آموزش مایکروسافت اكسس ( بخش اول )

[TAHA]

مقدمه

مديريت پايگاه داده ها (چه داده هاي متني يا تصويري يا غيره) شايد مهمترين كاربردي بوده است كه همواره از كامپيوترهاي تجاري خواسته شده است. به همين دليل در چند سال گذشته قبل از ظهور محيطهاي مبتني بر رابط گرافيكي شاهد حكومت زبان cobol بر امپراطوري كامپيوتر بوديم.

بعد از اين امر ظهور برنامه dBase و فروش حيرت آور آن خبر از همين احتياج مبرم به پايگاه داده ها مي داد.
باز در اين عرصه نيز شركت مايكروسافت بيكار ننشست و Access كه كاستيها و اشكالات برنامه هاي قبلي را برطرف نموده و كار با داده ها را به صورت فوق العاده اي راحت تر ميکند عرضه کرد.

اين برنامه كه همراه با كار در محيط كاملا گرافيكي ويندوز حتي قابليت نصب در شبكه و internet را نيز دارد بدون شك يك نياز شركتهاي تجاري, برنامه نويسان, طراحان صفحات وب و حتي براي اشخاص معمولي براي كنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.

ما در اين دوره آموزشي شما را با قابليت access آشنا كرده و شايد اگر اغراق نكرده باشم شما را استاد اين برنامه بي نظير خواهيم كرد شما نيز لحظه به لحظه به آشنايي با قابليتهاي اين برنامه مطمئنا مشتاق ياگيري هرچه سريع آن خواهيد شد.
قابل ذكر است كه ما در اين دوره برنامه اكسس 2000 را براي آموزش انتخاب كرده ايم كه البته نسخه هاي ديگر اين برنامه فرق چنداني با نسخه 2000 آن ندارد و شما مي توانيد با يادگيري اين نسخه با ان نيز به راحتي كار كنيد. (البته توصيه خود من به استفاده از نسخه 2000 است)

آشنايي با اكسس

اكسس كه يكي از برنامه هاي موجود در بسته نرم افزاري آفيس( Microsoft Office ) است براي ساماندهي و كنترل و مديريت پايگاه داده ايجاد شده است.
اين برنامه داراي قابليتهاي بسيار است , مانند ايجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه.
به عنوان مثال وقتي شما مي خواهيد اطلاعات موجود در يك چك را در كامپيوتر خود ذخيره كنيد شما با استفاده از برنامه اكسس مي توانيد صفحه ای درست همانند صفحه چك ايجاد كنيد و اطلاعات را به صورت كاملا گرافيكي در آن وارد كنيد.
شما پس از ايجاد پايگاه داده هايتان حتي مي توانيد از آنها گزارش گرفته و يا در بين اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامي اين امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ايجاد خواهيدكرد.
از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودي مي توان به استفاده آن در قسمت حسابداري يك شركت و يا نگهداري اطلاعات اشخاص عضو در سايتتان و حتي نگهداري اطلاعات كارمندان (حتي عكس آنها) و موارد بسيار متنوع ديگر اشاره کرد.
شما پس از ايجاد اين پايگاه داده حتي مي توانيد آن را در شبكه در اختيار ديگران قرار داده يا بر روي آن كليد رمز گذاشته يا حتي در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسي هر كاربر را تعيين كنيد.
روش ادامه درس ما در جلسات بعدي به صورت زير خواهد بود:

ابتدا آشنايي با محيط اكسس و تسلط كامل بر آن
كار با help برنامه(به صورت مختصر)
آشنايي با پايگاه داده هاي نمونه
بررسي و كار با اجزاي اصلي
طراحي يك پايگاه داده جديد
كار با جدولها
كار با داده ها
كار با بازجست ها ( Query )
كار با فرمهاي ورود اطلاعات
كار با گزارشها
خودكارسازي با ماكروها
برنامه نويسي با مدولها
كاربرد پيشرفته اجزاي اكسس
حفظ امنيت در پايگاه داده
كار با برنامه هاي كمكي اكسس

سوالات خود را به طور كامل بيان كنيد تا امكان پاسخگويي به آنها باشد.

برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد

شروع کار با اکسس

در درس قبل با قابليتها و كاربردهاي اكسس آشنا شديد و ضرورت استفاده از اين برنامه در جهات مختلف زندگي آشنا شديد و با توجه به كاركرد راحت اكسس و شي گرا بودن آن اكسس نسبت به برنامه هاي ديگر مديريت پايگاه داده ها امتيازات بيشتري دارد.

