TAHA
11-22-2009, 08:05 PM
بررسی اجزای اصلی
در درسهاي گذشته به طور كامل با محيط اكسس آشنا شديم و اميدوارم كه شما تمامي پايگاهاي نمونه را بررسي كرده باشيد و كاملا مفهوم كار با اكسس براي شما روشن شده باشد. درس اين جلسه يكي از مهمترين دروس در رابطه با اكسس است و شما حتما سعي كنيد به طور كامل اين درس را بفميد و حتما در مورد اين درس اگه سوالي بود بپرسيد چون واقعا فهميدن اين قسمت از اكسس كار را بسيار ساده خواهد كرد.
در اين درس ما با بخشهاي مختلف پنجره Database آشنا مي شويم و چگونگي استفاده از هر يك را توضيح خواهيم داد. مي توان گفت پنجره Database سكوي پرتاب شما به سوي Access است, تمامي فعاليتهاي كه در اكسس انجام مي شود از اين محل شروع مي شود, آشنايي با اين پنجره مي توان گفت آشنايي با خود اكسس است. بعد از يادگيري اين بخش ار اكسس شما براحتي خواهيد توانست ديگر خصوصيات پايگاه داده را ياد بگيريد. من به شما توصيه مي كنم يكي از پايگاههاي داده نمونه را باز كنيد تا هنگام درس اجزاي اصلي پنجره Database را مشاهده كنيد.
معني دقيق پايگاه داده ها
به احتمال بسيار قوي شما با مفهوم پايگاه داده آشنا هستيد ولي ما براي ادامه كار اشاره كوچكي به آن مي كنيم. شايد اساسي ترين تعريف پايگاه داده اين باشد:
پايگاه داده: مجموعه اي از داده هاي مرتبط به هم است.
در واقع اين تعريف شامل هر نوع فايل داده اي كه با آن كار مي كنيد مي شود. مثلا نامه, گزارش و كتاب مجموعه اي از داده ها به صورت كلمات مرتبط به هم است. يا فايلهاي گرافيكي داده هاي مرتبطي است متشكل از نقاط رنگي بسياري (پيكسل) كه تصوير را تشكيل مي دهند. با توجه به اينكه ممكن است تعريف بالا كمي پيچيده و عمومي تر باشد در زير اشاره به تعريفي خاص در مورد پايگاه داده در اكسس مي كنيم:
پايگاه داده اكسس: مجموعه اي است از داده هاي مرتبط و ابزارهايي كه با استفاده از آنها با داده ها كار مي كند.
بنابراين پايگاه داده در اكسس از فايلهاي داده مرتبط به يكديگري تشكيل شده است كه به همراه ابزارهايي كه شي ناميده مي شوند به شما امكان دسترسي, گردآوري و گزارش گيري از داده ها را مي دهد. هر پايگاه داده ارتباطي برخلاف انواع ديگر فايلها مجموعه هايي از داده ها را شامل مي شود كه به آنها جدول گفته مي شود. در خارج پايگاه داده, هر جدول, ممكن است بعنوان يك فايل مجزا در نظر گرفته شود. مثلا يك پايگاه داده تجاري ممكن است شامل فايل مرتب شده اي از سفارشات خريداران, فايل موجودي, فايل فهرست نشاني خريداران, فايل اطلاعات كارمندان و فايل دستمزد باشد كه تك تك اين فايلها در اكسس به صورت جدول هستند.
بدون ساخت پايگاه داده ها, هريك از اين فايلها را بايد جداگانه مديريت كرد, اما پايگاه داده ها قادر است تا در صورت وجود مقادير مشترك. اين جدولها (فايلها) را به هم مرتبط كند, مثالي در اين مورد كد مشتركي است كه در جدول مشتريان و جدول سفارشات مشتريان وجود دارد.
توجه:
اكسس پايگاه داده ارتباطي ناميده مي شود زيرا مي تواند جداول داده ها را براساس مقادير مشترك به يكديگر مرتبط كند.
جدول خريداران (فايل داده هاي خريداران)ممكن است شامل كد, نام و نشاني هر خريدار باشد. جدول سفارشها, ممكن است شامل اطلاعات سفارش هر خريدار در طي يكسال گذشته باشد. در اينجا بايد توجه كرد كه جدول سفارشها نبايد نام و نشاني خريداران را داشته باشد فقط كد آنها كافي است. اگر تمامي اطلاعات خريدار در جدول سفارش نيز موجود باشد اينكار سبب هدر رفتن وقت و وجود اطلاعات مشابه و تكراري بسيار خواهد شد و همچنين در موقعي كه مثلا نشاني خريدار عوض مي شود بايد تمامي سفارشها را چك كرد و همه را عوض كرد ولي در موقعي كه فقط كد در جدول سفارشها مي باشد نيازي به تغيير در جدول سفارشها نيست و فقط بايد جدول خريدار عوض شود.
در شكل 41 يعني شكل زير اين مطلب به طور كامل نشان داده شده است يعني ارتباط بين جدول خريداران و جدول سفارشات مشخص است. ممكن است جدول متعدد ديگري نيز وجود داشته باشد. در هر پايگاه داده, تقريبا هر جدولي از طريق داده ها و اطلاعات مشترك به يك يا چند جدول ديگر مرتبط مي شود در مثال زير اين داده مشترك در دو جدول كد خريدار است.
هر پايگاه داده, علاوه بر جداول, شي هاي ديگري نيز دارد. هرچند كه شايد جداول يك پايگاه داده مهمترين شي آن باشد (جداول, داده هاي پايگاه داده را نگهداري مي كنند). اشياي ديگر در پنجره Database ما را در مديريت, پهنگام سازي و گزارش گيري از جداول همياري مي كنند. اكثر پايگاههاي داده اكسس از بجز جدولها كه در تمام پايگاهها موجود است از بيشتر عناصر پنجره Database نيز استفاده مي كنند.
توجه:
هر از چند گاهي به پنجره پايگاه داده, ظرف پايگاه داده نيز گفته مي شود زيرا تمامي اشياي پايگاه داده را شامل مي شود.
حال هر يك از اجزا در پنجره Database را به طور مختصر توضيح مي دهيم:(اين اجزا در زير ستون Objects قرار دارند و به اجزاي اصلي مشهورند)
---------------------
1-جدولها(Tables):
مجموعه اي از داده ها را كه به يك موضوع مشخص مربوط هستند در خود نگهداري مي كنند. مثلا اگر يك سيستم حسابداري خانگي ايجاد كنيد بايد جدولي براي درآمدها, جدولي براي مخارج, جدولي براي هزينه هاي مشخص و غيره ايجاد كنيد.
2-بازجست ها(Queries):
زيرمجموعه اي از داده ها را ايجاد مي كند, كه براي گزارشگيري و جستجو قابل استفاده مي باشند. مثلا اگر شما بخواهيد كليه مخارجي را كه در 10 روز آتي پرداخت شده اند را بدست آوريد بايد از بازجست استفاده كنيد.
3-فرمها(Forms):
صفحه اي گرافيكي براي ورود داده ها يا نمايش آنها را نشان مي دهد كه از فرمهاي كاغذي تقليد شده است. فرم, روش ساده اي است براي مشاهده تمام يا بخشي از داده ها. مثلا شما مي توانيد يك فرم مانند صفحه چك درست كنيد و هر وقت چكي پرداخت كرديد در وارد كردن صورتحساب يك چك معمولي را در صفحه پر كنيد.
4-گزارشها(Reports):
فهرست شكل بندي شده اي از داده ها را چاپ مي كند. يك گزارش ممكن از مواردي از يكي از جداول, فهرستي از اقلام انتخاب شده, تمامي اقلام يك جدول يا فهرستي از مقادير گوناگون از جداول مختلف را چاپ كند. مثلا شما ميتوانيد در حسابداري خانه گزارشي از كليه بدهي هايتان بگيريد.
5-صفحه ها(Pages):
عملي مشابه گزارشگيري را انجام مي دهد با اين تفاوت كه در اين حالت گزارش به صورت يك صفحه اينترنتي به بيرون داده مي شود و موارد استفاده آن در طراحي صفحات اينترنتي است.
6-ماكروها(Macros):
بسياري از كارهاي متداول اكسس را خودكار مي كند. مانند مرتب كردن داده ها, ايجاد گزارشها و ايجاد سرجمع ها. مثلا سيستم پايگاه داده حسابداري خانه مي تواند ماكرويي براي محاسبه گردش پولي در يك ماه داشته باشد.
