مدیریت مالی

[javad jan]

مدیریت مالی


همان گونه که اشاره گردید پرداختن به مسائل مالی از ملزومات اساسی هر مؤسسه ای است. حتی در مورد سازمان های غیر دولتی نیز مسألۀ پول پس از موضوعات مربوط به نیروی انسانی و مشارکت کنندگان، بیش از هر چیز دیگری وقت مدیران را به خود اختصاص می دهد. زمان لازم برای رسیدگی به مسائل مربوط به درآمد ها، هزینه ها، قابلیت های مالی در حال و آینده، حقوق مالی مشارکت کنندگان، سرمایه گذاری های مدنی و مسائلی که به در یک کلام، نزدیکی مفهومی زیادی با موضوع پول دارند را می توان به شکلی زیر مجوعۀ عنوان سازمانی مدیریت مالی دانست. به عبارت صحیح تر مدیریت مالی عبارت از به انجام رساندن وظایف اصلی برنامه ریزی وکنترل در مورد منابع مالی یک سازمان است که معمولاً به دلیل اهمیتی که دارد بر عهدۀ یکی از معاونت های اصلی مدیر عامل سپرده می شود. با این وجود فرض بر آن است که در جهت حفظ استقلال و رعایت اصل عدم تمرکز، هر یک از بخش های سازمانی در یک نهاد اجتماعی نیز خود قسمتی از مسؤلیت رسیدگی به مسائل مادی شان را بر عهده می گیرند و تنها وظیفۀ رسیدگی به تمامی این فعالیت ها و مدیریت منابع مالی کل مؤسسه بر عهدۀ معاونت مالی خواهد بود. مدیریت مالی برای یک نهاد اجتماعی را می توان در دو دستۀ کلان و خرد تقسیم بندی کرد که در زیر بخش مربوطه به اجمال در موردشان صحبت شده است.حال پیش از آنکه به تشریح بخش های پنج گانۀ مدیریت مالی خرد در یک سازمان غیر دولتی (آنجنان که در زیر بخش مربوطه بیان شد) پرداخته شود، ارائۀ بحث مختصری دربارۀ شیوه های تأمین مالی در چنین سازمان هائی خالی از سودمندی نخواهد بود.

گفتیم که بحث مدیریت مالی در ابعاد درون سازمانی اش، با اجرای دقیق و علمی وظایف پنج گانۀ: حسابداری، کنترل های داخلی، بودجه بندی، گزارشات مالی و حسابرسی، تکمیل خواهد شد. اگر چه داشتن نظامی منسجم برای دستیابی به نتایج مطلوب از تأمین مالی و همچنین وظایف پنج گانۀ درون سازمانی برای هر نهاد اجتماعی ضروری است، گاهی نیز به انجام رساندن آنها مطابق خواستگاه های قرض دهندگان یا سرمایه گذاران برون سازمانی یا فرامرزی اجتناب ناپذیر خواهد بود. انجام این کار نیز جز با مطالعه و پژوهش لازم در مورد نهاد حمایت کنندۀ مالی، ممکن نیست. وظیفۀ تعیین و اجرای بررسی های لازم در این مورد بر عهدۀ معاونت مالی یک مؤسسه و کارمندان اجرائی در اختیار اوست. با توجه به ویژگی های منحصر به فرد خواستگاه هائی این گونه از طرف نهاد های اجتماعی برون سازمانی، امکان در نظر گرفتن تمام جوانب آن در تشریح کلی وظایف مدیریت مالی وجود ندارد. با این حال در ادامه سعی شده است که تشریح بخش های پنج گانه ورای نیاز های درون سازمانی و با توجه کافی به نیاز های برون سازمانی در این قبیل موارد مطرح گردند:

حسابداری - کنترل های داخلی - بودجه بندی - گزارشات مالی - حسابرسی

حسابداری


نگهداشت تمامی مراوده های مالی یک سازمان غیر دولتی که نمایان گر هزینه ها و درآمد های آن می باشند، از وظایف اصلی بخش حسابداری در مدیریت مالی است. برای به انجام رساندن صحیح این مهم لازم است تاریخ مراوده، نام و مشخصات پرداخت کننده یا دریافت کننده، ردیف بودجه یا درآمد مربوطه، مقدار و مبلغ دریافت یا هزینه شده، شرح مختصری دربارۀ آن و نهایتاً مقدار بودجۀ باقیمانده پس از محاسبۀ مراودۀ مالی مذکور، مکتوب شده و نگهداری شوند. اکثر موارد ذکر شده از ملزومات کلی هر گونه حسابداری هستند و معمولاً برای آنها در تمامی نرم افزار های رایانه ای مورد استفاده برای این کار بخشی در نظر گرفته شده است. اگر چه انجام حسابداری و ثبت موارد بیان شده برای تمامی مراودات مالی یک سازمان عمومیت دارد، برخی از سرمایه گذاران و قرض دهندگان برون سازمانی ممکن است علاقه مند به دانستن حساب های مربوط به طرح یا پروژۀ خاصی باشند که برای انجام آن با سازمان قرض گیرنده مشارکت می کنند. راه حل نظام یافته برای پاسخگوئی به این نیاز در تعریف و طبقه بندی معنا دار حساب های گوناگون نهفته است. این کار را می توان با کدگذاری برای بخش های مختلف بر اساس انواع هزینه ها و درآمد های ثابت، متغیر و سربار به تفکیک طرح ها و پروژه های در دست سازمان، انجام داد. شکل دهی یک نظام حسابداری سازمند و منسجم می تواند مدیران یک نهاد اجتماعی را در راستای کنترل عملکرد سازمانی و در نتیجه دستیابی به برنامه های کارآمدتر و کاراتر در آینده، یاری نماید. نکتۀ شایان ذکر دیگر در این مورد مربوط به نگهداری سایر مستندات وابسته به هر مراودۀ حسابداری، از جمله رسید ها، قرارداد های مربوطه، نامه ها، درخواست های پول، علامت های مربوط به تأئید هزینه یا بودجۀ مورد نظر و از این قبیل است. بسیاری از این مستندات ممکن است در جریان حسابرسی داخلی یا خارجی یک سازمان غیر دولتی نیز به کار آیند.

[javad jan]

کنترل های داخلی


سازمان های غیر دولتی موظف اند روش های مشخصی برای اِعمال کنترل های داخلی و درون سازمانی روی منابع مالی در اختیار مؤسسه، طراحی کرده و به کار ببندند. یکی از این راه ها محافظت از نقدینگی و دارائی هاست. این کار خصوصاً هنگامی که طرح های مختلفی از طرف نهاد اجتماعی مورد نظر در حال اجرا هستند و هر یک از بودجۀ معینی تغذیه می شوند، ضروری خواهد بود. چرا که نباید محل بودجه های مختلف را در هم آمیخت. این کار علاوه بر اینکه سردرگمی های فراوانی را سبب ساز می شود، ممکن است موجبات سوء استفاده از سرمایۀ در اختیار را نیز فراهم آورد. در این راستا، ضروری خواهد بود اگر پیش از هر چیز نقدینگی در دست سازمان در جای بسیار مطمئنی مانند بانک نگهداری شده و امکان بیرون کشیدن هیچ مبلغی از آن نیز جز با تصویب جمعی یک گروه تعیین شده از طرف معاونت مالی سازمان، میسر نباشد. همچنین باید حساب های بانکی متفاوت و مشخصی برای هر یک از طرح های اصلی یک سازمان ایجاد شده و به این ترتیب به کنترل مالی هر یک به طور جداگانه ای پرداخته شود. تقسیم بندی وظایف مالی و تخصیص کار های گوناگون به افراد متخصص و البته با نقش های متفاوت، یکی دیگر از روش های مؤثر برای جلوگیری از اشتباهات و اِعمال کنترل های داخلی است. به عنوان نمونه، اگر مسؤلیت رسیدگی به مسائل مالی، تأئید هزینه های درخواستی و بررسی صحت مخارج در مقابل تأئیدات انجام گرفته در یک سازمان غیر دولتی بر عهدۀ اشخاص مختلفی باشد، خود به خود درجه ای از کنترل در پویائی این نظام به وجود آمده است. به طور کلی، تطبیق حسابداری میان مستندات مربوط به مراودات مالی یک سازمان با بودجه ها، دارائی ها و نقدینگی در اختیار برای طرح های مختلف، یکی از مرسوم ترین روش های کنترل داخلی روی منابع مالی در یک نهاد اجتماعی است. این تطبیق مالی لازم است به صورت متواتر و هماهنگی برای موارد مختلف مالی یک سازمان از جمله تنخواه گردان، دارائی های غیر نقدی در اختیار هر یک از پروژه ها و حساب های بانکی انجام گیرند. مهمترین ویژگی این تطبیق های مالی آن است که از طریق آنها می توان به اثباتی برای صحت و درستی مبادلات مالی ثبت شده در یک سازمان دست یافت. نهایتاً یکی دیگر از روش های مؤثر کنترل داخلی منابع، حرکت در راستای بودجۀ تعیین شده است. این کار نیز می تواند با بازبینی مداوم مستندات مربوط به هزینه های ماهیانه و بررسی نسبت های مخارج انجام پذیرد. در پایان شایسته است تأکید مجددی بر لزوم نگهداری و محافظت از نقدینگی های یک سازمان غیر دولتی کنیم. یکی از مؤثر ترین روش های مورد استفاده در این خصوص تمرکز روی اهمیت به انجام رساندن فرآیند: درخواست نقدینگی، تأئید درخواست، پرداخت، رسید و در آخر دریافت سند هزینۀ معتبر، محسوب می گردد.