مفهوم شي گرائي:

وقتي كه در مورد يك برنامه از مفهوم شي گرايي صحبت مي كنيم يعني در هنگام كار با آن همواره با شي هاي مختلف سروكار داريد و حتما لازم نيست كه زبان برنامه نويسي خاصي بلد باشيد يعني در واقع شي گرايي كنترل و مديريت اشيا و نحوه قرارگيري آنها به جاي استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتي ما مي خواهيم در محيطي مانند faxpro يك دكمه ايجاد كنيم كه هنگام فشاردادن آن اطلاعات كاربري مشتري در جدول ثبت شود بايد دستورات بسيار پيچيده و ويژه اي بنويسيم ولي در محيط اكسس كافي است از قسمت ابزار با استفاده از شي دكمه (وسيله اي جهت ساخت دكمه هاي مختلف) اين دكمه را به راحتي ايجاد مي كنيم .

آغاز كار با اكسس:

شما بعد از نصب بسته نرم افزاري آفيس مي توانيد با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محيط اكسس شويد. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممكن است برنامه اكسس در قسمت ذكر شده نباشد و به صورت معمول اين برنامه در اين قسمت قرار مي گيرد.


با وارد شدن به محيط اكسس با پنجره اي مانند شكل 21 ظاهر مي شود كه به شما امكان مي دهد تا آنچه را كه مي خواهيد انجام دهيد انتخاب كنيد.گزينه هاي موجود در اين قسمت به ترتيب زير است:

1- Blank access database : با استفاده از اين گزينه شما مي توانيد يك پايگاه داده جديد ايجاد كنيد. 2

- access database wizards : با استفاده از اين گزينه شما مي توانيد با استفاده از جادوگر اكسس كه كار شما را بسيار آسانتر مي كند يك پايگاه داده بسازيد (بعدا به طور مفصل توضيح خواهم داد)

3- open an exiting file: با اين گزينه شما مي توانيد پايگاه داده اي را كه قبل ايجاد كرده ايد براي ايجاد تغييرات دوباره باز كنيد.

4- از كادر زير قسمت 3 شما مي توانيد پايگاه داده اي را كه به تازگي برروي آن كار كرده ايد باز كنيد. بعد از انتخاب گزينه مورد نظر شما بايد با زدن Ok به مرحله بعدي برويد. اگر هر خواستيد با زدن دكمه Cancel به محيط اكسس وارد شويد. (فعلا براي آشنايي با محيط اكسس Cancel را بزيند)
ضمن قابل ذكر است كه براي ساختن پايگاه داده جديد آنرا بايد در همان ابتدا ذخيره كنيد و اينگونه نيست كه بعد از پايان كار آنرا ذخيره كنيد.

آشنايي با محيط كار:


محيط كار اكسس همانطور كه در شكل 22 مي بينيد بسيار شبيه محيطهاي ديگر ويندوز است و كار با آن بسيار آسان است. حال به صورت كوتاه به معرفي قسمتهاي مختلف محيط كار مي پردازيم:


- ميله عنوان (Title bar): عنوان پايگاه داده در حال كار در اين قسمت ثبت مي شود و همچنين كنترل پنجره اكسس از همين قسمت صورت مي گيرد(چون فرض ما بر اين است كه شما بر محيط ويندوز و كنترل پنجره ها مسلط هستيد نياز به توضيح بيشتر نيست)

2- ميله منو (Menu bar): در اين ميله شما به وسيله منوهاي مختلف اقدام به ايجاد. كنترل و ويرايش پايگاه داده مي كنيد. در زير توضيح كوتاهي در مورد هر منو آمده است.

------------------

الف) File (فايل): فرامين لازم براي بازكردن و بستن پايگاه داده. دريافت داده از ساير پايگاه داده ها. ذخيره داده ها. تغيير خصوصيات پايگاه داده. چاپ و غيره ب) Edit (ويرايش): فرامين لازم براي ويرايش و وارد كردن داده ها
پ) View (مشاهده): فرامين لازم براي انتخاب اجزا مختلف پايگاه داده. تغيير خصوصيات پايگاه داده فعال و غيره را در اختيار شما مي گذارد.
ت) Insert (درج): فرامين لازم براي درج اقلام مختلف پايگاه داده
ج) Tools (ابزارها): فرامين لازم براي اجراي برنامه هاي كمكي مختلف. تحليل پايگاه داده. امنيت و گزينه هاي متفاوت پيشرفته پايگاه داده
چ) Windows (پنجره ها): فرامين لازم براي تغيير آرايش پنجره ها در محوطه كاري پايگاه داده
ح) Help (كمك): دسترسي به كمك مستقيم

-------------------

3- ميله ابزار (Tool bar): در اين قسمت تعدادي از فرامين ضروري و پراستفاده در برنامه قرار دارد. 4- محوطه كاري پايگاه داده: در اين محوطه بزرگ شما بر روي پايگاه داده كار مي كنيد و داده ها را به آن مي افزاييد و آنها را ويرايش مي كنيد.