7-مدولهاي برنامه(Macros):
قابليت خودكار كردن اكسس و ايجاد سيستم هاي آماده براي كار را فراهم مي كند, بطوري كه براي افرادي كه چيزي از اكسس نميدانند قابل استفاده باشد. زماني كه برنامه اي براي اكسس مي نويسيد, در واقع آن را براي انجام كارهاي پيچيده اي برنامه ريزي مي كنيدكه از طريق منوها و ماكروها بخودي خود امكان انجام آن نيست. در واقع ماكروهاي اكسس شكلي از مدولهاي ترجمه شده هستند, بدين معني كه ماكروها شما را در راستاي تمامي اطلاعات لازم براي تكميل يك فرمان Visual Basic for Applications هدايت مي كنند. برخي افراد پس از سالها استفاده از اكسس هيچگاه به مدول نويسي نيازي نداشته اند. اگر سابقه برنامه نويسي نداشته باشيد, نوشتن برنامه دشوار است. ولي به نظر من شما فقط در واقع خيلي پيچيده به مدولها نياز خواهيد داشت.
---------------------
توجه به اين نكته ضروري است كه پايگاه داده ممكن است پيوسته در حال تغيير باشد. مثلا شما با توجه به نيازهايي كه پيش مي آيد اقدام به ساخت جدولهاي جديد و ايجاد گزارشهاي ديگري كنيد. در شكل 42 در زير شما شش شي پايگاه داده را كه تركيب آنها پايگاه داده مستقلي را شكل مي دهد, مشاهده مي كنيد. شايد يكي از مشكلترين چيزهائي كه در هنگام كار با اكسس بايد راجع به آن تصميم گيري كنيد اين است كه چه وقت مجموعه اي از اطلاعات را در پايگاه داده جديد يا پايگاه داده موجود قرار دهيم.
پايگاه داده مي تواند هدفي گسترده داشته باشد, هر پايگاه داده معمولا يك برنامه كاربردي است. در مثالهاي زير به كاربردهاي پايگاه داده هاي خاص اشاره اي مي شود:
1-اگر بخواهيد حسابهاي شما با يكديگر بده-بستان يا تعامل داشته باشند, حساب دفتر كل به يك پايگاه داده مجزا احتياج دارد. هنگامي كه از حسابي پرداختي انجام مي دهيد, مي خواهيد تا هم در جدول پرداختها و هم در جدول حسابها منعكس شود.
2-اگر بخواهيم يك سيستم مستقل پرداخت دستمزد داشته باشيد, بطوري كه بخش پرداخت دستمزد منحصرا براي پرداخت چك و نگهداري سوابق پرداخت مورد استفاده قرار گيرد, سيستم دستمزد نيز يك پايگاه داده مجزا نياز دارد.
3-نرم افزار بودجه بندي, براي بودجه بندي هريك از حسابهاي خانه, از قبيل پرداختهاي قبض, حساب اتومبيل و گزارش گيري از تمامي حسابها, به يك پايگاه داده مجزا نيازمند است.
4-يك سيستم كنترل موجودي به پايگاه داده اي نيازمند است تا بتواند ثبتهاي موجودي مربوط به شركت را پيگري, بهنگام و نگهداري كند.
بايد توجه داشت كه فهرست بالا تنها چند مورد مثال خاص مي باشد كه بسيار مختصر است و فقط براي آشنايي ذكر شده اند. به طور كلي بايد ذكر كرد هر يك از جداولي كه به نوعي با هم در ارتباط هستند بايد در يك پايگاه داده قرار داده شوند.
استفاده از اجزا’ پنجره Database:
هنگامي كه يك پايگاه داده جديد ايجاد مي كنيد, اكسس يك پنجره Database خالي را نمايش مي دهد كه براي هر يك از هفت شي پايگاه داده در آن شاخصي وجود دارد.اگر قصد كار كردن با هر يك از اين هفت شاخص را داريد بايد بر روي آن كليك كنيد مثلا اگر قصد ايجاد ماكرو را داريد بايد بر روي گزينه Macros در پنجره Database كليك كنيد. بسته به انتخابي كه شما از شاخصها مي كنيد در بالاي پنجره Database كليدهاي فرمان مختلفي نمايش داده مي شود كه در زير به طور مختصر به معرفي آنها مي پردازيم:
---------------------
1-باز كردن(Open): براي باز كردن شي موجود مثلا باز كردن يك جدول يا يك فرم
2-طراحي(Design):براي ايجاد تغيير در شي كه با انتخاب اين فرمان حالت نمايشي Design پديدار مي شود مثلا شما اگر بعد از ايجاد يك فرم قصد ايجاد تغيير در آن را داشتيد بايد بر روي Design كليك كنيد.
3-جديد(New):براي ايجاد شي جديد مثلا ايجاد جدولي جديد
4-بازنگري(Preview):
اين فرمان فقط در قسمت گزارش وجود دارد و براي مشاهده گزارش قبل از چاپ مي باشد.
5-اجرا(Run):يك فرمان در شاخصهاي ماكرو و مدول وجود دارد و براي اجراي يك ماكرو يا مدول(برنامه) به كار مي رود.
6-حذف(Delete): در تمامي شاخصها موجود است و براي حذف شي به كار مي رود. اين راحترين قسمت است.
7-مرتب سازي: چهار گزينه بعدي كه در همه شاخصها موجود است براي مرتب سازي اشيا به كار مي رود و درست مانند مرتب سازي آيكونها در ويندوز عمل مي كند.
---------------------
هنگامي كه شي جديدي ايجاد مي كنيد بايد آنرا نامگذاري كنيد. مي توانيد نامهايي با حداكثر درازي 64 كاراكتر(حرف و عدد), كه در آن فاصله نيز مي توان استفاده كرد اختيار كنيد.با ايجاد و نامگذاري يك شي آن شي در پنجره Database نمايش داده خواهد شد.
درس اين جلسه تا بدينجا بود در درس بعدي در مورد هر يك از شاخصها به طور مفصلتر بحث خواهيم كرد. پیشنهاد می کنیم قبل از آنکه به درس بعدی بروید اجزايي كه ياد گرفتيد آشنايي كامل پيدا كنيد.
نگاهی کلی به اجزای اصلی
در درس پيش با مفهوم پايگاه داده آشنا شديم و تا حدودي به جزئيات پنجره Database پرداختيم و آشنايي لازم را با دكمه هاي اين پنجره پيدا كرديم در اين قسمت درس قصد داريم تا پنجره Database را بيشتر از قبل بررسي و تحليل كنيم. اين درس در واقع ادامه درس قبلي مي باشد پس اين درس نيز از نظر اهميت داراي درجه بالايي است.
نگاهي به جداول:
اگر پايگاه داده, هيچ شي ديگري نداشته باشد, همواره بايد حداقل يك جدول داشته باشد. داده هاي پايگاه داده را جدول نگهداري مي كند. همانطوري كه در درس قبل اشاره شد,جداول اغلب با مقادير داده مشترك به يكديگر مرتبط مي شوند, به ترتيبي كه دو يا چند جدول نبايد داده هاي زيادي يا تكراري داشته باشند. براي نمايش اسامي جداول موجود در پايگاه داده بر روي شاخص Tables در پنجره Database كليك كنيد. براي باز كردن و مشاهده محتويات هر جدول مي توانيد بر روي نام آن جدول دوبار كليك كنيد. كه در اين حالت Access جدول را در حالت نمايش Datasheet يا كاربرگ باز مي كند,كه در اين حالت شما مي توانيد داده هاي موجود در جدول را مشاهده كنيد.
معمولا در حالت نمايشي كاربرگ تمامي داده هاي يك سطر جدول در صفحه نمايش جا نمي گيرد. براي مشاهده بقيه داده هاي هر سطر مي توانيد از ميله هاي گردش افقي پنجره در زير آن استفاده كنيد و به چپ و راست برويد.
جدول براي مشاهده و كار با آن, به حالات ديگري هم براي نمايش نياز دارد. در حاليكه حالت نمايشي Datasheet يا كاربرگ امكان مشاهده, افزودن, حذف و اصلاح داده هاي جدول را مي دهد, حالت نمايشي طراحي كه در اكسس با عنوان Design view شناخته مي شود امكان تغيير شكل جدول و طراحي خود جدول را فراهم مي كند. البته وقتي كه بيشتر راجع به ساختار جدول صحبت كرديم شما تصوير بهتري از حالت طراحي خواهيد داشت. به طور كلي حالت Datasheet براي اضافه كردن و مشاهده داده ها و حالت طراحي براي طراحي و تغيير خود جدول نه داده ها به كار مي رود.