بودجه بندی


همان گونه که در بخش کنترل نیز به آن اشاره گردید، تعیین بودجه یکی از روش های عمومی برای بازبینی و نظارت بر عملکرد کلی یک سازمان است. یک مدیریت مالی موفق بی هیچ تردیدی نیازمند تهیۀ بودجه های دقیقی است که مطابق شان مقدار منابع مالی لازم برای انجام کار های مختلف سازمانی معین می گردند. بودجه بندی تنها زمانی سودمند واقع خواهد گردید که مقدار هزینه های لازم برای تکمیل هر کاری به دقت پیش بینی شده باشند. در نتیجه، گام نخست در این راه شناسائی دقیق تمامی جزئیات مربوط به هر یک از وظایف کاری یا احتمالاً بخش های مختلف طرح ها و پروژه های در دست اقدام است. به موازات با آن بایستی مشخص شود که هزینۀ لازم برای انجام هر یک از این جزئیات چیست و یا اینکه درآمد های احتمالی ناشی از هر کدام چقدر خواهد بود. به این وسیله، پیش از انجام هر اقدامی در زمینۀ نظارت بر عملکرد یک نهاد اجتماعی در اجرای وظایف سازمانی اش معیاری برای حدود و مرز های مجاز از حیث قابلیت های مالی برای مدیران و سایر مشارکت کنندگان در اختیارشان تعیین می گردد که با ارجاع به آنها می توان تخطی های احتمالی از برنامه را پیشگیری نمود. به همین دلیل است که اکثر سازمان های سرمایه گذار یا قرض دهنده در کنار و به همراه طرح یا پروژۀ پیشنهادی، انتظار دریافت بودجۀ پیشنهادی مربوط به آن را نیز دارند. بررسی بودجۀ تنظیم شده برای یک طرح از طرف صاحبنظران و مدیران متخصص می تواند تا حد خوبی توانائی های سازمان درخواست کننده را برای تکمیل موفقیت آمیز طرح پیشنهادی نیز مشخص نماید.

