است بتوانیم با توجه به شتاب سریع تحولات فناوری اطلاعات و ارتباطات از یک سو و آهنگ سریع تحولات محیطی از سوی دیگر، تاخیر بیش از حد در این زمینه را به صلاح سازمان و سیستم ها، بازسازی کنیم و فراموش نکنیم; «بهره گیری بهینه از نیروی انسانی و ارتقای کارایی می تواند نقش تعیین کننده ای در تحقق هدف های سازمان داشته باشد.»

نویسنده : بهاره جوادی مفرد

روزنامه مردم سالاری

[مژگان]

تجارت الكترونيك به شكل امروزين آن ريشه در دو پديده اينترنت (بزرگترين شبكه كامپيوتري دنيا) و مبادله الكترونيكي داده‌ها دارد و منشاء زماني هر دو اين پديده‌ها به دهه 1960 باز مي‌گردد.


همچنين حسابرسي كه يك فرآيند سيستماتيك و منظم دستيابي عيني و ارزيابي شواهد و مدارك مربوط به ادعاهاي راجع به فعاليت‌ها و رويدادهاي اقتصادي به منظور تعيين ميزان ارتباط بين آنها و ارائه نتايج حاصل از آن به افراد علاقمند است،‌ با كمك ابزار و فنون كمكي حسابرسي، كامپيوتري شده است و به آن اطلاق‌هاي مختلفي از جمله حسابرسي فن‌آوري اطلاعات و حسابرسي كامپيوتري مي‌شود. در آوريل سال 2001 هيات‌ رويه‌هاي حسابرسي حسابداران رسمي آمريكا، بيانيه تجارت الكترونيك را منتشر كرد كه بيشتر ناظر به شناسايي مخاطرات احتمالي صورت‌هاي مالي بود و در اكتبر همان سال كميته رويه‌هاي حسابرسي فدراسيون بين‌المللي حسابرسي (ifact) پيش‌نويس پيشنهادي رويه‌هاي حسابرسي صورت‌هاي مالي تجارت الكترونيك مورد استفاده از اينترنت يا ساير شبكه‌هاي همگاني موثر درحسابرسي صورت‌هاي مالي را منتشر كرد تا ضمن فراهم ساختن راهكارهاي اجراي استانداردهاي حسابرسي براي واحدهاي گزارشگري كه از اينترنت (يا ساير شبكه‌هاي عمومي) براي تجارت الكترونيك استفاده مي‌كنند، موجبات آگاهي حسابرسان از نتايج حسابرسي در اين سطح را فراهم كند كه مشتمل بر برنامه‌ريزي (sas200/ isa300) آگاهي و دانش تجاري (sas2/0/ isa310) تعيين ميزان مخاطرات احتمالي و كنترل‌هاي داخلي(sas300/ isa400) حسابرسي در محيط سيستم اطلاعات كامپيوتري (4012 isa) بود. از آنجا كه اصطلاح الكترونيك امروزه با بسياري از واژه‌ها از قبيل دولت الكترونيك، شهر الكترونيكي، پزشكي الكترونيكي، كشاورزي الكترونيكي، آموزش الكترونيكي، بانكداري الكترونيكي و... همراه است، حسابرسان نيازمند داشتن سطوح مختلفي از مهارت‌ها، دانش فن‌آوري اطلاعات و تجارت الكترونيك هستند.هر چند كه حرفه حسابرسي از چندين نوع تشكيل شده، اما همه آنها فرآيندهاي اساسي، ضوابط و استانداردها را تعقيب مي‌كنند. حسابرسان داخلي عمل ارزيابي مستقل در داخل يك سازمان را به منظور بررسي و ارزيابي فعاليت‌هاي خود انجام مي‌دهند و محدوده وسيعي از فعاليت‌هاي سازمان مانند بررسي قراردادها، تطابق عمليات با سياست‌هاي سازمان، تطابق عمليات سازمان با الزامات قانوني، ارزيابي اثر بخشي عمليات، شناسايي و رديابي تقلب‌ها و انتقال آن به حسابرسان مستقل بر عهده آنها است. حسابرسان فن‌آوري اطلاعات، حسابرساني هستند كه مهارت‌ها و دانش فني را به منظور انجام حسابرسي سيستم‌هاي كامپيوتري به كار مي‌گيرند و يا خدمات حسابرسي را براي مواردي كه پردازش‌ داده‌ها يا داده‌ها و يا هر دو آنها در فن‌آوري‌ها تعبيه نشده‌اند، ارائه مي‌دهند. اين حسابرسان معمولا به عنوان حسابرسان رسمي سيستم‌هاي اطلاعات (cisa) تلقي و تحت ضوابط حرفه‌اي و رهنمودهاي ارائه شده توسط انجمن نظارت و حسابرسي سيستم‌هاي اطلاعات (isaca) و در دايره حسابرسي داخلي، در تيم حسابرسان مستقل و حتي در تيم حسابرسي تقلب انجام وظيفه و حصول اطمينان راجع به فن‌آوري اطلاعات در برخي سيستم‌ها و روش‌ها را فراهم مي‌كنند. اين حسابرسان همانند حسابرسان داخلي و حسابرسان مستقل بر مبناي احتمال خطر، حسابرسي مي‌كنند. راهنماي حسابرسي فن‌آوري اطلاعات در تحليل احتمال خطرها، انجام آزمون‌ها و روش‌هاي حسابرسي در محدوده‌هاي سيستم‌هاي عامل (كامپيوترهاي بزرگ و كامپيوترهاي شخصي)، مديريت داده‌ها، طراحي و توليد سيستم‌ها، تجارت الكترونيك (از جمله شبكه‌ها، مبادله داده‌هاي الكترونيكي و مخاطرات شبكه جهاني اينترنت)، ساختار سازماني، مركز كامپيوتر، سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع بنگاه و برنامه‌هاي كاربردي كامپيوتري (چرخه درآمد و هزينه) است. مدل‌سازي تعيين احتمال خطر بايد قادر به ارزيابي احتمال خطر در سطوح عمده كامپيوتري و مشتمل بر موارد فوق را فراهم كند، بنابراين مي‌توان نتيجه گرفت كه حسابرسي فن‌آوري اطلاعات متمركز بر تمامي جنبه‌هاي كامپيوتري يك سيستم اطلاعات سازماني و مشتمل بر تشخيص و تعيين انجام صحيح عمليات و كنترل منابع كامپيوتر است. تاثير تجارت الكترونيك بر روي اظهارنظر حسابرسي صورتحساب‌هاي مالي به گونه‌اي است كه دو استاندارد عمومي كاربردي از جمله استانداردهاي حسابرسي صورت‌هاي مالي (sass) و استانداردهاي مسووليت اطمينان‌بخشي (saea) به عنوان استانداردهاي تجويزي و در جهت كمك به حسابرسان در انجام حسابرسي صورت‌هاي مالي واحدهاي تجاري كه فعاليت تجاري خود را از طريق اتصال به اينترنت انجام مي‌دهند، تدوين شده است. حسابرس فن‌آوري اطلاعات به سه مرحله تقسيم مي‌شود: برنامه‌ريزي حسابرسي، آزمون‌هاي كنترلي و آزمون‌هاي محتوي. هدف مرحله آزمون كنترل‌ها آن است كه كنترل‌هاي داخلي استقرار يافته، مناسب و كافي بوده و به نحو صحيحي در حال اجرا هستند.

به‌منظور انجام اين آزمون، حسابرس آزمون‌هاي كنترلي متعددي را اجرا مي‌كند. فنون جمع‌آوري شواهد و مدارك مورد استفاده در اين مرحله ممكن است هم شامل فنون دستي و هم فنون حسابرسي خاص كامپيوتري باشد. اين فنون مورد استفاده در شيوه مبتني بر سيستم كه به‌طور كلي متمركز بر كنترل‌ها و سيستم‌ها است، ابزاري براي حسابرسي فن‌آوري اطلاعات است. در خاتمه مرحله آزمون كنترل‌ها، حسابرس بايد كيفيت و چگونگي كنترل‌هاي داخلي را معين كند. ميزان اتكاي حسابرس مي‌تواند به نتايج و ميزان آزمون‌هاي محتوايي كه نياز به آنهاست، نسبت داده شود. برخي از آزمون‌هاي محتوي فيزيكي هستند، نظير شمارش نقد، شمارش موجودي‌ها در انبار و بررسي وجوه اوراق سهام در گاو صندوق.

در يك محيط فن‌آوري اطلاعات، اطلاعات مورد نياز انجام آزمون‌هاي محتوي (از قبيل مانده حساب‌ها و نام‌ها و آدرس‌هاي اختصاصي مشتريان) در برگيرنده پرونده‌هاي داده‌هايي است كه اغلب بايد با استفاده از نرم‌افزارهاي فنون و ابزار كمكي حسابرسي كامپيوتر (caats) استخراج شوند. دسترسي به بانك اطلاعاتي به‌منظور حسابرسي فن‌آوري اطلاعات، فنون و ابزار كمكي حسابرسي كامپيوتر و آزمون‌هاي محتوي را مورد استفاده قرار مي‌دهد تا صحت و تماميت داده‌ها را مورد بررسي قرار دهد. داده‌ها ممكن است تحت مدل پرونده مسطح يا بانك اطلاعاتي، سازمان‌دهي شده باشد. نرم‌افزار استخراج داده‌ها به دو گروه كلي تقسيم مي‌شوند. قالب‌هاي حسابرسي جاسازي شده (eam) و نرم‌افزار عمومي حسابرسي (gas). نرم‌افزار زبان دستوري حسابرسي (acl) مورد استفاده حسابرسان مستقل، حسابرسان داخلي يا حسابرسان عملياتي و ساير حسابرسان بوده و قابليت استفاده روي شبكه را نيز دارد. روش‌هاي مورد استفاده فنون و ابزار كمكي حسابرسي شامل روش آزمون داده، ارزيابي مباني اساسي سيستم، رديابي، مهارت‌هاي آزمون يكپارچه و در نهايت شبيه‌سازي موازي است. در نظام حقوقي كنوني ايران، در برنامه توسعه سوم و چهارم، موادي به تجارت الكترونيك اختصاص يافته است؛ افزون بر آن قانون خاص تجارت الكترونيك در 82 ماده در سال 1382 اجرايي شده است. طبق ماده 32 اين برنامه، وزارت امور اقتصادي و دارايي، مكلف به تعيين چگونگي نحوه اخذ ماليات‌هاي تكليفي (تا پايان شهريور 1385)، تسهيل در امر مديريت اخذ ماليات‌ها از طريق بهبود روش‌ها و مهندسي مجدد دوره‌اي سيستم تعيين، اظهار و پرداخت ماليات شده است. تحت عنوان قانون خاص و يا در ساير قوانين خاص، پيرامون مسائل مالياتي تجارت الكترونيك، مواد مشخصي وجود ندارد و در قالب قانون ماليات‌هاي مستقيم، عناوين كلي در رابطه با معاملات عنوان شده است. تصور مي‌شود كه انتقال الكترونيك يك كتاب، آهنگ موسيقي، بازي كامپيوتري و نظاير آن را بتوان در شمار خريد و فروش كالا تلقي كرد. ضمن اينكه فرآورده‌هاي ديجيتالي كه ممكن است مصداقي براي كالاهاي سرمايه‌اي پيدا كنند؛ مانند انتقال الكترونيكي فرمول‌ها و فرآيند‌هاي علمي، توليدي و صنعتي را مي‌توان مصداق عنواني دانست كه در قانون ماليات‌هاي مستقيم از آن به عنوان «واگذاري امتيازات و ساير حقوق» ياد مي‌شود. در اين صورت فروشنده كالاهاي مورد بحث يا واگذارنده حقوق ياد شده را بر حسب تقسيمات قانون ماليات‌هاي مستقيم مي‌تواند در يكي از دو فصل چهارم يا پنجم از باب سوم قانون مزبور قرار دهد. بر اين اساس، اگر صاحب درآمد، شخص حقوقي باشد؛ مشمول فصل پنجم (ماليات بر درآمد اشخاص حقوقي) و ماده 10 آن و در غير اين صورت، مشمول فصل چهارم (ماليات بر درآمد مشاغل) و ماده 93 و بند 4 ماده 94 قرار مي‌گيرد. داوطلبان حسابرسي الكترونيكي در ايالت فلوريداي آمريكا كه كامپيوتر را براي ثبت فعاليت‌هاي تجاري خود مورد استفاده قرار مي‌دهند؛ به عنوان موديان مالياتي و نيز اينكه داده‌ها را در قالب‌هاي قابل ذخيره و قابل درك توسط كامپيوتر و روي رسانه‌ها، نگهداري مي‌كنند، شامل مي‌شود كه بر اساس دستورالعمل و كتابچه راهنماي تهيه و ارائه شده به آنان با واحد مالياتي ايالت درخصوص ماليات‌هاي تكليفي، ماليات بر درآمد و ساير ماليات‌هاي چندگانه عمل مي‌كنند.