براي ديدن جدول در حالت نمايشي طراحي يا Design مي توانيد جدول خود را انتخاب كرده و سپس بر روي دكمه design در بالاي پنجره Database كه قبلا معرفي شد كليك كنيد. بعد از باز كردن پنجره در حالت Design ملاحظه خواهيد كرد كه در اين حالت هيچ خبري از داده هاي موجود در جدول نيست و فقط شكل جدول در اين حالت در دسترس است.
اگر جدول را در حالت Datasheet باز كرده ايد و قصد رفتن به حالت design را داريد اين كار را مي توانيد با استفاده از منو view و انتخاب دو حالت Datasheet view و Design view انجام دهيد و به راحتي بين دو حالت جدول حركت كنيد.
جدول ساختاري مشخص و اكيد دارد. داده هاي جدول در داخل جدول درون سطرها و ستونها جدول قرارگرفته و سازماندهي مي شوند كه به اين سطرها و ستونها به ترتيب ركورد و فيلد گفته مي شود(حتما به خاطر بسپاريد سطر در معناي ركورد و ستون در معناي فيلد به كار مي رود.)
هر ركورد جدول بيانگر يك داده مستقل است. مثلا: در جدول اقلام موجودي در انبار هر ركورد جدول نشان دهنده يكي از انواع قطعات موجود در انبار است.هر فيلد ركورد, نشانه دهنده جزيي از داده هاي مربوط به هر قطعه, مانند شماره قطعه, تعداد و شرح است. اگر قطعه اي 32 عدد موجود باشد, ركورد قطعه فقط يك بار در جدول تكرار مي شود اما ميزان موجودي در فيلد تعداد منعكس مي شود. با توجه كردن به شكل 51 زير بيشتر مفهوم اين بيان را خواهيد فهميد.
اين كه تمامي ركوردها, فيلدهاي مشابهي دارند, به اين معني نيست كه تمامي فيلدهاي هر ركورد بايد پر باشد. مثلا يك جدول موجودي, ممكن است فيلدي به نام قيمت خرده فروشي داشته باشد, ولي فقط تعداد اندكي از ركوردها, مقداري را در اين فيلد نگه داشته باشند. بنابراين برخي از ركوردها قيمت خرده فروشي ندارند عليرغم اينكه پاره اي از ركوردهاي جدول, قيمت خرده فروشي دارند.
توجه به اين نكته ضروري است كه فيلد مشترك مانند شماره قطعه يا كد مشتري, مبناي ارتباط بين دو جدول مرتبط را تشكيل مي دهد و امكان خالي رد كردن اين فيلدها داده نمي شود.
وجود فيلد مشتركي كه دو جدول را به يكديگر مرتبط مي كند, بدين معني است كه امكان رهائي كامل از داده هاي تكراري وجود ندارد. براي دو جدول مرتبط, داده ها بايد تكرار شوند زيرا هر دو جدول بايد فيلدهاي مشتركي براي ارتباط داشته باشند. شايد اگر براي تمامي داده ها يك جدول بزرگ ايجاد كنيد, مجبور به داشتن فيلدهاي تكراري نباشيد, اما با اينكار زمان زيادي را در ورود داده ها هدر خواهيد داد, چون در هر ركورد بايد تمامي فيلدهاي پايگاه داده وجود داشته باشد و از طرفي بعضي مواقع هم امكان ايجاد يك جدول بزرگ وجود ندارد پس ما مجبور به استفاده از چندين جدول هستيم كه بهترين راه براي جلوگيري از افزايش تعداد داده هاي مشترك استفاده از ارتباط فيلد مشترك است.
بعد از كار با جدول مي توانيد جدول را با استفاده از منو File و گزينه Close ببنديد.
نگاهي به بازجست:
براي مشاهده بازجستهاي هر پايگاه داده بايد بر روي شاخص Queries در پنجره Database استفاده كنيد. براي باز كردن هر بازجست مي توانيد بر روي نام آن دوبار كليك كنيد يا بد از انتخاب آن به وسيله ماوس بر روي دكمه Open در بالاي پنجره Database كليك كنيد.
هنگامي كه بازجستي را باز مي كنيد, اكسس آن بازجست را در حالت نمايش Datasheet مربوط به بازجست باز مي كند, كه كاملا مشابه حالت نمايشي Datasheet مربوط به جدول است. تنها تفوت در آن است كه حالت نمايشي Datasheet مربوط به بازجست معمولا به اندازه جدول, داده و اطلاعات ندارد. در واقع اين حالت نمايشي ميزان محدودي از داده ها را, كه مقصود اصلي از ايجاد بازجست است نمايش مي دهد. بازجست, داده ها را از يك يا چند جدول انتخاب مي كند و مي توانيد زيرمجموعه اي از داده ها را به عنوان جدول يا گزارش نمايش دهيد. در بيشتر مواقع مقدار داده هاي پايگاه داده بيشتر از آن است كه مايل به مشاهده هستيد. هدف از ايجاد بازجست, محدود كردن مقدار داده هاي به نمايش درآمده است. بازجست انتخابي از جمله متداولترين انواع بازجست ها است. بازجست انتخابي, داده ها را ميان دو يا چند جدول انتخاب كرده و نمايش مي دهد. علاوه بر حالت نمايشي Datasheet كه مانند حالت نمايشي جدول مي باشد بازجست را مي توان در حالت نمايشي Design نيز باز كرد كه مربوط به حالت طراحي بازجست است و براي رفتن به اين حالت مي توانيد درست مانند جدول رفتار كنيد و يا با انتخاب بازجست مورد نظر و كليك روي دكمه Design در بالاي پنجره Database اين حالت را نمايان كنيد.
همانطور كه مشاهده مي كنيد حالت طراحي Design مربوط به بازجست, ظاهر پيچيده اي دارد. اما بعد از آشنايي كامل با بازجست ايجاد و اجراي آن براي شما بسيار ساده خواهد بود. ايجاد بازجست در حالت طراحي Design و نمايش آن در حالت نمايشي Datasheet صورت مي پذيرد. بعد از پايان كار خود با بازجست مي توانيد بوسيله منو File و گزينه Close بازجست را ببنديد.
نگاهي به فرم:
براي مشاهده فرمهاي يك پايگاه داده, از شاخص Form در پنجره Database استفاده مي كنيم. براي مشاهده محتواي هر فرم مي توانيد در روي نا آن دوبار كليك كنيد و يا پس از انتخاب فرم مورد نظر بر روي دكمه Open در بالاي پنجره Database كليك كنيد.
بعد از باز كردن فرم مورد نظر اكسس آنرا در حالت نمايش Form يا Form View نشان خواهد داد. حالت نمايشي Form, فرم را در شكل نهايي آن نشان مي دهد و امكان ورود, اصلاح و نمايش داده ها را فراهم مي سازد. كليدهاي راهبري كه در زير اكثر حالات نمايشي وجود دارد, شماره ركورد و تعداد كل آنها را نمايش مي دهد.
چهار كليد اطراف نشانگر ركورد, براي گرداندن فرم و نمايش ركوردهاي مختلف به كار مي رود. شما مي توانيد ركوردهاي اول, بعدي, قبلي و آخري را مشاهده كنيد. شماره بين كليدها, شماره ركورد جاري كه فعلا مشاهده مي كنيد است.اگر بر روي شماره ركورد جاري, شماره ركورد جديدي را وارد كنيد اكسس در صورت وجود آن ركورد آنرا در فرم نمايش مي دهد.كليدهاي راهبري كه در منتهي اليه سمت راست قرار دارد, امكان ايجاد ركورد جديدي را با يك فرم خالي فراهم مي سازد. همانطور كه مشاهده مي كنيد كليدهاي راهبري مشابه كليدهاي كنترلي پخش صوت طراحي شده اند. با توجه كردن به شكل 52 در زير مفهوم كليدهاي راهبري را بيشتر درك خواهيد كرد.
حالت نمايشي Design در مورد Form نيز شكل فرم را نشان مي دهد. براي دسترسي به اين حالت شما مي توانيد درست مانند جدول رفتار كنيد و يا با انتخاب فرم مورد نظر بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كنيد. شايد براي شما در اين لحظه شكل آن عجيب به نظر بيايد ولي وقتي در درسهاي آتي روش ايجاد فرم را فراگرفتيد, نحوه خواندن حالت نمايشي Form را نيز خواهيد فهميد. با دستكاري در حالت نمايشي Design, مي توانيد نحوه نمايش داده هاي درون فرم را تغيير دهيد.