5- دستيار: اين دستيار براي آن است كه شما سوالات احتمالي ممكن خود را به طور مستقيم از او پرسيده و او با جستجو در خود برنامه و همچنين اينترنت تا حد ممكن جواب شما را پيدا كند(البته به صورت انگليسي)

6- ميله وضعيت: در ميله وضعيت اطلاعاتي راجع به كاري كه انجام مي دهيد. نمايش داده مي شود. و همچنين خطاها را مشاهده خواهيد كرد.

توجه به اين نكته ضروري است كه در بعضي مواقع كه امكان استفاده از بعضي از فرامين موجود نمي باشد آنها به صورت غير فعال در مي آيند.
در اينجا بايد تين نكته هم ذكر شود كه شما در هنگام انتخاب فرامين از منوها هم مي توانيد با استفاده از ماوس آنها را انتخاب كنيد و هم از كليدهاي ميانبر استفاده كنيد. روش كار كليدهاي ميانبر با استفاده از كليدهاي Ctrl و Alt و حرفي كه در هر فرمان زير آن خط كشيده شده است شما مي توانيد به صورت خيلي سريع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسي پيدا كنيد. اين قابليت هنگامي مفيد است كه شما در محيط اكسس بسيار ماهر شده ايد كه ديگر نياز به استفاده از ماوس نداريد.

خروج از محيط اكسس:

شما مي توانيد با انتخاب فرمان Exit از منو File از محيط اكسس خارج شويد.

پایگاه داده های نمونه

در درس قبل كار با اكسس را آغاز كرديم و در مورد محيط برنامه صحبت كرديم. در اين درس قصد داريم ابتدا مختصرا در مورد Help در برنامه صحبت كنيم و سپس به صورت مفصل در مورد پايگاههاي داده نمونه كه در خود اكسس موجود است صحبت كنيم.

دسترسي به راهنما:

راهنماي برنامه براي كساني كه آشنايي كامل به زبان انگليسي دارند مي تواند مانند يك مرجع كامل و معتبر باشد مثلا هرگاه در مورد عملكرد پايگاه داده. طراحي جدول. يا تعريف بازجست مشكل داشتيد مي توانيد از راهنماي برنامه كه به زبان انگليسي ساده و روان نوشته شده استفاده كنيد و مسلما در مورد سوال شما چه در خود برنامه يا تحت وب جوابي پيدا خواهد شد. در اكسس راههاي مختلفي براي دسترسي به راهنما وجود دارد كه متداولترين آنها استفاده از منو Help است.كه فرمامين موجود در اين منو را شرح مي دهيم:

1- Microsoft access Help : اين فرمان دستيار را فعال مي كند در صورتي كه دستيار فعال باشد وارد سيستم راهنمايي مي شود. شما مي توانيد با انتخاب اين گزينه سوالات خود را از دستيار بپرسيد و او نزديكترين جواب را به سوال شما خواهد داد اين امكان بسيار مي تواند براي شما مفيد باشد و دستيار مانند يك شخص ماهر به تمامي سوالات شما به طريقي پاسخ خواهد داد.

2- Hide The Office Assistant: شما مي توانيد با استفاده از اين فرمان دستيار را مخفي كنيد و اين در مواقعي به كمك شما مي آيد كه دستيار قدرت ديد شما در محيط را كاهش دهد.

3- What`s This: با استفاده از اين گزينه ماوس شما به يك علامت سوال تبديل مي شود و هر كجايي از محيط كه كليك كنيد در مورد آن شما را راهنمايي مي كند.

4- Office On The Web: به كمك اين گزينه مي توانيد به سايت ماكروسافت رجوع كنيد و آخرين امكانات و اصلاحات در برنامه و همچنين متداولترين سوالها را بپرسيد.

5- Detect and Repair: با استفاده از اين گزينه اگر در برنامه اكسس شما ايرادي باشد به صورت اتوماتيك رفع مي شود.

6- About Microsoft Access: در مورد نسخه فعلي اكسس اطلاعاتي در اختيار شما مي گذارد.

يكي ديگر از راهنمايي ها كه در اكسس موجود است راهنماي شناور است به اين ترتيب كه با نگه داشتن نشانه ماوس بر روي يك فرمان به مدت چند ثانيه اسم و شايد راهنمايي كوچكي در مورد آن فرمان ظاهر شود. با توجه به اينكه بيشتر خوانندگان اين درس با محيط ويندوز و راهنماي آن آشنا هستند و راهنماي اكسس نيز مانند آن است من نياز بيشتري به توضيح نمي بينم.