[مژگان]

نرم افزار حسابداری رافع محصول شرکت مفتاح رایانه یکی از قدرتمند ترین نرم افزارهای حسابداری تحت ویندوز میباشد. قابلیت های و ویژگی های این نرم افزار عبارتنداز:

۱) امكانات سیستم حسابداری

تعریف و تدوین کدینگ و سرفصلهای حسابداری در سه سطح کل ، معین و تفضیلی بطور دلخواه

تعیین و تخصیص تبصره های خاص به سیستم اتوماتیک از جهت قابلیتهای ویژه همچون :

▪ آرتیکل های تشکیل دهنده اسناد بدهکاران و بستانکاران تجاری ، سرفصل های ثابت و متغیر، نحوه مرتب سازی ستون بدهکاران و بستانکاران در سند حسابداری

▪ تعریف و تدوین کلیشه اسناد برای صدور اسناد حسابداری اتوماتیک

▪ تنظیم و تعریف تفضیلی ها بطور شناور و یا وابسته به معین های مختلف توسط کاربر بطور دلخواه

▪ ثبت اسناد حسابداری در سه مرحله پیش نویس ، موقت ، دائم

▪ کپی از یک یا چند سند دیگر در سند جاری

▪ کپی از آرتیکل های سند حسابداری در سند جاری

▪ تعریف صندوق های شرکت به تعداد دلخواه

▪ صدور سند افتتاحیه به صورت دستی یا خودکار و انتقال مانده ها از دوره مالی قبل

▪ بستن حسابهای موقت و صدور کاربرگ و سند اختتامیه به صورت خودکار در پایان دوره مالی

▪ مرتب سازی آرتیکل های اسناد و مدیریت چاپ آنها بر مبنای روال مشخص شده توسط کاربر

▪ درج شرح های تکمیلی علاوه بر شرح آرتیکل در اسناد حسابداری جهت درج شرح های اختصاصی

▪ جستجو و مرتب سازی آرتیکل اسناد بر اساس عناصر تشکیل دهنده اسناد مالی

▪ صدور قبوض دریافت و پرداخت و نحوه تسویه حساب به صورتهای نقد ، چک ، حواله های بانکی و یا تنخواه گردان و تایید اسناد دریافتنی و پرداختنی در بخش چک و بانک

▪ دریافت و پرداخت اسناد دریافتنی و پرداختنی به صورت ترکیبی از نقد و چک و حواله بانکی

▪ صدور و چاپ رسید دریافت و پرداخت

▪ چاپ اسناد حسابداری در سه فرمت

▪ قابلیت شماره دهی و شکل دهی خودکار اسناد بر اساس تاریخ

▪ ثبت دفاتر بطور اتوماتیک با توجه به اسناد تراز

▪ دسترسی به سند و پیوست مربوطه از طریق دفاتر حسابداری

▪ مدیریت گزارشگیری و شکل دهی دفاتر توسط کاربر

۲) گزارشات سیستم حسابداری

▪ تراز آزمایشی در سطح گروه حسابها ( چهار ، شش و هشت ستونی ) در محدوده زمانی دلخواه و تعیین نمایش حسابهای مانده دار و حسابهای بدون مانده توسط کاربر

▪ تراز آزمایشی در سطح سرفصلهای کل ( چهار ، شش و هشت ستونی )

▪ تراز آزمایشی در سطح سرفصلهای معین ( چهار ، شش و هشت ستونی )

▪ تراز آزمایشی در سطح سرفصلهای تفضیلی ( چهار ، شش و هشت ستونی )

▪ تهیه خلاصه اسناد جهت ارائه به اداره مالیات در محدوده زمانی دلخواه

▪ صورت حساب ریز تفضیلی های ویژه شامل ( اشخاص ، اموال ، حسابهای بانکی و )

▪ مانده حسابهای تفضیلی ویژه و بر اساس نوع گزارش از حیث مانده بدهکاری و بستانکاری

▪ مانده حسابهای معین در حسابهای کل

▪ مانده حسابهای تفضیلی در معینهای مربوطه

▪ حساب عملکرد سود و زیان

▪ ترازنامه استاندارد

▪ صدور کاربرگ

▪ گزارش تراز ویژه بر حسب محدوده تفضیلی و معین و نمایش آن بر اساس مانده معین در تفضیلی و تفضیلی در معین

▪ امكانات سیستم خرید و فروش

▪ تنظیم و تعریف مشتریان

▪ تعیین مشخصات مشتریان از حیث طبقه بندی مشتریان ، وضعیت مانده حساب اول دوره ، تنظیم کد معادل

▪ حسابداری ، نشانی ، تلفن و

▪ تعریف بازاریاب و تنظیم نوع قرارداد و تعیین درصد آن

▪ تنظیم پورسانت ویزیتور به ازای هر کالا یا به صورت کلی بر روی فاکتور فروش

▪ اعمال تخفیفات درصدی ، کسورات ، اضافات بر روی فاکتور خرید و فروش

▪ ثبت ، تعیین و تدوین کلیه خدمات مرتبط ( خدمات درآمدزا و خدمات هزینه ای )

▪ ثبت و صدور پیش فاکتور فروش ، فروش ، برگشت از فروش ، خرید و برگشت از خرید

▪ ثبت و انتقالی اطلاعات از روی پیش فاکتور به فاکتور فروش

▪ چاپ فاکتور فروش در سه فرمت رسمی ، دلخواه و بر روی فاکتورهای چاپ شده و آماده

▪ تعیین و تعریف سه نرخ جهت فروش یک کالا و استفاده آن بطور دلخواه بر روی فاکتور فروش

۳) ارتباط با دستگاه بارکدخوان

▪ قابلیت تبادل اطلاعات با سایر سیستمهای فعال مانند انبار ، حسابداری و

▪ اعلام مانده پیشین مشتریان بر روی فاکتور فروش

▪ اعلام موجودی کالا بصورت On Line و لحظه ای هنگام صدور فاکتور فروش

۴) گزارشات خرید و فروش

▪ صورت فروشندگان و خریداران یک کالا

▪ صورت عملکرد یک کالا با اشخاص مرتبط با ان کالا

▪ صورت عملکرد یک شخص با کالاها

▪ صورت کالاهای خریداری شده از یک شخص

▪ صورت کالاهای فروخته شده به یک شخص

▪ صورت ارائه دهندگان یک نوع خدمات

▪ صورت دریافت کنندگان یک نوع خدمات

▪ صورت خدمات ارائه شده به یک شخص

▪ صورت خدمات دریافت شده از یک شخص

۵) گزارش ویژه از کسورات و اضافات فاکتورهای خرید و فروش

▪ صورت عملکرد یک کالا با بازاریابان

▪ صورت عملکرد یک بازاریاب با کالاها

▪ گزارشات ویژه از خرید و فروش و نحوه تسویه هر یک از فاکتورها

▪ گزارش از پورسانت های کالاهای فروش رفته

▪ گزارش سود و زیان موردی حاصل از فروش یک کالا

▪ آنالیز ماهانه فروش کالا

۶) امكانات سیستم انبار

▪ معرفی انبار به تعداد دلخواه و توزیع موجودی اولیه کالاها در انبار

▪ تعریف و ایجاد گروه های اصلی و فرعی برای کالاها

▪ تعریف واحد اندازه گیری در دو سطح اصلی و فرعی و تعیین ضریب تبدیل بین واحدهای فرعی و اصلی

▪ معرفی مشخصات و شرح مخصوص کالا در فاکتور خرید و فروش ، شماره سریال ، بارکد ، روش قیمت گذاری و طبقه بندی آن

▪ کنترل نقطه سفارش و حداقل موجودی برای هر کالا درهر انبار

▪ قیمت گذاری کالا به سه روش ، میانگین و میانگین موزون و FIFO

▪ صدور حواله انبار و رسید کالا مستقل از دایره خرید و فروش جهت ورود کالاهای امانی و یا خروج کالاهای مصرفی

▪ تهیه و تدوین اطلاعات مربوط به انتقال کالاها ما بین انبارها

▪ چاپ رسید و حواله انبار

۷) گزارشات سیستم انبار

▪ کارت حسابداری موجودی کالا ( تعدادی)

▪ کارت موجودی کالا (ریالی)

▪ گردش مقدار وکاردکس کالاها طی دوره (مقداری)

▪ صورت موجودی های جنسی انبارها

▪ صورت موجودی های جنسی به تفکیک حد سفارش کالاها

▪ آمارگردش کالاها بر اساس برگه های انبار

۸) امكانات سیستم اموال و داراییها

▪ ثبت و تعریف کلیه گروه های اثاثیه اداری شامل: اموال،ماشین آلات و تجهیزات موجود در شرکت( جهت مصارف داخلی یا فروش)

▪ ثبت کلیه اموال و دارایی های ثابت اختصاص یافته به گروه های مختلف اموال، ماشین آلات و تجهیزات

▪ ثبت مشخصات مربوط به کلیه مشتریان مرتبط با خرید یا فروش اموال

▪ ملاحظه کامل مشخصات تمامی مشتریان مرتبط با خرید یا فروش اموال

▪ ثبت فاکتورهای مختلف جهت خرید یا فروش اموال

▪ ملاحظه فهرست کامل فاکتورهای خرید یا فروش اموال

▪ ثبت فاکتورهای ویژه تعمیرات ونگهداری اموال

▪ ثبت ذخایراستهلاک اموال مختلف در روشهای متفاوت مطابق با اصول قانون مالیات های مستقیم (روش مستقیم،نزولی، ارزش ویژه،)

۹) گزارشات سیستم اموال و داراییها

▪ صورت موجودی اموال

▪ صورت موجودی گروه های اموال

▪ صورت وضعیت گردش یک اموال

▪ صورت وضعیت ذخایر استهلاک اموال

▪ صورت اموال خریداری شده

▪ صورت اموال فروخته شده

▪ صورت اموال تعمیر شده

▪ صورت فروشندگان اموال

▪ صورت خریداران اموال

▪ صورت تعمیرکنندگان اموال

۱۰) امكانات سیستم چک و بانک

▪ چاپ روی چک در قالبها ی مختلف

▪ ثبت کلیه تفضیلی های مربوط به تمامی حساب های بانکی شرکت

▪ ثبت کلیهحساب های بانکی اشخاص ( پرسنل و مشتریان مرتبط با شرکت)

▪ ثبت چک های ابتدای دوره شرکت

▪ ثبت چک های ابتدای دوره اشخاص

▪ ملاحظه فهرست کامل حساب های بانکی شرکت

▪ ملاحظه فهرست کامل حساب های بانکی اشخاص

▪ ملاحظه تمامی چک های پرداختنی، چک های پاس شده، چک های صندوق و چک های باطل شده

▪ ملاحظه تمامی چک های دریافتنی، چک های برگشتی، چک های خرج شده، چک های نقد شده، چک های وصول

▪ شده و اسناد بانکی

▪ ثبت کلیه حواله های بانکی وارده و صادره

▪ ملاحظه فهرست کامل حواله های بانکی وارده و صادره

▪ ملاحظه کلیه فهرست حسابهای بانکی اشخاص و شرکت

▪ انجام کلیه عملیات چک و بانک شامل : واریز وجه نقد، برداشت وجه نقد، حواله های بانکی، هزینه های بانکی،

▪ کنترل چک های شرکت و کنترل چک های اشخاص

▪ ملاحظه فهرست کامل برگه های عملیات بانکی شرکت شامل :عملیات چک و بانک انجام شده بین شرکت و طرفهای حساب شرکت

۱۱) گزارشات سیستم چك و بانك

▪ صورت چک های پرداختنی

▪ صورتچک های دریافتنی

▪ صورت چک های پرداختنی معوقه

▪ صورت چک های دریافتنی معوقه

▪ صورت وضعیت چک های عمل شده شرکت

▪ صورت وضعیت چک های عمل شده اشخاص

▪ صورت حواله های بانکی دریافتی

▪ صورت حواله های بانکی پرداختی

▪ صورت واریزی های نقد به بانک

▪ صورت برداشت های نقد از بانک

▪ صورت انتقال موجودی به بانک از بانک های دیگر

▪ صورت هزینه های بانکی

ـ توجه:

این برنامه فقط به منظور تست برای دانلود قرار داده شده است، پی سی دانلود هیچگونه مسئولیتی در قبال سوء استفاده از این برنامه را به عهده نمیگیرد، چنانچه شما قصد استفاده از این برنامه را دارید برای حمایت از تولید کننده میبایستی آن را خریداری کنید!