در درون فرم حالت نمايشي ديگري نيز وجود دارد و آن حالت نمايشي Datasheet است. كه براي دسترسي به آن بعد از باز كردن فرم مورد نظر مي توان از منو View گزينه Datasheet را انتخاب كرد.اين حالت كاملا شبيه حالت نمايشي Datasheet در جداول است. مزين حالت نمايشي Datasheet به حالت نمايشي معمولي فرم در اين است كه در اين حالت تعداد ركورد بيشتري نمايش داده مي شود در حالي كه در حالت نمايش معمولي فقط يك ركورد نمايش داده مي شود. البته در درسهاي آتي بيشتر در مورد اين حالت نمايشي صحبت خواهد شد.
بعد از پايان كار با فرم مي توانيد به وسيله منوي File و گزينه Close از فرم مورد نظر خارج شويد.
نگاهي به گزارش:
براي نمايش گزارشهاي هر پايگاه داده مي توان از شاخص Reports در پنجره Database استفاده كرد. هرچند كه مي توان گزارشها را روي صفحه نمايش بازنگري كرد ولي وقتي كه آنها را بر روي كاغذ چاپ كنيم بسيار مفيدتر خواهند بود. اگر بخواهيم قبل از چاپ محتواي گزارش را مشاهده كنيم مي توانيم بر روي نام گزارش مورد نظر دوبار كليك كنيم يا با انتخاب گزارش موردنظر بر روي دكمه Preview در بالاي پنجره Database كليك كنيم. (البته بايد توجه كرد كه گزارش تنها مختص چاپ كردن نيستند و كاربردهاي ديگري نيز دارند)
شما مي توانيد گزارشي بسازيد كه تمامي داده هاي يك جدول, چندين جدول, بازجست را نمايش دهد.با باز كردن گزارش شما آنرا در حالت Print Preview (بازنگري چاپ) به نمايش در خواهيد آورد.بازنگري چاپ گزارش را در شكل نهايي آن نشان مي دهد, اما بجاي چاپ گزارش, آنرا برروي صفحه مشاهده مي كنيد, تا قبل از چاپ گزارش از صحت آن مطمئن شويد.
در حالت Print Preview در مورد گزارش, امكان تغيير, اضافه يا حذف داده ها از پايگاه داده وجود ندارد. ولي با استفاده از آن مي توانيد مقادير مختلفي از اطلاعات را مشاهده كنيد. دقت داشته باشيد كه در هنگام حركت ماوس بر روي پنجره Print Preview, مكان نماي ماوس به يك ذره بين تبديل مي شود. در اين حالت اگر با ماوس كليك بزنيد, تصوير بزرگ شده گزارش را مشاهده مي كنيد, بدين تزتين مي توانيد گزارش را از نزديك مرور كنيد.
حالت نمايشي Design در مورد گزارش شكل آنرا نشان مي دهد.براي دسترسي به اين حالت مي توان درست مانند اجزا ديگر عمل كرد ويا با انتخاب گزارش مورد نظر بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كرد.بعدا با استفاده از حالت نمايشي Design شكل گزارش را تغيير خواهيم داد.
نگاهي به صفحه ها:
براي نمايش صفحه هاي وب موجود در يك پايگاه داده مي توانيد بر روي شاخص Pages در پنجره Database كليك كنيد. صفحه ها در يك پايگاه داده اكسس براي استخراج داده ها از جدول به يك صفحه وب مورد استفاده قرار مي گيرند درست مانند گزارش با اين اختلاف كه اين بار به جاي چاپ صفحه گزارش آنرا در يك مرورگر وب مانند IE مي تواند مشاهده كرد. من نمي خواهم زياد در مورد صفحه ها در اين قسمت توضيح دهم زيرا كاركرد آنها بسيار شبيه گزارشها مي باشند و هر كاري كه با گزارش انجام داديم مي توانيد با اين صفحه ها نيز انجام دهيد فقط به خاطر داشته باشيد كه اينها هر كدام يك صفحه وب مي باشند. در صفحه ها نيز مانند گزارش ها حالت نمايشي Design براي طراحي استفاده مي شود.
مي توان بزرگترين تفاوت بين گزارشها و صفحه ها را پوياتر بودن صفحات بيان كردن بدين معني كه شما بهتر از گزارش مي توانيد اطلاعات موجود در پايگاه داده را مرور كنيد و بين آنها حركت كنيد.
نگاهي به ماكروها:
ماكروها فهرست فراميني است كه در آنها كارهايي كه معمولا از طريق صفحه كليد انجام مي دهيد, تعريف مي شود. مثلا مي توانيد ماكرويي ايجاد كنيد كه هنگام وقوع شرايطي خاص مثل هنگامي كه ميزا فروش چيزي از تعداد يا مقدار مشخصي كمتر شود, گزارش مشخصي را چاپ كند. البته با استفاده از منوها نيز مي توانيد گزارش مورد نظر را چاپ كنيد ولي ماكرو مراحل كار را خودكار مي كند, بدين ترتيب كي توانيد با فشار كليد فرمان روي فرم, گزارش را چاپ كنيد.
به اين نكته توجه كنيد كه ماكروها اغلب به كليدهاي فرمان وصل مي شوند تا اجراي آنها براي كاربر ساده باشد چون به هرحال شما استفاده كننده هستيد و مايليد تا كارها تا حد امكان ساده انجام شود.
توجه كنيد كه كليد Run در بالاي صفحه Database ماكرو را اجرا مي كند ولي تا زماني كه نحوه عملكرد آنرا در برنامه نمي دانيد به هيچ وجه اقدام به اجراي آن نكنيد.
هرگاه بخواهيد محتويات ماكرو را از پنجره Database مشاهده كنيد بايد نام ماكرو مورد نظر را انتخاب كرده و بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كنيد كه در اين حالت حالت نمايش Design مربوط به ماكرو را مشاهده مي كنيد. فهرست اعمال ماكرو را در اين پنجره مشاهده مي كنيد به احتمال قوي اين اعمال مرموز به نظر مي رسندولي به مرور با آنها آشنا خواهيد شد.
چون ماكرو فهرست كارهاي خودكار شده است و شما هنوز نمي دانيد اكسس چه كارهايي مي تواند انجام دهد پس در اين مقطع نمي توان كار زيادي براي افزايش درك نسبت به ماكرو كرد. پس از پايان كار با ماكرو آنرا به وسيله منو File . گزينه Close ببنديد.
نگاهي به مدول ها:
مدولها برنامه هاي كاملي هستند كه با Visual Basic for Applications نوشته مي شوند, و براي خودكار كردن كارها به كار مي روند.برخلاف ماكروها كه ساده هستند برنامه كاربردي را مي توان به نحوي ايجاد كرد كه به هر حركت استفاده كننده پاسخ داده و عكس العمل نشان دهد. ما در درسهاي آينده به چگونگي كار مدولها خواهيم پرداخت ولي به دلايل زير به طور كامل آنرا توضيح نخواهيم داد:
----------------
برنامه نويسي با مدولها به مهارت هاي كامپيوتري پيشرفته اي نياز دارد كه من فكر نمي كنم تمامي مطالعه كننده هاي اين دروس به مهارتها آشنا باشند. اكسس محل خوبي براي يادگيري نحوه برنامه نويسي نيست. بسياري از افراد ساليان متمادي بدون نياز به نوشتن مدول, بصورتي موثر و كارا از اكسس استفاده مي كنند. حتي اگر بخواهيم برنامه هاي كاربردي قوي در اكسس ايجاد كنيم مي توان حتي بدون يك نياز كوچك به مدول اين كارها را انجام داد.
---------------
اگر قبلا برنامه نويسي كرده باشيد, خصوصا با يكي از زبانهاي مشابه Basic مانند Qbasic و BasicA يا Visual Basic در استفاده از مدولها مشكل خاصي نخواهيد داشت.
البته در كلاسهاي اين سايت يكي از همكاران من دروس Visual Basic را براي شما عزيران تدريس مي كنند كه بسيار مفيد و پرمحتوا مي باشد و شما تما با دنبال كردن دروس اين همكار عزيز براحتي كار با مدولها را ياد خواهيد گرفت و من نيز شما را در اين راه ياري خواهم كرد.
پس از پايان كار با مدول مي توانيد از منو File و گزينه Close اقدام به بستن مدول بكنيد.
---------------------
درس اين جلسه در اين قسمت به پايان مي رسد و شما تا حالا به طور دقيق با كاركرد اجزا پنجره Database آشنا شده ايد. در دروس بعدي به تدريج به طور حرفه اي به كار با اين اجزا روي خواهيم آورد. در درس بعدي طراحي يك پايگاه داده هاي جديد را شرح خواهم داد.