سيري در پايگاه داده هاي نمونه:

در اكسس چهار پايگاه داده نمونه وجود دارد كه مي توانيد آنها را باز كرده. بررسي نموده و يا مورد استفاده قرار دهيد.(البته اين نكته قابل ذكر است كه شما حتما بايد در موقع نصب اين پايگاهها را انتخاب كرده باشيد تا نصب شوند وگرنه با قراردادن CD در درايو و نصب دوباره آنها كار را دنبال كنيد) اين پايگاهها براي كساني كه تازه شروع به كار با اكسس مي كنند بسيار مفيد است و چيزهاي مفيدي را در برمي گيرد.

بعد از نصب پايگاه داده نمونه شما مي توانيد با استفاده از منو File و گزينه Open به پوشه Samples در جايي كه اكسس را نصب كرده ايد رفته و پايگاه داده را بازكنيد(امكان دارد اين پايگاه داده به صورت پيش فرض در پايين ترين قسمت منو File موجود باشد) ما در اين درس به توضيح پايگاه داده Northwind خواهيم پرداخت.

قبل از شروع كار بايد اين نكته را ذكر كنم كه تمامي فايلها و جدولهاي اكسس در فايلي با پسوند MDB ذخيره مي شود.
پايگاه داده Northwind امكان تمرين با يك نرم افزار پايگاه داده كامل را به شما مي دهد. اين پايگاه داده يك نرم افزار كنترل موجودي براي شركت فرضي Northwind Traders است. بعد از باز كردن اين پايگاه داده كه ممكن است مدتي طول بكشد. صفحه ابتدايي ظاهر مي شود كه شما مي توانيد با كليك روي Ok اين پنجره را رد كنيد. بعد از اين كار پنجره Database اين پايگاه نشان داده خواهد شد. اين پنجره جايي است كه اكثر كارهاي اكسس در آن انجام مي شود. اين پنجره هفت شاخص دارد كه شما را به شش جز اصلي Access مي برد. اين پنجره در شكل 31 نشان داده شده است.



براي حركت در صفحات پنجره Database با ماوس برروي شاخصهاي كناري پنجره كليك كنيد. كلماتي كه در هر صفحه مشاهده مي كنيد. معرف جداول. پرسانه ها. فرمها. گزارشها. ماكروها و برنامه هاي خاص اين پايگاه است. مثلا نام يكي از جداول پايگاه داده Shippers است. اگر برروي هر يك از جداول دوبار كليك كنيد جدول مورد نظر باز مي شود.

ديگر موارد را نيز مي توانيد با دوبار كليك باز كنيد به جز ماكروها كه اين اشيا به دليل اينكه شما تازه كار هستيد از دسترسي شما حفاظت مي شوند و من پيشنهاد مي كنم زياد با آنها ورنرويد و اين كار را به زماني كه به طور كامل با عملكرد آنها آشنا شديد موكول كنيد.

هنوز انتظار درك پايگاه داده هاي نمونه را به طور كامل نداشته باشيد مثلا با كليك زدن مكرر به روي جدولOrders. Access جدول مورد نظر را نشان مي دهد كاري كه با اين جدول مي توانيد انجام دهيد اين است كه به سفارشات نگاه كنيد. جدول مانند يك صفحه گسترده الكترونيكي كه سطر و ستون دارد كار مي كند. با جدول كارهاي متنوعي مي توانيد انجام دهيد اما در اين مقطع فقط سعي كنيد با اكسس. منوهاي آن و صفحه رابط آن آشنا شويد. در ادامه دروس جزئيات لازم براي تسلط شما بر هر يك از اين موارد ذكر خواهد شد. شما در اين مرحله به تمامي فرمها و جدول يك نگاهي بياندازيد و سعي كنيد كه با انها بيشتر از قبل آشنا شويد.

در اينجا توضيحات من در مورد اين پايگاه داده به پايان ميرسه شما تا درس بعدي تمامي پايگاههاي نمونه را يك مرور كلي كنيد و با آنها آشنا شويد و اين نكته را از ياد نبريد كه عجله نداشته باشيد با تمامي قسمتها به مرور آشنا خواهيد شد تا اينجا كه شما مي توانيد در بين پايگاهها به راحتي گردش كنيد كار بسيار موثري انجام داده ايد.

از جلسات بعد بحث پيشرفته تري را در مورد اكسس شروع خواهيم كرد يعني تا اين قسمت دروس چيز خاصي را بيان نكرده ايم و فقط با محيط آشنايي كامل پيدا كرده ايد و كار اصلي ما از درس بعد شروع خواهد شد.(ضمنا كار با پايگاه داده هاي نمونه ديگر را فراموش نكنيد)