[مژگان]

برگرفته از كتاب سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري تاليف رامني و استين بارت/ ترجمه دكتر سجادي و طباطبايي نژاد

سيستم هاي بانك اطلاعاتي ممكن است به طور اساسي در ماهيت حسابداري تاثير بگذارد. براي مثال، سيستم هاي بانك اطلاعاتي مي توانند منجر به رها كردن مدل هاي حسابداري دوطرفه شوند. منطق اصلي مدل حسابداري دوطرفه اين است كه دو بار ثبت مبلغ يك رويداد موجب كنترل دقت و صحت پردازش داده ها مي شود. هر رويداد ثبت هاي مساوي بدهكار و بستانكاري ايجاد مي كند و برابري بدهكار و بستانكار خود در مراحل مختلفي از فرايند حسابداري، دوباره كنترل مي شود، در حالي كه زيادي ثبت داده ها نقطه مقابل مفهوم بانك اطلاعاتي به شمار مي رود. اگر مبالغ مربوط به يك رويداد به درستي در يك سيستم بانك اطلاعاتي وارد شود، تنها لازم است كه اطلاعات مزبور يك بار ذخيره شود نه دو بار. پردازش رايانه اي داده ها به اندازه كافي صحيح و دقيق بوده به طوري كه سيستم كنترلي پيچيده و كنترل هاي كامل سيستم و كنترل هاي دوباره دوطرفه كه ويژگي اختصاصي مدل حسابداري دو طرفه است، ضرورتي ندارد.

همچنين سيستم هاي بانك اطلاعاتي به طور بالقوه توانايي تغيير ماهيت گزارشگري برون سازماني را دارد. امروزه زمان و منابع زيادي صرف اين موضوع مي شود كه شركت ها چگونه اطلاعات حسابداري را براي كاربران برون سازماني خلاصه و گزارش كنند. چرا يك نسخه از بانك اطلاعاتي مالي شركت به جاي صورت هاي مالي سنتي به آساني در اختيار كاربران به روش مورد نظر خود امكان پذير خواهد بود.

اگرچه فناوري اطلاعات به طور شگفت انگيزي شيوه هاي تجارت را تغيير داده است، اما تاثير كمي بر گزارشگري برون سازماني داشته است. شركت ها هنوز گزارش هاي مالي دوره اي (فصلي و سالانه) را بر مبناي اطلاعات بهاي تمام شده تاريخي تهيه مي كنند. علاوه بر اين آنها اطلاعات را به صورت خيلي متراكم و تجمعي تهيه مي كنند. تخمين زده مي شود به طور متوسط بانك اطلاعات مالي يك شركت نسبتا بزرگ 100 گيگا بايت فضا لازم داشته باشد. اين در حالي است كه گزارش هاي سالانه به طور متوسط 100 كيلو بايت را در بر مي گيرد! در نتيجه، كاربران گزارش هاي سالانه تنها بخش كوچكي از اطلاعات يك شركت را استفاده مي كنند.

چرا گزارش هاي سالانه با يك نسخه از بانك اطلاعات مالي شركت ها جايگزين نمي شود؟ هم اكنون بسياري از شركت ها محدويت هاي دستيابي تهيه كنندگان و مشتريان به بانك هاي اطلاعاتي داخلي خود را از بين برده اند. براي مثال، تهيه كنندگان كالاي شركت ممكن است به اطلاعات موجودي هاي شركت دسترسي داشته باشند تا بتوانند با برنامه ريزي توليد خود و ارسال به موقع كالا كسري موجودي كالاي شركت را جبران كنند، در حالي كه آنان به اطلاعات منابع انساني و حقوق شركت دسترسي ندارند. شركت ها نيز به طور مشابه مي توانند چگونگي استفاده از بانك اطلاعاتي خود را تعريف كنند، به نحوي كه اطلاعات خيلي مهم در اختيار رقباي شركت قرار نگيرد. از اين ديدگاه، بانك اطلاعاتي مي تواند اطلاعات مجاز را در ديسك هاي فشرده فقط خواندني يا شبكه اينترنت براي دسترسي سرمايه گذاران، اعتباردهندگان و ديگر كاربران برون سازماني قرار دهد.

در حال حاضر توانايي فني تهيه چنين بانك اطلاعاتي و دسترسي به اطلاعات مزبور وجود دارد. امروزه رايانه هاي شخصي توانايي پردازش چنين بانك هاي اطلاعاتي را براي طيف وسيعي از كاربران ممكن مي سازد و كاربران برون سازماني تصويري از عملكرد شركت و اطلاعات مربوط و به موقع بدست مي آورند. در چنين سيستمي ساختار اوليه گزارشگري مالي شامل تعريف عناصر داده اي و ساختار بانك اطلاعاتي است و كاربران مجاز به گرداوري و طبقه بندي اطلاعات مورد استفاده در مدل هاي تصميم گيري خود هستند.

شايد بيشترين تاثير سيستم هاي بانك اطلاعاتي بر روش استفاده اطلاعات حسابداري در تصميم گيري است. مشكل فرموله كردن جستجوهاي ضروري در سيستم هاي حسابداري در سيستم هاي حسابداري بر مبناي فايل هاي سنتي يا سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي غير رابطه اي اين است كه حسابداران مانند سرايداران اطلاعات عمل مي كنند. اطلاعات مالي تنها در فرم هاي رسمي و در زمان هاي تعريف شده در دسترس خواهند بود. حسابداران فرم اين گزارش ها و زمان انتشار آن ها را (غالبا به شكل ماهانه، فصلي و سالانه) تعيين مي كنند.

به هر حال سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي رابطه اي، زبان هاي جستجوي قوي اما ساده براي استفاده كاربران فراهم مي كنند. اين زبان هاي جستجو، اطلاعات مالي را در هر زمينه در دسترس مديران قرار مي دهند. صورت هاي مالي را نه تنها در زمان هاي رسمي كه به طور سنتي تعيين مي شود بلكه در هر دوره زماني كه مديران بخواهند بررسي كنند مي توانند به آساني تهيه كرد. همچنين سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي رابطه اي مي توانند به آساني ديدگاه هاي متفاوت در زمينه پديده هاي اساسي مشابه را با يكديگر تطبيق دهند. براي مثال ستون هاي جداول ذخيره اطلاعات مربوط به دارايي ها مي توانند هم در برگيرنده اطلاعات بهاي تمام شده تاريخي و هم دربرگيرنده اطلاعات بهاي جايگزيني و قيمت بازار باشند. بنابراين مديران مجبور نخواهند بود فقط از اطلاعات از قبل تعريف شده حسابداران را بررسي كنند. در پايان سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي امكان يكپارچه كردن اطلاعات مالي و عملياتي را فراهم كنند. براي مثال اطلاعات مربوط به رضايت مشتريان مي تواند در همان جداول مورد استفاده براي ذخيره اطلاعات مربوط به سقف اعتبار و مانده حساب مشتريان ذخيره شود. بنابراين مديران به مجموعه اطلاعات غني تري براي تصميمات استراتژيك و تاكتيكي دسترسي دارند.

[مژگان]

صدور انواع فاكتور (خريد، فروش، پيش فاكتور، ضايعات و مرجوعي) دريافت و پرداخت به صورت چك، نقد، نسيه، تخفيف.





خرج چك گردش چك و گزارشات متنوع از چكهاي وصولي، وصول نشده و … بر حسب تاريخ، پشت نمره، شماره چك و يا … عملكرد بانكه و صورت حسابهاي بانكي مطابق با استاندارد بانكهاي كشور به تفكيك هريك از شماره حسابها.





اعلام سررسيد چكها به صورت اتوماتيك، امكان ثبت چكهاي تضميني و گزارشات مربوطه معرفي كالا در سطوح اصلي و فرعي، همچنين تعريف نمودن مشخصه‌هاي كالا به دلخواه عملكرد برنامه بوسيله نام كالا در كليه مراحل و يا استفاده از كد كالا تا 15 رقم مطابق مشاغل مختلف فهرست ريالي و تعدادي از كل انبارها به صورت لحظه‌اي و تعيين قيمت كالا بر حسب نرخ روزانه ارز (درهم، دلار و …) .





سفارش خريد كالا بصورت دستي يا اتوماتيك از روي حداقل موجودي كالا (حد سفارش) انبارگرداني و اتخاذ تصميم مديريت در مورد كالاهاي كسري و انتقال به سال جديد .





گزارشات مخصوص جهت سابقه مشتريان و اطلاعات آماري از بهترين مشتريان، بهترين كالا و فروش ماهيانه و … اعلام وضعيت اشخاص از لحاظ بدهكاري و بستانكاري و حتي مبلغ چكهاي عهده آنها در قسمتهاي مختلف برنامه.





مشخصات كامل مالي و شخصي طرف حسابها به همراه ترازنامه و سابقه آنها مشخصات واسطه‌ها ثبت كميسيون آنها با درصد پيشنهادي و يا بدون در نظر داشتن درصد .





تنظيم گزارشات بصورت دلخواه از لحاظ نوع نگارش، اندازه، نوع قلم، رنگ، شروط مورد نظر و … صورت مغايرت بانكي به وسيله صورتحساب بانك از طريق مودم و يا موردي توسط اپراتور محاسبه سود و زيان لحظه‌اي، ترازنامه دو ستوني و چهار

[مژگان]

موارد ذیل را در انتخاب نرم افزار حسابداری و مالی خودتان مورد توجه قرار دهید :

منطبق بر نیازمندی شما باشد

بخش های مختلف برنامه با هم در ارتباط باشد (یکپارچه سازی سیستم )

سرعت ،‌ سهولت و سادگی در استفاده

پشتیبانی شرکت ارائه کننده

گزارشات نرم افزار

امنیت اطلاعات

کیفیت عملکرد نرم افزار

نرم افزار حسابداری با توجه به صنعت و محل استفاده می تواند امکانات متفاوتی داشته باشد. قبل از هرچیز شما باید نیاز و سطح انتظارات خود را از یک نرم افزار حسابداری بیان کنید. درضمن تا جایی که امکان دارد انتظارات و نیازمندیهایی که در آینده احتمالا با آنها روبرو خواهید شد را درنظر بگیرید.

قابلیت گسترش و یکپارچه سازی


آیا شما در صنعت و کسب و کار خود نرم افزارهای دیگری نیز لازم دارید ؟ مثلا یک کارخانه سیستمهای انبار ،‌ تولید ،‌کنترل کیفیت و … نیز دارد. درصورتیکه شما قصد داشته باشید که کلیه سیستمهای نرم افزاری بصورت یکپارچه داشته باشید و یا اینکه در آینده این برنامه را دارید باید مطمئن شوید که نرم افزار حسابداری مورد نظر می تواند به صورت یکپارچه نصب و اجرا گردد .

سرعت ، سهولت و سادگی در استفاده

در حالی که سرعت عملکرد یکی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری تلقی می‌شود، نباید سادگی و سهولت استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری را نیز از یاد برد.

پشتیبانی شرکت ارائه دهنده

یک نرم‌افزار حسابداری مناسب باید از پشتیبانی شرکت ارایه دهنده آن نیز برخوردار باشد. نحوه ارایه خدمات پشتیبانی از سوی شرکت‌های ارایه کننده نرم‌افزار حسابداری در انتخاب آن از اهمیت بسزایی برخوردار است. شرکت‌های بزرگ از سیستم‌های نسبتا پیچیده‌تری استفاده می‌کنند که ایجاد اشکالات احتمالی در نرم‌افزار این شرکت‌ها، باعث اختلال اساسی در گردش امور مالی آنها می‌شود، از این رو، امکان پشتیبانی سریع و در دسترس برای این شرکت‌ها بسیار حایز اهمیت است.

گزارشات نرم افزار

باید دید که گزارشات سیستم حسابداری تا چه اندازه قابل قبول است. گزارش حسابداری به عنوان خروجی نهایی نرم‌افزارهای حسابداری قلمداد می‌شود و امکان اخذ گزارش‌های مورد نیاز با شکل و حالت‌های گوناگون از معیارها مهم انتخاب کنندگان تلقی می‌ شود. در این خصوص وجود گزارشهای مورد نیاز در برنامه می تواند برای شما مهم باشد.