در درسهاي گذشته به طور كامل با محيط اكسس آشنا شديم و اميدوارم كه شما تمامي پايگاهاي نمونه را بررسي كرده باشيد و كاملا مفهوم كار با اكسس براي شما روشن شده باشد. درس اين جلسه يكي از مهمترين دروس در رابطه با اكسس است و شما حتما سعي كنيد به طور كامل اين درس را بفميد و حتما در مورد اين درس اگه سوالي بود بپرسيد چون واقعا فهميدن اين قسمت از اكسس كار را بسيار ساده خواهد كرد.
در اين درس ما با بخشهاي مختلف پنجره Database آشنا مي شويم و چگونگي استفاده از هر يك را توضيح خواهيم داد. مي توان گفت پنجره Database سكوي پرتاب شما به سوي Access است, تمامي فعاليتهاي كه در اكسس انجام مي شود از اين محل شروع مي شود, آشنايي با اين پنجره مي توان گفت آشنايي با خود اكسس است. بعد از يادگيري اين بخش ار اكسس شما براحتي خواهيد توانست ديگر خصوصيات پايگاه داده را ياد بگيريد. من به شما توصيه مي كنم يكي از پايگاههاي داده نمونه را باز كنيد تا هنگام درس اجزاي اصلي پنجره Database را مشاهده كنيد.
معني دقيق پايگاه داده ها
به احتمال بسيار قوي شما با مفهوم پايگاه داده آشنا هستيد ولي ما براي ادامه كار اشاره كوچكي به آن مي كنيم. شايد اساسي ترين تعريف پايگاه داده اين باشد:
پايگاه داده: مجموعه اي از داده هاي مرتبط به هم است.
در واقع اين تعريف شامل هر نوع فايل داده اي كه با آن كار مي كنيد مي شود. مثلا نامه, گزارش و كتاب مجموعه اي از داده ها به صورت كلمات مرتبط به هم است. يا فايلهاي گرافيكي داده هاي مرتبطي است متشكل از نقاط رنگي بسياري (پيكسل) كه تصوير را تشكيل مي دهند. با توجه به اينكه ممكن است تعريف بالا كمي پيچيده و عمومي تر باشد در زير اشاره به تعريفي خاص در مورد پايگاه داده در اكسس مي كنيم:
پايگاه داده اكسس: مجموعه اي است از داده هاي مرتبط و ابزارهايي كه با استفاده از آنها با داده ها كار مي كند.
بنابراين پايگاه داده در اكسس از فايلهاي داده مرتبط به يكديگري تشكيل شده است كه به همراه ابزارهايي كه شي ناميده مي شوند به شما امكان دسترسي, گردآوري و گزارش گيري از داده ها را مي دهد. هر پايگاه داده ارتباطي برخلاف انواع ديگر فايلها مجموعه هايي از داده ها را شامل مي شود كه به آنها جدول گفته مي شود. در خارج پايگاه داده, هر جدول, ممكن است بعنوان يك فايل مجزا در نظر گرفته شود. مثلا يك پايگاه داده تجاري ممكن است شامل فايل مرتب شده اي از سفارشات خريداران, فايل موجودي, فايل فهرست نشاني خريداران, فايل اطلاعات كارمندان و فايل دستمزد باشد كه تك تك اين فايلها در اكسس به صورت جدول هستند.
بدون ساخت پايگاه داده ها, هريك از اين فايلها را بايد جداگانه مديريت كرد, اما پايگاه داده ها قادر است تا در صورت وجود مقادير مشترك. اين جدولها (فايلها) را به هم مرتبط كند, مثالي در اين مورد كد مشتركي است كه در جدول مشتريان و جدول سفارشات مشتريان وجود دارد.
توجه:
اكسس پايگاه داده ارتباطي ناميده مي شود زيرا مي تواند جداول داده ها را براساس مقادير مشترك به يكديگر مرتبط كند.
جدول خريداران (فايل داده هاي خريداران)ممكن است شامل كد, نام و نشاني هر خريدار باشد. جدول سفارشها, ممكن است شامل اطلاعات سفارش هر خريدار در طي يكسال گذشته باشد. در اينجا بايد توجه كرد كه جدول سفارشها نبايد نام و نشاني خريداران را داشته باشد فقط كد آنها كافي است. اگر تمامي اطلاعات خريدار در جدول سفارش نيز موجود باشد اينكار سبب هدر رفتن وقت و وجود اطلاعات مشابه و تكراري بسيار خواهد شد و همچنين در موقعي كه مثلا نشاني خريدار عوض مي شود بايد تمامي سفارشها را چك كرد و همه را عوض كرد ولي در موقعي كه فقط كد در جدول سفارشها مي باشد نيازي به تغيير در جدول سفارشها نيست و فقط بايد جدول خريدار عوض شود.
در شكل 41 يعني شكل زير اين مطلب به طور كامل نشان داده شده است يعني ارتباط بين جدول خريداران و جدول سفارشات مشخص است. ممكن است جدول متعدد ديگري نيز وجود داشته باشد. در هر پايگاه داده, تقريبا هر جدولي از طريق داده ها و اطلاعات مشترك به يك يا چند جدول ديگر مرتبط مي شود در مثال زير اين داده مشترك در دو جدول كد خريدار است.
هر پايگاه داده, علاوه بر جداول, شي هاي ديگري نيز دارد. هرچند كه شايد جداول يك پايگاه داده مهمترين شي آن باشد (جداول, داده هاي پايگاه داده را نگهداري مي كنند). اشياي ديگر در پنجره Database ما را در مديريت, پهنگام سازي و گزارش گيري از جداول همياري مي كنند. اكثر پايگاههاي داده اكسس از بجز جدولها كه در تمام پايگاهها موجود است از بيشتر عناصر پنجره Database نيز استفاده مي كنند.
توجه:
هر از چند گاهي به پنجره پايگاه داده, ظرف پايگاه داده نيز گفته مي شود زيرا تمامي اشياي پايگاه داده را شامل مي شود.
حال هر يك از اجزا در پنجره Database را به طور مختصر توضيح مي دهيم:(اين اجزا در زير ستون Objects قرار دارند و به اجزاي اصلي مشهورند)
---------------------
1-جدولها(Tables):
مجموعه اي از داده ها را كه به يك موضوع مشخص مربوط هستند در خود نگهداري مي كنند. مثلا اگر يك سيستم حسابداري خانگي ايجاد كنيد بايد جدولي براي درآمدها, جدولي براي مخارج, جدولي براي هزينه هاي مشخص و غيره ايجاد كنيد.
2-بازجست ها(Queries):
زيرمجموعه اي از داده ها را ايجاد مي كند, كه براي گزارشگيري و جستجو قابل استفاده مي باشند. مثلا اگر شما بخواهيد كليه مخارجي را كه در 10 روز آتي پرداخت شده اند را بدست آوريد بايد از بازجست استفاده كنيد.
3-فرمها(Forms):
صفحه اي گرافيكي براي ورود داده ها يا نمايش آنها را نشان مي دهد كه از فرمهاي كاغذي تقليد شده است. فرم, روش ساده اي است براي مشاهده تمام يا بخشي از داده ها. مثلا شما مي توانيد يك فرم مانند صفحه چك درست كنيد و هر وقت چكي پرداخت كرديد در وارد كردن صورتحساب يك چك معمولي را در صفحه پر كنيد.
4-گزارشها(Reports):
فهرست شكل بندي شده اي از داده ها را چاپ مي كند. يك گزارش ممكن از مواردي از يكي از جداول, فهرستي از اقلام انتخاب شده, تمامي اقلام يك جدول يا فهرستي از مقادير گوناگون از جداول مختلف را چاپ كند. مثلا شما ميتوانيد در حسابداري خانه گزارشي از كليه بدهي هايتان بگيريد.
5-صفحه ها(Pages):
عملي مشابه گزارشگيري را انجام مي دهد با اين تفاوت كه در اين حالت گزارش به صورت يك صفحه اينترنتي به بيرون داده مي شود و موارد استفاده آن در طراحي صفحات اينترنتي است.
6-ماكروها(Macros):
بسياري از كارهاي متداول اكسس را خودكار مي كند. مانند مرتب كردن داده ها, ايجاد گزارشها و ايجاد سرجمع ها. مثلا سيستم پايگاه داده حسابداري خانه مي تواند ماكرويي براي محاسبه گردش پولي در يك ماه داشته باشد.
