مراحل اجراي مهندسي ارزش كدامند ؟

[Borna66]

براساس تعاريف و برداشتهايي كه از مهندسي ارزش وجود دارد برنامه‌هاي كاري متفاوتي براي آن ارائه شده است . براي مطالعه فرايند اجراي مهندسي ارزش متدولوژيي كه بوسيله انجمن مهندسي ارزش آمريكا بيــان شده ، دنبال خواهد شد . طرح‌ريزي اين متدولوژي به نحويست كه آناليز موثر و كاراي پروژه را فراهم مي‌كند و توسعه ماكزيمم تعداد راهكار براي نيل به كاركرد مورد نياز پروژه را فراهم مي‌آورد ؛ متدولوژي شامل سه فاز اصلي مي‌باشد :
1- فاز پيش مطالعه : در اين فاز جمع‌اوري اطلاعات و داده‌ها انجام مي‌پذيرد .
2- فاز مطالعه : اين فاز خود داراي مراحل زير مي‌باشد :

2-1 فاز ايجاد ( تفكر يا تعميق ) : اين فاز كه محل ارائه ايده‌ها بر اساس داده‌هاي جمع‌آوري شده در فاز پيش‌مطالعه است را بعضا به عنوان فاز طوفان فكري نيز ناميده‌اند . اين مفهوم به معناي تلاشيست كه با عادات ، روشها و فرضيات محدودكننده و معيارهاي مشخص محدود نمي‌شود . داوري در مورد هريك از ايده‌ها تا فاز بعدي به تعويق انداخته مي‌شود . لازم به يادآوري است كه هيچ ايده‌اي بد نيست و جريان آزادي از تفكرات و ايده‌ها بدون انتقاد از هر ايده وجود دارد . هرچه راهكارهاي بيشتري ارائه گردد احتمال بيشتري براي توسعه راه‌حل بهتر و برجسته‌تر بوجود مي‌آيد . ادبيات مهندسي ارزش در اين فاز براي ارائه ايده جديد سوالات زير را پيشنهاد مي‌نمايد :
آيا اين عملكرد به كلي مي‌تواند حذف شود ؟
آيا بخشي از آن مي‌تواند حذف شود ؟
آيا تكرار وجود دارد ؟
آيا تعداد طولهاي مختلف ، رنگها يا تنوع آنها مي‌تواند كاهش يابد ؟
آيا يك بخش به صورت استاندارد مي‌تواند به كار برده شود ؟
آيا اين بخش ، بيش از وظيفه مورد انتظار ، كار ارائه مي‌كند ؟
آيا هزينه مواد به كار رفته مي‌تواند كاهش يابد ؟

براي موفقيت در اين فاز دو بخش كليدي وجود دارند : نخست اينكه هدف از اين فاز راههاي ممكن براي طراحي پروژه نيست بلكه براي توسعه راهكارهاي انجام كاركرد انتخاب شده مطالعه است و دوم آنكه يك فرايند ذهني با تجارب گذشتــه براي نيل به ايده‌هاي جديد تركيب مي‌شود ؛ هدف از پيداكردن تركيبات جديد دستيابي به كاركردهاي مطلوب با هزينه كمتر و بهبود عملكرد است .

2-2 : فاز ارزيابي : در خلال فاز ارزيابي ، ايده‌هاي توليد شده در فاز قبلي (فاز ايجاد يا تفكر و تعمق)آناليز شده و ايده‌هاي مناسب براي بسط بيشتر انتخاب مي‌شود . هدف اين فاز ارزيابي راهكارهاي پيشنهاد شده ، حذف ايده‌هاي نامناسب و انتخاب بهترين گزينه است .
براي كمك به ارزيابي يك ايده فهرستي از سوالات زير ارائه مي گردد ؛ با ارزيابي جوابها قضاوت در مورد هريك از ايده‌ها ســاده تر خواهد بود :
آيا اين ايده عمل خواهد كرد ؟
آيا اين ايده مي‌تواند با ديگر ايده‌ها تركيب يا تعديل شود ؟
پتانسيل صرفه‌جويي اين ايده چه ميزان است ؟
احتمال اجراي آن چقدر است ؟
اين ايده ممكن است روي چه بخشهايي اثر بگذارد ؟
اين ايده ممكن است روي چه كسي اثر بگذارد ؟
آيا اين ايده به نسبت ، اعمال تغييرات آتي را آسانتر يا دشوارتر خواهد كرد ؟
آيا همه خواسته‌هاي استفاده‌كننده را ارضا خواهد نمود ؟