امنیت اطلاعات

میزان امنیت نرم‌افزار از نظر محافظت از اطلاعات فیزیکی دیگر از معیارهای انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری است. اطلاعات حسابداری به عنوان دارایی اصلی شرکت‌ها در ارتباط با سیستم‌های اطلاعاتی از ارزش و اهمیت خاصی برخوردار است و از این رو قابلیت نرم‌افزار از لحاظ حفاظت از این اطلاعات در انتخاب آن اهمیت ویژه‌ای دارد.

کیفیت عملکرد نرم افزار

نکته دیگری که باید در هنگام انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری به آن توجه کرد، سطح کیفی عملکرد برنامه است. این معیار به کیفیت نرم‌افزار اشاره دارد و براساس آن انتخاب کننده هماهنگی کارکرد نرم‌افزار را با آنچه که مدنظر دارد مورد بررسی قرار می‌دهد. برای سنجش کیفیت یک نرم افزار روشها و معیارهای مختلفی ارائه شده است که در اینجا درباره آن صحبت نمی کنیم.

[مژگان]

در جریان سریع توسعه فناوری شناسایی از طریق امواج رادیویی (RFID)، انبارها و سیستم‌های توزیع بسیار مورد توجه می‌باشند. این فناوری موفق شده است تا قابلیت‌ها و کارایی خود را به عنوان یک ابزار مقرون‌به‌صرفه در صرفه‌جویی در زمان، بهبود عملکرد و میدان‌عمل، کاهش هزینه‌های نیروی انسانی و منابع مورد نیاز فعالیت‌های مختلف در مدیریت انبار ثابت نماید. این مقاله مقدمه‌ای بر نحوه بکارگیری فناوری RFID در مراکز نگهداری و توزیع و در نهایت معرفی انبارهای هوشمند (Intelligent Warehouse) می‌باشد.

فناوری RFID می‌تواند برای بسیاری از عملیات معمول مدیریت کالا در انبارها و شبکه‌های گسترده توزیع مورد استفاده قرار گیرد، ازقبیل: ورود و دریافت، طبقه‌بندی، جانمایی و مدیریت نگهداری، برداشت و تحویل، خروج و انتقال. با بررسی دقیق فرآیندها و خصوصیات سیستم و همچنین طراحی و انتخاب مناسب تجهیزات، این فناوری می‌تواند با قابلیت‌ها و خصوصیات منحصربفرد خود در حل مشکلات و رفع محدودیت‌های قبلی، افزایش کارآمدی فرآیندها و فراهم آوردن بستر پردازش قدرتمند و یکپارچه استفاده شود. بعلاوه بازگشت سریع و مناسب سرمایه را نیز بدنبال خواهد داشت. در ادامه برخی از این کاربردها بررسی شده است:

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg

تگ‌ها:

معمولترین تگ‌ها برای استفاده در انبارها و مراکز توزیع، برچسب‌های غیرفعال یا برچسب‌های هوشمند(Smart Labels) است که به بسته‌ها و یا پالت‌ها الصاق می‌شوند. یک برچسب هوشمند نمونه دارای یک تگ RFID است (که در داخل آن قرارداده شده) و کد بارکد و متن مناسب نیز برای پشتیبانی سیستم‌های قدیمی مدیریت انبار بر روی آن چاپ شده است. آنتن و تراشه RFID همچنین می‌تواند در پوشش‌های مقاومتر برای الصاق دائمی بر اموال، شناسایی و تعیین موقعیت و یا مقاومت در شرایط مختلف از قبیل درجه حرارت بالا، مایعات صنعتی، فشار، ضربه و شرایطی که روش‌های دیگر جمع‌آوری داده ممکن نمی‌باشد، قرار داده شود.

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg

تگ‌خوان‌ها دارای آنتن جهت ارسال و دریافت سیگنال‌های رادیویی، یک پردازنده جهت بازخوانی اطلاعات تگ و کنترل‌کننده و نرم‌افزاری جهت انجام پردازش‌ها و عملیات پیشرفته مدیریت داده‌ها، می‌باشند.آنتن ممکن است برای نصب در محل‌های مختلف جدا از سیستم پردازنده بوده و از طریق یک کابل به آن متصل شود. انواع مختلفی از تگ‌خوان‌ها فراهم شده‌است؛ مانند تگ‌خوان دستی قابل حمل و یا تگ‌خوان ثابت که معمولا در ورودی انبار و خطوط نوار نقاله نصب می‌شود.

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg

خصوصیات و قابلیت‌ها:

قابلیت بکارگیری تگ‌های RFID در مکان‌های صنعتی فقط یکی از خصوصیاتی است که آن را از بارکد و یا سایر فناوری‌های شناسایی و جمع‌آوری خودکار داده‌ها یا AIDC (Automatic Identification and Data Collection) مجزا و برتر می‌سازد. یکی از بارزترین خصوصیات این فناوری عدم نیاز آن به دید مستقیم بین تگ و تگ‌خوان جهت تبادل داده است که موجب می‌شود در شرایطی که تگ و تگ‌خوان در زاویه مناسبی قرار ندارند و یا اجسام و یا پوشش بسته‌بندی، مانع ایجاد کند ، نیز عملیات شناسایی و ثبت اطلاعات تگ انجام شود. تگ‌خوان‌ها همچنین می‌توانند تعداد زیادی تگ را با هم و در یک زمان شناسایی کند.

تگ‌های RFID همچنین حافظه‌های امن و قابل نوشتن را فراهم نموده‌اند که می‌تواند در گسترش میدان‌عمل، ردگیری و کنترل سوابق و امنیت مورد استفاده قرار گیرد و مزایای بسیاری را موجب گردد. بیشتر تگ‌های RFID قابلیت خواندن/نوشتن را دارند، بسیاری حافظه‌هایی دارند که حتی می‌تواند به چندین قسمت تقسیم شود که برخی از قسمت‌ها غیرقابل تغییر باشد (مانند محل نوشتن شماره سریال) و دیگر قسمت‌ها قابل تغییر و بروز رسانی بوده و محلی برای ثبت سوابق جابجایی و تراکنش‌ها، سوابق نگهداری، اطلاعات ساختار و اجزاء و سایر اطلاعات متغیر باشد.

سیستم کد محصول الکترونیکی یا EPC (Electronic Product Code) در فناوری RFID، یک شماره سریال استاندارد منحصربفرد برای هر تگ فراهم می‌نماید. بسیاری از فرآیندها و پردازش‌های نوین ایجاد شده در حوزه زنجیره تامین بر مبنای استفاده از مزایای این شماره منحصربفرد، استاندارد و امن ارائه شده‌اند. این شماره‌ها با طول‌های مختلف 64، 96 و 256 بیتی استفاده می‌شوند. در شکل زیر ساختار انواع کدهای استاندارد جهانی EPC آمده است:

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg

خصوصیت دیگر فناوری RFID که اغلب برای کاربردهایی مانند مدیریت انبار و مراکز توزیع بسیار مهم می‌باشد، محدوده قابل‌خوانده‌شدن تگ می‌باشد. با توجه به ساختار و نوع تگ، طراحی آنتن، فرکانس مورد استفاده و سایر متغیرهای موثر، تگ‌های غیرفعال تا فاصله حدود 6 متری قابل شناسایی و خواندن می‌باشند. تگ‌های فعال از فاصله بیشتری قابل خواندن و شناسایی می‌باشند و به‌طور معمول برای مدیریت محوطه‌ها، ردیابی و موقعیت‌یابی بسته‌ها و کانتینرها و سایر کاربردهای مشابه استفاده می‌شوند.

بُرد و محدوده قابل شناسایی، یک پارامتر بسیار مورد توجه است و اغلب یک نشانگر نادرست و گمراه‌کننده از عملکرد و کارایی یک سیستم RFID است. کنترل و حساسیتی که آنتن و تگ‌خوان فراهم می‌کنند و دقت شناسایی معمولا بسیار مهمتر از بُرد است. محدوده‌های وسیع از خواندن می‌تواند احتمال ثبت ناخواسته تگ‌ها را بیشتر کند. بنابراین تنظیم جهت خواندن و فاصله مناسب بسیار مهم و ضروری خواهد بود.

فرکانس‌ها و استاندارد EPC:

فرکانس یکی از مهمترین پارامتر‌های موثر در بُرد و کارایی سیستم RFID است. تقریبا کلیه سیستم‌های RFID استفاده شده در کاربرهای انبار، مراکز توزیع و زنجیره‌های تامین در یکی از سه خانواده فرکانسی زیر می‌باشد:

§ فرکانس (HF) 13.56MHz: معمولا برای فواصل کوتاه و در حدود یک متر.

§ فرکانس (UHF) 860~960MHz: که استاندارد شناخته شده EPC-global نسل دوم (Gen2) را شامل می‌شود و بُرد تا 6 متر را خواهد داشت.

§فرکانسGHz 2.45 : که در تگ‌های فعال استفاده می‌شود و بُرد بالایی دارد. معمولا در شناسایی و تعیین موقعیت در محوطه‌های بزرگ کاربرد دارد.

فناوری UHF، محدوده پوشش مناسب، سرعت، امنیت و تجهیزات مقرون‌بصرفه‌ای را که بیشتر برنامه‌های کاربردی و سیستم‌های انبار، مدیریت کالا و تولید نیاز دارند فراهم می‌نماید. استاندارد EPC Gen 2 UHF برای رفع نیازهای زنجیره‌های تامین ارائه شده است و در محدوده فرکانسی 860~960MHz عمل می‌کند، همچنین احتمال تداخل با سیستم‌های رادیویی مانند استاندارد شبکه‌های رادیویی802.11 کمتر می‌باشد. این استاندارد سرعت بالا در شناسایی و خواندن تگ‌ها، فاصله مناسب، کد‌های الکترونیکی محصول که شماره‌گذاری سریال منحصربفرد را فراهم می‌کند و میزان حافظه مناسبی را نیز برای ذخیره اطلاعات کاربر، ارائه می‌نماید.

[مژگان]

نرم افزار حسابداری حسابگر ( Cyber Account ) محصولی از شرکت شایگان سیستم ، یک نرم افزار حسابداری بسیار کامل و پیشرفته است که می تواند کلیه عملیات حسابداری مالی ، خرید و فروش ، دریافت و پرداخت و انبارداری شما را مکانیزه نماید .
این نرم افزار جزو سیستم های یکپارچه محسوب می گردد . در سیستم های یکپارچه قسمت های مختلف سیستم با هم در ارتباط می باشند .
به عنوان مثال این امکان وجود دارد که وقتی دریافت یا پرداختی انجام می گردد ، سند حسابداری آن نیز به طور اتوماتیک در سیستم حسابداری مالی ثبت گردد.
نرم افزار به صورتی طراحی شده است که می توان چندین شرکت مجزا از هم ایجاد کرد و اطلاعات مالی آنها را به صورت جداگانه نگهداری نمود . امکان تبادل اطلاعات بین شرکت ها نیز وجود دارد . به عنوان مثال می توان اسناد دلخواهی را از یک شرکت به شرکت دیگر انتقال داد . نرم افزار شامل سیستم های حسابداری مالی ، خرید و فروش ، دریافت و پرداخت ، دفتر چک ، دفتر اقساط ، حسابداری صنعتی می باشد . شما می توانید از طریق برنامه ، صورتحساب اشخاص ، مانده حساب ، چکهای پاس نشده ، پیام تبریک و ... را به صورت گروهی برای آنها SMS کنید.
برنامه حسابداری حسابگر دارای قفل سخت افزاری بوده و به صورت تک کاربره و شبکه قابل استفاده است . نسخه فعلی برنامه نسخه 8 است که به صورت نسخه بازرگانی ، صنعتی و دوزبانه با عنوان حسابگر Cyber Account عرضه می شود . بانک اطلاعاتی برنامه SQL Server می باشد که قدرت بالایی در نگهداری حجم زیاد اطلاعات دارد . نرم افزار حسابداری حسابگر یک نرم افزار قدرتمند و قابل اطمینان است که نقاط قوت آن نسبت به نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار کاملا مشهود می باشد.


