برآورد زمان Estimating time

[javad jan]

هر استراتژی ارتباطی باید جدول زمانی شامل آخرین مهلتها، نقاط عطف و نقاط بازگشت برای بعالیتهای اصلی ارتباطی داشته باشد.
ارتباط برقرار کردن وقتگیر است و بهترین استراتژی ارتباطی، اگر فکری برای چگونگی انجام آن نشود، نا کارآمد میماند. یک ماهنامه برای مثال ممکن است روش خوبی برای ارتباط باشد اما چه کسی میخواهد آنرا ایجاد کند؟ آیا به اندازه کافی مطلب برای چاپ دارید؟ آیا وقتی که برای آن میگزترید می ارزد و یا بهتر است با همین زمان چند سمینار برای مخاطب مورد نظر برگزار کرد؟
دفت در برآورد زمان بسیار مهم است تا مطمئن شوید که این استراتژی، مدیریت میشود.

نکات اصلی کار را باید در نظر داشته باشید:

▪ زمانهای نهفته در بین فعالیتها را در نظر بگیرید.

▪ زمان برای برقراری تماس و جواب را هم در نظر بگیرید. برای مثال زمانی که طول میکشد تا یک دعوت به سخنرانی و یا دعوت یک گروه خبری جواب داده شود.

▪ آموزشهای لازم را به گروه اجرایی برای ایربد سخنرانی و مدیریت برنامه های خود در مواقع اضطراری، بدهید.

▪ فکر نکنید چهارچوب زمانی شما به مخاطب یکی است. شما باید این چهارچوب را با مخاطبین خود سازگار کنید.
▪ وقت لازم را برای مقدمه و زمینه سازی و کشیدن مخاطب به قسمت اصلی در نظر بگیرید. فکر نکنید همانقدر که پروژه برای شما مهم و جالب است برای دیگران نیز هست. همچنین وقت برای پرسش و پاسخ و شنیدن نظرات مخاطبین نیز در نظر بگیرید.

▪ در موقع تنظیم جدول زمانی به تقویمم هم دقت کنید که مثلا برنامه های شما با عید و یا دیگر مناسبتهای مهم تلاقی نداشته باشد.

▪ شما با یک برنامه ریزی پروزه مناسب میتوانید در وقت و هزینه صرفه جویی کنید. نرم افزارهایی مانند MS Project میتوانند شما را در این امر یاری کنند.

مدیریت تکنولوژی