7-مدولهاي برنامه(Macros):
قابليت خودكار كردن اكسس و ايجاد سيستم هاي آماده براي كار را فراهم مي كند, بطوري كه براي افرادي كه چيزي از اكسس نميدانند قابل استفاده باشد. زماني كه برنامه اي براي اكسس مي نويسيد, در واقع آن را براي انجام كارهاي پيچيده اي برنامه ريزي مي كنيدكه از طريق منوها و ماكروها بخودي خود امكان انجام آن نيست. در واقع ماكروهاي اكسس شكلي از مدولهاي ترجمه شده هستند, بدين معني كه ماكروها شما را در راستاي تمامي اطلاعات لازم براي تكميل يك فرمان Visual Basic for Applications هدايت مي كنند. برخي افراد پس از سالها استفاده از اكسس هيچگاه به مدول نويسي نيازي نداشته اند. اگر سابقه برنامه نويسي نداشته باشيد, نوشتن برنامه دشوار است. ولي به نظر من شما فقط در واقع خيلي پيچيده به مدولها نياز خواهيد داشت.
---------------------
توجه به اين نكته ضروري است كه پايگاه داده ممكن است پيوسته در حال تغيير باشد. مثلا شما با توجه به نيازهايي كه پيش مي آيد اقدام به ساخت جدولهاي جديد و ايجاد گزارشهاي ديگري كنيد. در شكل 42 در زير شما شش شي پايگاه داده را كه تركيب آنها پايگاه داده مستقلي را شكل مي دهد, مشاهده مي كنيد. شايد يكي از مشكلترين چيزهائي كه در هنگام كار با اكسس بايد راجع به آن تصميم گيري كنيد اين است كه چه وقت مجموعه اي از اطلاعات را در پايگاه داده جديد يا پايگاه داده موجود قرار دهيم.
پايگاه داده مي تواند هدفي گسترده داشته باشد, هر پايگاه داده معمولا يك برنامه كاربردي است. در مثالهاي زير به كاربردهاي پايگاه داده هاي خاص اشاره اي مي شود:
1-اگر بخواهيد حسابهاي شما با يكديگر بده-بستان يا تعامل داشته باشند, حساب دفتر كل به يك پايگاه داده مجزا احتياج دارد. هنگامي كه از حسابي پرداختي انجام مي دهيد, مي خواهيد تا هم در جدول پرداختها و هم در جدول حسابها منعكس شود.
2-اگر بخواهيم يك سيستم مستقل پرداخت دستمزد داشته باشيد, بطوري كه بخش پرداخت دستمزد منحصرا براي پرداخت چك و نگهداري سوابق پرداخت مورد استفاده قرار گيرد, سيستم دستمزد نيز يك پايگاه داده مجزا نياز دارد.
3-نرم افزار بودجه بندي, براي بودجه بندي هريك از حسابهاي خانه, از قبيل پرداختهاي قبض, حساب اتومبيل و گزارش گيري از تمامي حسابها, به يك پايگاه داده مجزا نيازمند است.
4-يك سيستم كنترل موجودي به پايگاه داده اي نيازمند است تا بتواند ثبتهاي موجودي مربوط به شركت را پيگري, بهنگام و نگهداري كند.
بايد توجه داشت كه فهرست بالا تنها چند مورد مثال خاص مي باشد كه بسيار مختصر است و فقط براي آشنايي ذكر شده اند. به طور كلي بايد ذكر كرد هر يك از جداولي كه به نوعي با هم در ارتباط هستند بايد در يك پايگاه داده قرار داده شوند.
استفاده از اجزا’ پنجره Database:
هنگامي كه يك پايگاه داده جديد ايجاد مي كنيد, اكسس يك پنجره Database خالي را نمايش مي دهد كه براي هر يك از هفت شي پايگاه داده در آن شاخصي وجود دارد.اگر قصد كار كردن با هر يك از اين هفت شاخص را داريد بايد بر روي آن كليك كنيد مثلا اگر قصد ايجاد ماكرو را داريد بايد بر روي گزينه Macros در پنجره Database كليك كنيد. بسته به انتخابي كه شما از شاخصها مي كنيد در بالاي پنجره Database كليدهاي فرمان مختلفي نمايش داده مي شود كه در زير به طور مختصر به معرفي آنها مي پردازيم:
---------------------
1-باز كردن(Open): براي باز كردن شي موجود مثلا باز كردن يك جدول يا يك فرم
2-طراحي(Design):براي ايجاد تغيير در شي كه با انتخاب اين فرمان حالت نمايشي Design پديدار مي شود مثلا شما اگر بعد از ايجاد يك فرم قصد ايجاد تغيير در آن را داشتيد بايد بر روي Design كليك كنيد.
3-جديد(New):براي ايجاد شي جديد مثلا ايجاد جدولي جديد
4-بازنگري(Preview):
اين فرمان فقط در قسمت گزارش وجود دارد و براي مشاهده گزارش قبل از چاپ مي باشد.
5-اجرا(Run):يك فرمان در شاخصهاي ماكرو و مدول وجود دارد و براي اجراي يك ماكرو يا مدول(برنامه) به كار مي رود.
6-حذف(Delete): در تمامي شاخصها موجود است و براي حذف شي به كار مي رود. اين راحترين قسمت است.
7-مرتب سازي: چهار گزينه بعدي كه در همه شاخصها موجود است براي مرتب سازي اشيا به كار مي رود و درست مانند مرتب سازي آيكونها در ويندوز عمل مي كند.
---------------------
هنگامي كه شي جديدي ايجاد مي كنيد بايد آنرا نامگذاري كنيد. مي توانيد نامهايي با حداكثر درازي 64 كاراكتر(حرف و عدد), كه در آن فاصله نيز مي توان استفاده كرد اختيار كنيد.با ايجاد و نامگذاري يك شي آن شي در پنجره Database نمايش داده خواهد شد.
درس اين جلسه تا بدينجا بود در درس بعدي در مورد هر يك از شاخصها به طور مفصلتر بحث خواهيم كرد. پیشنهاد می کنیم قبل از آنکه به درس بعدی بروید اجزايي كه ياد گرفتيد آشنايي كامل پيدا كنيد.
نگاهی کلی به اجزای اصلی
در درس پيش با مفهوم پايگاه داده آشنا شديم و تا حدودي به جزئيات پنجره Database پرداختيم و آشنايي لازم را با دكمه هاي اين پنجره پيدا كرديم در اين قسمت درس قصد داريم تا پنجره Database را بيشتر از قبل بررسي و تحليل كنيم. اين درس در واقع ادامه درس قبلي مي باشد پس اين درس نيز از نظر اهميت داراي درجه بالايي است.
نگاهي به جداول:
اگر پايگاه داده, هيچ شي ديگري نداشته باشد, همواره بايد حداقل يك جدول داشته باشد. داده هاي پايگاه داده را جدول نگهداري مي كند. همانطوري كه در درس قبل اشاره شد,جداول اغلب با مقادير داده مشترك به يكديگر مرتبط مي شوند, به ترتيبي كه دو يا چند جدول نبايد داده هاي زيادي يا تكراري داشته باشند. براي نمايش اسامي جداول موجود در پايگاه داده بر روي شاخص Tables در پنجره Database كليك كنيد. براي باز كردن و مشاهده محتويات هر جدول مي توانيد بر روي نام آن جدول دوبار كليك كنيد. كه در اين حالت Access جدول را در حالت نمايش Datasheet يا كاربرگ باز مي كند,كه در اين حالت شما مي توانيد داده هاي موجود در جدول را مشاهده كنيد.
معمولا در حالت نمايشي كاربرگ تمامي داده هاي يك سطر جدول در صفحه نمايش جا نمي گيرد. براي مشاهده بقيه داده هاي هر سطر مي توانيد از ميله هاي گردش افقي پنجره در زير آن استفاده كنيد و به چپ و راست برويد.
جدول براي مشاهده و كار با آن, به حالات ديگري هم براي نمايش نياز دارد. در حاليكه حالت نمايشي Datasheet يا كاربرگ امكان مشاهده, افزودن, حذف و اصلاح داده هاي جدول را مي دهد, حالت نمايشي طراحي كه در اكسس با عنوان Design view شناخته مي شود امكان تغيير شكل جدول و طراحي خود جدول را فراهم مي كند. البته وقتي كه بيشتر راجع به ساختار جدول صحبت كرديم شما تصوير بهتري از حالت طراحي خواهيد داشت. به طور كلي حالت Datasheet براي اضافه كردن و مشاهده داده ها و حالت طراحي براي طراحي و تغيير خود جدول نه داده ها به كار مي رود.