◄ سیستم حسابداری مالی

در نرم افزار حسابداری حسابگر حسابداری در چهار سطح گروه ، کل ، معین و تفصیل به اضافه تفصیلی واحد یا تفصیلی شناور قابل انجام می باشد که حسابهای تفصیلی واحد قابل تخصیص به چندین حساب معین هستند . همچنین امکان استفاده از مراکز هزینه و گروهبندی مراکز هزینه نیز در نرم افزار پیش بینی شده است . گزارش های بسیار کاملی از دفاتر حسابداری ، تراز ها ، گردش حسابها و ... در این نرم افزار حسابداری تعبیه شده است . امکاناتی مانند مرتب سازی اسناد ، درج سند مابین اسناد ، عطف های صدور سند ، صدور اسناد ارزی ، ثبت و قطعی نمودن اسناد موقت ، کنترل ترتیب تاریخ اسناد ، کنترل مرتب بودن سریال اسناد ، امکان طراحی فرم سند حسابداری بر اساس نیاز شما و ... از دیگر امکانات قسمت حسابداری مالی می باشد .

◄ سیستم خرید و فروش

در سیستم خرید و فروش نرم افزار حسابداری حسابگر امکاناتی نظیر صدور پیش فاکتور ، سفارش و فاکتور وجود دارد که پیش فاکتور قابل تبدیل به سفارش و فاکتور می باشد و سفارش نیز قابل تبدیل به فاکتور می باشد و هنگامی که فاکتور صادر می شود به صورت اتوماتیک ، موجودی انبار کم یا زیاد شده و سند حسابداری مربوطه صادر می شود . البته این امکان در برنامه وجود دارد که خود کاربر تعیین کند که اسناد به چه صورت صادر شوند و یا اصلا صادر نشوند . در این سیستم ، علاوه بر کد و بارکد کالا ، می توان سریال کالاها را نیز درج کرد . بدین ترتیب می توان ردیابی کرد که روی یک کالای خاص چه عملیاتی صورت گرفته است . تعریف انواع هزینه ها در فاکتور و مالیات بر ارزش افزوده ، تخفیف و هزینه کلی و ردیفی ، نمایندگان فروش ، فاکتورهای سریع و ... از دیگر امکانات این قسمت می باشند .

◄ دریافت و پرداخت ، دفتر چک و دفتر اقساط


در نرم افزار حسابداری حسابگر دفتر چک بسیار کامل تعبیه شده است که تاریخچه چک ها را از ابتدا نگهداری می کند . همچنین امکان تنظیم هشدار چک ها در ابتدای ورود به برنامه و راس گیری چک ها وجود دارد . در دفتر اقساط امکان نگهداری اطلاعات اقساط وام های دریافتی و پرداختی و محاسبات مربوطه به صورت کامل وجود دارد . کلیه دریافت ها و پرداخت ها علاوه بر سند حسابداری از طریق برگ دریافت و پرداخت نیز قابل ثبت می باشند و امکان طراحی فرم آنها وجود دارد . همچنین می توان از طریق نرم افزار ، روی چک ها پرینت گرفت . وضعیت های مختلف چک ها مانند پاس نشده ، انتقالی ، در جریان وصول ، برگشتی ، پاس شده ، نقدی ، باطل شده و تضمینی در تاریخ های مختلف به صورت تاریخچه کامل چک وجود دارد که امکان عقب گرد در هر حالت وجود خواهد داشت .


◄ انبارداری

در نرم افزار حسابداری حسابگر می توان به صورت نامحدود انبار تعریف کرد و به وسیله رسید انبار ، حواله انبار ، برگ انتقال بین انبارها ، کالاها را به انبار وارد ، از انبار خارج و یا بین انبارها منتقل کرد . امکان تعیین نقطه سفارش کالا نیز وجود دارد . همچنین می توان از صدها گزارش انبارداری همچون کاردکس کالا و انبار ، گردش کالا ، مصرف کالا و ... استفاده نمود امکان انبارگردانی و صدور تگ انبارگردانی نیز یکی دیگر از امکانات سیستم انبارداری است . امکان تعیین سریال برای هر کالا ، غیرفعال کردن کالاهای راکد ، انواع قیمت گذاری مانند FIFO ، میانگین و استاندارد ، امکان تعریف حسابهای اختصاصی برای هر انبار و استفاده از این حسابها هنگام صدور سند اتوماتیک ، کاردکس به تفکیک انبار و یا کلیه انبارها ، انبار گردانی ، تعدیل موجودی ها و صدور تگ انبارگردانی از دیگر امکانات قسمت انبارداری نرم افزار حسابداری حسابگر می باشد .


◄ حسابداری صنعتی

قسمت حسابداری صنعتی نرم افزار حسابداری حسابگر ، در نسخه صنعتی نرم افزار وجود دارد . امکان تعریف محصول و مواد اولیه ، فرمول ساخت و آنالیز محصول و هزینه های مستقیم و سربار تولیدی وجود دارد . با صدور رسید انبار تولید ، مطابق فرمول ساخت ، از مواد اولیه کم شده و یک حواله انبار مواد اولیه صادر می گردد که البته این حواله قابل اصلاح خواهد بود . ضمنا نرم افزار محاسبات سرشکن کردن هزینه ها و قیمت تمام شده محصول را به صورت کامل انجام می دهد .


◄ گزارش های نرم افزار

یکی از نقاط قوت نرم افزار حسابداری حسابگر نسبت به نرم افزار های مشابه ، گزارش های بسیار کامل و متنوع آن می باشد . علاوه بر صدها گزارش آماده ، امکاناتی از قبیل طراحی گزارش ها توسط کاربر با استفاده از گزارش ساز قدرتمند ، ارسال به اکسل و نمودارهای سه بعدی این نرم افزار حسابداری را به یکی از بهترین نرم افزارهای حسابداری موجود در ایران تبدیل نموده است .
گزارش های فروش کالا ، سود کالا ، دفاتر حسابداری ، سود و زیان ، ترازنامه ، گردش کالاها و انبارها ، گزارش های کاردکس ، گزارش های تولید و قیمت تمام شده ، صورتحساب اشخاص ، گزارش های چک و اقساط و ... نمونه ای از صدها گزارش نرم افزار حسابداری حسابگر می باشد .


◄ خدمات پشتیبانی

خدمات پشتیبانی نرم افزار حسابداری حسابگر از لحظه خرید نرم افزار آغاز شده و به صورت نامحدود ادامه خواهد یافت . کارشناسان بخش پشتیبانی ، به صورت پاسخگویی تلفنی ، حضور در محل و بررسی اطلاعات ارسالی ، در خدمت کاربران محترم خواهند بود . Release های جدید نرم افزار به صورت سی دی برای کاربران گرامی به صورت رایگان ارسال می گردد . نصب و راه اندازی و آموزش رایگان بوده و به همراه نرم افزار کتاب آموزشی و سی دی آموزشی نیز عرضه می شود .


◄ خلاصه ای از امکانات این نرم افزار حسابداری

• تعداد نامحدود حسابهای مشتریان ، بانکها ، نمایندگان ، هزینه ها ، درآمدها ، صندوق ، اسناد دریافتنی و پرداختنی و ...
• حسابداری چهارسطحی ، امکان استفاده از تفصیلی واحد (شناور)، کدینگ شناور و قابلیت تعیین ساختار کدینگ به دلخواه کاربر ، چارت آماده حسابها
• عطف های صدور سند و تعیین نحوه صدور اسناد اتوماتیک
• تعریف و گروهبندی مراکز هزینه (Job Costing) و پروژه ها به تعداد نامحدود
• گزارش های متنوع مراکز هزینه نظیر گزارش های صورتحساب مراکز ، هزینه یابی ، تراز مراکز ، دفتر معین مراکز هزینه و ...
• صدور اسناد حسابداری
• صدور برگ دریافت و پرداخت ، پرداخت نقد و چک
• کپی اسناد حسابداری
• ترکیب اسناد حسابداری
• مرتب سازی اسناد بر اساس تاریخ
• مرتب سازی اسناد بر اساس بدهکار - بستانکار
• صدور اسناد ارزی
• بستن اتوماتیک حسابها در پایان دوره مالی
• صدور اتوماتیک سند افتتاحیه برای دوره مالی بعد
• دسترسی به حسابها بر اساس نوع حساب
• نگهداری اطلاعات در دوره های مالی متعدد
• انتقال اطلاعات به دوره جدید
• ثبت اسناد حسابداری (قطعی نمودن اسناد)
• تعریف سقف بدهکاری و بستانکاری و سقف بدهکاری و بستانکاری با اسناد برای حسابها
• کنترل اسناد غیر تراز
• امکان تراز کردن اتوماتیک سند
• امکان ایجاد ردیف جدید در سند حسابداری همراه با مبلغ طرف مقابل به صورت اتوماتیک
• دسترسی به حسابها بر اساس گروهبندی
• امکان عدم دسترسی کاربر به اسناد کاربران دیگر
• تنظیم تعداد روز ثبت اتوماتیک اسناد
• کنترل ترتیب تاریخ اسناد
• کنترل مرتب بودن سریال اسناد
• کنترل محدوده تاریخی دوره مالی
• امکان بستن هر گونه فعالیت در دوره های مالی
• طراحی فرم اسناد بر اساس نیاز کاربر
• گزارش های متنوع مانند تراز نامه ، صورت سود و زیان ، انواع ترازها ، دفاتر حسابداری ، کنترل وضعیت حسابها ، گزارش حساب چند ارزی و ...
• ورود اطلاعات چک ها به همراه نگهداری تاریخچه چک به طور کامل
• وضعیت های مختلف برای چک ها مانند پاس نشده ، انتقالی ، در جریان وصول ، برگشتی ، پاس شده ، نقدی ، باطل شده ، تضمینی
• امکان جستجو و دسترسی به اطلاعات مختلف چک
• رأس گیری چک ها
• هشدار چک های سررسید شده در ابتدای ورود به برنامه
• تعریف دسته چک
• امکان طراحی فرم چک برای بانک های مختلف و چاپ چک
• کنترل و مقایسه چک ها با اسناد اتوماتیک مربوطه
• پیش بینی وصول چک دریافتی
• مأمور یا نماینده وصول چک دریافتی
• چک های ارزی
• نگهداری اطلاعات شعب بانک برای چک های دریافتی
• امکان ایجاد دفتر قسط برای فروش یا خرید قسطی کالاها
• استفاده از دفتر قسط برای دریافت و پرداخت وام ها
• تهیه لیست اقساط معوق
• هشدار مربوط به سررسید اقساط در ابتدای برنامه
• محاسبه کارمزد
• گزارش های مربوط به اقساط
• تهیه پشتیبانی از اطلاعات به صورت دستی بر روی هارد ، دیسکت ، فلش به صورت فشرده و غیر فشرده
• پشتیبانی اتوماتیک اطلاعات به صورت روزانه
• زمانبندی کردن پشتیبانی اطلاعات
• تعیین گروههای امنیتی
• تعیین کاربران مختلف تخصیص نام کاربری و رمز ورود به آنها
• تخصیص دسترسی به کاربران ( قسمت های مختلف برنامه ، حسابها ، کالاها ، انبار ها )
• گزارش گیری از عملیات انجام شده توسط کاربران (Log File )
• قابلیت ایجاد شرکت های مختلف با ساختار کدینگ قابل تعیین توسط کاربر
• ورود اطلاعات به زبان های انگلیسی و فارسی
• قابلیت نمایش منوها و گزارش ها به دو زبان فارسی و انگلیسی (نسخه دو زبانه)
• سیستم چند ارزی
• تقویم شمسی و میلادی و دفتر سررسید و ساماندهی اقدامات
• دفتر تلفن
• قابلیت ارسال تمام گزارش ها به Excel
• امکان تعریف نوار ابزار(ToolBar) برای دسترسی سریع به آیتم های پرکاربرد
• کلیدهای میانبر و دسترسی سریع
• ارسال پیام کوتاه (sms) از طریق برنامه ، ارسال مانده حساب ، آخرین گردش ، دعوت به بازدید ، اطلاع از محصول جدید و ...
• امکان تعریف متون کمکی از پیش تعریف شده
• ارسال پیغام برای کاربران
• امکان طراحی فرم ها و گزارش ها
• تهیه نمودارهای سه بعدی
• نگهداری اطلاعات کامل یک حساب از جمله آدرس ، تلفن و ... و انتقال آن به دفتر تلفن
• امکان فرمول نویسی در طراحی گزارش ها و فرم ها
• قابلیت کار با تمام پرینترها
• تعداد نامحدود کالا با امکان گروهبندی سه سطحی کالاها به همراه کد کالا
• تعیین نقطه سفارش برای کالاها (می نیمم موجودی ) و ماکزیمم موجودی
• استفاده از چند واحد شمارش برای هر کالا و امکان وابسته کردن واحدها به واحد اصلی
• امکان استفاده از بارکد و چاپ برچسب بارکد برای کالاها
• امکان تعیین سریال برای کالاها
• امکان تعیین سطوح قیمت برای هر کالا و استفاده از این سطوح قیمت برای قیمت پیش فرض فاکتورها ، و یا تخفیف پیش فرض برای طرف حسابها
• سود کالاها به تفکیک
• امکان تعیین قیمت می نیمم و ماکزیمم برای هر کالا
• امکان تعیین تخفیف ردیف پیش فرض برای کالاها
• تخصیص فرمول بر اساس قیمت خرید برای محاسبه قیمت فروش برای هر کالا
• تعیین حسابهای اختصاصی برای هر کالا ، و استفاده از این حسابها هنگام صدور سند اتوماتیک
• کالاهای مشابه ، کالاهای پیشنهادی ، کالاهای جایزه
• غیر فعال کردن کالاهای راکد
• عملیات اتوماتیک مالی و انبار و صدور سند اتوماتیک هنگام صدور فاکتور
• انواع قیمت گذاری ( میانگین ، FIFO ، استاندارد )
• تعداد نامحدود انبار با امکان تعریف حسابهای اختصاصی برای هر انبار برای استفاده در سند اتوماتیک به همراه کد انبار
• کاردکس به تفکیک انبار و یا کلیه انبارها
• ورود و خروج کالا از انبار به وسیله رسید انبار ، حواله انبار و برگ انتقال بین انبارها
• انبارگردانی ، گزارش های کامل و متنوع گردش کالاها و انبار و ..