2-3 : فاز توسعه : هدف از فاز توسعه ، مهياكردن بهترين گزينه براي بهبود ارزش ايده انتخاب‌شده در فاز قبل است . در اين فاز به ارزيابي كامل راهكارهاي باقيمانده پرداخته و جزئيات ويژه اي همچون هزينه كارفرمائي ، امكان اجرا و اثر آن بر ديگر بخشهاي پروژه مورد بررسي قرار مي‌گيرد . در فــــاز توسعه انتظار مي‌رود تيم به طور كامل ايده‌هاي انتخاب شده را توسعه دهد و اطلاعات واقعي و عملي را در مورد هر ايده ارائه ‌دهد . اين اطلاعات بايستي شــامل بخشهــاي فنـي ، هزينه و برنامه‌ريزي اطلاعات به نحوي باشد كه طراح و كارفرماي پروژه ارزيابي مناسبي از اجراي آن به دست آورند . اطلاعات هر گزينه پيشنهاد شده به طور معمول بايستي شامل موارد ذيل باشد :
توصيف و شرح طراحي قبلي و گزينه‌هاي پيشنهاد شده .
داده‌هاي هزينه و عملكرد ،‌ كه نشان‌دهنده اختلاف بين طراحي عمومي (قبلي) و طراحي پيشنهاد شده باشد .
مقايسه هزينه طول عمر شامل هزينه عملياتي و ... .
برنامه اثرات و بازخور داده‌هاي فني .
پس از لحاظ كردن اين موارد است كه تيم بايد بهترين ايده را تعيين كند .

2-4 : فاز ارائه : هدف از فاز ارائه دستيابي به توافق و ايجاد تعهد براي طراح و كارفرماي پروژه براي اقدام به اجراي پيشنهاد است . در خلال فاز ارائه ، تيم گزارش مكتوبي در مورد بهترين گزينه‌(ها) مهيا مي‌نمايد و طرح عملياتي براي ضمانت اجرايي گـزينه انتخاب شده را ارائه مي‌كند . سپس تيم مراحل تصويب آن را براي جلب‌نظر مسئول مربوطه طي مي‌كند . معمولا گزارش بايستي منعكس‌كننده يك پيشنهاد كه شامل مباحث لازم براي اطمينان مديريت از اينكه عملكرد مغاير با اثر مورد‌نظر نيست (قابليت اجرا دارد) ، اطلاعات فني و پشتيباني تكميل و صحيح است ، پتانسيل صرفه جويي برمبناي آناليز هزينه‌ها و بهينه بودن تغييرات باشد . معمولا به همراه گزارش مكتوب ، ارائه شفاهي نيز وجود دارد ؛ بيان شفاهي مي‌تواند مبناي قبول پيشنهاد باشد .

3- فاز فرا مطالعه : هدف از اين بخش - كه گاهي به عنوان اجرا نيز ناميده مي‌شود - اجراي توصيه‌هايي است كه به عنوان مهندسي ارزش مورد تاييد قرار گرفته است و در زمانبندي طرح نهايي لحاظ مي‌شود . در اين فاز نظريه‌ها مي‌توانند واقعي شوند ؛ كارفرما معمولا اجراي ايده انتخاب شده و اهداف گزارش را دنبال مي‌نمايد .