گزارشات مالی


تقریباً تمامی سازمان های سرمایه گذار یا قرض دهنده ای که قصد مشارکت در طرح یا پروژه ای را با یک سازمان غیر دولتی دارند، دریافت گزارشات مالی منظم و پیوسته ای را از طرف سازمان مجری طلب می نمایند. به همین نسبت، مدیران مالی یک مؤسسه نیز از طریق شکل دهی یک نظام گزارش گیری دقیق و ساخت یافته خواهند توانست که با احتساب جزئیات بیشتری عملکرد بخش های اجرائی سازمان خود را مورد بررسی قرار دهند. کنترل از طریق گزارش گیری، یکی از مرسوم ترین روش های بازبینی و نظارت است که همواره در انواع سازمان ها و در پروژه های گوناگون حتی در شکل های سنتی تر آن به کار برده می شده است. یک گزارش مالی باید حاوی خلاصه ای از تمامی درآمد ها و هزینه های پیش آمده در طی یک دوران مشخص زمانی باشد. این کار عمدتاً با جمع بندی اطلاعات مربوط به مراودات مالی در بازۀ زمانی تعیین شده انجام می پذیرد. در این مقطع است که نظام کد بندی حساب های مختلف به کمک گزارش دهندگان می آیند. معمولاً تشریح کتبی شرایط اتفاق افتاده در کتاب های حسابداری با استمداد از انواع نمودار ها یا سایر روش های نمایشی نیز به تفهیم بهتر این گزارشات کمک خواهد نمود. در صورتی که سازمان غیر دولتی قرض گیرنده قصد گزارش دهی به یک نهاد اجتماعی بین المللی را داشته باشد، تبدیل مراودات مالی به ارزش ارزی آن ضروری خواهد بود. مؤسسات قرض دهنده یا سرمایه گذاران مشارکتی فرامرزی ممکن است خواستار جزئیات دیگری نیز باشند که پاسخگوئی به آنها در حد منطقی و امکان پذیر آن بر عهدۀ قرض گیرندگان بوده و از مسؤلیت های محرز شان در قبال مؤسسۀ یاری دهنده می باشد.

حسابرسی


در بسیاری از کشور های جهان، سازمان های غیر دولتی و غیر انتفاعی که سقف فعالیت های مالی شان از حد مشخصی می گذرد، ناگزیر از پذیرش حسابرسان قسم خوردۀ برون سازمانی در پایان هر سال مالی هستند. این کار به منظور اِعمال یک نیروی کنترلی برون سازمانی از طریق بررسی صحت ثبت و محاسبۀ دقیق مراودات مالی است. به عنوان مثال در ایالات متحدۀ آمریکا، حق حسابرسی سازمان های غیر انتفاعی برای دولت محفوظ شده است. این حق، در ازای معافیت های مالیاتی که از طرف دولت برای کمک به این قبیل نهاد ها در نظر گرفته شده اند، حاصل می گردد. در کشوری مثل ایران که حمایت های مالی دولتی به شکل چشم گیری نصیب نهاد های اجتماعی نمی شوند، وظیفۀ حسابرسی می تواند بر عهدۀ سازمان های غیر دولتی ویژه ای که برای دادن خدمات حسابرسی برپا می گردند، واگذار شود. به این ترتیب، مراودات مالی سازمان های غیر دولتی می توانند توسط حسابرسان قسم خوردۀ عضو دیگری از جامعۀ نهاد های مدنی، مورد بررسی و مداقه قرار گیرند. درست به همین نسبت است که انجمن راهبری هر یک از سازمان های غیر دولتی مشغول به کار نیز می توانند با برگزاری حسابرسی های درون سازمانی به کنترل عملکرد مدیران اجرائی مؤسسۀ خود بپردازند. از آن سبب که نهاد های اجتماعی در واقع متعلق به تمامی مشارکت کنندگان مردمی شان می باشند، درخواست این حسابرسی ها ممکن است از طرف هر دسته ای از افراد درگیر در کار و فعالیت های سازمان غیر دولتی مورد نظر نیز صادر گردد. ساز و کار مشخصی که دستیابی به چنین امری را میسر می سازد، در بطن نشست های عمومی آن نهاد اجتماعی و رأی گیری های دسته جمعی اش تعریف شده و حیات می یابد. به هر تقدیر همچنین شایان توجه است که توانمند سازی روش کنترل حسابرسی در یک سازمان غیر دولتی، علاوه بر سودمندی های مرسوم درون سازمانی که به واسطۀ نتایج حاصل از آن به دست می آیند، موجبات بالا رفتن سطح اعتماد مردم به نهاد اجتماعی مورد نظر را نیز پدید خواهد آورد. جلب اعتماد مردم در زمینۀ مشارکت اجتماعی در کشوری مانند ایران که به تازگی مفاهیم مدیریت، تصمیم گیری و زندگی مشارکتی را تجربه می نماید، به ویژه در مراحل آغازین شکل گیری فعالیت هائی از این دست در قالبی غیر دولتی بسیار حائز اهمیت می باشد.