[مژگان]

صندوق‌ ‌های قرض الحسنه فامیلی دیرپای مردمی، متشکل از اعضای خانواده و فامیل،‌ ‌ساکنان محله ها، صندوق های کارمندی و کارگری و هیئت های محلی به عنوان یک‌ ‌پدیده مثبت اجتماعی چرخش سریع کلید کارگشایی در قفل تامین بخشی از نیازهای‌ ‌مالی و اضطراری برای اعضای آنهاست. این صندوقها کاغذبازی های متداول،‌ ‌معرفی ضامن و زمان بری های گاه چندین ماهه برای طی شدن مراحل کار در منابع‌ ‌رسمی پولی را ندارند. مضاف اینکه پارتی بازی هم اساسا در فلسفه ایجاد‌ ‌این‌گونه صندوق های قرض الحسنه جایی ندارد. تنها اعتماد، سرمایه معنوی و‌ ‌داد و ستد این گونه صندوقها محسوب می شود. تار و پود صندوق های قرض الحسنه‌ ‌فامیلی و محلی و صنفی، واقعیت مفاهیم همدلی و همت جمعی را برمی تاباند که‌ ‌در معنای لغوی کلی چنین تعریف و مضمونی دارد: خواستن چیزی خواه پول و خواه‌ ‌غیر آن در چارچوب ارتباط نیکو و اخلاص عمل در معاشرت و داد و ستد با‌ ‌دیگران و در نهایت واپس دادن آن.‌

‌صندوق قرض الحسنه فامیلی از طرف شرکت نواندیشان نصف‌ ‌جهان جهت صندوق های فامیلی طراحی گردیده است و کلیه حقوق معنوی آن برای‌ ‌پدیدآورنده آن محفوظ می باشد.‌‌

هر صندوق فامیلی برای انجام خدمات خود مراحلی را‌ ‌انجام می دهد که هر یک در فرمهای برنامه لحاظ شده است فقط در ابتدا‌ ‌یادآوری موارد کلی در این رابطه مفید می باشد.‌‌

۱) در ابتدا اطلاعات کلیه اعضاء به همراه پس انداز اولیه آنها ثبت می گردد.‌‌

۲‌ ) هر یک از اعضاء به طور ماهیانه مبلغی ثابتی را به پس انداز خود اضافه می کنند.‌‌

۳‌) وامی که به اعضاء پرداخت می شود از موجودی صندوق کسر می گردد و دریافت کننده ، مبلغ وام و کارمزد را بدهکار می شود.‌‌

۴‌) برای پرداخت اقساط وام و کارمزد از طریق فرم واریز ماهیانه اقدام می گردد.‌‌

۵‌) مساعده پرداختی به اعضاء نیز در فرم واریز ماهیانه دریافت می گردد.‌‌

۶‌) هزینه های ثبت شده نیز از موجودی کسر می گردد.‌‌

۷‌) از طریق گزارش صندوق موجودی آن قابل رویت می باشد.‌‌

۸‌) بهتر است گزارش صندوق در محدوده یک ماه چاپ شده و مانده ابتدای آن با مانده انتهای ماه قبل مقایسه و بایگانی شود.‌‌

۹‌) خروج از فرم نه تنها با کلیک کردن روی کلید خروج قابل انجام است بلکه‌ ‌از طریق صفحه کلید به صورت خ‌Alt+ ‌نیز امکان پذیر می باشد. همین‌طور ی‌Alt+ ‌برای ویرایش و ح‌Alt+ ‌برای حذف قابل دسترس است.‌ ‌

● برخی از ویژگیهای نرم افزار حسابداری آسان حساب‌ :

▪ ‌ثبت اطلاعات اعضاء‌:‌

این فرم که بوسیله کلید۵F ‌‌نیز قابل دسترسی سریع می‌‌ ‌باشد اولین مرحله از ثبت اطلاعات می باشد.اطلاعات پایه اعضاء ( شامل: ‌ ‌شماره عضویت ، تاریخ عضویت ، نام ، نام خانوادگی ، مشخصات شناسنامه ای ،‌ ‌پس انداز اولیه ، پس انداز ماهیانه ، اقساط ماهیانه و ... ) در این قسمت‌ ‌ثبت می شود. برای ثبت عضو جدید کافی است دکمه ویرایش را انتخاب نموده و‌ ‌مشخصات وی را در آخرین ردیف جدول وارد نمایید. در همین حالت می توان‌ ‌اطلاعات قبلی را نیز اصلاح نموده و یا ردیف انتخاب شده را حذف کرد. عملیات‌ ‌فیلترکردن و جستجوی تعدادی از اعضاء با یک عنوان خاص در نام خانوادگی نیز‌ ‌از طریق قسمت جستجو انجام می شود. اطلاعات ثبت شده را می توان به ترتیب‌ ‌نام خانوادگی شماره عضویت و نوبت دریافت وام رویت نمود. ستون نوبت را‌ ‌نه تنها می‌توان به صورت دستی اصلاح نمود بلکه این امکان به صورت خودکار وجود‌ ‌دارد تا پس از دریافت وام ، فرد دریافت کننده به انتهای نوبت انتقال یابد.‌

‌شایان ذکر است مبلغ پس انداز اولیه براساس تاریخ عضویت به موجودی صندوق اضافه می گردد.‌

▪ ‌واریز ماهیانه اعضاء‌:‌

در این فرم که از طریق کلید۶F ‌ ‌نیز قابل دسترسی است‌ ‌مبالغی که اعضاء به طور ماهیانه یا دوره ای به صندوق واریز می کنند ، ثبت می‌ ‌شود. این مبالغ می تواند شامل ذخیره ماهیانه ، قسط وام ، کارمزد وام‌ ‌دریافتی ، عودت مبلغ مساعده و یا جریمه تاخیر اقساط باشد. اصولا مجموع‌ ‌مبالغ فوق به‌صورت یکجا طی تاریخ و مدرک مربوطه پرداخت می شود.‌‌

در عین‌ ‌حال که کلیه واریزی ها به موجودی صندوق اضافه می شود ، باید مد نظر داشت‌ ‌که در واقع مبلغ کارمزد وام و جریمه تاخیر درآمدهای حاصل شده می باشند.‌

‌همانند فرم اطلاعات اعضاء ، اصلاح و ثبت اطلاعات‌ ‌جدید با انتخاب کلید ویرایش قابل انجام بوده و می توان هر یک از سطرها را‌ ‌حذف نمود. با انتخاب سال و ماه های مختلف می توان اطلاعات ثبت شده قبلی را‌ ‌رویت نمود.‌

▪ ‌پرداخت وام‌:‌

‌ ‌اطلاعات وام پرداختی به اعضاء از طریق این فرم انجام می شود و با کلید۷F ‌ ‌نیز قابل دسترسی سریع است.‌

‌پس‌ ‌از انتخاب عضوی که وام را دریافت می کند ، شماره وام ، تاریخ پرداخت ،‌ ‌مبلغ وام ، تعداد اقساط و مبلغ اقساط آن نیز ثبت می شود که با این عملیات‌ ‌مبلغ قسط و مانده وام این عضو در فرم اطلاعات اعضاء نیز اصلاح می گردد.‌

‌در ادامه درصد کارمزد و مبلغ کارمزد نیز ثبت می شود‌ ‌که جزء درآمدهای قابل حصول می باشد که اصلا دریافت کننده وام آنرا با‌ ‌اولین قسط پرداخت می کنند. پس از ثبت وام ، نوبت فرد در فرم اطلاعات اعضاء‌‌ ‌نیز با تائید پیغام مربوطه اصلاح می شود. همچین مبلغ وام از موجودی صندوق‌ ‌کسر می گردد.‌

▪ ‌پرداخت مساعده‌:‌

‌ ‌در این برنامه امکانی ایجاد شده است که بتوان به اعضائی که دچار مشکل شده اند مبالغی به صورت مساعده با بازپرداخت سریع پرداخت نمود.‌

‌مبلغ مساعده پرداختی به اعضاء از موجودی صندوق کسر‌ ‌گردیده و عودت این مبلغ از طریق واریز ماهیانه انجام میشود.در این فرم‌ ‌امکاناتی برای جستجو مساعده های پرداختی لحاظ شده و می توان آن‌را به وسیله‌ ‌کلید۸F ‌ ‌به سرعت اجرا نمود.‌

▪ پرداخت هزینه ها‌:‌

هزینه های صندوق فقط از طریق این قسمت انجام می شود و با کلید۹F ‌‌ ‌نیز قابل دسترسی سریع می باشد.‌

‌همانند‌ ‌فرمهای قبلی برای ثبت اطلاعات جدید باید روی کلید ویرایش کلیک نمود و‌ ‌هزینه های جدید را در آخرین ردیف ثبت کرد. همچنین باید مدنظر داشت که‌ ‌مبالغ ثبت شده بعنوان هزینه از موجودی صندوق کسر می گردد.‌

‌▪ گزارشهای صندوق‌:‌

‌ ‌این فرم از طریق کلید۱۰F ‌ ‌قابل دسترسی بوده و از طریق آن می توان موجودی صندوق را رویت نمود.‌ ‌

ـ گزارش گردش صندوق‌:

‌با این کلید نه تنها می توان گردش کلیه مبالغ واریزی‌ ‌و برداشتی را رویت نمود بلکه این امکان وجود دارد تا با وارد کردن محدوده‌ ‌تاریخ ، فقط گردش آن دوره و موجودی صندوق را تا پایان آن دوره گزارش کرد.‌

‌گزارش حساب اعضاء : این گزارش برای این طراحی شده تا‌ ‌بتوان در هر زمان صورتحسابی از کلیه عملیات مالی یکی از اعضاء را به وی‌ ‌ارائه نمود .همچنین وضعیت پس انداز و بدهی وی نیز کاملا مشخص می گردد.‌‌

▪ انجام قرعه کشی‌:‌

‌ ‌تعدادی از صندوق ها ترجیع می دهند درآمد های خود را‌ ‌از طریق قرعه کشی بین اعضاء تقسیم کنند و این قرعه کشی باید به نحوی‌ ‌براساس پس انداز اعضاء امتیاز بندی شود. در این فرم پس از امتیاز بندی در‌ ‌محدوده مشخص می توان تعداد انتخاب و مبلغ هر انتخاب را مشخص نمود تا خود‌‌ ‌برنامه قرعه کشی را انجام داده و جایزه هر یک از برندگان مشخص شود.‌

▪ ‌تهیه فایل پشتیبان‌:‌

‌ ‌تهیه فایل پشتیبان در این قسمت لحاظ شده است.‌

‌در پوشه برنامه یک پوشه بنامBackup ‌ ‌وجود دارد که‌ ‌فایل های پشتیبان به صورت خودکار در آن ذخیره می شود. البته برای فشرده سازی‌ ‌فایل پشتیبان فایلهای موجود در پوشهTools ‌ ‌نیز مورد نیاز می باشد.‌

‌با انتخاب کلید فایل پشتیبان برنامه یک نسخه فشرده‌ ‌شده از داده های برنامه بصورت فشرده در حالی که تاریخ روز در امتداد نام‌ ‌آن می باشد‌ .rar (۸۷۱۰۱۸) CashData ‌در پوشه مربوطه ذخیره می کندو پس از‌ ‌آن فرمی باز می شود تا این امکان برای شماره فراهم شود تا فایل پشتیبان را‌ ‌در محلی دیگر نیز ذخیره کنید.‌

▪ ‌تنظیمات برنامه‌:‌

‌ ‌تنظیمات کلی برنامه در این قسمت انجام می شود

۱ ) ثبت نام صندوق جهت نمایش در عنوان برنامه و گزارشات

۲‌) تعیین رمز ورود برنامه: شخصی که قصد دارد وارد برنامه شود باید این کد را بداند.‌‌

۳‌) بصورت پیش فرض کد ثبت شده بصورت رمز نمایش می یابد و برای رویت آن باید پس از انتخاب آن کلیدCTRL ‌ ‌را فشرد.‌‌

۴‌) قابل‌ ‌نصب بر روی ویندوز های بالاتر از ویندوزXP ‌ ‌لازم به ذکر است شما برای‌ ‌اجرای برنامه به نرم افزار۲۰۰۳ Microsoft Office Access ‌ ‌احتیاج دارید که‌ ‌با نصب نرم افزار۲۰۰۳ Microsoft Office ‌ ‌می توانید از برنامه استفاده‌ ‌نمایید.‌‌

[مژگان]

شرکت انگاره نت یکنرم افزار کم حجم اما با قابلیت های جالب رو برای دانلود برای همه ارائه نمود.