براي ديدن جدول در حالت نمايشي طراحي يا Design مي توانيد جدول خود را انتخاب كرده و سپس بر روي دكمه design در بالاي پنجره Database كه قبلا معرفي شد كليك كنيد. بعد از باز كردن پنجره در حالت Design ملاحظه خواهيد كرد كه در اين حالت هيچ خبري از داده هاي موجود در جدول نيست و فقط شكل جدول در اين حالت در دسترس است.
اگر جدول را در حالت Datasheet باز كرده ايد و قصد رفتن به حالت design را داريد اين كار را مي توانيد با استفاده از منو view و انتخاب دو حالت Datasheet view و Design view انجام دهيد و به راحتي بين دو حالت جدول حركت كنيد.
جدول ساختاري مشخص و اكيد دارد. داده هاي جدول در داخل جدول درون سطرها و ستونها جدول قرارگرفته و سازماندهي مي شوند كه به اين سطرها و ستونها به ترتيب ركورد و فيلد گفته مي شود(حتما به خاطر بسپاريد سطر در معناي ركورد و ستون در معناي فيلد به كار مي رود.)
هر ركورد جدول بيانگر يك داده مستقل است. مثلا: در جدول اقلام موجودي در انبار هر ركورد جدول نشان دهنده يكي از انواع قطعات موجود در انبار است.هر فيلد ركورد, نشانه دهنده جزيي از داده هاي مربوط به هر قطعه, مانند شماره قطعه, تعداد و شرح است. اگر قطعه اي 32 عدد موجود باشد, ركورد قطعه فقط يك بار در جدول تكرار مي شود اما ميزان موجودي در فيلد تعداد منعكس مي شود. با توجه كردن به شكل 51 زير بيشتر مفهوم اين بيان را خواهيد فهميد.
اين كه تمامي ركوردها, فيلدهاي مشابهي دارند, به اين معني نيست كه تمامي فيلدهاي هر ركورد بايد پر باشد. مثلا يك جدول موجودي, ممكن است فيلدي به نام قيمت خرده فروشي داشته باشد, ولي فقط تعداد اندكي از ركوردها, مقداري را در اين فيلد نگه داشته باشند. بنابراين برخي از ركوردها قيمت خرده فروشي ندارند عليرغم اينكه پاره اي از ركوردهاي جدول, قيمت خرده فروشي دارند.
توجه به اين نكته ضروري است كه فيلد مشترك مانند شماره قطعه يا كد مشتري, مبناي ارتباط بين دو جدول مرتبط را تشكيل مي دهد و امكان خالي رد كردن اين فيلدها داده نمي شود.
وجود فيلد مشتركي كه دو جدول را به يكديگر مرتبط مي كند, بدين معني است كه امكان رهائي كامل از داده هاي تكراري وجود ندارد. براي دو جدول مرتبط, داده ها بايد تكرار شوند زيرا هر دو جدول بايد فيلدهاي مشتركي براي ارتباط داشته باشند. شايد اگر براي تمامي داده ها يك جدول بزرگ ايجاد كنيد, مجبور به داشتن فيلدهاي تكراري نباشيد, اما با اينكار زمان زيادي را در ورود داده ها هدر خواهيد داد, چون در هر ركورد بايد تمامي فيلدهاي پايگاه داده وجود داشته باشد و از طرفي بعضي مواقع هم امكان ايجاد يك جدول بزرگ وجود ندارد پس ما مجبور به استفاده از چندين جدول هستيم كه بهترين راه براي جلوگيري از افزايش تعداد داده هاي مشترك استفاده از ارتباط فيلد مشترك است.
بعد از كار با جدول مي توانيد جدول را با استفاده از منو File و گزينه Close ببنديد.
نگاهي به بازجست:
براي مشاهده بازجستهاي هر پايگاه داده بايد بر روي شاخص Queries در پنجره Database استفاده كنيد. براي باز كردن هر بازجست مي توانيد بر روي نام آن دوبار كليك كنيد يا بد از انتخاب آن به وسيله ماوس بر روي دكمه Open در بالاي پنجره Database كليك كنيد.
هنگامي كه بازجستي را باز مي كنيد, اكسس آن بازجست را در حالت نمايش Datasheet مربوط به بازجست باز مي كند, كه كاملا مشابه حالت نمايشي Datasheet مربوط به جدول است. تنها تفوت در آن است كه حالت نمايشي Datasheet مربوط به بازجست معمولا به اندازه جدول, داده و اطلاعات ندارد. در واقع اين حالت نمايشي ميزان محدودي از داده ها را, كه مقصود اصلي از ايجاد بازجست است نمايش مي دهد. بازجست, داده ها را از يك يا چند جدول انتخاب مي كند و مي توانيد زيرمجموعه اي از داده ها را به عنوان جدول يا گزارش نمايش دهيد. در بيشتر مواقع مقدار داده هاي پايگاه داده بيشتر از آن است كه مايل به مشاهده هستيد. هدف از ايجاد بازجست, محدود كردن مقدار داده هاي به نمايش درآمده است. بازجست انتخابي از جمله متداولترين انواع بازجست ها است. بازجست انتخابي, داده ها را ميان دو يا چند جدول انتخاب كرده و نمايش مي دهد. علاوه بر حالت نمايشي Datasheet كه مانند حالت نمايشي جدول مي باشد بازجست را مي توان در حالت نمايشي Design نيز باز كرد كه مربوط به حالت طراحي بازجست است و براي رفتن به اين حالت مي توانيد درست مانند جدول رفتار كنيد و يا با انتخاب بازجست مورد نظر و كليك روي دكمه Design در بالاي پنجره Database اين حالت را نمايان كنيد.
همانطور كه مشاهده مي كنيد حالت طراحي Design مربوط به بازجست, ظاهر پيچيده اي دارد. اما بعد از آشنايي كامل با بازجست ايجاد و اجراي آن براي شما بسيار ساده خواهد بود. ايجاد بازجست در حالت طراحي Design و نمايش آن در حالت نمايشي Datasheet صورت مي پذيرد. بعد از پايان كار خود با بازجست مي توانيد بوسيله منو File و گزينه Close بازجست را ببنديد.
نگاهي به فرم:
براي مشاهده فرمهاي يك پايگاه داده, از شاخص Form در پنجره Database استفاده مي كنيم. براي مشاهده محتواي هر فرم مي توانيد در روي نا آن دوبار كليك كنيد و يا پس از انتخاب فرم مورد نظر بر روي دكمه Open در بالاي پنجره Database كليك كنيد.
بعد از باز كردن فرم مورد نظر اكسس آنرا در حالت نمايش Form يا Form View نشان خواهد داد. حالت نمايشي Form, فرم را در شكل نهايي آن نشان مي دهد و امكان ورود, اصلاح و نمايش داده ها را فراهم مي سازد. كليدهاي راهبري كه در زير اكثر حالات نمايشي وجود دارد, شماره ركورد و تعداد كل آنها را نمايش مي دهد.
چهار كليد اطراف نشانگر ركورد, براي گرداندن فرم و نمايش ركوردهاي مختلف به كار مي رود. شما مي توانيد ركوردهاي اول, بعدي, قبلي و آخري را مشاهده كنيد. شماره بين كليدها, شماره ركورد جاري كه فعلا مشاهده مي كنيد است.اگر بر روي شماره ركورد جاري, شماره ركورد جديدي را وارد كنيد اكسس در صورت وجود آن ركورد آنرا در فرم نمايش مي دهد.كليدهاي راهبري كه در منتهي اليه سمت راست قرار دارد, امكان ايجاد ركورد جديدي را با يك فرم خالي فراهم مي سازد. همانطور كه مشاهده مي كنيد كليدهاي راهبري مشابه كليدهاي كنترلي پخش صوت طراحي شده اند. با توجه كردن به شكل 52 در زير مفهوم كليدهاي راهبري را بيشتر درك خواهيد كرد.
حالت نمايشي Design در مورد Form نيز شكل فرم را نشان مي دهد. براي دسترسي به اين حالت شما مي توانيد درست مانند جدول رفتار كنيد و يا با انتخاب فرم مورد نظر بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كنيد. شايد براي شما در اين لحظه شكل آن عجيب به نظر بيايد ولي وقتي در درسهاي آتي روش ايجاد فرم را فراگرفتيد, نحوه خواندن حالت نمايشي Form را نيز خواهيد فهميد. با دستكاري در حالت نمايشي Design, مي توانيد نحوه نمايش داده هاي درون فرم را تغيير دهيد.