زمینه فعالیت شرکت ما سیستمهای اتوماسیون اداری ،بایگانی و دبیر خانه بدون کاغذ،طراحی نرم افزار و وب میباشد.
مایل هستیم دانللود نرم افزار حسابداری این مجموعه را برای دانلود عمومی در سایت شما قرار دهیم
نرم افزار حسابداری انگاره نت یك نرم افزار كم حجم است با ظاهری ساده که همه افراد با هر سطح تحصیلی و علمی قادر خواهند بود به آسانی باآن كار کنند.

برخی از قابلیت های این نرم افزار به این شرح است:
- ثبت افراد و گروه ها
- ثبت موجودی نقدی و حسابهای بانكی
- ثبت كالاها و خدمات و شرح انبار
-دریافت و پرداخت نقدی،چك،حواله
- ثبت فاكتورها
- گزارش گیری از حسابها،افراد،فاكتورها،دری افت ها،پرداخت هاكل موجودی ،ترازنامه، خدمات،ك الاها و غیره
- امكانات چاپ با انواع چاپگرها

- قابلیت پشتیبان گیری
......
آدرس سایت شركت: صفحه اصلی - گروه مهندسی انگاره نت (http://www.engarehnet.com)
آدرس دانلود نرم افزار: engarehnet.com/images/Accounting.zip
آدرس دانلود راهنمای فارسی برنامه: engarehnet.com/images/Help.zip

[مژگان]

مادر رایانه را ماشین حساب دانسته اند . درواقع رایانه را میتوان ماشین حسابی بزرگ دانست که قادر به انجام کارهای زیادی است . ماشین حساب یکی از مهمترین ابزارهای یک حسابدار است و این فرزند خلف ماشین حساب این کار را بعد از او به نحو احسن بر عهده گرفته است و نه تنها برای انجام محسبات 4 عمل اصلی بلکه برای بسیاری از کارهای پیچیده حسابداری کارایی دارد .

امروزه اکثر ادارات دولتی و خصوصی برای کارهای حسابداری خود از سیستم های رایانه ایی و نرم افزارهایی پیچیده و مخصوص به موسسه خود بهره می گیرند . میتوان به این نکته اشاره کرد که سیستم های رایانه ی که به صورت عام در اختیار همه اعم از کاربران و علاقمند باشد کم است و از آن تعدادی همخ که تهیه شده به صورتی بسیار کلی طراحی گشته است .

دو دلیل برای کمبود این نرم افزارها ذکر می کنم . اول این که موسسات تجاری یا اینقدر کوچکند که نیازی به استفاده از رایانه در کارهای خود نمی بینند و یا انقدر بزرگ و دارای حجم گردش ملی بسیار که دست به تهیه سیستم رایانه مخصوص به خود می زنند . دومین دلیل این است که هنوز فرهنک ستفاده از رایانه وارد تجارت ایران نشده است .

درمورد طراحی نرم افزارهای حسابداری حتی می توان به موسسات خصوصی آموزش حسابداری مراجعه کرد که در امر آموزش از برنامه های رایانه ایی بهرمنند و سیستم مخصوص به خود را برای آموزش به هنر آموزان مشغول به تحصیل در آموزشگاه خویش دارند . با این تفاسیر پر واضح است که نرم افزارهای حسابداری موسسات بزرگ تجاری اختصصای بوده و دسترسی به آنها غیر ممکن است .

اما می توان تحلیل و بررسی را برروی این معدود نرم افزارهایی که وارد بازار شده اند ادامه داد . این نرم افزارها را میتوان نرم افزارهایحسابداری موسسات نیمه کوچک و یا کوچکی دانست که در آن ها فرهنک استفاده از رایانه وجود دارد و به کار تجاری علمی اهمیت می دهند و سعی می کنند که در راه تجارت از جهان اقتصاد عقب نباشند .

از انواع این نرم افزار میتوان به نرم افزارهایی چون رافع 4 . رافع 5 . حسابرس. برلیان .فارسیکام . حاسب ملی .نوین .حسابگر وغیره اشاره کرد در ابتدای این مجمل به بررسی سیستم رایانه ایی یکی از موسسات آموزش حسابداری و یا به عبارت دیگر کلاس آموزش کاربرد رایانه در حسابداری می پردازیم سپس به نگاهی متفاوت در مورد رافع 5 می پردازیم .

به علت این که این موسسه یک واحد اقتصادی است و کار آن به طور آزاد عرضه نمیگردد از ذکر نام نرم افزار و واحد تجاری چشم پوشی شده است .


برای کار با این نرم افزار ابتدا باید سیستم رایانه خود را تحت سیستم عاملdos راه اندازی نمود سپس از سخت افزار d ( درایو d ) فایل حساب را باز کرد با دستور cd hesab سپس از درون این فایل باید فایل حساب را اجرا کرد با دستور hesab بلا فاصله پس از اجرای این فایل صفحه آبی رنگ سیستم رایانه نمایشداده میشود و از شما درخواست نام کاربر و رمز عبور میکند به علت این که این نرم افزار تنها آموزش است و کاربرد دیگری نداردبه صورت پیش فرض کاربر و رمزی برای ان در نظر نگرفته شده است و با فشردن کلید (esc ) صفحه اصلی کار با این نرم افزار باز میشود .

در قسمت بالای این صفحه نام موسسه شاهد درج شده است و در این سیستم غیر قابل تغییر است این را می توان یکی از معایب بزرگ این سیستم بر شمرد در نوار منوی این نرم افزار که در زیر نام موسسه قرار دارد چندین سر فصل تعبیه شده است شامل حسابداری.چک و بانک. سفارشات .پشیتیبانی.گزارشات و خروج .
در بخش حسابداری نگراش سند.ثبت سند .دفتر کل .دفتر معین .صورت حساب سود و زیان و صورت حساب تراز نامه مشاهده می شود در منوی چک و بانک معرفی بانک.دریافت چک .صدور چک و چک های سررسید شده وجود دارد.در قسمت سفارشات امکان تعریف کالا یا خدمات و دریافت سفارش و یا نگهداری آمار سفارش و تحویل کالا وجود دارد . در بخش پشتیبانی تعریف حساب های دفتر کل .تعریف حساب های دفتر معین . بستن حساب های موقت .بستن حیاب های دائم و کابران وجود دارد . در گزارشات می توان اعمال انجام شده در سیستم توسط کاربران.گزارش چک .گزارشات دخل و خرج .گزارشات سفارش کالا و تحویل کالا و گردش مالی موسسه را مشاهده کرد. دکمه خروج هم کابر را از برنامه خارج خواهد کرد.

برای کار با این سیستم ابتدا باید حساب ها را در دفاتر کل و معین تعریف کرد.همان طور که گفته شد برای این کار از منوی پشتیبانی گزینه تعریف حساب های دفتر کل را انتخاب می کنیم با انتخاب این دکمه صفحه ای در پیش روی شما قرار خواهد گرفت که در آن شماره حساب.عنوان حساب.طرف حساب و دائم یا موقت بودن حساب از شما سوال می شود.

در محل شماره حساب بطور اتوماتیک و پیش فرض شماره یک برای اولین حساب در نظر گرفته شده است و غیر قابل تغییر است که البته شماره های حساب های بعدی دو .سه وغیره خواهد بود . در قسمت عنوان حساب باید نام حساب از طریق صفحه کلید تایپ شود اما در بخش های طرف حساب و دائم و موقت بودن حساب کاراکتر هایی قرار گرفته که برای طرف حساب بدهکار و بستانکار است و برای دائم و موقت بودن حساب دائم و حساب موقت وجود دارد که با کلید spase bar تغییر می کند .

مشکل دیگری در همین جا به آن بر می خوریم این است که این نرم افزار امکان ایجاد حسابی دو طرفه را به ما نمی دهد .برخی از حساب ها در حسابداری دوبل هم بدهکار هستند هم بستانکار.درواقع حسابی مثل خلاصه سود زیان پس از انجام محاسباتی که بعد از انجام رویداد های مالی در طی یک دوره مالی صورت گرفته ماهیت خویش را آشکار می سازد و بطور قطعی نمی توان آن را ماهیتا بدهکار یا بستانکار نامید.
پس از تعریف حساب های دفتر کل در صورت نیاز می توان برپایه حسابهای دفتر کل حساب های معین تعریف کرد .در حال حاضر می توان گفت برنامه برای کار آماده است . از بخش حسابداری زبانه نگارش سند را فعال می کنیم صفحه ای باز خواهد شد که به ما امکان نگارش سند حسابداری را می دهد .
در این صفحه شماره سند .تاریخ سند .عنوان و مبلغ حساب های بدهکار و بستانکار مشاهده می شود شماره سند مانند شماره حساب های دفتر کل اتوماتیک و به صورت پیش فرض یک است .تاریخ نیز به صورت اتو ماتیک از روی تاریخ سیستم نوشته می شود ولی از داخل سند هم قابل تغییر است . در قسمت درج عنوان حیاب امکان تایپ وجود ندارد بلکه با فشردن کلید enter صفحه ایی باز خواهد شد که ابتدا از شما بدهکار و بستانکار حساب و بعد از آن صفحه یی باز خواهد شد که امکان انتخاب حساب را به شما می دهد در صورت تعریف حساب معین برای أن حساب صفحه دیگری باز خواهد شد که حساب معین را نیز از شما سوال میکند. پس از انتخاب حساب در سطر بعد امکان شرح وجود دارد چه برای بدهکار و چه برای بستانکار بعد از این کار شماباید مبلغ مورد نظر را وارد کنید .

از آنجا که اکثر حسابداران برای طرف حساب شرحی نمی نویسند و در واقع شرح نویسی مربوط به کل آرتیکل (ثبت ) است تعبیه شرح برای طرف بدهکار در این برنامه یکی دیگر از معایب آن است .در نوشتن ارقام نیز باید دقت کافی و حتی بیشتر مبذول شود چون رقم جدا کننده که معمولا همه از آن استفاده می کنند تنها پس از نوشتن عدد بین ارقام ظاهر میشود و به همین علت معمولا در تایپ عدد صفر به تعداد زیاد اشتباه زیاد است و این از معایب دیگر این برنامه است .

کلید f2 در اینجا برای نگهداری موقت اسناد است . بدین معنی که ابتدا اسناد به طور موقت ذخیره شده ولی در دفاتر چیزی مشاهده نمی شود و بعد اتمام اسناد روز با انتخاب گزینه ثبت اسناد از منوی حسابداری اسناد وارد دفاتر میشود در این هنگام یعنی بعد سبت اسناد میتوان حساب های دفاتر کل و معین همراه با مانده های آنها را می توان دید .

در هنگام ثبت اسناد علاوه بر کلید f2 که ذکر شد کلید های دیگری مورد استفاده قرار میگیرد نظیر کلید f4 که برای اصلاح اسناد البته قبل از ورود به دفاتر مورد استفاد قرار میگیرد . در واقع با فشرد کلید f4 کادر ی باز خواهد شد که در آن شماره سندی که می خواهید اصلاح شود پرسیده می شود با نوشتن شماره سند مورد نظر آن سند باز می شود و شماره میتواند در آن تغییر ایجاد کنید و دوباره باید کلید f2 را بزنید .
عیب دیگر این سیستم آن است که فرمان بعدی یا پیشین موبوط به اسناد وجود ندارد . درواقع برای بررسی تمامی اسناد باید از همان کلید f4 و تایپ شماره سند استفاده کرد و بدین ترتیب چک کردن اسناد کاری دشوار است و با اشتباهات متعددی که ممکن است مخصوصا در ثبت و نوشتن اعداد رخ دهد کارایی سیستم را پایین می آورد.

نکته ی که از جمله اخطارهایی است که در این برنامه وجود دارد این است که در صورت وجود اختلاف در ارقام آرتیکل به کاربر اخطار داده شده و از ثبت آن جلو گیری میشود. برای بستن حساب ها در پایان دوره مالی در قسمت پشتیبانی محلی برای این امر در نظر گرفته شده است .

با یک دید کلی می توان متوجه شده بهره نبردن از دفتر روزنامه یکی دیگر از معایب آن است . البته باید توجه داشت مشاهده صورتحسابهای سود و زیان و ترازنامه فقط منوط به ثبت اسناد است و نیازی به بستن حسابهای موقت برای دیدن این صورتحساب ها نیست با علم به این که تهیه تراز نامه به روش دستی فقط پس از بستن حساب های موقت دردفتر کل قابل دسترسی است .

در بخش سفارشات با باز شدن این منو امکان اعلام خرید کالا مقدار موجود کالا در انبار سفارشات کالا برای خریدارن تعیین زمان تحویل کالا و تحویل کالا وجود دارد که البته علاوه بر تعریف کالا می توان خدمات را نیزتعریف کرد .

در قسمت چک و بانک با تعریف بانک ها و حساب های بانکی موسسه در آنها امکان صدور و دریافت چک وجود دارد همینطور میتوان از این قسمت سررسد چک های دریافتنی و چک های پرداختنی را مشاهد کرد برای این کار از دو راه می توان وارد شده یکی از محل گزارشات و دیگری از همین محل که از کاربر سوال می شود و محدوده زمانی برای جستجو تعیین میگردد که با این کار چک های مورد نظر با نام و مبلغ و سررسید و بانک مورد به نمایش در می آید . در ضمن برای مشاهده تمامی چک ها کافی است که محدوده زمانی مورد نظر را بی نهایت قرار دهید .


رافع پنج

برنامه نرم افزاری رافع پنج محصول شرکت کیهان رایانه یک نرم افزار پیچیده و تمام اتوماتیک حسابداری است .این شرکت رایانه به تولید نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مالی و نرم افزارهای آموزشی مالتی مدیا مبادرت می ورزد . در اینجا درمورد رلفع پنج صحبت می کنیم .

در سیستم رافع 5 شش بلخش اصلی وجود دارند که عبارتند از حسابداری . چک و بانک .کنترل تولید .جقوق و دستمزد .فروش و انبار و دخل و خرج

بخش حسابداری

در این نرم افزارامکان تعریف و کنترل هزار دفتر مالی و هزار سال مالی وجود دارد. بخش حسابداری شامل اسناد موقت . اسناد دائم.سند ساده .سندافتتاحیه وسنداختتامیه است .در اسناد موقت صدور سند به صورت مرکب بوده اما در سند ساده تنها یک آرتیکل بدهکار و بستانکارقرار می گیرند . سند افتتاحیه به صورت اتوماتیک ایجاد شده و قابلیت اصلاح و ایجاد را تا هزار و پانصد آرتیکل را دارد. سند اختتامیه نیز از روی اسناد دائم در پایان دوره مالی به صورت اتوماتیک ایجاد می گردد.

در اسناد موقت امکانات صدور .اصلاح.بازبینی.انتقال به دفاتر .حذف .جستجوی اسنادو چاپ را داراست . درصدور یک سند شرح سند .سر فصل حساب کل و معین که هر یک با 4 رقم کد میباشد و حساب تفصیلی که شامل 5 رقم کد میباشد به همراه مبلغ بدهکار یا بستانکاری در هر یک از آرتیکل هاقرار می گیرند و در نهایت سند ثبت شده و در لیست اسناد قرار می گیرد.

از امکانات ویژه این نرم افزار صدور سند به صورت اتوماتیک می باشد که بر طبق انجام عملیات در سایر قسمت سند مربوطه به صورت اتوماتیک ایجاد می گردد.دفاتر حسابداری بر حسب اسناد صادرشده و با تعیین محدوده مورد نظر از اسناد موقت یا دائم قابل روئیت می باشد . گزارشات متعدد حسابداری نیز بر حسب تعیین محدوده مورد نظر زمانی قابل گزارش گیری هستند .

بخش چک و بانک

در بخش چک و بانک امکانات معرفی چک های صادره .وارده.حواله های بانکی و واریزی های نقدی همچنین معرفی چک های دریافتی یا پرداختی اول دوره فراهم است.در هر بخش عملیات مربوط به چک مانند اعلام وصول .برگشت .خرج یک چک و غیره فراهم است . هر دسته از چک ها به وسیله کلید هایی از پیش طراحی شده از هم تفکیک شده و قابل روئیت است . گزارشات مختلف چک و بانک نیز با تعیین محدوده گزارش گیری قابل نمایش و چاپ هستند .

بخش کنترل تولید

در این نرم افزار امکان معرفی خط تولید شرکت به صورت تک فرآیند برای کاربر فراهم می باشد و این کار تنها برای یک بار صورت می گیرد. در مرحله تعداد کالای ساخته شده مشخص می شود و در مرحله پایانیتولید فرم نهایی صادر شده و هزینه مربوط به تولید پرداخت کشته و قیمت تمام شده محاسبه می شود و در نهایت کالای ساخته شد ه در انبا ر قرار می گیرد.

بخش حقوق و دستمزد

در بخش حقوق و دستمزد اطلاعات پایهشامل اطلاعات پرسنلی .تنظیم تقویم شرکت .تنظیم اطلاعات مدیریتی و همچنین تنظیم جدول مالیاتی ممکن می باشد. که جدول مالیاتی مطابق با آیین نامه های و ظوابط معرفی گشته است . در این سیستم کنترل میزان کارکرد و محاسبه فیش حقوقی به 5 روش اعمال می شود که 3 روش آن ساعتی روزانه .ساعتی ماهانهو روز مزدی به صورت اتوماتیک و 2 روش ساعتی و روزانه به صورت دستی است .
هچنین امکان معرفی ساعات شروع به کار وپایانکار و همچنین معرفی درصد تعلق حق بیمه برای پرسنل و کارفرما ممکن می باشد در مورد ثبت ساعات ورود و خروج به صورت اتوماتیک یا غیر اتوماتیک فراهم است در حالت دستی میزان ساعات یا روزهای کارکرد و میزان اضافه کاری و سایر موارد تعریف و بر همان حسب فیش حقوقی جهت صدورآماده می شود .

هر گونه پرداخت دیگری از قبیل وام . مساعد .پاداش و عیدی در این سیستم قابل تعریف بوده و روی فیش حقوقی نیز تاثیرگزار خواهد بود .فیش حقوقی هر ماه پس از محاسبه قابل پرینت بوده و سندحسابداری نیز به صورت اتوماتیک صادر می شود و گزارشات متفاوت حقوق و دستمزد منجمله فرم بیمه که مطابق فرم بیمه سازمان تامین اجتماعی با تعیین محدوده زمانی مورد نظر قابل نمایش و پرینت است .
بخش فروش و انبار

این نرم افزار قابلیت کنترل هزار انبار را دارد .فاکتورهای متفاوت مانند فاکتور خرید . فروش . برگشت از آنها . پیش فاکتور و فاکتور بازاریاب قابل معرفی است در فاکتور بازاریاب میزان سهم بازار یاب که می توان در سود و یا در کل فروش درصدی را سهیم شود محاسبه میگردد و در حساب شخص قرار می گیرد .
هر فاکتور که صادر می گردد امکان اصلاح .بازبینی .حذف .چاپ رسمی و چاپ معمولی را داراست . بعد از صدور فاکتور امکان ثبت و ایجاد سند حسابداری به صورت اتوماتیک وجود دارد . در صدور یک فاکتور اطلاعاتی نظیر نام خریدار یا فروشنده .کالا یا خدمات مورد نظر . شرح فاکتور. تخفیفات اعمال شده بر روی فاکتور. شماره و تاریخ فاکتور و در نهایت نحوه تسویه حساب شخص را میتوانید درج و مشخص نمایید و سرانجام اطلاعات مورد نظر ثبت شده و فاکتور در لیست فاکتور ها قرار می گیرد.

گزارشات متفاوت فروش و انبار از جمله صورت کلیه از جمله صورت کلیه فاکتور های صادر شده گزارش کار تکس کالا . آمار گردش کالا . عملکرد اشخاص با کالا ها و یا بلعکس و در نهایت گزارش انبار کردانی از انبار های فعال یا از کلیه انبار ها با تعیین محدوده زمانی دلخواه و مورد نظر قابل روئیت و چاپ می باشد .
بخش دخل و خرج

این نرم افزار برای کسانی که اطلاعات حسابداری هم ندارند مفید واقع می شود صدور هر سند حسابداری بر حسب پرداخت ها یا دریافت ها متفاوت انجام صورت می گیرد که این پرداخت ها اگر به صورت نقدی یا چک باشد از جانب دخل و خرج قابل معرفی و کنترل هستند . جهت هر گونه پرداخت یا دریافتی منوی مربوط انتخاب می شود مشخصات و مبلغ دریافتی یا پرداختی مشخص و در برگه ثبت می گردد و سند حسابداری به صورت اتوماتیک صادر می شود . گزارشات پرداخت ها و یا دریافت ها نیز به صورت های متفاوت قابل روئیت می باشد .

حاسب ملی

چند کاربره تحت شبکه کزارشات حرفه ای و شخصی ایجاد دفاتر کل و معین انجام عملیات مربوط به مشتریان کالاها حسابهای بانکی ثبت و صدور انواع اسناد ساده و مرکب انجام انواع قسط بندی امکان ثبت چکهای دریافتی و پرداختی و عملیات مربوط به آنها فاکتور تبدیل با روش ساده و کار آمد انجام انواع معاملات ترازنامه ثبت و صدور اسناد مربوط به خرید فروش و چکها بصورت خودکار سیستم انبارداری و به روز کردن انبار بصورت خودکار دریافت و چاپ گزارشات و اطلاعات چاپ بر روی برگ چک همراه با ثبت چک سود فاکتور سال مالی قابلیت چاپ با همه چاپکرها همراه با سی دی آموزشی قابل نصب بر روی تمامی ویندوزها
ایجاد دفاتر کل و معین ثبت و چاپ اسناد ساده و مرکب ثبت عملیات بانکی بصورت خودکار امکان ثبت چکهای دریافتی و پرداختی چاپ بر روی برگ چک همراه با ثبت چک چاپ و نمایش تراز آزمایش و تراز کل ذخیره سازی خودکار در هنگام قطع برق قابلیت چاپ با همه چاپگرها همراه با سی دی آموزشی همراه با برنامه جانبی امین اموال قابل نصب بر روی تمامی ویندوزها ایجاد دفاتر کل و معین ثبت و چاپ اسناد ساده و مرکب ثبت عملیات برنامه هفتگی برای کلیه روزهای هفته با توجه به ساعات دبیران ارائه دروس تک زنگی و زنگ کامل امکانات ویژه جهت تایپ نامه های آرم دار و سئوالات امتحانی امکانات ویژه جهت ثبت و نکهداری اطلاعات محرمانه مربوط به مدارس امکانات ویژه جهت رسم نمودار امکانات ویژه جهت طرح سئوالات امتحانی قابلیت چاپ با همه چاپکرها همراه با سی دی آموزشی قابل نصب بر روی تمامی ویندوزهای 95 به بالا ثبت مشخصات مسافران ارسال خودکار مشخصات به اداره اماکن ثبت مشخصات اتاقها و وضعیت مسافران ثبت کلیه اسناد مربوط مسافران و هزینه ها امکان گزارش گیری از کلیه اطلاعات امکان جستجو در تمامی گزینه ها و اطلاعات امکان چاپ کلیه کزارشات امکان چاپ صورتحساب مسافران دارای سی دی آموزشی بصورت مالتی مدیایی تایید شده توسط اداره اماکن قابلیت حسابداری و ثبت و صدور سند امکان عملیات حسابهای بانکی و چکهای پرداختی و دریافتی قابلیت چاپ بر روی چک قابلیت چاپ با همه چاپگرها همراه با سی دی آموزشی قابلیت نصب بر روی تمامی ویندوزها