در درون فرم حالت نمايشي ديگري نيز وجود دارد و آن حالت نمايشي Datasheet است. كه براي دسترسي به آن بعد از باز كردن فرم مورد نظر مي توان از منو View گزينه Datasheet را انتخاب كرد.اين حالت كاملا شبيه حالت نمايشي Datasheet در جداول است. مزين حالت نمايشي Datasheet به حالت نمايشي معمولي فرم در اين است كه در اين حالت تعداد ركورد بيشتري نمايش داده مي شود در حالي كه در حالت نمايش معمولي فقط يك ركورد نمايش داده مي شود. البته در درسهاي آتي بيشتر در مورد اين حالت نمايشي صحبت خواهد شد.
بعد از پايان كار با فرم مي توانيد به وسيله منوي File و گزينه Close از فرم مورد نظر خارج شويد.
نگاهي به گزارش:
براي نمايش گزارشهاي هر پايگاه داده مي توان از شاخص Reports در پنجره Database استفاده كرد. هرچند كه مي توان گزارشها را روي صفحه نمايش بازنگري كرد ولي وقتي كه آنها را بر روي كاغذ چاپ كنيم بسيار مفيدتر خواهند بود. اگر بخواهيم قبل از چاپ محتواي گزارش را مشاهده كنيم مي توانيم بر روي نام گزارش مورد نظر دوبار كليك كنيم يا با انتخاب گزارش موردنظر بر روي دكمه Preview در بالاي پنجره Database كليك كنيم. (البته بايد توجه كرد كه گزارش تنها مختص چاپ كردن نيستند و كاربردهاي ديگري نيز دارند)
شما مي توانيد گزارشي بسازيد كه تمامي داده هاي يك جدول, چندين جدول, بازجست را نمايش دهد.با باز كردن گزارش شما آنرا در حالت Print Preview (بازنگري چاپ) به نمايش در خواهيد آورد.بازنگري چاپ گزارش را در شكل نهايي آن نشان مي دهد, اما بجاي چاپ گزارش, آنرا برروي صفحه مشاهده مي كنيد, تا قبل از چاپ گزارش از صحت آن مطمئن شويد.
در حالت Print Preview در مورد گزارش, امكان تغيير, اضافه يا حذف داده ها از پايگاه داده وجود ندارد. ولي با استفاده از آن مي توانيد مقادير مختلفي از اطلاعات را مشاهده كنيد. دقت داشته باشيد كه در هنگام حركت ماوس بر روي پنجره Print Preview, مكان نماي ماوس به يك ذره بين تبديل مي شود. در اين حالت اگر با ماوس كليك بزنيد, تصوير بزرگ شده گزارش را مشاهده مي كنيد, بدين تزتين مي توانيد گزارش را از نزديك مرور كنيد.
حالت نمايشي Design در مورد گزارش شكل آنرا نشان مي دهد.براي دسترسي به اين حالت مي توان درست مانند اجزا ديگر عمل كرد ويا با انتخاب گزارش مورد نظر بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كرد.بعدا با استفاده از حالت نمايشي Design شكل گزارش را تغيير خواهيم داد.
نگاهي به صفحه ها:
براي نمايش صفحه هاي وب موجود در يك پايگاه داده مي توانيد بر روي شاخص Pages در پنجره Database كليك كنيد. صفحه ها در يك پايگاه داده اكسس براي استخراج داده ها از جدول به يك صفحه وب مورد استفاده قرار مي گيرند درست مانند گزارش با اين اختلاف كه اين بار به جاي چاپ صفحه گزارش آنرا در يك مرورگر وب مانند IE مي تواند مشاهده كرد. من نمي خواهم زياد در مورد صفحه ها در اين قسمت توضيح دهم زيرا كاركرد آنها بسيار شبيه گزارشها مي باشند و هر كاري كه با گزارش انجام داديم مي توانيد با اين صفحه ها نيز انجام دهيد فقط به خاطر داشته باشيد كه اينها هر كدام يك صفحه وب مي باشند. در صفحه ها نيز مانند گزارش ها حالت نمايشي Design براي طراحي استفاده مي شود.
مي توان بزرگترين تفاوت بين گزارشها و صفحه ها را پوياتر بودن صفحات بيان كردن بدين معني كه شما بهتر از گزارش مي توانيد اطلاعات موجود در پايگاه داده را مرور كنيد و بين آنها حركت كنيد.
نگاهي به ماكروها:
ماكروها فهرست فراميني است كه در آنها كارهايي كه معمولا از طريق صفحه كليد انجام مي دهيد, تعريف مي شود. مثلا مي توانيد ماكرويي ايجاد كنيد كه هنگام وقوع شرايطي خاص مثل هنگامي كه ميزا فروش چيزي از تعداد يا مقدار مشخصي كمتر شود, گزارش مشخصي را چاپ كند. البته با استفاده از منوها نيز مي توانيد گزارش مورد نظر را چاپ كنيد ولي ماكرو مراحل كار را خودكار مي كند, بدين ترتيب كي توانيد با فشار كليد فرمان روي فرم, گزارش را چاپ كنيد.
به اين نكته توجه كنيد كه ماكروها اغلب به كليدهاي فرمان وصل مي شوند تا اجراي آنها براي كاربر ساده باشد چون به هرحال شما استفاده كننده هستيد و مايليد تا كارها تا حد امكان ساده انجام شود.
توجه كنيد كه كليد Run در بالاي صفحه Database ماكرو را اجرا مي كند ولي تا زماني كه نحوه عملكرد آنرا در برنامه نمي دانيد به هيچ وجه اقدام به اجراي آن نكنيد.
هرگاه بخواهيد محتويات ماكرو را از پنجره Database مشاهده كنيد بايد نام ماكرو مورد نظر را انتخاب كرده و بر روي دكمه Design در بالاي پنجره Database كليك كنيد كه در اين حالت حالت نمايش Design مربوط به ماكرو را مشاهده مي كنيد. فهرست اعمال ماكرو را در اين پنجره مشاهده مي كنيد به احتمال قوي اين اعمال مرموز به نظر مي رسندولي به مرور با آنها آشنا خواهيد شد.
چون ماكرو فهرست كارهاي خودكار شده است و شما هنوز نمي دانيد اكسس چه كارهايي مي تواند انجام دهد پس در اين مقطع نمي توان كار زيادي براي افزايش درك نسبت به ماكرو كرد. پس از پايان كار با ماكرو آنرا به وسيله منو File . گزينه Close ببنديد.
نگاهي به مدول ها:
مدولها برنامه هاي كاملي هستند كه با Visual Basic for Applications نوشته مي شوند, و براي خودكار كردن كارها به كار مي روند.برخلاف ماكروها كه ساده هستند برنامه كاربردي را مي توان به نحوي ايجاد كرد كه به هر حركت استفاده كننده پاسخ داده و عكس العمل نشان دهد. ما در درسهاي آينده به چگونگي كار مدولها خواهيم پرداخت ولي به دلايل زير به طور كامل آنرا توضيح نخواهيم داد:
----------------
برنامه نويسي با مدولها به مهارت هاي كامپيوتري پيشرفته اي نياز دارد كه من فكر نمي كنم تمامي مطالعه كننده هاي اين دروس به مهارتها آشنا باشند. اكسس محل خوبي براي يادگيري نحوه برنامه نويسي نيست. بسياري از افراد ساليان متمادي بدون نياز به نوشتن مدول, بصورتي موثر و كارا از اكسس استفاده مي كنند. حتي اگر بخواهيم برنامه هاي كاربردي قوي در اكسس ايجاد كنيم مي توان حتي بدون يك نياز كوچك به مدول اين كارها را انجام داد.
---------------
اگر قبلا برنامه نويسي كرده باشيد, خصوصا با يكي از زبانهاي مشابه Basic مانند Qbasic و BasicA يا Visual Basic در استفاده از مدولها مشكل خاصي نخواهيد داشت.
البته در كلاسهاي اين سايت يكي از همكاران من دروس Visual Basic را براي شما عزيران تدريس مي كنند كه بسيار مفيد و پرمحتوا مي باشد و شما تما با دنبال كردن دروس اين همكار عزيز براحتي كار با مدولها را ياد خواهيد گرفت و من نيز شما را در اين راه ياري خواهم كرد.
پس از پايان كار با مدول مي توانيد از منو File و گزينه Close اقدام به بستن مدول بكنيد.
---------------------
درس اين جلسه در اين قسمت به پايان مي رسد و شما تا حالا به طور دقيق با كاركرد اجزا پنجره Database آشنا شده ايد. در دروس بعدي به تدريج به طور حرفه اي به كار با اين اجزا روي خواهيم آورد. در درس بعدي طراحي يك پايگاه داده هاي جديد را شرح خواهم داد.